最終更新日:2023-07-07
社内に分散したノウハウを１カ所にまとめたり、ナレッジを蓄積したりするために社内wikiツールの導入を検討している方へ。社内wikiツールの導入メリットや社内浸透策、おすすめのツールなどをご紹介します。
社内wikiツールとは、社内の情報やノウハウを蓄積・共有するためのwiki型ツールです。対象となる情報としては、業務に関するノウハウやマニュアル、FAQ、議事録など、更新性の高いものが挙げられます。社員なら誰でも自由に、ドキュメントや記事ページを作成・編集することができるのが特徴です。
社内wikiとは、「ウィキペディア（wikipedia）」にちなんで、WebブラウザからWebサイト上のページに追加・記載・更新等を直接行える、社内専用のWebサイト編集システムのことです。
通常、従業員が業務でよく利用するのはメールやチャットなどのコミュニケーションツールですが、「時間が経つと情報が流れてしまう」という課題があります。その点、社内wikiであれば情報を逐次ストック可能です。特定の管理者に依存するのではなく従業員全員が自由に編集できるため、必要に応じて新しい情報を追加・更新できる、メンテナンス性の高さも大きなポイントです。
社内wikiツールを導入するときに注意したい、3つのポイントについて解説します。
今回は、社内wikiを推進していく上で、おすすめの社内wikiツールやその具体的導入メリット、更に社内浸透策などを合わせてご紹介します。
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社内wikiツール導入によって得られる、5つのメリットをご紹介します。わかりやすいように、「どんな課題が解決できるか」も合わせて紹介します。
社内wikiツールを導入すれば、事務処理に関するFAQをまとめておいたり、業務知識をナレッジ化したりすることで、些細な疑問はセルフ解決可能。業務の効率化につながります。それ以外にも、会議前に過去のアジェンダを事前共有するといった使い方も可能。認識合わせや前提知識の共有に時間をかけることなく議論をスムーズに進めることができます。
社内の誰かが経験済みの業務や、解決済みのトラブルに関するノウハウが共有されていれば、同じ問題が発生した時に、スムーズに解決策を実行できます。加えて、共有されているノウハウを社員がそれぞれブラッシュアップすることで、業務品質の向上にもつながります。
業務内容やルールをまとめた社内wikiがあれば、新入社員や部署異動でやってきたメンバーへの研修を簡略化するのに役立ちます。研修担当者の負荷を減らすだけでなく、新メンバー自身も「ここを見れば大丈夫」と安心感を持って、新しい業務に取り組むことができます。
社内wikiなら誰でもページを作成・更新できるため、社内全体で情報共有がされやすくなります。また、誰かが投稿したナレッジをほかの社員がブラッシュアップするといった、コラボレーション効果も期待できるでしょう。なお、ほとんどのツールが、情報によって閲覧・編集権限を狭めるなどの措置も取れるため、採用情報・個人情報などを取り扱う場合も安心です。
ページ作成に特定知識の習得が必要だったり、フォーマットが複雑だったりすると、書くのが億劫になって更新が滞りがちに。その点、社内wikiツールの多くは、シンプルな記載方法や多様なフォーマットを採用しているため心配いりません。また、文字装飾やリスト形式での記載など、幅広いテキスト表現ができるMarkdownに対応しているツールもあります。
「せっかくツールを導入したのに今ひとつ使いこなせていない…」。そんな導入失敗を防ぐため、社内wikiツールを社内で浸透させるための4つの方法をご紹介します。
「社内wikiツールを導入したら自然とみんなが使ってくれる」というケースは非常に稀です。更に、導入目的や使い方をアナウンスしても浸透が進まないことも。
そのため、導入に強く賛同する複数人でチームを作って長期的な社内啓蒙活動を行うのが、導入成功のポイントとなります。1人の担当者に任せてしまうと、作業量とメンタルの両面で負荷が大きすぎるため、「チームで対応する」ことが重要です。
また、チーム内で導入から浸透までのロードマップを作るなどすると、着実に利用者を増やしていけるようになります。
社内wikiの活用が進まない理由に、「すぐやらなくても困らない」「アウトプットをしたところで見返りが少ない」といったものが挙げられます。そのため、積極的に書き込んでナレッジを共有してくれた人にインセンティブを支給する制度や、アウトプットに対する感謝や称賛を見える化する仕組みを作って、社内浸透を図るのも一手です。
運用を開始する際に社内wikiが白紙の状態だと、「何から書き始めたらいいかわからない」「コンテンツがないから閲覧しない」といった理由で過疎化してしまいます。
しかし、前述の導入推進チームが見本となるコンテンツを事前に投入しておけば、書き方のコツが伝わるのに加えて、閲覧者も増えるでしょう。業務に関わるナレッジから、社員のプライベートの様子やおすすめのランチ場所まで、様々な内容のコンテンツを用意しておくと、社内wikiを見たくなったり書き込みたくなったりする社員も増えるはずです。
