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経費精算向けワークフローシステム10選。必要な機能や選び方

経費精算向けワークフローシステム10選。必要な機能や選び方

最終更新日:2023-07-18

承認稟議など経費精算における各業務を効率化したい、ワークフローシステム活用によって経費精算業務がどう変化するか知りたいと考えている方へ。経費精算向けワークフローシステムの概要や導入のメリット、主な機能や選定のポイントとともに、おすすめのシステムを紹介します。

目次

経費精算のワークフローとは?

経費精算のワークフローとは、経理や精算にまつわる業務手順をパターン化・可視化したものを指します。申請・承認・差戻し・決裁といった一連の流れ(フロー)を明確にすることで業務効率が向上。更に、万一問題が発生した場合にも、瞬時に原因を突き止められます。

紙で経費精算を行っている企業の多くは、Excelシートなどに記入して印刷後、上長の回覧・捺印を経て提出し、経理担当者が会計ソフトへ仕訳入力しています。しかし、従来の方法は手間がかかるうえ、記入ミスによる差し戻し、用紙紛失、申請の遅延・漏れといったリスクも。

これらの課題を解消するのに役立つのが経費精算向けワークフローシステムです。システムを使えば、一連のフローがオンライン上で完結。申請者は事後の経費精算や物品購入前の承認稟議などをオンラインで済ませられ、入力業務を自動化できます。管理者と従業員双方にとって、無駄とストレスのない運用が実現します。

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経費精算のワークフローにおけるシステム活用メリット

経費精算のワークフローに、システムを組み込むことによって生まれるメリットを紹介します。

承認スピード向上 申請および承認がしやすくなり、一連のフローにかかる時間を短縮
自動チェックによる
申請入力時のミス防止
申請項目の入力ミスを自動でチェック。修正・再提出にまつわる差し戻しがなくなり、ストレスと手間を軽減できる
申請の遅延やもれの防止 承認状況を把握し、フォローもしくは催促ができるように。スムーズな運用を促進する
申請書類の保管の効率化 電子帳簿保存法対応のシステムであれば、電子保存だけで保管が完結。ペーパーレス化を促進
経理の入力負担の軽減 仕訳入力や転記作業が自動化され、業務効率が大幅にアップ。手作業によるミスも削減
他システムとの連携による
業務効率向上
他システムとシームレスに連携。二重入力などの手間をカットする

 

経費精算に必要なワークフロー機能

「経費精算のワークフローにおけるシステム活用メリット」を実現するための主な機能を説明します。

申請フォーマットの作成 稟議書や経費精算申請書などのフォーマットを作成する機能。業務の定型化
承認フローの設定 社内の承認フローに合わせて経路を設定。複数の役職者や部署などをまたぐフローや、条件分岐に対応したサービスも
承認や差し戻し PCやスマホから承認・差し戻しを行う機能。いつでもどこでもスムーズに作業ができるようになる。承認や差し戻しにコメントを付与できるサービスも
申請状況の管理 申請者や経理部門などの担当者が、申請の進捗状況を把握できる
他システムとの連携 クラウドサインなど、既存のシステムと連携。業務効率を向上させ、内部統制を強化する

 

経費精算向けワークフローシステムの選び方

経費精算向けのワークフローは、大きく3つのタイプに分けられます。それぞれのタイプの特徴と、使用に適したシーンを解説します。

(1)経費精算システムにワークフロー機能が搭載されたタイプ

経費精算システムの中でも、ワークフロー機能を搭載しているタイプ。経費精算システムを新たに導入する、もしくはリプレースを検討している場合に適しています。

多段階の承認ワークフロー機能を備えた「TOKIUM経費精算」や、自由度の高いワークフローを作成できる「楽楽精算」などのシステムがこのタイプに該当します。

(2)ワークフローに特化したタイプ

汎用的なワークフローシステムを、経費精算業務に使いたい場合向け。すでに経費精算システムを導入しており、ワークフローだけを専門システムで管理したい場合にもおすすめです。

自社の運用ルールが複雑な大企業などでは、経費申請の金額によって承認フローを変える、複数人に並列で承認を求める、承認者不在時に代理承認を認めるといった場合、経費精算システムに搭載されたワークフロー機能では対応できないことがあります。そのため、複雑な要件にも対応できるワークフローシステムを導入するのがおすすめです。

企業の規模や運用期間を問わずスピーディーに導入できるのが、電子承認・電子決裁システム「楽々WorkflowII」です。複雑なワークフローを柔軟に電子化・可視化し、「ワークフローの乱立を解消したい」「他システムと連携したい」「グループ会社間の申請・承認をワークフロー化したい」「多数の業務を電子化したい」といった要望に応えます。

(3)グループウェアにワークフロー機能が搭載されたタイプ

グループウェアの1機能としてワークフローを搭載しているタイプ。たとえば、10〜数万⼈規模の企業で幅広く利用されている「Garoon(ガルーン)」には、業務プロセスに合わせたフォームや申請経路をGUIで設計できるワークフロー機能があります。進行状況が把握しやすい承認機能に加えて、上長設定や条件分岐などにも柔軟に対応。kintoneや他サービスとの連携も可能です。

