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電子帳票システムは3分類から選ぶ!22サービスを比較

電子帳票システムは3分類から選ぶ!22サービスを比較

2019.03.30

請求書などの電子化を進めようとしているが、どこからどこまで手を付けるべきかわからない、あるいは一般的にわかりにくい電子帳票システムをどのように選ぶべきか悩まれている方へ、分類別にできることや、比較のポイントなどをご紹介します。

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目次

電子帳票システムとは?

電子帳票システムとは、請求書や注文書等の帳票の作成、送付、管理の各段階で業務効率化を図るためのサービスです。具体的には、業務システムから連携されたデータで帳票が自動で作成され、それをメールやFAX、郵送などで送信し、その後電子データで仕分・保管することができます。

手作業でいえば、
1.【帳票作成】業務システムで算出されたデータに合わせてエクセル入力で請求書を作成
2.【帳票配信】印刷し、封筒に入れて投函
3.【帳票管理】コピーしておいた控えにパンチで穴をあけ、棚から該当のファイルを探して綴じる
といった一連の作業が当てはまり、これをシステム上で行うことを指します。

 

電子帳票システムが必要な理由

電子帳票システムはどのような場面で必要なのか、ネックとなる作業の順にご紹介します。

①帳票を自動で作成したい場合(作成がネック)

業務システムから帳票を直接作成できない場合や、帳票の作成にレイアウトや表現等で制約があり不自由なケース。それでいて量があるので手作業では困難。

電子帳票システムでは、帳票のレイアウト等を定めておけば、業務システムから出力したCSV等のデータを基に帳票を作成できるようになります。

②帳票の送信を効率化したい場合(配信がネック)

請求書等を手作業で封入して郵送していた、FAXで送信するにしても印刷してFAXで1件ずつ送信していた、FAX送信サーバーを利用して送付しているが、送信数が多いこともあり通信回線の影響で送信に何時間も時間がかかっていたというケース。

電子帳票システムでは、大量の帳票でも設定した日に自動的に短時間で送信できるようになります。

③帳票の保管・管理の手間やコストを抑えたい場合(管理がネック)

法定保存期間に合わせて紙で書類を保管しているが、相当量の設置場所が必要であり、いざ必要な書類を見ようとすると、書類探しが困難なケース。あるいは、作成した帳票を、書類別や部署別に、仕分やファイリングする必要があり、その作業に時間を消費しているケース。

電子帳票システムでは、帳票が自動で仕分けされ、電子保存や全文検索が可能となることで効率化されます。

なお、電子保存に際しては、電子帳簿保存法上の「真実性の確保」への対応が重要になるので、電子帳票システムでは、作成した帳票を修正できないようにロックする等、内部統制上、必要な対応もしています。

このように①作成、②配信、③管理の3場面において作業のネックとなる際に、電子帳票システムが役に立つことがお分かりいただけたところで、次に電子帳票システムの分類について見ていきましょう。

 

電子帳票システムの分類

前章で①作成、②配信、③管理の3場面で役に立つと述べましたが、実は数多く存在する電子帳票システムの分類としても同様に①作成、②配信、③管理の3つに大別されます。

もう少し丁寧に言うならば次の3つに分けることができます。

  • ①帳票作成に強みをもつシステム
  • ②帳票配信に強みをもつシステム
  • ③帳票の保管・管理に強みをもつシステム

①~③の全てを網羅したり、二つの分野にまたがって利用できたりするサービスもありますが、どれかの範囲に特化したサービスも多く存在します。

また、請求書や領収書等の作成・配信に特化した請求書発行システムもあります。会計ソフトと連携しており、多くが郵送代行などもやっています。請求書等の送信の手間削減に絞った用途であれば、その中から探してみても良いでしょう。

 

 電子帳票システムの主な機能

電子帳票システムの主な機能について、3つの分類の順に見ていきましょう。

①帳票作成における主な機能

データの蓄積された業務システムと連携することで、必要なデータのみをCSVやPDFで抽出し、希望通りのレイアウトで帳票を作成することが可能です。

  • PDF帳票出力
  • Excel帳票出力
  • HTML帳票出力

手動での取り込みもできますが、API連携機能を活用することで、自動データ連携も可能です。

②帳票配信における主な機能

①で作成された帳票を取引先等へ様々な手段で送信します。

  • メール送信(ダウンロード式)
    URL付きのメールを送信し、受信者がダウンロードすることで帳票を受け取ることができます。
  • メール送信(添付ファイル式)
    メールに直接添付ファイルとして帳票を添付して送信できます。
  • FAX送信
    印刷してFAX機に差し込むことなく、またFAXサーバーを持たずとも、クラウドシステム上で先方へFAX送信できます。
  • 郵送代行
    切手代込みで1通あたり150~300円程度で代行してくれるため、発送件数の多い際に圧倒的に手間が削減されます。

