最終更新日:2024-01-09
スマホで使えるもの。見やすいもの。変則的な働き方にも対応できる。そんな介護業界向けの勤怠管理システムについて、わかりやすく解説していきます。
介護向け勤怠管理システムとは、通常ならカスタマイズ対応するしかない「複雑な働き方」「配置基準を満たしたシフトの作成」など、介護業界に優位な機能を標準で備えた勤怠管理システムのことです。
介護業界は他の業界と異なり、勤務形態や働き方が複雑なため、勤怠管理においては以下のような課題があります。
こうした課題は、従来の紙やExcelなどのアナログの勤怠管理だけでなく、一般的な企業に導入されている勤怠管理システムでも対応できない場合も多々あります。こうした課題を解決し、管理者の負担軽減、業務のヒューマンエラー防止に効果的なのが、介護向け勤怠管理システムです。
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まずは、介護施設運営や訪問介護事業などに取り組む企業が、勤怠管理システムを導入すると、業務がどのように変わるのか、についてです。勤怠管理システムを導入するメリットとしては、一般的に以下のような点が挙げられます。
| 出退勤登録が簡単に行える | スマホやタブレットを活用してどこからでも打刻可能。介護施設だけでなく訪問介護先でもワンクリックで出退勤 |
|---|---|
| 勤怠を集計する手間が省ける | 勤怠データは自動で集計。タイムカードのように勤務時間を計算したり、集計したりする必要がない |
| 時間外労働を抑制できる | 勤務状況を正確に把握することで、残業超過者やリスクのある者を早期発見できる |
| 各種申請・承認も簡単に行える | 従業員はスマホから残業や休暇を申請。管理者もスマホから隙間時間で簡単に承認できる |
| 最新の法令に対応できる | クラウド版は随時バージョンアップ可能。関連法が改正された場合も安心 |
| 他システムと連携できる | 勤怠データを会計ソフトに連携すれば、給与を自動計算できる |
今回ご紹介する介護向けの勤怠管理システムであれば、上記のようなメリット（一般的な勤怠管理システムにできること）とは違う、以下のようなメリットが見込めます。
正社員・パートなどの雇用形態、日勤・夜勤・準夜勤などの勤務体系、更に中抜け・移動・他拠点応援など介護業界ならではの複雑な働き方にも標準対応できる。
システム上で従業員から希望の日時を収集可能。それをもとに介護施設等の法定人員基準を満たしたシフトを作成。更に配布して、修正希望まで受け付けられる。
訪問介護先にQRコードを設置し、従業員のスマホに読み込ませたり、GPSの位置情報を把握することで、従業員の不正打刻を防止できる。
多くのシステムがシンプルな作りになっており、ITリテラシーが高くない高齢者や日本語が得意でない外国人労働者が多い場合でも安心
勤怠管理システムを介護業界で利用するためには、前述した4つが最低限の要件として挙げられます。
勤怠管理システムは無数に存在しますが、中には、介護業界に特化した勤怠管理システムも存在します。これらの多くは、上記したような機能をあらかじめ標準装備しているため、カスタマイズの手間もかかりません。導入・運用もスムーズです。まずは、これらの特化型から選んでみるといいでしょう。
その上で、汎用性の高い勤怠管理システムでも同等のことができないかどうか確認してみるといいでしょう。特化型ほど即効性・利便性は高くないかもしれませんが、その分、「コストが安価で済む」「別業務が効率化できる」などの利点があるかもしれません。できること・できないことを整理して、優先順位をつけていくとスムーズです。
前述したように介護業界に特化した勤怠管理システムと、汎用性の高い勤怠管理システムの中から1つずつ自社に合ったものを選んだら、今度は具体的に検討していく番です。以下のような点で比較するといいでしょう。
介護向けの機能があるシステムでも、具体的な対応範囲は異なります。自社の勤務形態に適しているかを確認しておきましょう。
たとえば、「MOT勤怠管理」では、1日の中での複数回打刻に対応。外出や中抜けが頻繁にあっても、その時間を対象外にできます。また、1日のうちに職種や時給が変わる場合も、勤怠を正確に記録することが可能です。
