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ナレッジベースツール11選。構築に適したツールとは?

ナレッジベースツール11選。構築に適したツールとは?

最終更新日:2022-06-02

ナレッジを蓄積・活用して業務効率化を進めたい方や、膨大な情報を整理・活用するために専用ツールの導入を検討している方へ。ナレッジベースツールの機能や利用場面、ツールの種類・選び方を、おすすめのサービスとともに詳しく解説します。

目次

ナレッジベースツールとは?

ナレッジベースツールとは、ナレッジベースを構築し、企業のナレッジ資産を一元化するツールです。そもそも「ナレッジベース」とは、日々の業務で蓄積されていく様々なナレッジ(=knowledge、知識)をデータベース化したものです。ナレッジベースは業務の効率化や人材育成、さらには経営戦略を支える重要な資産として、注目されています。

ツールの導入により、情報の管理が容易になるだけでなく、検索性が上がる、属人化していた情報や社内に埋もれていた情報を顕在化する、といったメリットが生まれ、企業全体で知識やノウハウを効率よく活かせるようになります。

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ナレッジベースの利用場面

まずは具体的な利用場面を見ていきましょう。ナレッジベースツールが活躍する、4つのシーンをご紹介します。

1.社外ユーザー向けFAQサイト

Webサイトやアプリの利用者が疑問を持つ際に、ユーザー自身で解決できるようにしたもの。顧客や利用者からの「よくある質問」をナレッジベースとして蓄積しておくことで、利用者は検索するだけで質問への回答を得られます。社外ユーザーが抱きがちな疑問をFAQサイトで先に解消しておくことで、個別の問い合わせ件数が減り対応の手間が省け、貴重なリソースを本来の業務に集中できるのみならず、ユーザーの信頼にもつながります。

2.カスタマーサポート向けFAQサイト

コールセンターなどのカスタマーサポートスタッフが問い合わせに対応する際に、類似回答例や参考マニュアルとして使用します。上記「1.社外ユーザー向けFAQサイト」で解消しきれなかった疑問や、イレギュラーな対応を必要とする社外ユーザーの問い合わせに効力を発揮します。オペレーターあるいはサポートスタッフはあらかじめ、会社側によって用意された信頼できる知識を参照して応対できるようになり、心理的負担が軽減します。それによりサービスの質や顧客満足度が向上します。

3.社内業務ナレッジの蓄積・共有

社内で蓄積されたナレッジを集約し、必要な社員がいつでも簡単に取り出せるデータベースとして使用。業務の進め方や手順、専門用語集といったマニュアルから、業務のコツや考案した方法論などのノウハウまで、多岐にわたって蓄積・共有できます。

たとえば業務の引き継ぎや新入社員への指導のために、よくある質問や社内ルールなどをまとめておくことで、コミュニケーションが円滑になり、指導に関わるコストや時間がカットできます。

4.社内資料の蓄積・共有

業務のノウハウはもちろん、顧客への提案書や報告書といった資料も社内の重要なナレッジです。上記の社内業務ナレッジ同様、社内資料もツールに集約しておけば、過去資料を参考に新たな提案資料を作成するシーンなどで役立ちます。

社内業務・資料をナレッジベースツールで管理すれば、企業内に存在する様々なデータや資料などを横断的に検索できるエンタープライズサーチ(企業内検索システム)として活用できます。社内にある膨大なデータから、必要な情報を瞬時に見つけられるため、業務効率が格段に向上します。

 

ナレッジベースを構築するツールの種類

ナレッジベースツールを大きく3タイプに分けてご説明します。

FAQツールタイプ

前項の「1.社外ユーザー向けFAQサイト」と「2.カスタマーサポート向けFAQサイト」に対応。「よくある質問」と「回答」の組み合わせで構成されています。ツールにはナレッジを集約するシステムだけでなく、回答を作成するコンテンツ作成機能、質問を探すための検索機能、検索結果を分析して改善につなげる分析機能などが付随しています。

社内wikiツールタイプ

前項の「3.社内業務ナレッジの蓄積・共有」に対応。ブラウザからダイレクトにWebサイト上のページの追加・記載・更新等を行える「wiki」型で、社内の情報やノウハウを蓄積・共有します。社員なら誰でも自由に、ドキュメントや記事ページを作成・編集することが可能です。

