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Web請求書システムをタイプ別に比較13選!5分類から選ぶ

Web請求書システムをタイプ別に比較13選!5分類から選ぶ

最終更新日:2021-09-27

請求書の発行や受領後の作業を効率化したい方向けの記事です。便利なWeb請求書システムのタイプ・比較のポイント(電子帳簿保存法の改正点を含む)・おすすめサービス・導入メリットなどをご紹介します。

目次

Web請求書システムとは?

Web請求書システムとは、請求書をWeb画面上で作成して、取引先にそのまま送信したり、受領したりできるシステムです(中には、請求書に限らず、見積書、納品書、領収書、注文請書、支払明細書など様々な帳票に対応しているものもあります)。

従来、請求書はExcelやWord等で作成するのが一般的で、取引先に送る場合は紙に印刷したものを郵送したり、PDFにしたものをメール添付したりするのが普通でした。しかし、その場合、「工数・コストがかかる」「ミスが起こりやすい・確認項目が多い」など様々な課題が挙げられていました。

また、請求書は性質上、「PDFで送って欲しい」「郵送で欲しい」「〇〇分と××分を分けて送って欲しい」「別部署の〇〇さん宛に送って欲しい」など、取引先の要望に合わせて送付手段や宛先、運用基準さえも変えなければならないため、ますます負担が大きくなっているのが現状です。

Web請求書システムを利用すれば、Web上で請求書を簡単に作成できるだけでなく、面倒な送付を代行してくれたり、入金確認・消込、更に督促まで行ってくれたりと一連の請求業務を効率化することができます。また、2022年1月の改正電子帳簿保存法に対応したシステムを利用すれば、請求書を紙で保存する義務からも解放されます。業務効率アップだけでなく、管理コストを大幅削減することができます。

今回は、そんなWeb請求書システムについて、どのようなタイプがあるのか、自社に合ったシステムを選ぶ際の比較ポイント(電子帳簿保存法の改正点を含む)、導入メリットなどについて、おすすめサービスを交えながらご紹介していきます。

なお、Web請求書システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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Web請求書システムのタイプと選び方

Web請求書システムは決して新しいサービスではなく、これまでに目的・企業規模・件数・頻度に応じて数多くのサービスが提供されています。今回は、何を選んでいいかわからないという方向けに、「こんな場合にはこんなタイプのWeb請求書システムがおすすめです」というように、各タイプの特徴と自社に合ったシステムの選び方をご紹介していきます。

まず、タイプについてです。Web請求書システムは導入目的に応じて、主に以下3つのタイプに分類されます。

  • Aタイプ:小規模で手軽に作成したい場合
  • Bタイプ:多数の取引先に効率的に配布したい場合
  • Cタイプ:請求後の業務も効率化したい場合

Aタイプ:小規模で手軽に作成したい場合

取引先が数十社程度でそれほどボリュームがない場合におすすめのタイプです。発行件数がある程度多かったとしても、月末月初にまとめて送るのではなく、注文が発生する度に作成するような業務フローの場合もこれに当てはまります。その都度さっと使えるタイプのため、効率的に業務を進められます。

Bタイプ:多数の取引先に効率的に配布したい場合

取引先が100社を超えてくると、会社ごとにメールや郵送で送り分けたり、請求書を作成して個別送信したりするのは手間です。この場合におすすめなのが、効率的な送付機能を持つタイプです。請求情報の帳票データを取り込んだり、あるいは連携させて請求先ごとに最適な方法で届けたりできるため、送付の手間を軽減できます。

Cタイプ:請求後の業務も効率化したい場合

請求書を送った後、期日までに入金されているかどうか、入金状況の確認や消込、未入金の際の督促まで効率的に行いたい場合におすすめのタイプです。銀行口座への振り込み状況をシステム上で簡単に確認でき、更に入金消込や督促できる機能などを備えています。

