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大企業向け経費精算システムの選び方とオススメ8選

大企業向け経費精算システムの選び方とオススメ8選

2019-10-25

企業規模に比例して経費精算に関連する規程や申請ルールが複雑になりがちで、毎月の経費精算に多くの手間を費やしている経理や総務担当者も少なくありません。ここでは複雑なルールでも対応できるような大企業向け経費精算システムについてトレンドや比較ポイントを含めてご紹介します。

目次

大企業にとって使い勝手の良い経費精算システムとは?

一言で経費精算システムといっても、提供されているサービスは数多く存在し、サービスごとに機能が異なります。中には無料で利用できるものもありますが、大企業で導入するのであれば機能面を重視して慎重にサービスを選ぶことをおすすめします。

組織体制が大きいほど、経費申請に関する規程が多くなり、申請・承認フローも複雑になってしまいがちです。そのため、複雑な状況にも対応できる経費精算システムが必要になります。

また、以前は自社向けにオンプレミス版の経費精算システムを独自で開発したり、ERP(統合基幹業務システム)の中で実現したりすることが主流になっていましたが、最近は大手企業においてもクラウド型サービスを利用が拡大しています。

オンプレミス版に劣らない充実した機能をもちながら、コスト面や導入の手軽さ、社内だけでなく社外からもさまざまなデバイスでアクセスできることなど、クラウドサービスのメリットはとても多く、活用が広がっています。そこで今回は、主にクラウド型の経費精算システムに関して説明・ご紹介していきます。

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大企業向け経費精算システムのトレンド

企業の在り方が時代とともに変わり、それに伴って経費精算のフローなども各社で見直されてきました。ニーズの変化と技術の発展に伴って、経費精算システムも進化を遂げています。

  • さらなる生産性向上への対応

働き方改革によって長時間労働是正の意識が高まる中、大企業で働く人材のリソースはより実務にコミットすることが求められるようになりました。経費精算はいわば実務外の事務作業。以前は営業から帰社した後で、残業時間にゆっくり経費精算をしていたセールスマンも少なくなかったと思いますが、今ではそう簡単に残業することは許されません。そのため経費精算システムも、領収書を読み込む機能やカード連携機能、入力負荷を最小化する全自動入力機能など、経費精算の作業を効率化する仕組みが進化しています。

  • リモートワークなど多様な働き方に対応

前述の働き方改革にも関連して、多様な働き方が推奨されるようになり、リモートワークで働く人も増えています。また、産休や育休を推奨する大企業も増え、在宅でも働きやすい環境が整備されています。経費精算システムもそうした働き方の変化に対応して申請から承認までスマートフォンで手軽に行えるようになりました。また、スマートフォンはリモートワークで働く人の間だけでなく、一般的に業務利用が進んでいます。そのため、誰でも電車の移動中や外出先、商談前の待ち時間など“隙間時間”を使って経費精算が可能になるのです。

  • 申請内容チェックの効率化

経費精算業務において要になるのが、申請内容のチェック工程。計上内容の間違いや不正を見抜く非常に重要な工程です。いくらシステムを導入して経費精算の業務が効率的になっても、チェックが甘ければむしろ会社の予算管理という意味では悪影響となってしまうかもしれません。そのため、従来のシステムでは、チェック工程だけは経理担当者が手作業で行なっていました。しかし、そうした難易度の高いチェック工程も、現在ではRPA(Robotic Process Automation)と連携して行えるサービスも増えています。RPAに予め設定しておいた手順と法則に基づいて自動で作業をさせることで、人の判断を介さずに高度な処理が可能になります。

 

大企業向け経費精算システムの比較のポイント

それでは数ある経費精算システムの中から一体どんなサービスを選べば良いのでしょうか。比較のポイントを4点ご紹介します。

  • 自社にあった領収書入力作業を効率化する機能

経費精算をする際、領収書を確認して詳細を登録するのが何よりも手間のかかる作業。同時に金額を間違えたり、不正が発生したりする作業でもあります。効率的かつミスのない登録を行うために、交通系ICカードやクレジットカードと連携して自動的に履歴を読み取ってくれる機能があるシステムもあります。他にも、OCR(文字認識)により領収書の自動読み取りを行えるシステムも存在します。経費精算システムを選ぶうえで、まず自社で多い精算内容を把握し、その手間を最大限に少なくできるサービスを選ぶとよいでしょう。例えば、セールス部門での交通費精算が多いのであれば、セールスマンに業務で使う専用の交通ICカードを持たせ、そのままシステムに自動読み込みさせて精算させるなど、運用から見直すのもいいかもしれません。

  • 経費精算の規程や承認ルートなどへの対応方法

旅費規程、交際費規程のルールが細かく複雑な企業ほど経費の精算も難しいもの。役職によって出張費の利用額の上限が異なることや、出張先のエリアによって申請できる宿泊費の上限が変わるという企業もあるようです。そうした細かいルールがある場合、各種項目において上限額などを細かく設定できるようなシステムを利用すると、チェック者の手間が軽減できるでしょう。

