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中小企業向け経費精算システム9選。自社に合った選び方

中小企業向け経費精算システム9選。自社に合った選び方

最終更新日:2021-10-21

経費精算をシステム化し、作業負担やミスを軽減したいと考えている中小企業の方へ。自社の課題にあったシステム選びのポイントや、おすすめのサービスを紹介します。

目次

中小企業における経費精算の課題

働き方改革や新型コロナウイルスの影響によりリモートワークが進む中で、経費精算業務がその妨げになっている中小企業が増えています。

これまで、煩雑な経費精算は、従業員が本業務に割く時間を削り、生産性を下げてしまうことが問題となっていました。加えて現在は、経理担当者のオフィスへの出勤が必要になるなど、労務管理や感染対策の観点からも問題視されています。それに通常の業務の多くはほとんど自宅でできるにもかかわらず、経費処理のためだけに出社するといった会社員も見受けられます。

そのようになる背景としては以下の課題が挙げられます。

経費処理におけるアナログの比重が大きい

一番の理由はやはり、アナログのツールが多く残っていることでしょう。一言でアナログといっても、そこには多くの要素が含まれます。

一つ目は、領収書です。経費精算で必要となる領収書は、管理するだけでも一苦労。のり付けや裏書きをルール化する会社も多く、さらにそれを打ち込むフローが、月末の負担になっています。経理担当者は記載内容の照合を行わなければならず、金額、宛名、但し書きまでを管理するのには、膨大な時間を要します。さらに、保管のオフィスコストやスキャニング業務の人的コストに悩む会社も多くあります。

二つ目は、申請書です。多くの会社はExcelによる申請書フォーマットを配布しますが、最終的には出力された紙で管理しています。出力、押印、受け渡しというフローが、出社の理由になることが多いのです。

三つ目は、現金です。中小企業の場合、立替払い、仮払い、小口精算などの処理を、振り込みではなく現金の手渡しで行っているケースがあります。振り込みで行っている場合も、経理担当者が銀行窓口に足を運ぶというフローが必要になってしまいます。

精算のフローは、経理担当者と申請者だけの問題ではありません。管理職による承認が必要になる場合もあります。さらに社員数の変動が大きい中小企業の場合は、人員拡大のたびに経理担当者を増強することが難しいため、社員が増えるほど手間が増えてしまうという課題もあります。

従業員からの申告書類を正確かつ期日内にもらうのが大変

一般の従業員からすると、経理精算は後回しにしがちな業務です。財布に溜まった領収書を取り出して、月末にまとめて行う人が多いものの、本業務のイレギュラーな対応などで期日内に提出できないことも多数発生します。経理担当者が出社したにもかかわらず、申請書を集約できないために、翌日も出社…といったことも少なくありません。

また、集約した申請書の内容が正しいとは限りません。処理を手作業で行っている限り、入力ミスはどうしても発生してしまいます。特に多いのは、全社員に共通する交通費。量が多い上、従業員が私用の交通系ICカードで決済するため、個々のスタッフが乗換案内サイトで再度検索した数字を、経理担当者も「ルートが正しいか」「不正がないか」と確認するために同じサイトにアクセスするという、作業の重複も発生します。

デジタル化のメリットは、入力作業を自動化することで、入力ミスを減らし、期日内の精算が可能になるという点にあります。

経費処理に人員やコスト、時間を割くことができない

そもそも専任の経理担当者がいないというケースもあります。経理を兼務で担当されている方の中には勘定科目などの専門知識を理解する時間を十分に確保できず、仕訳入力でも苦労されているケースがあります。社員にとっても、新入社員の場合は申請フロー自体を理解していないケースもあり、隣の席の先輩社員が指導するという光景が日常的でしたが、リモートワークではそれも困難になってしまいます。

そのような状況からの脱却には、経費精算システム導入によるデジタル化が重要になりますが、システム導入には、経費精算のやり方の見直し、申請書の移行、承認ワークフローなどの業務の流れの整理、会計システムへのデータの入力方法の検討、そして従業員への伝達・教育方法など、やるべきことが多くあります。毎月の経理処理に追われていて、残業も多く発生しているような状況では、経理担当者がこれらを一つ一つ整理・解決してシステム化を進めていくのは大きな負担と言えるでしょう。

かつては手厚いサポートを得てそれらを解決することが多く、その分どうしても導入費用が高くなりがちでしたが、最近では中小企業向けの「Concur Expense Standard(株式会社コンカー)」のように、初期設定も導入研修も無料で提供というシステムが増えてきており、予算面でもノウハウや労力面でも導入のハードルが下がっています。

