最終更新日:2021-07-21
製造業の現場において煩雑な従業員の勤怠管理にお悩みの方へ、複雑なシフトや雇用形態でも簡単に管理できる、製造業向け勤怠管理システムのメリットや比較のポイント、おすすめサービスや活用のポイントなどをご紹介します。
タイムカードへの打刻に代わり、多くのオフィスでPCに入力するタイプの勤怠管理システムが使われるようになって久しく、様々な勤怠管理システムが提供されています。最近はPCだけでなく、タブレットやスマートフォンなど、利用できる端末も様々に展開されています。しかし、製造業の現場では、いまだにタイムカードを使っての勤怠管理が続けられている場合も多いです。なぜなのでしょうか。いまだに古い方法が使われている理由としては、工場など製造業の現場ならではの、下記の理由が挙げられます。
以上の理由から、オフィスワーカー向けの勤怠管理システムをそのまま導入しても使いにくいことが多く、導入しても活用できていなかったり、タイムカードでの打刻を続けていたり、というケースが多いのが現実です。また、PCで打刻を行うような勤怠管理システムであれば、PCが一人一台の環境でない現場では導入ができません。
よって、ソフト面もハード面も製造業の現場に適した勤怠管理システムが必要となるのです。
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製造業の現場での利用に適した勤怠管理システムを利用すべきであるとお伝えしましたが、まず勤怠管理システムを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。タイムカード打刻や、オフィスワーカー向けの一般的な勤怠管理システムと比較した場合の具体的なメリットをご紹介します。
打刻機にかざすだけで、一瞬で読み取って打刻できるタイプの勤怠管理システムを利用することで、待ち行列の解消が期待できます。
タイムカード打刻を続けている現場からよく聞かれる声は、打刻待ちの行列の問題です。多数の従業員が同じような時間帯に出勤するため、待つ行列が起きやすいのです。特にタイムカードだと、カードを置いてある場所から自分のカードを探して、打刻機に入れるため、どうしても時間がかかってしまいます。また、最近増えている指紋認証タイプのタイムレコーダーだと、指の置き方が悪くて認証できずに時間がかかる、という問題もあり、定時に大人数が集中するような職場には向いていません。
一瞬で読み取る打刻手段としては、普段の生活でも馴染みのあるICカードやQRコードの他、手のひらや指の静脈認証も挙げられます。
タイムカードでの打刻の場合、月末の集計作業が大変で、人事担当者の負担は相当なものです。休憩や残業時間の集計に手間がかかりますし、勤務形態が複雑なシフト制の場合などはさらに煩雑です。また、もしタイムカードへ間違えて打刻してしまうと、人事担当者などがカードに修正しなければならず管理の手間がかかってしまいます。
そこで勤怠管理システムで管理することで勤務時間が自動で集計され、修正も簡単に行うことができ、人事担当者の負担が軽減されます。
本人しか打刻できないタイプの勤怠管理システムを導入することで、不正打刻を未然に防ぐことができます。タイムカードだと、遅刻しそうなので別の人に代わりに打刻してもらう、あるいは悪質な場合だと早退やそもそも出勤しなくても誰かに代わりに打刻してもらうといった完全な不正が行われてしまう可能性があり、なかなか気づくことができません。しかし、本人の所有するカード、あるいは手のひらや指の静脈認証や指紋認証といった生体認証の手段であれば不正を防止できます。
なお、最近ではスマートフォンから打刻できるものもあり、外回りの多い営業マンやテレワークなどには便利です。ただし、休憩しているのに打刻、出勤していないのに打刻、ということもありえますので、それらを防ぐべく、勤務場所から打刻されているかどうか、GPSによる位置情報の記録で確認できるタイプである方が好ましいです。ポイントとしては、「本人が打刻を行っていること」、「勤務中であること」の2点を確認できるようにする必要があります。
勤怠管理システムを導入することで、リアルタイムで労働時間や残業時間を把握できるようになり、定めた残業時間を上回ることのないよう、事前に対策が打てるようになります。タイムカードだと計算しなくてはいけないため、月末に集計するまでは月の途中での把握が難しかったですが、働き方改革が叫ばれる昨今、知らなかった、把握していなかった、では済まされませんので、手軽に把握できる手段を選ぶべきです。