  • 経費精算の利用範囲

企業によって毎月発生する経費の種類は変わってくることでしょう。都心部を中心に活動する営業マンが多い企業の場合、電車やタクシーでの交通費が主な経費になるかもしれません。一方、海外との取引がある商社の場合、航空機やホテルの宿泊費などが多くなるでしょう。もし後者のような商社で経費精算システムを導入する場合、航空機やホテルの予約・手配なども行える「出張管理」機能も含んだシステムを選ぶことで、システム上で予約した記録を使ってそのまま精算ができるので非常に便利。入力の手間を減らせるだけでなく、不正の防止にも繋がります。

  • 監査対応機能の充実度

経費精算システムの中には、経費精算の規定に合わせて申請内容の自動的にチェックし、問題があれば警告を出して教えてくれるものや、人間がチェックするうえで必要な項目を出力できるものなど、「監査業務」をサポートしてくれるシステムもあります。監査の手間を省きたい、外部からの要請に対応すべく監査を強化したい場合に便利な機能です。

 

大企業向け経費精算システムの予算の目安

経費精算システムを大企業で導入する場合、だいたい予算としては毎月どれくらいかかるのでしょうか。目安としては以下の通りです。出張旅費規程や会議・交際費規程がそれほど複雑ではなく、ワークフローや宿泊等の出張管理機能を利用しないのであれば、1ユーザーあたり月額400円程度から利用可能です。複雑な規定にも対応し、効率化に役立つ機能を一通り有するサービスであれば、1ユーザーあたり月額1,000円以上のサービスもあります。

  • 500名(500ユーザー)の場合:15万~50万円
  • 1,000名(1,000ユーザー)の場合:25万〜100万円

サービスによって金額には差があり、その他初期費用がかかるものや最低月額利用料が設定されているサービスもあります。導入することでどの程度人的リソースを削減でき、それによってどの程度の費用対効果があるのかを考えてうえで適切な経費精算システムを選びましょう。

 

特徴的な大企業向け経費精算システム

それではここからは特徴的な大企業向けのクラウド型経費精算システムをいくつかご紹介します。

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Concur Expense(株式会社コンカー)

Concur Expense

(出所:Concur Expense公式Webサイト)

まず最初に紹介するのは、株式会社コンカーが提供している「Concur Expense」。国内売上5年連続 No. 1という実績をもち、世界で使われています。さまざまなモバイルデバイスに対応しているため、スマホで隙間時間を使って経費精算が可能。アプリを立ち上げたらスマホで領収書を撮影し、そのままスマホで提出。上司もスマホで確認して申請可能です。

交通系・ICカードや、タクシー手配、カーシェアリングなど、外部サービスとアプリで連携。さらにはGoogle Mapと連携して、走行距離に応じたガソリン代も自動で請求できるなど、入力コストを最大限に減らすことができます。また、同社が提供する「Concur Travel」と連携すれば、ホテル予約などの出張手配と紐づけた経費精算が可能です。

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楽楽精算(株式会社ラクス)

楽々精算

(出所:楽々精算公式Webサイト)

続いて紹介するのは、株式会社ラクスが提供する交通費・経費精算システム「楽楽精算」です。累計導入社数は国内No.1として信頼の置けるシステムのひとつ。500名規模までの利用企業が多いものの、1,000名以上の利用実績も豊富。こちらもやはりスマホにも対応しており、領収書を撮影するだけで金額や取引先といった情報をデータ化できます。

また、電子帳簿保存法の要件を満たしたサービスのため、領収書・請求書の電子化が可能になり、紙での原本保管が不要。紛失のリスクや拠点間の輸送コスト、輸送時間も削減できます。さらに、自動仕訳されたデータを会計ソフトへ取り込むことも可能。CSVの取り込みに対応した会計ソフトであれば連携でき、手入力の二度手間がなくなります。

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Spendia(TIS株式会社)

Spendia

(出所:Spendia公式Webサイト)

続いては、TIS株式会社が提供する次世代経費精算モバイルアプリケーション「Spendia」。こちらは、経費を申請する現場部門だけでなく、チェックする側の管理部門にとってのユーザビリティや効率性にも重きをおいて開発された全く新しい経費精算システムです。管理者はドラッグ&ドロップを基本とした直感的な操作で、申請項目の作成や修正、項目の定義やワークフローのメンテナンスなどを行うことができ、企業ごとに申請プロセスやルールをシステムに反映できます。

さらに、交通費や一般経費の精算を管理する「基本機能」に加えて、交通系ICカードやクレジットカードとの連携もできる「外部連携機能」、航空券やホテル、会食の予約ができる「予約・手配機能」、申請後のデータを元に予算の予実管理、不正検知、会計システムとの連携などができる「分析・連携機能」など、豊富な機能で「業務効率化」「コスト削減」「コンプライアンス強化」を実現してくれます。

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WiMS/SaaS経費精算システム(株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジー)

