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電子帳票システム比較15選。3分類してわかりやすくご紹介

電子帳票システム比較15選。3分類してわかりやすくご紹介

最終更新日:2023-02-07

請求書や契約書といった帳票の電子化や、電子帳簿保存法への対応を進めるには、どの電子帳票システムを導入すればいいか悩んでいる方へ。帳票の作成・配信・管理など目的別に分けて、おすすめのシステムを紹介します。

目次

電子帳票システムとは?

電子帳票システムとは、請求書や注文書等の帳票の作成や送付、管理の各段階で業務効率化を図るためのサービスです。

従来は、Excelなどで作成した帳票を、PDFにしてメール添付したり、印刷して郵送したりするのが一般的でしたが、その場合、以下のような作業が発生していました。

  1. 【帳票作成】業務システム上のデータを、手作業でExcelに転記して請求書を作成
  2. 【帳票配信】一通ずつ、印刷・封入、印刷・FAX、添付・メール配信などが必要
  3. 【帳票保管・管理】控えのコピーをファイリングして物理的に格納

電子帳票システムを導入すると、こういった手作業をシステム上で半自動化することができ、大幅な業務効率化につながります。また、電子帳簿保存法の要件を満たした形で、適切に電子帳票を保存できるシステムもあり、2024年の義務化に向けて導入が進んでいるようです。

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電子帳票システムの主な機能

1.帳票作成における主な機能

連携している業務システムから必要なデータを抽出し、希望通りのレイアウトやフォーマットで帳票を作成することができます。主に以下のようなフォーマットに対応しているほか、CSVなどの手動取り込みや、API連携機能による自動データ取得も可能です。

  • PDF帳票出力
  • Excel帳票出力
  • HTML帳票出力

2.帳票配信における主な機能

システム上で作成した帳票は、取引先等へ様々な手段で送信することができます。FAXや郵送での請求書受け取りを希望する取引先が多い場合、電子帳票システムを導入したのにスポット的な手作業が残ってしまう恐れが。そのため、様々な送付手段に対応したシステムを選ぶのがおすすめです。

  • メール送信(ダウンロード式):URL付きのメールを送信し、受信者がダウンロードすることで帳票の授受が可能に。
  • メール送信(添付ファイル式):メールに帳票を添付して送信。
  • FAX送信:クラウドシステム経由で、先方へ帳票をFAX送信。
  • 郵送代行:1通あたり150~300円程度(切手代込み)で郵送を代行。

3.帳票の保存・管理における主な機能

様々な帳票データを電子文書化し、保存・管理するための機能が搭載されています。紙原本で保管するよりも検索性に優れ、倉庫など保管場所の負担もありません。また、受領した請求書などのデータ化・保存に対応したシステムも。

  • 取り込み:紙・PDFで受領した帳票をAI OCR自動読み込み。CSVデータや設計ツールデータなどに対応したシステムも。
  • 分類(文書の種類別に分ける):帳票の分類指定やAIによる自動分類などが可能。
  • 仕分(宛先別に区分):グループ機能で帳票を自動仕訳。
  • 保存:タイムスタンプなど、電子帳簿保存法の要件に対応しているシステムも。
  • 検索:キーワードや担当者などから必要な帳票を検索。
  • 出力:PDFやCSV、Excelなど、様々なフォーマットで出力。

近年では、「e-文書法」に加えて、「電子帳簿保存法」の改正により領収書等のスキャンも電子保存が可能となり、ペーパーレス化が加速しています。電子帳簿保存法で法要件を満たすには、タイムスタンプや検索、編集履歴の保存といった機能が必要となりますので、それらを搭載したシステムを選ぶことが大切です。

 

電子帳票システムの導入メリット

電子帳票システムを導入することで、どのようなメリットが見込めるのでしょうか。大きく分けて、以下4つが挙げられます。

1.業務効率アップ

帳票の作成や送信、保管にかかる膨大な手作業の削減が見込めます。自動送信の設定をすれば、「メールの宛先を間違える」「FAXの送信先を間違える」「誤った帳票を封入してしまう」といった人的ミスを防ぐことも可能です。また、Web経由で帳票を出力・送付・管理できるので、出社して印刷・封入する必要もありません。経理・総務部のリモートワーク促進にも有効です。

