紙、PDF、システムなど、電子請求書と言っても色々。各方法のメリット・デメリットだけでなく、「請求書業務を効率化するには、どのようにして進めていけばいいか？」効率的な運用のコツを紹介します。
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電子請求書とは、請求書を電子データとして発行・受領する仕組みの総称です。形式としては、次のような形態が含まれます。
「PDF請求書」「Web請求書」と呼ばれることもありますが、いずれも電子化された請求書データという点で共通しています。
電子化することで、作成や送付の手間が削減する、紙の保管スペースが不要になるなど多くのメリットを得られます。従来は「紙に押印して送付状を添付する」という商習慣が根強くありましたが、近年はテレワークの普及や政府の脱ハンコ推進も後押しとなり、業種や規模を問わず広がりを見せています。
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導入しやすい電子請求書の形態として「PDF請求書」があります。ExcelやWordで作成した請求書をPDF化し、メール添付で送付する方法は、紙から移行する第一歩として多くの企業が採用しています。
しかし、PDF請求書には大きな課題も存在します。
かつて、メール等に添付して発行・受領していたPDF請求書は、印刷して紙で保存すれば国税書類として認められていましたが、2024年1月の電子帳簿保存法改正により、認められなくなりました。現在は、所定の要件を満たした電子保存が必須です。違反した場合すぐに罰則が科されるわけではありませんが、税務調査で帳簿不備と判断されるリスクや、控除否認・更正といった不利益につながる恐れがあります。
PDF形式だけでは、電子帳簿保存法以外にも各種法律の求める要件を満たせない可能性があります。たとえば、インボイス制度（適格請求書）に対応するには、売手名・登録番号、取引日や税率別金額などの正確な記載が求められます。単に項目を追加するだけでは不十分で、番号の誤りや税率の不整合をチェックする仕組みが欠かせません。
こうした背景から、PDF中心の運用には限界があり、現在では多くの企業でクラウド型のWeb請求書システムへの移行が進んでいます。クラウドサービスを利用すれば、電子帳簿保存法やインボイス制度に準拠した形式で保存・運用できるほか、制度改正時もベンダーが対応してくれるため、企業の管理負担を大幅に軽減できます。
請求書業務の電子化をする際、一般に「紙 → PDF（メール） → PDF（クラウド） → システム連携」という順で効率化が進みます。各段階にはメリットと課題・注意点があり、自社の取引量や相手先のIT環境に応じて段階的に移行していくのが現実的です。
紙で発行し、郵送やFAXで送付し、受領側は紙を回覧・保管するという昔ながらの運用法です。相手先がITに対応していなくても確実に届き、従来フローの延長で運用しやすい反面、発行・封入・投函・受領・保管のすべてが手作業となり、工数・コスト・リードタイムが大きいのが課題。紛失や誤配のリスクも無視できず、テレワークとの相性も良くないです。
最も利用される割合が多い一般的な形です。請求書をPDFで作成してメールに添付・送付し、受領側がダウンロードして保存・承認。郵送に比べればすぐに送受信でき、紙代・印刷代・封筒代などのコスト削減や導入の容易さが利点である一方、メールの散在や重複、誤送信対応といった手間や問題もあります。また、前述したように法改正への対応（処理フロー・ルールの整備）の手間などもあります。
企業規模によっては事務処理負担は決して少なくありませんが、電子化の第一歩としては十分に価値があります。まずはこの段階をしっかり踏むことで、より効率的な請求書業務へステップアップできます。
請求書専用のインターネットサービスを利用することで、わざわざメールにファイルを添付したり、開いたり、保存したり、といった手間が省けます。また、正しくアクセス権限管理すれば、誤送信を防いで安全な電子請求書の受け渡しが行えます。
ただし、電子請求書のファイル命名規則や保管ルールを定めなければ検索性が落ちます。また、取引先ごとに共有クラウドへのアクセス対応可否に差があると、ステップ1の管理方法と混在して、管理負荷が増大する場合もあるので注意しましょう。
