勤怠管理システムにおける4つのAI活用場面とサービスを紹介

勤怠管理システムにおける4つのAI活用場面とサービスを紹介

最終更新日:2023-03-07

2023-03-07T18:17:00+0900

AIの活用が勤怠管理システムでも急速に進んでいます。勤怠管理の効率化を検討される方に向けて、どのような場面でAIを有効活用できるのか、具体的なサービスを交えてご紹介します。

勤怠管理システムに関連するAIの活用場面

勤怠管理システムでは、主に以下4つの目的でAIの活用が浸透しています。

1. 打刻方法の多様化
2. 人事関連の質問対応の自動化
3. 勤怠管理データを活用した自動化
4. 勤怠に関する課題の発見

いずれも人事担当者だけでなく、従業員側にとってもメリットがあります。また、データの活用や課題の発見においては過重労働の防止など、労務管理の観点から見ても有効です。

次の章から4つの活用場面をそれぞれ詳しくご紹介していきます。

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（1）打刻方法の多様化

出退勤の打刻方法は、AIの識別機能の活用で多様化しています。識別機能とは、画像や音声を認識することを指します。

身近な例としては、危険を察知する自動車の自動運転機能やスマートスピーカーなどがあります。

この機能を出退勤の打刻に生かすことで、従来の課題となる「なりすまし」「代理打刻」などの不正利用の防止や、ICカード発行・再発行にかかる運用コストを削減したりする効果があります。また、従業員の毎日の打刻作業が簡略化され、打刻に伴う手間や時間を削減できます。

では、次に勤怠管理システムにおける識別機能の活用方法2種類と、具体的なサービスをご紹介します。

①顔認証

スマホやタブレットなどで撮影し、AIに記憶させた顔データと照合します。本人確認を経て出退勤時刻を記録します。

クラウド上で管理できるため、ICカードやタイムレコーダーなどの打刻専用機器を用意する必要なく、初期費用を抑えて省スペースで導入できます。

主なサービス

KING OF TIME	専用アプリをインストールしたiPadの内蔵カメラで顔を撮影するだけ。他人のなりすましによる不正行為を抑止。
WiMS/SaaS 勤務管理システム	スマホ、iPadなどのタブレット端末や、ノートＰＣに搭載されている内蔵カメラで顔を撮影することで、AIが記憶した顔データと照合し、本人認証を行う。
ジンジャー勤怠	顔情報のデータと照合して行う打刻方法で、不正打刻を防止。検温を同時に実現する生体認証打刻では従業員の健康状態の把握も可能なため、ウィズコロナにおける安心・安全な職場づくりを実現する。
エクスウェア顔認証 ソリューション	顔情報とその他情報は顔データベースに保存され、顔認証のAIエンジンで機械学習が行われる。インターネットに接続されている端末のカメラに顔をかざし、顔認証。

②音声認証

スマートスピーカーに、おはよう（出勤）、ばいばい（退勤）、お昼にいってくる（休憩開始）と話しかけることで勤怠情報を記録できます。

主なサービス

ICタイムリコーダー	「Amazon Echo」などのスマートスピーカーに話しかけるだけ、ハンズフリーで出退勤を登録。
Green Nuts Plus	オプションで防水ケースを付けられるので、屋外にタイムレコーダーを設置したい場合にも最適。防水ケースの外からでも音声認識により打刻できる。

 

（2）人事関連の質問対応の自動化

今まで人事担当者へ電話やメールで問い合わせていた休暇や諸制度の申請方法等、人事に関する質問を、スマホやPCを利用し、対話形式でAIチャットボットが回答を行います。従来型の簡易的なチャットボットのように定型の質問にただ同じ回答をするだけでなく、AI搭載で学習するため、パターンを覚えて精度が上がるうえ、話し言葉や入力内容に多少の違いがあった場合でも、ある程度柔軟かつ複雑に対応できます。

人事担当者は個別の電話対応に追われることが減り、従業員は即時的に回答が得られるため、双方にとって業務効率化につながると言えます。

主なサービス

CB4-人事・総務	話し言葉による質問の意図を判別し、 1問1答方式での問合せの自動回答が可能。人事・総務関連のよくある問合せ約400種類、学習用サンプル質問文約4,000文を学習済み。勤怠管理についてはOBC社勤怠管理クラウドと連携して回答。
HiTTO	勤怠管理・年末調整・経費精算・福利厚生等、主に人事労務に関する社内特化型のAIチャットボット。人事、労務などバックオフィス業務に関する1,000件以上の回答とそれに紐づく膨大な質問パターンを学習済み。勤怠管理システムからの有休の申請方法や付与条件などを高精度で回答。

 

（3）勤怠管理データを活用した自動化

こちらでは、勤怠管理データのAI活用例3つと、具体的なサービスをご紹介します。

①最適なシフトの算出・シフト調整の半自動化

シフト勤務者の割合が多い職場では、各従業員から提出された希望シフトを管理者が組み合わせます。不足する時間帯は誰かにヘルプを要請、重複するところは誰かを断る、といった細やかな調整が必要です。この作業は時間がかかる上、各スタッフの能力の把握も必要なため、管理者にとってはかなりのウェイトを占める業務です。

