最終更新日:2024-02-08
タイムカード運用や、機能の少ない勤怠管理システムからの脱却を考えている中小企業の人事担当の方へ。システムごとの強みや自社に合った選び方、おすすめのサービスなどを紹介します。
中小企業向け勤怠管理システムとは、勤怠管理業務を効率化・自動化するシステム中でも、従業員数300人以下の企業に適した機能・価格を備えたものです。PCやスマホ・タブレットはもちろん、ICカード、指紋認証といった様々な打刻方法に対応しており、テレワーク環境でもスムーズな出退勤ができるようになります。
中堅・大企業向けのサービスでは、複雑な就業規則や独自の人事制度対応、細やかな権限設定、海外を含む多拠点対応といった要件を満たす機能、あるいは柔軟な拡張性が求められます。
ただし、近年では働き方改革による労務管理強化が中小企業にも求められているため、大企業向けサービスとの機能差は小さくなりつつあります。中小企業向けであっても、打刻管理だけでなく、労務時間の管理や管理者の監督業務まで対応しているサービスがほとんどです。
そのため、中小企業向けとされているシステムが従業員1,000名以上の企業で利用される事例も増えてきています。
本記事では、以下の条件に合う勤怠管理システムをご紹介します。
後半の3つは、自社に合ったサービスを選ぶ際のポイントとしても重要です。得意としている機能はシステムごとに異なるため、導入を検討する際には、「どこに強みがあるのか」を確認してください。
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一見すると、似たようなサービスが多い中小企業向け勤怠管理システムですが、重視するポイントによって以下の5種類に大別できます。
正確な勤務実態の把握のためには、自社にあった打刻方法を選ぶことが重要です。導入したい打刻方法が定まっていない場合は、複数の選択肢があるものを選びましょう。また、PCのログオン・ログオフデータの収集ツールなどと連携して、勤務実態と打刻情報の乖離を防止するシステムなら、サービス残業の解消に役立ちます。
たとえば「KING OF TIME」は、Web打刻、ICカード、スマホアプリのほか、指紋認証、顔認証といった生体認証にも対応。体温検知やアルコールチェックツールとの連携も可能です。
また「e-就業OasiS」は、PCログオン・ログオフデータ収集ツールを使った打刻集計や、スマートロックの施錠・開錠情報と連動する打刻集計に対応しています。
中小企業向け勤怠管理システムの料金相場は、ユーザーあたり月額300円前後が目安です。しかし中には、ユーザーあたり200円以下と相場よりも低価格帯のシステムも。
たとえば、「レコル」は、ユーザーあたり月額100円で、機能制限なく利用できます。勤怠表の自動作成、残業時間のアラートといった便利機能も搭載されており、コストを抑えつつ勤怠管理業務の効率化を実現します。
なお、無料で使えるシステムも選択肢に入れたい場合はこちらの記事をご参照ください。
無料の勤怠管理システム14選。どんな利用制限が？比較表付き
勤務形態として複数のシフトパターンがある場合は、シフト作成や勤務データの集計に強みのあるシステムを使うと、業務負担軽減に効果的です。
たとえば「ジョブカン勤怠管理」は、スタッフの希望を自動反映するシフト作成画面や、人員の過不足の自動判定など、シフト作成の手間を削減する機能が特徴です。加えて、日勤・夜勤や複数回の休憩など、医療機関での運用にも対応しています。
また、「kinnosuke」には、各店舗や拠点の管理者によるシフト作成や、店舗間での人員応援時のシフト管理など、柔軟な運営をサポートする機能が複数搭載されています。
ほかのシステムにはない、特徴的な機能がある勤怠管理システムです。自社の環境・課題に合致した機能であれば、より大きな導入効果が期待できるでしょう。
たとえば、「rakumoキンタイ」は、Google Workspaceを使っている企業向けのサービスです。Google WorkspaceのIDで勤怠登録を行えるため、従業員と管理部双方の手間を省けます。
また「Teasy」は、負荷メーターで従業員のパフォーマンスを把握したり、チーム内で勤怠情報を共有したりと、従業員同士のフォローや生産性改善を促せる機能が特徴的です。
既存のシステムで残業時間や休暇日数の管理を行っている企業には、打刻管理に特化したシステムがおすすめです。このタイプのシステムを導入することで、勤務時間をより正確に集計して、給与計算に反映できるようになります。
たとえば、iPadをタイムレコーダーとして使用する「タブレット タイムレコーダー」なら、打刻時に顔写真を撮影して、自動で管理者にメール送信します。人の出入りが激しい現場での正確な打刻や、現場の状況をいち早く把握するのに役立ちます。
ここまで中小企業向け勤怠管理システムを紹介してきましたが、業界・業種によっては、特有の勤務形態や働き方に対応したシステムが必要になります。
病院・医療機関では、医師・看護師・技師・事務職員など複数の職種に加えて、様々な雇用形態や夜勤含めた勤務パターンがあり、勤怠管理も複雑になります。そのため、通常のオフィス向け勤怠管理システムよりも緻密なシフト作成機能が必要です。