2.コスト削減

郵送からメール送信に切り替えることで、切手や印刷にかかるコストが削減できます。また、保管にかかるファイル代や倉庫代などのコスト削減も見込めます。何より、業務の効率アップに伴う人件費の抑制が期待できます。

3.セキュリティ対策・内部統制の強化

紙から電子保存に切り替え、適正な権限設定をすることでセキュリティ面での安全性が増します。たとえば、タイムスタンプや閲覧・印刷などの操作ログ管理機能が搭載されたものを利用すれば、帳票の改ざん・情報漏えいなどを防げます。また、廃棄の際もデータを消去するだけでOK。シュレッダー処理などが不要になるほか、古いデータの放置による情報漏洩リスクを軽減できます。

4.電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

2022年1年に改正され、2024年までの対応が義務付けられている電子帳簿保存法。また、2023年10月からはインボイス制度への対応も必要となります。これらの法制度に対応したシステムなら、ガバナンスの強化や法対応業務の効率化に役立ちます。

電子帳簿保存システムについては、「電子帳簿保存システム比較14選。対応ソフトをタイプ別一覧紹介」で詳しく解説しています。

 

電子帳票システムの分類・選び方

ひとくちに「電子帳票システム」といっても、システムごとに強みは異なります。自社に合ったサービスを選ぶためには、まず帳票の「作成」「配信」「管理」の「どこに課題を感じているか」を整理してみましょう。以下、3つのニーズにおいて、どのようなシステムが適しているのかを記していますので、参考にしてください。

帳票を自動で作成したい場合

帳票作成に強みをもつシステムがおすすめです。

業務システムから帳票を直接作成できない、帳票作成の際にレイアウトや表現の制約があって不自由、または帳票の量が多くて手作業では対応困難な場合に適しています。電子帳票システムなら、帳票のレイアウトを設定しておけば、業務システムから出力したCSVデータなどを基に帳票を作成できるように。

帳票を取引先に送るのを効率化したい場合

帳票配信に強みをもつシステムがおすすめです。

取引先ごとに帳票を送るための配信手段・日時が異なり、それが定期的・大量にあるため負担に感じている場合、配信機能が役立ちます。大量の帳票でも設定した日に自動的に短時間で送信できるのに加えて、様々な配信手段に対応。取引先に応じて配信方法を簡単に選択することも可能です。

帳票の保管・管理の手間やコストを抑えたい場合

帳票の保管・管理に強みをもつシステムがおすすめです。

書類の保管場所を確保しないといけない、必要な書類を探すのに手間取る、あるいは帳票の仕分けやファイリングに時間がかかるといった場合には、保管・管理が充実したシステムがおすすめ。帳票の自動仕分け・電子保存、全文検索といった機能で業務が効率化されます。また、紙の書類に必要な保管コストが抑えることもできます。電子帳簿保存法の保存要件に対応したものを選べば、ペーパーレス化の推進につながります。

 

電子帳票システムの比較のポイント

電子帳簿システムを選ぶ際にチェックしておきたい、3つの比較ポイントを解説します。

(1) 業務での利用範囲

まずは、「帳票作成」「帳票配信」「帳票保存・管理」のどれを重視するのか、または複数の範囲を一度に電子化するのかなど、電子帳票システムの利用範囲を決めます。そして、その範囲に強みを持つシステムを選びます。

複数の範囲を電子化する場合は、特定の範囲に強いサービスを複数組み合わせて利用するのか、それとも多機能タイプのサービスで一元管理するかの検討が必要です。たとえば「楽楽明細」や「ジョブカン見積/請求書」は、帳票の作成・配信に加えて、電子帳簿保存法に対応。法要件を満たす形式で、帳票を保存・管理できます。

(2) 電子帳票の出力フォーマット

CSV、Excel、PDFなどの出力フォーマットに対応していれば、多くのシステムで問題なくデータ連携ができます。自社の既存システムと連携させたい場合は、それに適したフォーマットを出力できるかチェックが必要です。

また、API連携ができるシステムの数・種類も重要な比較ポイントとなります。「BtoBプラットフォーム請求書」のように会計ソフトと連携できるシステムなら、請求書の作成・送信作業や仕分け入力作業の半自動化など、大幅な業務効率化が見込めるでしょう。

