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勤怠管理システムに使える補助金・助成金とは?主要2つは必見

勤怠管理システムに使える補助金・助成金とは?主要2つは必見

最終更新日:2021-05-27

勤怠管理システム導入を検討中の人事担当者の方へ。導入の後押しとなる補助金や助成金には何があり、どうすると使えるのか、支給条件や支給額、活用の注意点などを詳しく紹介します。

目次

勤怠管理システムの導入に使える補助金や助成金の制度は?

勤怠管理システムの導入に使える補助金や助成金として、主なものは経済産業省管轄の「IT導入補助金」と、厚生労働省管轄の「働き方改革推進支援助成金」です。

「IT導入補助金」は、中小企業・小規模事業者が自社の課題やニーズに合ったITツールを導入する際、経費の一部を補助し、業務効率化や売上アップをサポートすることを目的にした制度です。一方、「働き方改革推進支援助成金」は、働き方改革に取り組む中小企業・小規模事業者に対して助成する制度であり、労働時間改善の促進を目的にした制度です。

それぞれの目的は微妙に異なるものの、いずれも要件を満たしていれば、勤怠管理システムの導入に支給費用を充てることができます。

 

IT導入補助金とは?

こちらでは、「IT導入補助金」の具体的な中身について解説します。

<補助の内容>

補助の対象はITツールの導入にかかる費用です。IT導入補助金で規定されたITツールとは、業務効率化のために、新たに導入されるソフトウェア製品やクラウドサービスなどを指します。導入にあたってのサポート費用や設定費用もITツールの規定に含まれます。

勤怠管理システムは、勤怠データの入力集計作業を自動化できることから、業務効率化につながるため、補助の対象に該当します。他にも、ルーチンワークを自動化できるRPA、社内の情報共有を円滑にするグループウェア、在宅勤務など柔軟な働き方を実現させるWeb会議システムなどが挙げられます。

勤怠管理システムが補助の対象となる「通常枠」の種類としては、A類型とB類型の2種類があります。主な違いは「補助金申請額」「プロセス数」「賃上げ目標」です。「補助金申請額」とは文字通り、補助金をいくら申請できるのかですが、「プロセス数」「賃上げ目標」は何を意味するのか、簡単に解説します。

プロセス数
プロセス数とは、いわゆるソフトウェアに必要な業務プロセスのこと。「顧客対応・販売支援」「会計・財務・経営」「汎用・自動化・分析ツール」など、ITツールで改善できる業務プロセスの数によって、類型が分類されます。

賃上げ目標の策定
補助金交付の採否にあたって加点または必須項目になります。賃上げ目標の策定とは、次の2つを満たす計画を従業員に表明することを指します。この計画が実現できなかった場合、賃上げ目標が必須項目である通常枠のB類型や、後述の「低感染リスク型ビジネス枠」C類型-2では、補助金の返還が求められるため注意しましょう。

  1. 事業計画期間において、給与支給総額を年率平均1.5%以上増加すること
  2. 事業計画期間において、事業場内最低賃金(事業場内で最も低い賃金)を地域別最低賃金+30円以上の水準にすること

以上をまとめると、各類型の規定は次の通りです。

A類型

  • 補助金申請額…30万円~150万円未満
  • プロセス数…1以上
  • 賃上げ目標…加点項目、

B類型

  • 補助金申請額…150万円~450万円以下
  • プロセス数…4以上
  • 賃上げ目標…必須要件

A類型よりB類型の方が、業務プロセス数が多く、賃上げ目標も必須のため補助金が高額になります。

なお、2021年度はコロナ禍を踏まえ、通常枠よりも補助率を3分の2以内までに拡大した「低感染リスク型ビジネス枠」として、C類型とD類型が設立されています。

C類型は、複数のプロセス間で情報連携し複数プロセスの非対面化や業務の更なる効率化を可能とするツール。D類型は、テレワーク環境の整備に資するクラウド環境に対応し、複数プロセスの非対面化を可能とするツールと、それぞれに要件が定められています。

