最終更新日:2023-12-07
規程や申請ルールが複雑になりがちで、商習慣や税制などへの対応に苦慮されている管理部門への方へ。ここでは複雑なルールでも対応できるような大企業向け経費精算システムについてトレンドや比較ポイントを含めてご紹介します。
大企業向けの経費精算システムとは、従業員や管理部門の使いやすさはもちろん、複雑な旅費規定や承認フロー、支払方法の商習慣、各種税制などへの対応に強みを持つシステムです。
大企業は組織の規模が大きいだけに、経費申請に関する規定や申請・承認フローが複雑化し、業務が煩雑になりがちです。更に全国に支店や支社があると、本社から各拠点の管理も必要になります。そのため、複雑な状況にも対応でき、全体の経理を一元管理できる経費精算システムが必要になります。
以前は自社向けにオンプレミス版の経費精算システムを独自で開発したり、ERP（基幹業務システム）の中で実現したりすることが主流になっていましたが、開発費用や運用負担を軽減できるという点で、最近は大手企業においてもクラウド型サービスを利用が拡大しています。
近年のクラウドサービスはコスト面や導入の手軽さだけでなく、オンプレミス版に劣らない充実した機能をもち、社内だけでなく社外からも様々なデバイスでアクセスできるのも魅力。中には、大企業向けの監査機能を搭載しているものもあるため、負担を削減しつつ、監査強化を図ることもできます。
今回は、そんなクラウド型の経費精算システムに関して説明・ご紹介していきます。
| 主なシステム名 | 特徴 |
|---|---|
| Concur Expense | ICカードや法人カード、QRコード決済など多様な決済手段を持つ。経費チェックによる不正防止、レポーティング機能もあり経費分析も可能。 |
| 楽楽精算 | 自動仕訳、会計ソフト連携、規定違反チェック機能など様々な業務効率化機能を搭載。汎用ワークフロー機能で既存のシステムからストレスなく利用可能。 |
| Spendia | 領収書のAO-ICR自動入力やGPS移動距離精算など便利な入力サポート機能が多数。予約手配サービスや会計システム、外部連携機能も充実。 |
| WiMS/SaaS経費精算システム | 大規模な運用に対応可能なワークフロー基盤を装備。多段階承認や条件分岐など柔軟な設定が可能。会計システムとの相性も良く、FBデータの抽出にもスムーズに対応。 |
| MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼 | 大手ならではの複雑な承認申請ワークフローにも対応可能。「乗換案内Biz」との連携で、経路・運賃検索で最適精算が可能。複数拠点の管理機能で、経費精算を一元管理できる。 |
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企業の在り方が時代とともに変わり、それに伴って経費精算のフローなども各社で見直されてきました。ニーズの変化と技術の発展に伴って、経費精算システムも進化を遂げています。
働き方改革によって長時間労働是正の意識が高まる中、大企業で働く人材のリソースはより実務にコミットすることが求められるようになりました。経費精算はいわば実務外の事務作業。以前は営業から帰社した後で、残業時間にゆっくり経費精算をしていたセールスマンも少なくなかったと思いますが、今ではそう簡単に残業することは許されません。そのため経費精算システムも、領収書を読み込む機能やカード連携機能、入力負荷を最小化する全自動入力機能など、経費精算の作業を効率化する仕組みが進化しています。
前述の働き方改革や近年のコロナ禍対応にも関連して、多様な働き方が推奨されるようになり、リモートワークで働く人も増えています。また、産休や育休を推奨する大企業も増え、在宅でも働きやすい環境が整備されています。経費精算システムもそうした働き方の変化に対応して申請から承認までスマートフォンで手軽に行えるようになりました。
また、スマホはリモートワークで働く人の間だけでなく、一般的に業務利用が進んでいます。そのため、誰でも電車の移動中や外出先、商談前の待ち時間など“隙間時間”を使って経費精算が行える世になっています。
