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経費精算システムの比較13選!従業員の時間削減に効くのは?

経費精算システムの比較13選!従業員の時間削減に効くのは?

2020-09-10

領収書の管理に加え、毎回月末には大量の経費精算や伝票処理に追われてお困りの方へ、経費精算システムのメリットや比較のポイント、機能、おすすめのサービスをご紹介します。入力も管理も簡単な経費精算システムを導入することで、入力する側の各従業員も、管理する側の経理担当者も、どちらも負担が減るため、忙しい月末月初に別の業務に時間を充てることが可能になります。

目次

経費精算システムの比較表

経費精算システムの機能比較表(計34項目で調査)を主要11サービスを対象に作成しています。サービス選びにお役立てください。

経費精算システム_機能比較表_イメージ

経費精算システム 機能比較表(11システム)

経費精算システム

経費精算システム 機能比較表(11システム)

経費精算システム

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経費精算に従業員が時間をとられる理由

大企業でも個人経営でも、役員から新入社員まで、全ての企業において必要となってくる経費精算処理。多くの方がついつい後回しにしがちです。この煩雑な作業を速やかに終わらせることができれば、気持ちが晴れやかなだけでなく、決算の早期化や残業削減、広く言えば働き方改革につながるとも言えるのに、なぜかついつい後回しになってしまいます。経費申請者・承認者も経理も経費精算処理において、時間が取られてしまうことが大きな要因です。どのように時間が取られてしまうのか、理由を具体的に3点見ておきましょう。

  • 領収書などの入力作業がとにかく大変

何より一番の理由として、入力作業が煩雑で大変という点が挙げられます。まずは紙で保管している領収書やレシートの整理はもちろんのこと、オンライン決済を立て替えている場合などは購入履歴画面から領収書を印刷する作業も必要となります。そのあとに一つ一つ、品名や金額、日付を確認しながらExcelなどへ入力する作業があります。

その都度やれば溜まらないのは頭では分かっていますが、いちいちこの作業をやりたくないためまとめて処理しようとし、つい月末まで溜めてしまう、そして月末の締め切り前は、業務の締め切り(営業なら月末の追い込み等)とかぶって、さらに大変になってしまう、という方も多いでしょう。そのためどうしても、経費精算作業は負担の多い業務と思われがちです。特に、外出の多い営業マンなど、移動が多く忙しい人ほど、レシートとにらめっこして会社のPCで会計ソフトに入力をする作業は負担が大きいとも言えます。

  • 正確な入力が必要

次に、金額や日付など、正確な入力が求められるので負担、という点もあります。例えば交通費であれば、移動区間を調べて正しい金額を入力する必要があります。ICカードの利用有無によって料金が異なる上、通勤の定期券で移動できる範囲では、定期券が利用できることによる減額分を引く必要があるため、インターネットで検索した通りの金額になるわけではありません。また、接待や会合の精算の場合は、どの科目にするか知らないと間違えてしまい、やり直しになってしまいます。

  • 承認作業が必要

最後に、自分だけで完結せずに上司の承認が必要なため、面倒・手間と感じてしまう、といった理由が挙げられます。一般的に経費精算は各種規程に定められた通り、申請内容を上長が承認する必要があり、直属の上司だけでよい場合の他に、金額や内容によってはもっと上層部まで承認をもらわないといけないケースもあり、複雑な点も心理的ハードルを上げています。出張の多い上司ばかりだと、承認完了まで何日もかかる可能性がありますし、それを督促する経理担当者も負担となっています。また、購入する前に、事前に稟議フローで申請して承認を得てから発注・購買するケースでは、稟議作業も必要となります。

以上のように、「入力が煩雑な点」「正確性を求められる点」「承認の手間」がネックとなり、経費精算の作業に時間と手間が取られてしまっているのです。

 