<補助金の目安>

補助対象経費の2分の1

<利用条件>

申請の対象となるのは、中小企業・小規模事業者。例えば、「小売業」の場合は「資本金の額又は出資の総額が5,000万円以下の会社、または常時使用する従業員の数が50人以下の会社および個人事業主」のように、業種の分類ごとに定義があります。

また原則として、勤怠管理システムの提供企業が「IT導入補助金」を運用する「サービス等生産性向上IT導入支援事業事務局」に登録している必要があります。具体的にどのような企業名や勤怠管理システムが登録しているのかを知りたい場合は、「IT導入補助金」のサイト内に用意されている資料から確認できます。

なお、近年、IT導入支援事業者登録を受けていない事業者がIT導入支援事業者を装って架空の補助金申請を斡旋するというようなケースが報告されているため、注意が必要です。ITベンダーとの商談の際には、必ず「IT導入補助金」のサイトやコールセンターにて、IT導入支援事業者登録の有無を確認するようにしましょう。

<申請と手続きのフロー>

まず、IT導入支援事業者とITツールを決め、次に「交付申請」を行います。なお申請にあたっては、経済産業省が提供する、1つのIDで様々な行政サービスにログインできるサービス「gBizID」のアカウントを取得する必要があります。アカウントの取得まで概ね2週間となっていますが、数週間を要する場合もあるので、申請を決めたら早めに取得した方がいいでしょう。

審査を経て交付の採否が確定すると、事務局から交付決定通知が届きます。通常枠の場合、この交付決定通知より前に契約や発注をすると、補助金の交付を受けられなくなるので注意しましょう。

また、補助金交付にあたっては、導入後の効果報告が必要です。最終的に補助金が交付されるのは、「事業実施効果報告」を提出してからになります。事業実施効果報告に際しての効果報告作成支援、必要情報の収集・集計、必要書類の取りまとめなどは、IT導入支援事業者のサポートを受けられます。

 

働き方改革推進支援助成金とは?

こちらでは、「働き方改革推進支援助成金」の具体的な中身について解説します。

<助成の内容>

「働き方改革推進支援助成金」には4つのコースがあります。そのうち、企業が勤怠管理システムの導入に活用できるのは、「労働時間適正管理推進コース」「労働時間短縮・年休促進支援コース」「勤務間インターバル導入コース」の3つです。

助成の対象となる取り組みは、幅広く設定されていますが、勤怠管理システムの導入は「労務管理用ソフトウェアの導入・更新」にあたるといえます。

各コースの違いは、「助成内容」「成果目標」などです。コースを選ぶ際には、成果目標を達成できるかどうかを確認することが重要です。なぜなら成果目標の達成状況に応じて、助成金の支給額が変わってくるからです。

現在(令和3年)に定められている、各コースの主な成果目標は次の通りです。

労働時間適正管理推進コース

  • 全ての対象事業場において、新たに勤怠(労働時間)管理と賃金計算等をリンクさせ、賃金台帳等を作成・管理・保存できるような統合管理ITシステム(※)を用いた労働時間管理方法を採用すること。
    ※ネットワーク型タイムレコーダー等出退勤時刻を自動的にシステム上に反映させ、かつ、データ管理できるものとし、当該システムを用いて賃金計算や賃金台帳の作成・管理・保存が行えるものであること。
  • 全ての対象事業場において、新たに賃金台帳等の労務管理書類について5年間保存することを就業規則等に規定すること。
  • 全ての対象事業場において、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に係る研修を労働者及び労務管理担当者に対して実施すること。

労働時間短縮・年休促進支援コース

  • 全ての対象事業場において、令和3年度又は令和4年度内において有効な36協定(労働基準法36条に基づく労使協定)について、時間外・休日労働時間数を縮減し、月60時間以下、又は月60時間を超え月80時間以下に上限を設定し、所轄労働基準監督署長に届け出を行うこと
  • 全ての対象事業場において、特別休暇(病気休暇、教育訓練休暇、ボランティア休暇、新型コロナウイルス感染症対応のための休暇、不妊治療のための休暇)の規定をいずれか1つ以上を新たに導入すること
  • 全ての対象事業場において、時間単位の年次有給休暇の規定を新たに導入すること

