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経費精算で電子帳簿保存法に対応する要件は?システムも紹介

経費精算で電子帳簿保存法に対応する要件は?システムも紹介

最終更新日:2021-09-06

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入することで、経理業務のペーパーレス化・効率化を図りたい経理・会計部門の方へ。電子帳簿保存法に対応するために必要な要件と、それらの要件を満たした経費精算システムについて説明します。

目次

電子帳簿保存法に対応することで得られるメリット

デジタル化が進む経済社会において、経理業務の生産性や記帳水準を向上させるために創設されたのが、電子帳簿保存法です。電子帳簿保存法創設以前は、帳簿書類を紙媒体として保存することが義務付けられていました。しかし、法律で定められた保存要件を満たせば、書類を電子的に保存することが認められるようになったのです。

こうして帳簿書類の電子化が認められたことで、手続きの簡略化や効率化が図れるようになりました。しかしながら、法的な要件を満たすには、相応の手間や知識が必要。そこで役に立つのが、「経費精算システム」です。

経費精算システムを導入して、電子帳簿保存法に対応することで得られる主なメリットは、下記のとおりになります。

(1)経理業務の効率化が進む

アナログ業務の削減(ペーパーレス化)

領収書の糊付け、ファイリング、原本と申請内容の突合せ作業、原本の発送作業といった、紙ならではのアナログな業務が削減できます。また、帳簿書類を保管するための場所が必要なくなるというメリットも。

業務フローのスピードアップ(クラウド化)

スマホに専用のアプリをインストールすれば、写真を撮るだけで簡単に領収書をアップロードできるようになります。アップロード作業が簡便になることで、経理処理に必要な領収書や必要書類が素早く集まり、早期決算が可能に。クラウド上でデータを共有できるので、オンライン上で承認フローを回せるのも電子化のメリット。承認者がどこにいても業務を進められます。

検索性、検証性が向上する

紙の状態で保存していると、必要な書類を探すだけでも一苦労。しかし、電子データ化しておけば日付や担当者などから、簡単に検索することができます。

また、領収書や請求書の改ざんの有無を検証するタイムスタンプ機能を利用して、一定期間のデータを一括検証できる「タイムスタンプの一括検証機能」も便利です。

テレワークに対応できるようになる

すべての経理業務をオンラインで完結できるので、必要書類を集めたり、原本を確認したりするための出社は不要。申請者や承認者も、精算作業のための出社が必要なくなります。

(2)電子帳簿保存法の要件を確実に満たせる

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを利用することで、法律の要件を満たした安全な運用が可能に。申請のために必要な承認申請書の記載例や、適正事務処理要件を満たすための各種ひな形を提供するサービスがあるとより安心です。法律に詳しいスタッフのサポートを受けられるサービスも。
また、法律の要件を満たしている基準のひとつとして、「JIIMA(日本文書情報マネジメント協会)」からの認証を取得しているサービスもあります。

(3)コストの削減

電子化によって、帳簿書類ならではのコストを削減することができます。コスト削減の例としては以下が挙げられます。

  • 7年分の原本を保存するためのスペースが必要なくなるので、保管・管理コストが削減できる
  • 拠点間で原本を郵送・輸送するためのコストが不要になる
  • 原本の送受に伴う、備品や人件費のコストを削減できる

(4)ガバナンス、内部統制の強化

健全な管理体制の構築や、内部統制の強化にも電子化が役立ちます。原本確認のための出社が必要なくなるので、コロナ禍でも業務をスムーズに進められるほか、災害によるデータ紛失リスクの軽減、さらにはデータを紛失しても申請履歴が残るため、紛失に関わるトラブルを防止することも可能。安全な環境で経理データを管理することができるようになります。
その他にも、以下のようなメリットがあります。

  • 申請時に署名を促す機能によって、署名の記載忘れが防止できる
  • 3日以内にアップロードされたデータかどうか判定する機能によって、検査の手間を省いて正しい申請を徹底できる
  • 交通系ICカードと経費精算システムを連動させて、カラ出張や私的利用といった不正利用を防止する

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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電子帳簿保存法に対応する要件とは?

電子帳簿保存法に対応するためには、どんな要件を満たす必要があるのか、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つのポイントから解説します。

1.真実性の確保

電子帳簿の真実性を確保するためには、次の3つの要件を満たす必要があります。

  • 電子帳簿への訂正、削除履歴を確認することができる
  • 電子帳簿の記録事項と、その帳簿に関連する他の帳簿との関連性を相互に確認できる
  • 電子帳簿のシステム概要書や仕様書、操作説明書といった関係書類を備付けている

2.可視性の確保

電子帳簿の可視性の確保や電子データが正当なものであることを証明するために、以下の2つの要件を満たす必要があります。

  • ディスプレイやプリンタを備え付けて、電子帳簿を速やかに表示、出力できるようにする
  • 取引年月日や勘定科目といった主要な記録項目を検索条件として設定できるなど、要件を満たす検索機能を有している