機能 A:小規模で手軽に作成したい場合 B:多数の取引先に効率的に配布したい場合 C:請求後の業務も効率化したい場合
主なシステム ・Misoca
・MFクラウド請求書
・freee
・楽楽明細
・ナビエクスプレス
・MakeLeaps
・BConnectionデジタルトレード
・BtoBプラットフォーム
・請求管理ロボ
請求書の作成・発行
請求書のお届け

(メール送信や郵送)

請求書のお届け(帳票データ取込による自動送付)
入金管理・入金消込・督促

 

上記のタイプに加えて、請求書発行業務だけに止まらず、管理や受領まで効率化したい場合には、次に紹介するDタイプとEタイプの利用を検討すると良いでしょう。

Dタイプ:管理業務を全般的に効率化したい場合

営業管理・支払管理・売上見込の把握・キャッシュフロー予測など、管理業務を支援する機能にも対応したWeb請求書システム(例えば「board」)もあります。ERPを導入するほどの規模ではないが、分析・管理機能をも重視したいと考えている企業には選択肢です。

Eタイプ:請求書の受領業務を効率化したい場合

請求書は発行側だけでなく、受領側にとっても請求書内容の社内システムへの入力や保管などで多くの負担が発生します。そこに最近、請求書受領サービスが相次ぎ登場したことで受取後の業務効率化や代行受領による経理部門のテレワーク化の手段としても注目を集めています。

 

その他、規模が大きく、請求書自体は自社の基幹システムで作成・発行できるが、メール添付や郵送など、送付作業だけがネックとなっている場合は、Web請求書システムでなく、送付作業に特化した電子帳票システム(例えば「@Tovas」)を導入することで効率化が図れます。

電子帳票システムについては、「電子帳票システムは3分類から選ぶ。主なサービスを比較」の「帳票配信に強みを持つサービス」についてご一読ください。

 

Web請求書システムの比較のポイント

Web請求書システムには、上記したように企業規模と発行件数、目的に応じて様々なサービスが提供されていることがわかりました。では、実際に導入する場合、どのような部分を注視して選んだらよいのでしょうか。Web請求書システムの比較のポイントを以下4点ご紹介します。

自社に適した業務効率化の範囲

まずは自社がWeb請求書システムを導入して効率化したい作業の範囲を明確にしておくべきです。一見すると多機能タイプは魅力的に映りますが、本来必要な機能に絞ったタイプも使い勝手の面でメリットが大きいです。

例えば、取引先件数が多くなく、小規模で請求書作成を効率化したいのであれば、作成と送付の機能を持つAタイプの中から選べば十分です。「Misoca」、「マネーフォワード クラウド請求書」、「freee」ともに、メール送付だけでなく郵送も選べ、郵送代行は1通160~180円程度で依頼できます。件数が多くなくとも、印刷、三つ折り、封入、投函といった作業から解放されるため、経営者等が請求書発行作業を担っている場合は非常に嬉しい機能です。

「Misoca」は請求書発行に特化型、「マネーフォワード クラウド請求書」は会計ソフト「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」との連携が強み、「freee」はそれ自体が会計ソフトでその中の一機能として利用できる、といった違いがあります。なお、サービスによって、CSVでの請求データ取り込み、会計ソフトと連携することによる仕訳データ作成、また売掛金の回収保証サービスなどもあります。

次に、取引先が多数で、請求データと連携させたいのであればBタイプを選ぶとよいでしょう。請求データの取り込みに関し、Aタイプ(サービスによる)がCSVファイルをインポート(クラウドにアップロード)する取り込み方法であるのに対し、BタイプではAPI連携など、システム同士の連携ができるため、他システム(基幹システムや販売管理システム、営業支援システム等)で請求データ確定後、Web請求書システムにおいて自動で請求書を発行する、といったことができます。他にも、他システムの顧客データをWeb請求書システムに自動で連携する、あるいはWeb請求書システムで顧客データが変更された際に、自動で他システム上の顧客データを書き換える、といった使い方が可能となります。