経費精算業務において要になるのが、申請内容のチェック工程。計上内容の間違いや不正を見抜く非常に重要な工程です。いくらシステムを導入して経費精算の業務が効率的になっても、チェックが甘ければむしろ会社の予算管理という意味では悪影響となってしまうかもしれません。そのため、従来のシステムでは、チェック工程だけは経理担当者が手作業で行なっていました。
しかし、そうした難易度の高いチェック工程も、現在ではRPA（Robotic Process Automation）と連携して行えるサービスも増えています。RPAに予め設定しておいた手順と法則に基づいて自動で作業をさせることで、人の判断を介さずに高度な処理が可能になります。
それでは数ある経費精算システムの中から一体どんなサービスを選べば良いのでしょうか。比較のポイントを4点ご紹介します。
経費精算をする際、領収書を確認して詳細を登録するのが何よりも手間のかかる作業。同時に金額を間違えたり、不正が発生したりする作業でもあります。効率的かつミスのない登録を行うために、交通系ICカードやクレジットカードと連携して自動的に履歴を読み取ってくれる機能があるシステムもあります。他にも、OCR（文字認識）により領収書の自動読み取りを行えるシステムも存在します。
経費精算システムを選ぶうえで、まず自社で多い精算内容を把握し、その手間を最大限に少なくできるサービスを選ぶとよいでしょう。例えば、セールス部門での交通費精算が多いのであれば、セールスマンに業務で使う専用の交通ICカードを持たせ、そのままシステムに自動読み込みさせて精算させるなど、運用から見直すのもいいかもしれません。
旅費規程、交際費規程のルールが細かく複雑な企業ほど経費の精算も難しいもの。役職によって出張費の利用額の上限が異なることや、出張先のエリアによって申請できる宿泊費の上限が変わるという企業もあるようです。そうした細かいルールがある場合、各種項目において上限額などを細かく設定できるようなシステムを利用すると、チェック者の手間が軽減できるでしょう。
企業によって毎月発生する経費の種類は変わってくることでしょう。都心部を中心に活動する営業マンが多い企業の場合、電車やタクシーでの交通費が主な経費になるかもしれません。一方、海外との取引がある商社の場合、航空機やホテルの宿泊費などが多くなるでしょう。
もし後者のような商社で経費精算システムを導入する場合、航空機やホテルの予約・手配なども行える「出張管理」機能も含んだシステムを選ぶことで、システム上で予約した記録を使ってそのまま精算ができるので非常に便利。入力の手間を減らせるだけでなく、不正の防止にも繋がります。
経費精算システムの中には、経費精算の規定に合わせて申請内容の自動的にチェックし、問題があれば警告を出して教えてくれるものや、人間がチェックするうえで必要な項目を出力できるものなど、「監査業務」をサポートしてくれるシステムもあります。監査の手間を省きたい、外部からの要請に対応すべく監査を強化したい場合に便利な機能です。
大企業向けの経費精算システムにかかる費用は、導入時の初期費用と月額費用を合わせた料金体系になっているのが一般的です。中には、初期費用がかからないサービスもあります。
月額費用には、「固定費用型」と「従量課金型」があります。固定費用型は、設定された利用ユーザー数の範囲内で運用し、毎月定額の料金を払うタイプです。従量課金型は、1ユーザーあたりの月額料金が設定されており、人数に合わせて課金されます。
以下、主要な経費精算システムの料金をまとめておきましたので、システムを選ぶ際の参考にしてください。
| 主なシステム名 | 特徴 |
|---|---|
| Concur Expense | 大手向けは非公表だが、中小企業向けプランには4つの料金プランがあり、最安で月額30,000円台〜、初期費用はなし。 |
| 楽楽精算 | 基本プランは初期費用10万円＋月額料金30,000円〜。月額料金は従業員数に応じて変動。 |
| Spendia | 基本料金月額600円/ユーザーに、任意でオプション機能（各種+月額100円/ユーザー）を加えた金額。 |
| WiMS/SaaS経費精算システム | 詳細は問い合わせ必要。登録人数に制限はなし。最低利用数100名からの契約。 |
| MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼 | 非公表だが、クラウド版の「MAJOR FLOW Z CLOUD」は初期費用50,000円、月額費用は30,000円（50ユーザーまで）。 |