メールは早くて便利ですが、請求書などは取引先によって、郵送で受け取らないといけないなどのルールがあり、自社の都合で勝手にメール送信に変更するわけにはいきません。かといって対象企業の分のみ手作業で印刷・封入・郵送するとなるとせっかく電子帳票システムを導入しても手作業が残ってしまいます。そうならないためにも、様々な送付手段を有したシステムを選ぶのがおすすめです。

③帳票の保管・管理における主な機能

業務システムの印刷データを電子文書化します。

  • 分類(文書の種類別に分ける)
  • 仕分(宛先別に区分)
  • 保存
  • 検索
  • 出力

ファイルに綴じて紙で保管する場合に比べ、圧倒的に探しやすく、倉庫など保管場所の負担もありません。

また、「e-文書法」や、特に国税関係の書類は「電子帳簿保存法」の改正によって領収書等のスキャンも電子保存が可能となり、ペーパーレス、電子保存が加速しています。セキュリティ面でも期待が持てるため、今後も広がっていくことは間違いないでしょう。

「電子帳簿保存法」での保存要件の中には改ざん防止(タイムスタンプ機能が必要)や検索機能がついていること、などの細かい規程がありますので、それらに対応したシステムを選ぶことが大切です。中には電子帳簿保存法への対応支援を謳っているサービスもありますので、サポートを受けながら進めていけるでしょう。

 

電子帳票システム導入のメリット

電子帳票システムを導入した際のメリットは大きくわけて4つあります。

  • 業務効率アップ

帳票の作成、送信に関して言えば、今まで手作業で行っていた膨大な作業が、システムを利用することで大きく削減が見込まれます。自動送信の設定をすれば、メールの宛先を間違える、FAXの送信先を間違える、誤った帳票を封入してしまう、といった人的ミスを防ぐことができるため、今まで一連の作業にかけていた時間を他の業務に充てることができるようになります。

また出社して印刷・封入する必要がなくなり、インターネット環境さえあればPC上で帳票を出力・送付・管理できるようになるため、「働き方改革」への後押しとしても有効です。

  • コスト削減

郵送で送っていた分をメール送信に変えることで、切手代が減るのはもちろん、用紙代、インク代、封筒代も削減されます。さらに、電子保管に変えることで、倉庫代、ファイル代といった部分も削減が見込まれます。

しかし何よりも大きな変化は、業務効率アップにともない押さえられる人件費である、といった企業も多いはずです。

  • セキュリティの向上

電子保管にすることで、タイムスタンプ機能で改ざんを防ぐほか、閲覧や印刷などの操作ログ管理機能も不正の抑止力となります。廃棄の際もデータ消去が簡単なため、漏洩のリスクが減ります。

  • 内部統制面の改善

セキュリティと重複する箇所も多いですが、操作ログの管理、タイムスタンプの他、閲覧権限を設定したり、印刷できる人を限定したり、また人の少ない夜の時間はアクセスできないようにするなど、細やかな設定が可能なシステムもあります。

予め設定した時期になると自動廃棄される機能を使えば、古いデータがやみくもに保管されたまま、といった心配もありません。

よほど対策を取っていない限り、紙管理では誰がいつ倉庫に入ってどのデータを持ち出して複製したかは、鍵の貸与以外では把握できません。一般的な企業の施錠した倉庫管理と比べると、紙管理から電子保存に変更し、適正な設定をすることで安全性が増すのは間違いありません。

 

電子帳票システムの比較のポイント

  • 利用範囲

「帳票作成」、「帳票配信」、「帳票保管・管理」の中で、どの範囲で利用するのかを決め、その範囲に強みを持つ電子帳票システムを選びます。複数の範囲を一度に電子化する場合は、特定の範囲に強いサービスを複数組み合わせて利用するのか、それとも一つのサービスで一気に利用するかの検討が必要です。一般的に、一つのサービスで最初から最後まで実行できた方が管理面では楽な傾向がありますが、例えば、帳票作成のレイアウトの自由度が低い、帳票配信の対応フォーマットが少ないという問題も考えられますので、一つのサービスでの実現にこだわる必要はありません(ただし、複数サービス利用はデータ連携が複雑にならないように注意が必要です)。