経費精算システムのメリット

さて、前項で経費精算処理が面倒な理由を具体的に洗い出してみましたが、経費精算システムを導入することで、これらの問題点・負担が解消されるのでしょうか。経費精算システムを導入した際のメリットは大きく3点あげられます。

  • 入力の手間削減

ICカードやクレジットカードと連携することで、自動的に金額が経費精算システムに取り込まれる機能を利用すれば、個別に入力する手間が省けます。連携せずとも、ほとんどの経費精算システムには乗換検索ソフトが搭載されているため、乗降駅名を入力するだけで金額が入力され、わざわざインターネットで金額を調べる手間が減ります。

また、紙の領収書の場合でも写真撮影することで、OCRで文字や数字を認識して入力を手助けしてくれるものや、オペレーターが代理入力してくれるタイプもあります。

それらの機能を利用せずとも、まずスマホで気軽に経費精算システムを操作できるようになるため、外出の際にさっと入力を済ませる機会が増え、今までのように月末まで溜め込んでしまうことは減るでしょう。

  • 自動入力による正確性アップ

正確性に関しても、経費精算システムの機能を利用すれば、駅名を入力するだけでも、ICカードを連携させても、正確な金額が入力されるため安心です。特に交通費については、あらかじめ定期券の区間を登録しておくことで、定期券適用後の運賃を自動計算されるため便利に使うことができます。

  • ワークフロー機能による内部統制の強化

経費精算システム上でワークフロー機能を利用することで、紙に捺印をもらうよりも格段にスムーズに承認を進めることができます。承認者が外出や出張中でも、インターネット環境があれば経費精算システムにアクセスし、承認をしてもらえるため、帰社を待たなくてよくなるからです。また、どこで止まっているかが分かるため、催促もスムーズになります。楽になる、早くなる、といった面だけでなく、誰の承認で購入したのか、出張に行ったのか、といったことが明確に分かるため、内部統制の面でも安心です。

以上の3つのメリットから、前項で洗い出した入力の手間、正確性、承認のややこしさといった、経費精算処理においてネックだったポイントをカバーできそうなことが分かりました。

その他にも、ペーパーレス化、会計ソフトとの連携、振り込みデータの自動作成、修正・差し戻し時がスムーズになる、等のメリットも合わせて期待できます。

 

経費精算システムの比較のポイント

さて、経費精算システムを利用すること、手作業に比べて格段に経費精算処理の負担が減ることが分かりましたが、実際に導入するとなると、どのような点に気を付けて選んだら良いのでしょうか。経費精算システムを選ぶ際のポイントを3点ご紹介します。

  • 領収書などの入力作業の効率化方法

まず、入力するという作業をどのくらい効率化できるか考えて機能を見比べ、システムを選ぶとよいでしょう。具体的には、SuicaなどのICカードやクレジットカードを連携できるかといった点や、定期券区間を適用して運賃を入力できる機能、移動区間の自動入力などです。また、レシートの読み込みで言えば、スマートフォンのカメラで撮影するだけでスキャンして読み取った後に自動入力してくれるタイプの他、中には撮影したものをオペレーターが入力代行してくれるタイプもあります。

様々な機能がありますがが、結局自社ではどれを使うかの判断が重要となります。経費精算のためにICカードを配ることまでするのか、などの判断の上、必要な機能を持つシステムを選ぶとよいでしょう。

  • 経費精算システムで効率化したい業務範囲のカバー具合

交通費精算だけなのか、立替経費は全般なのか、出張管理予約も必要かなど、自社によって必要な範囲を把握しておくことが大切です。立て替えて精算する機会が多いのであれば、クレジットカードやECサイト等との連携機能に強みをもつシステムが有効です。

また、社内稟議も範囲に含めるのかも検討しておきましょう。社内にワークフローシステムがあればその利用で問題ありませんが、なければ経費精算システムのワークフローの利用も検討すべきなので、その機能を実装しているかで選ぶこともできます。逆に、組織がシンプルな場合で承認処理に困っていないようなら、無理にその機能を選ぶ必要はありません。