出張旅費規程や会議・交際費規程がそれほど複雑ではなく、ワークフローや宿泊等の出張管理機能を利用しないのであれば、1ユーザーあたり月額500円程度から利用可能です。複雑な規定にも対応し、効率化に役立つ機能を一通り有するサービスであれば、1ユーザーあたり月額1,000円以上のサービスもあります。
サービスによって金額には差があり、最低月額利用料が設定されているサービスもあります。導入することでどの程度人的リソースを削減でき、それによってどの程度の費用対効果があるのかを考えてうえで適切な経費精算システムを選びましょう。
それではここからは特徴的な大企業向けのクラウド型経費精算システムをいくつかご紹介します。
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（出所：Concur Expense公式Webサイト）
国内売上8年連続 No. 1と言われ、世界中で利用されているシステム。さまざまなモバイルデバイスに対応しているため、スマホで隙間時間を使って経費精算が可能。アプリを立ち上げたらスマホで領収書を撮影し、そのままスマホで提出。上司もスマホで確認して申請できる。
交通系ICカードやタクシー手配、カーシェアリングなど、外部サービスとアプリで連携。さらにはGoogle Mapと連携して、走行距離に応じたガソリン代も自動で請求できるなど、入力コストを最大限に減らすことができる。また、同社が提供する「Concur Travel」と連携すれば、ホテル予約などの出張手配と紐づけた経費精算が可能。
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（出所：楽楽精算公式Webサイト）
12,000社以上の導入実績を誇り、7年連続で国内累計導入社数1位と言われるシステム。スマホで領収書を撮影するだけで金額や取引先といった情報をデータ化し、簡単に経費精算可能。電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムのため、紙での原本保管も不要。紛失リスクや拠点間の輸送コスト、輸送時間も削減できる。自動仕訳されたデータは会計ソフトに取り込むことができるため、手入力の二度手間も減らせる。
画面上で簡単に経費利用の予実を確認でき、経費管理・分析に役立つ。また、部門やプロジェクトごとに予算設定が可能。予算超過する経費は請求できないようにしたり、アラートを表示したりすることもできる。機能もさることながら、シンプルなUI、年齢層を問わず使いやすい操作画面、そして申請項目やレイアウトを自由にカスタマイズできる点も高評価を得ている。500名規模までの利用企業が多いものの、1,000名以上の利用実績も豊富。幅広い従業員規模で導入されている。
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（出所：Spendia公式Webサイト）
SIerならではの高機能や日本独特の商慣習にもカスタマイズ対応できるシステム。自社特有の要件が多く、クラウドでの実現に悩みを抱えている大企業に特に向いている。
経費を申請する現場部門だけでなく、チェックする側の管理部門にとってのユーザビリティや効率性にも重きをおいて開発されたシステム。管理者はドラッグ＆ドロップを基本とした直感的な操作で、申請項目の作成や修正、項目の定義やワークフローのメンテナンスなどを行うことができ、企業ごとに申請プロセスやルールをシステムに反映できる。
さらに、交通費や一般経費の精算を管理する「基本機能」に加えて、交通系ICカードやクレジットカードとの連携もできる「外部連携機能」、航空券やホテル、会食の予約ができる「予約・手配機能」、申請後のデータを元に予算の予実管理、不正検知、会計システムとの連携などができる「分析・連携機能」など、豊富な機能で「業務効率化」「コスト削減」「コンプライアンス強化」を実現してくれる。
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（出所：WiMS/SaaS経費精算システム公式Webサイト）
