Gluegent Flow（グルージェントフロー）｜インタビュー掲載

Gluegent Flow（グルージェントフロー）｜インタビュー掲載

Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携に強みを持つクラウド型ワークフロー。場所や時間、端末にとらわれず稟議や申請の承認・決裁が可能。業務プロセスの効率化を支援します。

★★★★★ 3.0
2件の口コミ・評判

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サービス概要

Gluegent Flowは、シンプルな操作性で誰でも簡単に、安心して使うことができるクラウド型ワークフローシステムです。ルートも簡単・柔軟に設計可能。社内の様々な申請業務を電子化・ペーパーレス化することができます。
マルチデバイスに対応しており、場所や時間、端末にとらわれず、「申請・承認・決裁」が可能。進捗状況を可視化することで、申請・稟議にかかる時間の短縮が見込めます。
更に、Google WorkspaceやMicrosoft 365といったグループウェアのほか、ChatworkやSlackなどのビジネスチャットツールとの連携も強化。業務とシステムをつなぎ、業務の自動化や業務プロセスの最適化に貢献します。

2011年のクラウド創成期から11年にわたりサービス提供してきた実績と膨⼤なノウハウで、導⼊から運⽤、利活⽤まで、徹底してサポートします。

主なポイント

• 紙の申請書そっくりに電子化可能。ストレスなく利用できる

60種類以上のテンプレートが用意されており、類似の内容をコピーしカスタマイズして利用可能。HTMLエディターやGoogle ドキュメントで作成することもできるので、紙の申請書の見た目そのままに電子化できます。
使用中の申請書と見た目の印象を変えずにデザインすることで、ユーザーもストレスなく、スムーズに利用を始められます。

• 多様な通知機能で承認・決裁処理のスピード向上

自分の担当タスク（承認や決裁など）が発生した際に、メールはもちろん、LINE WORKS・Slack・Chatworkといった主要なビジネスチャットと連携して、タイミングを逃すことなく通知します。進捗状況を可視化することで見落としを防止。稟議申請プロセスの迅速化を支援します。

• グループウェアとのアカウント連携・データ活用で業務効率アップ

Google WorkspaceやMicrosoft 365とのアカウント連携により、新規のアカウント取得や各種設定が不要。システム管理者の負担を軽減できます。ユーザー側も、IDやパスワードの入力不要で、スムーズにGluegent Flowへ遷移できるので、ストレスなく効率的に業務を進めることができます。

Google WorkspaceやMicrosoft 365で定義した組織構造と、設定済みの社員情報を利用して、稟議に関する社内規定やルールを変更することなく、実際の組織に合わせた経路を設定したり、Google ドライブのデータをマスターデータとして活用し、申請時の人的入力ミスを防いだりするなど、既存データや自動処理機能の活用によって、業務効率の向上を支援します。

インタビュー

ユーザーの意見をこまめに反映し成長。
稟議や申請以外にも幅広く活用できるワークフローシステム

サイオステクノロジー株式会社　Gluegent サービスライン

―Gluegent Flowはどのようなサービスですか?

Gluegent Flowは、Google WorkspaceとMicrosoft 365の2つのグループウェアに連携可能なクラウド型ワークフローシステムです。約10年前に、Google Workspace の前身であるGoogle Appsの拡張ソリューションとして開発が始まりました。

当時、ワークフローシステムは国産のグループウェアの中の1機能として使用している企業が多く、それに特化したサービスは多くありませんでした。そんな中、Gmailを代表としたGoogleサービスが登場し、コンシューマー向けからビジネス向けへ徐々に拡大。サイオステクノロジーから、Google Appsを日本用にローカライズして販売することになりました。

しかし、アメリカでは「社内で稟議を通して経路を辿る」という文化がなく、Google Apssの中にはワークフローのシステムがありませんでした。そこで、日本の文化に合わせたワークフローシステムを開発しリリースしたところ、多くの企業から好評をいただきました。

「Microsoftでも使えるようにしてくれませんか」というお声をいただき、同様に開発を開始。Microsoftは、元々日本でもOfficeシリーズが広く使われていたため受け入れられやすく、導入スピードもとても早かったです。