  • 各種規程への対応範囲と対応方法

各種規程にどこまで対応可能か、対応できる場合は設定の自由度やカスタマイズ可否をあらかじめ調べておきましょう。旅費規程などが複雑な場合はカスタマイズ対応が必須になります。それほど規程が多くなく、予算を抑えたい場合は自社で設定していくことが多いため、プログラミングなしで画面上からカスタマイズできるシステムが適しています。各種規程が複雑でカスタマイズ項目が多い場合はカスタマイズ対応を提供会社にお願いした方が効率的な場合もありますので、コスト面と照らし合わせて選ぶとよいでしょう。

 

経費精算システムの特徴的な機能

経費精算システムの主な機能は、精算金額・項目の手入力や連携による自動入力から、振り込みデータ作成までの流れですが、その中におけるシステムごとの特徴的な機能もあります。知っておくとシステム選びの際の参考になるため、いくつかご紹介します。

入力時における特徴

前述のとおり、領収書はスマホカメラで読み取ってOCRにより自動入力されるものや、オペレーターが目視で代理入力するものの他、連携の面で様々な特色があります。また、電車の運賃の計算は、駅名を選べば自動で計算されるタイプが主流ですが、スケジューラー連携タイプもあります。

  • 航空券やホテルなどの予約・手配機能・・・出張の多い職場向け
  • 航空会社サイトとの連携機能・・・出張の多い職場向け
  • 指定した日の為替レートへの自動変換機能・・・海外出張の多い職場向け
  • クレジットカードとの連携機能・・・飲食代や購入など立て替えが多岐にわたる場合向け
  • AmazonビジネスなどのECサイトの購入データ連携機能・・・物品の購入が多い場合
  • 燃料費自動計算機能・・・営業車や自家用車での移動が多い職場向け。走行距離からガソリン代支給額を自動計算。
  • タクシー配車アプリの乗車明細と連携機能・・・タクシー利用が多い場合
  • スケジューラー連携機能・・・スケジューラーと連携し、スケジュールを入力する段階で、訪問先への経路を入力することで、自動で経費精算される。

 

承認・管理時における特徴

内部統制強化の面でも、チェックの手間を減らす、各従業員からの質問を減らすという点でも、承認・管理の際に活かせる機能があります。

  • 社内規定自動チェック機能・・・事前に設定しておくことで、社内規定にそぐわない申請を自動チェックする機能。例えば、1人あたりの金額が5,400円を超えるものは交際費を選択していないと申請不可とする、タクシー利用の際に、備考に理由の記述がなければアラートを出す、など。
  • コメント機能・・・申請に対してコメントをつけられるコメント機能を持つタイプなら、確認や修正の依頼の際に、別途メールや社内SNSで説明をする必要なくスムーズなコミュニケーションが図れる。
  • チャットボット対応機能・・・経理担当者が質問される機会が減り、申請から承認までのスピードアップと同時にミスの削減が期待できる。

 

主な経費精算システム

おすすめの経費精算システムを13システムご紹介します。ここでご紹介している経費精算システムの多くは中小企業のご利用にも適しています(SpendiaとWiMS/SaaS経費精算システムは中堅・大企業向け)。

ご紹介の中でも特徴的なのは「Staple」です。プリペイドカードを従業員に配布して、チャージした金額だけ支払いできる方式。利用履歴で経費申請できるので、申請作業が大きく軽減され、仮払い・現金授受なども不要です。

「Councr Expense」は、中堅中小企業向けと大企業向けの両方があり、主要な機能や分析機能は一通り網羅していることから、多くの企業の候補になります。

「Dr.経費精算」は、撮影した領収書を郵送すると、入力確認、原本突合や原本保管などを代行して行ってくれるため、申請業務も経理業務も効率化したい場合に有力な候補になります。