製造業では、人の入れ替わりが多いうえ、日本語や日本文化に不慣れな外国人労働者も増えているため、操作が複雑な精密機器は向いていません。生体認証や交通系ICカードの流用といった打刻方法や、熱・ホコリ・衝撃に強いタイムレコーダーなど、ソフト・ハードともに現場に即した勤怠管理システムがおすすめです。
建設業では直行直帰が多く、社員の負担状況を正確に把握しにくいという課題があります。また介護施設では、法定の介護基準なども遵守したシフト作成が必要です。このように、特有の課題を抱える業界・業種は少なくありません。その場合は、業界・業種に特化したサービスを選ぶのも効果的です。
それぞれの業界に特化した勤怠管理システムについては、以下の記事に詳細をまとめているので、ぜひ参照してみてください。
「病院向け勤怠管理システム11選。規模別の選び方」
「介護業界向け勤怠管理システム12選！使いやすいのはどれ？」
「製造業向け勤怠管理システムの比較11選と3つの活用策」
「建設業向け勤怠管理システム12選。デジタル出勤簿の選び方」
様々な打刻方法に対応した、中小企業向け勤怠管理システムを紹介します。
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（出所：KING OF TIME公式Webサイト）
豊富な機能と使いやすさを両立することで、53,000社以上で導入されている勤怠管理システム。基本のPCパスワード認証はもちろん、生体認証やICカードなどの打刻方法に対応しており、企業規模や働き方を選ばない汎用性の高さが魅力だ。連携機能も多彩で、入退室管理やアルコールチェックといった業種特有の管理項目もカバーしている。
また、休暇管理や各種申請承認、給与連携といった機能でバックオフィス業務も全般的にサポート。無償バージョンアップで、法改正・ユーザーの希望に応じた新機能追加も順次行っている。
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（出所：e-就業OasiS公式Webサイト）
専任のサポートスタッフが、就業規則に合わせた導入・運用を支援してくれる、「メーカー設定型」の勤怠管理システム。各種アラートをはじめ、勤怠管理業務を効率化する機能を多数搭載しており、人事労務担当者の負担を大幅に軽減する。
打刻方法はPC、スマホ、顔認証、ICカード、入退室連動などひと通り対応しているのに加えて、PCログオン・ログオフデータ収集ツールと連携すれば、サービス残業の有無もチェックできる。パート・アルバイト向けの「日報自動報告」「月間勤務表自動確定」機能などと合わせて、労働環境の是正にも役立つシステムだ。
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(出所：CLOUZA公式Webサイト)
PC・スマホ・タブレットなどからエントリー端末を自由に選べる、勤怠管理クラウドサービス。どの端末からでも同じIDで打刻できるほか、スマホ・タブレットの位置情報機能を活用すれば、打刻場所も自動で記録される。月別/日別の集計画面も見やすいUIで統一されており、ネットを介してどこからでも確認が可能。スタッフと管理者双方の、自由な働き方をサポートする。
更に、年次有給休暇管理や在宅勤務管理、申請承認ワークフローなどのオプション機能を用意。人事労務を一元化したい場合にはおすすめだ。
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コストを抑えて勤怠管理システムを導入したい企業にとってメリットの多い、中小企業向け勤怠管理システムを紹介します。
（出所：レコル公式Webサイト）
シンプルかつ低価格な料金設定と、システムの使いやすさが強みの勤怠管理システム。1ユーザーあたり月額100円で、生体認証、ICカードによる打刻、勤怠表の自動作成、残業時間のアラートなど、便利な機能をすべて使えるコスパの高さが魅力だ。バージョンアップや機能追加による追加費用が一切かからないのも嬉しい。
給与計算ソフト、人事労務ソフトなどの主要な外部サービスと、APIやCSVファイルによるデータ連携が可能で、自社で使用している給与ソフトに合わせて出力形式を柔軟にカスタマイズできる。勤怠管理の工数・コスト削減に定評のあるシステムだ。
（出所：キンコン公式Webサイト）
勤怠管理と交通費精算にかかる“見えないコスト”を削減する、勤怠管理クラウド。SlackやChatworkといった他社サービスとの連携によるビジネスチャット打刻と、交通系ICカードをタッチするだけの交通費精算が強み。月額200円で従業員ごとの勤怠管理が簡単になるため、ハイブリッドワークを採用している企業には特におすすめだ。
また、シンプルな機能性で、導入が手軽なのもポイント。iOS端末かNFC対応のAndroid端末があればすぐに利用開始でき、初期設定のための詳細なマニュアルもHPに用意されている。
シフト作成・管理と勤怠管理の運用に強みを持つ、中小企業向け勤怠管理システムを紹介します。
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（出所：ジョブカン勤怠管理公式Webサイト）
多様なシフト管理機能で、スケジュール申請からシフト作成・公開までの流れをスムーズに行える勤怠管理システム。スタッフの希望が自動反映されるシフト作成画面や、人員の過不足判定機能などで管理者の事務負担を大幅に軽減する。日勤・夜勤や複数回の休憩など、医療機関に特化した運用もできる。
