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電子請求書とは?配信や受取自動化のメリットと活用のコツ

電子請求書とは?配信や受取自動化のメリットと活用のコツ

最終更新日:2021-02-17

電子請求書に切り替えたらどうなるのか?具体的な発行・配信・受取の方法、メリット・デメリット、活用のコツ・注意点を一つひとつ分かりやすく説明しています。「導入に失敗して、紙に逆戻り…」ということにならないようにしましょう!

目次

電子請求書とは?

電子請求書とは、電子化(データ化)された請求書を指します。PDFの請求書もその一つですが、近年では作成だけでなく、配信・受取まで自動化した状態を指すことが多いです。クラウドなどを通じて、Web上で取引先とやり取りされることが多いため「Web請求書」とも呼ばれています。

電子化すると「請求書の作成や送付の手間暇が省ける」「請求漏れ・誤送信のリスクがなくなる」など多くのメリットが見込めます。これまで日本でも電子化を推し進める動きもありましたが、世界に比べると思うように進んでいないのが実情です。理由は諸々ありますが、請求書は取引が実際に行われたことを証明する重要な書類であり “紙の原本にハンコを押して、送付状をつけて送るべき”という「根強い商習慣」が残っているのは大きな一端です。

実際、多くの企業がPDFの請求書をメールで送った後も、別途、紙で印刷したものに押印して郵送していました。受け取った側もそれを帳簿として保管しておくのが一般的でした。電子帳簿保存が改正され、電子データでの保管が認められるようになった今でも続けている企業が少なくありません。

しかし、2020年、以下のような出来事を受け、多くの企業が変革を迫られています。

  • コロナの影響でテレワークが推進されるようになった
  • 新政権の行政改革大臣が会見で「脱ハンコ」を宣言した
  • 改正電子帳簿保存法が施行され、請求書の保存要件が大幅に緩和された

今後は国策としてペーパーレス化が進行するのに伴い、これまで電子化を阻んでいた商習慣も徐々に薄れ、電子請求書を導入する企業が増えていくと考えられます。

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電子請求書の配信や受取の方法

「電子請求書とはどのようなものか」「なぜ導入を検討する企業が増えているのか」をご理解いただけたところで、次に「電子化した請求書を取引先にどうやって送るのか、逆にどのようにして受け取るのか」具体的な配信・受取の方法について説明します。

従来、請求書を送る場合、メールにファイルとして添付したり、ダウンロードURLを貼りつけたり、その他、FAX・郵送など、取引先に応じて様々な形式で配信されていました。受取に関しても同様です。紙やPDFなど取引先ごとに違う形で送られていた請求書をまとめて管理しなければなりませんでした。

電子請求書を導入すれば、それらの手間はかかりません。システムにもよりますが、多くはフォーマットにデータを入力し、請求書を作成するだけで済みます。たとえば、郵送が必要な企業であれば、登録さえすれば印刷から封入・投函まで機械が自動で対応してくれます。受取に関しても同様です。ばらばらに届けられていた請求書をクラウド上で回収し、一元化して受け取ることができます。

取引先が自社と同じ電子請求書サービスを使っている場合、更に簡略化が図れます。たとえば、「BtoBプラットフォーム請求書(株式会社インフォマート)」を互いに導入していれば、Web上で電子請求書を受け渡しすることができます。発行・受取の手間が省けるだけでなく、送付に必要な郵送の切手料金・FAXの電話料金もかかりません。

 

電子請求書の導入メリット

電子請求書を導入することで様々なメリットが見込めます。「発行側」「受取側」2つの側面から詳しく見ていきましょう。

請求書作成の手間の軽減

取引先によって、請求書のフォーマットは異なります。そのため、企業は取引先ごとに請求書を作成しなければなりません。また「数量を減らしてほしい」「拠点別に作成してほしい」など変更が加わるたびに、その工程をイチから繰り返さなければなりません。

電子請求書を導入すればイチから作成する手間を省くことができます。基幹システムや販売管理システムなどからデータをCSVなどで受け取り、あとは取引先に合わせたいくつかのフォーマットで自動作成するだけです。システムによっては、以前入力したデータを記録しておき、次回以降の入力時に自動的に表示される「自動作成機能」も備わっています。

送付コスト・労力の削減(人件費)

請求書が取引先の都合に左右されるのは、作成段階だけではありません。取引先ごとに「うちは経理宛に郵送してもらいたい」「本社にFAXで送ってほしい」などの要望があり、最適な形式で配信しなければなりません。卸会社や百貨店のように取引先が多い場合、その都度「宛名書き・封入・投函」「送り状の作成・番号入力」など膨大な作業工数が必要になります。

