数百社以上の取引先を抱えており、入金消込業務を効率化したいと考えている経理部門の担当者・マネージャーへ。入金消込システムの機能やタイプ、選ぶ際のポイントについて、おすすめのシステムとあわせて紹介します。
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入金消込システムとは、取引先からの入金額と、発行済みの請求書や売掛金を照合し、消し込む作業を効率化・自動化するシステムです。従来、Excelなどで行われていた入金消込作業をシステム化することで、経理担当者の負担を軽減し、業務効率や正確性を向上させます。
入金消込システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
| 業務効率化 | Excelや、目視による照合作業を自動化することで、処理スピードが向上。時間と労力を削減できる |
|---|---|
| 正確性の向上 | 入力ミスや確認不足といったヒューマンエラーを防止。消込の精度が向上する |
| 迅速な情報把握 | 入金状況がリアルタイムで反映されるため、迅速な債権管理や回収対応が可能に |
| 属人化の解消 | 消込の手順を標準化することで、担当者不在時でも業務に支障が出ず、引継ぎも容易となる |
| キャッシュフローの改善 | 迅速かつ正確な債権管理により、未回収リスクを軽減。資金繰りの改善に寄与する |
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入金消込システムには、主に以下のような機能が搭載されています。
| 入金データの自動取得 | 銀行口座や決済サービス（クレジット・コンビニ決済など）と連携させることで、入金データを自動的に反映する機能。入金状況をリアルタイムで可視化できる |
|---|---|
| 請求データとの自動照合 | 入金データと、売掛金や請求データを自動照合する機能。中には、AIを使って照合精度を高めるシステムも |
| 多様な入金パターンへの対応 | 分割入金や複数の請求に対する合算入金、請求・振込名義が異なる入金など、幅広い入金パターンに対応する機能 |
| 手動消込機能 | 必要に応じて手動で消込作業を行える機能。自動照合できなかった場合や、入金金額に差異が生じた場合に使う |
| 消込結果の管理・出力 | 取引先ごとの消込処理の結果を記録・管理する機能。消込履歴の検索に加え、データの出力もできるため、ほかシステムとの連携が可能に |
| 債権管理機能 | 取引先ごとの売掛残高や入金遅延状況などをデータ化し、一元管理する機能。一覧表示だけでなく、帳票作成・出力が可能 |
| 前受金・仮受金管理機能 | 商品・サービス提供前に受け取った前受金や、相手先・取引内容が不明な入金を一時的に振り分ける仮受金を一元管理する機能。予約金の導入やサブスク事業を行っている場合にも役立つ |
| 会計システム連携 | 消込処理結果を自動で仕訳に起こし、会計システムと連携させる機能。イチから仕訳を打ち込む手間が省ける |
| ERP・販売管理システム連携 | ERP・販売管理システム側の請求データを入金消込システム上に一括取り込みする機能 |
入金消込システムは、大きく以下の3つのタイプに分類されます。
入金消込業務だけでなく、回収予定の管理、入金遅延状況の確認、取引先ごとの請求残高把握、督促連絡といった債権管理業務も効率化できるタイプ。様々な機能を備えながら、シンプルで使い勝手が良いのが特徴です。
たとえば「マネーフォワード クラウド債権管理」では、銀行口座の入金データの自動取得や請求・入金の自動照合、一括消込といった基本機能を網羅。分割入金や複数の請求に対する合算入金などイレギュラーな時は、消込の組み合わせを自動でレコメンドします。ほかにも、取引先からの入金予定表など、債権管理に便利な帳票をボタン一つで出力可能です。
「債権奉行ｉクラウド」は、振込だけでなく現金、受取手形、電子記録債権、ファクタリングなど幅広い入金手段の消込に対応しています。
「V-ONEクラウド」は、「Slack」などのチャットツールと連携でき、未入金が発生した場合の督促協力依頼をボタン一つで関係者に通知。通知と合わせてメモも残せるため、営業や回収担当者への協力依頼をよりスムーズに進められます。
請求書の作成・発行にも対応するタイプ。請求データを取り込んで請求書を作成し、入金データの照合、消込までを一気通貫で効率化できます。毎月の請求書発行枚数が多く、作業負担を減らしたい場合に適しています。