―Gluegent Flowの特徴を教えてください。

1つ目は、シンプルな操作性です。システム操作に不慣れな方でも、1、2週間もあれば使いこなせるようになるかと思います。

2つ目は、組織構造に対する表現の豊かさです。その例の一つが、「ロール」という機能です。これは、申請者に応じて、経路内の承認者を特定の個人でなく、役割や役職で設定できる機能です。抽象的な役割を設定することで、たとえば承認者が異動になった場合でも、簡単に経路設定をメンテナンスすることができます。

また、条件分岐も柔軟に設定できます。100万円の決裁権限は課長以上、1000万円は部長以上と限定するように、「ロール」で権限承認者を指定したり、重複する人をスキップしたりすることもできます。成長過程でこのような組織の構造に対する柔軟さを取り入れたことで、1000人以上の大企業にも対応できるようになりました。

3つ目は、柔軟性の高さです。一言にワークフローシステムといっても、生産管理や予実管理に特化したものなど様々です。Gluegent Flowはその中でも、全体の大枠としての仕組みはなるべくシンプルに、柔軟性を高く作っているため、稟議だけでなく、部門に特化した業務などにも幅広く活用することができます。

たとえば、スタッフの入社時への活用です。新しいスタッフが入社する際には、個人情報の取得、パソコンの準備、各サービスのアカウント作成・ライセンス発注など、様々な部署が絡む業務が多くあります。これらをワークフローにして処理すれば、漏れなくスムーズな受け入れ準備が可能。今どこで止まっているのかを可視化したり、誰が対応したか証跡を残したりすることができます。

また、外部ステムとの連携にも対応。たとえばCSVファイルをスプレッドシートに取り込めば、Gluegent Flowのマスターデータとして活用できます。もちろん、Google、Microsoft以外のサービスとのAPI連携も可能です。

―柔軟性の高さにこだわった理由は何でしょうか。

ユーザーからいただいた意見や要望を、こまめに落とし込んできたのが理由だと思います。元々Gluegent Flowの開発スタッフはSI（システムインテグレーション）に携わった経験があるので、ユーザーのお困りごとをできるだけ解決したい、という意識が根底にあります。

たとえば、Gluegent Flowは開発当初からクラウドベースでの使用を想定していたため、すべてWebフォームで入力してもらう前提でした。しかし、元々紙で進めている企業も多く、「紙のレイアウトのままでいきたい」という声をいただいたためWebフォームと紙のレイアウト、どちらにも対応できるよう、表現力の高さをかなり追求しています。結果として、エンドユーザーに負担をかけずにスムーズに移行ができるメリットが生まれました。

他にも、現在ハンコの押印欄の設置が可能なのですが、もともとは導入されない予定でした。しかし、ハンコは「誰が」「どのタイミングで」「いつ」押したか、という承認の一覧性が非常に高いことをユーザーから学び、帳票のハンコのスペースを簡単に作成できるようにしています。

―ユーザー企業からはどのような点を評価されていていますか？

まずは、データとして溜まった稟議の内容を全文検索できる点です。他のサービスだと、ID検索や番号検索での検索のみのものが多く、探すのに手間と時間がかかってしまうという声を聞きます。弊社としてもコストがかかる機能ではあったのですが、Googleと連携しているサービスですので、検索性は大事にしていきたいと考え、取り入れました。また、利用可能なストレージに制限がないため、添付ファイルの容量を気にせずに蓄積できる点も評価いただいています。

「どんな方でも使いやすいサービスを提供したい」という思いから、随時機能を追加してきました。開発から約12年が経った現在、様々な規模や業種のユーザーに使っていただいているのは、その思いが実現した証だと思っています。

―必要とされる機能をしっかり盛り込んでいるのですね。

そうですね。ただし、ユーザーの要望をそのまま機能として盛り込むのではなく、その要望に至る「本質的な課題」を解決するための基本的な機能を提供しています。その上で、それ以上を求めるユーザーには、それぞれの要望を実現できるようにJavaScriptできめ細かく制御したり、外部システムを呼び出したりできる拡張性を持たせています。