テレビCMでもおなじみの「楽楽明細」は同社の販売管理システム「楽楽販売」との連携が強み、また「MakeLeaps」は世界で15万社以上の利用実績を持つ営業支援・CRMツール「Salesforce」内で書類の作成・送付ができるSalesforce連携版を特長とするサービスです。

更に、入金消込や督促などの業務まで効率化したい場合は、請求後の作業まで効率化できるCタイプのWeb請求書システムを選ぶと良いでしょう。内部統制の点でも役立つ、承認がどこまで回っているかの確認ができる機能や、金融機関からの入金データを自動取得し、請求した金額と自動照合する機能など、大量の請求にも対応できる機能が備わっています。

約40万社が利用する「BtoBプラットフォーム 請求書」はその名の通り、企業間の請求書の受け渡し業務全てを行うことができる多機能サービス、「請求管理ロボ」は企業間のやり取りはもちろんのこと、個人客の会費管理などにも対応し、クレジットカード決済やコンビニ決済等の収納代行までの幅広い機能が売りで、与信・請求書発行・代金回収・入金管理・督促の代行まで対応するまるなげオプションも特長。

なお、前述の通り、Aタイプでも会計ソフトとの連携により売掛金の仕訳作成や消込までできるタイプもありますが、件数を多くこなすためには、Bタイプのように販売管理システムとの連携もでき、さらに入金消込や督促までできるCタイプが最適です。

小規模で、ERP等の導入はコスト的に難しいが、請求書作成・送付だけでなく、売上管理、案件管理、原価管理なども行いたい場合は、業務管理ができるWeb請求書システム、「board」などが適しています。

データの連携性

手入力で金額等を入力する場合を除き、何かしらの別データから取り込む場合、別データとWeb請求書システムとの連携手段が重要となります。具体的には、他システムから抽出したCSVファイルをWeb請求書システムにインポート(クラウドにアップロード)する方法と、販売管理システム等とAPIで直接連携する方法の2種類あります。月に何度も発行するのであればAPIで直接連携できた方が便利で、請求データ確定後にそのまま自動で請求書を発行することや各種情報を連動させておくことが可能ですが、請求書発行のタイミングが毎月1,2度しかないようであれば、CSVファイルによるデータ連携で十分なケースが多いです。

また、頻度が多い場合で、販売管理システムにSalesforceを利用している場合は、Salesforceとの連携に強みを持つシステムがあるので、それらも候補になるでしょう。

業務フローへの対応

最後に確認すべき点は、自社の請求書作成の業務フローにどのように組み込んでいくかといった点です。

請求書作成・発行するだけであれば、各社サービスは使い勝手以外はあまり変わらないと言えます。ただし、請求書を発行する前に、各営業担当者にその内容で発行してよいかの確認が必要なケースや、関係部署や役職者の承認のワークフローがある、といったケースだと、その流れを含めてシステム化した方が効率的になるのか、それともシステム化するほどではないのか、などの確認・判断が必要になるからです。システムで対応する場合は、Web請求書システムでスムーズに実現できるかの確認も必要になります。

改正電子帳簿保存法に対応しているか

2022年1月より施行される改正電子帳簿保存法では、請求書をデータで保存するための要件が緩和されました。主なポイントは以下の通りです。

  • データ保存開始の3ヵ月前までに所轄税務署へ申請が必要→事前申請不要
  • スキャナで読み取った後、受領者の自署が必要→自署不要
  • スキャナで読み取った後、3営業日以内にタイムスタンプ付与→最長2ヵ月以内
  • 発行者・受領者双方のタイムスタンプが必要→どららか一方で足りる

タイムスタンプは「内容が改ざんされていない」ことを担保するために押されるものです。従来は請求書をスキャンした後、専用システムを別途利用して付与するのが一般的でした。しかし、改正電子帳簿保存法に対応したWeb請求書システムを利用すれば、「改ざんする余地がない」と推定されるため、別途タイムスタンプを付与する必要がなくなります。

