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請求管理ロボ|インタビュー掲載

請求管理ロボ|インタビュー掲載

【ASPIC IoT・AI・クラウドアワード『テレワーク特別賞』 受賞製品】 導入企業600社以上の実績。請求・集金・消込・催促などの請求業務・債権管理を自動化するクラウドサービス。

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サービス概要

「請求管理ロボ」は、請求書の作成・送付、集金、入金消込、催促までを1つのシステムでカバーできるクラウドサービスです。アナログな作業を自動化することで、毎月の作業時間を80%削減した実績あり。また、請求電子化によりペーパーレス化を促進し、経理のテレワークを実現できる製品として多くの企業に選ばれています。
SFA・CRMや会計システムとのデータ連携により、営業部と経理部の部署間でのシームレスな連携が可能。既存の業務フローを活かしたまま効率的な業務遂行が可能です。

毎月の請求業務を自動化

主なポイント

  • 継続的な請求業務を自動化

請求書の作成はクラウドで完結。メール送信や郵送代行にも対応しています。
さらに、毎月繰り返す請求書発行作業は、初回の登録で2回目以降の請求作業が不要になります。取引先ごとに希望する請求の周期やタイミングを記憶し、期日通りに請求・入金管理を行います。

  • 取引先の支払い手段を増やせる

銀行振込(バーチャル口座)、口座振替、クレジットカード決済、コンビニ払込票といった幅広い決済手段に対応。請求ごとに用途に合わせて複数の決済手段を組み合わせるなど、取引先のニーズに応じて最適な支払い手段を提供します。また、決済に失敗した際、次回請求への繰越や他の決済手段への切り替えなど豊富なバリュエーションを用意しています。

  • 入金消込作業を自動化

請求データと入金データの突き合わせによる自動消込で、売掛金の回収状況の見える化が実現し、債権管理が可能です。銀行振込の場合は、主要取引銀行から入金データの自動取得ができます。また、振込名義不一致により一度手動消込を行った口座情報は、次回以降の自動消込対象として記憶することにより、銀行振込による消込も容易に行えます。

  • SFA/CRM・会計ソフトとデータ連携

SFA/CRMや会計ソフトとの外部連携が可能です。カスタマイズ性も高く、お客様のビジネスモデルに合わせた形で、導入できます。SalesforceはAppExchange、kintoneはプラグインで簡単に連携でき、API連携もスムーズです。

SFA/CRM・会計ソフトとデータ連携

  • 運用定着までの伴走支援型サポート

システムを導入する際、イメージ通りの活用できるかどうか不安が残ると思います。全てのお客様の不安や課題を取り除くために、初期設定、既存請求先のデータ移行、業務フローの見直しなど、運用定着に向けて、導入から3か月間の伴走支援を行います。

運用定着までの3つのステップ

 

インタビュー

80%以上の効率化を実現。請求業務の自動化範囲がますます拡大

株式会社ROBOT PAYMENT 執行役員 フィナンシャルクラウド事業部 部長 藤田 豪人様

株式会社ROBOT PAYMENT 執行役員 フィナンシャルクラウド事業部 部長 藤田 豪人様

―請求管理ロボはどのようなサービスでしょうか?

請求管理ロボは、請求書の作成から催促まで請求業務を自動化するクラウドサービスです。請求業務の前後ともデータ連携をすることで、業務フロー全体の効率化を実現します。

弊社は元々インターネット決済ビジネスをやっていたのですが、そのうちにクレジットカードや口座振替でのBtoBの決済を求めるお客様が増えてきました。そこでBtoBの決済の課題を探ったところ、周辺業務のほとんどがルーティンワークで、かつ紙媒体での煩雑な処理を行っていることがわかりました。当時、請求書の処理は紙での郵送が当たり前だったのです。