一般的に機能を追加するほどシステムが複雑になり、使い勝手も悪くなりがちです。機能を詰め込んでいくのではなく、必要なものだけを手軽に組み込めた方がシステムを快適に利用できます。そして、様々な組み込みができる余地があることが、Gluegent Flowの「伸びしろ」だと思っています。

―導入後のカスタマーサクセスについて教えてください。

「クラウドコンシェルジュ」というユーザー向けのサポートサイトを無償で提供しており、用語解説や各種設定・操作方法といったナレッジの閲覧が可能です。お問合せも可能で、実際にこちらを通していただいた意見を反映することもよくあります。

また、サービスの内容に変更が生じる際には、インパクトの大きいものほど、なるべく準備期間を長く持つようにしています。機能追加や製品アップデートのリリースを出していても、なかなか目を通していただけないケースも多いかと思いますので、場合によっては営業担当からお伝えすることもあります。

SaaSの中ではきめ細かくサポートをしている方だと思いますので、お陰様で長期的に使っていただけるユーザーが非常に多く、解約率も低い状態を維持することができています。

更に、ユーザーは人知れず困っているケースが多いことから、カスタマーサクセスによるお困りごとのヒアリングや、利活用の支援も積極的に実施しています。サービスに不満を持っていても、特に何のアクションも起こさずにそのまま辞めてしまうこともあります。利用料も安いので、とりあえず買っておいたものの、忙しくて1年間ほとんど触ることなくそのまま解約・・・ということもあります。

初期導入で使いにくいというのは反省すべき課題です。そのため、導入段階で、各種設定・操作方法を丁寧に説明するのはもちろん、サービスのメリットもわかりやすくお伝えするようにしています。たとえば、最初はお弁当の注文を集める簡単なワークフローを作って気軽に使ってもらうことで、従業員側の認知度を上げ、他の利用方法などの要望に応えつつ、継続して使ってもらうといったような形です。このような草の根活動的なカスタマーサクセスを積極的に行っています。

―今後、注力していきたいことがあれば教えてください。

Gluegent シリーズでは、「つながるクラウド」をキーワードとして掲げています。現在はSaaSのシステムを10、20個導入するのも当たり前ですので、それらを横でつなげて使いやすいようにしていきたいと思っています。

特に、今後はGoogleとMicrosoft以外のサービスとの連携性を高めていきたいです。Gluegent Flowの立場はシンプルに保ちながら、他のサービスをつなげていく。接続性の高い情報の流通をやりやすくすることを今目指しています。ナレッジやユーザーの声を蓄積しながら、機能を複雑にしていくのは避け、利用のハードルは上げずに、これからも「誰でも使えるサービス」というスタンスを貫いていきたいと思います。

料金

• 月額費用：300円（税別）/ID～
• 初期費用：0円

会社概要

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口コミ・評判

社内の意思決定過程を記録化するために導入した。
またワークフローの申請が終わった後の記録を、他のシステムで連携することが実現できた。

Gluegent Flowの申請を受けて、Google sheetに申請内容を書き出したり、Google Driveにファイルを保管したりすることを自動化できるのが良い。

Googleワークスペースの登録情報とGlugent Flowのユーザー登録がリンクしているため、Googleワークスペースの管理者でないとGlugent flowのユーザー管理・部門管理ができない点が使いにくい。

社内帳票及び承認作業のシステム化が構築できた。
従来は業務フローはエクセルベースの帳票に日付印承認が必要であったが、システム化による使用帳票の検索などの手間削減や、承認作業の時間短縮及びリモートワーク時の業務効率化が図れた。

業務フローの進捗の時間短縮や状況の把握が可能となり、急ぐ場合のフォロー箇所の明確化ができた。システム化によりデータのログが残るので、事後確認など可能となった。職制ロールの設定などユーザサイドでの使用利便性も高評価。

スタンドアロンなシステムなので、承認・ワークフローとしては基本的な機能は満たしているが、後工程のシステムとのデータ連携など対応が無く、更なる効率化が望まれる。たとえば営業帳票での受注や売上のワークフロー承認後の営業システムへのデータ連携機能があれば、より生産性向上が図れる。