もし、Web請求書システムの導入と同時にペーパーレス化を本格的に推し進めたいのであれば、最新の改正電子帳簿保存法に対応したシステムかどうかしっかり確認しておきましょう。たとえば、「楽楽明細(株式会社ラクス)」は受け取った請求書のスキャンデータをアップロードするだけで、自動的にタイムスタンプも付与されます。サービスによって電子帳簿保存法への対応度合いは異なりますのでご注意ください。

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主なWeb請求書システム(発行の効率化重視)

Misoca(株式会社Misoca)

Misoca

(出所:Misoca公式Webサイト)

請求書の他、見積書や納品書の作成・発送に特化したWeb請求書システム。豊富なデザインのテンプレートから選んで入力するだけで簡単に利用できる。CSVファイルのアップロードによる作成も可能。メール送信、ワンクリックでのPDF発行、郵送代行も。ステータス管理や売上レポートといった管理機能の他、会計ソフトとの連携による自動仕訳も可能。口座振替の回収代行や回収保証サービスもあり。

  • 料金:月額800円/15通まで、3,000円/100通まで、10,000円/1,000通まで。5件までの無料プランもあり。
  • 郵送代行は1通160円~。

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マネーフォワード クラウド請求書(株式会社マネーフォワード)

マネーフォワード クラウド請求書

(出所:マネーフォワード クラウド請求書公式Webサイト)

会計ソフト「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」で有名な同社によるWeb請求書システム。「マネーフォワード クラウド会計・確定申告」と連携し売掛金の管理ができる点が強み。郵送代行や毎月自動作成機能も。複数人で共有する際にも「編集可能」・「閲覧のみ」といった権限管理ができるため、意図せず上書きされてしまうようなミスも削減できる。

  • 料金:月額プランで3,980円~。(年額プランだと月額2,980円~。)
  • 郵送代行は1通170円~。

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freee (freee株式会社)

freee

(出所:freee公式Webサイト)

請求書発行機能を持つ、安価に使えるクラウド会計ソフト。中小規模で、請求書発行と合わせて会計ソフトも探したいという場合の選択肢に。そのまま売掛金として自動仕訳され、入金も同システム内で確認可能。郵送代行も可能。請求書の定期的な自動作成機能はプランによって利用できる。

  • 料金:月額2,380円~。
  • 郵送代行は1通150円。

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主なWeb請求書システム(多数の請求書の効率的な発行重視)

楽楽明細(株式会社ラクス)

楽楽明細

(出所:楽楽明細公式Webサイト)

テレビCMでもおなじみの楽楽シリーズのWeb請求書システム。請求書の他に、納品書・支払明細・領収書といったあらゆる帳票や、チラシ・お知らせといった書類の発送も対応。⾃社システムや販売管理システム等からのCSVかPDFでのデータ一括取り込みの他、API連携オプションも対応。同シリーズの販売管理システム「楽楽販売」との連携も。

  • 料金:初期費用100,000円~ + 月額料金  24,000円~。
  • 郵送代行は1通164円~。

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ナビエクスプレス(NTTコム オンライン)

ナビエクスプレス

(出所:ナビエクスプレス公式Webサイト)

既存のフォーマットのデザインを変えずに、請求書や支払明細書、納品書をPDF化し、請求データと宛先情報をcsvデータでインポートするだけで、Webで一斉送信できるWeb請求書システム。

APIシステム連携の他、FAX連携や、送信・開封状況などをリアルタイムにステータス確認できる管理画面の機能等、大量の帳票をスムーズに自動配信できる機能がそろっている。セキュリティ機能も充実しており、送信データの追跡、送信取り消し、メール配信の場合は明細書ごとにパスワードを付与することができる機能、SSLによる暗号化など。初期導入時に、配信先の取引先のメールアドレスやFAX番号を、お客様に代わって収集する収集代行のサービスも特長といえる。

