社内wikiツールでナレッジ共有が加速。始め方と3つの社内浸透策
2020-08-04
「社内のノウハウが分散して活かされずもったいない。ナレッジをためるべきだがこれまで上手くいっていない。社内wikiツールの活用であればどうか？」と解決策を検討されている方に、社内wikiツールの活用策をご紹介します。
社内wikiとは、wiki型で社内の情報やノウハウを蓄積・共有するためのツールです。サイト管理者やページ作成者だけでなく、ページを閲覧する多数のユーザーがHTML等の技術知識なしに簡易なかたちでサイトのページを直接編集できることが特徴です。
wikiとは、WebブラウザからWebサイト上のページの追加・記載・更新等を直接行えるWebサイト編集システムです。wikipediaのように、共同で編集することに向いています。
なお、wikipediaはwiki形式で作成・共有しているインターネット百科事典のサービス名であり、wikiとwikipediaでは意味が異なります。
そして一般的にwikiの特性を持つ社内wikiは、閲覧者が自由に編集できるという性質を活かして、ドキュメントを最初から完璧に仕上げるのではなく、未完成でも作成したページを共有して、みなで追加・更新できるのが大きなポイントとなります。
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社内情報共有が加速するからこそのメリットと、wiki形式の社内情報共有ツールだからこそのメリットに分けてご紹介します。
1. 業務効率化：無駄な質問の減少
「同じことを別々に何度も言っている」、「みな同じところでつまづいて人に聞く」というのはよく起きがちです。回答する側としては、何度も同じ話をするのではなく、あそこに書いているのであそこを見てくださいとか、そもそもみなが先にやり方を確認して質問自体をなくした方が互いに無駄な時間がなくなります。
2. 業務効率化：会議もさくさく進む
会議では、目的の認識合わせや、検討する際の前提知識の共有に時間がかかりがちです。「この問題についてはこういう方法がよいのでは」との発言に対して、「それは昔やったけど、こういう点で不十分だった」など経緯を知らないばかりに議論が進まないケースもあります。
会議前にアジェンダが共有され、アジェンダに関連する過去の取り組みや現時点での検討状況を事前に目を通せていれば、会議は本題から始められるので、議論が進みます。
3. ノウハウ共有による品質向上
社内の誰かが実践したことある問題に対して、別の人が新たに自分で解決策を考えるというのは非効率ですし、経験者の知恵を活かせないのは組織としてももったいないです。
ノウハウが共有されれば、別の人が同じ問題に直面した時に、スムーズに解決策を実行できますし、実行に際しては、そのノウハウを改良してより成果を高められないか、と次のステップを考えられるようになることで、品質の向上にもつながります。
4. 人材育成が進む
新規に採用したメンバーや部署異動で来たメンバーに研修を通じて業務に早く慣れてもらうのはいわずもがな重要です。その研修のために、研修担当者を1～2週間つけて、みっちり指導している会社もあると思いますが、研修担当者の負荷が高まりますよね。しかも、メンバーが加入するたびに同じことを繰り返す必要があります。
その際、「社内wikiに最初に覚えるべきポイントが書いてあるからここを読んでおいて、わからなかったら質問ください」だとだいぶ対応時間を減らすことができます。
5. 開かれた組織で一体感
社内の情報が不透明で、誰が何をやっているかわからない、というのは社内の士気に関わります。社内みなの取り組みをwiki上で記載することで、お互いがわかるようになります。
経営側としては、会社の方針やKPIの進捗などを発信することで、メンバーの動機づけにもつなげられます。結果として、組織の一体感醸成による士気向上もメリットと考えられます。
更新されやすい
ページの編集者が限定されておらず、ページを見て編集したいと思った全てのユーザーがその場ですぐに編集できるので、更新されやすいページになります。
特定の人しか更新できない状態だと、誰かが修正点に気づいても直すことができず、作成者が忙しくて更新せずに、古い情報になっていく、そして見られなくなっていくというのもありがちです。それを防ぐ意味でも誰でも更新できるのは重要です。
誰でも使いやすい（特に書き方）
ページ作成にHTMLや特定知識の習得が必要となると、一部の人にしか書かれなくなってしまいます。社内wikiツールの多くは、簡易的な記法で書けるようになっています。簡易的な記法の一つとして、Markdownという記法が複数システムで採用されています。
Markdownは文字装飾やリスト形式での記載などに対応していて表現方法の幅は広いのですが、最低限書き方を覚える必要がありますので、Markdown方式にするのかは判断が分かれるところです。
みながノウハウを書き出せばメリットの大きいツールですが、そこへの道のりは決して平坦ではありません。以下の注意点を意識して社内導入を進める必要があります。