ここからは3つのタイプ別に、おすすめの経費精算向けワークフローシステムをご紹介します。

 

主な経費精算向けワークフローシステム(経費精算システム搭載型)

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Concur Expense(株式会社コンカー)

Concur Expense公式WEBサイト

(出所:Concur Expense公式Webサイト)

「ペーパーレス」「キャッシュレス」「承認レス」「入力レス」「運用レス」の5つのレスを実現するクラウド経費精算。デジタル上での申請・チェックにより、経費規定や承認条件などのワークフローを最適化する。
法人カードやアプリ連携を活用し、経費精算の自動化と同時に領収書や請求書を電子化。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応している。
また、現金精算・小口精算の廃止、交通費精算の効率化など、経理業務の効率化につながる機能が多数そろう。いつどこにいても経費精算業務ができるようになるので、経理DXの実現にも役立つ。

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TOKIUM経費精算(株式会社TOKIUM)

TOKIUM経費精算_公式Webサイト

(出所:TOKIUM経費精算公式Webサイト)

電子帳簿保存法対応の完全ペーパーレス経費精算システム。多段階の承認ワークフロー機能に対応しており、事前に登録したワークフローが条件に応じて申請時に自動分岐するため、都度申請フローを選ぶ必要がない。承認・否認作業はワンタップで行えるため、すべて電子上で作業が完結し、業務効率が向上する。
申請者は領収書を撮影して回収用ポストに投函し、承認者はシステム上で画像を確認するだけで経費精算が完了。経費精算業務を約90%削減した実績を持つ。

  • 料金:月額10,000円~+領収書の件数に基づく従量課金制

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楽楽精算(株式会社ラクス)

楽楽精算_公式Webサイト

(出所:楽楽精算公式Webサイト)

企業規模を問わず、幅広い業界・業種で豊富な導入実績を誇る経費精算システム。申請項目やレイアウト、承認フローなどをいつでもカスタマイズできるなど、設定方法の自由度の高さに強みを持つ。会社によって異なる経費精算ルールを変えることなくシステム化でき、導入後の企業成長や組織変更に応じた設定変更も容易。汎用ワークフローで作成した稟議申請と経費精算の紐付けに対応しているので、申請から承認までの時間短縮やペーパーレスの実現だけでなく、 内部統制強化にもつながる。
機能活用や運用開始までのスケジュールをマンツーマンで相談できるなど、専任スタッフによる手厚いサポート体制も魅力。インボイス制度・電子帳簿保存法に対応している。

  • 料金:月額30,000円~、初期費用10万円

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HRMOS経費(イージーソフト株式会社)

HRMOS経費公式Webサイト

(出所:HRMOS経費公式Webサイト)

初期費用無料、標準搭載機能の豊富さが特徴のクラウド経費精算システム。Excel感覚で使える汎用ワークフローで、稟議書から通勤費申請、年末調整の各種書類など、様々な社内様式を簡単に電子化できる。グループによる承認にも対応した柔軟なフロー、代理申請・代理承認、経費精算と一元管理、催促メール自動送信、社内データの集計・分析など、ワークフローを効率化する機能が充実している。
法対応・経理業務を熟知した専任担当によるフルサポートで、初めての導入でも安心。インボイス制度・電子帳簿保存法などの法令にも対応している。

  • 料金:月額29,000円〜(基本プランの場合)、初期費用なし

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BIZUTTO経費(アルプス システム インテグレーション株式会社)

BIZUTTO経費公式Webサイト

(出所:BIZUTTO経費公式Webサイト)

申請・承認時間90%カットの実績を持つ経費精算システム。ワークフロー機能はオプションとして、3つの汎用ワークフロータイプ(社長承認申請・人事総務系の申請・部内申請)と、タイプごとの申請種類のサンプルデータを提供。社内の各種申請に合わせたワークフローに設定することにより、業務規定に則した業務設計を支援する。インボイス制度や電子帳簿保存法(オプション)にも対応。また、月額10,000円で文書管理クラウドオプションも追加できるなど、拡張性の高さも特徴だ。
直感的に操作できるUIやチェックしやすい画面レイアウトで、使いやすさにも定評がある。2年目以降、価格は50%オフとなる低コストさもポイント。

  • 料金:月額400円/名 + 100円/名(汎用ワークフローオプションありの場合)、初期費用10万円
    ※2年目以降は月額200円

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主な経費精算向けワークフローシステム(ワークフロー特化型)

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楽々WorkflowII(住友電工情報システム株式会社)

楽々WorkflowII公式Webサイト

(出所:楽々WorkflowII公式Webサイト)

