最終更新日:2021-08-12
請求書の数が多く、発行作業や取引先への渡し方で悩まれている方へ。クラウド型の請求書発行システムについて、メリットや選び方、主なサービスをご紹介します。
請求書発行システムとは、請求書の作成・送付に関する作業を効率化するためのシステムです。エクセル表で作成し、手作業で印刷して封入して郵送していたけれども、顧客の数が増えて作成や送付の作業の時間とボリュームが増えてしまった、作業時間も手間も減らしたいという場合は、活用効果が見込めます。
最近の請求書発行システムは、請求書作成支援⇒送付作業支援（電子メール送信や郵送代行）⇒入金確認までの一連のプロセスを支援できるようになっています。
発行書類の種類は、請求書だけでなく、見積書、注文書、納品書、検収書、領収書等です。
それら基本機能に加えて、以下の機能を備えたものもあります。
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明らかに作業効率化に貢献してくれそうな請求書発行システムですが、導入メリットについておさらいしておきましょう。導入メリットとして４つご紹介します。
フォーマットが多数用意されていて、必要項目を入力すれば、エクセルの定型より見栄えのよい請求書がすぐにできあがります。
自動作成機能も充実しています。例えば、取引先・品目のマスタ機能では、入力したデータが記録され、次回以降の入力時に自動的に表示されるため入力の手間が減ります。毎月の請求額が定額であれば、請求書自動作成機能により、あらかじめ設定しておいた発行日に自動的に請求書が発行・送付されるようになります。請求書の作成の際に、送付状まで一緒に自動作成される機能も手間削減に役立ちます。
請求書の発送については、郵送が多く、作成した請求書と送付状を印刷して、封筒を用意し、封入して切手を貼って投函と、とても手間がかかります。数百社以上になると確認作業も含めて複数人で1日がかりというのもよくある話です。
例えば月に一度の場合、その月がどんなに繁忙期でも必ず遅れずにやらなくてはなりませんし、かといって月に1、2日のその作業のためだけにパートを雇うというのも難しいでしょう。簡単な封入作業に、ボリュームの多さから課長クラスまで借り出されたり、他部署に応援を頼んでパートを回してもらったり、といったやり方で乗り切っている企業もありそうです。
その点、請求書発行システムの郵送代行サービスはその解決策となります。郵送代行は従量課金制で１通150円～200円程度となり、切手代に代行作業代が少し上乗せされますが、印刷・封入作業や送付ミスを避けるための複数人でのチェック作業などの人件費を考えると、割安感が出ますし、社員をより重要な業務に充てられるという利点もあります。
また、顧客側が電子メールでの請求書送付でもOKの場合は、電子メールでの送付の方がより効率的です。請求書発行システムで送信ボタンを押すと、請求書とともに自動で発送されるので、手間も時間もコストもかかりません。
まず、手作業でやる場合のミスについて改めて見ていきましょう。
請求漏れは社内の損失になりますし、誤請求は企業間の信頼に影響を及ぼすのでなんとしても避けなくてはなりません。しかし請求作業は、次の３つの理由から、ミスを起こしやすく、かつ大きなミスにつながりやすい作業です。
営業担当者は担当する取引先のことは記憶しているとはいえ、時間が経つごとに契約内容がうろ覚えになりそうなもの。請求書作成が月に一度ならともかく、半期に1度、年に一度ともなると記憶に頼った作業は危険ですが、時間がないとうろ覚えのまま進めてしまう可能性があります。
さらに、先方の担当者、住所、社名などが前回から変わっている可能性があり、紙ベースやエクセルでの請求情報管理では変更事項を把握・管理しづらく、間違えてしまうケースもあります。
手作業はミスが発生しがちとわかっているのであれば、それを防ぐ仕組みを用意すべきですが、そこまでやらなくても、と油断するとミスが起きがちです。例えば、紙やエクセルで管理している場合、請求漏れはもちろんのこと、先方の担当者名が変わって先月は書き換えたのに、今月はまた古い担当者宛に出してしまった、といったミスが起こり得ます。
封入作業においては、A社宛の送付状にB社の請求書を付けてA社に送ってしまった、あるいはA社とB社の請求書を二枚重なった状態でA社に送ってしまった、などのミスも考えられます。
発行・送付時期は忙しいので、他チームの助けを借りて実施することもあるでしょうが、その時に助けを借りられるのは経験が不十分な人になりがちです。請求書の重要性の理解が弱いままに、ただの作業だから、と油断しているとミスにつながってしまいます。
これら発生要因に対して、請求書発行システムを利用したミスの防ぎ方はこちらです。
