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経費精算システムのメリットとは?導入すべき理由や目的別選び方

経費精算システムのメリットとは?導入すべき理由や目的別選び方

2019.03.30

経費精算を楽にするために経費精算システムの利用は有効そうですが、他の手段でもできるので、費用をかけてまでやるのかで悩むこともあります。でも導入メリットを踏まえると、使うべきです。どのような時になぜ使うべきかをご紹介します。

目次

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経費精算システムとは?

経費精算システムとは、経費精算を行う上で必要な申請、チェック、承認などの業務を効率的に行うためのシステムです。対象としては、経費精算(物品購入や交際費)、交通費精算、出張精算などがあります。単にエクセルや紙伝票をWebに置き換えただけでなく、写真撮影機能やICカード連携による入力など、自動化の機能拡充も進んでいます。

領収書をスマホなどで写真撮影して入力するスキャン機能や、ICカード連携による入力など、自動で入力される機能が充実してきています。

入力が自動化されることにより、楽になるだけでなく、入力間違いや虚偽の申告の見落としなどといった不正の防止にも一役買っています。

クラウド型のサービスが主流となり、移動中の出先で、スマホ上で経費精算の処理ができます。ついつい後回しに月末に溜めてしまっていた経費精算を手軽に行えるため、利用する従業員にもチェックする経理にも、双方に便利で有効、業務効率化につながるシステムといえます。

特に、平成28年の法改正により、スキャン保存が広く可能になったため、領収書の写真撮影による自動入力機能は入力が楽になり間違いが減ると同時に、電子保存できるようになり管理面でもメリットにつながるため、注目を浴びています。

 

経費精算システムを導入すべき理由とは?

次の3つの理由により経費精算システムを導入すべきです。

  1. 申請作業の時間削減(特に交通費)
  2. 経理業務の負担軽減
  3. 申請者と経理間のコミュニケーションによるストレス軽減

次項の「経費精算システム導入のメリット」でご紹介しているように、メリットはいくつもありますが、数十名規模ではじめて経費精算システムを導入する場合はこれら3つの理由が多いです。

経費精算業務については申請する側も受け取る側も作業が多いだけでなく、「忙しくても期日までにやらなければならない」「細かいミスも避けなければならない」「遅いと申請を督促しなければならない」のように無駄に気を使う場面も多いです。申請者も経理側もお互いにできるだけ業務を効率化し、余計なことに気を使う必要のない環境づくりこそ重要です。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムの導入メリットは3つに大別できます。申請する全従業員にとって、それを受理して支払い処理をする経理にとって、また企業全体として、の順にご紹介します。

①申請者の入力の手間削減

  • 交通費精算の手間が軽減:特に定期券対応は助かる

経費精算システムを導入し、システム上で乗車区間を入れると、実際に乗車したルートを選択したうえで料金が自動で入力されます。わざわざインターネットの路線検索サービスで乗車区間を入れて検索し、一つずつ運賃を調べる必要がなくなります。手間が軽減されるだけでなく、調べ間違いをなくし、不正の防止にもつながるため非常に便利な機能です。

特に、定期券を利用している場合でも効果を発揮します。ほとんどの会社では定期券が適用された後の運賃で申請することになっていて、この計算に手間を感じている人も数多いでしょう。しかし、経費精算システムでは、あらかじめ定期券区間を設定しておけば、自動で定期券利用時の運賃が計算されるので、負担がかなり軽減されます。

  • カード情報の取り込み

連携されたSuica、PASMOなどの交通系ICカードを読み込んで入力するサービスもあります。

  • 領収書を写真撮影して入力業務を軽減

領収書・レシートを写真撮影し、OCRで文字認識して自動入力するサービスを利用すれば、入力の手間がかなり削減されます。ただし、自動入力される項目は日付、金額、支払先、といったものなので、それ以外の品目や「〇〇社△△氏との打ち合わせ」といった特記事項は当然手入力する必要があります。なかには、手書きの領収書をオペレーターが代行入力するサービスもあります。

