経費精算をシステム化し、作業負担やミスを軽減したいと考えている中小企業の方へ。自社の課題に合ったシステム選びのポイントや、料金の目安、おすすめのサービスを紹介します。
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中小企業では、経費精算システムを導入せずにアナログで運用している場合も少なくありません。たとえば、Excelの経費申請書に入力したものを上長や経理担当者にメール添付したり、印刷したものを手渡ししたり。しかし、その場合、「時間がかかる」「ミスが発生しやすい」「申請・承認が滞る」などの問題が生じがちです。
人員に余裕が少ない中小企業では、明確な経理担当がいない場合も珍しくありません。兼務で担当する方も勘定科目などの専門知識を持っていないケースも多々あります。「こういう時はどうすればいいか」など従業員から質問を受けた場合、余計に時間がかかってしまいます。
中小企業の場合、立替払い・仮払い・小口精算などの処理を、振り込みではなく現金の手渡しで行っているケースが少なくありません。そのため、経理を担当する者は、一定の金銭を絶えず用意しなくてはならず、必要以上に手間がかかってしまいます。
領収書ののり付けや裏書き、ファイリングなど、紙中心の保管作業が残っている場合もあるでしょう。電子化が進まないと、経理担当者の作業負担に加え、証憑の検索や保管にも手間がかかります。電子帳簿保存がはかどらず、未だに領収書ののり付けや裏書き、ファイリングなど、手間のかかる保管作業が行われているのが現状です。
こういった状況から脱却するためには、経費精算システム導入による業務効率化がおすすめですが、中小企業では経理などのバックオフィスは利益を生まない「非生産部門」と見られがち。効率化が必要とわかっていても、営業やマーケティングなどに比べるとDXが後回しにされがちです。
そこで今回は、担当者の方がスムーズにシステムを選べるように、自社に合ったシステムの選び方・ポイントを、おすすめのシステムを交えつつ、わかりやすくご紹介します。
経費精算システムの導入メリットや機能については「【2026年】経費精算システム比較18選！人気ランキング・費用・機能を一覧で紹介」で詳しく解説していますので、ご参照ください。
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前項の通り、最近では中小企業向けに機能を拡充するだけでなく、導入サポート面でも手厚い経費精算システムが増えてきました。その中で、実際にどのように経費精算サービスを選べばいいのでしょうか。業務効率化の観点で比較・検討する際のポイントをご紹介します。
効率化すべき業務は、主に「経理担当者の作業」と「一般スタッフの申請作業」の2つに分けられます。ほとんどのサービスはどちらの機能も備えていますが、それぞれに強みやメリットがあります。機能を絞って低コストで提供するシステムもあるため、まずは自社の優先課題を洗い出すことが必要です。どのようなフローを改善するか、以下の項目を参考に検討してみましょう。
経理担当者の作業効率化を図りたい場合には、主に以下の3点の充実度をチェックするようにしましょう。
勘定科目ごとに記帳するための仕訳・集計は、経理の手作業の中でも手間がかかる業務の1つです。経費精算システムには、申請者が作成した申請データをもとに仕訳データを生成できるものが多くあります。会計ソフトへ手入力する負担を省き、仕訳作業を効率化できます。
FBデータ（ファームバンキングデータ）の自動出力機能があるシステムを使用すると、経費精算の結果が全銀フォーマットに落とし込まれ、立替経費の振り込み作業を効率化できます。外注費への活用も可能です。また、「経費BANK」のように、手数料自動差引機能を備えたシステムであれば、振込元口座と取引先口座の情報から手数料を算出し、支払額から差し引いてFBデータを作成することも可能です。
システムを無理なく導入するためには、伝票フォーマットや承認フローを自社の運用スタイルに合わせて柔軟に設計ができることが重要です。専門知識や追加コスト不要で、カスタマイズできるシステムであれば、システム会社を介さずに、実務者が業務に即した内容で随時調整していくことも可能です。
経費を申請する際の負担軽減ポイントは、いかに従業員による手入力・転記を削減するか、という点にあります。
たとえば、領収書読み取り機能（OCR）を備えたサービスであれば、スマホで領収書を撮影するだけで、金額や取引先、受領日が自動入力されるため、入力の手間やミスが大幅に削減できます。外出先からその場で申請できるので、領収書を溜め込むこともなくなります。また、交通費が多く発生する企業では、交通系ICカードを読み取り、支払い履歴からデータを抽出するものや、「駅すぱあと」乗換案内などと連携し、出発駅・目的駅を入力するだけで料金を自動的に計算されるものが便利です。