勤務間インターバル導入コース

  • 事業主が事業実施計画において指定したすべての事業場において、休息時間数が「9時間以上11時間未満」または「11時間以上」の勤務間インターバルを導入し、定着を図ること。

<助成金の目安>

各コースで支給額の上限や、経費に対する補助率が異なります。いずれのコースも成果目標の達成状況に応じて支給されます。例えば、「労働時間適正管理推進コース」であれば、成果目標達成時の上限額は50万円で設定、対象経費の合計額に補助率4分の3を乗じた額を助成(ただし上記上限額を超える場合は、上限額まで)のようになります。

また、全コース共通のこととして、賃金額の引き上げを成果目標に加えた場合、賃金引上げ数の合計に応じて、上限額に支給額が加算されます。例えば、賃金額を3%引き上げた人数が11~30人の場合、1人当たり5万円(上限150万円)の加算になります。

<利用条件>

3のコースに共通する条件は、中小企業事業主であることです。中小企業事業主の定義については、業種ごとに「資本または出資額」「常時雇用する労働者」をもとに要件が定められています。なお、業種は「小売業(飲食店を含む)」「サービス業」「卸売業」「その他業種」の4分類です。具体的な要件は次の通りです。

小売業(飲食店を含む)
資本または出資額は5,000万円以下、または常時雇用する労働者が50人以下

サービス業
資本または出資額は5,000万円以下、または常時雇用する労働者が100人以下

卸売業
資本または出資額は1億円以下、または常時雇用する労働者が100人以下

その他の業種
資本または出資額は3億円以下、または常時雇用する労働者が300人以下

<申請と手続きのフロー>

まず、都道府県労働局に「交付申請書」を提出します。その後、交付の可否が決定し、通知が届きます。通知が届いたら、勤怠管理システムの購入や導入を実施し、「支給申請書」を都道府県労働局に提出。支給の可否が審査されたのち、支給が決定したら、助成金を受け取ることができます。

 

補助金・助成金活用の注意点

「IT導入補助金」と「働き方改革推進支援助成金」は、どちらも効果や成果の報告が必須です。つまり、単に勤怠管理システムを導入したからといって、補助金や助成金を支給してもらえるとは限りません。あくまでも目的は、業務効率化や働きやすさの達成です。そのため、勤怠管理システムの導入と、業務プロセスの見直しや働き方改善の計画をセットで考える必要があります。

ただし、申請から交付決定・入金までの時間もかかるので、事業スピードを優先するのであれば、あえて申請しないのも手です。また、それぞれの制度は単年で設計されており、年度ごとに申請期限が決まっているので、いつでも利用できるものではありません。

例えば、2021年の「IT導入補助金」は、申請時期は6月末まで。期限を過ぎたら利用できないので注意しましょう。ちなみに「IT導入補助金」は2017年から毎年実施されているので、2022年以降も制度が継続される可能性は高そうです。

 

勤怠管理システムの選び方

具体的にどのような勤怠管理システムを選べばいいのか、というポイントについては以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてください。

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まとめ

申請や報告の手間はかかりますが、勤怠管理システムの導入による効果や成果をしっかり見据え、計画を立て、実行できれば問題はありません。いずれにしても補助金や助成金を活用するしないに関わらず、システム導入の効果測定は重要です。逆に言えば、取り組むべきことに取り組み、その結果、補助金や助成金を支給されるのであればお得だといえるかもしれません。

とはいえ手続きにあたっては、企業単独で頑張ろうとせずにサポートを受けることもポイント。「IT導入補助金」はIT導入支援事業者、「働き方改革推進支援助成金」なら事業所の所在地を管轄する都道府県労働局雇用環境・均等部(室)にアドバイスをもらいながら進めていくといいでしょう。

 

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