SmartHR（スマートHR）｜インタビュー掲載

SmartHR（スマートHR）｜インタビュー掲載

SmartHRは、4年連続シェアNo.1(※)のクラウド人事労務ソフトです。雇用契約や入社手続き、年末調整などの多様な労務手続きをペーパーレス化し、データとして蓄積。また、勤怠管理システムや給与計算システム等との連携により、様々なデータの一元管理も可能に。さらに、SmartHRに溜まった従業員データを活用した「人事評価」「従業員サーベイ」などの人材マネジメント機能により、組織の活性化や組織変革を推進。すべての人が働きやすい環境づくりに貢献します。SmartHRは、煩雑で時間のかかる人事・労務業務から経営者、人事・労務担当者、従業員を解放し、企業の生産性向上を後押しします。 ※デロイト トーマツ ミック経済研究所調べ『HRTechクラウド市場の実態と展望 2021年度 労務管理クラウド部門』

★★★★★ 4.4
13件の口コミ・評判

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インタビュー

「わかりやすくかみ砕く」ことで手続きを誰にでもスムーズに。使いやすさへのこだわりがシェアNo.1の原動力

株式会社SmartHR 執行役員 VP of Sales 中尾 友樹様

―SmartHRは、どのようなプロダクトでしょうか？

従業員の情報収集、書類自動作成、申請や管理、厄介な年末調整業務などをWeb上で処理できる、クラウド型の人事労務ソフトです。

弊社は2013年に創業しました。当時は受託の開発を行っていましたが、さまざまな事業の可能性を模索しながらSmartHRの開発に至りました。しかし一番は創業者で前代表の宮田の家族が妊娠した際、勤め先に提出する書類が非常に多く、身重な体での処理が大変だと感じたこと、加えて宮田自身も体調を崩した際に社会保障整備の重要性を感じたことが大きなきっかけです。そうした課題を解決すべく、利便性を重視したSmartHRが生まれました。

―なぜSmartHRはこれほど注目を集めたのでしょうか？

同じ分野のサービスはもともとあったものの、専門性が高くて、使えるデバイスも限定されているなど、高いリテラシーが求められるものばかりでした。SmartHRはスマートフォンでの利用が可能で、オフィス以外の場所でも手軽に使えます。それが便利だという認知が広がり、サービスの提供開始から5年で全国5万社以上(※)の登録に繋がりました。

※SmartHR上で事業所登録を完了しているテナント数（但し、退会処理を行ったテナント数を除く）

―開発にあたってのコンセプトやこだわりを教えてください。

人事労務分野において、給与計算や勤怠管理のシステムの歴史は古く、給与計算システムについては何十年もの歴史があります。そうしたなかでまだ紙媒体の処理が残っている業務をクラウドで手軽に処理して、多くの従業員の手間と時間を省こうという考えが根底にあります。

そのため企業の従業員全員が違和感なく使えるシステムを目指しました。例えば、年末調整などは非常に複雑で難しい用語が使われますが、専門用語の意味まで理解していなくても、システムを使いやすくすることで、処理を容易にできるように設計しました。実際に作り込む過程では、実務担当の方に広く意見を聞き、どういうものが求められるかを確認しながら改善していきました。

また、弊社はデザイナーやライターが多く在籍しており、どういう見せ方をして、どういう言葉を使うかという点にもこだわっています。先ほどの年末調整の例ですと、寡婦の控除をする際には控除対象かどうかを直接聞くよりも、離婚をしているか、死別しているかをはじめに質問した方が、対象者を判別しやすいことがあります。

難しく考えがちな言葉や項目をわかりやすくかみ砕いてご案内することで、担当者に質問が集まらないように熟考しています。さらに、ユーザー様へのインタビューで実際の反応を見たり、どんなところでつまずいているのか原因を分析したりして、バージョンアップを重ねています。

―どのようなお客様のご利用が多いのでしょうか？

企業規模の大小に限らず、人事労務の効率化に対する課題意識は多くの企業様が抱えていると思いますので、大きな偏りはありません。数万～数十万人規模の企業様でのご導入も進んでいます。当初は従業員の入退社が頻繁だったり有期労働者が多い企業様や、成長が著しくて人員が増加している企業様で導入検討されることが多かったです。例えば、宿泊業や飲食業、小売業などでは一気に導入が進みました。今は製造系や医療系の企業様など、分野や規模を問わず広く導入されています。

