最終更新日:2023-07-19
経費精算をシステム化し、作業負担やミスを軽減したいと考えている中小企業の方へ。自社の課題にあったシステム選びのポイントや、おすすめのサービスを紹介します。
中小企業では、経費精算システムを導入せず、未だにアナログで運用している場合も少なくありません。たとえば、Excelの経費申請書に入力したものを上長や経理担当者にメール添付したり、印刷したものを手渡ししたり。しかし、その場合、「時間がかかる」「ミスが発生しやすい」「申請・承認が滞る」などの問題が生じがちです。
専任の経理担当者がいない
人員に余裕が少ない中小企業では、明確な経理担当がいない場合も珍しくありません。兼務で担当する方も勘定科目などの専門知識を持っていないケースも多々あります。「こういう時はどうすればいいか」など従業員から質問を受けた場合、余計に時間がかかってしまいます。
現金管理のケースが多く、手間がかかる
中小企業の場合、立替払い・仮払い・小口精算などの処理を、振り込みではなく現金の手渡しで行っているケースが少なくありません。そのため、経理を担当する者は、一定の金銭を絶えず用意しなくてはならず、必要以上に手間がかかってしまいます。
紙の管理が残存しており、ファイリングが大変
エンタープライズでは電子帳簿保存法に則り、ペーパーレス化が進んでいますが、スケールメリットの観点から中小企業ではそれに限りません。電子帳簿保存がはかどらず、未だに領収書ののり付けや裏書き、ファイリングなど、手間のかかる保管作業が行われています。
こういった状況から脱却するためには、経費精算システム導入による業務効率化がおすすめですが、中小企業では経理などのバックオフィスは利益を生まない「非生産部門」と見られがち。効率化が必要とわかっていても、営業やマーケティングなどに比べるとDXが後回しにされがちです。
そこで今回は、担当者の方がスムーズにシステムを選べるように、自社に合ったシステムの選び方・ポイントを、おすすめのシステムを交えつつ、わかりやすくご紹介します。
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前項の通り、最近では中小企業向けに機能を拡充するだけでなく、導入サポート面でも手厚い経費精算システムが増えてきました。その中で、実際にどのように経費精算サービスを選べばいいのでしょうか。業務効率化の観点で比較・検討する際のポイントをご紹介します。
効率化すべき業務は主に二つに分けられます。「経理担当者の作業」と「一般スタッフの申請作業」です。ほとんどのサービスはどちらの機能も備えていますが、それぞれに強みやメリットがあります。機能を抑えて低コストで提供するシステムもあるため、まずは自社の優先課題を洗い出すことが必要になります。どのようなフローを改善するか、以下の項目を参考に検討してみましょう。
経理担当者の作業効率化を図りたい場合には、主に以下の3点の充実度をチェックするようにしましょう。
勘定科目ごとに記帳をするための仕分け、集計の作業は、経理の手作業の中でも最も手間がかかるものの一つ。経費精算システムでは、申請者が作成した申請書をそのまま仕分けデータにできるものが多くあります。会計ソフトに入力する手間が省け、仕分けを自動化できるようになります。
FBデータ（ファームバンキングデータ）の自動出力機能があるシステムを使用すると、経費精算の結果が全銀フォーマットに落とし込まれ、立替経費の振り込み作業を効率化できます。外注費への活用も可能です。また、「経費BANK」のように、手数料自動差引機能を備えたシステムであれば、振込元口座と取引先口座の情報から手数料を算出し、支払額から差し引いてFBデータを作成することも可能です。
システムを無理なく導入するためには、伝票フォーマットや承認フローを自社の運用スタイルに合わせて柔軟に設計ができることが重要です。専門知識や追加コスト不要で、カスタマイズできるシステムであれば、システム会社を介さずに、実務者が業務に即した内容で随時調整していくことも可能です。
経費を申請する際の負担軽減ポイントは、いかに従業員による手入力・転記を削減するか、という点にあります。
たとえば、領収書読み取り機能（OCR）を備えたサービスであれば、スマホで領収書を撮影するだけで、金額や取引先、受領日が自動入力されるため、入力の手間やミスが大幅に削減できます。外出先からその場で申請できるので、領収書を溜め込むこともなくなります。また、交通費が多く発生する企業では、交通系ICカードを読み取り、支払い履歴からデータを抽出するものや、「駅すぱあと」乗換案内などと連携し、出発駅・目的駅を入力するだけで料金を自動的に計算されるものが便利です。
OCRや乗換案内連携機能を備えたものとしては、「BIZUTTO経費」や「Spendiaクイック導入版」などが挙げられます。定期区間金額の自動控除など区間の重複を避ける機能も備えているため、営業の交通費精算などにも有用です。その他、タクシーの利用も多い場合には前述の「Concur Expense Standard」のように、タクシー配車アプリと連携して、経費精算の際にタクシーの利用日や金額などの入力が不要となるサービスがおすすめです。
また、コーポレートカード連携できるサービスであれば、精算データを自動で読み込みシステムに反映できるため、入力や現金立替の手間が不要となります。「クレジットカードは紛失や不正利用が心配」という場合は、チャージされたプリペイドカードを従業員に付与する「SmartGo Staple」のようなサービスがおすすめです。雇用形態に関係なく全社員に配布でき、一定額をチャージするだけで申請業務そのものをなくすことができます。