  • 料金:月額利用料金 メール:45,000円~、FAX:20,000円~。従量料金 メール:5円~、FAX25円~。
  • 初期費用は要見積もり。

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MakeLeaps(メイクリープス株式会社)

MakeLeaps公式Webサイト

(出所:MakeLeaps公式Webサイト)

Salesforce連携に強みを持つクラウド型Web請求書システム。請求書の他、見積書や納品書も作成可能。販売管理システムのSalesforce連携版もあり、Salesforce内で、直接MakeLeapsの書類を作成、送付できるため、Salesforceの画面上で取引先ごとにいつどんな書類を送ったのかが確認でき、編集や再送もワンクリックでできる。会計ソフトとの連携はオプション。

  • 料金:月額800円/1名(法人プラン)。取引先数に応じて料金が変更。
  • Salesforce連携版 初期費用 無料 + 月額30,000円~。
  • 郵送代行は1通148円~。

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BConnectionデジタルトレード(NTTコミュニケーションズ株式会社)

BConnectionデジタルトレード

(出所:BConnectionデジタルトレード公式Webサイト)

NTTグループが提供する、請求書に特化した電子化サービス。PDF配信ではなく、汎用的に利用可能なプラットフォーム型のため、Web請求書の発行と受け取り、両面の機能を利用可能。取引先の費用負担も一切なし。マニュアル不要な直感的で分かりやすいUIのため、特に導入フォローの必要もいらない。簡単に利用できるため、電子化を促進しやすい。紙やPDFでしか対応できない取引先があっても、代行して電子化してくれるサービスも用意されているため安心。

  • 料金:無料(標準機能※有料プランはお問い合わせ)

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主なWeb請求書システム(請求書発行後の業務効率化も重視)

BtoBプラットフォーム請求書(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム請求書

(出所:BtoBプラットフォーム請求書公式Webサイト)

利用企業約40万社のWeb請求書システム。部門・勘定科目を自動仕訳し、会計システムにも自動で取込可能。フローの見える化により請求書の承認がどこまで回っているか把握できる。運輸・電話・公共料金の明細をWeb上でまとめて自動取り込みや、支払通知書や支払案内書を簡単に作成・発行、請求に関する書類や紙の請求書を電子保存して管理するなど、企業間の請求に関する様々な業務を一括管理できる。

  • 料金:お問合せ。
  • 郵送代行は1通100円~。

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請求管理ロボ(株式会社ROBOT PAYMENT)

請求管理ロボ

(出所: 請求管理ロボ公式Webサイト)

請求書作成・送付だけでなく、請求・集金・消込・催促の作業を全て自動化できるWeb請求書システム。導入実績は500社以上。BtoCの利用にも役立つ決済データの管理、決済代行等まで幅広い機能を持つ。Salesforce等とのAPI連携も。契約以降の与信・請求書発行・代金回収・入金管理・督促を全て代行する「まるなげオプション」も特長で、請求業務の自動化に加え、キャッシュフローの改善、未回収リスクもなくなる。

  • 料金:運用・定着支援費用+月間費用 50,000円〜

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主なWeb請求書システム(管理業務の全般的な効率化も重視)

board(ヴェルク株式会社)

Board公式Webサイト

(出所:board公式Webサイト)

請求書作成・送付だけでなく、受注状況や売上見込みの把握、原価の管理、売上管理、キャッシュフローの予測なども行いたい場合の選択肢となるWeb請求書システム。導入企業2,500超。案件ごとの損益管理や経営分析なども可能。ERPなどを持たない中小規模の企業に最適。案件単位の管理や、まとめて行える操作性、通知機能など、使いやすさにもこだわった作りも人気。

  • 料金:月額1,980円~。
  • 郵送代行は1通170円。

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主なWeb請求書システム(請求書受領後の効率化)

INVOICE POST(株式会社BEARTAIL)

INVOICE POST公式Webサイト

(出所:INVOICE POST公式Webサイト)

