最終更新日:2022-07-19
請求書の数が多く、発行作業の負荷や取引先への送付方法で悩んでいる方へ。クラウド型の請求書発行システムについて、導入メリットや選び方、おすすめのサービスをご紹介します。
請求書発行システムとは、請求書の作成・送付に関する作業を効率化するためのシステムです。請求書をExcelで作成・印刷して、手作業で封入・郵送する業務フローでは、顧客の数が増えてくると作業時間や手間も膨大になってしまいます。こうした課題を抱えている現場で、請求書発行システムの活用効果が見込めます。
請求書発行システムは、①請求書作成⇒②送付作業（電子メール送信・郵送代行）⇒③入金確認までの一連のプロセスを支援できるようになっています。
また、請求書だけでなく、見積書、注文書、納品書、検収書、領収書等の発行・送付も可能なシステムもあります。
それら基本機能に加えて、以下の機能を備えたものもあります。
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請求書発行システムの導入メリットは主に5つあります。請求書発行システムの便利な機能とともに、それぞれを解説していきます。
請求書発行システムでは、請求書のフォーマットが多数用意されており、必要項目を入力するだけで、Excelよりも見栄えのいい請求書を簡単に作成することができます。
自動作成機能が充実しているものだと、以下のような自動化が可能で、請求書作成業務を大幅に効率化することができます。
手作業での請求書の発送は非常に手間がかかります。取引先が数百社以上になると、確認作業も含めて複数人が1日中かかりきりになってしまうことも。そこで便利なのが、請求書発行システムの郵送代行サービスです。郵送代行は従量課金制、1通あたり150円～200円程度で、発送作業の委託が可能に。切手代に代行作業代が上乗せされますが、空いた時間で社員をより重要な業務に充てられるという利点もあります。
また、顧客側の了承を得られれば、電子メールでの請求書送付の方がより効率的です。請求書発行システムで送信ボタンを押すと、請求書とともにメールが自動で発送されるので、手間も時間もコストもかかりません。FAXでの請求書送信やWebから請求書をダウンロードする形式のシステムもよく使われています。
請求漏れは社内の損失になり、誤請求は企業間の信頼に影響を及ぼすので、ミスは避けたいところです。しかし、どれだけ気をつけても、ヒューマンエラーは起きてしまうもの。なので、請求書発行システムは、ミス防止のための機能も充実しています。
請求書発行システムは、インターネット環境さえあればどこでも利用できます。そのため、自宅やコワーキングスペースでも請求書発送作業が可能になり、経理部門や営業部門のリモートワーク化が進められます。また、外出先で請求書の再発行依頼の電話を受けた場合でも、クラウドの請求書発行システムから再発行の処理をして、郵送代行もしくは電子メールでの請求書送付の操作をすれば、作業が完了します。
クラウド請求書発行システムなら、営業担当者同士がチーム内で見積もりを共有したり、経理担当者が作成した請求書を顧客担当者がチェックしたり、といったことも可能です。過去の見積もりや請求書を参照したい時はシステム上で検索することができます。
このような共有や検索は、紙やExcelでもできなくはないですが、一つのシステム上に最新の情報が一元管理されることで、より効率的に活用できるようになるでしょう。
では、次に請求書発行システムの選び方を見ていきましょう。比較のポイントは主に以下の6つです。
請求書等の作成や送付だけでなく、入金管理や催促、売上情報の集計などもシステム上で行うかどうかによって選ぶべきシステムが変わってきます。
請求書作成から発送までの手間を減らしたいのか、入金管理や催促なども効率化したいのか、まずは自社の課題の洗い出してみるとよいでしょう。現状は作成から発送の効率化で十分だったとしても、将来的により高度な機能が必要になることもあるので、先々までを視野に入れた検討が必要です。
入金管理、催促、売上情報の管理等まで請求書発行システムで効率化したいのであれば、他システムとの連携で可能な限り自動処理できるようにすると、作業負荷が大きく変わります。たとえば、「BtoBプラットフォーム 請求書（株式会社インフォマート）」や「請求管理ロボ（株式会社ROBOT PAYMENT）」などには、請求書と銀行口座の入出金データを突き合わせ、自動で消込作業を行う機能があります。
また、郵送しなければいけない請求書の数が多い場合は、郵送代行機能を使った発送作業の自動化も視野に入れると良いでしょう。