勤怠管理システムを導入することで、人事担当者にとっても従業員にとっても、そして労働時間を管理する企業としてもメリットがあることが分かりましたが、実際に製造業の現場で勤怠管理システムを導入する場合、どのようなサービスを選んだらよいのでしょうか。打刻方法やシステムの機能において、比較のポイントを3点ご紹介します。
前項でご紹介したようなメリットの通り、打刻方法は「行列することなく」、「不正打刻を防ぐ」ことのできる手段を選ぶべきです。
具体的には、「行列することなく」という点では手のひらや指の静脈認証やICカード、QRコードやバーコードといった一瞬で読み取るタイプの他、スマホ等モバイル端末を通じてのGPS認証や、LINEやSlackなどのSNSアプリ内での打刻など、各従業員がそれぞれ所有する端末を使った打刻方法が挙げられます。
「不正打刻を防ぐ」という観点では、やはり手のひらや指の静脈認証、指紋認証、顔認証といった生体認証や、ICカード、GPS認証などの方法があります。
なお、入れ替わりの激しい現場の場合は、発行・回収の手間が少なく済む点も重要です。入社時に毎回わざわざICカードを準備してあげるやり方だと、発行や回収の手間が発生してしまいます。特に回収は、すでにいなくなっていて、回収できなくなるケースが多くあり得ますので、注意しなくてはいけません。従業員があらかじめ所有しているSuicaなどの交通系ICカードをそのまま利用できるタイプや、プリンターで印刷するだけで発行でき回収の必要がないQRコード、各人のスマホアプリ、また何より生体認証が楽といえます。生体認証は、持参し忘れる心配もないという点でも優れており、認証する機器を購入するための初期費用が他より少し高額である点を考慮しても、最も適した手段と言えるでしょう。
工場などでは稼働時間が長いため、シフト勤務などが組まれていることが多く、中には365日昼夜通じて稼働する工場もあります。その場合は、朝番、昼番、夜番などと、何種類もシフトがあり、正社員、契約社員、アルバイトによって勤務時間が異なることも多いです。さらには、複数の工場を持つ場合、工場によってシフトの時間が違う、ということもありえます。そのため、複雑なシフトでも問題なく利用できるシステムであることが不可欠です。
無駄のない料金体系選びが必要です。というのも、勤怠管理システムは一人当たり数百円といった、ユーザー数に応じて課金する料金体系のものがほとんどです。工場では人の入れ替わりやピーク時に応じた人数の増減も激しいため、登録ユーザー人数での計算だと使っていない分まで支払うことになってしまいますし、そのような無駄を出さないためには、毎度の人の出入りの度に頻繁にユーザー登録人数を修正しなくてはいけないため、手間が発生してしまいます。
よって、登録者の中でも当月中に実際に利用した人数にだけ課金されるタイプのサービスや、多くはないですが〇〇名までいくら、といった定額制のサービスを選ぶと安心で、手間を削減できます。
安心して利用でき、働き方改革にもつながる、おすすめの製造業向け勤怠管理システムをご紹介します。
まず中小・中堅企業向けに挙げられるのは「コレクトタイムナビ」、「Time-R」、「ジョブカン勤怠管理」、「Touch On Time」です。この中では、特に「コレクトタイムナビ」が製造業に特化しています。
カスタマイズがどうしても必要になる大企業向けには「バイバイタイムカード」や「WiMS/SaaS勤務管理システム」が向いています。
また、勤怠管理だけでなく、経費精算や給与計算など他のバックオフィスも併せて効率化したい場合は、それらの機能も実現できるサービスである「TeamSpirit 勤怠管理」や「マネーフォワード クラウド勤怠」（中堅規模までの場合）が候補になります。
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（出所：コレクトタイムナビ公式Webサイト）
製造業の工場や物流向けに提供された勤怠管理システム。一瞬で読み取ることができる手のひら静脈認証で、待ち時間なくスムーズに打刻できると同時に不正を防止できる点が特長。打刻機をPCにつないで利用するセパレートタイプの他、PCの置けないような環境にも設置しやすいオールインワンタイプもあり。オールインワンタイプはワイヤレス接続で、本体はホコリや衝撃に強いため、安心して作業現場に設置できる。複雑なシフト作成・管理にも対応でき、就業時間の集計や、集計データのCSV出力にも対応。
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（出所：Time-R公式Webサイト）
