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flouu(フロー) |インタビュー掲載

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社内に散在した文書や情報を集約して、チームでの作業の効率化、コミュニケーションの効率化、ナレッジの活用を促進するリアルタイム情報共有ツールです。

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サービス概要

flouu(フロー)は、社内に散在した文書や情報を集約して、チームでの作業の効率化、コミュニケーションの効率化、ナレッジの活用を促進するリアルタイム情報共有ツールです。

こちらからクレジットカード情報不要で14日間お試しいただけます。

主なポイント

  • リアルタイム共有でオンライン会議を効率化

リアルタイムでのドキュメント共有に加えて、ドキュメントごとにリアルタイムチャットのエリアがあり、リモートで同じドキュメントを見ながら議論、コメントをすることができます。それにより、議論が深まるとともに、発生しがちな認識のズレが起きません。

flouu リアルタイム共有 イメージ図

 

  • 強力な文書管理・検索機能でほしい情報をすぐに見つける

全文検索機能ではflouuに記録されたドキュメントの本文、コメント、添付ファイル名から横断的に 情報を検索でき、検索意図に近い情報から検索結果が表示されます。
また、ドキュメントに様々なラベルを付けて管理したり、使い慣れたフォルダ形式で管理したり、様々な形でドキュメントを探す手間を省きます。

flouu 全文検索機能 イメージ図

 

  • ドキュメントの活用や移行を支援

導入支援サービスをオプションでご用意しています。社内に散在していたドキュメント700件をflouuに移行し、業務効率化につなげた実績もあります。

 

 

インタビュー

良質なコミュニケーションを半分の時間で実現。オフィスワークの無駄を減らすサービス

プライズ株式会社 代表取締役 内田 孝輔

プライズ株式会社 代表取締役 内田 孝輔様

―flouu(フロー)はどのようなツールでしょうか?

flouuは、社内に散らばっている文書や情報を集約して一元管理をすることにより、文書検索と共有を効率的に行える、リアルタイム情報共有ツールです。

弊社は労働生産性の向上をテーマとして、2018年1月に創業しました。flouuも、そのテーマに基づき、企業における長時間労働の解消を目的に開発したツールです。オフィスワークにおいて「無駄な時間」は大きく2つあり、ひとつは移動時間、もうひとつは日々の資料作成と、それにまつわるコミュニケーションです。私たちは後者の「資料作成」と「コミュニケーション」に注目しました。例えば、営業活動の場合、営業資料や報告書、議事録の準備に時間を取られ、最も重要な商談そのものに注力できないということがよくあります。こうした課題を解決するためのツールとして、flouuの構想を考えました。

―課題解決に向けてこだわった点や機能は何でしょうか?

flouuはユーザーにもたらす効果として「作業の効率化」「コミュニケーションの効率化」「ナレッジの活用」という3点を重視して機能を設計しています。

作業の効率化では、文書作成のエディタで複数名がリアルタイムで編集・共有できたり、よく使用する文書をテンプレートで登録して後から簡単に呼び出せたりといった機能があります。また、PDFやOfficeファイルをエディタ上に貼付できる機能もあるため、テキストのみをコピー&ペーストで貼り付けるといった手間がなくなります。

コミュニケーションの効率化としては、文書を見ながら画面右側に常設されたチャット画面で、リアルタイムにやり取りができるところが特徴です。Web会議で文書の画面を共有してリアルタイムでディスカッションをしたり、音声で伝えられないところをメモで残したりといったことが可能です。チャットの公開範囲は、コミュニケーションをやり取りする相手を設定して制限することもできます。

そして、「ナレッジの活用」はflouuの一番の強みでもあります。作成したドキュメントは、ディレクトリで整理して管理することが可能なほか、ドキュメントにラベリングできるため、あとで探すときも簡単です。また、ドキュメントやチャットの中身を横断的に全文検索することもできますので、大切な情報が埋もれる心配がなく、ナレッジを蓄積して社員全員で活用できるようになります。

―それらが他のツールとの違いにもなるのですね。

現在よく使われているドキュメントツールの多くは、文書作成にフォーカスしていますので、結局SlackやChatworkにURLを添付してコミュニケーションを取ることになります。また、文書を探す際の検索性能においても満足できるものはなかなかありません。flouuは、ドキュメント作成とともにコミュニケーションも完結できる点と、高い検索性能が他ツールとの大きな違いだと思います。

―どのような方が利用されていますか?