今までは、伝票入力したり領収書を糊で貼ったり、といった作業が億劫で、ついつい月末まで溜め込んでしまうというケースも多かったかもしれません。また、オフィスでしかできない作業のため、外出の多い営業担当者などは後回しにしがちだったと思われます。しかし、経費精算システムを導入し、クラウドを利用することで、外出先や移動中などに簡単にスマホで写真撮影して申請することが可能になりますので、スピードアップを実感することができるでしょう。

写真撮影しての申請や、ICカード連携、スマホでの申請など、申請者にとっては入力しやすい環境になりそうです。手順が楽なだけでなく、煩雑な入力作業から解放され、心理面でもハードルが下がるので、入力の遅れや締め切りギリギリにまとめて提出するといった事態の軽減につながりそうです。

②管理系スタッフ(経理)の手間削減

  • チェックが楽になる

申請者側のメリットとして述べたこととリンクしますが、確認する経理側としても交通費精算ではあらゆるチェックが楽になります。特に、申請区間が定期券の区間でないかのチェックは一つ一つ調べなくてはいけなかったのが、経費精算システム上で定期券の利用区間を設定しておくことで、自動計算されるようになり、手間が大幅に削減されます。

  • 会計ソフトと連携

会計ソフトと連携しているシステムを利用すれば、改めて入力の手間がなく、非常に便利です。自動で仕訳され、勘定科目を決める必要もなく、手間の軽減といえるでしょう。

  • 振込データの自動作成

経費精算システムの利用により、振込データの自動作成でインターネットバンキングに取り込むだけになり、煩雑な振込作業からも解放されます。

  • 入力・申請ミスの対応がスムーズ

申請内容に不備がある場合は、システム上でコメントを書いて申請を差し戻すことでスムーズに対応できます。紙ベースの場合は伝票を持って申請者へ指摘箇所を伝えに行き、また承認を受ける、という手間で時間がかかっていましたが、スピードアップが見込まれます。

また、万が一金額に誤入力があり、経理側で修正した際は、修正して承認した旨を伝えればよいので、わざわざ申請者へ連絡しに行く必要もなくなります。

そもそも、経費精算システムを利用することで、金額の入力ミスというものが大幅に減るのではないでしょうか。交通費は自動計算され、領収書から自動取り込みすることもでき、またシステムによっては規定違反の申請は自動で承認エラーになるように設定できますので、間違った申請が経理まで上がってくる割合が、ぐっと減ると思われます。

  • 申請催促が楽になる

入力未完了者が抽出できるため、誰がまだ申請していないかが分かり、すぐに催促できるようになります。申請の承認はワークフローで行われるので、承認者が出張に行っていても対応できますし、滞っている場合はどこで止まっているかすぐにわかります。長期出張中の部長のデスクにある山積みの書類の束から引っ張り出して、権限委譲されている隣の部の部長にハンコをもらいに行く、などという面倒なことからも解放されますね。

  • ペーパーレス化の期待

電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、領収書を電子保存できるようになります。平成28年の電子帳簿保存法の改正により、2017年1月からスマホでの領収書の電子化が可能になりましたので、これまでの保存方法から変更していく企業が増えています。

紙管理から解放されると、膨大な紙ファイルの保管場所の確保が不要になるだけでなく、新たな保管時や7年間保管後の廃棄時、ちょっとした調べものの際に倉庫などの保管場所へわざわざ足を運ぶ必要がなくなり、その時間を別の業務に充てることができます。どこの会社でも、経理は他部署に比べて多くの保存書類に囲まれがちのため、その分ペーパーレスによる効果が見込まれます。

③内部統制の強化

  • ワークフローの活用

経費精算システムのワークフロー機能を活用することで、トラブルを未然に防ぐこともできます。例えば、社内ルールで、物品購入や出張に対して事前稟議が必要となっている場合、ワークフローを利用して事前申請を受け付けるようにすれば、誰の承認で買ったのか、出張に行ったのかが分からないという事態を回避できます。

経費精算システム導入のデメリットは?