各種アラートメール設定や打刻状況のリアルタイム管理は、急な欠員が出た際の対応に役立つ。「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理（単独利用不可）」の4つの機能を自由に組み合わせられる料金システムなので、自社に必要な機能だけをピックアップすることも可能だ。
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（出所：kinnosuke公式Webサイト）
シフト作成や工数管理など、業務の効率化に役立つ機能を備えたクラウド型勤怠管理システム。あらかじめ用意したシフトパターンを設定しておけば、ワンクリックでシフトが作成できる。複数拠点を一元管理することで、他店舗からの応援といった特殊なシフトを加味した柔軟なスケジュールも組みやすい。
出勤簿の抜けもれをログイン時に検出し、各従業員に自動で申請忘れを知らせる「提案型アラート」機能も便利。チェック作業や修正指示はシステムが代行してくれる。更に、給与ソフトとの連携によって、毎月の締め作業を簡略化できる。
一般的な勤怠管理機能に加えて、ユニークな機能を備える中小企業向け勤怠管理システムを紹介します。
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（出所：rakumoキンタイ公式Webサイト）
Google Workspaceと連携する、シンプルで使いやすい勤怠管理システム。勤怠報告のために別システムにログインする必要がなく、運用管理の手間を軽減してくれる。どの部署からでもダッシュボード機能で従業員の労働時間や有給取得率を確認できるので、社内システムの一元化にも貢献する。
出勤簿のチェックや締め処理の作業は、人事担当者だけがアクセス可能な専用管理画面から行える。フレックスタイム制や裁量労働制など、勤務形態ごとに選択可能な申請を制御でき、時間単位休暇の設定・運用も可能だ。多彩な打刻方法にも対応しており、個々人の事情に合わせた働き方を支援する。
(出所：Teasy公式Webサイト)
残業ゼロを目指す企業向けの、“打刻者ファースト”を掲げる勤怠管理システム。チームや会社全体の負荷値と比較をして、自分のパフォーマンスを把握できる「負荷メーター」が最大の特徴だ。日々、この数値を抑えることで自然と残業を減らし、計画的な休暇取得も促進できる。残業理由を分析表示することで、能率向上に役立てられるというメリットも。
また、チーム内で勤務情報を共有し、メンバー間で助け合うための導線を作る「チーム勤怠管理」もユニークなポイント。リモートワーク下でもお互いの状況を把握できるので、負荷の集中や孤立を防ぐ手立てとして有効だ。5名までなら機能制限なしで無料プランを利用可能。
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企業の状況に合わせた、多様な打刻管理機能を備える、中小企業向け勤怠管理システムを紹介します。
(出所：タブレット タイムレコーダー公式Webサイト)
iPadをタイムレコーダーとして使用する、タイムカードアプリ。打刻時に撮影した顔写真を、指定したアドレスにメール送信する機能があり、管理者は「今、現場に何人いるのか」「誰がいるのか」をリアルタイムに把握できる。企業にとどまらず、習い事教室の現場でも入退室管理システムとして好評を集めている。
送信相手の打刻時に自動再生されるビデオメッセージで、手軽に引き継ぎできるのも便利。そのほかにも、集計機能や給与計算ソフト向けの出力機能、複数名での同時打刻、コンディションの記録といった便利機能がそろう。料金設定はライセンス制で、初期費用を払ったあとは月額料金が一切かからない。
中小企業向け勤怠管理システムのタイプや選び方、おすすめサービスをご紹介しました。
近年は企業の規模に関わらず、残業時間の削減や労働環境の是正が求められています。自社の状況を把握するためにも、まずは正確な打刻集計と残業時間、休暇日数の管理が必要です。
中小企業向け管理システムであれば、細かい事務作業を自動化し、担当者の負担を抑えながら働き方改革を進められます。導入の際には、下記の5タイプから自社に合ったものを選択してください。
① 打刻方法に強みのあるタイプ
② 料金設定に強みのあるタイプ
③ シフトの作成・管理に強みのあるタイプ
④ ユニークな機能があるタイプ
⑤ 打刻管理に特化したタイプ
また、医療や製造業など特有の課題を抱えている業界・業種の場合は、課題に特化したサービスを選ぶのもおすすめです。勤怠管理の改善は制度への対応だけでなく、従業員も有給を取りやすくなり、生産性の向上が見込めるというメリットもあります。本記事を参考に、勤怠管理システムを検討してみてください。
勤怠管理システムの詳しい選び方は、こちらで13システムの比較表付（30項目で調査）でご紹介しています。
勤怠管理システム
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★★★★★ 4.2 5件の口コミ・評判
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★★★★★ 3.7 6件の口コミ・評判
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