flouu（フロー） ｜インタビュー掲載

flouu（フロー） ｜インタビュー掲載

1500組織以上が利用！高速全文検索や情報シェア・アクセス管理等の充実した機能に加え、わかりやすいUIにより誰でも簡単にナレッジ共有を実現できる、クラウド型サービスです。

サービス概要

flouu（フロー）は、組織のドキュメント・ナレッジを集約するオンラインワークスペースです。日々の文書作成や情報共有の非効率を「作業の効率化」、「コミュニケーションの効率化」、「ナレッジ活用の効率化」の3つの観点から改善します。様々な機能と、誰でも使いやすいUIで、チームの生産性向上をサポートします。

また、万全なセキュリティ体制もポイント。情報セキュリティマネジメントの国際規格であるISO27001の認証を取得し、組織的なセキュリティ対策を行っています。世界最高水準の信頼性を持つデータセンターAmazon Web Service（AWS）を利用し、顧客の情報資産を安全に管理。さらに、第三者による不正アクセスを防止するため、2段階認証によるログインを基本機能として提供しています。

こちらからクレジットカード情報不要で14日間お試しいただけます。

 

主なポイント

• 作業の効率化

誰でも簡単に使えて表現力も高い文書作成機能

flouuはプレーンテキストだけでなく様々な文字装飾や表による情報の整理（Excelからのコピペにも対応）、チェックリストなど、見やすい・使いやすいナレッジを構築するための強力な文書作成機能があります。

ファイル添付機能

普段お使いのExcel・Word・PowerPoint・PDFなどの文書ファイルや画像・動画を、ドラッグアンドドロップで簡単に添付することが可能です。補足情報も付記することができるので、散在する情報を一つのドキュメントに見やすく集約できます。

テンプレート登録機能

日報や報告書など、よく使用する文書はテンプレート登録をして、簡単に呼び出すことができます。

見やすいUIの履歴管理機能

作成した文書をバージョンとして保存し、バージョン間の変更点をbefore-afterで比較して確認することができます。「初稿」「修正対応」「チェック済」など、文書の履歴を明確に記録・管理したい場合に便利です。

ポイント★デバイスを選ばない＆直感的に使えるUI

毎日使うツールですので、シンプルな使い心地を重視。見たまま使えるインターフェースで、ドキュメントが簡単に同時編集できます。スマートフォンにも対応し、見たまま使えるUIで、操作方法を覚える手間はほぼありません。

 

• コミュニケーションの効率化

ドキュメント単位のリアルタイムチャット機能

ドキュメントを見ながらチャットを交わしたり、好きな位置にピンを打ってコメントをすることができます。ドキュメントに関するコメントや補足事項など、散在しがちなコミュニケーション情報も履歴として残せます。

強力な情報シェア機能

情報を蓄積するだけでは情報共有は円滑化されません。flouuではドキュメントの共有をflouu上から簡単にでき、ドキュメントの閲覧状況を簡単に把握することができます。

また、シェアされたドキュメントを一覧で管理することができ、情報の見落としがありません。

ポイント★ナレッジの蓄積だけでなく、ナレッジの共有からナレッジが確実に共有先に届いているかを確認するところまでを一気通貫で機能提供しています。

 

• ナレッジ活用の効率化

高速な全文検索機能

ドキュメントの本文やコメントはもちろん、添付ファイルの中身まで検索結果に表示させることが可能です（紙をスキャンしたPDFファイルをOCRによりテキスト抽出することも可能なオプションサービスも用意しています）。多くの情報の中から簡単にほしい情報を探すことができます。

フォルダ・ラベルによる文書管理機能

使い慣れたフォルダによる階層構造でのナレッジ管理や、ドキュメントへのラベル貼付による情報整理が可能で、ナレッジが大量に蓄積された際にもすっきりと整理・管理が可能です。

ポイント★検索結果一覧には、検索したキーワードだけでなく、お気に入りをしたユーザー数、閲覧回数、チャットの回数、バージョンの更新回数など、ナレッジの価値や重要度がひと目でわかる数値情報を表示していますので、見るべきナレッジがすぐにわかります。

 

インタビュー

良質なコミュニケーションを半分の時間で実現。オフィスワークの無駄を減らすサービス

プライズ株式会社 代表取締役 内田 孝輔様

―flouu（フロー）はどのようなツールでしょうか？

flouuは、社内に散らばっている文書や情報を集約して一元管理をすることにより、文書検索と共有を効率的に行える、リアルタイム情報共有ツールです。

弊社は労働生産性の向上をテーマとして、2018年1月に創業しました。flouuも、そのテーマに基づき、企業における長時間労働の解消を目的に開発したツールです。オフィスワークにおいて「無駄な時間」は大きく2つあり、ひとつは移動時間、もうひとつは日々の資料作成と、それにまつわるコミュニケーションです。私たちは後者の「資料作成」と「コミュニケーション」に注目しました。例えば、営業活動の場合、営業資料や報告書、議事録の準備に時間を取られ、最も重要な商談そのものに注力できないということがよくあります。こうした課題を解決するためのツールとして、flouuの構想を考えました。

―課題解決に向けてこだわった点や機能は何でしょうか？

flouuはユーザーにもたらす効果として「作業の効率化」「コミュニケーションの効率化」「ナレッジの活用」という3点を重視して機能を設計しています。

作業の効率化では、文書作成のエディタで複数名がリアルタイムで編集・共有できたり、よく使用する文書をテンプレートで登録して後から簡単に呼び出せたりといった機能があります。また、PDFやOfficeファイルをエディタ上に貼付できる機能もあるため、テキストのみをコピー&ペーストで貼り付けるといった手間がなくなります。

