請求書や領収書などのあらゆる帳票をデータから電子化し、セキュアな環境から一斉送信する電子帳票サービス。帳票フォーマットの変更が不要で様々な配信方式に対応。
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ナビエクスプレスは、請求書や領収書などのあらゆる帳票をデータから電子化し、セキュアな環境から一斉送信する電子帳票サービスです。帳票デザインを変えることなく配信可能。取引先への配信方式はメール、郵送、FAXやSMSに対応。電子化移行に伴う負担を軽減するサポートも強み。コスト80%の削減実績。
CSVファイルを送ると帳票を自動で作成・配信します。現在利用している請求書や給与明細などのフォーマットそのままで作成します。
基幹システムなどからナビエクスプレスがデータを受け取る際は、手動アップロードやAPI接続による自動アップロードに加え、FTPSやVPNなど様々な通信方式に対応しています。セキュリティ要件で厳格に通信方式が定められている場合でも柔軟に対応できます。
メールによる帳票配信に加えて、郵送、FAXやSMSを用いた配信にも対応しています。ナビエクスプレスがそれぞれの取引先に合わせ、配信方式を使い分けて配信します。
電子化実現に必要な、取引先のメールアドレスの収集、取引先への利用案内や、取引先からの利用方法に関する問い合わせ受付などをサポートメニューでご支援することで、移行に伴う負担を軽減します。
80%削減の実績。あらゆる帳票を電子化してセキュアに送信、稼働・郵送コストを削減。電子化移行サポートも充実
NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社 プロダクトマネージャ 堺 謙一様
―ナビエクスプレスはどのようなサービスでしょうか？
ナビエクスプレスは、一般的な請求書・領収書・給与明細に限らず、あらゆる帳票を電子化して簡単に送信できる、電子帳票ソリューションです。人材派遣での労働条件通知書や不動産の賃貸証明書など、電子化が解禁になったものであれば業界に特化した書類にも対応できます。
開発の経緯としては、1999年に様々な形式のデータをセキュアに配信するサービスの提供を開始しましたが、当時は帳票配信のサービスが少なく、セキュアな形でデータのやり取りをしなくてはならない企業様から「大量にデータを送りたい」「紙での郵送を電子化してコストを削減したい」という要望があり、機能を拡充させて電子帳票ソリューションとして提供を始めました。
―ナビエクスプレスの強みを教えてください。
他サービスと大きく違うのは「多様な帳票をセキュアに送れる」という点です。多くのサービスはセキュアに送りたい帳票としてニーズの高い請求書や納品書を前面に押し出していますが、ナビエクスプレスは請求書や納品書に限らず、さまざまなデータに対応しています。取引先に確認のために送る実績データや、CSVのデータ、Excelやテキストデータファイルなど、帳票とは別に数値がほしいという場合でもご利用いただけます。
もちろん一番ボリュームとして多いのは請求書や納品書になりますが、よくご利用いただいている百貨店様などでは、支払い通知書なども弊社のサービスを介して配信しています。また、ファイルを分割して振り分けを行って配信するなど、お客様の要望にあわせたカスタマイズも可能です。
―やはりセキュアに送信できるというのが一番のポイントでしょうか。
そうですね。特に大企業様だとセキュリティがとても厳しくて審査が大変であったり、基幹システムなどからデータを受け取る際には特殊なプロトコルで対応しなくてはならなかったりします。弊社では多様な接続方式が技術的に可能ですので、例えば本当にセキュアにしたければVPNを用いることや、ブラウザ経由であればHTTPS、それ以外ではFTPS等で送信するなど、柔軟に対応しています。
実際、お客様によっては特定のプロトコルしか許されてないという場合が少なくありません。例えば、大手の外資系企業様ではセキュリティポリシーがワールドワイドに定められており、日本独自のルールを設定できないというケースがあります。その場合は出力されるデータ項目も自由に加工できませんので、定型で出力されたデータでないと帳票化できないというサービスの場合はカスタマイズが壁になります。一方、弊社はそうした状況にも柔軟に対応できますので、配信ボリュームや制約事項が多ければ多いほど強みを活かせるというのはあります。
―お客様にご好評いただいている点を教えてください。
一つは紙媒体のときのフォーマットをそのまま再現できるという点が挙げられます。データを連携していただいて、弊社の方で全く同じものを作り直して配信することがありますが、これがかなり好評を得ています。と言いますのは、電子化すると紙媒体とは全く異なるフォーマットに変わってしまって、日々大量に処理しなくてはならない納品書や請求書の運用を変更しなくてはならないのではという点を懸念されるためです。
