最終更新日:2024-03-25
請求書や契約書といった帳票の電子化や、電子帳簿保存法の導入を進めるために、どの電子帳票システムを取り入れればよいか悩んでいる方へ。比較のポイントともに、帳票の作成・配信・管理など目的別に分けて、おすすめのシステムを紹介します。
電子帳票システムとは、請求書や注文書などの帳票作成や送付、管理の各段階で業務効率化を図るためのサービスです。
従来は、Excelで作成した帳票をPDFにしてメール添付したり、印刷して郵送したりするのが一般的でした。その場合、以下のような作業が必要となります。
| 帳票作成 | 業務システム上のデータを、手作業でExcelに転記して請求書を作成 |
|---|---|
| 帳票配信 | 一通ずつ印刷し、郵送やFAX・メールなどにより送付 |
| 帳票保管・管理 | 控えのコピーをファイリングして物理的に格納 |
電子帳票システムによって、このような手作業をシステム上で半自動化し、大幅な業務効率化につなげられるように。また、電子帳簿保存法の要件を満たした形で、適切に電子帳票を保存できるシステムも。2024年に義務化されたため、電子帳簿システムは広く普及されつつあり、電子化を進めている企業でも急ピッチで導入準備をしているようです。
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連携している業務システムから必要なデータを抽出し、希望通りのレイアウトやフォーマットで帳票を作成することができます。主に以下のようなフォーマットに対応しているほか、CSVの手動取り込みや、API連携機能による自動データ取得も可能に。
システム上で作成した帳票は、取引先や委託先へメールやWebサイトを介して送信することができます。しかし、FAXや郵送での請求書受け取りを希望する取引先が多い場合は、電子帳票システムを取り入れたものの、スポット的に手作業が残ってしまう恐れも。そのため、多様な送付手段に対応したシステムを選ぶのがおすすめです。
様々な帳票データを電子文書化し、保存・管理するための機能が搭載されています。紙原本で保管するよりも検索性に優れ、倉庫といった保管場所の負担もありません。また、受領した請求書のデータ化・保存に対応したシステムも。
近年では、e-文書法に加え、電子帳簿保存法の改正により領収書のスキャンも電子保存が可能となり、ペーパーレス化が加速。電子帳簿保存法で法要件を満たすには、タイムスタンプや検索、編集履歴の保存といった機能が必要となり、それらを搭載したシステムを選ぶことが重要です。
電子帳票システムを導入することで、以下のメリットが期待できます。
帳票の作成や送信、保管にかかる膨大な手作業の削減が見込めます。自動送信の設定をすれば、「メールの宛先やFAXの送信先を間違える」「誤った帳票を封入してしまう」といった人的ミスを防ぐことも可能に。また、Web経由で帳票を出力・送付・管理できるので、出社して印刷・封入する必要もありません。経理・総務部のリモートワーク促進にも有効です。
郵送からメール送信に切り替えることで、切手代や印刷にかかるコスト、そのほかファイル代や倉庫代などの削減も見込めるように。何より、業務の効率アップに伴う人件費の抑制が期待できます。
紙から電子保存に切り替え、適正な権限設定をすることでセキュリティ面の安全性を高められるように。たとえば、タイムスタンプや閲覧・印刷などの操作ログ管理機能が搭載されたものを利用すれば、帳票の改ざん・情報漏えいなどを防げます。また、廃棄の際もデータを消去するだけでOK。シュレッダー処理が不要になるほか、古いデータの放置による情報漏えいリスクを軽減できます。
2024年から義務化された電子帳簿保存法。また、2023年10月からはインボイス制度への対応も必要となりました。これらの法制度に対応したシステムなら、ガバナンスの強化や法対応業務の効率化に役立ちます。
電子帳簿保存システムについては、「電子帳簿保存システム比較14選。対応ソフトをタイプ別一覧紹介」で詳しく解説しています。
ひとくちに「電子帳票システム」といっても、システムごとに強みは異なります。自社にあったサービスを選ぶためには、まず帳票の「作成」「配信」「管理」のどこに課題を感じているかを整理してみましょう。
以下、3つのニーズにおいて、どのようなシステムが適しているのかを記していますので、参考にしてください。
帳票作成に強みをもつシステムがおすすめです。
「業務システムから帳票を直接作成できない」「帳票作成の際にレイアウトや表現の制約があって不自由」「帳票の量が多くて手作業では対応が困難」といった場合に適しています。電子帳票システムなら、帳票のレイアウトを設定しておけば、業務システムから出力したCSVデータをもとに帳票を作成できるように。
帳票配信に強みをもつシステムがおすすめです。
取引先ごとに帳票を送るための配信手段・日時が異なり、それが定期的・大量にあるため負担に感じている場合、配信機能が役立ちます。大量の帳票でも、設定した日時に自動的且つ短時間で送信できるのに加え、様々な配信手段に対応。取引先に応じて配信方法を簡単に選択することも可能です。