  • 電子帳票のフォーマット

CSV、Excel、PDFのフォーマットに対応していれば、問題なくデータ連携ができるケースが多いです。ただし、場合によっては、基幹システムから出力するフォーマットがXMLなど、これ以外のフォーマットになるケースがあります。CSVのカンマ区切りではなくスペース区切りのような多少の違いであれば、データ連携前にデータを変換する簡易なプログラムを用意すれば実運用上は問題ないこともありますが、そうでない場合では注意が必要です。

  • 電子帳票の処理スピード

大量の帳票作成・配信の場合は、大量の場合でも帳票作成・配信が滞りなく短時間で配信できるか確認が必要です。例えば、電子データで帳票を作成して、配信は紙に出力して郵送という場合で帳票の電子データのサイズが大きいと、プリンターの処理時に時間がかかってなかなか印刷できない、ということが起こりえます。帳票配信においては、特にFAXだと、FAXの回線数の少なさがボトルネックになって、1日経っても送信が終わらない、ということもありえます。そのような事態を避けるためには、軽量の帳票データを作成できるサービス、大量のFAX回線を持つサービスを選ぶ必要があります。

 

代表的な電子帳票システム

比較のポイントを踏まえて代表的な電子帳票システムをご紹介します。

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帳票作成に強みを持つサービス

Create!Form(インフォテック株式会社)

Create!Form

(出所:Create!Form公式Webサイト)

運用業務の要件に合わせ、多彩なフォーマット(PDF出力、HTML(SVG)生成、Excel出力、プリンター印刷)で出力する電子帳票作成システム。帳票への入力データとして、テキストファイル、CSVファイル、XMLファイル、データベースが使用可。マウス操作で項目を配置するだけで作成完了。一日に数万ページの出力を求められる大量印刷業務にも対応可。

SVFシリーズ(ウイングアーク1st株式会社)

SVFシリーズ

(出所:SVFシリーズ公式Webサイト)

18,000社以上導入実績の電子帳票作成システム。複雑なレイアウトの作成にも対応しており、バーコードやQRコード、また読み取ったデータからグラフを作成するなども可能。印刷の他、PDFやExcelへ出力も。操作画面は英語と中国語、帳票は8か国語で出力可能でグローバル対応。

Contents EXpert/Digital Form(NRIセキュアテクノロジーズ株式会社)Contents EXpert/Digital Form

 

(出所:Contents EXpert/Digital Form公式Webサイト)

電子帳票作成システム。ホストコンピュータや業務サーバーで生成されている多種多様な帳票データを、Windows PCに表示可能なフォーマットにデータ変換。帳票はグループウェアやデータベース上にオブジェクトとして埋め込むことが可能。データのスクランブルによりセキュリティを強化し第三者によるデータ改ざんを防止。

楽楽明細(株式会社ラクス)

楽楽明細(出所:楽楽明細公式Webサイト)

帳票の作成と配信ができるシステム。CSVかPDFのデータを連携して帳票作成。手動連携もできるが、API連携機能により、自動データ連携機能を使うと便利。作成した帳票は郵送とメール(ダウンロード式と添付ファイル式)で送信可能。

OPROARTS(株式会社オプロ)

OPROARTS

(出所:OPROARTS公式Webサイト)

Salesforceやkintoneから連携データを抽出して帳票を作成できる電子帳票作成システム。項目数が多い帳票や、条件に応じて表示が変化する帳票などの作成を専門のスタッフに注文できるオプションがある。またメールやFAX、郵送での配信まで行うことも可能。

biz-Stream(ブレインセラーズ・ドットコム株式会社)

biz-Stream

(出所:biz-Stream公式Webサイト)

専用のデザインツールを利用し、既存のExcel帳票または事前にExcel形式で作成した帳票をbiz-Streamのレイアウト情報に変換することにより初期の帳票設計の工数を削減。デザインツールや各種機能が一つにまとまっており、オプションの個別購入不要、オールインワンパッケージを謳う。PDF、Excel、CSV、印刷に対応。

xoBlos(ゾブロス)(デジタル・インフォメーション・テクノロジー株式会社)

xoBlos

(出所:xoBlos公式Webサイト)

導入実績350社以上の電子帳票作成システム。Excel/XML/CSV/DBをデータ化、ルール作成、テンプレート化し、Excel、CSVで出力。実行タスクのログ管理や、アクセス権限も。

OZ Report(日本フォーシーエス株式会社)

OZ Report

(出所:OZ Report公式Webサイト)