しかし、法律上はすでに電子決済でも問題なく、商習慣としてそうなっていただけで、海外では当たり前のように郵送していませんでした。そこで、日本でも担当の方が空いた時間をもっと付加価値の高い仕事に充てられるように、ルーティンワークを効率化しようという考えのもと、「経理のミカタ」という名前のサービスを始めました。弊社の決済ビジネスと組み合わせれば、クレジットカードや口座振替との連携もスムーズにできますし、消込情報も銀行から引いてこられるので、自動化ができたわけです。

その後「請求管理ロボ」という現在の名前に変え、請求書の発行から入金管理・催促までの請求業務をスコープにして自動化する形で、周辺システムとも連携しながらサービスを拡張してきました。

―請求書の発行から催促までというと範囲が広いですね。

そうですね。最近はオプションで、与信も売掛保証もする、いわゆる掛け払いのサービスも作りました。これは与信と債券督促は人でないとできない業務ですので、それらを請求管理ロボでまかなえないなら、弊社が引き受けようという考え方で拡張したサービスです。決済をスタートとして周辺領域をどんどん自動化していくという流れですね。

―どのような業種のお客様が多いですか?

もともとはIT系の会社様が多かったです。決済もそうですが、継続課金のものに強いですね。例えば、通常の決済代行ではクレジットカードは毎月決済しなくてはならないですが、弊社は一度決済すれば後は自動決済に変えられます。請求管理も同じで、毎月発生するサブスクリプションのような継続課金では、一度処理して締め日さえ決めれば、あとは自動で毎月請求が出されて決裁が行われていく形を取っています。そうした利便性もあって、継続課金系のSaaS提供会社様やIT系の会社様に重宝されたわけです。

一方で新型コロナ禍になってからは、テレワークのために電子化したいというお客様が増えてきました。請求書をデータ化して会計処理まで流せば、紙が不要になるので、どこにいても業務ができますよね。大手企業様の電子化でのお問い合わせも増えています。

―新型コロナ禍によるテレワーク化は変化になっていますか?

比較すると違いはありますね。経理業務はそれまでのやり方でうまく回っているなら下手に手を加えたくないと考えるお客様が少なからずいらっしゃいました。実際、バックオフィスの経理は過去3年間で27%しかシステム導入をしていないというアンケートデータも出ています。

また、請求書が増えたら売り上げも増えていくので、工数が増えていても違和感がないという面もあったかと思います。それが新型コロナ禍でテレワークに切り替えるためにシステムを導入せざるを得なくなったというのが、一番多いパターンではないでしょうか。

―御社が選ばれる理由を教えてください。

一番は網羅的に自動化できるという点、次に大きいのは自動化ができて、かつ帳票のカスタマイズができるという点だと思います。事業、会社、取引先によってパターンを変えなくてはならない場合でも、設定すれば自動的に別フォーマットで出すことができます。また、月額のサブスクリプションに関しては、債券管理だけでなく、年間一括の前受管理もできますので、請求管理ロボですべてが網羅できるという点が大きいと思います。

あとは、弊社の持つ決済システムとの連携で、BtoBについてはクレジットカード、口座振替、バーチャル口座、コンビニ振替、通常の口座振替まで使えるというのも、競合サービスとの差別化という意味でポイントになっています。最近は法人間でのクレジットカード決済が増えていますね。

―網羅的に自動化できるシステムは他にあまりないのですね。

入金・消込単体のサービスや電子化できるシステムはありますが、やはり請求書作成から催促までできて、決済もついているというサービスは限られます。また、帳票をカスタマイズできなかったり、APIでの連携に難があったりしますので、それらも含めたカスタマイズ性の高さも魅力のひとつになっています。

請求管理ロボでは、通常、ベースとなる帳票から作り替える流れを取りますが、Excelでフォーマットを作り変えてアップしていただくだけで作成できます。Excel操作や関数を組む必要はありますが、一つ作っておけば流用できますので、あとは部分的に入れ替える作業のみで簡単に完了できます。

―カスタマーサクセスではどのような点に力を入れていますか?