請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領。紙で届く請求書は受領からスキャンまで代行し、オペレーターが全請求書をデータ化してクラウドに集約するため、請求書をオンラインで一元管理することができる。また、専任の導入コンサルタントによる運用開始までの支援に加え、取引先への送付先変更連絡も代行するなど、サポート体制も充実。

  • 料金:月額費用 5万円〜、初期費用 30万円

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Bill One(Sansan株式会社)

Bill One

(出所:Bill One公式Webサイト)

請求書のオンライン受領と一元管理を可能にするクラウド請求書受領サービス。あらゆる方法・形式で届く請求書をワンストップで受領し、AI、OCR、入力オペレーターが、99.9%という高い精度でデータ化。請求書の受領やデータ化の完了をメールで通知するため、担当者による提出漏れや紛失などを防いで業務の効率化が図れる。ERPやワークフローシステム(社内申請システム)などを利用している企業でも、現在利用しているシステムを使ったまま導入することができる。

  • 料金:従業員数30名以下 無料〜 従業員数30名以上の場合は要問い合わせ。

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無料で使えるWeb請求書システム

INVOY(FINUX株式会社)

INVOY

(出所:INVOY公式Webサイト)

請求書発行が中心であれば十分使える、無料のWeb請求書システム。クラウドファクタリングのOLTAの子会社が開発・提供。累計登録者数40,000ユーザー超。上から順番に入力するだけで作成できる簡単な操作性も人気。定期的な自動作成も対応。CSVファイルのアップロードで複数の請求書を自動作成できる。ワンクリックで見積書→納品書→請求書→領収書と変換できる。

  • 料金:無料。
  • 郵送代行は1通147円。

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Web請求書システムの導入メリットの確認

Web請求書システムを利用すると便利なこと、そして様々なWeb請求書システムのサービスがあることが分かりましたが、最後に、改めてWeb請求書システムの導入メリットを3点おさらいしておきましょう。

作業時間の削減

Web請求書システムを利用することで、請求書作成・送付・受領に関するあらゆる作業が効率化され、作業時間の短縮が見込まれます。データ連携すれば、請求書作成作業自体がスピードアップし、郵送代行を利用すれば、郵送のための印刷・三つ折り・封入・切手貼り・投函といった作業からも解放されます。毎月同時期に同内容で送る場合などは自動化機能を利用することで、大幅な時間の削減も可能です。

また、請求書受領サービスを利用すれば、紙で届いた請求書をスキャンしてデータ化してくれるため、原本のファイリングや保管に時間を割かれることもなくなります。

請求書発行や入金管理に関するミスの削減

ミスの削減も大きなメリットとなります。Excelに手入力することと比べ、データ連携することで金額等のミスもなくなります。日付や入金日を上書きし忘れたといった地味なミスもなくなります。前項で述べた自動化機能を利用すれば、請求をし忘れることもなくなりますし、未入金の場合のアラート機能を利用すれば回収し忘れといった事態も防ぐことができます。

働き方改革の後押し

クラウドサービスを利用し、PC一つで請求書作成ができるようになるため、出張先やカフェ、自宅などでも作業ができるようになり、リモートワーク、テレワークといった多様な働き方、働き方改革の後押しとなります。ささいなことのように思えますが、中でも郵送代行機能は大きな効果が期待でき、請求書のためにわざわざ出社したり、切手や封筒を買って投函しに行ったりする必要もなくなります。また、見積書のFAX送信代行も地味に嬉しい機能といえるでしょう。

 

まとめ

毎回の請求書の発行作業が大きく効率化され、時間も手間も削減できるWeb請求書システムのタイプ、比較のポイント、おすすめサービス、そして導入メリットをご紹介しました。各社のサービス公式サイトでは、様々な導入事例を紹介するとともに、請求作業を80%削減、90%削減、1分で作成、データを流して3秒で完了、4日間短縮、などと大きな効果の実感が謳われています。無料お試しやオンラインデモなどのできるサービスもあるため、まずは試してみることが、自社にとっての効率化の第一歩となるでしょう。

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