また、電子化への以降に伴う手間が最低限で済むように努めています。具体的には、郵送していたときには会社名と住所のみの把握で、送付先の担当者のメールアドレスを管理していなかった場合、メールで配信するためにアドレス帳を整理しなければならない、という問題があります。その際、弊社の方で導入の手厚いサポートをしています。
電子化したいけれどどうしたらいいのかわからない、というお客様には、細かな点のサポートに関しても弊社には実績とノウハウがありますので、安心してお任せいただけます。移行前の準備から移行後の運用までをイメージできるようにご提案し、ご担当者に負荷が掛からない進め方ができるように、盤石なサポート体制を築いています。
―どのようなお客様により向いているのでしょうか？
一番メリットが大きいのは帳票の配信頻度が高く、配信ボリュームも大きい中規模から大規模の企業様だと思います。データの送信数が多いことに加え、電子化への移行の負担も大きくなりますので、機能面や手厚いサポートなどが活きてくるところです。もちろん中小企業向けのシンプルなパッケージもご用意しています。
―ナビエクスプレスの操作性はいかがでしょうか？
操作性についてもシンプルでわかりやすいと高評価をいただいております。操作が難しいと説明もややこしくなりますので、移行で苦労しないようにシンプルにしてあります。移行したけれど、取引先からの問い合わせ対応が増えたという事態はやはり避けたいです。万が一、取引先のお客様から問い合わせがあったとしても、弊社で対応するといったサポートもご提供しています。
―お客様の取引先のケアまでされているのですね。
そうですね。我々の直接の契約先でなくても、実際にシステムを利用されていて使い方が分からなかったり、うまく動作しなかったりすることがあれば、弊社でサポートしています。これまでに培ってきたノウハウがありますので、効率よくご案内もできます。
―配信方式はメールだけに限定されるのでしょうか？
いえ、メールだけでなく、インターネットFAX、SMSなど、お客様の課題にあわせた配信方式が可能です。特にSMSなどは視認性が高く、きちんと見てもらいたいというお客様が選択することが多いですね。インターネットFAXも、日本ではまだFAXで配信する場面が多く残っていますので、対応しています。
また、郵送を続けてほしいというご要望にも対応しています。移行の過渡期にはどうしてもさまざまな配信方法を混在させなくてはならない場合もありますから、お客様のご都合にあわせて柔軟な対応を心掛けています。
―サービス活用のポイントを教えてください。
さまざまなデータを配信できるため、帳票だけでなく、普段使いとして案内書やお知らせ通知などの配信としてもご活用できます。大きな会社様で、年に複数回チラシを送りたいけれど宛先が数千件単位でファイルサイズも大きいという場合であっても、簡単に一斉配信できます。
―代表的な事例を教えてください。
ある百貨店様の例ですが、それまで店舗で印刷して送っていた取引先への支払い明細書など、さまざまな帳票類を電子化することで、80%のコスト削減を実現できました。また、帳票のお届けまでのリードタイムも短縮され、取引先の満足度も向上したとのことです。
こういったケースでは、普段郵送しているものがあると、郵送費が毎月固定費となって発生してしまいます。アナログの作業によるミスの発生も懸念されますので、システム化して自動化すれば、コストだけでなく手間もミスも減らせるわけです。もちろんミスに伴う問い合わせも減りますから、配信側も受信側も楽ですよね。配信数の多い大規模な会社様では、コールセンターに固定して設置していた人員を削減できるなど、大きなメリットがあります。
―今後、力を入れていきたい点を教えてください。
FAXやSMSなどでの配信を実現したように、NTTグループ各社との連携を進めることで、さらに付加価値を高めたいと考えています。コミュニケーションの手段が多様化していくなかで、それぞれの手段の強みをうまくいかせる形で取り入れていき、サービスの充実を目指していく所存です。
| 会社名 | NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社 |
| 代表者名 | 塚本 良江 |
| 資本金 | 1億円 |
| 所在地 | 〒141-0032 東京都品川区大崎1丁目5番1号 大崎センタービル4階 |
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