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勤怠管理システムの導入で実感する5つのメリット

勤怠管理システムの導入で実感する5つのメリット

2019.05.31

勤怠管理の手作業に限界を感じている方や導入していても十分に活かせていない方に、勤怠管理システムの導入でどのような効果が得られるのか、何か重大な落とし穴があるのかをご理解いただけるようにメリット、デメリットについてまとめました。

特に、最近は働き方改革の一環で、労務管理のさらなる強化が要求されるなど、人事にかつてないほど負担が増える状況にありますので、システム利用による負担軽減は大事な取り組みです。

勤怠管理システムは、一般的に導入すれば何らかの効果が得られるケースが多いですが、導入目的が定まっていないと、導入後に思ったほど活躍していないなと感じるケースもありますので、そのようなことがないよう、導入目的や期待効果の確認やその社内説明に役立つ内容をご紹介します。

目次

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勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、出勤・退勤時刻の記録、休暇の申請・取得記録やシフト管理など勤怠管理業務を支援するためのシステムです。ただのタイムカードのWeb版に留まらないことはご存知の方も多いでしょう。

勤怠管理システムは主に、時刻を打刻もしくは申告するための記録ツールと、記録した情報を集約・集計する管理システムで構成されています。

時刻の記録ツールは、古くはタイムカードでの打刻やエクセル表への入力でしたが、最近では、PCへのログイン、生体認証(指紋や顔認証など)、ICカード(SUICAなど)、QRコード、スマートフォン等で記録することが増えています。

勤怠管理システムの提供形態としては、クラウド型でのサービス提供が増えていますが、自社のセキュリティポリシーの考慮から自社のサーバ上にサービスを構築するオンプレ型の提供も依然として多くあります。

 

勤怠管理システムのメリット・デメリットの要約

まず、メリットについては次の5点が挙げられます。この中でもポイントは、「1法令順守の労務管理の強化」ではないでしょうか。従業員の残業時間や休暇取得状況などへの管理・配慮は経営面でも重要テーマです。業務効率化の観点では、人事の膨大な集計作業を減らすことが当然重要です。

従業員の入力作業は簡略化が期待できることもありますが、すでにタイムカード等で押すだけ、という状況であれば、それほど大きなメリットにならない可能性があります。

労務管理強化の観点

  1. 法令順守の労務管理の強化
  2. 不正防止

業務効率化の観点

  1. 人事担当者の集計・計算作業の効率化
  2. 従業員の入力・申請作業の簡略化
  3. 人事と管理職の労務管理の負担軽減

 

次いでデメリットです。デメリットがあるというよりは、次のリスクが発生するとデメリットにつながります。

就業規則は企業によって様々なので、もし規則が複雑で多様なパターンがある場合は、システム側で対応しきれない可能性があります。対応できないと手作業が残ってしまい効率化できなかったという事態になりかねません。

2の導入作業については、全社員が理解して使う必要がありますし、業務の中に定着させる必要もありますので、場合によっては、導入後の定着支援につきっきり、というリスクもありえます。

  1. 就業規則への対応が不十分な可能性
  2. 想定以上に導入作業が多い可能性

それでは、ここから勤怠管理システムを導入する前の問題点と、導入後のメリット・デメリットを詳しくみていきましょう。

 

勤怠管理システムの5つのメリット

タイムカード打刻やエクセル表管理では、申告する側も取りまとめる人事担当者の側も多くの問題点があることが分かりました。

これら問題点を「労務管理強化」、「業務効率化」の観点で整理すると、具体的に以下の5つのメリットが挙げられます。

≪労務管理強化の観点≫

  1. 法令順守の労務管理

勤怠管理システムを導入し毎日利用することによって、月末でなくとも、どのくらいの残業時間になっているかをチェックすることができます。働き方改革があちこちで叫ばれている中、これが把握できるというのは非常に重要な点です。

例えば36協定遵守のためには、誰が残業時間超過の可能性があるのか、定期的にチェックする必要がありますが、勤怠管理システムを導入すると、日々入力されたものを、その時点で集計・把握することができるので、遵守のためのアクションにつながります。

特に、人事だけでは残業時間管理に対応しきれない時に有効です。というのは、多くの場合、人事だけでなく、マネージャーや部長などの管理職が直属の部下の労働時間を管理し、超過しないための配慮をしています。その際に、管理職が人事にいちいち確認せずともシステム上で労働時間を把握できれば、その場ですぐに配慮することができますし、人事としても質問対応に追われることはありません。

また、入力ミスや転記ミスがないため、正確に勤務時間を把握することができ、管理ミスが起きにくいというメリットもあります。

  1. 不正防止

正確に管理できるので、残業時間水増しや、早退や欠勤の無申告といった不正の恐れがありません。修正履歴もわかりますので、遅刻した時間で打刻されているけど、後でこっそり遅刻しない時間に変更してしまおう、という事態も防げます。

 