OCRや乗換案内連携機能を備えたものとしては、「BIZUTTO経費」や「Spendiaクイック導入版」などが挙げられます。定期区間金額の自動控除など区間の重複を避ける機能も備えているため、営業の交通費精算などにも有用です。その他、タクシーの利用も多い場合には前述の「Concur Expense Standard」のように、タクシー配車アプリと連携して、経費精算の際にタクシーの利用日や金額などの入力が不要となるサービスがおすすめです。
また、コーポレートカード連携できるサービスであれば、精算データを自動で読み込みシステムに反映できるため、入力や現金立替の手間が不要になります。たとえば、「freee支出管理 経費精算Plus」なら、同社が提供する法人カード「freeeカードUnlimited」での支払いが可能。年会費・発行手数料が無料で、ポイント還元もあるほか、月末締めで、リアルタイムに利用明細も反映されるため、迅速かつお得な決済処理が可能に。
経費精算システムは、前述した効率化したい業務内容に加え、コストや経費精算以外の業務との連動も選定のポイントになります。これらを比較する際の検討材料をご紹介します。
中小企業の場合は特に、スモールスタートで導入したいこともあるでしょう。企業のスケールに合わせて、ID数を小単位でも増加できるサービスであれば無駄なコストをかけずに利用できます。たとえば、前述の「経費BANK」では、1カ月あたり300円/ID（最小の10 IDで3,000円）から導入することが可能です。
経費精算システムの中には、「タクシー利用の理由」や「飲食費の内訳」など、社内規程を自動でチェックする機能を備えたものがあります。管理者が規程を設定し、規程外の申請にアラートを出したり、規程に沿わない申請を提出できないようにしたりすることで、確認や差し戻しの負担を削減できます。
経費精算システムを導入する場合、自社で利用している会計システムと連携できるものを選ぶと、精算後の経理業務を効率化できます。多くの経費精算システムは仕訳データをCSVで出力でき、会計システムへ取り込めます。API連携に対応するものなら、データの受け渡しまでの自動化が可能です。更に、勤怠管理や人事・労務管理のシステムと連動できるサービスを利用すれば、バックオフィス業務全般の効率化も進みます。
「事業規模や社員数に見合ったコスト」でご紹介した通り、自社に導入した場合、いくらになるのかは重要なポイントです。ここでは50名で利用する場合を例に、公開料金から算出できる参考価格をご紹介します。
次のサービスでは、1カ月あたり15,000円〜50,000円台が目安となります。初期費用や年払い・一括払いの条件はサービスによって異なります。
※「経費BANK」は10ID単位の年額プラン、「バクラク経費精算」は年間契約・12カ月分一括払い。「Concur Expense Standard」と「ハーモス経費」は50ユーザーの場合。従量課金やオプション費用が発生する場合があります。
それではここから、中小企業向けの経費精算システムをいくつかご紹介します。まずは経理業務の効率化に強みのあるサービスを見ていきましょう。
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（出所：経費BANK公式Webサイト）
10ID単位、1カ月あたり3,000円から使えるクラウド型の経費精算システム。「駅すぱあと」との連携により定期区間を考慮した交通費計算に対応し、交通系ICカードの利用履歴を取り込んでスムーズに精算できる。
出張費や交際費にも対応しており、会社のルールに基づいた手当の設定や交際費の単価計算が可能。そのほか、カード明細を自動連携できるコーポレートカード連携機能や、役職・部門に応じた承認ルート設定、FBデータ作成などにも対応し、申請から承認、振込、仕訳作成まで、経費精算業務を幅広く効率化できる。
（出所：マネーフォワード クラウド経費公式Webサイト）
経理や人事労務など、バックオフィスのさまざまなデータを連携するクラウドサービス「マネーフォワード クラウド」の経費精算システム。APIを利用して、会計システムと接続し、従業員、部署、プロジェクトなどの各マスタとの同期や仕訳データの連携ができる。
「マネーフォワード ビジネスカード」との連携により、利用明細をリアルタイムで反映し、申請漏れや不正精算の抑止をサポート。立替経費は、銀行APIで振込データを送信するか、FBデータを出力して支払処理へつなげられる。スマホアプリで申請者が移動時間などに作業することも可能だ。また、電子帳簿保存法に対応しており、電子データが改変されていないことを証明するタイムスタンプが付与される。
（出所：ジョブカン経費精算公式Webサイト）
バックオフィス業務を効率化するクラウドサービス「ジョブカン」の経費精算システム。シリーズ累計30万社の導入実績を誇る。承認フローが特徴的で、使途や金額など、申請時に入力された項目によって、承認経路が自動的に調整される。承認における進捗のアラートは、メール、Slack、ChatWorkに通知でき、どこでストップしているかを把握することも可能。
連携するサービスは多彩で、「乗換案内Biz」での交通費計算、Googleアカウントでのログイン、Amazonビジネスの購入履歴のインポートなどもできる。
