Excelや紙での通勤費管理による作業工数の多さや転記ミス・処理漏れといった課題を感じている、人事・総務・経理担当の方へ。通勤費管理システムのメリットやタイプ別の選び方、比較ポイントとともに、おすすめのサービスを紹介します。
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通勤費管理システムとは、社員の通勤経路の検索・登録から通勤費の計算・支給までを効率化できるシステムです。
システムを導入することで、これまでExcelや紙で行っていた作業がオンライン上で完結します。「支給額は適切か」「運賃改定後の金額が反映されているか」といった不安が解消され、担当者の作業負担も軽減できます。
Excelや紙で通勤費を管理する場合、申請内容を経路検索サービスで調べた内容と逐一照らし合わせる必要があるため、確認や承認に時間がかかりがちです。
特に近年では、通勤とテレワークを組み合わせたハイブリッド勤務が増えている影響で、月ごとに通勤日数が変動するケースや、直行直帰・複数拠点で勤務するケースが増えています。これらすべてを手作業で管理するのは負担が大きく、転記ミスや処理漏れといったヒューマンエラーのリスクも高まります。
また、鉄道・バス・マイカーといった複数の通勤手段がある中で、どの駅・路線を使うのが最適か、自社の支給規定に即しているかの判断は容易ではありません。更に、交通機関の運賃が改定されるたびに、対象者の抽出や新しい料金の確認、支給額の切り替え、差額の精算などを進めなければならないのも負担が大きいものです。
通勤費管理システムを導入することで、次のようなメリットを得られます。
通勤経路の申請・承認や、通勤費の計算をオンラインでまとめて処理できるため、これまで手作業で実施していた工程を大幅に削減できます。また、運賃改定の情報を自動で取り込み、差額計算まで行えるシステムも。担当者が細かな確認に追われずに通勤費を管理できます。
あらかじめ自社の支給ルールをシステムに登録しておくことで、その規定に沿った経路を自動で判断。過剰支給や誤った内容での申請を防げます。異動・転居による定期券の途中解約や経路変更などがあった場合は、差額を自動で計算してくれるため、常に正確な金額での支給が可能です。
通勤費の管理には、非課税限度額の判定や社会保険料の計算、マイカー通勤者の免許・自動車保険の更新期限管理など、法令・社内規定への対応が欠かせません。システムによっては、これらの計算や確認を自動化。免許証などの有効期限が近づいた際にはアラートを表示する機能もあります。
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通勤費管理システムの主な機能について、下記にまとめました。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 経路検索エンジン連携 | 駅すぱあと、NAVITIME、ジョルダンなどの経路検索エンジンと連携 |
| 最適経路の自動判定 | 最短・最安、または自社の支給ルールに沿った経路を自動で推奨・判定 |
| 最寄駅の自動検索 | 住所情報から最寄駅を自動検索・提案 |
| 通勤手段別の支給ルール管理 | 電車、バス、車など通勤手段別の支給ルール管理 |
| 高速料金計算 | 車通勤時の高速料金の自動計算 |
| 定期代計算 | 1・3・6カ月の定期代計算、オフピーク定期券の利用判定 |
| 払戻額の自動計算 | 定期解約時の手数料を加味した正確な払戻額の計算 |
| 運賃改定時の自動対応 | 最新運賃の反映、運賃改定対象者の抽出、差額の自動算出 |
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 実費精算への対応 | 実費精算・日払い精算への対応 |
| 定期区間の自動控除 | 経費精算時に定期区間内の運賃を自動控除し、二重払いを防止 |
| 税務関連の判定 | 課税・非課税の自動判定 |
| 証明書管理 | 免許・保険・車検などの証明書管理、有効期限が近づいた際のアラート機能 |