訪問介護のスタッフが多い場合は、「One人事」などスマホで簡単に打刻できるシステムが便利。GPSを使った打刻にも対応しています。更に、「ToucheeZ QR勤怠」は、訪問先にQRコードを置いておき、それを読み込むだけで打刻が可能です。その他、申請内容を自動で集計・反映する申請集計機能によって、他拠点へのサポートや緊急出勤が多い場合でも安心。管理者の手間を大幅に削減します。
打刻方法が自社の従業員が使いやすいかどうかも大事なポイントです。たとえば、スマホでの打刻のみしか行えない場合、操作が難しいという従業員がいると不満につながってしまう可能性があります。それを避けるには、いくつかの打刻方法を備えており、そのうち自分に合ったものを選択できるようにするのも大切です。
たとえば、従業員の出社方法で電車やバスでの通勤が多い場合は、ICカードを利用できる打刻があれば、スムーズな運用につながります。他にも指紋認証で打刻を行えるシステムもあります。指紋認証であれば、スマホの操作が難しい、ICカードを持っていない従業員でも、指を置くだけで打刻が可能なので非常に便利です。
無料トライアルを行えるシステムもあるため、試験的に導入して現場の意見を聞いてみるのも良いでしょう。
シフト作成はシステムを導入してデジタル化することで、大幅な業務効率化につながります。Excelや紙を利用している場合は、早急に何らかの形でシステムを導入するのがおすすめです。既にシフト作成ツールなどを活用している場合は、勤怠管理システムとの連携ができるかの確認などもしておくと良いでしょう。
シフト作成の機能に関しては、「従業員の希望や条件を踏まえたシフトを自動で作成できるか」「介護保険法の人員基準を加味しているか」なども確認しておくと良いでしょう。条件を満たしていない時に、アラートが出るなどの機能があると、管理はより正確に行えるため便利になります。
なお、従業員のシフト希望をメールなどで収集している場合、システムに転記する手間が発生してしまいます。たとえば、スマホやタブレットから入力した情報がシステム上に自動的な収集・反映されるなど、シフト作成をシステム上で完結できれば管理者の負担軽減と従業員側の手間削減を同時に達成できます。
月額費用は、ユーザー数を基準に考える場合と、拠点数を基準にする場合の2通りが考えられます。
たとえば、「ShiftMAX」は、1ユーザー月額300円から。従業員が100人いれば、月額30,000円の利用料金です。一方で「かえる勤怠管理 介護」は、1拠点あたり月額7,500円から利用でき、拠点数を基準にしています。自社の従業員数や拠点数を加味した上で、費用対効果に優れているシステムかを算出すると良いでしょう。
なお、中には月額費用が無料の勤怠管理システムもありますが、有料版と比較すると、機能が制限されていることがほとんどのため注意が必要です。
勤怠管理システムの中には、打刻と同時に検温が行えるものもあります。たとえば、「ジンジャー勤怠」や「Vicsell勤怠管理」は、顔認証と体温測定打刻機と連携することで、出退勤時に打刻と検温が同時に可能。打刻した後に、検温する時間などを削減できます。「KING OF TIME」に至っては、マスクを外すことなく0.5秒で顔の識別と温度測定ができます。
また、体温が基準を超えるとアラートが出る仕組みを備えていれば、感染症インシデントを未然に防ぐことも可能です。今後も感染症対策は求められるため、利用できそうな機能は備わっているかを確認すると良いでしょう。
（出所：かえる勤怠管理 介護公式Webサイト）
拠点ごとの月額料金が特徴の勤怠管理システム。ユーザー数ではなく、拠点数ごとの料金体系となっているため、予算やランニングコストが計算しやすいのがポイント。更に初期費用は無料となっており、タブレット型の専用タイムレコーダーを１台無料でレンタルできるのも嬉しい。
ICカード打刻やスマホを利用した打刻機能を備え、複数拠点で利用した場合でも、勤務状況はリアルタイムで確認可能。集計されたデータは、事業所に合わせた形で計算されるため、管理工数の大幅な削減を実現できる。
（出所：シフトマックス公式Webサイト）
