ASPIC公式サービス【アスピック】

レシートポスト|インタビュー掲載

レシートポスト|インタビュー掲載

経費精算作業の削減時間No.1。経理担当者の作業時間を最大90%削減すると同時に、経理部門のペーパーレス化・テレワークを実現するクラウド経費精算システムです。

CLOSE

資料ダウンロード (無料)

資料ダウンロード (無料)

こちらから「経費精算システム」の資料を一括でダウンロードできます。

一括資料ダウンロード (無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

サービス概要

レシートをスマホで撮って、専用ポストに入れるだけ。2ステップで完了する経費精算システムです。スマホアプリで撮影した領収書は自動データ化され、そのままアプリから経費申請・承認が可能。また、証憑となる領収書原本は弊社で回収し、データとの突合点検を代理で行ったうえで、10年間倉庫に保管します。申請者・経理担当者両方の負担を減らし、経費精算業務を飛躍的に改善するサービスです。

経理部門のペーパーレス化を実現

 

主なポイント

  • 経費申請が2ステップで完了

領収書をスマートフォンなどで撮影して、専用ポストに投函するだけで経費申請が完了します。領収書原本の回収・点検・保管はレシートポストが一括代行します。

  • 領収書のデータ化精度は99.9%

領収書をスマートフォンで撮影すると99.9%の精度でデータ化します。スマートフォンで領収書を撮影するだけで、AI-OCRでは実現できない99.9%の精度でデータ化。金額などの入力ミスを防ぎます。

  • スマートフォンアプリ、ICカードやクレジットカードとの連携で自動入力

モバイルSuica・モバイルPASMOや交通系ICカードの乗車履歴の自動取得、各種クレジットカードの利用明細取込により経費データが自動的に作成されるの、申請者の経費入力作業や経理の経路確認作業が軽減されます。

  • 様々な機能で経理業務の負担を軽減

申請・承認ワークフローや仕訳データの作成、経費規定チェック機能、会計システムとの連携機能、FBデータの作成などの機能で経理担当者の負担を軽減します。また、レシートポストは他社経費精算システムと同等の機能を標準で搭載しています。

  • 電子帳簿保存法に対応

電子帳簿保存法に対応しています。領収書の糊付け、申請・承認作業、領収書原本を回収・ファイリングするための出社は不要です。

 

インタビュー

「どうしたら経費精算の負担を減らせるか」こだわり抜いた結果、たどり着いたのがレシートを撮って “捨てる”ことでした

株式会社BEARTAIL

株式会社BEARTAIL 代表取締役 黒﨑 賢一様

―レシートポストは、どのようなシステムでしょうか?

領収書をスマホで撮影して専用ポストに投函するだけで精算が完了する、電子帳簿保存法対応のペーパーレス経費精算システムです。

弊社はテクノロジーと人力を融合することで、「無駄な時間を減らし、豊かな時間を作る(TIME HACK)」という理念を掲げています。2012年に創業したのですが、事業が拡大し、従業員数が増えるにしたがって社内の経費精算が煩わしいと感じるようになりました。仮にも時間革命を掲げる会社ですから、「自社の経費精算ぐらい何とか効率化できないか」と考えたのが、サービス開発のそもそものきっかけです。

当初はSuicaをはじめとする交通系ICカード・クレジットカードの明細データの自動取得や、2000名のクラウドワーカーの力を用いてレシートの入力代行をする経費精算システムを開発し、「Dr.経費精算」という名前で2015年12月から提供しはじめましたが、その場合も領収書を印刷して糊付けをする作業は依然として残り続けます。

その後、本質的な課題は、経理の方のペーパーワークをいかに無くすかだということに気付き、レシートを撮影すれば原本突合・保管を代行するフローへと作り込んでいくようになりました。

「レシートポスト」へと名称を変えたのは2020年のことです。現在では、従業員はスマホで撮ってポストに“捨てる”だけです。オフィスのコピー機の隣などに設置した専用ポストにレシートを投函してもらえれば弊社が回収して、入力・確認・保管まで代行します。

―「スマホで撮って“捨てる”だけ」というコンセプトはユニークですね。

様々なお客様からそう仰っていただいています。実際には捨てるわけではありませんが、経理担当者様は領収書を一切触らずに経費精算を完了できるようになるわけですから、感覚としてはそれに近いと考えています。