コミュニケーションの効率化としては、文書を見ながら画面右側に常設されたチャット画面で、リアルタイムにやり取りができるところが特徴です。Web会議で文書の画面を共有してリアルタイムでディスカッションをしたり、音声で伝えられないところをメモで残したりといったことが可能です。チャットの公開範囲は、コミュニケーションをやり取りする相手を設定して制限することもできます。

そして、「ナレッジの活用」はflouuの一番の強みでもあります。作成したドキュメントは、ディレクトリで整理して管理することが可能なほか、ドキュメントにラベリングできるため、あとで探すときも簡単です。また、ドキュメントやチャットの中身を横断的に全文検索することもできますので、大切な情報が埋もれる心配がなく、ナレッジを蓄積して社員全員で活用できるようになります。

―それらが他のツールとの違いにもなるのですね。

現在よく使われているドキュメントツールの多くは、文書作成にフォーカスしていますので、結局SlackやChatworkにURLを添付してコミュニケーションを取ることになります。また、文書を探す際の検索性能においても満足できるものはなかなかありません。flouuは、ドキュメント作成とともにコミュニケーションも完結できる点と、高い検索性能が他ツールとの大きな違いだと思います。

―どのような方が利用されていますか？

日常的なドキュメント作成の手段としてよりは、組織で情報を共有し、フィードバックと修正を繰り返すプロジェクトやチームなどでご利用いただいています。例えば、営業職やコンタクトセンターの方が挙げられます。営業職の場合は日々の営業報告書などをflouuで作成することで、それが本人と上長の間に閉じるのではなく、営業チーム全員が報告内容や上長のフィードバックを見られるようになり、チーム全体のナレッジとして役立つものになります。また、コンタクトセンターの場合、flouuを使うことで、日々の問い合わせを受けながら、トークスクリプトや業務マニュアルを迅速に更新していくことが可能です。

業種で言うとIT系の企業様でもご利用いただいております。システム開発の仕様書を作成する際、チャット機能でコミュニケーションをとり、メンバー間の合意を得ながら進めることができます。また、過去の仕様書はナレッジとして、新しいプロジェクトを立ち上げるときの参考になります。

―flouuはどのような点がユーザーに支持されていると思いますか？

導入された担当者様の声を聞くと、一番の決め手として「使いやすさ」を挙げていただくことが非常に多いです。情報共有ツールは日常的に使うものですので、ちょっとしたユーザビリティの良し悪しで仕事のしやすさが激変します。flouuは多機能ですが、UIをシンプルにして使いやすさを追求しました。

また、導入支援にも力を入れており、評価いただくポイントです。例えば、データの移行や、チームへの浸透方法でお悩みのお客様に対しては、これまで蓄積してきたドキュメントをこちらでお預かりし、flouuに移行のお手伝いをさせていただくことも可能です。その際、flouuの利用目的を詳しくヒアリングしたうえで、検索性を高めるための最適なラベリングの方法をご提案させていただきます。ナレッジ共有やドキュメンテーションの課題はただツールを導入するだけでは解決できません。導入支援も含め、弊社のソリューションだと考えています。

―効果的にflouuを利用するためのポイントを教えてください。

不完全な状態でも躊躇せず、とにかくドキュメントを残すというのがflouuのおすすめの使い方です。例えばWordファイルやExcelファイルのように、整理して仕上げてから共有するという感覚とは真逆です。

どんなドキュメントを共有すべきかを前もって想像しようとしても限度があります。それに、考えて取捨することでナレッジの共有が滞ってしまいます。一方で、例えば、営業の企画を考えるときに、過去の営業活動の議事録が思いもよらぬかたちで役に立つ、みたいなこともあると思います。そのため、ドキュメントの質よりもアウトプットの量を重視し、誰もが気軽に利用できる文化を作ることが大切だと考えています。

―flouuを導入して成果があがったという事例はありますか？

とある営業会社様ですと、導入前は営業担当者がWordで毎日、一日の行動計画を書いて、チャットツールに送り、上司が一件ずつ確認してフィードバックするという営業コミュニケーションをしていました。

flouu導入後は、一枚のドキュメントを同時編集できる機能を使って担当者全員がそれぞれの営業活動計画を入力し、チームとしての営業計画を作る形に変わりました。リアルタイムチャット機能で上司がフィードバックして、雑談やメモもナレッジとして残せるようになったことで、チーム全体の一日の行動計画と業務内容が把握できるようになったのです。その結果、営業のコミュニケーションの質が高まりながらも、時間を半分に短縮できたというお話をいただきました。

―社内の誰かが中心になって進めなくても、自然と情報集約や効率化が進むものなのでしょうか？

そこは確かにナレッジ共有の促進において一番の課題になるところですね。ただ、flouuをご利用いただければ情報を集約すること自体はそれほど難しいことではありません。例えば、検索性を向上するためにラベリングをもう少し整理したい、というご要望があれば、我々が導入支援として代行することで問題を解消することも可能です。

―今後、どのようにサービスを拡充していく予定ですか？

集約された情報・文書をより効果的に活用するために様々なツールと連携したり、自社で付加サービスを開発したりするといった構想があります。また、蓄えた情報のなかから価値の高い文書を特定し、取り出せるような仕組みも検討していきたいです。例えば、ナレッジマネジメントのための機能を作ったり、関連するドキュメントをレコメンドしたりといった、検索時の探しやすさを高める機能を追加できればと考えています。

 

料金

• 月額 500円～/ユーザー
  ※ストレージ容量1GB。容量の追加は、組織単位で100GBあたり 2,500円/月

 

会社概要

会社名	プライズ株式会社
代表者名	内田 孝輔
資本金	14,650,000円（2020年7月末現在）
所在地	〒160-0022 東京都新宿区新宿7-26-7 ビクセル新宿1F