（出所：ジンジャー経費公式Webサイト）
人事、給与計算、勤怠管理からコンディション管理に至る幅広いプラットフォームを持つジンジャーの経費精算版。シリーズのシステムとの組み合わせによって導入効果の最大化が期待できる。勘定科目、補助科目、内訳、税区分を設定でき、申請時に承認と同時に自動仕訳が行われる。
管理画面、申請者画面ともに使いやすさが重視されており、両方がスマホにも対応。スマホからのレシート添付や「乗換案内」との連携、定期区間の控除など、基本機能を網羅していることも強み。
（出所：楽楽精算公式Webサイト）
幅広い業界・業種で豊富な導入実績を持つ経費精算システム。プログラミングなしで画面をカスタマイズできることが特徴で、従来の申請書や会計ソフトと連携したレイアウトを再現できる。
自動仕訳、法人クレジットカードとの連携、規定違反チェックなどのフローなどにも対応し、高頻度のバージョンアップで機能追加や操作性の向上が随時行われることも魅力。更に、AI-OCRによる領収書の自動データ化に加え、領収書やクレジットカード明細、過去の申請データなどをAIが横断的に解析して申請伝票を自動作成する「伝票作成AIエージェント」も提供。また、レート換算した金額で精算できる海外出張精算や、取引先からの請求書に対する支払いの管理も可能だ。
（出所：invox経費精算公式Webサイト）
申請～処理まで業務効率化をワンストップで支援するinvoxの経費精算システム。AI OCRによる領収書のデータ化、交通費検索、申請・承認ワークフロー、仕訳の自動生成など豊富な機能を搭載。たとえば、申請時に領収書の画像撮影・アップロードして入力作業を削減できる。交通費は経路検索から登録し、定期券区間の運賃も自動で算出されるため計算も不要に。確認後承認はワンクリックで、自動生成された仕訳データを会計システム・ERPに連携すれば経理は完了だ。invoxシリーズ以外のシステム連携も可能なため、既存の環境を変えずに導入しやすい。電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応しているので安心。
また、請求書業務など経費精算以外もDXしたい企業向けに、2サービス分の基本料金で5つの関連製品が利用できるパックも提供している。
（出所：ハーモス経費公式Webサイト）
月額29,000円から、50名規模でも経費精算・旅費交通費・受取請求書処理をまとめて効率化できるクラウドシステム。領収書をスマホで撮影すると、AI-OCRが発行元・日付・税率・合計金額・適格請求書発行事業者の登録番号を読み取り、交通系ICカード・法人カード・乗換検索との連携で申請時の手入力を削減。会社ごとの手当や承認ルート、入力制御、アラートを柔軟に設定でき、既存の運用を残した段階的な導入にも対応。承認後は仕訳データと振込データを自動作成し、100種類以上の会計システムとの連携実績をもとに出力形式を調整できる。
電子帳簿保存法・インボイス制度対応、スマホ申請・承認、回数制限なしの電話サポートも基本プランに含まれ、専任担当の支援を受けながら導入を進められるのも嬉しい。
次に、申請作業者の負担軽減に強いシステムを紹介します。
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（出所：Concur Expense Standard公式Webサイト）
世界で9,600万人以上が利用する経費精算システム。法人クレジットカード、PayPayなどのスマホ決済アプリ、交通系ICカード、タクシー配車アプリ、宿泊施設予約サイトなどと連携し、あらゆる経費の自動取り込みができることが特徴。
接待費の精算で必要となる同席者情報を入力するため、名刺情報管理サービス（Sansan）とも連携しているなど、外部サービスとの連携に積極的であるため、業務内容の幅が広い会社にもおすすめ。
（出所：TOKIUM経費精算公式Webサイト）
領収書をスマホで撮影して、専用ポストに投函するだけで経費申請が完了することが特徴。領収書原本の回収、点検、保管、廃棄を代行してくれる。データベースと目視によるチェックで領収書のデータ化精度は99％以上と極めて高い。追加オプションなしで、電子帳簿保存法に対応の他、クレジットカード明細やSuica・PASMOを自動連携することも可能。
利用ID数での課金ではないため、経費精算の頻度にかかわらず、全従業員にIDを付与できる点も魅力。IDを持たない従業員のために従来の経費精算フローを残す必要がなくなる。
（出所：Spendiaクイック導入版公式Webサイト）
大企業で実績豊富な「Spendia」の機能を絞り、中小企業でも使いやすいように標準モデル化した経費精算・ワークフロー。iPhone・Androidアプリの他、Webブラウザからも利用可能。
交通費は「駅すぱあと」と連携して経路と料金を自動入力し、定期区間を控除。オプションを利用すれば、紙の領収書をスマホで撮影し、OCRで取り込んで自動入力できる。ワークフローは3段階の申請に対応。充実のオンラインサポートを受けつつ、最短2ヶ月というスピード導入も可能。