たとえば「請求管理ロボ」は、はじめに取引先と請求内容（請求金額・請求タイミング・契約期間など）を登録するだけで、毎月自動で請求書を発行・送付可能。サブスク契約の請求書を自動発行したい場合にも適応できます。そのデータをもとに自動で消込作業が行われ、請求名義と振込名義が異なる入金や、複数請求書の合算入金にも柔軟に対応。作業の効率化だけでなく、未収リスクの軽減にも役立ちます。
このタイプは請求書まわりの業務もカバーするため、すでに販売管理システムや請求書発行システムを使っている場合は、それらをリプレイスする必要があります。しかし中には、既存の運用体制を極力変えずに導入できるシステムも。
たとえば「invox」では、販売管理システムから出力した複数社の請求書が一つのファイルにまとまったPDFを、取引先単位で分割。更に、分割したPDFから金額や取引先名などを読み取って請求データに反映し、入金データと照合可能です。これまで通り販売管理システムで請求書を作成しつつ、入金消込作業をシステムで効率化したい企業に適しています。
会計ソフトに入金消込機能が標準搭載されているタイプ。ほかのタイプに比べると機能は限定されますが、入力した売上情報から入金消込できれば十分という場合には選択肢の一つとなります。
たとえば「freee会計」は、あらかじめ未決済取引を登録しておくことで、消込対象となる取引候補を自動で提示。入金を確認したら、決済登録ボタンを押せば、その場で消込作業が完了します。
自社の導入目的に合ったタイプがわかったら、今度は以下3つのポイントに留意して最適なシステムを絞り込んでいきましょう。
複数の請求に合算して入金された場合や、請求・振込請求名義の不一致など、様々な原により入金消込の自動照合ができない場合があります。そこで重要となるのが、照合率を高める機能がどれだけ充実しているかという点です。
たとえば「バクラク債権管理」では、初めての取引先から入金があった場合や、請求・振込名義の不一致があった場合、AIが請求データの候補を自動で提案。照合先を探す時間を大幅に削減できます。
また、中には「V-ONEクラウド」や「マネーフォワード クラウド債権管理」のように、学習機能が搭載されたシステムも。使えば使うほど自動照合率が向上するため、照合率の高さを重視する場合におすすめです。
前受金や仮受金など、売掛金以外の科目設定、消込管理もあわせて効率化したい場合には、それらに対応したシステムを選びましょう。
「マネーフォワード クラウド債権管理」には、入金日と売上日を比較して、消込仕訳が前受・売掛どちらに該当するかを自動判定する前受金自動仕訳機能を搭載しています。たとえば、売上日より先に入金された分は前受金として、売上計上後に入金された分は売掛金として処理。複雑な仕訳を切る手間が省けます。
また「債権奉行iクラウド」では、前受金のほか、過入金などを処理する仮受金も、あらかじめ科目を設定したうえで消込処理ができます。
各請求や取引先ごとに、振込専用の仮想口座番号を割り当てられるバーチャル口座。どの請求に対する入金かを判別しやすくなり、入金消込時の照合率が向上します。
中には「Bill One 債権管理」のように、バーチャル口座の利用を前提としているシステムも。複数の請求が合算入金された場合や、請求・振込名義の不一致が生じた場合にもスムーズな照合が可能です。
債権管理に対応する入金消込システムを紹介します。
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（出所：V-ONEクラウド公式Webサイト）
AIによる請求額と入金額の自動照合により、煩雑な入金消込の効率化を実現するシステム。
たとえば一枚の請求書に対して入金が分割されている場合は、入金データと一致する請求明細の組み合わせを自動で検出し、候補を提案。従来目視で確認や手入力していた時間を短縮できる。金融機関との口座連携により、入金データは自動で取り込み可能。決済代行会社によるクレジット・コンビニ決済の明細もCSVで取り込めるため、口座振込以外の入金も照合できる。
更に、既存のメールや「Slack」などのチャットツールとも連携もでき、未入金が発生した場合の督促協力依頼をボタン一つで関係者に通知。通知と合わせてメモも残せるため、営業や回収担当者への協力依頼をよりスムーズに進められる。