AIによるシフト作成は、これらの作業においてAIを活用することで、不足箇所・重複箇所の調整を自動で行えます。管理者の手間の削減だけでなく、無駄や人によるばらつきがなくなるため、適正な人件費、予実管理に役立ちます。また、継続的な使用でAIの精度が上がるので、使えば使うほど業務効率化につなげることができます。

主なサービス

Airシフト	シフト管理者が時間ごとに必要な人数を事前に設定しておけば、スタッフから収集したシフトの希望を考慮しながら、AIが店舗側が登録した条件に合うように自動的にシフトを作成。
セコムかんたんシフト スケジュール	高度な汎用アルゴリズム（AI）と行動心理学、優れたユーザーインターフェイスを組み込んで、勤務スケジュールを自動作成。

②勤怠管理システム上のデータを給与システムに自動登録

勤怠情報を給与に紐づけるデータを給与システムに登録しなくてはなりません。異動や昇級が頻発する大企業だとかなりのボリュームになります。この作業についても、AIを活用することで自動的に登録でき、人事担当者の作業がかなり削減されます。

勤怠情報から給与への紐付けは、AIを使用せずとも従来の勤怠管理システムと給与システムの連携によって可能でしたが、より複雑化したデータ連携はAIの活用が必須です。

たとえば、アサヒグループホールディングス株式会社では、社員やアルバイトなど採用時や、各社間での人事異動時、退職・休職時などの際に各社から申請された人事データを、人事給与システムにAIを搭載したRPAが自動で登録する仕組みを構築しています。

③データ加工作業の自動化

PC操作をAIに学習させ、手作業を省く方法です。AI搭載RPAツールを利用して行います。

たとえば、勤怠管理システムで集計し、出力したCSVデータをExcel表に加工。残業時間の多い順に並び替えたり、部署ごとに合計したり、平均値を出したりした後、あらかじめ設定しておいた各部長+経営陣のメールアドレスに自動送信、などといった操作をAIに学習させることで、自動化できるようになります。

主なサービス

AI Humming Heads	人間の操作単位で認識する、AI化されたRPAツール。記録ボタンを押して、いつもの仕事をするとAIが仕事を覚える。「人の操作を学習」し、操作中に表示される予期せぬウインドウもすべて「無関係」であると理解して完了。

 

（4）勤怠に関する課題の発見

AIの「分析・予測」機能の活用で、過重労働など労働時間管理における問題点を早期発見できます。具体的な内容は、主に2種類です。

①ストレスケア、退職確率予測

勤怠管理システムに蓄積された勤怠情報をもとに、過重労働や問題行動をAIが分析します。

ストレスの多い従業員がいた場合、管理者にアラートを出したり、退職確率を予測して算出したりする機能です。人事情報（勤務地、所属）、従業員アンケートなどをAIが分析し、ストレスケアが必要な従業員を予測し、ストレス状況を可視化することが可能です。

退職を未然に防ぐ対策としてはもちろん、離職率の低下につながる方法、メンタル面の管理手段として注目されています。

主なサービス

HuRAid勤怠分析	過去の退職・休職者における、出退勤時間や残業時間、有給休暇の取得状況などの勤怠データをAIエンジンが分析し、個社独自の予測モデルを構築。勤怠データを予測モデルに投入し、数カ月後の退職・休職確率を算出。退職・休職確率が高い場合には、人事担当者やマネジメント層にアラートを通知。
ジンジャー勤怠	打刻漏れ・残業超過・有給取得推奨といった各種アラート機能はもちろん、笑顔判定打刻などメンタル面を管理する機能も充実。退職などを未然に防ぐ対策を打つことで、離職率の低下へとつなげる。
リシテア/AI分析	勤怠管理情報、人事情報（勤務地、所属情報など）、従業員アンケート情報などの多種多様なデータをAIで分析。ストレスケアが必要な働き方をしているとみられる従業員を予測し、組織単位にチームのストレス状況として可視化。

②テレワークのマネジメント補助

遠隔で仕事をする従業員の居場所、業務量、スケジュールを可視化するマネージャー向け機能です。

メンバーが予定と違う行動をしたらAIで検知して表示できます。すぐに連絡が取れない、業務量や内容が見えにくい、という課題の解消に役立ちます。

従業員によっては、常に監視されている感覚になる可能性があるので、双方が気持ちよく使えるような設定の仕方がポイントになります。

主なサービス

カオミル	AI顔認証を活用して社員の作業時間・休憩時間の自動集計、在席確認、勤怠管理を行うテレワーク支援ツール。「冷静」「悲しみ」など感情分析機能も近日リリース予定。

 

まとめ

AIの機能は勤怠管理システムにデフォルトで搭載されているケースもありますが、勤怠管理システムの別料金オプションや、勤怠管理システムと連携させる別システムのケースもあります。また、費用の面でも各社大きく異なり、搭載しているAIエンジンの性能によって、識別や分析の精度、得られる効果にもばらつきがあるのも事実です。

導入にあたっては、管理者や従業員の勤怠管理にどのような課題があり、AI機能を活用することで、どのようなムリムダを削減できるのか分析することが重要です。その上で、自社の運用に適したサービスを検討しましょう。

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