最終的なステップとしては、発行側と受領側がWeb請求書システムで連携して、電子請求書を送受信する方法が挙げられます。具体的には、発行側がシステム上の共有クラウドへアップロードし、受領側はダウンロードして回収して電子請求書を一元管理するというやり方です。
これにより未着や未承認の見える化、通知・リマインド、アクセス権限管理など、請求書業務の可視化と一元化がより進みます。
ただし、初期導入や相手先への展開には調整コストが伴い相互の仕様対応が前提となるので、この段階は理想ですが、全取引先とシステム連携を実現させるのはなかなかハードルは高いといえます。
実務の進め方としては、ステップ1を「正しく」運用することから始めましょう。PDF送付を前提に、電子請求書の受付から保管、検索、改ざん防止、提出までのルールを電子帳簿保存法に準拠したフローで整えることが重要です。
現在、PDF請求書を運用している場合で、今後電帳法とインボイス制度の要件を満たしつつ、現場の負担を減らすには段階的な導入が有効です。
前述した「電子請求書の配信・受取の方法」を更にステップアップするため、次の3つのアプローチから、自社の規模と取引先の状況に合う方法を選びましょう。
なるべく現行の業務フローを保ったまま、電子取引の適法保存を徹底します。具体的には、受付用共有フォルダと請求書の命名規則（取引日・相手先・金額）を統一し、検索性を確保。改ざん防止は事務処理規程＋訂正削除履歴またはタイムスタンプで担保しましょう。提出要求に即応できるダウンロード手順もマニュアル化。低コスト・短期間で始められるのが利点です。
メールでの運用に慣れてきたら、その後は、共有クラウドに集約できる安価な電子請求書サービスを試してみましょう。通知・リマインド、承認ログ、アクセス権管理で未処理の見える化が進みます。
まずは、主要取引先数社で受領→発行の順に範囲を拡大して、命名規則やアクセス権限のルールを標準化を進めます。導入容易で月額も抑えやすく、監査対応もしやすいのがメリットで、多くの企業にとって現実的な運用方法となるでしょう。
取引量が多い場合は、EDIや標準フォーマットを定めて、データ連携も検討してみましょう。取引先との体制が整えば、会計ソフトや販売管理ソフトなどからデータをCSVなどで自動で受け取り、取引先に合わせたいくつかのフォーマットで自動作成するだけで請求書業務の完結も可能に。
適格請求書の記載要件チェックや税率別計上の自動化、承認ワークフローと操作履歴により、ミス削減・属人化解消・監査対応の効率化が見込めます。ただ、連携項目表の整備、相手先展開など事前の導入テストなどはしっかりと計画を練ることが必要です。
PDF請求書を超えて、クラウドサービスやシステム連携などのステップまで導入することで様々なメリットが見込めます。「発行側」「受取側」の2つの側面から詳しく見ていきましょう。
取引先によって、請求書のフォーマットは異なります。そのため、企業は取引先ごとに請求書を作成しなければなりません。また「数量を減らしてほしい」「拠点別に作成してほしい」など変更が加わるたびに、その工程をイチから繰り返さなければなりません。
電子請求書を導入すればイチから作成する手間を省くことができます。基幹システムや販売管理システムなどからデータをCSVなどで受け取り、あとは取引先に合わせたいくつかのフォーマットで自動作成するだけです。システムによっては、以前入力したデータを記録しておき、次回以降の入力時に自動的に表示される「自動作成機能」も備わっています。
請求書が取引先の都合に左右されるのは、作成段階だけではありません。取引先ごとに「うちは経理宛に郵送してもらいたい」「本社にFAXで送ってほしい」などの要望があり、最適な形式で配信しなければなりません。卸会社や百貨店のように取引先が多い場合、その都度「宛名書き・封入・投函」「送り状の作成・番号入力」など膨大な作業工数が必要になります。
この点、電子請求書を導入すれば簡略化することができます。請求書自動作成機能を利用すれば、あらかじめ設定しておいた発行日に自動的に請求書が各取引先に最適な方法で発行・送付できます。郵送の場合、送付状まで一緒に自動作成・封入される機能も存在します。