それでは、経費精算システム導入におけるデメリットはあるのでしょうか。気になるところですが、一般的には、正直これといった大きなデメリットは見当たりません。ただ、注意点はいくつかあります。注意点を考慮せずにやみくもに導入してしまうと混乱を生む可能性がありますので、導入を検討する際にはしっかり頭に入れて対策をとっておきたいものですね。

以下に経費精算システム導入時の注意点・留意点をご紹介します。

  • 必ずしも入力の手間削減とは限らない

メリットの項で、申請者も経理サイドも手間削減とは書きましたが、必ずしもそうではないケースもあります。例えば、交際費申請として飲食代を精算する場合は、どの目的で誰とどこで飲食したのか等を一通り申請しなくてはなりません。OCRで自動入力される項目も限られていますから、手入力が必要です。期待したほど手間が減ってないなと思うこと、もしくは、どうせ手入力をするのなら、わざわざコストをかけてまでシステムを導入しなくてよい、と思うことがあるかもしれません。

申請画面に行きつくまでが複雑だったり、自社には不要な機能が多かったりすると、どうしても面倒と思われてしまいますので、画面の操作性は非常に重要です。それに使い方がわかりにくくて、経理やIT部門に使い方に関する質問が殺到なんて事態は絶対に避けるべきです。大して覚えなくても勝手に操作できると思えるものを選ぶことが大事です。

  • コストの問題

経費精算システムは利益を生まないシステムですが、経営陣も日々利用するため、比較的稟議の場で説明しやすいシステムかもしれません。とはいえ、決して安価なシステムではないので、他社事例をもとに「月初の経理担当者の残業時間が〇〇時間減らせる」などの費用対効果の説明は必要でしょう。

この点はシステム提供会社が知見や経験、成功事例を多く持っていると思いますので、費用対効果の出し方について相談するのも手です。

  • 会計ソフトとの連携

当然のことながら、会計ソフトとの連携を考える場合、自社のソフトとの連携ができるシステムを選ばなくてはなりません。どのシステムと連携できるとはいっても、データの範囲はどこまででどのような状態で渡されるのか等細かく詰めていくと、希望の通りに連携できないことも起こりえます。連携できない部分を別プログラムや手作業で埋めていくと後からますます大変になってしまうので、IT部門を巻き込んだ詳細な仕様詰めはやっておいた方がよさそうです。

他にも、セキュリティ面での不安要素や、社内での浸透方法や社内で変化を嫌がる人への対応、本当に必要な機能を備えているか、といった点も考慮しておかなくてはいけませんが、経費精算システムは概ねデメリットの少ない、非常に便利なシステムといえるのではないでしょうか。

 

経費精算システムの種類・選び方

経費精算システムの選び方を、導入する目的別にご紹介します。

  • 従業員の入力作業を効率化させたい場合

入力の際に手間やミスが軽減されるよう、領収書のスキャン機能やICカード連携対応などに強いものがオススメです。従業員の入力がスムーズになれば、多くの場合は申請を受理する側の経理にとっても時間や正確性の面でメリットがあるはずなので、社内全体の効率化につながるよう、慎重によいサービスを選べるとよいですね。

  • 仕訳対応や給与計算などの経理・総務作業の効率化の場合

自社で利用している会計ソフトとの連携面をポイントに選ぶのがよいでしょう。会計ソフトを提供している企業が展開している経費精算システムもあるので、調べてみてもよいかもしれません。

  • 経費精算の対象が絞られている場合

出張や交際費は一部の人のみで、ほとんどの人は交通費のみ、といった企業であれば、多機能タイプの経費精算システムでは無駄になってしまい、使いにくい可能性があります。

交通費精算に特化したサービスは多いため、交通費精算が主であれば、経路計算や定期券対応などの機能が充実しているものを選ぶとよいでしょう。経路探索サービスを運営している企業が提供している経費精算システムがいくつかあるので、その中から調べて選んでみるのも手です。

中には交通費と勤怠管理が一体化したもので、毎日の出退勤時に交通系ICカードをスマホやカードリーダーにタッチするだけで日々の交通費精算と、出退勤の記録がされる、というシンプルな機能のサービスもあります。

  • ワークスタイルに対応させる場合

例えば、外出する人が多く、PCよりは会社貸与のスマホで業務することが多い場合、スマホで申請から承認まで完結できるタイプのものがよいでしょう。外回りが多く、なかなか会社のデスクで申請作業に取り組めなかった、という言い訳ができなくなります。締め切りギリギリにまとめて提出されることが減り、受理する経理側の作業も大幅に改善されることでしょう。