スマホやタブレット端末にも対応した操作性の高い入力画面で、申請から承認、精算まで一連のワークフローをカバー。交通費精算に関しては、経路検索ソフト「ジョルダン乗換案内」連動しているため、利用した経路を選択するだけで該当の金額を直接反映させることが可能。コーポレートカードデータの自動取り込み、法人向けプリペイドカード「Bizプリカ」にも対応。キャッシュレス化推進にもつながる。
また、会計システムと連携させる際、複数会社に仕訳を分解できるため、グループ会社を跨いだ取引の精算業務にも対応している。その他、グローバル展開する大企業の利用シーンを意識した英語対応・外貨対応や、出張旅費規程や会議・交際費規程といった経費精算規程の自動チェックなど、注目すべき機能が満載。大企業における経費精算業務の効率化や経理担当者の負担軽減を実現してくれる。
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（出所：TOKIUM経費精算公式Webサイト）
5,000名超の企業をはじめ、シリーズ累計導入実績2,000社以上の経費精算システム。利用ID数に上限がなく、全従業員にIDを付与することができる点も特長。モバイルSuica等の自動連携をはじめ、経理に一枚も領収書が回ることなく、入力後の紙類全ての管理まで任せられるため、テレワークやペーパーレス化を実現したい企業にもおすすめ。
領収書・レシートをスマホで撮影するだけで、データベースと目視チェックで99％以上の高精度でデータ化できる。領収書を撮影した後は、専用ポストに投函するだけで、領収書を回収し、経費申請に対応する領収書原本がちゃんと投函されているかの全数点検や、保管といった全ての工程を代⾏してくれる。ISMS認証やPマークを取得しており、オペレーターとは個別に秘密保持契約を結んでいるのでセキュリティも安心。
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（出所：SmartGo Staple公式Webサイト）
従業員による立替や、経費精算作業そのものを限りなくゼロに近づけることを目的とした経費精算システム。コーポレートカードを全員に配るのが難しい大企業でも、本サービスの特長であるプリペイド型の「Staple カード」を全従業員に配布することで経費精算を大幅に効率化できるため、大企業でも選択肢となる。国内外のVisa加盟店で使える経費精算サービス一体型法人プリペイドカード「Staple カード」は、リアルタイムチャージや、利用履歴の経費レポート化、チャージリクエスト、ロック機能など、PCやスマートフォンアプリから利用できる。
リーダーアプリで交通系ICカードの利用履歴を読み取り交通費精算可能。電子帳簿保存法に対応しており、アプリから領収書やレシートを撮影すると、タイムスタンプが付与され証憑化。Slack 内で申請内容を確認し、承認処理が可能。上位プランを選ぶことで会計システム/ERP、人事マスタやその他各種APIとの連携ができる。
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(出所：チムスピ経費公式Webサイト)
導入実績1,800社の経費精算システム。契約ライセンス数が500名以上の企業や業界を牽引するような企業での導入も多く、また成長著しい上場企業での導入も多数。
経費精算の他、勤怠管理、工数管理、電子稟議などの機能も併せ持つ点が特長で、これ一つでバックオフィス業務の効率化が図れる。既存のERPシステムの上にアドオンすることで利用できるため、業務システムの刷新や、各システムの一斉導入を検討している場合にも最適。例えば勤怠打刻との兼用による精算処理の効率化や経費精算の申請から承認までのワークフローの一体化など実現可能。
経費精算の機能も、乗換案内連携、クレジットカード利用明細取り込み、領収書のOCR読み取り、ワークフローによる承認、外部データ出力など、一通り揃っているため安心して利用できる。モバイルアプリもあり。
(出所：ジンジャー経費公式Webサイト)
シリーズの導入実績18,000社超で大企業での導入も多い、ジンジャーシリーズの経費精算システム。承認フローを10段階まで設定できる点や、FBデータの出力により自動で振込できる点など、大企業でも利用しやすい機能が充実。
人事管理や勤怠管理等、同シリーズの他システムと組み合わせて、連携して利用できる点が特長のため、経費精算に限らず、人事労務のシステムを一新したい企業に最適。経費精算、交通費、支払い、交際費の申請に対応している。スマホアプリは従業員画面だけでなく、管理者画面にも対応している。乗換案内連携、定期区間の控除、スマホからのレシート添付など、一通りの機能がそろっている。
