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経費精算の自動化で業務を効率化する5つの方法。駆使して業務改善。

経費精算の自動化で業務を効率化する5つの方法。駆使して業務改善。

2020-06-11

事業拡大や従業員の増加に伴い、従来の紙やエクセルでの経費精算は困難になっていきます。これまでの手間を減らすことができる経費精算システムについて、どこまで自動化できるのか、方法とともに主なシステムも併せてご紹介します。

目次

経費精算で業務の自動化が必要な理由

まず、経費精算になぜ自動化が必要なのか3つの理由をご紹介します。

  • 導入効果が大きい

経費精算は、経理部だけで完結できる業務ではありません。生産性のある業務に関わる全社員が同様に、経費精算のために入力や申請をする必要があり、それは、業務が集中し多忙になる役職者であっても例外ではありません。システムを導入することで、交通系ICカード取込みやOCR機能で入力が不要になり手間やミス、時間を大幅に削減することができます。また、ルールに反する申請を自動でチェックすることもできるので、余計な差し戻しをする必要もなくなり、トータルでの時間削減効果が大きくなります。

  • 余計なストレスがなくなり、業務がはかどる

経費精算には、申請者、承認者、経理担当者と部署間を越えてやり取りをする必要があり、それぞれの立場によって、申請内容に不備があると業務が煩雑になります。申請の入力やチェックをシステムで自動化することで、手間やミスなどによる余計なストレスが軽減され、財務状況を改善するための重要な業務に集中できるようになります。

  • 経費精算システムの自動化機能が進化している

経費精算システムは、単に入力や申請の手間を省く機能にとどまらず、既存サービスの機能改善に加えて、新サービスも続々と登場してきています。例えば、交通系ICカードとの連携のサービスを利用すれば、自動的に定期券の区間を排除したり、訪問先への最短経路での交通費を算出したりできるので、無駄な交通費の削減や不正申請の防止にも役立ちます。また、会計ソフトや勤怠管理システムなど他のシステムと自動的に連携し、正確性や効率化の改善も可能となります。

このことだけでも、システム利用料を優に上回る生産性があげられるため、利用しない手はありません。

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経費精算の自動化で効率化する5つの方法

経費精算の申請者や承認者の作業を効率化する方法や法人のプリペイドカードを渡すことで経費精算業務自体をなくす、という方法などが挙げられます。

代表的な方法を5つ紹介しますので、自社に必要な機能やサービスを確認してみてください。

1. 入力補助機能の活用

ほとんどの経費精算システムにおいて、申請者の入力の手間を削減する工夫が施されており、入力補助機能を利用することができます。

例えば、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを読み込んで入力するサービスや領収書やレシートをスマートフォンのアプリなどで撮影し、OCRで文字認識して自動入力するサービスを利用すれば、入力の手間が大幅に削減されます。交通費精算における定期券の区間を除く作業も自動的に処理することも可能です。

また、クラウドサービスを活用することでインターネット環境さえあれば、どこからでも交通費や交際費の経費の入力ができるため、締め切り直前に大量の申請が重なるということも避けられるようになります。

2. 社内規定の自動チェック

社内規定のなかでも、旅費や手当、交通費は計算が複雑になり、意図せず社内規定に反した不正な申請になってしまうことも多くあります。システムを利用することであらかじめ設定したルールに従って自動的に旅費や手当などを計算することができるので、入力ミスや規定違反の削減が可能です。また、併せて規定違反チェック機能を活用することで申請前に自動的に違反を確認し、修正を促すメッセージやアラートを表示することができ、差し戻しの手間が軽減されるため、上長承認や経理担当者のチェックがスムーズになります。

3. 会計システムと自動的に連携する

経理担当者が抱える大きな業務負担として、経費精算システムでの経費処理結果を会計システムに入力する作業が挙げられます。会計ソフトと連携できるシステムを利用することで、経費精算システムで出力したデータを、自動的に会計システムに反映できるため、手作業での入力の手間やミスの削減ができ、煩雑な勘定科目の仕分け作業などの負担も大幅に軽減されます。

例えば、「楽楽精算」(株式会社ラクス)では、申請時に選択した項目に勘定科目や税区分を自動で紐づくように設定できるため、仕分け作業をする必要がありません。また、自動で仕分けされたデータを利用中の会計ソフトに合わせてCSVデータで出力し、そのまま取り込むことも可能です。