加えて、販売管理や会計システム、請求書発行代行サービスとのAPI連携にも対応。対象は「楽楽」「マネーフォワード」「奉行」シリーズなど幅広い。
（出所：バクラク債権管理公式Webサイト）
あらゆる請求データとの連携によって、入金消込・仕訳・督促のプロセスをスムーズにする債権管理システム。
取引先から入金があれば、即時に請求データとマッチング。また、初めての取引先から入金があった場合は、AIが照合先の請求データを推測し、候補を自動で提案。振込名義の表記揺れにより、請求名義と一致しない場合も同様で、照合先を探す時間を大幅に削減できる。
売上・入金・消込の発生に合わせて仕訳データが自動生成されるのも便利で、経理担当者の仕訳入力もれ、ミス防止に役立つ。作成された仕訳は、各種会計ソフトに合わせてCSV出力やAPI連携可能だ。
そのほか「バクラク請求書発行」と併用すれば、支払期日超過の債権が未入金アイコンにより一目で把握でき、取引先への督促メール送付までシステム内で完結できる。
（出所：マネーフォワード クラウド債権管理公式Webサイト）
入金消込の自動化に加え、売上残高管理、入金管理業務まで幅広くカバーするシステム。銀行口座の入金データを自動で取得し、AIが請求データと突合。請求・入金データは同一画面で確認でき、ボタン一つで一括消込もできる。
請求書は複数枚にわたるも一括で入金された場合や、複数回の分割入金などイレギュラーな時は、消込の組み合わせを自動でレコメンド。こうした処理を重ねるたびにAIがパターンを学習し、自動照合率が向上していくのが強みだ。
消込結果をもとに、既存の会計システムへ連携する仕訳データを自動作成可能。更に、入金日と売上日を比較して、消込仕訳が前受・売掛どちらに該当するかを自動判定する機能も。売上日の到来に合わせて前受金の振替仕訳も出力でき、煩雑な仕訳作業の効率化に役立つ。
そのほか、取引先ごとの請求残高を一覧化した帳票や、未回収の取引を一覧化した帳票も出力できる。
（出所：債権奉行ｉクラウド公式Webサイト）
入金照合・消込の時間削減と確実な債権回収を実現するシステム。国内1,200社以上の金融機関から入金データを自動取得し、請求データと自動で突合。学習機能を活用すれば、振込名義の表記揺れ・一括入金・振込手数料により差額が生じるケースなども加味したより細やかなマッチングが実現する。振込だけでなく現金、受取手形、電子記録債権、ファクタリングなど幅広い入金手段に対応できるのも魅力だ。
債権回収業務を効率化するための機能も充実している。取引先ごとの締め日や支払条件を登録できるため、回収サイクルが各社で異なる場合でもスムーズに対応。また、画面上で未入金が確認できた取引先には、督促状をワンクリックで作成できる。
同システムでも紙の請求書は出力できるが、請求書の電子化・自動送付も行いたい場合は、「奉行Edge 発行請求書DXクラウド」との併用がおすすめ。
請求書発行から入金消込まで自動化できるシステムを紹介します。
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（出所：請求管理ロボ公式Webサイト）
集金・入金消込・督促作業に加え、請求書の発行・送付も迅速に行えるシステム。金融機関の入金データは自動取得でき、CSVによる取り込みにも対応する。
請求名義と振込名義の不一致により自動消込に失敗した入金は、消込学習機能によって記憶。次回以降、同じ名義での入金は消込候補として提示され、迅速に処理できる。バーチャル口座を利用すれば、照合精度を更に高められる。
請求データの一括処理により、毎月10万件以上の請求書発行が実現。更に、サブスクの請求にも対応するのが強み。一度取引先の契約条件（請求金額・請求タイミング・契約期間など）を登録しておけば、期日になると自動で請求書が発行される。
そのほか、未入金の取引先には「自動催促メール機能」で即時通知を徹底。メールの送信タイミングは決済期限前後で設定できるため、小口の債権管理も得意だ。
（出所：Bill One債権管理公式Webサイト）
入金状況をリアルタイムで確認でき、消込がスムーズに行える債権管理システム。クラウド型のため、債権管理部門と入金管理部門の拠点が分かれていても、同じ画面で状況をスムーズに共有できる。