帳票の保管・管理に強みをもつシステムがおすすめです。
「書類の保管場所を確保しないといけない」「必要な書類を探すのに手間取る」「帳票の仕分けやファイリングに時間がかかる」といった場合には、保管・管理が充実したシステムが有用。帳票の自動仕分けや電子保存、全文検索といった機能で業務が効率化されます。また、紙の書類に必要な保管コストを抑えることも。電子帳簿保存法の保存要件に対応したものを選べば、ペーパーレス化の推進にもつながります。
電子帳簿システムを選ぶ際にチェックしておきたい、3つの比較ポイントを解説します。
まずは、「帳票作成」「帳票配信」「帳票保存・管理」のどれを重視するのか、または複数の範囲を一度に電子化するのかなど、電子帳票システムの利用範囲を決めます。そして、その範囲に強みを持つシステムを選ぶとよいでしょう。
複数の範囲を電子化する場合は、特定の範囲に強いサービスを組み合わせて利用するのか、それとも多機能タイプのサービスで一元管理するかの検討が必要に。たとえば、「楽楽明細」や「ジョブカン見積/請求書」は、帳票の作成・配信に加えて、電子帳簿保存法にも対応。法要件を満たす形式で、帳票を保存・管理できます。
CSV、Excel、PDFなどの出力フォーマットに対応していれば、多くのシステムとのデータ連携がスムーズに。自社の既存システムと連携させたい場合は、それに適したフォーマットを出力できるか、チェックが必要です。
また、API連携ができるシステムの数・種類も重要な比較ポイントに。「BtoBプラットフォーム請求書」のように会計ソフトと連携できるシステムなら、請求書の発行や仕分け作業の自動化など、大幅な業務効率化が見込めるでしょう。
大量に帳票作成・配信をする場合は、短時間での対応が可能か確認しておきましょう。たとえば、電子データで作成した帳票をプリントアウトして郵送する場合、帳票の印刷に時間がかからないよう、適切なファイルサイズで出力する機能が必要に。
また、FAXで大量の帳票を配信することが多い場合は、豊富なFAX回線を保有する「FNX e-帳票FAXサービス」のようなサービスがおすすめです。
まずは、帳票配信に強みを持つ電子帳票システムを紹介します。
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（出所：FNX e-帳票FAXサービス公式Webサイト）
約900社での導入実績をもつ、クラウド型FAX送信サービス。CSVやPDFデータをクラウドに送信すると、クラウドから自動で宛先に配信される。
FAX回線を豊富に保有し、大量の帳票を短時間で効率的にFAX送信したい場合に役立つ。送信結果は専用の管理画面のほか、メールやFAXなど企業にあわせた運用で、送達管理もスムーズに。
様々なトラブルを未然に防ぎ、帳票を期日までに確実に届けるため、24時間体制でのサポートを提供している。
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（出所：AUTO帳票EX公式Webサイト）
テキストファイルやイメージファイルをアップロードするだけで、指定した宛先にFAXやメール、Webフォームを送信するクラウド型の帳票配信システム。FAXサーバーのリプレイスや、FAX発注の業務効率化を検討している場合をはじめ、電子発注を検討しているものの、取引先がFAXしか対応していないケースにも有用だ。
様々なツールとの連携が強み。基幹系システムとの連携も大規模な開発は不要に。そのほか、販売管理ツールやWeb明細、EDIシステムなど多様なソリューションとの連携に対応している。更に、PCやスマホでFAXを送受信できる同社サービスの「MOVFAX」と連携すれば、完全ペーパーレス化も実現する。
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（出所：@Tovas公式Webサイト）
Webやメールによる電子ファイル送信、FAX送信、郵便代行の3種類の送信手段がそろう、電子帳票配信システム。連携している基幹システムから各種帳票を受け取り、請求書、注文書、見積書、納品書などを配信することに特化。手作業での業務を効率化し、コスト削減にも貢献する。
すべてのデータ通信を暗号化し、ウィルスチェックを実施することでセキュアな運用を実現。また、既存の業務システムとも柔軟に連携し、宛先マスタに基づいて相手先ごとに異なる帳票を自動送信することで、誤送信を防止。業務負荷の軽減にも役立つ。年間1,450時間以上の作業時間の削減や、毎月2,000枚以上の支払明細書の電子化に成功した導入事例も。
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次に、帳票作成と帳票配信の2つの領域にまたがって強みを持つ電子帳票システムを紹介します。
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（出所：楽楽明細公式Webサイト）