管理者画面のインターフェースがExcelというのが特徴の勤怠管理システム。現在、Excelで勤怠管理を行なっている場合は、そのままの操作感でシステムを利用できるため、スムーズな運用が可能。打刻方法は、スマホやICカード、指静脈認証など様々な打刻方法に対応しており、従業員の働き方に合わせて柔軟に選択できる。
更に、システムをセミオーダー式で発注できるため、自社の就業規則や働き方の特徴に合わせて提供してくれるのも特徴。システムの内容に業務を合わせるのではなく、自社の業務に合わせてシステムを導入できるのが心強い。
（出所：ケアズコネクト公式Webサイト）
シンプルな操作感に定評がある勤怠管理システム。打刻方法はQRコード、スマホ、GPS打刻のいずれかから選択可能。勤怠管理以外にもシフト管理にも対応しており、手間のかかるシフト表の作成も一覧の画面からドラッグ&ドロップを利用して直感的な操作で実行可能。時間別の出勤数なども把握できる。
更に有給付与日数や取得日数などを自動で管理ができ、年間5日の有給休暇義務が達成できていない従業員には、「そろそろ１日消費しましょう」などアラート通知も可能。働き方改革の推進も期待できる。
（出所：ToucheeZ QR勤怠公式Webサイト）
QRコードでの簡易的な出退勤と、位置情報の取得による不正防止に特徴を持つ勤怠管理システム。管理者は訪問先ごとにQRコードを発行し、訪問場所に設置するだけ。スタッフはそれをスマホに読み込むことで出退勤を記録。QRコードを読み取った際に、スマホのGPS機能と連動させ、位置情報の取得も行い不正も防止できる。これまでスタッフの自己申告で訪問記録をとっていた場合、より正確な訪問記録を取得することが可能。
また、シフト作成機能も備えており、法定の人材配置基準をクリアするシフトを簡単に作成可能。変則的なシフトにも対応できるのはもちろん、スタッフのスキルを考慮するなど、施設独自のシフト作成ができるのもポイント。
（出所：MOT勤怠管理公式Webサイト）
スマホ打刻・GPS取得から、休暇管理・シフト管理まで、豊富な機能を備えたクラウド勤怠管理システム。1日に複数回打刻することができるため、ケアマネと介護職を兼務しており、１日のうちに複数職をこなすような場合でも安心。職種ごとに打刻することで異なる時間給を正確に記録することができる。
また、スマホアプリを利用すれば、アプリのチャット画面からスタッフと管理者との間でやり取り可能。有給休暇やシフト希望の申請・配布などについても、いちいち管理画面へのログインすることなく、簡単に申請・承認できるため便利。
（出所：Vicsell勤怠管理公式Webサイト）
ライセンスフリーで利用できる勤怠管理システム。クラウドサービスではなく、オンプレミス版のため、利用開始まで時間がかかるが、その分、利用人数や拠点等に関係なく利用できるのが利点。勤務予定の作成、他の打刻機で行った打刻データの取込み、就業管理、給与連携データ出力などは無料で行える。
シフト作成機能に強みがあり、9,999通りのシフトマスタが作成可能。シフトの組み合わせをパターン化してマスタ登録ができるため、スムーズなシフト作成が期待できる。
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(出所：freee勤怠管理Plus公式Webサイト)
38万事業所で利用されているfreeeシリーズの勤怠管理システム。シンプルでわかりやすいUIで、打刻はPC・スマホ・アプリ、ICカードや指紋・静脈認証などに対応。打刻修正や時間外勤務などの申請・承認もWeb上で行うことができる。使い慣れたタイムカード形式なので、残業時間や有休の取得日数の確認も簡単。更に、管理者は従業員のリアルタイムな勤務状況を一覧で確認できるので、組織全体の残業状況を一目で把握可能。適切な労務管理を行うことができる。
勤怠管理だけでなく、シフト管理にも対応。日、週、月、任意の期間単位で、任意のシフトパターンを従業員に割り当てられる。また、導入の際は専任担当がつき、既存業務の見直しや要件定義のアドバイスを行うなど、充実のサポート体制も魅力だ。
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（出所：KING OF TIME公式Webサイト）