システム上の管理画面で先方のデータを管理・更新することで、宛先の間違えを抑制します。
請求書発行システムの発送代行オプションを活用することで、印刷から封入までを機械でやるため、封入時のミスで誤って郵送してしまうトラブルは限りなくゼロに近く防げるはずです。電子メールによる送付でも、請求書管理システムが必要な情報を選択してくれるのでミスが減ります。
請求管理機能で請求済件数や未請求件数の表示や、入金予定額の表により請求漏れがないか確認します。毎月の自動発行機能を利用すれば、請求書を作成すること自体を忘れてしまうことを防げます。
請求書発行システムをクラウド型で利用するからこそのメリットもあり、こちらの2点が挙げられます。
Aに関しては、インターネット環境さえあれば利用できるため、自宅やコワーキングスペースでも請求書発送作業が可能です。例えば外出先で請求書の再発行依頼の電話を受けた場合、モバイルPCを利用してクラウドの請求書発行システム上で再発行、郵送代行の操作をすれば作業完了です。わざわざ帰社して作業をしたり、誰かに頼んだりする必要なくスムーズに済ませることができます。
Bについては、営業担当者同士がチーム内で見積もりを共有したり、経理担当者が作成した請求書を経営者がチェックしたり、といったことも可能です。以前の分を参照したい時はシステム上で検索することができます。
このような共有や検索は、社内でしっかりやれば紙管理やエクセル管理でももちろんできることです。しかし一つのシステム上に最新の情報が一元管理されることにより、誰でも容易に活用できるようになるでしょう。
以上、請求書発行システムを導入した際のメリットを４つご紹介しました。多くの発行件数を抱えて作業負担の大幅減が見込めるような企業のみならず、小規模の企業や、バックオフィス業務にあまり人数をかけられない職場でも、少ない人数で請求書発行作業が回せるようになるため、規模を問わず多様な企業にとってメリットがあることが分かります。
では、次に請求書発行システムの選び方を見ていきましょう。
比較のポイントは主に以下の5つです。
請求書等の作成や送付だけでなく、入金管理や催促、売上情報の集計なども行うかどうかによって選ぶものが変わってきます。
まずは、請求書作成から発送までの手間を減らしたい、という場合は当該機能が充実したシステムを選べばよいでしょう。
入金管理や催促なども課題になっているのであれば、そこまで行えるシステムを選ぶべきです。
入金管理、催促、売上情報の管理等まで請求書発行システムで効率化するのであれば、他システムとの連携により、できるだけ自動処理できると手間が大きく変わります。例えば、銀行口座と連携して、入出金データを取り込むと、過去作業の学習により、消込作業が自動化される機能があります。
また、請求書の郵送においては、何百もの郵送が必要になると、印刷や封入作業で人手が大きく取られてしまいます。請求書発行システムから郵送指示を出すだけで、システム運営会社側で郵送してくれるので、使わない手はありません。
請負業務等、案件で受注することが多い場合は、案件単位で書類作成管理できるものを選ぶとよいでしょう。
そうでないと、同じ取引先に複数の案件がある場合にわかりづらくなってしまい、作成時もその都度入力だと手間がかかってしまいます。案件単位に対応できるシステムだと、共通の箇所は自動で入力してくれるなどの機能があるので活用できると良いでしょう。
請求書を作成する際、別システムと連携させて請求金額を取り込まなくてはいけません。取り込む方法は2種類あり、一つ目は別システム（基幹システムや販売管理システムなど）からCSVファイルにしてダウンロードし、そのCSVデータを請求書発行システムにインポートする方法、二つ目は別システムと請求書発行システムを直接API連携する方法です。
当然ながら後者の方が手間が少ないため、月に何度も発行するなど頻度が高い場合はAPI連携が必須と言えます。また、月に一度まとめて発行するだけ、などであればCSVファイルをインポートする方法でも問題なく行えます。
自社の請求書発行の業務フローとの相性も確認しておきましょう。例えば、請求書発行前に営業担当者に確認を入れてから発行する流れや、関係部署や役職者の承認の流れなど、決まったフローがある場合は、その流れを含めてシステム化する、あるいはシステムに組み込まなくてもせめて二度手間にならないような確認方法にするなど、気を付けておくと良いです。
請求書作成・発行するだけであれば、各社の提供サービスは操作性以外、機能面はあまり違いがないかもしれません。ただし、業務フローの流れなどによって大きな違いがある可能性もありますので、確認しておくべきポイントと言えます。