業務上の疑問点やノウハウを社内wikiで共有しておけば、「誰に質問すればいいかわからない」「同じことを何度も聞かれて業務が中断する」といったストレスが解消され、業務効率が上がります。誰でも更新できるので、社員一人ひとりが持っている暗黙知の見える化が進みます。

オンラインストレージタイプ

前項の「4.社内資料の蓄積・共有」に対応。クラウド上で社内外のメンバーと円滑かつ安全にファイル共有できる「オンラインストレージ」を使って、社内資料を蓄積・共有していきます。無料で利用できるサービスもありますが、セキュリティ面で懸念がある場合は有料の法人向けオンラインストレージが安心です。

今回の記事では、「FAQツールタイプ」と「社内wikiツールタイプ」を対象に説明します。オンラインストレージタイプのおすすめツールは、「法人向けオンラインストレージ!目的別の選び方やおすすめセキュリティ機能」をご覧ください。

 

ナレッジベースを構築するツールの選び方

選び方のポイントは、ナレッジベースツールの使用目的です。

ツールのタイプで選ぶ

上記でご紹介したタイプ分けの通り、社外ユーザーや社内カスタマーサポート向けのFAQサイトを構築・運用していく場合にはFAQツールがおすすめです。FAQツールでは、回答ページを作成し、ユーザーが検索によって最適解を見つけられるようにする必要があります。そのため、回答ページの作りやすさや修正のしやすさだけでなく、検索機能の充実度も重要です。

FAQツールタイプの利点

たとえば、検索機能に強みを持つ「Zendesk(株式会社Zendesk)」では、カテゴリー別、セクション別に階層を細かく設定し、ヘルプページをユーザー属性ごとに構成するなどユーザビリティの高いページを作成することができます。企業の中にはZendeskでヘルプページを作成し直したところ、ユーザーの自己解決が捗り問い合わせの負荷がカットされたという声も。

社内wikiツールタイプの利点

一方、社内業務ナレッジの蓄積・共有を促進するためには、投稿のしやすさや、情報の共有のしやすさがカギとなります。社内wikiに対応したツールは、いずれも書きやすさには定評あり。そこで、使用感に加えて業務ニーズに合ったツールを選ぶのがおすすめです。

たとえば「Qast(any株式会社)」は、社内wikiに加えて、「社内版知恵袋」に対応している点がユニーク。社内の疑問は、誰でも質問できて、誰でも回答できる「Q&A」に投稿。ナレッジを引き出すオープンクエスチョン、バックオフィス部門宛のFAQなどに利用できます。

また、みなが書き込みをしていくwiki型のシステムでは、誰かが整備するFAQサイトの運用とは違い、社内メンバーなら誰でも回答できる気軽さで、負担を分散しながらより多くのナレッジを蓄積できます。

機能で絞り込む

ツールのタイプが決まったら、以下のようなポイントで必要機能を絞り込むと良いでしょう。

テンプレートの充実度

文章作成が苦手な方や、フリーレイアウトでは書き方がわからず手間取る、人によってばらつきが出てしまってわかりにくい、という場合は、テンプレートがあるツールの検討を。「NotePM(株式会社プロジェクト・モード)」には日報、議事録、報告書など50種類以上のテンプレートのほか、矢印や吹き出しなど、マニュアル作成に便利な「画像編集機能」も用意されています。

チャットツールとの連携性

社内で使用しているビジネスチャットツールとの親和性もチェックポイント。普段社内メンバーとやりとりしているツールに有用な情報があったのに、時間が経って埋もれてしまった、という経験がある人は多いでしょう。たとえば、「Stock(株式会社Stock)」はビジネスチャットツール「Slack」と連携し、投稿をノートにして蓄積できる機能を搭載。議事録から依頼事項、ちょっとしたアイデアまで、ワンクリックで簡単にストックできます。

 

主なナレッジベースツール(FAQ型)

まず、「FAQツールタイプ」のおすすめのツールを5つご紹介します。

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Zendesk(株式会社Zendesk)

Zendesk公式Webサイト

(出所:Zendesk公式Webサイト)

世界で10万社以上の導入実績を持つFAQサービス。標準料金内でカスタマーサポート向け問い合せ管理やチャット、CTIの機能なども統合的に利用できる。FAQとしても機能性が高いことから、Zendeskを問い合わせ管理やチャット手段として利用している場合、セットで使えるFAQシステムも導入するケースも多い。
サジェスト検索やカテゴリ検索、コンテンツ作成・編集・公開機能や分析機能など、一通りの機能を有する。コンテンツエディタ、コンテンツの履歴管理、検索用にリストによるカテゴライズやラベルに対応。

