最終更新日:2022-10-12
請求書など帳票の電子化を進めたいが、どの電子帳票システムを導入すればいいか悩んでいる方へ。帳票の作成・配信・管理など目的別に分けて、おすすめのシステムをご紹介しています。
電子帳票システムとは、請求書や注文書等の帳票の作成や送付、管理の各段階で業務効率化を図るためのサービスです。
従来は、Excelなどで作成した帳票を、PDFにしてメール添付したり、印刷して郵送したりするのが一般的でしたが、その場合、以下のような課題がありました。電子帳票システムを導入すると、こういった手作業をシステム上で半自動化することができます。
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業務システムと連携して、帳票に関わるデータから必要部分を抽出し、希望通りのレイアウトやフォーマットで帳票を作成することが可能。たとえば、次のような機能が該当します。csvなどの手動取り込みに加えて、API連携機能による自動データ連携も可能です。
「1.」で作成された帳票を取引先等へ様々な手段で送信します。取引先によっては、郵送で請求書を受け取らないといけないなどのルールがあり、その場合、せっかく電子帳票システムを導入したのにスポット的な手作業が残ってしまいます。そうならないためにも、様々な送付手段を有したシステムを選ぶのがおすすめです。
業務システムの印刷データを電子文書化します。以下のような機能が搭載されているため、ファイルに綴じて紙で保管するのに比べて、圧倒的に探しやすく、倉庫など保管場所の負担もありません。
近年では、「e-文書法」に加えて、「電子帳簿保存法」の改正により領収書等のスキャンも電子保存が可能となり、ペーパーレス化が加速しています。電子帳簿保存法で法要件を満たすには、タイムスタンプや検索、編集履歴の保存といった機能が必要となりますので、それらを搭載したシステムを選ぶことが大切です。
電子帳票システムを導入することで、どのようなメリットが見込めるのか。大きく分けて以下3つ挙げられます。
帳票の作成・送信といった膨大な手作業の削減が見込めます。自動送信の設定をすれば、「メールの宛先を間違える」「FAXの送信先を間違える」「誤った帳票を封入してしまう」といった人的ミスを防ぐことも可能です。ネット上から帳票を出力・送付・管理できるので出社して印刷・封入する必要もありません。リモートワークへの対応としても有効です。
郵送からメール送信に切り替えることで、切手代に加えて、用紙代、インク代、封筒代などが削減できます。また、倉庫代、ファイル代といった保管にかかるコスト削減も見込めます。何より、業務の効率アップに伴い、人件費の抑制が期待できます。
紙管理から電子保存に切り替え、適正な権限設定をすることで安全性が増します。たとえば、タイムスタンプや閲覧・印刷などの操作ログ管理機能が搭載されたものを利用すれば、帳票の改ざん・情報漏えいなどを防げます。また、廃棄の際もデータ消去が簡単なため、古いデータの放置による情報漏洩リスクを軽減できます。
電子帳票システムには様々な種類が存在しますが、各々強みとする部分は異なります。自社に合ったサービスを選ぶ際には、帳票の「作成」「配信」「管理」各場面の「どこに課題を感じているか」を考えて、それに合ったシステムを選びましょう。以下、具体的にどのような場合が当てはまるのか記していますので、参考にしてください。
業務システムから帳票を直接作成できない場合、または帳票作成の際にレイアウトや表現等で制約があって不自由、帳票の量が多くて手作業では対応が困難な場合などが当てはまります。電子帳票システムなら、帳票のレイアウト等を定めておけば、業務システムから出力したCSV等のデータを基に帳票を作成できるようになります。
取引先ごとに帳票を送るための配信手段・日時が異なり、それが定期的・大量にあるため負担に感じている場合です。電子帳票システムなら、大量の帳票でも設定した日に自動的に短時間で送信できます。また、様々な配信手段に対応しており、取引先に応じて簡単に選択することが可能に。
書類の保管場所を確保しないといけない、必要な書類を探すのに手間取る、あるいは帳票の仕分けやファイリングに時間がかかるといった場合です。電子帳票システムでは、帳票が自動で仕分けされ、電子保存や全文検索が可能となることで効率化されます。また、紙の書類に必要な保管コストが抑えることもできます。電子帳簿保存法の保存要件に対応したものを選べば、ペーパーレス化の推進につながります。
電子帳簿システムを選ぶ際にチェックしておきたい、3つの比較ポイントを解説します。
まずは、「帳票作成」「帳票配信」「帳票保管・管理」の中でどの範囲を重視するのか、または複数の範囲を一度に電子化するのかなど、電子帳票システムの利用範囲を決めます。そして、その範囲に強みを持つシステムを選びます。
複数の範囲を電子化する場合は、特定の範囲に強いサービスを複数組み合わせて利用するのか、それとも一つのサービスで一気に利用するかの検討が必要です。前者の場合はデータ連携が複雑にならないように、また後者の場合はサービスによって「帳票作成のレイアウトの自由度が低い」「配信フォーマットが少ない」ということもありますので、注意が必要です。
CSV、Excel、PDFなどの出力フォーマットに対応していれば、多くのシステムで問題なくデータ連携ができます。自社の既存システムと連携させたい場合は、それに適したフォーマットを出力できるかチェックが必要です。
また、API連携ができるシステムの数・種類も重要な比較ポイントとなります。会計ソフトと連携して、請求書の作成・送信までを半自動化できるシステムなど、大幅な業務効率化が見込めることも。