「楽楽精算」は既存の申請書のそのままの活用や、会計システムとの連携のために必要な項目設定を管理画面上でプログラミングなしに行えるので、現在の業務を大きくは変えずにシステム側で柔軟に対応したいという企業に向いています。「マネーフォワード クラウド経費」は、会計ソフトにマネーフォワード クラウドを利用している場合、利用料金や会計データの連携の面で向いています。「rakumoケイヒ」は、Googleカレンダーに記載した予定(出発地・目的地)から自動的に交通費申請などを作成できるのが強みです。

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楽楽精算(株式会社ラクス)

楽楽精算

(出所:楽楽精算公式Webサイト)

6,000社以上の導入実績。申請からワークフローでの承認、経費処理までクラウドで完結。会計ソフトの仕様に合わせたデータ出力や、既存の申請書に合わせたカスタマイズなどをプログラミングなしで管理画面上で行える。申請時の規程違反チェックなど申請者や経理担当者の負担を軽減する機能も備える。

  • 特徴的な機能:社内規程に合わない申請を自動チェック機能。汎用ワークフロー。
  • 経費精算の範囲:交通費精算のほか、出張旅費や一般経費対応。
  • 主な入力手段:交通系ICカード。路線検索連携。OCRによる領収書読み取り。連携しているクレジットカード(法人カード)の明細取り込み。
  • 料金体系:初期費用100,000円 + 月額30,000円~。

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Staple(クラウドキャスト/NTTコミュニケーションズ)

staple

(出所:Staple公式Webサイト)

クラウドキャスト株式会社が提供し、NTTコミュニケーションズ株式会社が販売の、従業員による立替や、経費精算作業そのものを限りなくゼロに近づけることを目的とした経費精算システム。「グッドデザイン賞」を受賞した洗練されたインターフェイス、スマートフォンアプリの操作性に定評があり、サービス利用継続率99%以上を誇る。

国内初、経費精算サービス一体型法人プリペイドカード「Staple カード」は国内外のVisa加盟店で使え、「Staple」との一体化により、リアルタイムチャージや、利用履歴の経費レポート化、チャージリクエスト、ロック機能など、PCやスマートフォンアプリから利用できる。電子帳簿保存法対応で、アプリから領収書やレシートを撮影すると、タイムスタンプが付与され証憑化。リーダーアプリで交通系ICカードの利用履歴を読み取り交通費精算可能。Slack やChatworkと連携しており、Slack 内で申請内容を確認し、承認処理ができる。

  • 料金体系:月額600円(スタンダードプラン)~

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Concur Expense(株式会社コンカー)

Concur Expense 公式Webサイト

(出所:コンカー公式Webサイト)

国内では中堅中小企業から大企業まで1,000社以上、世界では6,600万以上に利用されている経費精算システム。コーポレートカード、スマホ決済アプリや交通系ICカードによる支払い情報の自動取り込みやスマホアプリを用いた領収書撮影による入力に対応。経費精算の申請から承認までもスマホアプリで行える。

また、タクシーアプリ、宿泊予約サイトや名刺情報管理サービスなどの外部サービスと連携しており、それらから自動的に支払い情報を取り込めるのも特徴。

  • 特徴的な機能:スマホ決済アプリ連携、外部サービス連携
  • 経費精算の範囲:交通費・一般経費のほか、出張の予約・申請はConcur Travelで対応。
  • 主な入力手段:路線検索連動、交通系ICカード、クレジットカード、外部サービス、領収書OCR読み取りなど
  • 料金体系:中小企業向け 29,000円(50ユーザー。初期費用ゼロ)~

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Spendia(TIS株式会社)

Spendia

(出所:Spendia公式Webサイト)

精算処理のみでなく、国内・海外出張手配、会食・設定手配などの申請・手配、キャッシュレス決済、出張経費精算などの支払・精算、経費実績管理・分析、締日管理・監査対応などの分析・連携など幅広く対応した経費精算システム。スマホのみで申請から承認まで完結する点が強み。RPA、人事管理システム、会計ソフト、出張予約、法人クレジットカードなどと連携可能。電子帳簿保存法対応。