本格的なワークフローを簡単・スピーディーに実現する電子承認・電子決裁システム。ブラウザベースのGUI画面からすべての設定ができるため、専門知識不要かつ短期間で電子化が進められる。APIやCSV連携、DB処理などにより、経理業務にかかる工数・時間の短縮も見込める。また、既存のEPRシステムとの連携にも対応。
JIIMA認証(「電子取引ソフト法的要件認証」「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」)を取得しており、請求書、領収書など国税関係書類の電子取引やスキャナ保存に対応。豊富な機能がそろいながらも、導入・立ち上げの早さから部署単位でのスモールスタートにも適している。

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SmartDB(株式会社ドリーム・アーツ)

SmartDB公式Webサイト

(出所:SmartDB公式Webサイト)

ワークフローとWebデータベース機能を備えたノーコード・ローコード開発プラットフォーム。約50種類の豊富なテンプレートを備えており、業務に合わせてワークフローや承認ルートを自在に設定・変更できる。フォームの自由度も高いため、単純な設定から、社内の他DBをマスタとして呼び出す設定まで、ノンプログラミングで実現可能。また、承認や操作の履歴を記録しているため、不正業務の発見に気づけるほか、内部統制・監査の際にも役立てられる。複数の業務、ワークフローシステムとの連携によって、更に高度な業務を実現することも可能だ。
ほか、業務情報を集約・自動集計できるフォームをはじめ、企業のDX化を促進する機能を多数搭載している。

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MAJOR FLOW Z CLOUD ワークフロー(パナソニック ネットソリューションズ株式会社)

MAJOR FLOW Z CLOUD ワークフロー公式Webサイト

(出所:MAJOR FLOW Z CLOUD ワークフロー公式Webサイト)

パナソニックグループが手がけるワークフローシステム。申請書作成ツール「FormDesigner」を標準搭載しており、使いたいアイテムを選択して配置するだけで、簡単に申請書フォームを作成できる。リストボックス/ドロップダウン、関連申請書との紐付け、電子押印といった便利な機能が多数そろい、専門知識がなくてもすぐに使いこなせる。
電子契約サービス「クラウドサイン」と連携しており、システムで申請・承認した内容をそのまま引き継いで取引先へ送信できるため、二重入力などの手間が解消する。クラウド版とパッケージ版を提供。

  • 料金:月額30,000円/50ID(クラウド版の場合)、初期費用50,000円

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主な経費精算向けワークフローシステム(グループウェア搭載型)

サイボウズGaroon(サイボウズ株式会社)

サイボウズGaroon公式Webサイト

(出所:サイボウズGaroon公式Webサイト)

官公庁や金融、医療期間をはじめ、製造、店舗、サービス、ITなど様々な業種で7,000社、320万人に利用されているグループウェア。申請の電子化やフローの統一により、ペーパーレスで迅速な承認を実現するワークフロー機能を搭載。経路分岐や上長設定、代理申請や代理承認機能を備え、業務プロセスに合わせたフォームや申請経路をGUIで設計できる。スマホやタブレット端末にも対応。
ほか、スケジュールや施設予約、メッセージなど、充実の機能を提供。拡張性が高く、kintoneやMicrosoft 365とも連携できる(オプション)。

  • 料金:月額845円/名(300名まで・クラウド版の場合)、初期費用なし

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desknet’s NEO(株式会社ネオジャパン)

desknet’s NEO公式Webサイト

(出所:desknet’s NEO公式Webサイト)

スケジュール管理からノーコード開発まで、業務課題をワンストップで解決するオールインワン業務改善プラットフォーム。ドラッグ&ドロップで簡単に書式を作成できるワークフロー機能では、金額などに応じた申請経路の分岐や、合議、決済種別の指定が可能。書式ごとのユーザーアクセス制限や、申請結果の一括CSV出力、自動承認/代理承認、今後自分に届く予定の申請の確認、複数の申請書の連続承認など、業務効率を上げる機能が充実している。
ノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite」との連携により、紙やExcelなどで作成された様々な申請書を、そのままの形で再現可能。ワークフロー特化型ツールに匹敵する機能と柔軟性を持たせられる。クラウド版とパッケージ版を提供。

  • 料金:月額400円/ID(クラウド版の場合)、初期費用なし

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まとめ

申請から承認まで多くの関係者が携わるがゆえに、時間と手間がかかる経費精算。Excel入力、紙での出力を行なっていた場合、ヒューマンエラーや些細なミスが起こりやすい、紛失の可能性がある、申請の遅延やもれが生じる……といった課題がありました。経費精算のワークフローにシステムを組み込むことによってこれらの課題を解決するとともに、申請書類の保管の効率化、経理の入力負担の軽減といった更なるメリットも生まれます。

経費精算向けワークフローシステムは、以下の3つのタイプに分けられます。
(1)経費精算システムにワークフロー機能が搭載されたタイプ
(2)ワークフローに特化したタイプ
(3)グループウェアにワークフロー機能が搭載されたタイプ

導入の目的を明確にし、必要なタイプから適したシステムを選ぶことで、自社に合ったシステムが選べるはずです。

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ワークフローシステムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。

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