様々な業界で53,000社以上の導入実績を誇る勤怠管理システム。スマホやPCからの打刻、ICカードの利用、生体認証など、豊富な打刻方法とシフトパターンの設定を行えるのが特徴。温度検知連携も可能で、顔認証による打刻と検温を同時に行える。シフト管理では、週・月・年単位の変形労働制にも対応しており、勤務状況のリアルタイム確認も可能。
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（出所：ジンジャー勤怠公式Webサイト）
バックオフィスのトータル管理に強みを持つジンジャーシリーズの勤怠管理版。変形労働時間制や裁量労働時間制など、多様な勤務体系に対応可能。勤務予定と実際の打刻情報をリアルタイムで確認できるため、人員が不足している現場への速やかな応援要請なども行える。GPS機能を備えており、打刻した場所を確認できるため、不正打刻の防止にも役立つ。
英語やタイ語、インドネシア語など5カ国の言語に対応しているため、外国人従業員がいる事業所でも、スムーズな運用が実現できる。
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（出所：ジョブカン勤怠管理公式Webサイト）
累計20万社と豊富な導入実績を持つ勤怠管理システム。スマホやタブレット打刻のほか、LINE打刻、ICカード打刻、Slack打刻など多彩な打刻に対応可能。変形労働制・フレックス制・裁量労働制など介護業界の変則的な働き方にもある程度対応できるのも心強い。多機能でありながら、使いやすさにも定評があり、導入後のチャットサポートも充実しているため安心。
シフト管理や休暇管理も搭載しており、特にシフトに関しては、時間帯・仕事内容ごとの必要人数を設定、参照しながらシフトを作成できるため便利。必要人数が足りない場合にはアラートしてくれる過不足判定機能も備わっているため、効率的にシフトを作成できる。
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（出所：One人事公式Webサイト）
勤怠管理をはじめとした人事労務と人材マネジメントを一気通貫でサポートするシステム。シンプルなUIで、シフト勤務は簡単に申請・承認できるほか、フレックス勤務をはじめとした多様な就業ルールに対応し、月ごとの基準時間などの細かい設定も可能。更に、変形労働・裁量労働などの勤務形態や所属、雇用形態ごとにカスタマイズされた管理・運用にも対応することで、介護業界でも柔軟な勤怠管理を実現する。GPSを使用した打刻や情報の閲覧・操作などをすべてスマホで操作できるのも強み。
その他、法定労働時間の上限値と警告値の設定や、残業時間の進捗を通知してくれる機能で、超過労働対策も万全。有給休暇の取得促進アラートにも対応しているため、有休取得の義務化もスムーズだ。
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（出所：ガルフCSM勤怠公式Webサイト）
顔認証による打刻が特徴の勤怠管理システム。顔認証はPCのカメラやスマホのカメラでも実施可能。専用端末を利用すれば、瞬時に検温も行え、打刻情報と共に勤怠管理システムにすぐさま取り込むこともできる。
AIが様々な条件を満たした最適なシフトを自動的に組んでくれるシフト作成機能も特徴の一つ。最適化のためのルールは、カスタマイズ対応も可能なため、自社の都合に合わせてルール作りが行える。
介護向けの勤怠管理システムについて解説しました。
介護業界は他の業界と異なり、勤務形態や働き方が複雑なため、一般の勤怠管理システムでは対応できない課題があります。介護向け勤怠管理システムなら、多岐にわたる勤務形態を一括で管理でき、正確な勤怠把握や集計業務の簡素化が期待できます。
アナログな勤怠管理と比較して、業務効率が格段にアップするのは間違いありませんが、導入すればすべてが解決するわけではありません。「勤怠管理のどこに課題があるのか」「従業員はどのような機能があると助かるのか」自社に当てはめた上で、最適なシステムを検討してみてください。
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