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 各種申請フローへの対応 | 新規、変更、払戻など、通勤費に関する様々な申請手続きに対応 |
| 柔軟な承認ルート設定 | 多階層、部署や役職などに基づく分岐条件の指定が可能 |
| モバイル対応 | スマホからの申請・承認に対応 |
| 履歴管理 | 申請、承認、修正、却下といった履歴の管理 |
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 基幹システムとの連携 | 給与・人事・電子申請システムとの連携（CSVやAPIを使用） |
| 勤怠システム連携 | 勤怠実績との連動による正確な支給サポート |
| SSO対応 | Google WorkspaceやMicrosoft 365などのSSO（シングルサインオン）に対応 |
| 帳票出力 | 承認済みデータなどをPDFやCSV形式で出力 |
通勤費管理システムは、主に以下の4つのタイプに分類されます。
（1）通勤費支給・経路適正化に特化
1-1）運賃改定自動更新に強み
1-2）複雑なルール対応に強み
（2）バックオフィス業務効率化システムの一部機能として提供
2-1）経費精算システム型
2-2）人事・給与システム型
それぞれのタイプについて、詳しく解説していきます。
運賃改定への対応や定期券の払戻計算、経路の妥当性チェックの自動化に特化したタイプ。このタイプは、更に以下2種類に分類されます。
運賃改定時の対象者の抽出、金額の切り替えといった作業の自動化に強みを持つタイプ。鉄道・バス路線を使った申請が多い企業や、社員数が多く手作業での確認による負担が大きい企業におすすめです。
たとえば「駅すぱあと 通勤費Web」は、経路検索システム「駅すぱあと」の技術を活用し、鉄道やバスの運賃情報を毎月最新のデータに更新。運賃改定があった場合は対象者の抽出を行い、金額を自動で反映します。
「Arvo」では、システム側で対象者の抽出から差額計算までの処理を自動化する独自技術で特許を取得。改定時の計算ミスや支給漏れを防ぐほか、通勤とテレワークのハイブリッド勤務や複数拠点勤務など、様々な働き方の通勤費計算にも対応しています。
自社独自の支給規定を反映したい場合や、複数の勤務形態の社員を抱える企業に適したタイプ。
たとえば、「らくらく通勤費」は、申請経路の制限や、複雑な承認ルートの設定といった細かい社内規定を柔軟にシステムへ組み込める点が特徴。自社の支給規定に沿った経路候補のみを表示できるほか、オフピーク定期券の対象となる路線はアイコンを表示し、該当者の料金に反映する機能も備えています。
「通勤費管理クラウド」は、「通勤経路スマート登録機能」により、自社の支給ルールをもとに複数の候補経路をピックアップ。乗換回数・所要時間・運賃などの条件を加味しながら、自社の規定に最も合致するルートを自動選定します。このため、土地勘のないエリアでも適正な経路の判定が可能です。
通勤費の管理を、経費精算・人事管理システムといったバックオフィス効率化をはかるシステムの中で運用したい企業におすすめのタイプ。このタイプも、更に以下の2種類に分類されます。
経費精算システムに通勤費管理の機能が含まれているタイプ。
たとえば「楽楽精算」は、通勤費や出張旅費、交際費といった様々な経費の処理を一元管理できます。ジョルダン株式会社の乗換案内ソフトを内蔵し、通勤費の申請時には経路・運賃情報を自動反映。また、SuicaやPASMOなどのICカードをアプリにかざすだけで利用日や経路、運賃などのデータを取り込めるため、実費での通勤費精算が多い企業におすすめです。
「バクラク経費精算」は、経路検索や社内の規定に沿った通勤費・手当の自動計算、二重申請の自動検知や、交通系ICカードから利用経路、運賃を読み取る機能を備えています。スマホで撮影した領収書をAIが数秒でデータ化する機能もあり、通勤費以外の経費処理もまとめて効率化できます。
社員情報・通勤経路情報をまとめて管理し、そのまま給与計算システムへ正しく反映したい企業におすすめのタイプ。