―どのような目的で導入を検討されることが多いですか？

一番はコスト削減、効率化ですね。従来のやり方では処理に時間がかかるうえにヒューマンエラーの発生リスクがあります。SmartHRを導入いただくことで業務効率化と正確な処理を両立でき、より生産的な活動に時間を割けるようになります。なかにはBCP的な観点で導入を検討されるケースもあります。従業員の情報を扱ううえで、紙媒体で管理することは漏洩などのリスクが高いですからね。

最近ですと新型コロナ禍で会社に出勤できないことが問題になっているかと思います。例えば、健康保険証の到達が遅れてしまうとなると従業員様に不利益になるので、そういった遅滞を防ぐために導入されるケースもありますね。あとは労働人口の減少の問題にあわせて、効率化に向けたDX（デジタルトランスフォーメーション）の手段の一つとして導入されるお客様も増えています。

―既存のシステムや仕組みとの親和性は考える必要がありますか？

企業様ごとに持っているITポリシーが導入のハードルになることは確かです。ここを見直せるかどうかは大きいですね。改善すべき点は弊社からもお客様にお伝えしながら導入を進めていき、それがDXの第一歩になっていくと考えています。

―導入時に大切にされていることを教えてください。

導入後に「思っていたものと違っていた」となるのを一番避けたいので、まずは試していただいて、できることとできないことをしっかりお伝えすることを大切にしています。それによって効率化に繋がるか、継続的に利用できそうかをご確認いただき、きちんと効果や価値に繋がることを認めていただくことが重要です。そうしたすり合わせに加えて、SmartHRはこの分野の先駆者として、企業様も見えていない課題の解決などをご案内していくことで、製品自体のファンになっていただけていると考えています。

―導入後のサポートはあるのでしょうか？

もちろんです。従来のシステム会社様ですと、お客様の拠点に常駐したりコンサルティングしたりして支援に費用が掛かるケースもありますが、SmartHRは基本的にはプロダクトの使い勝手を良くしてユーザー様が自走できる環境を提案しています。とはいえ難しいというユーザー様もいますので、運用に慣れるまではしっかり伴走する体制を整えています。

また、「SmartHRスクール」という、SmartHRの仕組みや使い方が学べるeラーニング形式のコンテンツを用意しています。お客様ご自身でコンテンツを活用しながら導入を進められる場合も多くあります。そのほか、利用方法や用語から検索できるヘルプセンターも充実していますし、お困りの際にご利用いただけるチャットサポートもご用意しています。

―ご自身で解決できれば待機時間も必要なくなりますね。

そうですね。規模が大きい企業様については独自のルールや合併による文化の混交など、変化に対応するために担当者によるサポートも必要になりますが、小規模のユーザー様については不要というケースが多いです。実際、ほとんどのユーザー様がサポートなしで上手くいっています。継続率が高いところを見ると、きちんと効果を認めていただいたうえで浸透していると考えています。

―実際に導入がスムーズに進んだ事例などはありますか？

店舗数が多くて従業員の平均年齢が高く、ITリテラシーがあまり高くないという企業様においては、それまではシステム化に抵抗感があったものの、SmartHRの使い勝手が良くて導入後にすぐに浸透したという事例があります。そして、SmartHRの導入をきっかけに電子化自体に肯定的になり、他の分野のシステム化が進んだというお話を聞いています。

また、宿泊業を営んでいるユーザー様は、拠点の構造が複雑で、同じ建物でも人事の部署に行くまでに時間がかかるという問題がありました。SmartHRを導入いただいたことで、書類を紙面で提出する必要がなくなり、再提出のための往復する手間が省けたそうです。導入が必須という状況でしたので、課題を理解したうえで導入後の効果もしっかりご認識・検証いただくために、業務フローの見直しも含めて丁寧にご提案しました。宿泊業の場合は365日24時間営業されていて忙しいため、弊社で蓄積しているノウハウなどを活かして導入を進めた結果、大幅な業務効率化が実現できたようです。

―これから注力したいことや、今後のビジョンを教えてください。

ビジョンの中心にあるのは人材マネジメント支援です。最近はBIツールやタレントマネジメントが話題になることが多いですが、それには従業員の情報をフレッシュな状態に維持・管理できていることが大前提になります。ツールに良いものがあっても、ツールを利用するための情報がきちんとしていないと使いこなせません。

その点、SmartHRはフレッシュで正しい情報が自然に集まる仕組みとなっているので、自社の方々がどういう状態なのか、アルバイトや退職者が多いかなどが見えてきます。そのうえで、例えばSmartHR上で従業員のエンゲージメントサーベイを用い、いわゆる”企業の健康診断”のように予防措置を施すことに活用いただけます。従業員のパフォーマンス最大化をはかり企業の成長に繋げられるご協力ができるよう、今後も注力していきたいです。

