最終更新日:2023-01-27
紙やExcelでの煩雑な経費精算を改善するため、経費精算システムによる自動化を検討している方へ。自動化にあたっての方法や注意点、おすすめのサービスについて詳しくご紹介します。
経費精算に自動化が必要な理由は、大きく2つあります。
経費精算は、経理部だけで完結できる業務ではありません。営業部をはじめ様々な社員が経費精算のために書類の作成や申請などの作業に時間を費やすことになります。もちろん多忙な役職者も例外ではありません。自動化は、そうした手間や時間を削減するために役立ちます。
経費精算システムを導入すると、たとえば交通系ICカードのデータ取込みやOCR機能などにより手入力が不要に。定期券区間の排除や、訪問先への最短経路での交通費の算出が自動化されるため、無駄な交通費の削減や不正申請の防止にも役立ちます。
また、会計ソフトや勤怠管理システムなど他システムと自動的に連携させれば、更なる効率化を実現でき、ミスや手間、時間の大幅削減につながります。
経費精算には、申請者、承認者、経理担当者と部署間を越えてやり取りをする必要があります。申請内容に不備があると、差し戻しなどの業務が発生し、経理担当者と該当者双方のストレスです。申請の入力やチェックをシステムで自動化することで、余計なストレス軽減につながります。経理担当者も予実管理や財務状況の改善提案など、重要な業務に時間を割けるようになります。
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具体的にどのように経費精算の自動化を実現するのか、経費精算システムの代表的な機能に紐づけて5つの方法を紹介します。
ほとんどの経費精算システムに搭載されている入力補助機能は、申請者の入力の手間を削減するように工夫が施されています。たとえば、交通系ICカードを読み込んで入力するサービスや領収書やレシートをスマホのアプリなどで撮影し、OCRで文字認識して自動入力する機能など。過去に入力した内容を記憶して、次回の入力を容易にするなど、ユーザーの使い勝手の良さを追求しているので、結果的に作業の効率化につながります。
旅費や出張手当など計算が複雑な経費は、意図せず社内規定に反した不正な申請になってしまうことも多くあります。経費精算システムでは、あらかじめ設定したルールに従って自動的に旅費や手当などを計算できるので、入力ミスや規定違反の削減が可能です。
また、規定違反チェック機能を活用することで申請前に自動的に違反を確認し、修正を促すメッセージやアラートを表示することができます。差し戻しの手間が軽減されるため、上長承認や経理担当者のチェックがスムーズになります。
経理担当者の負担として大きくのしかかるのは、経費精算システムの経費処理の結果を会計システムに入力する作業です。会計ソフトと連携できるシステムを利用することで、経費精算システムで出力したデータを自動的に会計システムに反映できるため、手入力の手間やミスを削減でき、煩雑な勘定科目の仕分け作業などの負担も大幅に軽減されます。
「楽楽精算」では、申請時に選択した項目に勘定科目や税区分を自動で紐づくように設定できるため、仕分け作業をする必要がありません。自動で仕分けされたデータを利用中の会計ソフトに合わせてCSVデータで出力し、そのまま取り込むことも可能です。
立替金精算や仮払いの手間がなくなることや、水増しなどの不正な経費精算を防止できるなど多くのメリットがあることから、社員に法人カードを渡す企業も増えてきました。現金での出納を不要にすることで、煩雑な経費処理が不要となり業務の効率化を図れます。
ワークフロー機能を活用することで、適切な承認フローに沿った申請が自動的にできるようになります。
また、システム上で申請を一元管理し、承認依頼を見落としている場合にはメールやアラートなどで通知を設定することもできるので、承認者のミスの防止にも役立ちます。経理担当者にとっても、承認の進み具合をリアルタイムで把握できるので効率的な管理が可能となります。
経費精算システムを利用した自動化の実現にあたり、注意するべきことがあります。大きく4つに分けて説明します。
OCRの精度が向上し、識字率が上がってきていますが、領収書の種類によっては、スマホで撮影した領収書を正確に文字変換することは難しいです。手書きの領収書や複雑で数字の多いレシートなど、スマホの読み取りだけではデータ化が困難な領収書が多いこともあるでしょう。枚数によっては、オペレーターによる入力代行サービスの利用を検討するのも合理的な選択です。
経費精算システムでは、社内規程に反する申請を自動でチェックし、警告を出したり、申請できないようにしたりする設定が可能です。それにより不正申請が削減され、差し戻しなどの手間が省けますが、はじめからすべての項目を網羅しようとすると設定が大変です。
また、経理担当者側からの利便性だけでなく、申請する側の営業担当者などからの意見を反映させることも欠かせません。まずは規程違反が発生しやすい項目や、発生すると大変になる項目などから重点的に始めて、徐々に設定を増やしていくとよいでしょう。