4. 法人カードを渡すことで経費処理をなくす

立替金精算や仮払いの手間がなくなることや水増しなどの不正な経費精算を防止できること、カード利用による得点が得られるなど、多くのメリットがあることから、社員に法人カードを渡している企業も増えてきました。現金での出納を不要にすることで煩雑な経費処理が不要となり業務の効率化が図れます。

法人カードの中でも、経費精算サービスと一体化した「Stapleカード」(クラウドキャスト株式会社)は、Visa加盟店で利用可能なプリペイドカードとして注目を集めています。プリペイドのため、ほぼリアルタイムで情報が反映され、クレジットカードよりも経費の予見性が高く、使いすぎの心配もありません。

5. 承認フローの自動化

ワークフロー機能を活用することで、申請者が規定を熟知していなくても、適切な承認フローに沿った申請が自動的にできるようになります。すべての領収書やレシートを電子化することは現状では難しい面もあるため、原本を提出する必要はあるものの、出社することなくシステム上で申請が進められるのは大きな利点です。

また、システム上で申請を一元管理し、承認依頼を見落としている場合にはメールやアラートなどで通知を設定することもできるので、承認者のミスの防止にも役立ちます。経理担当者にとっても、承認の進み具合をリアルタイムで把握できるので効率的な管理が可能となります。

 

経費精算を自動化する際の注意点

  • 入力精度の確保

OCRの精度が向上し、識字率が上がってきているものの、領収書の種類によっては、スマートフォンで撮影した領収書を手直しなしでデータ化することはまだまだ難しいのが現状です。手書きの領収書や複雑で数字の多いレシートなどスマートフォンの読み取りだけではデータ化が困難な領収書が多くある場合にはオペレーターによる入力代行サービスの利用を検討する必要があります。

  • 自動の規程チェックのために設定が必要

経費精算システムでは、社内規程に反する申請を自動でチェックし、警告を出したり、申請できないようにしたり、という設定が可能です。正確な設定をすることで不正な申請が削減され、差し戻しなどの手間が省ける一方、はじめからすべての項目を網羅しようとすると大変です。

また、経理担当者側からの利便性だけでなく、申請する側の営業担当者などからの意見を反映させることも欠かせません。社員全体がメリットを感じられるよう、まずは規程違反が発生しやすい項目や、発生すると大変になる項目などから重点的に始めて、徐々に設定を増やしていくとよいでしょう。

  • システム連携のための最低限の操作

会計システムと連携させる際、自社の事業に合わせて必要な項目を設定しておくと、経理作業をより効率化できます。例えば、預金口座ごとや取引先ごとのように補助科目を設定しておけば、それぞれの残高をリアルタイムで把握することができ管理しやすくなります。

一方、補助項目を細かく設定しすぎたり、不要な項目を増やしたりすると、わかりにくくなってしまうこともあるので、自社にとってどのような項目が必要になるかを見極める最低限の理解が前提となります。

  • 承認フローの設定の手間

多段階の承認フローがある場合や、精算額や費目によって承認フローが異なる場合などには、承認フローの設定を柔軟にカスタマイズできるシステムを利用する必要があります。しかし、自由度の高い設定ができるシステムを導入したとしても、自社のニーズに合わせて細かく設定することは手間や時間がかかり、知識も必要です。

また、せっかく細かく設定したとしても人事異動の際には設定を更新する必要が生じます。承認フローが複雑になる場合には、初期設定の支援や代行をしてくれるサービスの利用や、すべての承認フローをオンライン化すべきかどうかも検討する必要があります。

 

自動化が強みの経費精算システム

ここまでご紹介したポイントを踏まえ、おすすめの経費精算システムをご紹介します。

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Staple(クラウドキャスト/NTTコミュニケーションズ)

Staple

(出所:Staple公式Webサイト)

従業員による立替や、経費精算作業そのものを限りなくゼロに近づけることを目的とした経費精算サービス。数人〜数千人での利用も可能とする拡張性を有し、さまざまな要件に柔軟に対応。国内初となる経費精算サービス一体型法人プリペイドカード「Staple カード」は、交通費や会議費、交際費、出張時のチケット購入や宿泊費などのほか、インターネットでの支払いなどに利用できる。経費精算サービスとの一体化により、リアルタイムチャージや、利用履歴の経費レポート化、チャージリクエスト、ロック機能などがパソコンやスマートフォンアプリから利用可能。