数年前から業界内でペーパーレスを推進するため「電子帳簿保存法」に注目が集まっていますが、実際は撮影したレシートに自分の名前を手書きで書かなくてはならない(※)など、煩雑な運用ルールを強いられています。
(※)2022年1月施行の改正電子帳簿保存法では要件緩和が施され、請求書・領収書への自署が不要になる見込み。

そこで、法律に抵触せずにいかに無駄なく経費精算を実現することができるか、弊社なりにTIME HACKの方法を考えたんです。その時に、理想は「撮影してすぐに捨てられる」ことだと思い至って、現在の方法を考えました。

「撮って捨てる」というユーザー体験を実現したサービスは国内では弊社が初めてということもあり、多くのお客様からお引き合いをいただいています。導入社数は700社ですが、業界内でも特に成長率が高いサービスだと自負しています。

―経費はどのような仕組みで処理されているのでしょうか?

レシートのあるものと、ないものに大別されます。レシートのあるものは回収して、弊社のセンターで弊社社員による突合点検・ファイリングが行われます。その後は専用の文書保管用倉庫に運ばれて、適切に管理されます。税務調査などがあった場合には、必要に応じて、Webの画面から1クリックで検索できるので心配ありません。「ここからここまでの交際費の領収書がほしい」など具体的な期間・種別を指定していただければ、数営業日で証憑原本をお届けすることも可能です。

システム導入前の企業様によっては、会計士資格をお持ちの経理担当者様が大量のレシートを段ボールに入れて地下保管庫に運んだり、税務調査のたびに地下保管庫から特定の領収書を見つけて持ってきたり、相当な負担を強いられていると聞きます。その点、レシートポストの仕組みは省力化に役立ちますし、レシートの保管場所の坪単価などを考えるとコスト削減にもつながります。

一方、レシートのないものについては各種自動連携で対応しています。たとえば、乗降車履歴はモバイルSuicaやモバイルPASMOなどをレシートポストのアプリと連携するだけで、データを自動取得できます。これは現在、国内で2社しか実現できていない機能として、弊社の大きな強みになっています。

ETC利用照会サービスやエクスプレス予約カードの連携にも対応しているので、交通系の処理に関しては基本的に自動連携できると考えていただいて大丈夫です。その他、個人のクレジットカードのデータ連携なども可能です。こういった連携数の多さは日本でも最多の部類に入りますね。

―昨今ではAI-OCRが主流ですが、人力でやろうと考えたのはなぜでしょうか?

最も大きいのはガバナンスによるものです。たとえAIで効率的に読み取ることができたとしても、数字を1桁読み間違えてしまって、それで脱税や不正につながっては意味がありません。AIは確かに便利ですが、活用に自分のキャリアや会社の将来を賭けられるか…ということまで突き詰めて考えると、なかなか難しいのではないかと思います。

実際、AI-OCRで読み取った後も社内で全件チェックするなど、人的処理が介在するのが一般的です。だとしたら、はじめから我々がデータベース×目視で入力・チェックした方が手離れもいいですし、正確な数値も期待できるのではないかと思います。

なお、2,000名のオペレーターが関わっているとはいえ、セキュリティ面にはこだわっているため、経費情報の流出・データの不正利用などの心配はありません。また、請求書・領収書原本のスキャンや確認・照合などの作業に関しては、弊社社員がオフラインで対応し、監視カメラと入退室ログがついている厳重な環境で処理をしています。

―どのようなお客様とマッチしやすいですか?

今、申し上げたとおり、数値ミスなどが許されないお客様ですね。具体的には、上場準備中や上場企業様など、一定の社員を抱えていて高度なガバナンスを求められる会社様です。最低でも100名以上の社員数になるかと思います。規模が大きければ大きいほど効果も高まり、現状では社員数1万名規模も想定しています。

その他、領収書が出やすくて効率化のメリットが大きいという点では、接待などの交際費や地方巡業の多い広告代理店様やエンターテイメント系の会社様も相性がいいですね。

―レシートポストが選ばれる理由はどこにあるとお考えですか?