社内文化として、口頭での伝承や議論が多い場合は、「なぜ書かなければならないのか」という反応もありえます。個人間の差もあり、情報発信が好きな人もいる一方で、情報発信に消極的な人もいるでしょう。最初はみなで書いたけど、途中で飽きて書く人が減ってしまったということもあり得そうです。
そのため、皆で書きましょうと言っても、それだけでは進まないケースがあります。ある程度、社内浸透策を進める必要があります。後段の「導入を成功させるための社内浸透策は？」をご参照ください。
情報共有のポイントは、なるべく多くの情報を共有できることなので、セキュリティ上・機密上のよほど重要なことでない限りは一か所にまとめて運用することをおすすめします。チームやグループごと、事業部ごと、というのはなるべく避けましょう。
会社や部署の立ち上げ直後でなければ、チャットツール、社内掲示板、社内SNS、文書管理など情報共有に使えそうなツールはすでにいくつも利用中であることが多いでしょう。用途別に使い分けるのも手ではありますが、多すぎると、使う側は使い方を覚えるにも、どこに情報を格納したのか思い出すにも大変になってしまいますので、なるべく数は絞るべきです。
これまでご紹介してきたメリットを発揮できて、注意点も突破できそうなおすすめの社内wikiツールをご紹介します。
（出所：Scrapbox Webサイト）
Scrapboxはwikipediaのようにネットワーク型（フォルダなどの階層構造でない）でページをつなげることで、整理に頭を悩ませずに、書いたものが参照されやすくなることが特徴のツールです。
（出所：flouu Webサイト）
flouuは、文書の同時編集機能やドキュメント閲覧画面でのリアルチャット機能など、チームでの共有やコミュニケーションに強みを持つツールです。ラベル管理や横断的な全文検索によるナレッジ活用も強み。ドキュメントを組織で活用するための導入支援サービスも提供されています。
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（出所：Notion Webサイト）
Notionは社内wikiに加えて、タスク管理機能やデータベース機能なども備えた多機能なツールです。Markdwonに対応していますが、スラッシュを押すと記法を選択できるので、操作方法を覚えなくても使い始められます。
（出所：Confluence Webサイト）
Confluenceは、エンジニアで利用者が多い課題管理ツールJIRAを開発するアトラシアン製のため、JIRAと連携して利用できるのが特徴です。大企業での利用実績も多くあります。
（出所：Qiita:team Webサイト）
Qiita:teamはエンジニア関連の知識共有サービスである「Qiita」のチーム版です。Qiita同様に、コメント欄やいいねボタンなどコミュニケーションを促す仕組みがあります。
（出所：Crowi Webサイト）
Crowiはオープンソースで、オンプレ環境で利用できるwikiツールです。利用環境は自分たちで構築するから無料で利用したい場合は選択肢になります。ですが、メンテナンスの手間や使い勝手を考えると、価格だけでCrowiを選ぶのはおすすめしません。
（出所：esa Webサイト）
esa.ioは不完全なドキュメントでも公開してチームで育てるをコンセプトにしたツールです。あえて「書き途中」と明記して共有する機能は同コンセプトならではです。
（出所：Kibela Webサイト）
Kibelaは「個人の発信を組織の力にする」をコンセプトにした情報共有ツールです。個人の情報発信をグループごとに。公開・非公開を設定して共有できることや日報などのテンプレート機能等があることも特徴です。
社内wikiツールは、ツールごとにコンセプトがあり、コンセプトならではの機能や使い勝手があるため、使ってみないと良さや違いがよくわからないツールかもしれません。
ここでご紹介したツールの多くは、クレジットカード登録など課金作業を行わなくても、無料ですぐに登録して利用できるツールも多いので、少しでも気になったらまずは使ってみることがおすすめです。
それ以外の各サービスの無料期間は次の通りです。
無料でできる限り使い倒すことも重要ですが、いずれ有料になってもいいから、まずは使えるツールかテスト利用したいという方も多いでしょう。
そのテスト利用では、一人で試し書きもよいですが、wikiはチームコラボレーションに適したツールなので、ぜひ同僚などに参加してもらい、複数人で実際の一つの業務で使ってみることがおすすめです。そうやってみて、これまで何が変わるのか、あるいはたいして変わらないのかを体感しましょう。
ここでは、クラウド環境で利用を開始する場合の導入ステップについてご紹介します（オンプレ環境の場合は、サーバの確保やインストール作業からになります）。
クラウド環境の場合は、利用者分のユーザー登録さえしてしまえばすぐに利用開始できますが、社内でしっかり使われるシステムになるには順番を意識して進めましょう。
おすすめの導入ステップは以下の通りです。
まずは、目的の設定です。「社内情報共有が加速することによるメリット」で挙げたことを含め、どの目的で利用するのか狙いを定めましょう。社内wikiは様々な場面で役立つので、多岐にわたる目的を挙げたいところですが、目的が多すぎるのもよくないので、最初はいくつかに絞るのがおすすめです。