案件で受注することが多い請負業務なら、案件単位で書類の作成・管理ができるものを選ぶなど、自社の業務形態に合ったシステムを選ぶのもポイント。案件単位で書類の作成・管理ができると、共通の箇所を自動入力できるといった機能が作業効率化につながります。
また、毎月同じ顧客に請求書を送ることが多い場合は、「BtoBプラットフォーム 請求書」のような、自動発行機能を搭載したシステムが適しているでしょう。
請求書を作成する際、基幹システムや販売管理システムなどの別システムと連携して請求金額を取り込まなくてはいけません。取り込む方法は2種類あります。1つ目は、別システムからCSVファイルにしてダウンロードし、そのCSVデータを請求書発行システムにインポートする方法。2つ目は、別システムと請求書発行システムを直接APIで連携する方法です。
請求書を発行する頻度が高い場合は、手間の少ないAPI連携が必須ですが、月に一度まとめて発行するだけであれば、CSVファイルをインポートする方法でも問題なく連携できるでしょう。システムの中には、CRMと連携して商談情報をもとに請求書作成や売上計上をできるものもあります。たとえば、社内でSalesforceを頻繁に利用するようであれば、その自動連携に強みを持つ「マネーフォワード クラウド請求書Plus（株式会社マネーフォワード）」などの利用を検討するのもいいでしょう。
請求書発行前に、営業担当者の確認や関係部署・役職者の承認が必要など、決まった業務フローがある場合は、発行システムをフローの中にどう組み込むかを考えなければいけません。たとえば、「freee会計（freee株式会社）」には、作成者が請求書や見積書を作成後、承認者の承認を得てから発行できるようにする、ワークフロー構築機能があります。
2022年1月の電子帳簿保存法の改正によって、請求書をデータで保存するための要件が緩和されています。請求書発行システムの導入により、請求書の作成や発送の効率化を図るのとあわせて、請求書のペーパーレス化を進める意向があるのであれば、改正電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶようにしましょう（サービスによって、改正電子帳簿保存法への対応度合いは異なるので注意が必要です）。
なお、様々なタイプの請求書発行システムについては、「Web請求書システムをタイプ別に比較」で詳しくご紹介しています。
また、請求書自体は自社のシステムで作成できるが、郵送やメールといった送付作業がネックとなっている場合は、「＠Tovas（コクヨ株式会社）」などの配信機能に特化した電子帳票システムが選択肢となります。「電子帳票システムは3分類から選ぶ」の「配信に強みをもつサービス」の項でご紹介していますので、ぜひ御覧ください。
請求書の発行にととまらず、様々な業務に対応可能なのが多機能タイプです。メール・Web・FAXなどでの請求書の発行から、受け取り、改正電子帳簿保存法に対応した保管などに対応するほか、中には入金消込や督促などにも対応するシステムがあります。
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（出所：BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト）
導入企業75万社超のWeb請求書クラウドシステム。請求書の発行（請求）と受取（支払）の双方に対応。紙で行われていた請求業務をクラウド上のデジタルデータのやりとりに移行し、請求書関連業務のペーパーレス化を実現する。販売管理システムや会計システムなど80以上のシステムと連携実績があり、請求書処理の完全自動化も実現できる。請求書関連業務を最大90％削減した実績を持つ。
自動入金消込機能で迅速で確実な入金確認が可能なほか、「自社の請求・回収状況」と「複数口座の残高・入出金推移」を集約して見える化する経営ダッシュボード機能も。改正電子帳簿保存法に対応。BtoBのクラウドサービスとして20年以上の運用実績がある。
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（出所：楽楽明細公式Webサイト）
請求書、納品書、支払明細などの帳票を発行できる電子請求書発行システム。帳票データのCSVまたはPDFをアップロードするだけで、発行先に応じて、Webからダウンロード、メール添付、郵送、FAXのいずれかの方法で帳票を発行。請求書発行において手間のかかる「印刷・封入・発送」の作業をゼロにできる。さらに、API連携機能を活用すると、利用しているシステムから楽楽明細への顧客データや帳票データの一括取り込みなどもできるようになる。
改正電子帳簿保存法に対応しており、発行した電子請求書等の原本控えの一元管理が可能。また、同社のシリーズ「楽楽販売」や「楽楽精算」との連携も強み。