経費精算システムは、前述した効率化したい業務内容に加え、コストや経費精算以外の業務との連動も選定のポイントになります。これらを比較する際の検討材料をご紹介します。
中小企業の場合は特に、スモールスタートで導入したいこともあるでしょう。企業のスケールに合わせて、ID数を小単位でも増加できるサービスであれば無駄なコストをかけずに利用できます。たとえば、前述の「経費BANK」では、月額 330円/ID（最小の10 IDで3,300円。税込）から導入することが可能です。
経費精算システムの中には、「タクシー利用の理由」や「飲食費の内訳」など、社内規定を自動でチェックしてくれる機能を備えたものがあります。規定設定により、規定違反のチェックや質問・回答のフローを削減できます。
規定は管理者が設定し、規程外の申請にアラートを出したり、規定に沿ったものではない場合に提出できないようにしたりできます。
経費精算システムを導入する場合、自社で利用している会計システムと連携させるものを選ぶと、精算以外の経理業務の手間を大幅に省けます。多くの経費精算システムはCSVでファイルをインポートすることができますが、システム間をつなぎ合わせるAPI連携機能を備えるものを選べば、フローそのものを自動化できます。さらに、勤怠管理システムや人事・労務管理システムと連動できるサービスを利用すれば、バックオフィス業務全般の効率化も進みます。
「事業規模や社員数に見合ったコスト」でご紹介した通り、自社に導入した場合、いくらになるのかは重要なポイントです。ここでは50名で利用する場合を例にいくつかの参考価格をご紹介します。
次のように月額15,000円～40,000円くらいが目安となります。初期費用については基本料金のみであれば発生しないサービスが多いです。
それではここから、中小企業向けの経費精算システムをいくつかご紹介します。まずは経理業務の効率化に強みのあるサービスを見ていきましょう。
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(出所：経費BANK公式Webサイト)
10 ID単位、月額3,300円から使えるクラウド型の経費精算システム。定期区間の控除もできる「駅すぱあと」を標準搭載。交通系ICカードの読取機能を使えば、交通費の精算が素早くできる。
出張費や交際費にも対応しており、会社のルールをシステムに組み込んで手当の設定や交際費の単価計算が可能。その他、カード明細を自動連携できるコーポレートカード連携機能や、部門や役職に合わせて承認ルートが設定できる機能、FBデータ作成機能、直感的な操作でオリジナルの伝票フォーマットが作成できる機能など、経費の申請から決裁、振込、仕訳の作成までの全てに対応した機能が充実。
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（出所：マネーフォワード クラウド経費公式Webサイト）
経理や人事労務など、バックオフィスのさまざまなデータを連携するクラウドサービス「マネーフォワードクラウド」の経費精算システム。APIを利用して、会計システムと接続し、従業員、部署、プロジェクトなどの各マスタとの同期や仕訳データの連携ができる。LINE Payなどを利用して従業員にキャッシュレス送金できる機能や、従業員にカードを配布した上で、リアルタイムに利用金額などをコントロールできるカードコントロール機能を備える。スマートフォンアプリで申請者が移動時間などに作業することも可能。
また、電子帳簿保存法に対応しており、電子データが改変されていないことを証明するタイムスタンプが付与される。
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（出所：ジョブカン経費精算公式Webサイト）
バックオフィス業務を効率化するクラウドサービス「ジョブカン」の経費精算システム。10,000社の導入実績を誇る。承認フローが特徴的で、使途や金額など、申請時に入力された項目によって、承認経路が自動的に調整される。承認における進捗のアラートは、メール、Slack、ChatWorkに通知でき、どこでストップしているかを把握することも可能。
連携するサービスは多彩で、「乗換案内Biz」での交通費計算、Googleアカウントでのログイン、Amazonビジネスの購入履歴のインポートなどもできる。
(出所：ジンジャー経費公式Webサイト)
人事、給与計算、勤怠管理からコンディション管理に至る幅広いプラットフォームを持つジンジャーの経費精算版。シリーズのシステムとの組み合わせによって導入効果の最大化が期待できる。勘定科目、補助科目、内訳、税区分を設定でき、申請時に承認と同時に自動仕分けが行われる。
管理画面、申請者画面ともに使いやすさが重視されており、両方がスマートフォンにも対応。スマートフォンからのレシート添付や「乗換案内」との連携、定期区間の控除など、基本機能を網羅していることも強み。
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（出所：楽楽精算公式Webサイト）
幅広い業界・業種で豊富な導入実績を持つ経費精算システム。プログラミングなしで画面をカスタマイズできることが特徴で、従来の申請書や会計ソフトと連携したレイアウトを再現できる。
自動仕訳、法人クレジットカードとの連携、規定違反チェックなどのフローなどにも対応し、高頻度のバージョンアップで機能追加や操作性の向上が随時行われることも魅力。レート換算した金額で精算できる海外出張精算や、取引先からの請求書に対する支払いの管理も可能。