サービス概要

SmartHR（スマートHR）は、人事・労務の業務効率化はもちろん、働くすべての人の生産性向上を支えるクラウド人事労務ソフトです。全国5万社以上(※)の登録実績。

従業員情報の収集、書類自動作成・申請・管理の全てをWeb上で完結することが可能。入退社手続きや従業員情報の一元管理、年末調整などのあらゆる人事・労務管理をペーパーレス化。電子申請にも対応しているので、役所へ出向く必要もありません。給与明細や賞与明細も紙いらず。印刷や配布にかかる手間もコストも削減します。

煩雑な紙の業務や、担当者と従業員との無駄なやりとりを一掃し、本当に必要な仕事に集中できる環境を整えます。

※SmartHR上で事業所登録を完了しているテナント数（但し、退会処理を行ったテナント数を除く）

主なポイント

• 「集まる」　従業員が必要情報を直接入力

「従業員本人」に入社や各種手続きの際に、必要となる個人情報を直接入力してもらえるので、紙での情報収集や、書き漏れなどで生じる無駄なやりとりがなくなり、担当者の負担を大幅に軽減できます。

ペーパーレスで収集した情報は、そのまま電子申請に活用できます。ハンコや手書き、役所へ出向く手間が不要となるため、業務の効率化が進みます。

また、外国人従業員のための多言語化対応や、承認経路を設定した情報収集ができる多段階承認など、スムーズな情報収集を助ける機能も豊富です。

• 「蓄まる」　常に最新の従業員情報が自動で蓄積

収集した従業員情報が社員名簿に集約されるのはもちろん、住所変更や扶養変更等の手続きを行う度に、自動で従業員情報が更新されます。

基本情報に加えて、資格情報や評価などの情報も含んだ上で、分散した社員情報を全て集約し、一元管理。常に最新で間違いのない従業員データベースが簡単に出来上がります。

• 「活用できる」　オプション機能や外部連携で、課題に合わせた使い方が可能

従業員から直接収集した情報を元に、各種労務手続きはもちろん、年末調整や給与明細、源泉徴収票の配布・作成をオンライン化するなど様々な手続きに対応しています。

また、会社が扱うあらゆる人事文書をオンライン配付・管理できる「オンライン雇用契約・文書配付」機能や、人員の採用・配置計画や各種報告などに活用できる「ラクラク分析レポート」など、利便性を高めるオプション機能も充実。

さらに、勤怠管理や給与計算ソフトなど外部サービスとの連携も豊富です。CSVはもちろん、API連携にも対応しています。

料金

• お問い合わせください。
• 利用人数30名までの小規模事業向けに、人事労務手続きに必要な機能だけを備えた無料プランあり。

会社概要

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口コミ・評判

労務管理に関する以下のような業務・書類の電子化により、大きな業務効率化が実現されました。
・給与明細取得
・年末調整、源泉徴収票取得
・人事労務にかかわる情報更新、申請

・各帳票が電子化されたことにより、担当者側、ユーザー側それぞれ連絡工数が減り、リードタイムも短くなった点
・ユーザー視点では年末調整時の必要書類登録などもツール上で行える点、必要なタイミングで任意の年度の書類を何度でもダウンロードできる点

年末調整時、類似の書類が複数ある場合、どの書類がアップロードされ、どの書類がアップロードされていないのかが分かりにくい場合があった。
重複したアップロードのアラート機能等があるとより便利かもしれません。

以前はSlackや他の複数のツールを利用して人事系の申請を行っていたが、SmartHR内で比較的柔軟に申請フォームをつくることができるので、システムが統一されていてわかりやすくなった（とりあえずSmartHRにいけば解決するようになった）

他のツールではUI的にわかりにくく、申請等でストレスに感じることもあったが、SmartHRは視覚的に初心者でもわかりやすいのでスムースに申請ができるようになった。
特にマニュアル等をみなくても感覚的にすすめられるのがよい。

前職、現職と2社で利用していますが、全体的にシンプルかつ視覚的にわかりやすいので、利用中に困ったりわかりにくかったことはありません。

入社手続きの案内をする際に、アナログでやる作業と比較すると格段に入社側と管理側どちらにもスムーズに手続きができる。

マイナンバーなどの個人情報を、管理部門が必要以上に扱わずに済む。
入社前後のフローが基本揃っているのでダンドリがスムーズ。

管理者が社員である限り、管理側とユーザー側の両面で利用することになるが、こちらのアカウントの切り替えやログインがスムーズではない。