この点、電子請求書を導入すれば簡略化することができます。請求書自動作成機能を利用すれば、あらかじめ設定しておいた発行日に自動的に請求書が各取引先に最適な方法で発行・送付できます。郵送の場合、送付状まで一緒に自動作成・封入される機能も存在します。

取引先が自社と同じ電子請求書サービスを使えっている場合を除き、依然として郵送費(切手)はかかってしまうため、コストは割高に感じるかもしれません。それでも、印刷・封入作業に費やしていた「人的コストを節約できる・他に回すことができる」と考えれば十分メリットはあります。

請求ミスの防止(漏れ・誤送信など)

請求書の送付を手作業で行っている場合、ミスはつきものです。

  • 作成段階であれば「請求金額ミス」「請求漏れ」
  • 配信段階であればメールの宛先・郵送先・FAX番号を間違えてしまう「誤送信」

情報セキュリティが求められている近年、A社の請求書をB社に送ってしまうようなことが一度でもあれば、企業の信頼は失墜してしまいます。

電子請求書を導入すれば、リスクを最小限に抑えることができます。請求管理機能を利用すれば、請求済件数や未請求件数・入金予定額を表示させることで請求漏れを確認できます。自動発行機能を利用すれば、請求書作成を忘れてしまうことも防げます。

配信段階でも「メール文面作成」「宛名書き」「送り状の作成」などの手作業の工程を減らせます。最もリスクの高い郵送についても、機械が印刷・封入作業を行ってくれるため、ミスが起こる確率は手作業に比べると格段に低くなります。

配送期間の短期化

取引先によっては「請求書をいつまでに欲しい」とイレギュラーな対応を迫られることもあります。メールやFAXであれば構いませんが、郵送の場合は面倒です。到達までに時間を要するため、逆算して早めに送付しなければなりません。

電子請求書であれば、到達日時を指定して登録するだけで自動送付が可能です。作業が機械化されており余計な手間がかからないため、配送期間の短期化も見込めます。取引先の急な依頼にも余裕をもって対応できるようになるでしょう。

書類の保管や管理の手間の軽減

請求書は取引を示す重要書類であり、企業には7年間の保存が義務つけられています(電子帳簿保存法)。かつては紙の原本を保管するのが一般的ですが、近年は法改正により、一定の保存要件を満たせば、電子データでの保管も認められるようになりました。

電子請求書を導入すれば、更に保管・管理が楽になります。これまでのようにわざわざ印刷して帳簿として書庫に保管する必要はありません。「過去の請求書を閲覧したい」という場合も検索機能があるのですぐに探し出すことができます。請求書を発行する側だけでなく、請求書を受け取る側にとっても同様のメリットがあります。

請求処理の早期化

請求書を受け取る側のメリットです。請求書発行スケジュールは取引先ごとに異なります。期限内に請求書を漏れなく回収するために、経理部門は毎月、取引先へリマインドを行わなければなりません。ましてや、休日が多い月・繁忙期はなおさらです。

電子請求書を導入すれば、メール添付やダウンロード形式で送られてくるため、発行当日に受け取ることができます。「郵送では期日に間に合わない」という緊急時も心配いりません。請求書の処理はもちろん、結果として月次決算も早く行うことができるという利点があります。

 

電子請求書を導入する上でのデメリット(懸念点)

電子請求書を導入するメリットをご紹介したところで、次に導入するに当たってのデメリット(懸念点)について説明していきます。「電子請求書を導入したら、かえって手間・コストがかかるようになった」ということがないように事前に検討しておきましょう。

効果が取引先に左右されがち(フォーマット・配信・受取方法)

全ての取引先が電子化に同意して、積極的に活用してくれれば、最大限の導入効果を受けることができます。しかし、残念ながら従来通りの請求書フォーマット・受取にこだわる企業もあります。その場合、電子化を無理強いすることはできません。

システムによってある程度のカスタマイズも可能ですが、それにも限界はあります。「うちはこのフォーマットでしか受け取らない」「郵送で個別に送ってほしい」など煩雑なフォーマット・配信方法を要求してくる場合、もしくは、導入後の仕様の変更が著しい場合など、電子化したのにかえって業務が煩雑になってしまう恐れがあります。

請求書のボリュームとコスト

導入メリットの一つに「コストの削減」を挙げましたが、実際には取引先の数・請求書の発行通数などボリュームによります。電子化で削減できるのは紙の用紙代・インク代・封筒代に限られ、依然として郵送費(切手)はかかります。1件あたりは微々たるコスト削減効果しか見込めないため、ある程度の効果をあげるには、取り扱う社数・発行通数のボリュームを必要とします。