  • 特徴的な機能:チャットボットによる対話型AI出張申請。
  • 経費精算の範囲:交通費の他、出張、一般経費の精算も。
  • 主な入力手段:路線検索連動、交通系ICカード、クレジットカード、予約/請求書等と連携、領収書OCR読み取り。
  • 料金体系:月額利用料600円~/ユーザー(スタンダード)

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WiMS/SaaS経費精算システム(株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジー)

WiMS/SaaS経費精算システム(出所:WiMS/SaaS経費精算システム公式Webサイト)

WiMS/SaaSシリーズの他システムと連携すると相互入力やチェックの負荷が軽減される。グループ会社を跨いだ取引の入力が可能な点も特長で一気に導入する際は選択肢に。スマホ・タブレット利用可。

  • 特徴的な機能:自動規程チェック、海外出張精算(外貨建円貨精算)
  • 経費精算の範囲:路線検索連動、交通費の他、出張、一般経費の精算も。
  • 主な入力手段:交通系ICカード
  • 料金体系:月額利用料290円/ユーザー。

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Dr.経費精算(株式会社BearTail)

Dr.経費精算

(出所:Dr.経費精算公式Webサイト)

500社以上に導入実績のある、入力後の領収書管理まで任せられる点が人気の経費精算システム。領収書・レシートをスマートフォンで撮影するだけで、データベースと目視チェックで、99.9%の精度でデータ化できる、高精度な自動入力機能に定評あり。領収書の撮影後、専用ポストに入れることだけで、領収書を回収、経費申請に対応する領収書原本がちゃんと投函されているかの全数点検、保管までの工程を全て代⾏してくれる。経理に一枚も領収書が回ることなく、経費精算の紙類の承認・管理の工程を大きく減らすことができるため、テレワークやペーパーレスの実現に強み。

利用ID数に上限がないため、全従業員にIDを付与することが可能。

  • 料金 月額6万円~。
  • 初期費用30万円~。

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ジョブカン経費精算(株式会社Donuts)

ジョブカン経費精算

(出所:ジョブカン経費精算公式Webサイト)

累計導入実績60,000社超のバックオフィス業務を効率化するクラウドサービス「ジョブカン」シリーズの経費精算システムで導入実績10,000社。電子帳簿保存法対応。スマホアプリ対応。英語切り替え可能。

  • 特徴的な機能:コメント機能。多彩な通知機能(申請や承認がされた際の通知や期限の迫っている件のアラートはメールだけでなく、チャット(Slack・ChatWork)にも通知されるため、スピーディに進む)。
  • 経費精算の範囲:交通費精算のほか、出張旅費や一般経費対応。
  • 主な入力手段:路線検索連動、交通系ICカード連携。
  • 料金体系:月額利用料400円/ユーザー

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MoneyForwardクラウド経費(株式会社マネーフォワード)

MoneyForwardクラウド経費

(出所:MoneyForwardクラウド経費公式Webサイト)

会計ソフトを中心にバックオフィス業務ソフトを展開するMoneyForwardシリーズの経費精算システム。幅広い連携が強み。スマホアプリ対応。電子帳簿保存法対応。

  • 特徴的な機能:他サービスとの豊富な連携。
  • 経費精算の範囲:交通費精算のほか、出張旅費や一般経費対応。
  • 主な入力手段:OCRによるレシート読み取り(手書きの領収書はオペレーター代行入力)、交通系ICカード、クレジットカード、ECサイト、航空会社サイト、タクシー配車アプリ、路線検索等との連携、自動車燃料費精算。
  • 料金体系:月額利用料500円~/ユーザー

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eKeihi(イージーソフト株式会社)

eKeihi

(出所:eKeihi公式Webサイト)