(3) 電子帳票の処理スピード

大量に帳票作成・配信する場合は、短時間での作成・配信が可能か確認しておきましょう。たとえば、電子データで作成した帳票をプリントアウトして郵送する場合、帳票のプリントアウトに時間がかからないよう、適切なファイルサイズで出力する機能が必要です。

また、FAXで大量の帳票を配信することが多い場合は、数千のFAX回線を保有する「FNX e-帳票FAXサービス」のようなサービスがおすすめです。

 

主な電子帳票システム(帳票配信に強み)

まずは、帳票配信に強みを持つ主な電子帳票システムをいくつかご紹介します。

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FNX e-帳票FAXサービス(株式会社ネクスウェイ)

FNX e-帳票FAXサービス公式Webサイト

(出所:FNX e-帳票FAXサービス公式Webサイト)

約800社での導入実績をもつ、クラウド型FAX送信サービス。CSVデータや帳票イメージをクラウドに送信すると、クラウドから自動で宛先に配信。
FAX回線を数千回線保有しているのに加えて、FAXを確実に送信するための経路調整も行っているため、大量の帳票を短時間で効率的にFAX送信したい場合に役立つ。様々なトラブルを未然に防ぎ、帳票を期日までに確実に届けるため、24時間体制でのサポートを提供している。

  • 料金:月額10,000円〜 ※別途、送信1ページごとに通信料金が必要

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AUTO帳票EX(日本テレネット株式会社)

AUTO帳票EX公式Webサイト

(出所:AUTO帳票EX公式Webサイト)

テキストファイルやイメージファイルをアップロードするだけで、指定した宛先にFAX、メール、Webフォームを送信できる、クラウド型のFAX自動配信システム。様々なツールと連携できる点が強みで、基幹系システムとの連携のほか、Web明細、EDIシステムなどさまざまなソリューションとの連携に対応している。
たとえば、郵送代行と連携することで、システムからFAX送信、メール送信、郵送、と送り分けることも可能だ。メールやFTP、Web-APIなどを経由してファイルをアップロードするだけの簡単操作。受信者が返信する際、同社サービスの「MOVFAX」と連携すると、完全ペーパーレス化を実現できる。

  • 料金:月額10,000円、データ受信20円/1フォーム

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@Tovas(あっととばす)(コクヨ株式会社)

@Tovas公式Webサイト

(出所:@Tovas公式Webサイト)

メール送信(ダウンロード式)、FAX送信、郵便代行の3種類の送信手段をもつ電子帳票配信システム。連携している基幹システムから各種帳票を受け取り、請求書、注文書、見積書、納品書等を「配信する」ことに特化したサービス。
すべてのデータ通信を暗号化し、ウィルスチェックを実施することでセキュアな運用を実現。送受信履歴を第三者的に記録・証明する「情報トレーサビリティ」機能により、証跡記録を必要とする重要帳票でも、安心・安全に送受信できる。導入効果の見積りや導入後の業務フローの提案といった導入支援もあり。

  • 料金:要問い合わせ

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主な電子帳票システム(帳票配信・作成に強み)

続いては帳票作成と帳票配信、2つの領域にまたがって強みを持つ電子帳票システムをご紹介します。

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楽楽明細(株式会社ラクス)

楽楽明細公式Webサイト

(出所:楽楽明細公式Webサイト)

帳票の作成(発行)と配信の両方に対応した電子請求書発行システム。CSVやPDFのデータを取り込んで帳票を発行。取引先に応じて、PDF送付(Webからダウンロード)、郵送、FAX送信を使い分けて配信できるため、請求書などの印刷・封入や、取引先ごとの送付作業が不要になる。
様々な帳票が発行できるほか、電子帳簿保存法にも対応。各種書類の電子保存・管理も可能になるなど、ペーパーレス化の促進に役立つ。

  • 料金:月額25,000円〜、初期費用100,000円〜

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BtoBプラットフォーム 請求書(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム請求書公式Webサイト

(出所:BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト)

利用企業100万社以上と、国内で多く利用されているクラウド請求書サービス。請求書などの作成(発行)だけでなく受取も効率的に行えるのが特徴で、取引先はWeb上で帳票を受け取れるようになるため、帳票の郵送やFAX送信が不要に。請求書業務を最大で90%削減という実績を持つ。電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しており、AI-OCRや電子保存機能によって、紙の請求書も保存要件を満たした形式で保存できる。
更に、受取側は自動仕訳がされた状態で会計システムに取込ができるため、仕訳入力作業が減らせるなど、受取側のメリットも大きい。