請求先を登録すると固有のバーチャル口座番号が割り当てられる仕組み。その口座を振込先として請求書を発行することで、入金消込の自動化を進められる。確実に入金元が特定できるため、複数の請求分を合算した入金や、名義不一致の入金の照合・消込も簡単だ。請求書は、ワンクリックで作成・発行。送付もメールで自動化でき、あわせて添付ファイルやメモを共有することも可能。CSVの取り込みによる請求書一括作成や、郵送代行にも対応する。
そのほか、取引先の請求書開封状況を確認できる機能や、発行済み請求書の案内メールをリマインド送信する機能も搭載している。
（出所：invox発行請求書公式Webサイト）
紙・電子どちらもインボイス制度に対応した請求書を発行し、売上計上や入金消込・督促を自動化するシステム。オンラインバンクとの連携により、取り込んだ入金データと請求データを照合して消込を実施。期日までに入金が確認できない場合は、自動で督促メールを送付する。売上計上仕訳や入金消込仕訳も生成でき、既存の会計システムと連携させれば計上処理までスムーズに行える。
取引先から届いた支払通知書などのPDFから情報を読み取り、請求データとして活用できるのも特徴。請求データをもとに作成した請求書のレイアウトは、自社に合わせてカスタマイズできる。販売管理システムから出力した、複数取引先分が1ファイルにまとまった請求書PDFを取り込み、請求単位に分割してデータ化することも可能。これまで通り販売管理システムで請求書を発行しつつ、入金消込をシステムで効率化したい企業にも適している。
（出所：BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト）
請求書の発行から受け取り、支払金額の通知まで、請求業務全体をデータ化するクラウド請求書システム。「マネーフォワード」「奉行」シリーズなど様々な販売管理・会計システムと連携でき、それらと銀行口座の入金データを突合することで、消込を自動化する。学習機能を搭載しており、2回目以降は自動で消込が行われるのもポイントだ。
請求書は、相手が同システムを利用していればデジタルで、利用していなければPDF・紙での発行や郵送代行に対応している。PDFはダウンロードリンク付きのメールで送付でき、送付・開封状況まで確認可能。システム未利用の取引先でも状況を追いやすい。
そのほか、債権回収代行オプション「掛売決済」を提供。代金回収、入金確認、督促連絡などを任せられ、未回収リスクを抑えられる。
入金消込機能が搭載された会計ソフトを紹介します。
（出所：freee会計公式Webサイト）
請求・支払業務から、会計帳簿・決算書の作成、経営管理までの業務をつなげて、経理業務全般を効率化する会計ソフト。120の銀行、923の金融機関と連携しており、あらゆる口座の取引の自動反映が可能だ。
入金消込する方法は、まず該当する取引の発生日と金額を「未決済取引」として設定。その後、入金が確認できたら決済登録を行う。銀行口座の入金明細を取り込めば、未決済取引をまとめて照合できるので便利だ。消込状況は入金管理レポートで確認でき、各取引の決済ステータスが「未決済」「決済中」「完了」などで表示される。
ほかの自動化ツールに比べて工数は多いが、すでに「freee」シリーズを利用している場合や、紙ベースから電子管理への移行に合わせて会計ソフトの導入を検討している場合は、運用を一本化する選択肢として有効だ。
取引先からの入金額と、手元の売掛金を照合し、合致したデータを消去していく「入金消込」作業。その作業を自動化することで、業務の効率化や債権の未回収リスクの軽減を実現するのが入金消込システムです。入金消込システムには、以下の3つのタイプがあります。
入金消込作業に加え、回収予定管理や滞留明細確認といった債権管理、請求書の発行など、効率化したい業務に合わせてタイプを選びましょう。自社に合ったタイプがわかったら、以下のような比較ポイントに焦点を当てて、最適なシステムを絞り込んでいきます。
業務の効率化や自動化を目的にシステムを導入するにあたり、最も重要となるのは照合率の高さです。近年は、より確実でスピーディーな照合を実現するために、AIを搭載するシステムが増えています。また、照合性を高めるためにバーチャル口座での取引を推奨するシステムもあります。この記事を参考に、自社に合った入金消込システムの導入を検討してみてください。
入金消込システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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