「マネーフォワード クラウド人事管理」は、同社が提供する「クラウド給与」と連携することで、通勤費の課税・非課税を正確に判定。更に、通勤費の支給額上限といった規定に関連するデータもシステム間で共有できます。勤怠やマイナンバーを管理する同社のシリーズ製品ともワンクリックで連携でき、手作業による転記ミスやデータの不一致を防げます。
通勤費管理システムの導入を検討するにあたり、比較検討すべきポイントを紹介します。
「ワークフローを細かく設定したい」「スマホから手軽に申請できるようにしたい」など、企業ごとに求める申請方法や運用ルールは異なります。導入を検討する際は、システムが自社の申請フローや運用ルールにどの程度対応できるかを確認する必要があります。
たとえば、オービックオフィスオートメーションの「通勤費管理システム」は、ワークフロー機能が柔軟で、複数階層の承認ルートに対応。7階層の承認フローで運用した実績もあります。ほかにも、役職や名前での指名承認といった個別の条件も設定可能です。
「通勤費管理クラウド」の場合、管理者側から通勤費の申請が必要な従業員にワンタイムURLを発行、送信する機能を搭載。従業員は、スマホ・PC上でURLをクリックすれば、システムにログインすることなく申請ができます。
電車やバス、マイカー、自転車など、企業によって認めている交通手段は様々です。そのため、システムが自社で認めている交通手段の経路検索や金額計算に対応しているかを確認することが重要です。
「らくらく通勤費」は経路検索・地図サービスとの連携により、経路の比較や最寄りの駅・バス停の検索が可能。公共交通機関への対応のほか、マイカー通勤の場合は現金やETC、ETC2.0といった支払い方法別に高速・有料道路の料金計算も行えます。
「通勤費管理クラウド」は、運転免許証や任意保険などの有効期限を登録しておくことで、更新期限が近づいた時に自動でアラート通知。法令遵守や安全管理のサポートに役立つので、マイカー通勤を許可する企業にとって安心です。
給与・人事システムと連携できる製品を選べば、支給額の反映や住所変更に伴う最寄駅判定などを自動化でき、手作業での転記が不要になります。自社で導入済みの給与・人事システムと連携できるかを事前に確認しておきましょう。
「駅すぱあと 通勤費Web」は、1つのIDやパスワードで複数のシステムにログインできるSSOや、給与計算・勤怠管理などの他社システムとの連携に対応。通勤経路や課税区分、社会保険料に関する情報などを連携することで、作業時間の削減や転記ミスの防止につながります。
「マネーフォワード クラウド人事管理」は、先述の通り同社が提供する「クラウド給与」システムとワンクリックで連携可能。通勤経路・住所・口座情報などをそのまま給与情報へ取り込めます。
「バクラク経費精算」は、「freee会計」や「マネーフォワード クラウド会計」とのAPI連携が可能で、精算・証憑データをこれらのソフトへ自動反映。これにより仕訳作業も含めた自動化が実現し、通勤費管理と会計処理双方の作業負担を軽減できます。
（出所：駅すぱあと 通勤費Web公式Webサイト）
公共交通機関の経路検索システム「駅すぱあと」の技術を活用し、通勤費の申請・承認から経路変更・運賃改定による自動計算までを一元管理できるクラウドサービス。
通勤費申請はPCやスマホから可能で、通勤経路・運賃を自動で算出。また、あらかじめ社内の支給規定を設定しておくことで、規定外の申請をシステム側で判別してくれる。支給規定は、一例として通勤所要時間や乗り換え回数、定期代上限、バス利用条件などを設定できる。
更に、鉄道やバスの運賃情報は毎月最新のデータに更新され、改定があった場合は対象者を洗い出したうえで金額を自動で反映。担当者による運賃改定の調査や本人の再申請が不要となり、業務負担を大幅に削減できる。
そのほか、給与計算システムや勤怠管理システムといった他社システムとの連携にも対応しており、併用により更なる利便性の向上がはかれる。
（出所：Arvo公式Webサイト）