請求書の送付を手作業で行っている場合、ミスはつきものです。
情報セキュリティが求められている近年、A社の請求書をB社に送ってしまうようなことが一度でもあれば、企業の信頼は失墜してしまいます。従業員のヒューマンエラーが悪評拡散の原因というよりも、企業としてリスクを未然に防ぐ体制を十分に整えていないことが問題視されます。
電子請求書を導入すれば、リスクを最小限に抑えることができます。請求管理機能を利用すれば、請求済件数や未請求件数・入金予定額を表示させることで請求漏れを確認できます。自動発行機能を利用すれば、請求書作成を忘れてしまうことも防げます。
配信段階でも「メール文面作成」「宛名書き」「送り状の作成」などの手作業の工程を減らせます。最もリスクの高い郵送についても、機械が印刷・封入作業を行ってくれるため、ミスが起こる確率は手作業に比べると格段に低くなります。
取引先によっては「請求書をいつまでに欲しい」とイレギュラーな対応を迫られることもあります。メールやFAXであれば構いませんが、郵送の場合は面倒です。到達までに時間を要するため、逆算して早めに送付しなければなりません。
電子請求書であれば、到達日時を指定して登録するだけで自動送付が可能です。作業が機械化されており余計な手間がかからないため、配送期間の短期化も見込めます。取引先の急な依頼にも余裕をもって対応できるようになるでしょう。
請求書は取引を示す重要書類であり、企業には7年間の保存が義務つけられています（電子帳簿保存法）。かつては紙の原本を保管するのが一般的ですが、法改正により、電子データで請求書を授受した場合は、電子データでの保存が義務化しています。
電子請求書を導入すれば、更に保管・管理が楽になります。これまでのようにわざわざ印刷して帳簿として書庫に保管する必要はありません。「過去の請求書を閲覧したい」という場合も検索機能があるのですぐに探し出すことができます。請求書を発行する側だけでなく、請求書を受け取る側にとっても同様のメリットがあります。
請求書を受け取る側のメリットです。請求書発行スケジュールは取引先ごとに異なります。期限内に請求書を漏れなく回収するために、経理部門は毎月、取引先へリマインドを行わなければなりません。ましてや、休日が多い月・繁忙期はなおさらです。
電子請求書を導入すれば、メール添付やダウンロード形式で送られてくるため、発行当日に受け取ることができます。「郵送では期日に間に合わない」という緊急時も心配いりません。請求書の処理はもちろん、結果として月次決算も早く行うことができるという利点があります。
また、最近では請求書受領用のシステムの活用が進んでおり、請求書の受取作業を効率化するだけでなく、明細情報の読取による仕訳データの自動作成も期待できるようになりました。詳しくは「請求書受領サービス比較14選。受取を電子化するメリットとは」でご紹介しています。
電子請求書を導入するメリットをご紹介したところで、次に導入するに当たってのデメリット（懸念点）について説明していきます。「電子請求書を導入したら、かえって手間・コストがかかるようになった」ということがないように事前に検討しておきましょう。
すべての取引先が電子化に同意して、積極的に活用してくれれば、最大限の導入効果を受けることができます。しかし、残念ながら従来通りの請求書フォーマット・受取にこだわる企業もあります。その場合、電子化を無理強いすることはできません。
システムによってある程度のカスタマイズも可能ですが、それにも限界はあります。「うちはこのフォーマットでしか受け取らない」「郵送で個別に送ってほしい」など煩雑なフォーマット・配信方法を要求してくる場合、もしくは、導入後の仕様の変更が著しい場合など、電子化したのにかえって業務が煩雑になってしまう恐れがあります。
導入メリットの一つに「コストの削減」を挙げましたが、実際には取引先の数・請求書の発行通数などボリュームによります。ある程度の効果をあげるには、取り扱う社数・発行通数のボリュームを必要とします。
電子請求書を導入したら、かえってコストが高くついたということがないように、事前に取引先・発行通数を洗い出し、電子化することでどれだけコストを削減できるのか、シミュレーションしてみることをお忘れなく。