日常的なドキュメント作成の手段としてよりは、組織で情報を共有し、フィードバックと修正を繰り返すプロジェクトやチームなどでご利用いただいています。例えば、営業職やコンタクトセンターの方が挙げられます。営業職の場合は日々の営業報告書などをflouuで作成することで、それが本人と上長の間に閉じるのではなく、営業チーム全員が報告内容や上長のフィードバックを見られるようになり、チーム全体のナレッジとして役立つものになります。また、コンタクトセンターの場合、flouuを使うことで、日々の問い合わせを受けながら、トークスクリプトや業務マニュアルを迅速に更新していくことが可能です。

業種で言うとIT系の企業様でもご利用いただいております。システム開発の仕様書を作成する際、チャット機能でコミュニケーションをとり、メンバー間の合意を得ながら進めることができます。また、過去の仕様書はナレッジとして、新しいプロジェクトを立ち上げるときの参考になります。

―flouuはどのような点がユーザーに支持されていると思いますか?

導入された担当者様の声を聞くと、一番の決め手として「使いやすさ」を挙げていただくことが非常に多いです。情報共有ツールは日常的に使うものですので、ちょっとしたユーザビリティの良し悪しで仕事のしやすさが激変します。flouuは多機能ですが、UIをシンプルにして使いやすさを追求しました。

また、導入支援にも力を入れており、評価いただくポイントです。例えば、データの移行や、チームへの浸透方法でお悩みのお客様に対しては、これまで蓄積してきたドキュメントをこちらでお預かりし、flouuに移行のお手伝いをさせていただくことも可能です。その際、flouuの利用目的を詳しくヒアリングしたうえで、検索性を高めるための最適なラベリングの方法をご提案させていただきます。ナレッジ共有やドキュメンテーションの課題はただツールを導入するだけでは解決できません。導入支援も含め、弊社のソリューションだと考えています。

―効果的にflouuを利用するためのポイントを教えてください。

不完全な状態でも躊躇せず、とにかくドキュメントを残すというのがflouuのおすすめの使い方です。例えばWordファイルやExcelファイルのように、整理して仕上げてから共有するという感覚とは真逆です。

どんなドキュメントを共有すべきかを前もって想像しようとしても限度があります。それに、考えて取捨することでナレッジの共有が滞ってしまいます。一方で、例えば、営業の企画を考えるときに、過去の営業活動の議事録が思いもよらぬかたちで役に立つ、みたいなこともあると思います。そのため、ドキュメントの質よりもアウトプットの量を重視し、誰もが気軽に利用できる文化を作ることが大切だと考えています。

―flouuを導入して成果があがったという事例はありますか?

とある営業会社様ですと、導入前は営業担当者がWordで毎日、一日の行動計画を書いて、チャットツールに送り、上司が一件ずつ確認してフィードバックするという営業コミュニケーションをしていました。

flouu導入後は、一枚のドキュメントを同時編集できる機能を使って担当者全員がそれぞれの営業活動計画を入力し、チームとしての営業計画を作る形に変わりました。リアルタイムチャット機能で上司がフィードバックして、雑談やメモもナレッジとして残せるようになったことで、チーム全体の一日の行動計画と業務内容が把握できるようになったのです。その結果、営業のコミュニケーションの質が高まりながらも、時間を半分に短縮できたというお話をいただきました。

―社内の誰かが中心になって進めなくても、自然と情報集約や効率化が進むものなのでしょうか?

そこは確かにナレッジ共有の促進において一番の課題になるところですね。ただ、flouuをご利用いただければ情報を集約すること自体はそれほど難しいことではありません。例えば、検索性を向上するためにラベリングをもう少し整理したい、というご要望があれば、我々が導入支援として代行することで問題を解消することも可能です。

―今後、どのようにサービスを拡充していく予定ですか?

集約された情報・文書をより効果的に活用するために様々なツールと連携したり、自社で付加サービスを開発したりするといった構想があります。また、蓄えた情報のなかから価値の高い文書を特定し、取り出せるような仕組みも検討していきたいです。例えば、ナレッジマネジメントのための機能を作ったり、関連するドキュメントをレコメンドしたりといった、検索時の探しやすさを高める機能を追加できればと考えています。

 

料金

  • 月額 500円/ユーザー(スタンダード)
  • セキュリティを重視するお客様向けのエンタープライズ版はお問い合わせ。

 

会社概要

会社名 プライズ株式会社
代表者名 内田 孝輔
資本金 14,650,000円(2020年7月末現在)
所在地 〒160-0022 東京都新宿区新宿7-26-7 ビクセル新宿1F
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