企業向けのレポートのデザインから配布及び運用、管理まで全ての作業をサポート。テーブル、クロスタブ、チャート、ガントチャート等100%自社開発で、2Dバーコード(QR DataMatrix、PDF417)対応。Excel、Wordファイルのコピー&貼り付け、レポート内に外部のPDFページを挿入できるなど、シンプルな開発からデータ連携まで幅広く対応可能。

RepotoneU(レポトンU)(株式会社ソウルウェア)

RepotoneU

(出所:RepotoneU公式Webサイト)

kintoneで管理している見積書、請求書、各種報告書など、あらゆるデータをPDFやExcel形式帳票に出力できるシステム。PDFとExcelの両方対応の月額制のクラウド型の他、PDFかExcelそれぞれどちらか一方対応のプラグイン完結型2種類、計3つのラインナップ。クラウド型のRepotoneU Proは、kintoneの画面上のボタンをクリックするだけで簡単にPDFやExcelの出力ができ、画像の差し込み、明細行増加時のページ繰り越し、帳票の一括出力や、一覧形式の帳票、ラベル印刷などにも対応。

 

帳票配信に強みを持つサービス

@Tovas(あっととばす)(コクヨ株式会社)

@Tovas

(出所:@Tovas公式Webサイト)

メール送信(ダウンロード式)、FAX送信、郵便代行の3種類の送信手段をもつ電子帳票配信システム。システム連携により帳票システムを受け取り、請求書、注文書、見積書、納品書等を「送る」ことに特化したサービス。全てのデータ通信を暗号化し、ウィルスチェックも実施。送受信履歴を第三者的に記録・証明する「情報トレーサビリティ」機能により、証跡記録を必要とする重要帳票でも、安心・安全に送受信できる環境が特長。導入効果の見積りや導入後の業務フローの提案などの導入支援もあり。

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FNX e-帳票FAXサービス

FNX e-帳票FAXサービス

(出所:FNX e-帳票FAXサービス公式Webサイト)

30年以上で800社の導入実績。大量の帳票を短時間で効率的にFAX送信したい場合に役立つクラウドサービスです。CSVデータや帳票イメージをクラウドに送信すると、クラウドから自動で宛先に配信されます。FAX回線を数千回線保有しており、FAXを確実に送信するための経路調整も行っているため大量の帳票でも短時間で確実に届きます。帳票を期日までに確実に届けたい顧客を支援するために24時間体制でサポートを提供しています。

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EdiGate/POST(大興電子通信株式会社)

EdiGate/POST

(出所:EdiGate/POST公式Webサイト)

社内システムと連携、帳票データを電子化し、取引先へ自動配信するEDIを核としたクラウド型電子帳票配信システム。相手毎に配布方法をPDF/ データ/ 印刷/ FAX(オプション)から選べる。セキュリティ面では、SSL通信による暗号化、IDおよびパスワード、ウイルスチェック等。トレーサビリティの確認ができ、送った、受け取っていない、のトラブルを回避。図面データなどの大容量データも送れる。英語対応。

 

帳票保管・管理に強みを持つサービス

e-image(三菱電機ビジネスシステム)

e-image

(出所:e-image公式Webサイト)

導入実績1,600社以上の電子帳票管理システム。取り込み→分類・仕分・保存→閲覧・検索・活用→出力ができる。個人や部門ごとの閲覧権限や、帳票の参照・印刷の操作のアクセス権限など、細かく設定できる。タイムスタンプの検証結果を一覧で参照し、未作成のものの表示や、入力者情報を参照できる等、法対応にも安心。控えや写しなども簡単に作成。担当者別や日付別のフォルダー分けができ、条件設定によって自動的にファイルのタイトルを変更するなどの機能も。CSVやTXTデータをインポート。

活文 Report Manager(株式会社日立ソリューションズ)

活文 Report Manager

(出所:活文 Report Manager公式Webサイト)

帳票運用の自動化を謳った電子帳票管理システム。出力された時点で自動的に転送されて保管、その際にあらかじめ設定した条件に沿って自動分類される。そして事前に設定した期限が来ると自動廃棄。国税関係書類のスキャン保存については、紙の書類から検索キーワードをAIにより自動抽出しシステムに自動付与し、検索機能が充実するため、法対応にも安心。

FiBridgeII(JFEシステムズ株式会社)

FiBridgeII

(出所:FiBridgeII公式Webサイト)