大量に帳票作成・配信する場合は、短時間での作成・配信が可能かどうか、確認が必要です。たとえば、電子データで作成した帳票をプリントアウトして郵送する場合、帳票のデータサイズが大きくてプリントに時間がかかってしまう、ということが起こりえます。
また、FAXで帳票を配信する際に、回線数の少なさがボトルネックになって1日経っても送信が終わらない、ということも。そういった事態を避けるためには、軽量の帳票データを作成できるサービス、大量のFAX回線を持つサービスを選ぶと良いでしょう。
まずは、帳票配信に強みを持つ主な電子帳票システムをいくつかご紹介します。
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（出所：FNX e-帳票FAXサービス公式Webサイト）
約800社での導入実績をもつ、クラウド型FAX送信サービス。CSVデータや帳票イメージをクラウドに送信すると、クラウドから自動で宛先に配信。
FAX回線を数千回線保有しており、FAXを確実に送信するための経路調整も行っているため、大量の帳票を短時間で効率的にFAX送信したい場合に役立つ。様々なトラブルを未然に防ぎ、帳票を期日までに確実に届けるため、24時間体制でのサポートを提供している。
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（出所：電子帳票配信自動化ソリューション公式Webサイト）
多数の取引先への請求書等の配信業務を、簡単かつセキュアに実現する電子帳票配信自動化ソリューション。それぞれシェアNO.1である、RPA（ロボティックプロセスオートメーション）ツール「WinActor」と企業間ファイル転送・共有サービス「GigaCC」を組み合わせ、メールによる帳票ファイル送付のデメリットを解消することができる。
送信リスト（CSVファイル）を作成し、確認するだけで誤送信を防ぐ機能や、送信した帳票ファイルの受信ステータスを確認できる機能があるため、未回収リスクを軽減できる。わかりやすいシンプルな操作方法のため導入も容易だ。
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（出所：AUTO帳票EX公式Webサイト）
テキストファイルやイメージファイルをアップロードするだけで、指定の宛先にFAX、メール、Webフォームを送信できる、クラウド型のFAX自動配信システム。様々なツールとの連携が可能な点が強みで、基幹系システムとの連携のほか、Web明細、EDIシステムなどさまざまなソリューションと連携可能。
たとえば、郵送代行と連携することで、システムからFAX送信、メール送信、郵送、と送り分けることもできる。メールやFTP、Web-APIなどを経由してファイルをアップロードするだけの簡単操作もうれしいポイント。受信者が返信する際、同社サービスの「MOVFAX」と連携すると、完全ペーパーレス化を実現できる。
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（出所：@Tovas公式Webサイト）
メール送信（ダウンロード式）、FAX送信、郵便代行の3種類の送信手段をもつ電子帳票配信システム。システム連携により帳票システムを受け取り、請求書、注文書、見積書、納品書等を「配信する」ことに特化したサービス。
全てのデータ通信を暗号化し、ウィルスチェックも実施。送受信履歴を第三者的に記録・証明する「情報トレーサビリティ」機能により、証跡記録を必要とする重要帳票でも、安心・安全に送受信できるのが特長。導入効果の見積りや導入後の業務フローの提案といった導入支援もあり。
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続いては帳票作成と帳票配信、2つの領域にまたがって強みを持つ電子帳票システムをご紹介します。
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（出所：楽楽明細公式Webサイト）
帳票の作成（発行）と配信が両方できる電子請求書発行システム。CSVやPDFのデータを取り込んで帳票を発行。取引先に応じて、PDF送付（Webからダウンロード）、郵送、FAX送信を使い分けて配信できるため、請求書などの印刷・封入や、取引先ごとの送付作業が不要になる。
様々な帳票が発行でき、電子帳簿保存法にも対応しているので、各種書類の電子保存・管理も可能に。ペーパーレス化の促進に役立つ。
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（出所：BtoBプラットフォーム請求書公式Webサイト）
利用企業80万社弱と国内での利用者が多いクラウド請求書サービス。請求書などの作成（発行）だけでなく、受取も効率的に行うことができるのが特徴。取引先はWeb上で帳票を受け取れるようになるため、帳票の郵送やFAXなどが不要となる。請求書業務を最大90%削減できるという実績も。
受取側は自動仕訳がされた状態で会計システムに取込ができるため、仕訳入力作業が減らせるなど、受取側のメリットも大きい。
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（出所：ナビエクスプレス公式Webサイト）
Web請求書や給与明細の電子化ができる電子帳票ソリューション。送信・開封状況などをリアルタイムにステータス確認できる管理画面、APIシステム連携やFAX連携によって大量の帳票を自動配信できるなど、帳票配信の効率化に役立つ機能が揃う。