鉄道やバス、自動車、新幹線など14種類の交通手段の通勤費計算に対応したシステム。
公共交通機関の運賃改定時にシステム側でチェックを行い、対象者の抽出や差額計算を行う技術で特許を取得。その技術により、運賃差額の計算ミス・支給漏れを防止できる。
車通勤の場合も、勤務地域ごとのガソリン単価やマイカーの燃費を考慮したうえで正確な支給額を算出する。
また、通勤とテレワークのハイブリッド勤務や複数拠点への勤務など、様々な勤務スタイルの通勤費計算に対応。具体的には、事前に登録した経路情報に加えて、勤務日や片道・往復通勤回数の情報を組み合わせた計算が行える。
更に、定期代と実費通勤費を自動で比較する機能もあり、ハイブリッド勤務をしている従業員に対してどちらの支給方法が合理的かを判断できる。
（出所：通勤費管理システム公式Webサイト）
同社が提供する「給与奉行クラウド」と連携可能な、通勤費管理に特化したシステム。給与奉行クラウドに登録されている社員の住所情報をもとに通勤経路を検索できるため、入力ミスの防止や担当者の業務工数の削減が可能だ。運賃改定時も、対象者を自動で抽出・リスト化し、差額計算から対象者のデータ更新まで一括で処理。異動・退職による定期券の払戻額を自動計算する機能も備える。
また、ワークフロー機能が柔軟で、複数階層の承認ルートに対応。過去には7階層の承認フローで運用した実績も。ほかにも役職や名前での指名承認、部署などの条件に応じた細かい分岐設定が可能で、複雑な承認ルールを持つ企業でもスムーズに運用可能だ。
（出所：通勤費システム 通勤はかせ公式Webサイト）
通勤費の計算処理と通勤経路情報を一元的に管理するための通勤費管理システム。支給金額だけでなく、払戻金額や運賃改定に伴う差額を自動算出でき、通勤費に関連する計算業務の負荷軽減を図れる点が特徴。
また、通勤経路や通勤費データを集中管理する仕組みを備えており、複数拠点にまたがる従業員の通勤情報をまとめて処理することで、業務の効率向上につなげられる。
運賃改定時の差額計算に加えて、申請者別の通勤費明細や日締め・月締め処理に用いる帳票など、複数のレポートを出力できる機能を搭載。加えて、人事・給与システムとはCSVデータを介して連携可能で、既存システムとの併用にも対応している。
（出所：らくらく通勤費公式Webサイト）
経路の制限や複雑な承認ルートの設定といった様々な社内規定への対応力が強みの通勤費管理システム。
機能の一例として、オフピーク定期券の対象となる路線を画面上でアイコン表示し、該当者の料金に反映。ほかにも、自社の支給規定に沿った経路候補のみを表示するよう設定できるため、公平で一貫性のある支給管理を行える。
更に、通勤経路の変更などで定期券を途中解約する際には、手数料を加味したうえで未使用期間分の払戻額を自動計算する機能も備えている。たとえば、事業所の移転により多数の社員の通勤経路が変更になる場合、一括での払い戻し処理が効率的に行える。
オプションで、社員自身がスマホで通勤費を申請・承認する体制が整えられるのも便利。SuicaやPASMOの利用履歴の取り込みや、定期券の領収書などの証憑を撮影して添付する運用もでき、申請・承認がより手軽になる。
（出所：通勤費管理クラウド公式Webサイト）
「NAVITIME」の技術を活用し、最適な経路を検索できる通勤費管理システム。特に強みである「通勤経路スマート登録機能」では、まず乗換回数や所要時間の上限といった自社が重視する条件を設定。続いてそれぞれの経路候補を分析し、設定した条件に合致していればポイントを加算していく。最終的に、最もポイントが高い経路を最適な経路として自動登録する仕組みだ。土地勘のないエリアについても手作業で確認する必要がなくなり、調査時間を短縮できる。
ほかにも、鉄道やバス、車、バイクなど通勤手段ごとに自社の支給ルールを設定でき、それに基づいて通勤経路と費用を算出することも可能。
運賃改定に関する情報は随時システム上で確認でき、対象者のリストアップから申請依頼通知、改定後の通勤費更新までをワンストップで処理できる。
（出所：camille "0"公式Webサイト）