≪業務効率化の観点≫

  1. 人事担当者の集計・計算作業の効率化

従業員からの申請の受付、勤務時間や残業時間の集計から、代休・有休の取得状況や残数の管理まで手作業の削減に大きく効果を発揮します。誤記入があっても発見や修正もすぐに行えますのでチェック作業も効率化されます。

また、給与計算システムと勤怠管理システムとで連携ができるものも多くあります。勤怠管理データを取り込むだけで残業代などを含めた給与計算がすぐに行われますので、これまでが手作業であれば効率化が見込まれます。

  1. 従業員の入力・申請作業の簡略化

フローが簡単でシステム上でできてしまうので、入力後に捺印のために上司の帰社を待ったりすることなく、承認をスムーズに受けることができ、従来に比べて速やかに提出を済ませることができます。

ただし、タイムカードやエクセルでの入力と比較して大きく変わるほどの変化はないケースもありますので、導入の目的に挙がっている場合は注意が必要です。

  1. 人事と管理職の労務管理の負担軽減

「1.法令順守の労務管理」の通り重要なテーマですが、勤怠管理システムがないと負担の大きい業務です。残業時間の把握ために都度業務時間を集計する必要がありますし、人事は集計した作業を各部門の管理職に個別に知らせる必要もあります。システムがあれば、管理職が定期的に労働時間を確認してその場で確認できるようになり、人事と管理職の無駄な作業を抑制できます。

 

勤怠管理システム導入のデメリット

ここまで、勤怠管理システム導入のメリットを見てきました。基本的には導入メリットの方が多く、明確なデメリットというのはありません。ただし、導入には2つのリスクがあり、デメリットになりかねないので注意が必要です。そのリスクを見ていきましょう。

  1. 就業規則への対応が不十分な可能性

職種が多様な場合や働き方に関する独自制度が多い場合は、就業規則がどうしても詳細化されてしまいます。例えば、雇用形態(例:社員、地域限定社員、アルバイト、パートなど)、就業形態(例:フレックスやシフト勤務)のパターンが複数ある場合、勤務地が複数ある場合、社内制度が多い場合、勤務場所が日々異なる場合(例:直行直帰や出張)などが挙げられます。

それら全てを勤怠管理システムで対応しきれるかが鍵になります。場合によってはシステムでは対応しきれずに、一部手作業が残る可能性があります。

就業規則に対応しきれるシステムがない場合や、対応する場合のカスタマイズ範囲(と費用)が膨大になる場合は、就業規則の改訂も視野に入ってきます。システム導入の機に、この制度は本当に必要なのか、細分化されているものを統一してはまずいのか、運用はこのやり方を継続した方が良いのか等を検討できると、このリスクは減るのではないでしょうか。

カスタマイズ項目が多いほど、要件定義やシステム設定作業が増えていきます。システム構築作業の外部委託をいくら進めたところで、要件の確認やプロジェクト進行は人事担当者やそれを支援する社内IT部門側で対応せねばならず、それ相当の対応時間が必要になります。現行の業務に加えてそういったシステム導入の負荷がかかってきますので、その辺りを見極めていくことが何より大切といえるでしょう。

また、パソコンが一人一台のオフィスではなく、何人かで一台を使っているような職場では、スマホやタブレットの活用も見据える必要があり、それぞれの就労スタイル、職場環境に合わせたシステムを選ぶことが大事です。

  1. 想定以上に導入作業が多い可能性

前項に挙げた就業規則との対応チェックや対応できていない場合の回避策の検討から始まり、システム設置後に社員が利用に慣れるまでの利用方法周知や問合せ対応など検討すべきことは結構あります。

例えば利用法周知では、マニュアルの配布だけで済ませるのは難しい場合が多いので、導入当初は社内説明会を複数回開催し、それでもわからない人、間違える人への個別対応に追われる覚悟が要ります。

また、複数拠点がある場合、職種や従業員が多い場合は、一気に全展開とはいかず、一か所ずつ試験的に導入していき、うまくいくか判断してから展開していくこともあります。

そのため、他業務を数多く抱えながら片手間ではこなしきれない可能性がありますので、導入推進体制や作業工数の目安は想定すべきでしょう。

 

勤怠管理システムの主な機能

これまで見てきたメリット獲得のために必要な機能についてご紹介します。

  • 就労環境や勤務スタイルに合った打刻機能

従業員の就労場所や勤務スタイルに合った打刻機能が必要です。もし一部の就労環境にしか対応していないと、打刻し忘れが多発する可能性があります。

みなが同じオフィスへの出勤であれば、ICカード認証や指紋認証で十分でしょうし、外勤スタッフが多い場合はスマートフォンやタブレットでの打刻(GPSで位置情報とともに打刻できる機能もあります)を検討するとよいでしょう。

  • 遠隔承認を前提としたワークフロー機能

タイムカードやエクセル管理では、月末にまとめて上司に提出し、そのまま上司の机で滞ってしまっていた、というケースはよく起きがちです。上司が出張中ならなおのことです。