帳票の作成（発行）と配信の両方に対応した電子請求書発行システム。CSVやPDFのデータを取り込んで、Web上で帳票を発行。取引先に応じてWebからのダウンロード、郵送、FAX送信を使い分けて配信が可能に。請求書や納品書、支払明細などの印刷・封入、取引先ごとの送付作業にかかる手間をゼロにする。
電子帳簿保存法にも対応し、各種書類の電子保存・一元管理も実現。ペーパーレス化の促進に役立つ。
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（出所：BtoBプラットフォーム 請求書公式Webサイト）
利用企業100万社以上と、国内で多く利用されているクラウド請求書サービス。請求書の作成（発行）だけでなく、受け取りも効率的に行えるのが特徴。郵送代行やAI OCRによるオプションを併用することで、今まで紙で行っていたやり取りを無理なく電子化できるように。紙の請求書を希望する取引先がいても、導入企業の請求書デジタル化率は約70%を実現している。
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しており、AI OCRや電子保存機能によって、紙の請求書も要件を満たした形式で保存。更に、自動仕訳がされた状態で会計システムに取り込みができるため、仕訳入力作業が減らせるといった受け取り側のメリットも大きい。
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（出所：ナビエクスプレス公式Webサイト）
あらゆる帳票を電子化し、セキュアにデータを送信するNTTグループの電子帳簿ソリューション。管理画面から送信・開封状況といったステータスをリアルタイムで確認できるほか、APIシステム連携やFAX連携によって大量の帳票を自動送付できるなど、帳票配信の効率化に役立つ機能が多数そろう。
セキュリティ機能も充実。SSLによる暗号化をはじめとする各種セキュリティ対策により、安全なデータの送信を実現。メール配信の場合は、明細書ごとにパスワードを付与することも可能だ。
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（出所：ジョブカン見積/請求書公式Webサイト）
累計20万社以上の導入実績を誇る、「ジョブカン」シリーズの請求書作成サービス。見積書・請求書のほか、納品書・領収書・合計請求書・概算見積書・入金伝票の作成や管理、配信を実現する。見積書や請求書は会社印・会社ロゴの挿入など、自社にあったデザインで誰でも簡単に作成。電子帳簿保存法や、インボイス制度にも対応している。
操作画面から直接、見積書や請求書のメール送信も可能。メール送信先での、閲覧有無も確認できる。更に、売上・入金データを仕訳データとして「ジョブカン会計」に連携すれば、バックオフィス業務の更なる効率化にも貢献する。
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続いては、帳票作成に強みを持つ電子帳票システムを紹介します。
（出所：Create!Form公式Webサイト）
運用業務の要件にあわせ、PDFやHTML、Excel、印刷といった多彩なフォーマットでの出力ができる電子帳票作成システム。帳票への入力データとして、テキストファイル、CSVファイル、XMLファイル、データベースが使用できる。シンプルな操作で、項目を配置するだけで帳票作成が完了。1日に数万ページの出力を求められるような大量印刷業務にも、高速で安定的なパフォーマンスを維持する。
（出所：SVFシリーズ公式Webサイト）
32,900社以上で導入されている、総合帳票基盤ソリューション。一般的なデザインはもちろん、複雑なレイアウトの帳票作成にも対応。WordやExcel、PDFで作成した帳票や、紙ベースで利用している帳票など、既存の帳票を活用して簡単に設計できる。
印刷だけでなく、PDFやExcel形式での出力も実現。操作画面は英語と中国語の2カ国語で表示し、帳票は8カ国語での出力ができるので、グローバル展開をしている企業にもおすすめだ。
（出所：Paples（パピレス）公式Webサイト）
帳票の設計から保存、印刷、活用までをワンパッケージで実現する、電子帳票基盤システム。CSVやExcelデータを自動で取り込み、帳票作成が手軽に。作成画面上の操作もシンプルで、罫線や図形、QRコード、画像などのパーツをドラッグ&ドロップで配置するだけでOK。英語や中国語といった多言語にも対応しているため、海外での帳票作成にも役立つ。
バーコード帳票や、社印付き領収書といった複雑なデザインの帳票も、ノンプログラミングで表現できる。メンテナンスも容易で、帳票デザインの変更が発生しても、自社内で簡単に修正が可能だ。
（出所：OPROARTS公式Webサイト）