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（出所：ナビエクスプレス公式Webサイト）
請求書や支払明細書、納品書などの帳票を電子化し、Webから一斉送信できる電子帳票ソリューション。多種多様な帳票に対応できるため現在の帳票デザインを「そのまま」利用することができる。APIシステム連携やFAX連携、SMS連携に加えて、送信状況や開封状況などを管理画面からリアルタイムにステータス確認できる機能など、帳票をスムーズに自動配信するための機能が充実している。
初期導入時、配信先となる取引先のメールアドレスやFAX番号を、お客様に代わり収集する「取引先情報の収集代行サービス」も本システムの特長だ。送信データの追跡や取り消しもできるほか、メール配信の場合は、明細書ごとにパスワードを付与できる機能も使える。
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（出所：請求管理ロボ公式Webサイト）
請求・集金・消込・催促の作業を自動化し、経理業務の負担を軽減するクラウドサービス。継続的な請求に強みがあり、取引先と取引内容を登録するだけで、毎月自動で請求書を発行・送付（メール・郵送）する。請求書業務から「Excel」と「紙」を排除して効率化を目指す。また、入金消込の自動化により、未収対策にも貢献する。SFAやCRM、クラウド会計システムとのデータ連携が可能で、経理業務の効率化・DXを促進する。改正電子帳簿保存法に対応。
与信審査から回収まで、請求業務を「まるなげ」する同社のシリーズの請求代行「請求まるなげロボ」のサービスもある。
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（出所：請求QUICK公式Webサイト）
請求書の作成・発行だけでなく、回収や入金確認、消込・仕訳まで経理業務をWeb上で完結できるクラウド型請求書管理システム。ユーザー5人・請求書発行50枚までなら月額0円で利用可能。
請求書は事前に作成・発行予約できるため、作り忘れ・送り忘れの心配なし。印刷して郵送、PDF添付メール、リンクメール、郵送代行など、取引先に合わせた方法で請求書を送付可能。また、自動取得した入金情報をもとに、ワンクリックで入金消込できる。その他、業界最安水準の手数料で利用可能なクレジットカード決済機能、更に急な資金ニーズにも対応できる請求書買取機能「入金QUICK」（オプション）も搭載。改正電子帳簿保存法に対応。
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（出所：マネーフォワード クラウド請求書Plus公式Webサイト）
請求書の電子化から債権管理、入金消込までをワンストップで実現するクラウド型債権管理システム。CRMからデータを取り込み、取引内容に沿った正しい請求書を簡単に作成することができる。分割請求書もワンクリックで発行可能。また、債権と銀行の入金情報を突合させ、自動で消込処理を行うこともできる。改正電子帳簿保存法に対応。
Salesforceと自動連携できる「マネーフォワード クラウド請求書Plus for Salesforce」も提供している。取引先マスタ・商品マスタを同期することで、受注後に発生していたコピペ作業がゼロに。請求書から案件情報、案件情報からSalesforceの商談情報など、すべてワンクリックでアクセスでき、システム間でシームレスに情報を追いかけることができる。
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大量の請求書発行・送付作業を効率化したい、別システムからデータ連携して請求書を作成したい場合におすすめの、2サービスをご紹介します。
（出所：BConnectionデジタルトレード公式Webサイト）
請求書電子化プラットフォームである「Tradeshift（Tradeshift Inc.）」と連携したクラウド型請求書電子化サービス。請求書発行や受取といった基本機能を無料で利用することができる。受領する側の取引先の費用負担も不要だ。100以上の通貨と20以上の言語が使用可能で、海外の取引先への導入もスムーズ。
また、電子データ交換型（EDI）を採用しているため、請求書の電子データを、他の会計システムや販売管理システムなどとシームレスに連携可能。電子帳簿保存法に準拠しているため、原本管理も不要。インボイス制度や海外の法制度にも対応している。
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（出所：MakeLeaps公式Webサイト）