その際、勤怠管理システムを利用すれば、システム上で承認されますので、上司が社内に居なくても速やかに承認を受け、人事へ送信されますので、月初の集計作業の大幅スピードアップが予想されます。管理職の方の立場から言えば、外出先からわざわざハンコを押すために帰社することもなく、外出先から承認できるため、その時間を別の業務に充てることができると言えます。

同じく、「上司に催促しにくい」という理由で滞っていた休暇申請・承認もスムーズになるでしょう。

  • 提出や承認忘れを防ぐ通知機能

残業や休暇の承認依頼や、打刻忘れなどがないように、自動で対象者にシステム上へポップアップ通知をしてくれる通知機能もあります。いちいち催促のメールを送信したり、口頭で伝えに行ったりする必要がなく、無駄な動きが減ります。

しかし、中にはシステム上でのポップアップでなく、自動メール送信といったサービスもあるので、その場合は悔しいですが、メールを見落としていました、になってしまう可能性も。SNSへの通知や、モバイル端末へのポップアップなどの機能のものもあるため、自社内のグループウェアの利用状況(メールが主流か、社内SNSを活用しているか)なども考慮しながら、使いやすい、みんなが気づきやすいやり方を模索してみるといいでしょう。

  • 現時点での残業時間を把握する集計機能

集計機能が便利になって喜ぶのは人事だけではありません。タイムカードや紙管理では把握の難しかった、月の途中での残業時間について、勤怠管理システムの集計機能を使えば、上司が自分の部下の現時点での残業時間をすぐに調べることができます。

働き方改革、といわれる今、長時間労働に注意を喚起することは何より大切です。それに加え、「あいつはいつも遅くまで残っているな」という印象だけでなく、チーム員の中で残業時間のばらつきを数値で見ることができるため、業務の偏りがないかといった客観的な判断材料にもなります。過去の残業時間の記録を参照し、何月のどの時期に誰にどのくらいの負荷がかかっているのかという点も把握できるため、集計機能は労務管理を大事にする企業にとって非常に重要な機能と言えます。

  • 働きすぎを防ぐアラート機能

誰だって好きで残業をしているわけでない、と思いたいですが、中には残業代を稼ぐために不必要に遅くまで残っていたり、中にはエクセルでの自己申告制の場合は水増しして申告をしたりする従業員もゼロではありません。

また、本当に日々の業務に追われすぎて、誰からも気づいてもらえないまま、過度の長時間労働が続いて心身の健康を欠いてしまうことも。昨今よく耳にしますが、企業の労務管理の観点としても、人道的な観点でも、何よりも優先して防がなくてはいけないことです。

そのため、勤怠管理システムのアラート機能を利用することで、残業時間が超過しそう、または超過している際に、本人だけでなく、管理職へもアラートが通知されます。未消化の有休が残っている場合なども同様に通知がされます。働き方改革が叫ばれていても、日々忙殺されていて部下の労務管理に手が回っていない管理職にとっては、嬉しい機能でしょう。

 

勤怠管理システムの選び方

導入メリットを確認した方に、選び方をご紹介します。選び方の大きなポイントは「対象範囲」と「就業規則への対応」の2点です。

「対象範囲」とは、勤怠管理システムを利用する範囲であり、利用人数(規模)、本社・工場・店舗等の拠点、職種の多様さ、シフト有無などで変わります。

「就業規則への対応」とは、デメリットについての解説の通り、有休付与ルールや早朝出勤の残業対象可否などの社内にルールにどこまで対応できるかという点です。

従業員1,000人以上レベルの大企業に多い、対象範囲が広く、就業規則が多様で多く定められている場合は、勤怠管理システムの設定の柔軟さが不可欠ですし、勤怠管理システムの標準だけでは対応しようとせずに、最低限のカスタマイズ開発を視野に入れる必要があります。

従業員が数百名以下の、対象範囲がある程度限られ、就業規則に自社独自のルールが多くない場合は、クラウドサービスやパッケージ等の利用前提で検討を進めてよいでしょう。

 

まとめ

勤怠管理システム導入のメリット・デメリットについて、現行の問題点を洗い出したうえで、メリット・デメリットをご紹介してきました。

デメリットをきちんと把握したうえで、導入時に想定されるトラブルをうまくクリアし、タイミングよく導入・活用していけば、きっと人事担当者だけでなく、全社員がメリットを感じることができるのではないでしょうか。この記事がそんなお役に立てれば幸いです。

勤怠管理は大切だと誰しも思っていても、手続きや管理の煩わしさからついつい後回しにされがちです。そうはいっても労務管理などの重要性はますます高まっていますので、勤怠管理システムの力を借りることによってスムーズに進めることができたら、人事担当者にとっても、全ての従業員にとっても、毎日の出勤の足取りがほんの少し軽くなるのではないでしょうか。

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勤怠管理システムの選び方ガイド ~経験者に学ぶ3つの選定ポイントと導入ステップ~

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