  • 料金:月額約6,000円/ID(Suite Teamの場合)~

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ナレッジリング(株式会社CBIT)

ナレッジリング

(出所:ナレッジリング公式Webサイト)

コストパフォーマンスに優れたクラウドFAQシステム。1アカウントあたり120円と業界最安クラスの価格帯で導入できる。
操作性、検索性に優れ、インターネットやWord、Excelになじみのある方であれば誰でも使える。ファイル内にあるテキスト情報までを検知する「ファイル内検索」や、検索数や閲覧数が多い情報をトップ画面に表示させる「知識ランキング」など、探している情報がすぐに見つかる環境が整っている。また、SLA(サービス品質保証制度)でサービス稼働率99.9%を保証。万基準値を下回った場合は、減額対応をしてくれる点も心強い。

  • 料金:月額9,800円+120円/ID〜 初期費用98,000円 ※無料プランあり

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Helpfeel(株式会社Helpfeel)

Helpfeel公式WEBサイト

(出所:Helpfeel公式Webサイト)

CS担当者やコールセンターの負担軽減に強みを持つFAQシステム。どんな曖昧な質問表現にも答えられる「意図予測検索」が搭載されている点が特長で、質問の予測パターンを50倍以上に拡張し、言葉の違いだけではなく、同じ言葉でも漢字表現とひらがな表現の違い、送り仮名の違い、スペルミスや、感情的、抽象的な表現などにも対応。
また、言葉から質問を探すアプローチで、文字を入力した瞬間に結果が表示されるFAQシステムを構築することができることも強み。その他、社内向けのFAQシステムや、問い合わせフォームシステムのラインナップも。

  • 料金:要問い合わせ

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PKSHA FAQ(株式会社PKSHA Communication)

PKSHAfaq公式Webサイト

(出所:PKSHA FAQ公式Webサイト)

誰でも簡単にFAQの作成・公開・分析・運用改善ができるFAQシステム。約7万語種類の概念知識と、1,200万語の言語辞書を搭載した「言語理解エンジン」や、検索サジェスト、閲覧・最新順FAQ表示機能、関連FAQ表示機能など複数のナビゲーションパーツで、知りたいFAQに素早くたどり着ける。
導入から公開までの支援はもちろん、公開後の活用促進まで、利用レベルに合わせたオンボーディング・活用支援サポートを実施しており、初めてFAQを導入する企業におすすめ。

  • 料金:要問い合わせ

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Tayori(株式会社PR TIMES)

Tayori公式Webサイト

(出所:Tayori公式Webサイト)

FAQやチャット、フォーム、アンケートの作成ができるカスタマーサポートツール。スムーズな顧客対応と社内業務の効率化を支援する。ナレッジマネジメントツールとしての活用も可能。
テンプレートに沿って質問と回答をテキスト入力していくだけでFAQを作成でき、気づいた時に誰でもすぐに内容を更新できる。FAQを使ってナレッジを蓄積していくことで、情報共有がスムーズに。また、フォームを利用してナレッジを収集することで、送られてきたナレッジ情報をコピー&ペーストでそのまま掲載できるため、更新の手間も省ける。フォームを常時設置しておけば、ナレッジが自動で蓄積されていくので、それらの情報を管理者が内容を精査して掲載するといったことも可能。

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主なナレッジベースツール(社内wiki型)

続いては、「社内wikiツールタイプ」6つご紹介します。

Stock(株式会社Stock)

Stock公式Webサイト

(出所:Stock公式Webサイト)

「チームの情報を最も簡単に残せる」がコンセプトの、シンプルな使い心地のツール。「ノート」「タスク」機能はオフラインでも使用でき、いつ・どんな状況でもアクセスしやすい。また、普段使用しているメールの内容を、自動でストックする「メール自動転送機能」もあり、メールとチャットなど、外部との連絡手段が複数あり、情報の整理に課題を感じている方にぴったり。
タスク管理やメンバー間のメッセージ機能など、チーム全体の作業効率を上げる機能も搭載。さらに、社外のクライアントや取引先のメンバーを、完全無料・人数無制限で何人でも招待することができる。

  • 料金:月額1,980円〜 ※無料プランあり

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flouu(プライズ株式会社)

flouu公式Webサイト

(出所:flouu公式Webサイト)