「目的とか何を蓄積・共有したいのかよくわからない」という場合は、そこの検討に時間を使うよりも、社内wikiツールを使って試してしまった方がよいでしょう。一定期間小規模のチームで利用してみて、感じている課題のどれをまずは解決できそうか検討しましょう。社内wikiツールの提供会社は、一定の試用期間を設けている場合が多いので、無料で試せる可能性はあります。
そして、運用ルールも大事です。ともすると、このように使ってほしいと細かくルールを作りがちですが、ルールがあればあるほど、ユーザーはルール遵守が大変で使いたくない、という心理になってしまいますので、最小限にシンプルなルールに絞ったほうがよいでしょう。
シンプルなルールとしてはこのような例が挙げられます。
また、社内wikiという特性を活かすには、権限設定をあまり細かく設定しすぎないことが大切です。
文書によっては特定の人以外は、閲覧のみできる状態（リードオンリー）で、と考えることもありますが、wikiのよさはその人だけでなく書けることです。リードオンリーの文書が増えると、閲覧者の気づきやフィードバックの機会を失ってしまいますので、できるだけ避けた方がよいでしょう。
元のオリジナルの文書が誤った編集で消されてしまわないか心配、その対策をしたいという場合は、編集した人の記録や、元に戻せるバックアップ機能を備えたサービスを選択するとよいでしょう。
すでにたくさんの有益な情報があり、それを移行すると社内wikiが活性化するという場合は、データ移行を検討しましょう。ですが、よほどそうでない限り、データ移行を無理に行う必要はありません。
というのは、データ移行をしようとすると、多くの場合、社内にどんな情報があるか確認して、情報を収集して、データの移行方法を検討して等のように労力がかかりがちです。データ形式が異なると、データ移行作業が難航する可能性があります。
それに費やすよりも、今後みなに書き込んでもらうにはどうすべきかを考えた方が生産的ともいえます。もちろん、すぐに移行できる有効な情報がある場合は、データ移行してしまった方が、ユーザー側にとっては、最初が見るものがあってツールに馴染みやすくなるでしょう。
社内で使い続けてもらうには、使う目的の共有と使い慣れてもらうことが大切です。そのための鍵が、「導入推進チーム」、「コンテンツの事前投入」と「シンプルなルール」です。
この目的を達成したい、こう使っておくとよい、というのは単なるアナウンスだけでなく、導入推進者が熱量をもって伝えた方がはるかに浸透が加速します。でも一人の導入推進者が言い続けるには気持ちの面でも、伝達量の面でも限界があります。その人次第にならないよう、導入に強く賛同する複数人のチームを作って社内啓蒙活動することが長期的な利用浸透につながります。
「じゃあ、これを使ってください」と言われても、真っ白な状況だと何から手をつけてよいかわからないものです。何を書いたらよいかわからないし、見たいものがないしではすぐに過疎化してしまいます。
皆が見たくなるコンテンツを予め入れておけば、ちゃんと読みますし、読むことを通じて「こう使えばよいのだな」と理解してくれるようになります。見たくなるコンテンツは必ずしも業務の重要情報とは限らず、社員のプライベートの様子やおすすめのランチ場所などの情報も見てもらう・慣れてもらう・思わず書き込みたくなるという点ではとても有効です。
ここには何を書いてよい、これはダメ、このような書き方をすることなど、様々な条件があるとどうしても書きづらくなってしまいます。業務で使うことを推奨するにせよ、まずはこの業務で使ってみましょう、くらいの声掛けの方が気軽に始めることができます。
業務の指定もせずに、「他者の批判でなければ、何でも自由に書いてよいです」くらいにシンプルにしたルールも成功企業に多く見られ、おすすめです。
社内の情報共有に課題を持つ人は多いのではないでしょうか。一度はチャレンジしたけどうまく社内に浸透しなかったな、という経験の方もいらっしゃるでしょう。
導入しただけではどうにもならないのが社内wikiツールですが、しっかり定着すれば効果は抜群です。今回ご紹介した導入の注意点や社内浸透策などが社内の情報共有促進に役立てば幸いです。
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ナレッジ共有ツールで共有されるコンテンツの種類やナレッジ共有の成功に必要な方法はこちらで詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
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flouu（フロー） ｜インタビュー掲載
社内に散在した文書や情報を集約して、チームでの作業の効率化、コミュニケーションの効率化、ナレッジの活用を促進するリアルタイム情報共有ツールです。...
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