大手企業様であれば、先ほど申し上げた「ガバナンスに強い」と「導入が簡単」という点です。従業員数100人以上の法人様は、複雑な社内規定やワークフローにしっかり対応できるかという点を重視されますが、その点、弊社は大手企業様の導入実績も豊富ですし、複雑なワークフローにも柔軟に対応できます。BPOサービスまでカバーできるというのは他社にはないポイントです。

中小企業様の場合は、少ない社員数でレシートの原本を糊付けしたり倉庫に運搬したりする必要がありますから「省力化・効率化」の面が強いと思います。

あとは「リモートワークがしやすくなる」というのも大きいですね。特に、出社しないと領収書の糊付けができない状況は、新型コロナ禍以降では大きなネックになります。レシートポストなら、領収書をスマホで撮影し、アプリから経費申請さえしておけば一定期間溜め込んでも構いません。数ヶ月や半期に1回、まとめてポストに入れるだけで処理できますから、オフィス勤務とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークに馴染みやすいです。

―企業規模によって、料金体系は異なるのでしょうか?

いえ、従業員数が1万名の大企業でも100名の企業でも、月額3万円から使えます。それ以外の料金は、入力代行した領収書の枚数によって決まります。他社製品はID数に応じた従量課金を採用している場合が多いですが、レシートポストではID数は一切関係ありません。あくまでも、レシートの原本チェックや代行入力などに対して料金がかかるというイメージです。

―カスタマーサクセスではどのような点に力を入れていますか?

導入に失敗し運用開始できなかったり、開始した運用が軌道にのらなかったりなどの事態を防ぐため、ポストシリーズご活用に必要なサポートをあらゆるフェーズで実施しています。

具体的には各社専任の導入担当が付き、約2ヶ月間きめ細やかなサポートをしています。契約後に運用が上手くいかなかったというケースは直近1年間で限りなくゼロに近い水準で、ほぼ100%の企業様で運用に成功しています。

また、導入後についても法改正や機能拡充に合わせて、最新の動向を定期的にフォローアップする専属チームがサポートいたします。新機能の活用支援や最新の法改正等に伴う運用提案など、個別セッションを行っていますので、安心して継続利用できます。

―具体的な導入効果を教えてください。

グループ企業が何十社もある上場企業様で「経費精算業務を7割削減することに成功した」という事例があります。以前は紙で経費申請を行っていたのですが、コロナ禍で経費を申請・承認するためだけに出勤を強いられる状況に悩んで、レシートポストを導入いただきました。当初は1社でのスタートでしたが、有用性をご評価いただき、現在ではグループ企業への全社展開を進めています。

また、弊社はレシートポストだけでなく、「インボイスポスト」という請求書の代行受領・オンライン処理サービスも提供しています。いずれも細切れの業務システムではなく、法人支出を管理するサービス「ビジネス・スペンド・マネジメント」として提供しています。

直近導入いただいているお客様のうち、約3割は「POSTシリーズ」を同時に導入しています。たとえば、2〜3年後のIPOを目指している企業様にレシートポスト・インボイスポスト両方のサービスを導入いただいたのですが、ペーパーレス化や業務効率化はもちろんのこと「上場に向けたガバナンス強化にも大いに役立った」と仰っていただきました。

―今後の展望を教えてください。

今後、クラウド会計ソフトのように「法人支出管理」というカテゴリが、日本で新しく誕生すると考えています。弊社はそのカテゴリにおけるリーダーになることを目指しています。

具体的にはレシートとインボイスを一つのプラットフォームで管理し、そこに蓄積した支出データを企業様と共有しながら、新しく何かを購入する時に「このベンダーからいくらで買えます」といった情報が提案できる、そんな世界観にしていきたいです。

 

料金

  • 月額費用:3万円/月~(ユーザー数は無制限)
  • 初期費用:30万円~

※価格は税別です。

 

会社概要

会社名 株式会社BEARTAIL
代表者名 黒﨑 賢一
資本金 1億円
所在地 101‒0062 東京都千代田区神田駿河台2‒2 御茶ノ水杏雲ビル5F

 

CLOSE

資料ダウンロード (無料)

資料ダウンロード (無料)

こちらから「経費精算システム」の資料を一括でダウンロードできます。

一括資料ダウンロード (無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

このページの内容をシェアする

  • Facebook
  • Twitter
  • LINE
TOPへ戻る

資料ダウンロードフォーム

1分で簡単登録。無料

入力フォームはこちら

登録済みの方はこちら

パスワード再発行

アスピックご利用のメールアドレスを入力ください。
パスワード再発行手続きのメールをお送りします。

アンケートにご回答ください。

サービスの導入検討状況を教えてください。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、ダウンロードいただきます。

ご回答ありがとうございました。

ご登録いただいているメールアドレスにダウンロードURLをお送りしています。ご確認ください。

CLOSE