社内wikiを運用するにあたって一定のルールは必要ですが、ルールが細かすぎるとどうしても書きづらくなってしまいます。運用が上手くいっている企業では、「他者の批判でなければ、何でも自由に書いてよいです」くらいにシンプルなルールも多く見られます。
社内のナレッジを集約するのに役立つ社内wikiツールをご紹介します。
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（出所：NotePM公式Webサイト）
7,000社以上の企業で利用されている社内wikiツール。高機能エディタと豊富なテンプレートを装備しているため様々なマニュアル・業務手順書も効率よく作成可能。画像編集機能を使えば、画像に矢印や吹き出しをつけるのも簡単。
作成後の管理・活用のための機能も豊富で、いいね！やコメント機能はもちろん、足跡機能や人気ページランキング、活用している社員の特定なども可能。楽しく情報共有できるのもポイント。
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（出所：Notion公式Webサイト）
社内wikiに加えて、プロジェクト/タスク管理機能やデータベース機能なども備えた多機能ツール。製品の機能仕様書作成や、企業ルールの共有、ロゴやフォントのカタログ化、営業ノウハウの共有など、あらゆる分野で活用することができる。GoogleドライブやFigma、Twitterなど500以上のアプリを埋め込めるので、プロジェクトのハブとして利用されているケースも。
Markdown対応に加え、写真やURLの追加も可能なので、リッチなドキュメントを作成することが可能だ。
（出所：flouu公式Webサイト）
文書の同時編集機能やドキュメント閲覧画面でのリアルタイムチャット機能など、チームでの情報共有やコミュニケーション活性化に強みを持つツール。ラベルによるドキュメントの管理や横断的な全文検索機能など、検索性の高さも特徴だ。
SlackやChatworkとの連携機能もあるので、タイムライン上で流れてほしくない情報はflouuに送って蓄積するといった活用方法も。ツールを活用するための導入支援サービスも提供している。
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（出所：Qast公式Webサイト）
Q&Aとwikiで個人のノウハウを蓄積するナレッジ経営クラウド。業種・企業規模を問わず、5,000社以上の導入実績を誇る。シンプルで直感的なUIで、誰でも簡単にナレッジを投稿可能。豊富なテンプレートやAIによる自動タグ付けなど、機能も豊富。「どんな情報が役に立つかわからないので投稿しにくい」といった場合でも、匿名投稿に対応したQ&A形式でナレッジを共有することができる。更に、知りたいことに簡単にリーチできる検索機能や、誰が・どれだけ情報共有に貢献したかをスコアで可視化する賞賛機能を併せて活用することで、ナレッジ共有の活性化を促進。企業全体の生産性向上に貢献する。
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（出所：サイボウズGaroon公式Webサイト）
ITリテラシーを問わず幅広い世代のユーザーが使いやすいUIを搭載した、サイボウズのグループウェア。マウス中心で直感的な操作が可能。様々な情報を、社内ポータルや掲示板、ファイル管理などに集約することで、社内wikiとしても使用できる。
アプリケーションの利用権限はユーザー単位、組織単位などで細かく設定可能。閲覧・編集権限の設定にも対応しているため、「特定の社員のみに公開したい」といったときにも便利。更に、特定のアプリケーションや機能のみを管理するといった設定も可能。大規模組織であっても、システム管理者の負担を軽減しつつ、手軽に使える管理機能が充実している。
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（出所：esa公式Webサイト）
不完全なドキュメントでも公開してチームで情報を育てるというコンセプトのツール。3,000以上の会社や団体で導入されている。
あえて「WIP（書き途中）」と明記して記事を共有する機能によって、アウトプットのハードルを低く設定。そして、複数回の更新を前提としているので、時間を書けてクオリティの高い情報へと育てていくことができる。複数名で情報を育てるための、同時編集機能も搭載。Markdownとその他豊富な入力補助機能を備える。
（出所：Scrapbox公式Webサイト）
ハッシュタグや単語のリンク化によって、関連するページ同士をつなげられる社内wikiツール。構造が複雑でないので、メモ感覚でナレッジをアウトプットすることができる。業務マニュアルから日々の小さなアイデア、おすすめのランチまで、幅広い情報を手軽に共有できるので、社員間のコミュニケーション促進にも役立つ。