また、電子帳簿法で規定されている国税関係書類の保存方法の1つに「スキャナ保存制度」がありますが、経費精算システムの導入は、この制度への対応にも効果的です。

 

経費精算システムの電子帳簿保存法に対応した主な機能

ここでは、前述した「真実性の確保」と「可視性の確保」に関わる要項を満たすために必要な機能や、あると便利な機能について紹介します。

[1]タイムスタンプ付与機能

スキャンした領収書や請求書のデータをアップロードした際に、自動的にタイムスタンプを付与する機能。このタイムスタンプによって、データの存在証明、 および編集・改ざんがされていないことが証明されるため、「真実性の確保」をするために欠かせない機能です。

[2]検索機能・一括検証機能

日付や金額、取引先といった主要な記録項目から電子データを検索する機能は、「可視性の確保」のために必須です。タイムスタンプの一括検証機能も「可視性の確保」の見地から必要とされてます。加えて、アップロードされた証憑画像が電子帳簿保存法の要件を満たしているか、チェックできる機能があるとより便利です。

[3]スマホで領収書などを取り込みアップロードする機能

書類の電子化にあたっても、文字サイズや画像の解像度、階調情報といった法的な要件をクリアする必要があります。そのため、電子帳簿保存法に対応したスキャン機能を備えたシステムを選ぶのがおすすめです。

搭載したサービス例としては、JIIMA認証(電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証)を取得している「楽楽精算(株式会社ラクス)」の領収書読み取り機能(OCR)や、領収書の撮影画像をもとにしたオペレーターの入力代行を選べる「マネーフォワード クラウド経費(株式会社マネーフォワード)」などが挙げられます。

[4]クレジットカード連携・交通系ICカード連携

クレジットカードや交通系ICカードとの連携は必須ではありませんが、手入力の手間を省き、入力ミスを防ぐのに有効です。取り込んだ明細はそのまま電子データとして認められます。

たとえば、「Concur Expense(株式会社コンカー)」は、タクシー配車アプリやQRコード決済アプリと連携。このように、社内でよく使われる決済手段やサービスと連携しているシステムを選ぶと、経理業務の効率化に大いに役立つでしょう。

 

システムの導入・運用時に気をつけること

経費精算システムの導入・運用時に気をつけなければいけない、3つのポイントについて解説します。

①スキャンの精度や機能

多くの経費精算システムが、スマホアプリで領収書の画像データをスキャンする機能を持っています。そこで導入前に確認したいのが、アプリのスキャン機能が「文字サイズ」「書類の解像度」といった法的要件を満たしているかどうかです。

加えて、画像データから領収書内の金額、取引先や受領日をデータ化する、領収書読み取り機能(OCR)を搭載しているかどうかもポイント。また、「TOKIUM 経費精算(株式会社TOKIUM)」や「マネーフォワード クラウド経費」のように、オペレーターによる入力代行を選べるサービスもおすすめです。

②データ管理の徹底

2022年1月1日以降、事前承認制度の廃止、受領者の自署不要、タイムスタンプ要件の緩和など、大幅な規制緩和がされました。その一方で、税務処理上の不備があった場合の罰則規定が強化されています。
電子メールやWebサービス、EDIから受け取った領収書や請求書など、様々な電子取引データを保存する場所が複数存在していたり、属人化していたりすると、適切な管理ができなくなります。
申請漏れや管理の混乱を防ぐためにも、データを格納・保存する場所は一元管理して、必要なデータにスムーズにアクセスできる仕組みを構築しておきましょう。

③言葉の定義や法律の内容理解

経費精算システムを運用するにあたって、経理担当者の間で言葉の定義を明確にしたり、法改正に伴って運用ルールを見直したりする必要があります。知らない間に法的要件に違反しないよう、経理担当者が電子帳簿保存法についてしっかり理解しておかないといけないのです。

電子帳簿保存法への対応に不安がある場合は、「経費BANK」のように、法律に詳しいスタッフからのサポートが受けられるシステムを導入するといいでしょう。

 

電子帳簿保存法に対応した主な経費精算システム

電子帳簿保存法の法的要件に対応している、5つの経費精算システムをご紹介します。

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楽楽精算(株式会社ラクス)

楽楽精算公式WEBサイト

(出所:楽楽精算公式Webサイト)

経費・交通費・出張費・旅費・交際費など、すべての経費精算フローに対応している、クラウド型の経費精算システム。申請・承認・経理処理がクラウド上で完結できるので、複数拠点での利用や、経理担当者がテレワークを行うことも可能となる。
タイムスタンプ付与機能によって「真実性の確保」の要件を、検索・一括検証機能で「可視性の確保」の要件をそれぞれ満たしているので、電子帳簿保存法にも対応。JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も取得している。
また、10,000以上の企業で導入されており、その導入実績に基づいた高いサポート力も魅力的。