電子請求書を導入したら、かえってコストが高くついたということがないように、事前に取引先・発行通数を洗い出し、電子化することでどれだけコストを削減できるのか、シミュレーションしてみることをお忘れなく。

取引先からの問い合わせの増加

取引先が仮に電子請求書への切り替えに前向きになったとしても、「電子請求書は法的に有効なのか」「紙にプリントアウトしなければならないのか」電子帳簿保存法に絡んだ質問が数多く寄せられることが考えられます。ITリテラシーの低い取引先に関しては、データのやりとり・保管に関してもアドバイスを求められます。「請求書をデータで送りつけてきて、こっちに印刷代を負担させている」と言われることのないよう最大限の注意を払いましょう。

導入前にあらかじめ説明しておくことはもちろん、導入後も同様の問い合わせが入ることが考えられるため、想定質問に対するトークスクリプトを用意する、担当者を決めるなどの対応が不可欠です。

 

電子請求書の活用のコツや注意点

電子請求書の導入には様々なデメリット(懸念点)が存在します。何の準備もなしに切り替えてもうまくいきませんし、取引先とのトラブルにもつながります。最後に、電子請求書をどのように運用していけばいいのか。活用するためのコツ・注意点についてお伝えします。

取引先を含めた運用体制の確立

電子請求書導入の成否は、どれだけの多くの取引先に電子化を受入れてもらえるか「電子化率」にかかっています。たとえば、「BtoBプラットフォーム請求書(株式会社インフォマート)」を互いに導入すればWeb上で電子請求書を受け渡しすることができ、送信コストも不要になります。それが難しい場合でも、これを機に共通フォーマット・受取方法へ切り替えるなど、双方にとって負担の少ない運用体制を目指しましょう。

なお、ITリテラシーが低い取引先や新しいことに前向きではない取引先に対しては、電子化のメリット・デメリットを説明して、電子化の理解を求めることが不可欠です。色よい返事がもらえない場合も諦めず、利用マニュアルや運用フローを作成して案内したり、導入後もサポート窓口を用意して、利用促進を働きかけたり、粘り強く交渉を続けましょう。

他の帳票も電子化して効率化する

企業における帳票は、請求書の他にも、注文書、納品書、支払通知書など数多く存在します。それぞれが独立するものではなく、たとえば注文書を受けて発行されるのが請求書や納品書であり、請求書があってはじめて支払い通知書が存在します。請求書だけを電子化して、他の書類は以前同様の工数がかかるのでは電子化の意味がありません。

請求書を電子化するのであれば、他の「販売管理システム」「帳票発行システム」などと上手く連携して、他の帳票類も電子化するように務めましょう。請求書単体ではコストを実感できるほどのボリュームが見込めなくても、他の帳票も含めれば電子化するメリットを見出せるかもしれません。

社内ルールの確立(法務・情報部門との協力連携)

請求書は取引を証明する重要書類で、企業には7年間の保存が義務付けられています。この場合、紙で保存するのが原則ですが、「保存を始める3ヶ月前の日までに税務署に申請書を提出する」など一定の要件をクリアすれば、電子データのまま保存することも認められています。一方で電子データは情報漏洩のリスクを常にはらんでいることから、情報セキュリティ対策も欠かせません。

電子請求書を正しく・安全に活用するためには担当部署だけでなく、たとえば法務や情報システム部門など他部門と連携して、「受け取った請求書データをどのようにして保管するのか」「どのようにして情報漏洩・不正アクセスを防ぐか」など社内ルールを確立し、適切に運用していくことが大切です。

 

主な電子請求書システム

主な電子請求書システム(Web請求書システム)をタイプ別に案内しています。比較する上での3つのポイントもご紹介していますので、検討する際にお役立てください。

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まとめ

電子請求書を導入すれば、フォーマットにデータを入力し、請求書を作成・登録するだけで、印刷から封入・投函まで機械が自動で対応してくれます。受取に関しても同様で、紙やPDFでばらばらに送られていた請求書をクラウド上で回収し、一元化して受け取ることができます。

「作成の手間が省ける」「コストが削減できる」「ミスを防止できる」「保管の手間がなくなる」など多くのメリットが見込めますが、恩恵に預かるためには取引先の協力が不可欠です。これを機に電子化への切り替えを働きかけ、社内はもちろん、取引先も含めた最適な運用体制の確立を目指しましょう。

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