Salesforce連携に強みを持つクラウド型請求書発行システム。販売管理システムに同サービスを利用している場合は、Salesforce連携版「MakeLeaps for Salesforce」が特におすすめ。
Salesforce内で直接MakeLeapsの書類を作成・送付できるため、Salesforceの画面上で取引先ごとにいつどんな書類を送ったのかが確認でき、編集や再送もワンクリックで完了。請求書のほか、見積書や納品書も作成できる。オプションサービスで会計ソフトとの連携も。電子帳簿保存法に対応。
請求書の送付数は100通に満たないものの、Excel作成や印刷、封入といった作業から脱却したい場合におすすめの、3サービスをご紹介します。
（出所：Misoca公式Webサイト）
見積書、納品書、請求書などの作成・送付ができる請求書発行システム。取引先・品目・税率などを、入力フォームに記入するだけで、簡単に帳票が作成できる。送付漏れ防止機能、自動作成予約、自動メール送信機能のほか、月々の増減が見やすい売上レポートも自動作成される。確定申告ソフトへの仕訳自動送信など、個人事業主向けの機能も。
また、スマホやタブレットからも帳票作成ができるので、スキマ時間での作業やリモートワークができるようになる。弥生の申告ソフトやfreee会計、マネーフォワードクラウド会計・確定申告など、連携サービスも豊富だ。電子帳簿保存法に対応。
（出所：freee会計公式Webサイト）
請求書の作成・発行までできるクラウド会計ソフト。簿記や経理の知識がなくても利用できる、かんたん操作が特徴だ。
テンプレートをもとに思い通りのレイアウトで請求書が作成できると同時に、売掛金として仕訳され、経理処理も自動で完了。通常の請求書作成ソフトよりも効率的な作業を実現している。合算請求機能や定期請求機能も。SFAとの連携も可能。月額3,980円からのベーシックプランでは、請求書の定期・一括機能や、従業員の経費精算機能にも対応している。電子帳簿保存法に対応。
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（出所：マネーフォワードクラウド請求書公式Webサイト）
マネーフォワードクラウド会計ソフトと連携できる請求書発行システム。見積書、納品書、請求書、領収書発行のほか、毎月自動作成機能や売上レポートの自動作成機能も搭載。作成した請求書はワンクリックでメール送付が可能。PDFダウンロードや印刷も可能なため、データや紙での保管が必要な取引先にも対応できる。
タグ管理機能があり、「電子送付不可」「担当者に要事前確認」といった特記事項の情報を保持できるなど、使いやすくミス防止に役立つ機能が充実している。入金ステータスがひと目でわかるので、請求の抜け漏れを防ぐこともできる。権限管理、作業履歴の記録など、データ共有機能にも強みあり。電子帳簿保存法に対応。
自社でERPを保有するのはコスト的に難しいけれど、請求書の作成と合わせて売り上げの管理や分析等まで行いたい場合におすすめのサービスをご紹介します。
（出所：board公式Webサイト）
請求書等の発行に加え、周辺業務の効率化をも考えられた、中小企業向けの業務管理システム。見積書や請求書の作成はもちろん、営業管理や支払管理、売上見込の把握、キャッシュフロー予測など、中小企業や小規模事業者の業務や経営を一元管理し効率化する。
一般的な請求書作成サービスと、中堅企業向け業務システムやERPとの中間に位置するようなシステムで、請求書作成サービスでは業務管理や経営管理が不十分だが、業務システムやERPだと価格帯が高すぎて手が出ないという中小企業や小規模事業者に最適。営業管理から受注管理、請求管理、入金管理までと幅広い業務領域をカバーしている。
請求書発行システムを利用すれば、人的なミスや漏れを防いで、正確に請求ができるうえ、発送業務の手間やコストを大幅に削減することが期待できます。システムに任せられるところはシステムに任せ、省けた手間と時間を別の業務に充てることで、人にしかできない価値を生み出すこともできるでしょう。無料トライアルを実施しているサービスも多くあるので、一度試してみて、導入を前向きにご検討ください。
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請求書の電子発行なら楽楽明細｜電子請求書発行システム
請求書などのあらゆる帳票を電子化し、印刷・封入・発送の手間をゼロにする電子請求書発行システムです。発送方法は、取引先ごとに「WEB発行」「メール発行」「郵送発行...
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