  • 料金:月額費用30,000円〜 初期費用100,000円

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Concur Expense(株式会社コンカー)

Concur Expense公式WEBサイト

(出所:Concur Expense公式Webサイト)

世界6,600万人の利用者数を誇り、中堅中小・ベンチャー企業にも人気の高い経費精算システム。初期費用なし、月額29,000円〜という業界最安水準の料金で、電子帳簿保存法の要件を満たす機能が備わっている。JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」も取得。
経費の申請だけでなく、申請内容の確認・承認もスマホでOK。さらに、法人カードやタクシーアプリ、QR決済など様々な外部アプリ・サービスと連携して入力を自動化することもできるので、経費精算の手間の大幅な削減に役立つ。

  • 料金:月額料金29,000円〜 初期費用なし〜

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J’sNAVI NEO(株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ)

J’sNAVI NEO公式Webサイト

(出所:J’sNAVI NEO公式Webサイト)

旅行代理店のJTBが開発した出張・経費精算ソリューション。電子帳簿保存法対応パッケージを提供しており、自社の要件に対応した経費精算システムの導入に加え、税務署への申請もきめ細かなサポートを受けることができる。出張の申請から精算までの業務を効率化することに特化していて、新幹線や航空機、ホテルなどのオンラインチケットをシステム内で手配できる。また、出張費の精算だけでなく、通常の交通費や交際費などの精算にも対応。社内規定から外れる精算にアラートを出したり、チケットデータや交通系ICカードデータなどを可視化したりといった管理機能も。

  • 料金:月額料金30,000円〜 初期費用なし

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マネーフォワード クラウド経費(株式会社マネーフォワード)

マネーフォワード クラウド経費

(出所:Money Forwardクラウド経費公式Webサイト)

マネーフォワードクラウドの経費精算システム。連携したクレジットカードや電子マネーから経費明細を自動取得できたり、申請・承認がアプリで完結できたりと、申請者と承諾者双方にとって便利な機能を搭載。また、条件を指定してアラートを表示させたり、部門や費目ごとの経費分析を行ったりと、経理担当者の業務を支援する機能も備わっている。スマホ撮影した画像を要件を満たす解像度・階調で保存する機能やタイムスタンプ自動付与機能など、電子帳簿保存法に対応した機能も充実。
領収書のチェック〜申請承認までの定型業務や、請求書の受け取りと入力、ヘルプデスク業務など、導入後に残った業務をアウトソースできる「BPOサービス」も用意されている。

  • 料金:要問い合せ(小規模事業者向けの無料プランあり)

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経費BANK(SBIビジネス・ソリューションズ株式会社)

経費BANK公式WEBサイト

(出所:経費BANK公式Webサイト)

初期費用なし、1ID300円で導入できる、中小規模法人のユーザーを中心に高評価を得ている経費精算システム。導入前のサポート相談を無料で何回でも受けられるので、安心して導入することができ、定着率も高い。電子帳簿保存法の「スキャナ保存」と「電子取引」のデータ保存に対応したオプションサービスを提供しており、法律に詳しいスタッフによるサポートも心強い。さらに、クレジットカードや交通系ICカードとの連携、入力ミスを防止する規定チェック機能など、経費精算の効率化に役立つ機能が多数揃う。
最短3営業日でアカウントを開設できるスピード感もポイント。

  • 料金:要問い合せ

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Spendiaクイック導入版(TIS株式会社)

Spendiaクイック導入版公式Webサイト

(出所:Spendiaクイック導入版公式Webサイト)

最短2ヶ月で導入できる(オンラインサポートあり)経費精算・ワークフロー。大手企業で実績豊富な「Spendia」を標準モデル化したもので、機能を絞り込んであるためスピード導入が可能に。標準モデルと言っても、改正電子帳簿保存法に対応しているだけでなく、申請者の入力負担を軽減する機能も多数搭載。たとえば、「駅すぱあと」と連携して経路・料金を自動入力したり、紙の領収書をOCRで取り込んで自動入力したり。スマホファーストで作られており、スマホのみで経費の申請・承認を完結可能。「スマホを有効活用したい」という企業にはおすすめ。

  • 料金:要問い合わせ

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まとめ

電子帳簿保存法に対応することで、経理業務を効率化して担当者の負担を軽減したり、申請者や承認者の作業時間を削減したり、紙の帳簿の印刷・保存にかかるコスト削減ができたりと、様々なメリットが得られます。

さらに、2022年1月から、事前承認制度の廃止やタイムスタンプ要件の緩和といった法改正が実施されるなど、国が電子化を促進する動きも見られます。

いつかは必ず、帳簿の電子化への対応が迫られることになるでしょう。少し先の未来を見据えて、電子帳簿保存法に対応している、経費精算システムの導入を検討してみてください。

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