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(出所：MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼公式Webサイト)
大企業での複雑な承認フローにも対応できる点が特長の経費精算システム。ワークフローシステムMAJOR FLOWシリーズは1,000本以上の実績。複雑な条件分岐や代理申請、引き上げ承認など、大企業ならではの多岐にわたる社内規定に則した対応ができる点が強み。
もちろん、乗換案内、交通系ICカード連携、自動仕訳、各種会計システム連携、各種帳票のExcel出力などの機能が揃っており、電子帳簿保存法対応。グループ会社など複数の企業での対応ができる点も定評あり。英語や中国語を含む最大5言語まで設定可能。
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（出所：HRMOS経費公式Webサイト）
2,600社、ユーザー数64万人を超える豊富な導入実績が自慢。ICカードの読み込みに対応した交通費精算はもちろんのこと、経費や出張費の申請・精算、会計ソフトとの連携、クレジットカードとの連携といった機能に加え、取引先からの請求書に対する支払処理や、振込み処理を自動化できるFBデータ出力、出力する帳票のレイアウトの編集できる機能などもあり、非常に実用的。業界初となるAmazonビジネスとのシステム連携により、商品の購買業務フローを大幅に自動化できる。経費精算に関わる全ての人の業務効率化をサポートしてくれる。
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（出所：ECOAS 経費・旅費精算公式Webサイト）
業務プロセス管理の基盤システム「intra-mart」により、ワークフローを利用した申請承認を可能にした経費精算システム。交通費や旅費精算に特化。特に海外出張のサポートに強みがあり、為替レートを加味した円換算が可能。クラウド版とオンプレミス版がある。
経費や通勤費の申請・精算機能に加え、旅費の精算、出張費の申請・精算にも対応。国内移動の精算は、「駅すぱあとWeb版」と連携した自動計算が行える。マルチテナント機能によって、1サーバーに複数の会社を設定可能。他社との共同プロジェクトにおいても、煩雑な精算業務を効率化できる。電子帳簿保存法にも対応したおり、社内のペーパーレス化にもつながる。
（出所：J’s NAVI NEO公式Webサイト）
JTBが開発した、出張時の無駄なコストや立替業務の削減に効果的な経費精算システム。海外・日本全国に拠点・取引先が点在しており、出張が多い大手企業にはおすすめ。800社100万人が利用中。
J’sNAVI NEOを経由して手配したチケットは、JTBから一括請求支払い可能（社員の立替不要）。チケットデータ連携により精算時の入力ミス・不正も防止できる。請求と実績の突き合わせも簡単に行えるため業務効率化と生産性向上が期待できる。電子帳簿保存法にも対応し、領収書・請求書データにタイムスタンプを自動付与。その他、近隣交通費や交際費などの一般経費の精算業務にも対応可能。
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経費精算に関する規程がある程度複雑になりがちな大企業においては、自由度高く設定できる経費精算システムが不可欠です。規定類にどの程度対応できるかの確認と、自社の業務のやり方に合った経費精算方法の検討の両観点で経費精算システムの導入検討を進めていくことになります。
経費精算システムを導入する際の比較ポイントは下記のとおりです。
また、導入においては、自社でルールの整備からシステム設定まで行うのか、それともある程度ベンダー主導で進めていくのかで進め方が大きく異なります。規定が複雑でシステム設定が懸念される場合はベンダーにある程度任せて、システム導入に合わせた各種規定の見直しや、周知方法の検討に時間を費やすのも有効な手です。
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