なお、様々なタイプの請求書発行システムについては、「Web請求書システムをタイプ別に比較」で詳しくご紹介しています。
また、請求書自体は自社のシステムで作成できるが、郵送やメールといった送付作業に関してがネックとなっているケースでは、電子帳票システム（特に「＠Tovas」などのサービス）が選択肢となります。「電子帳票システムは3分類から選ぶ」の「配信に強みをもつサービス」の項でご紹介しています。
実際に請求書発行システム導入に向けてサービスを調べる際に、目的や規模に応じて選ぶことになります。次の項でおすすめサービスをご紹介するにあたり、選び方について触れておきましょう。
なお、それぞれのサービスは、以下で挙げるようなシーンに限定されるわけではなく、様々なシーンで利用できます。ご参考までに特に多い例を挙げています。
まず、企業規模や発行件数で選ぶ場合、取引先件数が多くなく、発行頻度も少なく、請求書作成の作業を効率化したいのであれば、作成と送付の機能を持つ「Misoca」、「マネーフォワード クラウド請求書」、「freee」等を選ぶと導入しやすいです。メール送付の他、郵送代行も依頼できるため、少人数や経営者自らが請求書発行作業に追われている場合は、負担を大きく軽減することができます。サービスによって、CSVでの請求データ取り込みや会計ソフトとの連携などできます。
取引先が多数で、請求データと連携させたいのであれば他システム（基幹システムや販売管理システム、営業支援システム等）とAPI連携できるタイプがおすすめです。テレビCMでも有名な「楽楽明細」は同社の販売管理システム「楽楽販売」との連携が強みですし、またSalesforceを利用している場合はSalesforce内で書類の作成・送付ができるSalesforce連携版をもつ「MakeLeaps」が使いやすいです。
次に、求める業務範囲が広く、入金消込や督促などの業務まで効率化したいと考えている場合は、企業間の請求書の受け渡し業務全てを行うことができる「BtoBプラットフォーム 請求書」がおすすめです。企業間でなく、個人客もある場合は、クレジットカード決済やコンビニ決済等の収納代行までの幅広く、さらに与信・請求書発行・代金回収・入金管理・督促の代行まで対応してくれるオプションをもつ「請求管理ロボ」も選択肢になります。
企業規模が小規模で、コスト面でERP等の導入は難しいが、請求書発行にとどまらず、売上・案件管理、原価管理なども行いたい場合は、業務管理ができるWeb請求書システム「board」が候補になります。
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(出所：BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト)
企業間の請求書発行業務に特化した請求書発行システム。自社の販売管理システムや会計システムなど50以上のシステムと連携。自動入金消込機能で迅速で確実な入金確認が可能。キャッシュ・フローを見える化する経営ダッシュボード機能。業務改善からシステム導入まで無料コンサルティングあり。BtoBのクラウドサービスとして20年以上の運用実績があり、導入企業29万社超、契約書などのシリーズ展開している。
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(出所：楽楽明細公式Webサイト)
請求書、納品書、支払明細など作成できる請求書発行システム。レイアウト自在で現行の帳票デザインを再現できる。連携データはCSVデータかPDFデータ選べ、またAPI連携機能を活用すると、利用しているシステムから楽楽明細へ自動データ連携や、顧客データを取り込みし、請求書等発行可能。
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(出所：ナビエクスプレス公式Webサイト)
請求書・支払明細書、納品書を電子化、Webで一斉送信できる請求書発行システム。APIシステム連携、FAX連携、送信状況や開封状況などを管理画面からリアルタイムにステータス確認できる機能等、帳票をスムーズに自動配信できる機能が充実。初期導入時、配信先となる取引先のメールアドレスやFAX番号を、お客様に代わり収集する収集代行のサービスも特長。送信データの追跡に加え、取り消しも可能、メール配信の場合は、明細書ごとにパスワードを付与することができる機能、SSLによる暗号化など、セキュリティ機能も充実。
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(出所：請求管理ロボ公式Webサイト)