組織の情報共有を加速させるオンラインワークスペース。「作業」「コミュニケーション」「ナレッジ活用」に注目した文書作成・情報共有の効率化が特徴。チャットと編集を同時にできるため、ドキュメントを見ながらリアルタイムコミュニケーションが可能。共有したナレッジは閲覧者や閲覧回数が確認でき、また特に読んでほしい人に閲覧をリクエストする機能もあるため、共有の漏れを防止できる。
Slack、Chatwork、Googleドライブと連携し、投稿内容をシームレスに保存したり、格納されたファイルをflouu上から横断的に検索したり、といった使い方が可能。

  • 料金:月額500円/ID〜、初期費用なし

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NotePM(株式会社プロジェクト・モード)

NotePM公式Webサイト

(出所:NotePM公式Webサイト)

5,000社以上の企業が登録している社内wikiツール。ナレッジを集約したマニュアルをWeb上で簡単に作成できる。動画共有、変更履歴の自動記録機能も搭載しており、チームでの情報共有をスムーズに行える。「人気ページのランキング」「ナレッジ共有の貢献度が高い社員」など、活用状況をレポート化し、定量的に把握できる。
会社の規模に応じた柔軟なアクセス制限、閲覧履歴の表示、コメント・いいね機能、ファイル・外部ページ共有など多機能。Microsoft Teams、Slack、Chatwork、LINE WORKS、NotePM APIと、多彩なチャット連携・API対応も魅力。

  • 料金:月額4,800円(税込)〜、初期費用なし

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Notion(Notion)

Notion公式Webサイト

(出所:Notion公式Webサイト)

世界中で2,000万人以上に利用されているオールインワンワークスペース。ニーズに応じた柔軟なカスタマイズが好評で、ドキュメンテーションを中心に、タスク管理、Todoリスト、カレンダー、スプレッドシート、Wiki、ファイル管理といった、それぞれ別のツールで管理していたナレッジを一つのワークスペースに集約できる。ページ内には500以上のアプリを埋め込むことができるので、すべての作業のハブとして使用すれば効率化が進む。
書きやすく読みやすいUI/UXも特徴の一つ。コンテンツを視覚的に移動でき、保存場所の確認も容易。

  • 料金:月額$8/ID(チームプラン) ※無料プランあり

詳細はこちら

Qast(any株式会社)

Qast公式Webサイト

(出所:Qast公式Webサイト)

個人のノウハウを引き出し、組織全体のパフォーマンスを最大化するナレッジ経営クラウド。集約したナレッジを経営につなげるナレッジ経営の実践に必要な機能と、ナレッジコンサルタントによる定着支援で、組織への浸透を促進する。ナレッジベースツールの導入に不安のある方や、より効果的な使用方法を検討している方におすすめ。
リモートワークが進む中、共有の手間がかかる「誰が、何に詳しいか」の情報を整え、組織の全員が知っている「トランザクティブメモリー」の状態を作り上げる。ITリテラシーを必要としないシンプルなUI、匿名投稿が可能な「社内知恵袋」、スコア機能やリアクションボタンで、チーム内のコミュニケーションが活性化した例も。

  • 料金:要問い合わせ

詳細はこちら

esa(合同会社esa)

esa公式Webサイト

(出所:esa公式Webサイト)

「チームで情報を育てる」ドキュメントツール。不完全でも公開する、書いている途中("WIP(書き途中)"状態)でもチームで共有することで、ナレッジベース構築のハードルを下げる。作業内容が可視化されるので、チームメンバーの進捗状況確認にも利用可能。また「もっと早く相談してくれたら…」といった報連相の遅滞による人的ミスをなくし、スピーディな業務を実現できる。ページには変更履歴が残るので、更新・復元も容易。
チームで“育てた”情報は、チャットのように気軽に発信し、Wikiのように整理・編集する。記事はタイトル編集だけでカテゴリ別に整理でき、外部にも公開できる。

  • 料金:月額500円(税込)/ID

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まとめ

FAQ型と社内wiki型を中心に、ナレッジベースツールをご紹介しました。用途に即したタイプを選び、さらに機能で絞り込んでいけば、社内ニーズに適したツールが見つかるでしょう。

ある従業員が普段何気なく用いている知識やノウハウが、他の従業員から見れば素晴らしいハックだった、という場面はよくあるもの。個人一人ひとりが持っている暗黙知を共有し、全体の財産として一元管理していけば、企業や従業員に新たな可能性が生まれるはずです。

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