300名以下で、シフトがそれほど複雑でない場合に、安価に導入したい企業におすすめの勤怠管理システム。一人あたり100円と安価だが、CSV形式でデータ出力して利用中の給与ソフトと連携できるなど、機能はそろっている。特に不正打刻を防ぐため、GPSの位置情報に加え、打刻者の写真も記録できる機能や、修正箇所が強制的に赤字で表示され目立つようにする機能など、安心できる仕組み。
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（出所：CYBER XEED公式Webサイト）
20年以上にわたり、様々な規模の企業の労務管理サポートをおこなってきた実績を有する、就業管理クラウドサービス。システムだけでなく、人事労務知識に長けたSEが企業ごとの就業規則や運用状況をヒアリングした上で、設定作業を行う。パソコンやスマホのブラウザ、カードリーダー、生体認証、タイムレコーダーなど利用シーンに合わせて6つの打刻方法から選択可能。時間外勤務や休暇などの届出・承認ワークフローを電子化できる他、設定した条件（出退勤の打刻忘れや残業状況など）にあわせてメールを自動配信するアラート機能、従業員のスケジュールを一元管理できる機能など、勤怠管理に関わる一連の機能を包括的に備えている。最大2,000名まで対応可能。
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（出所：ジョブカン勤怠管理公式Webサイト）
導入実績40,000社以上の、汎用的に使える勤怠管理システムの大手サービス。多彩な打刻方法が人気で、ICカード打刻、指静脈、モバイルGPS、LINEやSlackのSNS、PC、から選べる。変形労働・フレックス・裁量労働などの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用ができ、あらゆる勤務形態に対応できる点も安心。出勤管理、シフト管理、有給管理、工数管理、残業管理の5種の中から必要な機能のみを組み合わせて利用でき無駄がなく、自社に合わせて選べる。時間外労働状況一覧、36協定超過に対してのアラート機能、休暇取得状況のチェックなど、働き方改革に対しての機能も豊富で安心。
（出所：Touch On Time公式Webサイト）
導入実績16,000社の、汎用的に使える勤怠管理システム。ICカードの他、指静脈タイプ、また指静脈と指紋を組みあわせたより精度の高い認証、モバイルGPSなど、多様な打刻方法から選べる。一番人気のPC接続不要の打刻機は、3種類（指紋認証、ICカード認証、従業員ID＋パスワード認証）の中から打刻方法を選べるため、従業員種別によって異なる打刻方法を採用したい場合でも対応可能。超過アラート機能や給与ソフトとの連携等、豊富な機能も人気。
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（出所：バイバイタイムカード公式Webサイト）
500名以上の大規模企業向けの勤怠管理システム。PCがない環境、PCに不慣れなスタッフを想定した作りで使いやすさに定評あり。発行はプリンターで印刷するだけ、退職時も回収の必要のないQRコードを利用しての打刻ができる点が特長で、従業員の出入りの激しい現場に最適。QRコードやバーコードの他、もちろんICカードや指静脈、モバイルGPSといった打刻方法もあり。平均レスポンスタイム0.02秒でサクサク動く操作性も人気。
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（出所：WiMS/SaaS勤務管理システム公式Webサイト）
幅広い業種で導入実績があり、経費精算や人事考課等も展開しているWiMS/SaaSシリーズの勤怠管理システム。プロジェクト工数管理による業務の予実績管理ができるため、出退勤の管理だけでなく、どの業務にどれだけ時間をかけたのか、業務内容と時間を可視化することが可能。画面上でシフトを作成・調整 Excelシフトの取込もできる。過重労働アラート機能によるリスクマネジメントにも期待が持てる。
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(出所：TeamSpirit 勤怠管理公式Webサイト)
勤怠管理以外の機能も併せ持ち、これ一つでバックオフィス業務の効率化が図れる点が特長の勤怠管理システム。導入実績は1,300社。業務システム一斉導入や既存システムの刷新等を検討している企業に選択肢となる。勤怠管理の他、経費精算、工数管理、電子稟議などの機能も保有している。既存のERPシステムの上にアドオンすることで利用できる。ワークフローが組み込まれているため、月次の勤怠確定や休暇申請などの承認もスムーズ。WEBブラウザとモバイルアプリから1クリックで出退勤の打刻が完了。