  • 料金:月額23,000円〜、初期費用100,000円〜

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ナビエクスプレス(NTTコム オンライン)

ナビエクスプレス公式Webサイト

(出所:ナビエクスプレス公式Webサイト)

Web請求書や給与明細の電子化ができる電子帳票ソリューション。管理画面から送信・開封状況などをリアルタイムでステータス確認できるほか、APIシステム連携やFAX連携による大量の帳票の自動配信できるなど、帳票配信の効率化に役立つ機能が多数そろう。
セキュリティ機能も充実しており、送信データの追跡、送信取り消し、メール配信の場合は明細書ごとにパスワードを付与することができる機能、SSLによる暗号化などに対応。

  • 料金:要問い合わせ

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ジョブカン見積/請求書(株式会社DONUTS)

ジョブカン見積/請求書公式Webサイト

(出所:ジョブカン見積/請求書公式Webサイト)

累計20万社以上の導入実績を誇る「ジョブカン」シリーズの請求書作成サービス。見積書・請求書のほか、納品書・領収書・合計請求書・概算見積書・入金伝票の作成や管理、配信に対応。見積書や請求書は会社印・会社ロゴの挿入など、自社に合ったデザインで誰でも簡単に作成できるほか、作成した見積書の内容をもとに請求書を作成したり、CSVでの一括作成・取引ライブラリを作成したりすることも可能。
メール送信による配信も簡単で、豊富なメールテンプレートから取引の内容や得意先に合わせて送信するだけ。更に、売上・入金データを仕訳データとして「ジョブカン会計」に連携すれば、バックオフィス業務をより効率化することも可能だ。

  • 料金:月額500円/ID(5ID目以降)~+月額基本料2,000円~、初期費用なし ※4IDまでは月額基本料のみ。

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主な電子帳票システム(帳票作成に強み)

続いては、帳票作成に強みを持つ電子帳票システムをご紹介します。

Create!Form(インフォテック株式会社)

Create!Form公式Webサイト

(出所:Create!Form公式Webサイト)

運用業務の要件に合わせ、多彩なフォーマット(PDF、HTML(SVG)、Excel、印刷)での出力ができる電子帳票作成システム。帳票への入力データとして、テキストファイル、CSVファイル、XMLファイル、データベースが使用できる。マウス操作で項目を配置するだけで帳票作成が完了。1日に数万ページの出力を求められるような、大量印刷業務にも対応可能だ。

  • 料金:要問い合わせ

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SVFシリーズ(ウイングアーク1st株式会社)

SVFシリーズ公式Webサイト

(出所:SVFシリーズ公式Webサイト)

18,000社以上で導入されている総合帳票基盤ソリューション。複雑なレイアウトの帳票作成にも対応しており、バーコードやQRコード、また読み取ったデータからグラフを作成することなどもできる。印刷だけでなく、PDFやExcel形式での出力にも対応している。操作画面は英語と中国語の2カ国語での表示、帳票は8カ国語での出力ができるので、グローバル展開をしている企業にもおすすめだ。

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Contents EXpert/Digital Form(NRIセキュアテクノロジーズ株式会社)

Contents EXpert/Digital Form公式Webサイト

(出所:Contents EXpert/Digital Form公式Webサイト)

ホストコンピュータや業務サーバーで生成されている多種多様な帳票データを、Windows PCで表示可能なフォーマットにデータ変換できる、帳票管理ソリューション。帳票はグループウェアやデータベース上にオブジェクトとして埋め込むことが可能。データのスクランブルによりセキュリティを強化し、第三者によるデータ改ざんを防止できるなど、データの信頼性を確保するための機能も搭載されている。

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OPROARTS(株式会社オプロ)

OPROARTS公式Webサイト

(出所:OPROARTS公式Webサイト)

Salesforceやkintoneから連携データを抽出して、帳票が作成できるクラウド帳票サービス。項目数が多いものや、条件に応じて表示が変化するものなど、複雑な帳票の作成を専門のスタッフに注文できるオプションサービスがある。またメールやFAX、郵送での配信にも対応。
電子帳票の作成に加えて、配信や電子契約サービスといった後続サービスとの連携、紙のスキャンデータやExcelデータを上位システムへ取り込む入力支援など、多様な業務の効率化をサポートする。