  • 料金:スタンダード 600円/1名あたりの月額(税抜)年額プラン ( 6,000円/1ユーザー)

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楽楽精算(株式会社ラクス)

楽楽精算

(出所:楽楽精算公式Webサイト)

経費・交通費・出張費・旅費・交際費など、経費にかかわる全ての処理を一元管理して、効率化が図れるサービス。交通系ICカード連携、乗換案内内蔵、定期区間自動控除、領収書読み取り機能、自動仕訳・会計ソフト連携、汎用ワークフローなど、利便性の高い機能が充実しているのが強み。大手企業や中小企業、急成長のベンチャーなど、幅広い業種や業界からの導入実績を誇り、90万人が利用。電子帳簿保存法への対応もしている。

  • 料金:初期費用10万円~/月額費用3万円~(利用ユーザー数に応じて変動)

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Concur Expense(株式会社コンカー)

Concur Expense 公式Webサイト

(出所:Concur Expense 公式Webサイト)

国内では中堅中小企業から大企業まで1,000社以上、世界では6,600万社以上に利用されている経費精算システム。各種外部サービスとの連携による自動化に強み。例えば、タクシーアプリ、宿泊予約サイトや名刺情報管理サービスなどの外部サービスと連携しており、それらから自動的に支払い情報を取り込める。また、コーポレートカード、スマホ決済アプリや交通系ICカードによる支払い情報の自動取り込み、スマホアプリを用いた領収書撮影による入力にも対応している。

主な入力手段は路線検索連動、交通系ICカード、クレジットカード、外部サービス、領収書OCR読み取りなど。

経費精算の申請から承認までもスマホアプリで行える。経費精算の範囲は、交通費・一般経費のほか、出張の予約・申請はConcur Travelで対応。

  • 料金体系:中小企業向け 29,000円(50ユーザー。初期費用ゼロ)~

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Spendia(TIS株式会社)

Spendia

(出所:Spendia公式Webサイト)

経費精算に関する「業務効率化」「コスト削減」「コンプライアンス強化」を実現する経費精算クラウドサービス。経路検索連携、日当等自動計算、領収書OCR読み取り、費目自動判別、チャットボットによる対話型AI申請など経費精算に関する充実した入力サポートにより、精算申請に掛かる時間とストレスを軽減できる。また、予算超過チェック、締日管理、規程違反チェック、承認や支払の状況のリアルタイム把握などの管理機能や、経費予実など多軸分析レポートを標準搭載しているのも魅力。

  • 料金:1ユーザーあたり月額利用料/スタンダード 600円・アドバンス 900円
  • ※最低月額利用料180,000円(税別)~

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WiMS/SaaS経費精算システム(株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジー)

WiMS/SaaS経費精算システム

(出所:WiMS/SaaS経費精算システム公式Webサイト)

操作性の高い入力画面と科目に紐づいた入力支援機能で手間のかかる経費精算業務の負担を軽減し、会計システム連携、FBデータ作成、ワークフロー承認など、経理業務をワンストップで行うことで効率化が図れるクラウドサービス。グループ会社をまたいだ承認や会社間取引・親会社代行支払など、グループ会社の管理も可能。

  • 料金:要見積もり

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Dr.経費精算(株式会社BearTail)

Dr.経費精算

(出所:Dr.経費精算公式Webサイト)

経理に一枚も領収書が回ることなく、入力後の領収書管理まで任せられる点と、連携による自動化が人気の経費精算システム。導入実績は500社以上。領収書・レシートをスマートフォンで撮影するだけで、データベースと目視チェックで、99.9%の精度でデータ化できる、高精度な自動入力機能に強み。領収書の撮影後、専用ポストに入れることだけで、領収書を回収、経費申請に対応する領収書原本がちゃんと投函されているかの全数点検、保管までの工程を全て代⾏してくれる点が嬉しい。経費精算の紙類の承認・管理の工程を大きく減らすことができ、テレワークやペーパーレスに注力したい企業に最適。利用ID数に上限がないため、全従業員にIDを付与することができる。

  • 料金 月額6万円~。
  • 初期費用30万円~。

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まとめ

事業が軌道に乗って業績が好調になるほど、経費精算にかかる手間や時間も膨大になります。経費精算における入力や申請・承認などの負担を軽減させる自動化機能が随時開発されていますので、経費精算システムを活用しない手はありません。不要な事務作業の削減やこれまでの管理方法を改善していくことで、企業の成長の加速につなげていきましょう。

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