最終更新日:2022-02-04
社内に分散したノウハウを１ヶ所にまとめたり、ナレッジを蓄積したりするために社内wikiツールの導入を検討している方へ。社内wikiツールの導入メリットや社内浸透策、おすすめのツールなどをご紹介します。
社内wikiツールとは、wiki型で社内の情報やノウハウを蓄積・共有するためのツールです。社員なら誰でも自由に、ドキュメントや記事ページを作成・編集することができます。
wikiとは、WebブラウザからWebサイト上のページの追加・記載・更新等を直接行えるWebサイト編集システムを意味し、共同での編集作業に適しています。社内wikiも閲覧者が自由に編集できるという性質を活かして、社員が各自の知見をもとにページを作成したり、必要に応じて閲覧者が新しい情報を追加・更新したりできるのが大きなポイントです。
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社内wikiツール導入によって得られる、5つのメリットをご紹介します。
同じことを複数人から質問されて何度も仕事を中断される、知りたいことを誰に聞けば良いのかわからなくて仕事が進まない、といった問題は社内wikiツールの導入で解決することができます。事務処理に関するFAQをまとめておいたり、業務知識をナレッジ化したりすれば、社内wikiを見るだけで疑問が解消でき、業務の効率化につながるでしょう。
また、会議進行において、過去の取り組みや現時点での検討状況をまとめたアジェンダが事前共有されていれば、目的の認識合わせや前提知識の共有に時間をかけずに済み、議論がスムーズに進みます。
社内の誰かが経験済みの業務や、解決済みのトラブルに関するノウハウが共有されていれば、同じ問題が発生した時に、スムーズに解決策を実行できます。加えて、共有されているノウハウをブラッシュアップすることで、業務品質の向上にもつながるでしょう。
業務内容やルールをまとめた社内wikiがあれば、新入社員や部署異動でやってきたメンバーへの研修を簡略化するのに役立ちます。研修担当者の負荷を減らすだけでなく、新メンバー自身も「ここを見れば大丈夫」と安心感を持って、新しい業務に取り組むことができるでしょう。
誰でもページを作成・更新できるため、社員一人ひとりが持っている暗黙知が社内全体で共有されやすくなります。また、誰かが投稿したナレッジを他の社員がブラッシュアップするといった、コラボレーション効果も期待できるでしょう。
一方、特定の人しか更新できない状態だと、修正点に気づいても直すことができない、作成者が忙しくて更新が滞り古い情報になっていく、といったデメリットの発生が考えられます。
ページ作成にHTMLや特定知識の習得が必要だったり、フォーマットが複雑だったりすると、書くのが億劫になって更新が滞りがちに。しかし、多くの社内wikiツールでは書き出しのハードルを下げるために、シンプルな記載方法や様々なフォーマットを採用しています。
また、文字装飾やリスト形式での記載など、幅広いテキスト表現ができるMarkdownに対応しているかどうかもポイントのひとつです。
社内wikiを導入するときに注意したい、3つのポイントについて解説します。
個人の知見や経験をナレッジとしてアウトプットする文化がなかった組織では、ただ「書きましょう」とアナウンスするだけでなく、ナレッジ共有の必要性を周知したり、アウトプットを促す仕組みを作ったりといった浸透施策が必要となるでしょう。詳しくは、後段の「導入を成功させるための4つの社内浸透策」をご参照ください。
チームやグループ、事業部ごとでナレッジの保管場所を分けてしまうと、社員それぞれが持っている情報量に差が出て、全社的なコラボレーション効果が見込めなくなってしまいます。また、多くのナレッジが集まったものの何がどこにあるのかわからない、という状態では宝の持ち腐れです。
こうした状態を防ぐには、情報はなるべく１ヶ所にまとめて運用し、ディレクトリ整理やラベル付けによって情報の検索性を高めるといった取り組みが必要となります。
チャットツール、社内掲示板、社内SNS、文書管理ツールなど、情報共有に使えるツールをすでにいくつか利用中の組織も多いでしょう。用途別にツールを使い分けることもできますが、どこにどの情報を格納したのかわからなくなるなど、混乱の原因になるのでむやみに導入ツールを増やすのは避けるべきです。