セキュリティ機能も充実しており、送信データの追跡、送信取り消し、メール配信の場合は明細書ごとにパスワードを付与することができる機能、SSLによる暗号化など。
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続いては、帳票作成に強みを持つ電子帳票システムをご紹介します。
（出所：Create!Form公式Webサイト）
運用業務の要件に合わせ、多彩なフォーマット（PDF、HTML（SVG）、Excel、印刷)で出力することができる電子帳票作成システム。帳票への入力データとして、テキストファイル、CSVファイル、XMLファイル、データベースが使用できる。マウス操作で項目を配置するだけで帳票作成が完了。一日に数万ページの出力を求められる大量印刷業務にも対応可能だ。
（出所：SVFシリーズ公式Webサイト）
18,000社以上で導入されている総合帳票基盤ソリューション。複雑なレイアウトの帳票作成にも対応しており、バーコードやQRコード、また読み取ったデータからグラフを作成することなどもできる。印刷だけでなく、PDFやExcel形式での出力にも対応している。操作画面は英語と中国語の2ヶ国語、帳票は8ヶ国語での出力ができるので、グローバル展開をしている企業にもおすすめだ。
（出所：Contents EXpert/Digital Form公式Webサイト）
ホストコンピュータや業務サーバーで生成されている多種多様な帳票データを、Windows PCで表示可能なフォーマットにデータ変換できる、帳票管理ソリューション。帳票はグループウェアやデータベース上にオブジェクトとして埋め込むことが可能。データのスクランブルによりセキュリティを強化し、第三者によるデータ改ざんを防止できるなど、データの信頼性を確保するための機能も搭載されている。
（出所：OPROARTS公式Webサイト）
Salesforceやkintoneから連携データを抽出して、帳票が作成できるクラウド帳票サービス。
項目数が多いものや、条件に応じて表示が変化するものなど、複雑な帳票の作成を専門のスタッフに注文できるオプションサービスがある。またメールやFAX、郵送での配信を行うことも可能。
電子帳票の作成にくわえて、配信や電子契約サービスといった後続サービスへの連携、紙のスキャンデータやExcelデータを上位システムへ取り込む入力支援など、多様な業務の効率化を支援する。
最後に、帳票保管・管理に強みを持つ帳票発行システムをご紹介します。
（出所：sweeep Box公式Webサイト）
書類をアップロードするだけでAI OCRがデータ化（98.53%の高精度）して、電子帳簿保存法に則った形式で電子保存してくれるドキュメント管理ソリューション。
作成・配信機能はないが、その分、受領に優れており、たとえば、これまでメール添付などで受領していた請求書・契約書・納品書・領収書などの書類もsweeep Boxで受信するだけで電子保存完了。ダウンロードや解凍・開封・移動などの手間さえかからない。後日、書類が必要な時も検索してすぐに探しだせるので便利。
※sweeep株式会社は2023年1月をもってfreee株式会社の完全子会社となりました。
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（出所：e-image公式Webサイト）
1,600社以上で導入されている電子帳票管理システム。「取り込み」→「分類・仕分・保存」→「閲覧・検索・活用」→「出力」という一連の工程をカバーしている。
個人や部門ごとの閲覧権限や、帳票の参照・印刷の操作のアクセス権限などを細かく設定できる。タイムスタンプの検証結果を一覧で参照し、未作成のものの表示や、入力者情報を参照できるなど、法要件にも対応している。控えや写しなどの作成も簡単だ。担当者別や日付別のフォルダー分けができ、条件設定によって自動的にファイルのタイトルを変更するなどの機能も。CSVやTXTデータをインポート可能。
（出所：活文 Report Manager公式Webサイト）
帳票の保存・管理を自動化し、データ活用の効率化に強みを持つ電子帳票管理システム。
帳票出力と同時に、「ページ順に並び替え」「送付先別にファイル仕分け」「メール送信」「FAX送信」といった処理を自動的に実行。事前に設定した期限が来ると自動廃棄されるので、古いデータの放置を防ぐことができる。
紙の書類から検索キーワードをAIが抽出してシステムに自動付与し、検索機能が充実するため、電帳法の要件を満たした状態で国税関係書類の電子保存が可能に。
（出所：FiBridgeII公式Webサイト）
帳票ごとの参照・操作権限をきめ細かく設定ができるほか、アクセス・イベントログによる履歴管理機能も搭載されているなど、内部統制の強化にも効果を発揮する電子帳票管理システム。パッケージ版で高いシェアを誇る。
必要なデータのみをCSV形式で抽出することもでき、拡張性・汎用性にも優れている。帳票ワークフロー、PDFコンバータ、帳票データ仕訳など、多様なオプション機能を展開。
電子帳票システムの効率的な選び方について、おすすめのシステムを交えてご紹介しました。
電子帳票システムは無数に存在しますが、「作成」「配信」「管理」の3つ工程のどこに強みを持つかで、いくつかのタイプに分類できます。システムを検討する際には「手の込んだ帳票を作りたい」「配信を効率化したい」「データ管理に力を入れたい」など、課題に応じて自社に合ったタイプを大まかに選んでみましょう。その後、具体的に比較検討していくとスムーズです。
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