  • 海外拠点でも使う場合や外国人比率が高い場合

海外拠点でも使う場合や外国人の多い企業の場合は、多言語対応はポイントです。その他、海外出張の多い人には、指定した日の為替レートへの自動変換機能はとても便利です。

その他、母体としてグループウェアやワークフロー、勤怠管理システム、家計簿アプリ、などを運営している企業が展開している経費精算システムもあります。すでにそのサービスを利用しているなら、一般的にそれとの互換性に優れていると思われますし、操作性の面でもすぐに慣れる可能性があります。利用していなくても、それと一緒に導入するということも判断材料の一つとなるでしょう。

 

おすすめの経費精算システム

選び方を踏まえて、おすすめの経費精算システムをご紹介します。

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WiMS/SaaS 経費精算システム(株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジー)

WiMS/SaaS 経費精算システム

 

(出所:WiMS/SaaS 経費精算システム公式Webサイト)

WiMS/SaaS 経費精算システムは、クラウド型の各種業務システムWiMS/SaaSシリーズの中の経費精算システム。操作性の高い入力画面と科目に紐づいた入力支援機能で、交通費、出張費、立替の精算など一連の申請・承認・精算ワークフローを手間のかかる経費精算業務の負担を軽減。会計システム連携、FBデータ作成、ワークフロー承認など、経理業務をワンストップで行うことで効率化に貢献。利用中の会計システムに合わせて仕訳データを柔軟に出力し、自由度の高い連携を実現可能。

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楽楽精算(株式会社ラクス)

楽楽精算

(出所:楽楽精算公式Webサイト)

AI機能搭載の領収書読み取り機能あり。電子帳簿保存法に対応しており、外出先からの経費精算を更に簡素化しバックオフィス業務の改善を図る事が可能。承認された申請データから、全国銀行協会フォーマットで振込データ(FBデータ)を作成、各種振込代行サービスともデータ連携が可能。経費精算規程に沿わない申請がされた際に申請出来ないようにする、警告が出るようにするなどの設定が可能なため、内部統制の強化につながる。

eKeihi(イージーソフト株式会社)

eKeihi

(出所:eKeihi公式Webサイト)

18年間で中小~大企業、大学、金融機関などへの多数の実績、55万人2,100社が利用。電子帳簿保存法対応。クラウド型とオンプレミス型があり。交通系ICカード読込機能では、ICカードの登録の制限、交通履歴のみの表示、二重取込防止、定期区間控除などチェック業務を軽減する機能が豊富。

Money Forwardクラウド経費(株式会社マネーフォワード)

Money Forwardクラウド経費

(出所:Money Forwardクラウド経費公式Webサイト)

会計ソフト等を展開するマネーフォワード社が提供する経費精算システム。金融機関の口座やクレジットカード、ECサイトや航空会社サイト等と連携して登録すると、自動連携されるなど、連携の幅に強み。APIを利用して会計システムとの接続ができ、従業員、部署、プロジェクトなどの各マスタとの同期や仕訳データの連携が可能。レシートのOCR読み取り機能だけでなく、オペレーターの代行入力サービスもあり。プランにより、電子帳簿保存法対応。

ハイ!経費(株式会社オフィス24)

ハイ!経費

(出所:ハイ!経費公式Webサイト)

交通ICカード連携可。PCでもスマホでも承認・申請完了。クレジットカード連携や、電子帳簿保存法対応、スマホアプリなどはこれから対応予定だが、1人月額300円と安価で始めやすい。

 

おわりに

経費精算システムの導入のメリット、そしてデメリット・注意点をご紹介させていただきました。経費精算システムを紙・エクセルから置き換えて導入する場合は入れて正解、となりやすいシステムではないのでしょうか。

この記事を読んで経費精算システムが気になった方は、まず直近の自分の経費精算業務がシステム導入によってどのように変わり、その結果当初の目的が実現できそうか、ぜひ検討してみてください。

経費精算システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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作り手の生の声が聞けるインタビューはこちら。

WiMS/SaaS経費精算システム|インタビュー掲載

WiMS/SaaS経費精算システム|インタビュー掲載

WiMS/SaaS経費精算システムは、従業員の経費の申請や交通費の精算など、一連の申請・承認・精算ワークフローを行う、クラウド型経費精算システムです。

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