導入支援にはとても力を入れています。弊社のサービスは「新規導入やシステムのリプレース」とは異なり、いわば「業務のリプレース」を実現するもの。業務フローを整理し、なおかつ金銭管理なので、問題が起こることのないようにしなくてはなりません。そのため、まず3カ月間は手厚く支援をさせていただきます。というのも、請求書の発行が初月、翌月に入金、その翌月に催促という流れで、1サイクルが3ヶ月だからです。

あとはユーザー会を開催して、どういった使い方が便利か、他社様はどう使っているか、という情報のやり取りをしています。前受管理の仕方など、特に経理担当の方が悩む部分について情報を共有することが多いですね。

―導入時の流れをもう少し詳しく教えてもらえますか?

請求管理ロボはあくまでもSaaSですので、お客様の業務フローをベースにして、基本的には弊社のシステムに乗せ換える形になります。その際に困ったところがあれば、サポートしながら業務フローを構築し直すという流れです。

例えば、請求書発行前の、請求データを作る段階はSFAなどの別のツールで管理していることが多いため、請求書発行までそれらのデータをどのように繋ぐのか、どういった順に処理するのかというのは、ルール化しないとなかなかできません。導入時にはそういった段階の整理からお手伝いさせていただいています。

また、導入後のイレギュラー対応や、先方様の担当変更に伴うお問い合わせなども、サポートデスクを用意して電話で対応できる状態にするなど、支援に力を入れています。お問い合わせをいただいた営業日以内にまずは一報を送り、ご不安を与えないようにスピード感を持って対応しています。

―代表的な導入事例を教えてください。

ベルフェイス株式会社様の例になりますが、業務全体のうち、契約まではSalesforceで、請求管理の段階から請求管理ロボを使う形で導入いただきました。以前は請求担当の方がテレワークをして他社様のツールで処理していたのですが、消込と営業への情報共有への手間がかかることが課題だったようです。

具体的には、導入以前に400社とお取引があって、請求担当者1名につき16時間かかっていました。そこで請求管理ロボを入れたところ、2,000社のお取引に対して1名で2、3時間と、作業時間が格段に減りました。通常、請求書の作成は印刷・封入の作業ですので、取引先が5倍になれば比例して作業時間は80時間まで増えるはずですが、ここまで効率化することができたので、非常にご評価いただけました。

ベルフェイス株式会社様 導入事例

また、入金結果をSalesforceの販売管理に戻しているので、営業側がすぐに状況を掴めて督促のアクションが早くなったというお話もいただいています。自動でデータが飛べば、営業担当者が経理に確認する手間が省けるので、空いた時間でさらに売り上げに貢献するための業務ができるわけです。

また、決済手段も様々にご用意してあるので、ユーザー様にあわせて対応することで、督促にかかる時間を減らすこともできました。つまり、請求業務を綺麗にすることで間接的に営業側の負担も減らせるという成果が出たのです。

―今後力を入れていきたいことについて教えてください。

まずは2023年の電子インボイス制度に沿った対応というのが一つのターニングポイントとして意識しています。これは名前の通り、請求書を電子化する方式のことです。これにあわせてセキュリティ関連の問題が出てくるでしょう。政府はPeppol(ペポル)という国際規格に準拠すると発表していますので、それにきちんと対応してユーザー様の利便性を上げるのが喫緊の課題になります。これには事業継続という側面もありますが、ユーザー様が使っている間に法律対応も済んでいて、知らないうちに便利になっていたという形にしたいという考えが念頭にあります。

あとは、先ほどの事例で挙げたSalesforceのような各種システムとの連携ですね。最終的にはどの部門にも情報が行き渡っている状態を目指したいです。その一環として、消込の強化や、請求書の複雑さに対応するなど、さまざまな面で改善する必要があると考えています。現時点でも柔軟に連携が組める状態にはなっていますが、今後はさらに強化していきたいです。

 

料金

  • 月額20,000円〜

 

会社概要

会社名 株式会社ROBOT PAYMENT
代表者名 清久 健也
所在地 〒150-0001 東京都渋谷区神宮前6-19-20 第15荒井ビル4F

 

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