誕生から20年以上、導入実績2,300社超の経費精算システム。電子帳簿保存法対応。スマホ、タブレットアプリ対応。英語対応。

  • 特徴的な機能:Amazonビジネスとの連携。
  • 経費精算の範囲:交通費精算のほか、出張旅費や一般経費対応。
  • 主な入力手段:交通系ICカード連携。OCRでのレシート読み取り。路線検索連携。
  • 料金体系:クラウド型 月額29,000円~(50名だと一人あたり580円。増えるごとに安くなる。例:300人だと89,000円で一人あたり297円。)オンプレミス型は初期費用650,000円+保守費用72,000円/年。

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rakumoケイヒ(rakumo 株式会社)

rakumoケイヒ(出所:rakumoケイヒ公式Webサイト)

導入実績1600社、G Suite™ との連携に強みをもつ経費精算システム。電子帳簿保存法対応。

  • 特徴的な機能:スケジューラー連携機能。
  • 経費精算の範囲:交通費精算のほか、出張旅費や一般経費対応。
  • 主な入力手段:スケジューラーからの取り込み、路線検索連携。(IC カードは対応外)
  • 料金体系:月額300円/ユーザー。

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ハイ!経費(株式会社オフィス24)

ハイ!経費

(出所:ハイ!経費公式Webサイト)

1名から利用できる低価格の経費精算システム。スマホ対応。チケットや予約手配、クレジットカード連携、電子帳簿保存法、スマホアプリは今後対応予定。

  • 特徴的な機能:1名から、最短1日から利用開始可能。
  • 経費精算の範囲:交通費精算のほか、出張旅費や一般経費対応。
  • 主な入力手段:交通系ICカード。経路検索連携。
  • 料金体系:初期費用1,000円 + 月額300円/ユーザー。

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J’s NAVI NEO(株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ)

J’s NAVI NEO

(出所:J’s NAVI NEO公式Webサイト)

JTBが運営する、出張・経費管理に強みを持つ経費精算システム。導入実績400社以上、ユーザー数60万人以上。出張申請と同時にオンラインで航空機・新幹線・ホテルなどの、国内外のチケット手配が可能。予約情報は申請書と連携し、実績データは精算書に取り込むため、申請・精算業務の負担軽減。

  • 特徴的な機能:チケットや予約手配ができる点。
  • 経費精算の範囲:出張に関する経費精算だけでなく、近隣交通費や交際費など、日常的な経費の精算も対応。
  • 主な入力手段:システム内の予約データとの連携の他、ICカード、コーポレートカード、スケジューラーなどとも連携可能。
  • 料金体系:初期費用300,000円 + 月額40,000円~。

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旅費交通費精算Web(株式会社ヴァル研究所)

旅費交通費精算Web

(出所:旅費交通費精算Web公式Webサイト)

乗換検索ソフト「駅すぱあと」の運営会社が提供する旅費・交通費に特化した交通費精算システム。インターネット上で経路検索から申請、承認まで行える。スマホ対応。

  • 特徴的な機能:路線図から検索できる点。路線バス情報が充実している点。
  • 経費精算の範囲:交通費・旅費。
  • 主な入力手段:システム内での検索データの他、ICカード連携。
  • 料金体系:初期費用なし。年額2,640円/人。契約は最少5人から。

詳細はこちら

まとめ

経費精算システムについて、メリットや比較のポイント、機能、おすすめのサービスをご紹介しました。経費精算システムは利益を生むわけではなく、バックオフィス業務の中でも会計ソフトなどほど必須なわけではありません。Excelで続けようと思えば続けられるものです。しかし、多くのサービスで、「かかる時間が10分の1」「80%削減」などと謳っているように、経費精算システムを導入することで多くの手間や負担が減らせるのは明白です。明確な形で、従業員も管理職も経理担当もが手間と時間を減らせる経費精算システムを導入することが、働き方改革が声高に言われている今、実現への近道と言って間違いないでしょう。

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経費精算システム 機能比較表(11システム)

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