電子請求書の活用経験が少ない取引先に関しては、データのやりとり・保管に関してもアドバイスを求められます。「電子データで授受した場合は、現在は電子データでの保存が義務化してます」と相手先に理解を求めるよう注意を払いましょう。
導入前にあらかじめ説明しておくことはもちろん、導入後も同様の問い合わせが入ることが考えられるため、想定質問に対するトークスクリプトや説明資料を用意する、担当者を決めるなどの対応が不可欠です。
最後に、電子請求書をどのように運用していけばいいのか。活用するためのコツ・注意点についてお伝えします。
電子請求書による運用効率化には、どれだけの多くの取引先に同じ運用体制を受入れてもらえるかにかかっています。たとえば、「BtoBプラットフォーム請求書」を互いに導入すればWeb上で電子請求書を受け渡しすることができ、送信コストも不要になります。それが難しい場合でも、これを機に共通フォーマット・受取方法へ切り替えるなど、双方にとって負担の少ない運用体制を目指しましょう。
なお、不慣れな取引先や新しいことに前向きではない取引先に対しては、電子化のメリット・デメリットを説明して、電子化の理解を求めることが不可欠です。色よい返事がもらえない場合も諦めず、利用マニュアルや運用フローを作成して案内したり、導入後もサポート窓口を用意して、利用促進を働きかけたり、粘り強く交渉を続けましょう。
企業における帳票は、請求書のほかにも、注文書、納品書、支払通知書など数多く存在します。それぞれが独立するものではなく、たとえば注文書を受けて発行されるのが請求書や納品書であり、請求書があってはじめて支払い通知書が存在します。請求書だけ電子化しても、他の書類は以前のままでは余計な工数がかかり負担が増します。
請求書を電子化するのであれば、他の「販売管理システム」「帳票発行システム」などと上手く連携して、他の帳票類も電子化するように務めましょう。請求書単体ではコストを実感できるほどのボリュームが見込めなくても、他の帳票も含めれば電子化するメリットを見出せるかもしれません。
請求書は取引を証明する重要書類で、企業には7年間の保存が義務付けられています。2024年1月以降は電子帳簿保存法により、電子データのまま保存することが義務化しています。一方で電子データは情報漏洩のリスクを常にはらんでいることから、情報セキュリティ対策も欠かせません。
電子請求書を正しく・安全に活用するためには担当部署だけでなく、たとえば法務や情報システム部門など他部門と連携して、「受け取った請求書データをどのようにして保管するのか」「どのようにして情報漏洩・不正アクセスを防ぐか」など社内ルールを確立し、適切に運用していくことが大切です。
電子請求書システムについて「具体的にどんなサービスがあるか知りたい」「どんな点に注意して選べばいいか教えてほしい」という方は以下の記事も参照ください。
紙やPDF、システム利用など、電子請求書には様々な形態が存在します。それぞれに業務効率化やコスト削減、法対応の面でメリット・デメリットがあります。特にPDF請求書は多くの企業に利用されていますが、簡便に使える一方で、電帳法対応や確認作業に手間がかかるなどの問題が懸念されます。
適切に請求書業務を効率化していくには、単なるPDFのやりとりにとどまらず、クラウドやシステム連携を見据えた導入が不可欠です。自社の取引量や規模に応じて段階的に移行し、社内外で共通ルールを確立していくことが成功のポイントです。検討が不十分なまま導入してしまうと、かえって手間やコストが増える可能性もあるので注意が必要です。
まずは自社に合った方法を選び、取引先との合意形成を進めながら着実に電子化を推進していきましょう。最適なシステムを導入できれば、請求業務の効率化はもちろん、経理・財務全体のDX推進にもつながります。
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請求書発行に役立つ電子請求書システムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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