Salesforceにアドオンして連携データを抽出し、帳票が作成できるクラウド帳票サービス。帳票は自由にレイアウトでき、ExcelやWord、PowerPointにOfficeアドインをインストールするほか、Web上でデザインツールを使用して作成も可能。帳票のテンプレートを作成したら、Salesforceのデータを取得する項目を指定。そして、ボタン生成用のJavaScriptコードをSalesforceに設定し、出力ボタンを設置。あとは、ボタンをクリックするだけで、帳票にSalesforce上のデータが書き出され、スムーズな帳票作成を実現する。
電子帳票の作成に加えて、電子契約サービスやクラウドストレージといった別のクラウドサービスとの連携にも対応。紙のスキャンデータやExcelデータを上位システムへ取り込む入力支援など、多様な業務の効率化をサポートする。
最後に、帳票保管・管理に強みを持つ帳票発行システムを紹介します。
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（出所：freee支出管理 受取請求書キャビネット公式Webサイト）
書類の受け取りから保管までのフローを効率化する、クラウド請求書受領サービス。受け取りについては、発行した専用のメールアドレスにファイルを添付してもらえば、自動で取り込みが完了。専用の管理画面に直接アップロードもできる。受け取った書類は、AI OCRが高精度にデータ化。必要なタグをつけてシステム上に保管され、一覧で確認が可能に。証憑ごとにフォルダ分けや閲覧権限の付与ができ、検索もスムーズに行える。
あらゆる国税書類をはじめ、様々な書類は企業独自のルールにあわせて保管ができるように。電子帳簿保存法にも対応している。そのほか、Google DriveやDropbox、Boxなどの外部ストレージとも連携。外部サービスと自動同期をしたり、AI OCRによって書類の自動判別を行ったりと、書類管理にかかる工数を削減する。
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（出所：invoiceAgent公式Webサイト）
電子帳票を一元管理する帳票プラットフォーム。請求書や契約書などの発行・配信・受領・保管まで対応。AI OCR機能も備えており、紙文書の高精度な読み取り・データ化も可能に。ツールを使い分ける手間を省き、管理業務の効率化をサポートする。電子文書やスキャンした帳票は、日付や文字列などの条件に応じて自動仕分け。検索機能を使って全文検索はもちろん、部分一致や範囲検索で、文書データを探すのも簡単だ。
ほかにも、タイムスタンプの付与や証跡管理、保存期間に応じた自動削除といった電子帳簿保存法に対応する機能を搭載。Boxとの連携や仮想文書を利用した運用など、文書管理に役立つ機能もそろえている。
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（出所：e-image公式Webサイト）
1,600社以上で導入されている電子帳票システムソリューション。取り込みから分類・仕分け・保存、閲覧・検索・活用、そして出力まで、一連の工程をカバーしている。
個人・部門ごとの閲覧権限や、帳票の参照・印刷操作のアクセス権限などを細かく設定できるので、情報漏えいの防止に役立つ。タイムスタンプの検証結果を一覧で表示し、未作成のものや入力者情報の参照といった、法要件にも対応している。控えや写しなどの作成も簡単だ。
担当者別や日付別のフォルダ分けができ、条件設定によって自動的にファイルのタイトルを変更する機能も。CSVやTXTファイルのインポートも行える。
（出所：活文 Report Manager公式Webサイト）
電子帳票の保存・活用をサポートする電子帳票システム。帳票の運用はもちろん、電子帳簿保存法にも対応する。
一般的な形式の帳簿データから、CSVやXML形式のデータまで、様々なデータを一元管理。国税関係の帳簿は、法的な要件を満たして保存ができる。また、検索性にも優れており、キーワード検索や条件指定検索、串刺し検索といった多彩な検索機能によって、目的の帳票に的確にたどり着けるように。
オンプレミス版とクラウドサービス版の2種類を用意しており、目的や用途、システム化のポリシーにあわせて選択が可能だ。
電子帳票システムの効率的な選び方について、おすすめのシステムを交えて紹介しました。
電子帳票システムは大きく、以下の3つのタイプに分けられます。
システムを検討する際には「手の込んだ帳票を作りたい」「配信を効率化したい」「データ管理に力を入れたい」など、自社の課題を明確にし、解決につながるタイプから選ぶとよいでしょう。
タイプを絞り込んだら、下記のポイントに沿って比較をすると、サービスが選びやすくなります。
電子帳簿保存法やインボイス制度といった法令への対応も確認しながら、電子帳票システムの導入を検討してみてください。
電子帳票システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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