「ジョルダン」を提供する企業による通勤費管理システム。同社の法人向け経路検索サービス「乗換案内Biz」をシステムに組み込み、全国の鉄道や550社以上のバスに対応した経路データを用いて正確な通勤費計算を行う。
鉄道については片道・往復運賃のほか、1カ月・3カ月・6カ月それぞれの定期代を自動で計算。更に定期券を払い戻す場合、1カ月単位の通常払戻に加えて、10日単位での払戻計算にも対応しており、柔軟な精算処理が可能だ。
ほかに、旅費・交通費の管理システム「JRD-SmartAssist」も提供。Googleカレンダーなどのスケジュール管理ツールと連携し、登録された予定から移動経路を取り込んで旅費・交通費を自動で算出する。
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（出所：楽楽精算公式Webサイト）
通勤費や出張旅費、交際費精算など経費に関わるあらゆる処理を一元管理できるクラウド型経費精算システム。システムにはジョルダン株式会社の乗換案内ソフトが内蔵されており、経路検索から申請までをワンストップでサポート。最安・最短ルートといった複数の経路候補から、採用したい経路を選択するだけで運賃情報が自動的に申請画面へ反映される。
また、SuicaやPASMOといった交通系ICカードを専用のスマホアプリにかざすだけで利用日や経路、運賃などのデータを自動で取り込み可能。実費での通勤費精算を短時間で効率良く行える。
営業や出張など通勤以外の交通費を精算する場合には、各社員の定期区間を事前に登録することで、定期区間分の運賃を自動で控除。通勤費管理と経費・交通費精算を一体化したシステムならではの強みだ。
（出所：バクラク経費精算公式Webサイト）
請求書処理や経費精算、稟議申請など、企業の支出管理を一本化できるクラウド型経費精算システム。経路検索や、社内の規定に沿った通勤費・通勤手当の自動計算はもちろん、二重申請の自動検知や、交通系ICカードから利用経路、運賃を読み取る機能などを備えている。
更に、スマホで撮影した領収書をAIが数秒でデータ化する機能があるのも特徴。最大100枚まで同時アップロードが可能で、金額や内訳も自動入力される。そのため、特に通勤費の実費支給を採用している企業や、通勤以外の交通費精算が多く発生する企業におすすめだ。
そのほか、各社員の精算額や振込データを出力後、給与システムに連携することも可能。
（出所：マネーフォワード クラウド人事管理公式Webサイト）
氏名・住所・家族構成や通勤経路、給与口座など、入社から退社までの労務に関する情報をオンラインで一元管理できるシステム。
通勤費管理に役立つ便利な機能も搭載。たとえば、同社が提供する「クラウド給与」システムと連携することで、通勤費精算における課税・非課税区分を正確に判定。加えて、通勤費の支給額上限といった支給規定のデータも反映可能だ。
また、社員の住所変更が予定されている場合、あらかじめ変更予定日を設定しておけば、当日に自動処理する対応も可能。通勤経路の更新忘れを防止できる。
「クラウド勤怠」「クラウドマイナンバー」といったシリーズ製品ともワンクリックで連携可能。連携すると、マイページに勤怠打刻・承認、給与明細、源泉徴収票、経費申請にまつわるタスクが一覧表示されるため、今やるべきことが明確になり業務の抜けもれを防げる。
通勤費管理システムは、通勤経路の登録・検索から申請・承認、支給金額の計算までをオンラインで完結させるためのシステムです。Excel・紙での管理では煩雑になりやすい申請内容の確認や運賃改定への対応を自動化でき、手作業の負担や転記ミスを減らせます。
通勤費管理システムは、下記のタイプに分類されます。
システムを導入する際は、自社の申請フローに対応できるか、給与・人事・勤怠管理システムなど自社ですでに使用しているシステムと連携できるかなどを確認しておくことが重要です。本記事を参考に、自社に合った通勤費管理システムを選んでみてください。
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