1つのドキュメントを複数人で同時に編集できるので、リモートワーク環境でのディスカッションにも活用できる。
（出所：Confluence公式Webサイト）
ソフトウェア開発の現場でよく使われている課題管理ツール「Jira」の開発元・アトラシアンが提供。最大の特徴はJiraと連携して利用できること。大企業での利用実績も多数。
業務に関するルールやナレッジの共有のほか、ミーティングの議事録やプロジェクト計画の作成、トピックスへのフィードバックなど、あらゆる情報の集約とコミュニケーションの促進を支援。バージョン管理や変更通知、共有機能、高度な検索機能など、ナレッジ共有のための機能も充実している。
（出所：Zendesk公式Webサイト）
世界10万社以上で利用されているカスタマーサポートツール。社内wikiとしての利用も可能。検索性が高く、情報の取り出しやすさに強み。業務ノウハウやマニュアルの共有を重視したい場合に適している。
編集画面上で、画像や動画を含むコンテンツを簡単に作成可能。「どのコンテンツがどれくらい見られているのか」、「どのノウハウ・マニュアルがよく活用されるのか」など、状況を分析できる。内容に応じて詳しいメンバーに執筆・編集を依頼することが可能な「チームパブリッシング機能」も便利。ツールの活用促進と内容の充実に役立つ。
（出所：Qiita:team公式Webサイト）
エンジニアリング関連の情報共有サービス「Qiita」のチーム版。暗黙知をなくし、チーム内の信頼構築にも役立つ社内向け情報共有サービスだ。
プレーンテキストを書くだけで簡単に記事の作成・投稿が可能。こまめな情報共有によるリスク回避、知識の標準化、無駄な会議の減少といった効果が期待できる。
記事ごとにコメント欄が用意されているので、意見交換の場としても活用可能。メンションをつけて、記事を見てほしいメンバーに通知を送ることも。Markdownにも対応している。
（出所：Lark公式Webサイト）
チャット、メール、カレンダー、ワークフローなど多彩なビジネス機能を搭載したコラボレーションツール。社内wiki機能も備えており、ドキュメント形式以外にも、シートやマインドマップ、データベースなどナレッジをあらゆる形式で作成・共有可能。パーソナライズされた強力な検索機能を持っているため、目的のものを探し出すのも簡単。ユーザーごとに閲覧・編集・コピー・印刷・出力などのロールを割り振ることもできるため、情報漏えいなどの心配も少ない。ナレッジやノウハウの共有だけでなく、社内のコミュニケーション全般の改善を考えている場合にはおすすめ。
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(出所：shouin+公式Webサイト)
動画・PDFのマニュアルを活用して、限られた予算・時間の中で人材育成を最適化するeラーニングサービス。自社で作成したマニュアルや、業務手順を撮影した動画をシステム上で共有できるので、社内wikiツールとしても活用可能だ。
そのほかにも、自社内の用語・ルールを集約できる「用語集」や、本部から各店舗に向けた情報発信ができる「タイムライン」（オプション）といった機能を搭載。「用語集」はキーワード検索、「タイムライン」はタグ付けにそれぞれ対応しており、必要な情報にたどり着きやすい。現場から本部への問い合わせが、約30%減ったという事例も。
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無料で使い続けられる社内wikiツールをご紹介します。
（出所：Knowledge公式Webサイト）
自社サーバにインストールして利用する、オープンソース型の社内wikiツール。ダウンロードしたファイルを設置するだけで簡単にセットアップができる。
無料ツールながら、モバイル対応、Markdown対応、イベントのメール・デスクトップ通知、ファイルの添付、キーワード検索機能など、社内wikiツールに求められる機能のほとんどがそろっている。
オープンソースなので、必要な機能を追加することも可能だ。
（出所：PukiWiki公式Webサイト）
Webブラウザから自由にページ編集が行えるコンテンツ管理システム。HTMLを使わなくても文字装飾ができるため、誰でも簡単にページ作成・編集が可能に。
YouTube動画の再生プラグインや、ヒント表示付きサイト内検索など、様々な自作プラグインが投稿されており、それらを使って機能を拡張することもできる。ITリテラシーが高い組織向け。
社内の情報共有に課題を感じている人は多いはず。「一度はチャレンジしたけどうまく社内に浸透しなかった」、という経験を持つ方も少なくないでしょう。
導入しただけではどうにもならないのが社内wikiツールですが、しっかり浸透させることができれば様々な効果が期待できます。今回ご紹介した導入時の注意点や社内浸透策などを参考に、社内wikiツールの導入に挑戦してみてください。
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