大手企業から中堅・中小企業まで導入実績500社、請求・集金・消込作業の完全自動化を謳う請求書発行システム。請求書の自動作成機能はもちろん、請求のペーパーレス化による経理のテレワークを実現できる機能が充実。銀行振り込みや口座振替、クレジットカード等複数の決済手段を一つの画面で管理できる。売上と未収の表示も分かりやすく、請求データと入金データの突き合わせによる自動消込で、売掛金の回収状況の見える化が実現し、債権管理が可能。SFAやCRM、会計ソフトとのデータ連携できる。
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次に、量の多い請求書発行・送付作業を効率化したい、販売管理システムなどの別システムからデータ連携して請求書を作成したい、とお考えの方にはこちらの2サービスがおすすめです。
(出所：BConnectionデジタルトレード公式Webサイト)
「無料」のクラウド型請求書電子化サービス。請求書発行や受取、更にワークフロー機能など基本機能を無料で利用可能。受領する側の取引先の費用負担も一切なし。また、電子データ交換型（EDI）を採用しているため、請求書の電子データを他の会計システムや購買システムなどにシームレスに連携可能。電子帳簿保存法に準拠しているため、原本管理も不要。インボイス制度や海外の法制度にも対応可能。
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(出所：MakeLeaps公式Webサイト)
Salesforce連携に強みを持つクラウド型請求書発行システム。Salesforce連携版もあり、販売管理システムに同サービスを利用している場合は特におすすめ。Salesforce内で直接MakeLeapsの書類を作成、送付できるため、Salesforceの画面上で取引先ごとにいつどんな書類を送ったのかが確認でき、編集や再送もワンクリックで可能。請求書の他、見積書や納品書も作成できる。会計ソフトとの連携はオプション。
次に、量は目安として100通以下程度でさほど多くないものの、まずはExcel作成や印刷、封入から脱却したい、とお考えの場合はこちらの3サービスで簡単に利用を始めることができます。
(出所：Misoca公式Webサイト)
見積書、納品書、請求書の郵送、メール送付が行える請求書発行システム。会計ソフトの弥生が業務サポートしており、弥生他各種会計ソフトと連携可能。送付漏れを防ぐ、自動作成予約、自動メール送信機能の他、月々の増減が見やすい売上レポートも自動作成される。
(出所：マネーフォワードクラウド請求書公式Webサイト)
マネーフォワードクラウド会計ソフトと連携可能な請求書発行システム。見積書、納品書、請求書、領収書発行の他、毎月自動作成機能も。売上レポートも自動作成。タグ管理機能があり、ここは電子送付不可、事前に〇〇さんに要確認、といった特記事項の情報を保持できるなど、使いやすい機能あり。権限管理、作業履歴など、データ共有機能が充実している。
(出所：freee公式Webサイト)
請求書発行の専用システムではなく、会計ソフトfreeeの機能の一つとして利用できる。合算請求機能や定期請求機能も。SFAと連携可能。
最後に、コスト的に自社でERPを保有できるほどでないが、請求書を作成と合わせて売り上げの管理や分析等まで行いたい、とお考えの中小規模の企業にはこちらのサービスが選択肢となります。
(出所：board公式Webサイト)
請求書等の発行に加え、周辺業務の効率化をも考えられた、請求書作成・見積書発行・クラウド経営ツール。書類やステータスを案件単位で管理できる他、任意のタイミングでのタスク通知機能も備える。請求や入金の管理は請求書毎でなく顧客毎に管理できる。
請求書発行システムを利用すれば人的なミスや漏れを防いで、正確に請求ができるため、手間の削減において力を発揮してくれるのは間違いないでしょう。そしてシステムに任せられるところはシステムに任せ、自身は別の業務に時間と労力を充てることにより、手間の削減だけでなく大きな成果に繋がることが期待できます。小さな変化かもしれませんが、投資以上のものが得られる可能性があります。無料期間を実施しているサービスも多くあるため、一度試してみて、導入を前向きにご検討ください。
請求書発行システムのサービス紹介資料はこちらからダウンロード可能です。ぜひご覧ください。
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企業間における請求書の受け渡しをデータ化することで、請求書の受取・発行、双方の請求業務の生産性向上、時短、コスト削減とペーパーレス化を実現する仕組みで、どのよう...
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