WiMS/SaaS経費精算システム

(出所:WiMS/SaaS経費精算システム公式Webサイト)

株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジーが提供する「WiMS/SaaS経費精算システム」です。スマートフォンやタブレット端末にも対応した操作性の高い入力画面で、申請から承認、精算まで一連のワークフローをカバーします。交通費精算に関しては、経路検索ソフト「ジョルダン乗換案内」連動しているため、利用した経路を選択するだけで該当の金額を直接反映させることが可能。

また、会計システムと連携させる際、複数会社に仕訳を分解できるため、グループ会社を跨いだ取引の精算業務にも対応しています。その他、グローバル展開する大企業の利用シーンを意識した英語対応・外貨対応や、出張旅費規程や会議・交際費規程といった経費精算規程の自動チェックなど、注目すべき機能が満載。大企業における経費精算業務の効率化や経理担当者の負担軽減を実現してくれます。

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Dr.経費精算(株式会社BearTail)

Dr.経費精算

(出所:Dr.経費精算公式Webサイト)

5,000名超の企業をはじめ、導入実績は500社以上の経費精算システム。利用ID数に上限がなく、全従業員にIDを付与することができる点も特長。モバイルSuica等の自動連携をはじめ、経理に一枚も領収書が回ることなく、入力後の紙類全ての管理まで任せられるため、テレワークやペーパーレス化を実現したい企業にもおすすめ。領収書・レシートをスマホで撮影するだけで、データベースと目視チェックで99.9%の高精度でデータ化できる。領収書を撮影した後は、専用ポストに投函するだけで、領収書を回収し、経費申請に対応する領収書原本がちゃんと投函されているかの全数点検や、保管といった全ての工程を代⾏してくれる。

  • 料金 月額6万円~。
  • 初期費用30万円~。

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Staple(クラウドキャスト/NTTコミュニケーションズ)

Staple

(出所:Staple公式Webサイト)

クラウドキャスト株式会社が提供し、NTTコミュニケーションズ株式会社が販売の、従業員による立替や、経費精算作業そのものを限りなくゼロに近づけることを目的とした経費精算システム。コーポレートカードを全員に配るのが難しい大企業でも、本サービスの特長であるプリペイド型の「Staple カード」を全従業員に配布することで経費精算を大幅に効率化できるため、大企業でも選択肢となる。国内外のVisa加盟店で使える経費精算サービス一体型法人プリペイドカード「Staple カード」は、リアルタイムチャージや、利用履歴の経費レポート化、チャージリクエスト、ロック機能など、PCやスマートフォンアプリから利用できる。

リーダーアプリで交通系ICカードの利用履歴を読み取り交通費精算可能。電子帳簿保存法に対応しており、アプリから領収書やレシートを撮影すると、タイムスタンプが付与され証憑化。Slack 内で申請内容を確認し、承認処理が可能。上位プランを選ぶことで会計システム/ERP、人事マスタやその他各種APIとの連携ができる。

  • 料金 スタンダードプラン 月額600円~。

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eKeihi(イージーソフト株式会社)

eKeihi

(出所:eKeihi公式Webサイト)

イージーソフト株式会社が提供している「eKeihi」です。2,200社、57万ユーザーを超える豊富な導入実績が自慢。ICカードの読み込みに対応した交通費精算はもちろんのこと、経費や出張費の申請・精算、会計ソフトとの連携、クレジットカードとの連携といった機能に加え、取引先からの請求書に対する支払処理や、振込み処理を自動化できるFBデータ出力、出力する帳票のレイアウトの編集できる機能などもあり、非常に実用的。経費精算に関わる全ての人の業務効率化をサポートしてくれます。

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ECOAS 経費・旅費精算(アルプス システム インテグレーション株式会社)

ECOAS 経費・旅費精算

(出所:ECOAS 経費・旅費精算公式Webサイト)

最後に紹介するのは、アルプス システム インテグレーション株式会社が提供する「ECOAS 経費・旅費精算」です。こちらは次世代システム基盤「intra-mart」により、ワークフローを利用した申請承認を可能にした経費精算システム。経費や通勤費の申請・精算機能に加え、旅費の精算、出張費の申請・精算にも対応。国内移動の精算は、「駅すぱあとWeb版」と連携した自動計算が行えます。電子帳簿保存法にも対応したソリューションで、社内のペーパーレス化にも一役買います。

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まとめ

経費精算に関する規程がある程度複雑になりがちな大企業においては、自由度高く設定できる経費精算システムが不可欠です。規定類にどの程度対応できるかの確認と、自社の業務のやり方に合った経費精算方法の検討の両観点で経費精算システムの導入検討を進めていくことになります。

また、導入においては、自社でルールの整備からシステム設定まで行うのか、それともある程度ベンダー主導で進めていくのかで進め方が大きく異なります。規定が複雑でシステム設定が懸念される場合はベンダーにある程度任せて、システム導入に合わせた各種規定の見直しや、周知方法の検討に時間を費やすのも有効な手です。

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