「せっかくツールを導入したのに今ひとつ使いこなせていない……」。そんな導入失敗を防ぐため、社内wikiツールを社内で浸透させるための4つの方法をご紹介します。
社内wikiツールを導入したら自然とみんなが使ってくれる……というケースは非常に稀です。さらに、導入目的や使い方をアナウンスしても浸透が進まないことも。
そのため、導入に強く賛同する複数人のチームを作って長期的な社内啓蒙活動を行うのが、導入成功のポイントとなります。1人の担当者に任せてしまうと、物理とメンタルの両面で負荷が大きすぎるため、「チームを作る」ことが重要です。
また、チーム内で導入から浸透までのロードマップを作るなどすると、着実に利用者が増えていくでしょう。
社内wikiの活用が進まない理由に、「すぐやらなくても困らない」「アウトプットをしても見返りが少ない」といったものが挙げられます。そのため、積極的にナレッジ共有を行った人にインセンティブを支給する制度や、アウトプットに対する感謝や称賛を見える化する仕組みを作って、社内浸透を図るのも一手です。
社内wikiが白紙の状態だけど、「何から書き始めたらいいかわからない」「コンテンツがないから閲覧しない」といった理由で過疎化してしまいます。
しかし、前述の導入推進チームが見本となるコンテンツを事前に投入しておけば、書き方のコツが伝わるのに加えて、閲覧者も増えるでしょう。業務に関わるナレッジから、社員のプライベートの様子やおすすめのランチ場所まで、様々な内容のコンテンツを用意しておくと、社内wikiを見たくなったり書き込みたくなったりする社員も増えるはずです。
社内wikiを運用するにあたって一定のルールは必要ですが、ルールが細かすぎるとどうしても書きづらくなってしまいます。導入に成功した企業では、「他者の批判でなければ、何でも自由に書いてよいです」くらいにシンプルなルールも多く見られます。
社内のナレッジを集約するのに役立つ社内wikiツールを7つご紹介します。
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（出所：Notion公式Webサイト）
社内wikiに加えて、プロジェクト/タスク管理機能やデータベース機能なども備えた多機能ツール。製品の機能仕様のドキュメント作成や、企業ルールの共有、ロゴやフォントのカタログ化、営業ノウハウの共有など、あらゆる分野で活用することができる。GoogleドライブやFigma、Twitterなど500以上をのアプリを埋め込めるので、プロジェクトのハブとして利用されているシーンも。
Markdown対応に加え、写真やURLの追加も可能なので、リッチなドキュメントを作成することが可能だ。
（出所：flouu公式Webサイト）
文書の同時編集機能やドキュメント閲覧画面でのリアルタイムチャット機能など、チームでの情報共有やコミュニケーション活性化に強みを持つツール。ラベルによるドキュメントの管理や横断的な全文検索機能など、検索性の高さも特徴だ。
SlackやChatworkとの連携機能もあるので、タイムライン上で流れてほしくない情報はflouuに送って蓄積するといった活用方法も。ツールを活用するための導入支援サービスも提供。
料金：月額500円/ID
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（出所：esa公式Webサイト）
不完全なドキュメントでも公開してチームで情報を育てるというコンセプトのツール。3,000以上の会社や団体で導入されている。
あえて「WIP（書き途中）」と明記して記事を共有する機能によって、アウトプットのハードルを低く設定。そして、複数回の更新を前提としているので、時間を書けてクオリティの高い情報へと育てていくことができる。複数名で情報を育てるための、同時編集機能も搭載。Markdownとその他豊富な入力補助機能を搭載。
（出所：Scrapbox公式Webサイト）
ハッシュタグや単語のリンク化によって、ページ同士をネットワーク型につなげられる社内wikiツール。構造が複雑でないので、メモ感覚でナレッジをアウトプットすることができる。業務マニュアルからおすすめのランチまで、幅広い情報を手軽に共有できるので、社員間のコミュニケーション促進にも役立つ。
1つのドキュメントを複数人で同時に編集できるので、リモートワーク環境でのディスカッションにも活用できる。