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次に、申請作業者の負担軽減に強いシステムを紹介します。
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（出所：Concur Expense Standard公式Webサイト）
世界での利用が8,000万を超える経費精算システム。法人クレジットカード、PayPayなどのスマホ決済アプリ、交通系ICカード、タクシー配車アプリ、宿泊施設予約サイトなどと連携し、あらゆる経費の自動取り込みができることが特徴。
接待費の精算で必要となる同席者情報を入力するため、名刺情報管理サービス（Sansan）とも連携しているなど、外部サービスとの連携に積極的であるため、業務内容の幅が広い会社にもおすすめ。
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（出所：TOKIUM経費精算公式Webサイト）
領収書をスマートフォンで撮影して、専用ポストに投函するだけで経費申請が完了することが特徴。領収書原本の回収、点検、保管、廃棄を代行してくれる。データベースと目視によるチェックで領収書のデータ化精度は99%以上と極めて高い。追加オプションなしで、電子帳簿保存法に対応の他、クレジットカード明細やSuica・PASMOを自動連携することも可能。
利用ID数での課金ではないため、経費精算の頻度にかかわらず、全従業員にIDを付与できる点も魅力。IDを持たない従業員のために従来の経費精算フローを残す必要がなくなる。
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（出所：SmartGo Staple公式Webサイト）
サービス利用継続率99%以上の経費精算システム。最大の特徴は、モバイルSuica、法人用プリペイドカード、経費精算システムが一体となった「Staple カード」。従業員は必要な金額を上長にチャージしてもらうだけで物品などを購入できるので、仮払いや立替そのものが不要となる。
Stapleカードは利用履歴の経費レポート化にも対応しており、精算はスマホで領収書を撮影するだけで完了。従業員リソースの最適化を図りたい会社に最適。
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（出所：Spendiaクイック導入版公式Webサイト）
大企業で実績豊富な「Spendia」の機能を絞り、中小企業でも使いやすいように標準モデル化した経費精算・ワークフロー。iPhone・Androidアプリの他、Webブラウザからも利用可能。
交通費は「駅すぱあと」と連携して経路と料金を自動入力（定期区間控除）。紙の領収書もスマホで撮影すればOCRで取り込んで自動入力可能。ワークフローは3段階の申請に対応。充実のオンラインサポートを受けつつ、最短2ヶ月というスピード導入も可能。
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（出所：BIZUTTO経費公式Webサイト）
使いやすさと業務を効率化する豊富な機能、無駄のない価格体系が特長のクラウド経費精算サービス。誰もがマニュアルを見ることなく利用できる直感的なUIと入力ミスを防ぐ設計にこだわり。
LINE社の高精度読み取り技術「CLOVA OCR」の活用によって、スマホでレシートを撮影するだけで自動入力が完了。明細が多い場合でも、まとめて申請できる。その他、企業の運用に合わせた申請・承認ワークフローや電子帳簿保存法、キャッシュレス決済に対応したオプション機能など、経費精算業務を効率化する機能が充実。最少10名からの契約が可能で、以降はユーザー数に応じた料金設定。組織規模に合わせて無駄なく利用できる。
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有料サービスを使う前に、無料で使えるサービスがあれば、まずはそれを使い始めてみたい、という方向けに無料で使える経費精算システムをご紹介します。
（出所：ビズトラ公式Webサイト）
期間やユーザー数に関わらず、無料で使える経費精算システム。出張手配・管理サービス「AI Travel」を開発する同社が提供するシステム。「脱Excel・脱手作業」がコンセプトなので機能は、経費や交通費の登録・申請・承認に絞られている。とはいえ、交通費精算では、定期券の区間が考慮される、承認では上長と経理担当者を含めた多段階承認など、役立つ機能が盛り込まれている。
2022年1月から改正電子帳簿保存法が施行されるなど、経理業務のデジタル化は、今後も法的整備が進む見込みです。社会変化に伴うリソースの最適化は、長期的に見ると企業活動の存続に関わる死活問題になりかねません。
経費精算システムを導入するにあたっては、「経理業務の効率化を図りたいのか？ 従業員の申請業務を効率化したいのか？」「自社の業態において、どのポイントがもっとも効率化につながるか」「コストにおける無駄はないか」「経理以外の業務といかに連動させるか」など、多角的に比較・検討をする必要があります。
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経費精算システムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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