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中小企業向け経費精算システムの選び方

前項の通り、最近では中小企業向けに機能を拡充するだけでなく、導入サポート面でも手厚い経費精算システムが増えてきました。その中で、実際にどのように経費精算サービスを選べばいいのでしょうか。業務効率化の観点で比較・検討する際のポイントをご紹介します。

効率化すべき業務は主に二つに分けられます。「経理担当者の作業」と「一般スタッフの申請作業」です。ほとんどのサービスはどちらの機能も備えていますが、それぞれに強みやメリットがあります。機能を抑えて低コストで提供するシステムもあるため、まずは自社の優先課題を洗い出すことが必要になります。どのようなフローを改善するか、以下の項目を参考に検討してみましょう。

経理業務の効率化

経理担当者の作業効率化を図りたい場合には、主に以下の3点の充実度をチェックするようにしましょう。

1. 仕分け作業の自動化

勘定科目ごとに記帳をするための仕分け、集計の作業は、経理の手作業の中でも最も手間がかかるものの一つ。経費精算システムでは、申請者が作成した申請書をそのまま仕分けデータにできるものが多くあります。会計ソフトに入力する手間が省け、仕分けを自動化できるようになります。

2. 振り込み作業の効率化

FBデータ(ファームバンキングデータ)の自動出力機能があるシステムを使用すると、経費精算の結果が全銀フォーマットに落とし込まれ、立替経費の振り込み作業を効率化できます。外注費への活用も可能です。また、「経費BankⅡ(SBIビジネス・ソリューションズ株式会社)」のように、手数料自動差引機能を備えたシステムであれば、振込元口座と取引先口座の情報から手数料を算出し、支払額から差し引いてFBデータを作成することも可能です。

3. 伝票フォーマットや承認フローのカスタマイズ性

システムを無理なく導入するためには、伝票フォーマットや承認フローを自社の運用スタイルに合わせて柔軟に設計ができることが重要です。専門知識や追加コスト不要で、カスタマイズできるシステムであれば、システム会社を介さずに、実務者が業務に即した内容で随時調整していくことも可能です。

申請作業の効率化

申請作業者の作業負担軽減においてポイントとなるのは、いかに従業員による手入力を削減するか、という点にあります。

たとえば、領収書読み取り機能(OCR)を備えたサービスであれば、スマートフォンで領収書を撮影するだけで、金額や取引先、受領日が自動入力されるため、入力の手間やミスが大幅に削減されます。外出先からその場で申請できるので、領収書を溜め込むこともなくなります。

交通費が多く発生する企業では、交通系ICカードを読み取り、支払い履歴からデータを抽出するものや、「駅すぱあと」乗換案内などと連携し、出発駅・目的駅を入力するだけで料金を自動的に計算されるものが便利です。定期区間金額の自動控除など、区間の重複を避ける機能もあります。タクシーの利用も多い場合には前述の「Concur Expense Standard」のように、タクシー配車アプリと連携して、経費精算の際にタクシーの利用日や金額などの入力が不要となるサービスがおすすめです。

また、コーポレートカード連携できるサービスであれば、精算データを自動で読み込みシステムに反映できるため、入力や現金立替の手間が不要となります。

さらに、「SmartGo Staple(NTTコミュニケーションズ株式会社)」のように、チャージされたプリペイドカードを渡すことで、申請業務そのものをなくすことができるサービスもあります。カード発行の与信不要で、雇用形態に関係なく全社員に配布でき、コーポレートカードの紛失や不正利用などのリスクの低減もできます。

 

中小企業向け経費精算システムの選定ポイント

経費精算システムは、前述した効率化したい業務内容に加え、コストや経費精算以外の業務との連動も選定のポイントになります。これらを比較する際の検討材料をご紹介します。

事業規模や社員数に見合ったコスト

中小企業の場合は特に、スモールスタートで導入したいこともあるでしょう。企業のスケールに合わせて、ID数を小単位でも増加できるサービスであれば無駄なコストをかけずに利用できます。たとえば、前述の「経費BankⅡ」では、月額 330円/ID(最小の10 IDで3,300円。税込)から導入することが可能です。

規定違反チェック機能の有無

経費精算システムの中には、「タクシー利用の理由」や「飲食費の内訳」など、社内規定を自動でチェックしてくれる機能を備えたものがあります。規定設定により、規定違反のチェックや質問・回答のフローを削減できます。