帳票ごとの参照権や機能制限など、きめ細かい権限設ができ、アクセス・イベントログによる履歴管理機能もあり、内部統制の強化にも効果を発揮する電子帳票管理システム。必要なデータのみをCSV形式で抽出するなど可能。多様なオプション機能を展開。

e-COOD(日商エレクトロニクス株式会社)

e-COOD

(出所:e-COOD公式Webサイト)

電子帳票管理システム。確認印、承認印など押印が必要な書類でも、e-COOD検印承認ワークフロー機能により、電子帳票システム内で完結して操作することが可能。閲覧していない人へ督促する機能などもあり、紙ベースから電子化へ切り替えたことにより見忘れるなどのトラブル防止等、ペーパーレス化実現への工夫、機能が充実。金融機関の高いセキュリティ水準に準拠した認証機能を実装。検索履歴ログ機能など、詳細なアクセスログ管理。

Pandora-AX(株式会社NTTデータ・ビジネスブレインズ)

Pandora-AX

(出所:Pandora-AX公式Webサイト)

帳票毎に利用権限を詳細に設定し、全ての操作ログを記録する電子帳票管理システム。印刷できる権限を設定、時間帯でのアクセス制限、パスワードの有効期限設定や再利用禁止など、セキュリティ面、内部統制面で多数の機能を備え、改ざんや漏洩を防止。帳票以外のCSVやExcelファイルも管理可能。

Paples/パピレス(日鉄日立システムエンジニアリング株式会社)

Paples

(出所:Paples公式Webサイト)

帳票作成機能も有した、電子帳票管理システム。帳票上のコード(部門・得意先など)をPaplesサーバーが自動判別し、帳票フォルダーへ仕分け。データ抽出、削除、印刷、捺印など詳細なアクセスログを記録。メディアへのバックアップや保管期間なども設定すれば自動化。メニューを英語と中国語に切り替え可能。

Printview(日本電気株式会社)

Printview

(出所:Printview公式Webサイト)

業務アプリケーションの印刷データを電子文書化する電子帳票システム。パスワード付与、印刷禁止、コピー禁止などセキュリティを付与可能。オプションにより、PDF形式で出力可能。自動的にFAX配信を行う他、テキスト形式で保存、 連携製品を利用しての自動印刷、電子メール配信、Webブラウザで閲覧などできる。

DOCUMENT MARK(株式会社 クラウド テクノロジーズ)

DOCUMENT MARK

(出所:DOCUMENT MARK公式Webサイト)

大量の書類を簡単にPDF化して保管できるシステム。属性情報を登録したQRコードを作成し、各書類の表紙としてスキャンすることでPDF化。高速検索で10,000ページの書類を瞬時に表示。PDFデータに直接手書きや捺印などの付加情報を加えられる。CSV出力も可能。タブレット対応。

FileVolante(JFEシステムズ株式会社)

FileVolante

(出所:FileVolante公式Webサイト)

オープンシステム等から出力されるPDFデータなどを集中的に管理・保管する電子帳票システム。階層別表示、作成日別表示、アーカイブ検索等で探しやすいだけでなく、必要な明細だけを抜き出して二次帳票を作成する編集機能や他帳票や他アプリケーションとの連携など。セキュリティ面では、帳票毎の参照帳票の制限、グループ毎の利用機能の制限、保管データの暗号化、アカウントのロックアウト機能など。

FILIST SYSTEM(株式会社イーバイピー)

FILIST SYSTEM

(出所:FILIST SYSTEM公式Webサイト)

PDF化した様々な帳票、文書を、仕分け・配布、一元管理する電子帳票システム。利便性の高い検索機能やユーザー管理・ステータス管理などの管理機能を提供し、PDF化された電子帳票・文書データの閲覧・詳細な検索、付箋/コメント/スタンプをWEB環境で実現。

 

まとめ

電子帳票システムは作成、配信、管理の3つに大別でき、システムによってはその中の1つだけでなく2つ以上にまたがって機能するものもご紹介しましたが、必ずしもその2つが同レベルで高機能とは限りません。例えば作成と管理の両方を謳っているシステムでも、作成には力を入れていて詳細な帳票の作りこみができるが、管理面ではアクセスログやセキュリティで欲しい機能が不足している、あるいはその逆、などといった例が考えられます。

手の込んだ帳票を作りたいのか、配信を効率化したいのか、それともデータ管理に力を入れたいのか、自社にとって一番必要な機能を洗い出し、まずは作成、配信、管理のどれか1つだけでも電子帳票システムを導入することで効果を実感し、その上で他の2ステップの導入を検討しても遅くないはずです。

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