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主な電子帳票システム(帳票保管・管理に強み)

最後に、帳票保管・管理に強みを持つ帳票発行システムをご紹介します。

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sweeep Box(sweeep株式会社/freee株式会社)

sweeep Box公式Webサイト

(出所:sweeep Box公式Webサイト)

書類をアップロードするだけでAI OCRがデータ化(98.53%の高精度)して、電子帳簿保存法に則った形式で電子保存できるドキュメント管理ソリューション。
作成・配信機能はないが、その分、受領機能に特化している。たとえば、これまでメール添付などで受領していた請求書・契約書・納品書・領収書などの書類をsweeep Boxで受信するだけで電子保存が完了。ダウンロードや解凍・開封・移動などの手間もかからない。紙で届いた帳票も、スマホアプリで撮影すれば電子化できる。
※sweeep株式会社は2023年1月をもってfreee株式会社の完全子会社化。

  • 料金:月額3,000円〜/ID

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invoiceAgent(ウイングアーク1st株式会社)

invoiceAgent公式Webサイト

(出所:invoiceAgent公式Webサイト)

電子帳票を一元管理できる帳票プラットフォーム。請求書や契約書などの発行・配信・受領・保管まで対応。AI OCR機能も搭載しており、紙文書の高精度な読み取り・データ化が可能。ツールを使い分ける手間を省き、管理業務の効率化をサポートする。電子文書やスキャンした帳票は、日付や文字列などの条件に応じて自動仕分け。検索機能を使って全文検索はもちろん、部分一致や範囲検索で、文書データを探すのも簡単。
他にも、「タイムスタンプの自動付与」「証跡管理」「保存期間に応じた自動削除」といった電子帳簿保存法に対応する機能や、「Boxなどの他システム連携」「仮想文書の利用」といった文書管理に役立つ機能も取り揃えている。

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e-image(三菱電機ビジネスシステム)

e-image公式Webサイト

(出所:e-image公式Webサイト)

1,600社以上で導入されている電子帳票管理システム。「取り込み」→「分類・仕分・保存」→「閲覧・検索・活用」→「出力」という一連の工程をカバーしている。
個人や部門ごとの閲覧権限や、帳票の参照や印刷操作のアクセス権限などを細かく設定できるので、情報漏えいの防止に役立つ。タイムスタンプの検証結果を一覧で参照し、未作成のものの表示や、入力者情報を参照できるなど、法要件にも対応している。控えや写しなどの作成も簡単だ。担当者別や日付別のフォルダ分けができ、条件設定によって自動的にファイルのタイトルを変更するなどの機能も。CSVやTXTデータのインポートも可能。

  • 料金:要問い合わせ

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活文 Report Manager(株式会社日立ソリューションズ)

活文 Report Manager公式Webサイト

(出所:活文 Report Manager公式Webサイト)

帳票の保存・管理を自動化し、データ活用の効率化に強みを持つ電子帳票管理システム。
帳票出力と同時に、「ページ順に並び替え」「送付先別にファイル仕分け」「メール送信」「FAX送信」といった処理を自動的に実行。事前に設定した期限が来ると自動廃棄されるので、古いデータの放置を防ぐことができる。
紙の書類から検索キーワードをAIが抽出してシステムに自動付与するため、検索機能がしやすくなり、電帳法の要件を満たした状態で国税関係書類の電子保存が可能。

  • 料金:要問い合わせ

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まとめ

電子帳票システムの効率的な選び方について、おすすめのシステムを交えてご紹介しました。

電子帳票システムは大きく、「①作成に強みを持つタイプ」「②配信に強みを持つタイプ」「③保存・管理に強みを持つタイプ」の3タイプに分類できます。システムを検討する際には「手の込んだ帳票を作りたい」「配信を効率化したい」「データ管理に力を入れたい」など、自社の課題を明確にし、解決につながるタイプから選ぶといいでしょう。

そこから更に、①業務での利用範囲、②電子帳票の出力フォーマット、③電子帳票の処理スピードといった比較ポイントで絞り込んでいくと、選びやすいはずです。

また、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法令への対応を主軸に、サービスを選ぶのも一手です。

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