規定は管理者が設定し、規程外の申請にアラートを出したり、規定に沿ったものではない場合に提出できないようにしたりできます。

会計システムとの連携性

経費精算システムを導入する場合、自社で利用している会計システムと連携させるものを選ぶと、精算以外の経理業務の手間を大幅に省けます。多くの経費精算システムはCSVでファイルをインポートすることができますが、システム間をつなぎ合わせるAPI連携機能を備えるものを選べば、フローそのものを自動化できます。さらに、勤怠管理システムや人事・労務管理システムと連動できるサービスを利用すれば、バックオフィス業務全般の効率化も進みます。

 

料金の目安(50名で利用する場合)

「事業規模や社員数に見合ったコスト」でご紹介した通り、自社に導入した場合、いくらになるのかは重要なポイントです。ここでは50名で利用する場合を例にいくつかの参考価格をご紹介します。

次のように月額15,000円~30,000円くらいが目安となります。初期費用については基本料金のみであれば発生しないサービスが多いです。

  • 経費BankⅡ:月額15,000円
  • マネーフォワード クラウド経費:27,480円(基本料金4,980円+500*45人)
  • ジョブカン経費精算:月額20,000円
  • jinjer経費:月額30,000円
  • Concur Expense Standard:月額29,000円
  • レシートポスト:月額30,000円

 

主な中小企業向けの経費精算(経理業務の効率化)

それではここから、中小企業向けの経費精算システムをいくつかご紹介します。まずは経理業務の効率化に強みのあるサービスを見ていきましょう。

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経費BankⅡ(SBIビジネス・ソリューションズ株式会社)

経費BankⅡ公式Webサイト

(出所:経費BankⅡ公式Webサイト)

10 ID単位、月額3,300円から使えるクラウド型の経費精算システム。定期区間の控除もできる「駅すぱあと」を標準搭載。交通系ICカードの読取機能を使えば、交通費の精算が素早くできる。
出張費や交際費にも対応しており、会社のルールをシステムに組み込んで手当の設定や交際費の単価計算が可能。その他、カード明細を自動連携できるコーポレートカード連携機能や、部門や役職に合わせて承認ルートが設定できる機能、FBデータ作成機能、直感的な操作でオリジナルの伝票フォーマットが作成できる機能など、経費の申請から決裁、振込、仕訳の作成までの全てに対応した機能が充実。

  • 料金:月額3,300円(税込)〜、初期費用なし

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マネーフォワード クラウド経費(株式会社マネーフォワード)

マネーフォワード クラウド経費

(出所:Money Forwardクラウド経費公式Webサイト)

経理や人事労務など、バックオフィスのさまざまなデータを連携するクラウドサービス「マネーフォワードクラウド」の経費精算システム。APIを利用して、会計システムと接続し、従業員、部署、プロジェクトなどの各マスタとの同期や仕訳データの連携ができる。LINE Payなどを利用して従業員にキャッシュレス送金できる機能や、従業員にカードを配布した上で、リアルタイムに利用金額などをコントロールできるカードコントロール機能を備える。スマートフォンアプリで申請者が移動時間などに作業することも可能。
また、電子帳簿保存法に対応しており、電子データが改変されていないことを証明するタイムスタンプが付与される。

  • 料金:基本料金 + 各サービスの従量課金(経費は6名以上で月額500円/人) +各種オプション料金。詳細は要問い合わせ

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ジョブカン経費精算(株式会社Donuts)

ジョブカン経費精算公式Webサイト

(出所:ジョブカン経費精算公式Webサイト)

バックオフィス業務を効率化するクラウドサービス「ジョブカン」の経費精算システム。10,000社の導入実績を誇る。承認フローが特徴的で、使途や金額など、申請時に入力された項目によって、承認経路が自動的に調整される。承認における進捗のアラートは、メール、Slack、ChatWorkに通知でき、どこでストップしているかを把握することも可能。
連携するサービスは多彩で、「乗換案内Biz」での交通費計算、Googleアカウントでのログイン、Amazonビジネスの購入履歴のインポートなどもできる。

  • 料金:月額400円/ユーザー、初期費用なし

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jinjer経費(jinjer株式会社)

jinjer経費

(出所:jinjer経費公式Webサイト)

人事、給与計算、勤怠管理からコンディション管理に至る幅広いプラットフォームを持つjinjerの経費精算版。シリーズのシステムとの組み合わせによって導入効果の最大化が期待できる。勘定科目、補助科目、内訳、税区分を設定でき、申請時に承認と同時に自動仕分けが行われる。
管理画面、申請者画面ともに使いやすさが重視されており、両方がスマートフォンにも対応。スマートフォンからのレシート添付や「乗換案内」との連携、定期区間の控除など、基本機能を網羅していることも強み。