（出所：Confluence公式Webサイト）
ソフトウェア開発の現場でよく使われている課題管理ツール「Jira」の開発元・アトラシアンが提供。最大の特徴はJiraと連携して利用できること。大企業での利用実績も多数。
業務に関するルールやナレッジの共有のほか、ミーティングの議事録やプロジェクト計画の作成、トピックスへのフィードバックなど、あらゆる情報の集約とコミュニケーションの促進を実現している。
バージョン管理、変更通知、共有機能、高度な検索機能など、ナレッジ共有のための機能も充実。
（出所：Zendesk公式Webサイト）
社内ノウハウやマニュアルの共有を重視するのであれば検索機能に強いZendeskを利用するのも手。カスタマーサポートツールとして既にZendeskを利用している場合はそのライセンス内で利用できる。世界20万社で利用されているZendeskはFAQ機能が充実しており、作成したページの検索などでの取り出しやすさに強みがある。
コンテンツは編集画面上で画像や動画などを含めて簡単に作成できる。閲覧状況の分析も強みで、どのコンテンツがどれくらい見られているのか分析できるので、どのノウハウやマニュアルがどれくらい活用されているかを知り、今後のコンテンツの作成・共有に活かすことができる。
（出所：Qiita:team公式Webサイト）
エンジニアリング関連の情報共有サービス「Qiita」のチーム版。暗黙知をなくし、チーム内の信頼構築にも役立つ社内向け情報共有サービスだ。
プレーンテキストを書くだけで簡単に記事の作成・投稿が可能。こまめな情報共有によるリスク回避、知識の標準化、無駄な会議の減少といった効果が期待できる。
記事ごとにコメント欄が用意されているので、意見交換の場としても活用可能。メンションをつけて、記事を見てほしいメンバーに通知を送ることも。Markdownに対応。
（出所：Kibela公式Webサイト）
「個人の発信を組織の力にする」をコンセプトにした情報共有ツール。
Markdownやリッチテキストエディタ対応、他のツールからのインポート、表計算ソフトからのコピペによる票作成、画像や動画の貼り付けなど、記事作成・編集機能が充実している。
4段階のユーザー権限設定やアクセスコントロール、IPアドレス制限など、セキュリティ対策も万全なので、あらゆる情報を一元管理することができる。「いいね！」機能やコメント機能など、コミュニケーション促進のための機能も多数揃う。
無料で使い続けられる2つの社内wikiツールをご紹介します。
（出所：Knowledge公式Webサイト）
自社サーバにインストールして利用する、オープンソース型の社内wikiツール。ダウンロードしたファイルを設置するだけで簡単にセットアップができる。
無料ツールながら、モバイル対応、Markdown対応、イベントのメール／デスクトップ通知、ファイルの添付、キーワード検索機能など、社内wikiツールに求められる機能のほとんどが揃っている。
オープンソースなので、必要な機能を追加することも可能だ。
（出所：PukiWiki公式Webサイト）
Webブラウザから自由にページ編集が行えるコンテンツ管理システム。HTMLを使わなくても文字装飾ができるため、誰でも簡単にページ作成・編集が可能に。
YouTube動画の再生プラグインや、ヒント表示付きサイト内検索など、様々な自作プラグインが投稿されており、それらを使って機能を拡張することもできる。ITリテラシーが高い組織向け。
社内の情報共有に課題を感じている人は多いと言われます。一度はチャレンジしたけどうまく社内に浸透しなかったな、という経験を持つ方も少なくないはずです。
導入しただけではどうにもならないのが社内wikiツールですが、しっかり浸透させることができれば様々な効果が期待できます。今回ご紹介した導入時の注意点や社内浸透策などを参考に、社内wikiツールの導入に挑戦してみてください。
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flouu（フロー） ｜インタビュー掲載
1500組織以上が利用！高速全文検索や情報シェア・アクセス管理等の充実した機能に加え、わかりやすいUIにより誰でも簡単にナレッジ共有を実現できる、クラウド型サー...
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