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(出所：マネーフォワード クラウド勤怠公式Webサイト)
給与計算ソフトとの連携と、同シリーズのバックオフィス向け各サービスと一緒に使える点が人気の、クラウド型勤怠管理システム。会計ソフトで有名な株式会社マネーフォワードが提供。基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、様々な就業ルールや雇用形態に対応。複雑なシフト管理にも対応している。
自動で入力情報のチェックを行い、誤った登録時はアラート、労働時間の自動集計、有休の自動管理といった、勤怠管理の自動化を実現できる機能が揃っている。
「残業時間の上限規制」、「年次有給休暇の時期指定義務の順守」、「月60時間を超える残業の割増賃金率の引き上げ」といった、働き方改革関連法の全ての要件に対応している点も安心。
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(出所：リシテア/就業管理クラウドサービス公式Webサイト)
もとは大企業を中心に1,450社・200万人超の導入実績を誇る人事総合ソリューションパッケージ。そのうち「就業管理」のみクラウド化されたもの。Web打刻・カードリーダー打刻・GPS打刻などの多様な打刻形式に対応可能。PCだけでなくスマホ・タブレットでも利用でき、直感的UIのため操作性も抜群。アラート通知・外国語対応なども標準対応可能。就業管理単体としても優れているが、長年パッケージメーカーとして人事領域に取り組んできたことから就業管理以外にもノウハウに優れる。人事戦略面で課題を感じている企業は、本サービスを入り口に、ゆくゆくパッケージを導入して人事全体の改善を図ることもできる。
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勤怠管理システムを導入するとメリットがたくさんあることが分かりましたが、せっかく導入するならうまく活用したいもの。ただタイムカードをペーパーレス化するだけでなく、システムを活用するにあたってのポイントを3つご紹介します。
従来のシフト表に加え、勤怠管理システムのシフト表が２つあると、それぞれ作成しなければならず運用が大変になってしまいます。勤怠管理システムにシフト表は不可欠のため、勤怠管理システムのシフト表に一本化して利用するのが得策です。そのためにも、使いやすく、複雑なシフトにも対応しているシステムを選ぶべきです。
勤怠管理システムでは、残業申請や有給申請など、ワークフローを用いて申請・承認できるシステムも多くあります。その他にもあると便利な機能が多くそろっています。
しかし、それらを利用するためには、工場内にPCを用意する必要があったり、あるいは個人のスマートフォンで行えるようにしたり、と環境を整えなければなりません。そしてそれ以上に大変なのは、利用方法・入力ルールなどを全従業員に伝えなければならないということです。現行のやり方より、かえって管理が大変になる可能性があります。
申請・承認を無理に統一する必要がないのであれば、その点は今までのやり方のまま続け、あくまでも勤怠管理システムは従業員にとって、出退勤を簡単に打刻する手段、くらいにしておいた方が、使いやすくスムーズに導入を始められます。どの機能を使ってどの手順をシステム化するかは、自社の環境次第で見定めるのがよいでしょう。
静脈認証などを使えば、1秒で認証できるので待ち時間がほとんど発生しないとはいえ、大人数で、朝や夕方の出退勤ピークとなると、待ち行列が発生してしまいます。そのため、認証精度が高く、
製造業の現場や工場における勤怠管理システムのメリット、選び方、おすすめサービス、そして活用のポイントなどをご紹介してきました。タイムカード打刻は何よりもシンプルという印象がありますが、勤怠管理システムの中にはタイムカードに負けず劣らずシンプルな使い勝手で従業員に使いやすく、それでいて管理者にとっては集計・管理が格段に便利、といったサービスが多くあります。クラウドサービスのため、大規模な投資がなく気軽に始められるものも多いため、自社にとって使いやすい打刻方法を選び、各社の無料トライアルなどで試してみるのが、スムーズな勤怠管理への近道です。
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また、勤怠管理システムのより詳しい選び方はこちらで比較表付でご紹介しています。
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