  • 料金:月額500円/ユーザー

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楽楽精算(株式会社ラクス)

楽楽精算
9,000社以上の導入実績、100万人が利用する経費精算システム。プログラミングなしで画面をカスタマイズできることが特徴で、従来の申請書や会計ソフトと連携したレイアウトを再現できる。
自動仕訳、法人クレジットカードとの連携、規定違反チェックなどのフローなどにも対応し、高頻度のバージョンアップで機能追加や操作性の向上が随時行われることも魅力。レート換算した金額で精算できる海外出張精算や、取引先からの請求書に対する支払いの管理も可能。

  • 料金:月額30,000円~、初期費用100,000円

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主な中小企業向けの経費精算(申請作業の負担軽減)

つぎに、申請作業者の負担軽減に強いシステムを紹介します。

Concur Expense Standard(株式会社コンカー)

Concur Expense公式Webサイト

(出所:Concur Expense公式Webサイト)

世界での利用が6,600万を超える経費精算システム。法人クレジットカード、PayPayなどのスマホ決済アプリ、交通系ICカード、タクシー配車アプリ、宿泊施設予約サイトなどと連携し、あらゆる経費の自動取り込みができることが特徴。
接待費の精算で必要となる同席者情報を入力するため、名刺情報管理サービス(Sansan)とも連携しているなど、外部サービスとの連携に積極的であるため、業務内容の幅が広い会社にもおすすめ。

  • 料金:中小企業向けは月額 29,000円〜(50ユーザー)、初期費用なし〜

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レシートポスト(株式会社BEARTAIL)

レシートポスト

(出所:レシートポスト公式Webサイト)

領収書をスマートフォンで撮影して、専用ポストに投函するだけで経費申請が完了することが特徴。領収書原本の回収、点検、保管、廃棄を代行してくれる。データベースと目視によるチェックで領収書のデータ化精度は99.9%と極めて高い。追加オプションなしで、電子帳簿保存法に対応の他、クレジットカード明細やSuica・PASMOを自動連携することも可能。
利用ID数での課金ではないため、経費精算の頻度にかかわらず、全従業員にIDを付与できる点も魅力。IDを持たない従業員のために従来の経費精算フローを残す必要がなくなる。

  • 料金:月額30,000円~(ユーザー数は無制限)、初期費用30万円〜

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SmartGo Staple(NTTコミュニケーションズ株式会社)

SmartGo Staple

(出所:SmartGo Staple公式Webサイト)

サービス利用継続率99%以上の経費精算システム。最大の特徴は、モバイルSuica、法人用プリペイドカード、経費精算システムが一体となった「Staple カード」。従業員は必要な金額を上長にチャージしてもらうだけで物品などを購入できるので、仮払いや立替そのものが不要となる。
Stapleカードは利用履歴の経費レポート化にも対応しており、精算はスマホで領収書を撮影するだけで完了。従業員リソースの最適化を図りたい会社に最適。

  • 料金:月額1,000円/ID、初期費用なし

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無料で使える経費精算システム

有料サービスを使う前に、無料で使えるサービスがあれば、まずはそれを使い始めてみたい、という方向けに無料で使える経費精算システムをご紹介します。

ビズトラ(株式会社AIトラベル)

ビズトラ公式Webサイト

(出所:ビズトラ公式Webサイト)

期間やユーザー数に関わらず、無料で使える経費精算システム。出張手配・管理サービス「AI Travel」を開発する同社が提供するシステム。「脱Excel・脱手作業」がコンセプトなので機能は、経費や交通費の登録・申請・承認に絞られている。とはいえ、交通費精算では、定期券の区間が考慮される、承認では上長と経理担当者を含めた多段階承認など、役立つ機能が盛り込まれている。

  • 料金:無料。広告バナーを非表示にできるオプションは月額8,000円

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まとめ

2022年1月から改正電子帳簿保存法が施行されるなど、経理業務のデジタル化は、今後も法的整備が進む見込みです。社会変化に伴うリソースの最適化は、長期的に見ると企業活動の存続に関わる死活問題になりかねません。

経費精算システムを導入するにあたっては、「経理業務の効率化を図りたいのか? 従業員の申請業務を効率化したいのか?」「自社の業態において、どのポイントがもっとも効率化につながるか」「コストにおける無駄はないか」「経理以外の業務といかに連動させるか」など、多角的に比較・検討をする必要があります。

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