（出所：BIZUTTO経費公式Webサイト）
使いやすさと業務を効率化する豊富な機能、無駄のない価格体系が特長のクラウド経費精算サービス。誰もがマニュアルを見ることなく利用できる直感的なUIと入力ミスを防ぐ設計にこだわり。
「LINE WORKS OCR」を活用したAI-OCRオプションでは、スマホで撮影した請求書から日付、取引先名、税率別小計、合計金額、登録番号を自動入力可能。明細が多い場合でも、まとめて申請できる。その他、企業の運用に合わせた申請・承認ワークフローや電子帳簿保存法、キャッシュレス決済に対応したオプション機能など、経費精算業務を効率化する機能が充実。最少10名からの契約が可能で、以降はユーザー数に応じた料金設定。組織規模に合わせて無駄なく利用できる。
（出所：freee支出管理 経費精算Plus公式Webサイト）
基本料金に加え、使用した分のみの料金体系に強みをもつ経費精算システム。繁忙期や閑散期に利用者数の変動がある場合でも、無駄なコストを抑えられる。申請から支払いまでを一元管理できるサービス「freee支出管理」の経費精算に特化したプランで、取引先からの請求書の受け取りや支払いまで効率化したい場合に向くFullプランも提供している。
高精度OCRによる日付や金額の自動入力はもちろん、同社が提供する法人カード「freeeカード Unlimited」を利用すれば、カード利用明細から経費科目を自動で推測することも可能。入力の手間や転記ミスを大幅に削減できる。更に、年会費や手数料が無料で、決済金額の最大0.5％がポイント還元されるのも嬉しい。
（出所：バクラク経費精算公式Webサイト）
領収書をまとめてアップロードするだけで、AIが自動で高速データ化し、申請業務の負担を大幅に軽減できるクラウド型経費精算システム。100枚の領収書を数秒で処理できるほか、向きが異なる領収書も自動で回転して読み取るなど、AI OCRの精度と処理速度に強み。重複申請の検知や軽減税率の自動仕訳機能によりミスや不正も防止。スマホアプリからの申請・承認や、法人カードとの明細自動連携、ICカードによる交通費精算など、多様な機能で業務効率向上を支援する。
申請に応じて添付ファイルや上限単価など細かく内訳ルールを設定でき、アラートを設定して自動で差し戻すことも可能。無駄な確認業務や手戻りを削減する。更に、オプションの利用で稟議・承認・支払まで一気通貫のシームレスな内部統制を構築できる。
1IDから月単位で導入でき、初期費用を抑えやすい経費精算システムをご紹介します。
（出所：AI EXPENSE公式Webサイト）
中小企業向けに必要な機能を絞り、1IDから月単位で利用できる経費精算システム。Standardプランはスマホ申請・承認、電子帳簿保存法・インボイス制度対応、CSV出力、2段階承認などを備える。ProプランではAI-OCRによる領収書の金額・日付・店名の読み取り、適格請求書発行事業者の登録番号取り込み、税区分の自動判定も利用可能。出張手配・管理サービス「AI Travel」と連携すれば、新幹線・航空券・ホテル・レンタカーの出張データを経費申請へ反映できる。
経理業務のデジタル化は、今後も法的整備が進む見込みです。社会変化に伴うリソースの最適化は、長期的に見ると企業活動の存続に関わる死活問題になりかねません。
経費精算システムを導入するにあたっては、「経理業務の効率化を図りたいのか？ 従業員の申請業務を効率化したいのか？」「自社の業態において、どのポイントがもっとも効率化につながるか」「コストにおける無駄はないか」「経理以外の業務といかに連動させるか」など、多角的に比較・検討をする必要があります。
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経費精算システムの更に詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
経費精算システムの選び方ガイド(比較表付き)
株式会社マネーフォワード
経費精算の自動化で経費にかかる時間を1/10にできるクラウド型経費精算システム。カード明細や交通系ICカードの自動読取、レシート入力の自動化などで徹底的に手入力...
株式会社TOKIUM
経費精算作業の削減時間No.1。経理担当者の作業時間を最大90%削減すると同時に、経理部門のペーパーレス化・テレワークを実現するクラウド経費精算システムです。...
TIS株式会社
TISが提供する現場部門に対しても管理部門に対しても最高レベルのユーザビリティ・効率性・透明性を提供する経費精算のクラウドサービスです。機能を絞ることで最短2ヶ...
フリー株式会社
毎月の請求は利用した人数のみに発生するため、余分なコストを抑えられる経費精算システムです。freeeが提供する法人カードの利用で素早く決済処理・明細連携が可能で...
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