自社の事業に合わせて必要な項目を設定しておくと、会計システムと連携させる際に経理作業をより効率化できます。たとえば、預金口座や取引先ごとに補助科目を設定しておけば、それぞれの残高をリアルタイムで把握できるので管理しやすくなります。
一方、補助項目を細かく設定しすぎたり、不要な項目を増やしたりするとわかりづらくなることも。自社にどのような項目が必要かを見極めることが重要です。
承認フローが多層的な場合や、精算額や費目によって承認フローが異なる場合などには、設定を柔軟にカスタマイズできるシステムを利用する必要があります。ただし、自由度の高い設定ができるシステムを導入したとしても、自社のニーズに合わせて細かく設定することは手間や時間がかかり、知識も必要です。
また、人事異動の際には設定を更新する必要が生じます。自社のリソースで難しい場合は、初期設定の支援や代行をしてくれるサービスの利用や、すべての承認フローをオンライン化すべきかどうかも検討する必要があります。
ここまでご紹介したポイントを踏まえ、おすすめの経費精算システムをご紹介します。
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（出所：SmartGo Staple公式Webサイト）
従業員による立替や、経費精算作業そのものをゼロに近づけることを目的とした経費精算サービス。モバイルSuica、法人プリペイドカードのStapleカードと一体型による経費精算システムとなっており、電車に乗るだけで交通費の申請が自動で完了できる。数人〜数千人での利用も可能とする拡張性を有し、様々な要件に柔軟に対応。Staple カードは、交通費や会議費、交際費、出張時のチケット購入や宿泊費などのほか、インターネットでの支払いなどに利用できる。経費精算サービスとの一体化により、リアルタイムチャージや、利用履歴の経費レポート化、チャージリクエスト、ロック機能などがPCやスマホアプリから利用可能な点もメリット。
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（出所：楽楽精算公式Webサイト）
大手企業や中小企業、急成長のベンチャーなど、幅広い業種や業界で豊富な導入実績を誇るクラウド型の経費精算システム。交通系ICカード連携、定期区間自動控除、コーポレートカード（法人カード）連携、領収書読み取り機能、自動仕訳・会計ソフト連携など、手間がかかる転記作業や承認作業を効率化する機能を多数備えている点が強み。インボイス制度・電子帳簿保存法どちらにも対応しており、申請の項目やレイアウト、承認フローなどいつでも自由にカスタマイズが可能な点も、多くの企業が導入している理由の一つと言える。
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（出所：Concur Expense 公式Webサイト）
国内では中堅中小企業から大企業まで1,620社以上、世界では8,000万人以上に利用されている経費精算システム。ペーパーレス、キャッシュレス、承認レス、入力レス、運用レスの5つのレスを掲げ、各種外部サービスとの連携による自動化に強みがある。たとえば、タクシーアプリ、宿泊予約サイトや名刺情報管理サービスなどの外部サービスと連携しており、それらから自動的に支払い情報を取り込める。
また、コーポレートカード、スマホ決済アプリや交通系ICカードによる支払い情報の自動取り込み、スマホアプリを用いた領収書撮影による入力にも対応。主な入力手段は路線検索連動、交通系ICカード、クレジットカード、外部サービス、領収書OCR読み取りなど。経費精算の申請から承認までもスマホアプリで行える。
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（出所：Spendia公式Webサイト）
経費精算に関する「業務効率化」「コスト削減」「コンプライアンス強化」を実現する経費精算クラウドサービス。AI OCRによる請求書読み取りや「BtoBプラットフォーム請求書」データの取り込みによる支払依頼伝票の自動入力などの入力支援機能や少額の申請はロボット承認ができるなど、業務の効率化が図れる。経費の紐づけ先や経費の按分、他システムのマスタとのデータ連携といった柔軟性も持ち合わせている。予算超過チェック、締日管理、規程違反チェック、承認や支払の状況のリアルタイム把握などの管理機能や、経費予実など多軸分析レポートを標準搭載しているのも魅力。
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（出所：WiMS/SaaS経費精算システム公式Webサイト）
交通費・出張旅費の精算や、物品購入、仮払いなどの経費精算業務を効率化する経費精算クラウドサービス。大規模組織に対応した多段階承認や申請内容による条件分岐など、多様な設定が可能なワークフロー機能を装備。規程の自動チェックや、仕訳データの自動作成など、申請者、承認者、経理担当者それぞれの作業負担を軽減できる。
交通費精算はジョルダン乗換案内と連動し、経路の選択で金額を直接反映することができるほか、NFC機能を実装しているスマホならアプリで交通系ICカードの利用履歴から交通費精算の申請に反映させることも可能。グループ会社をまたいだ承認や会社間取引・親会社代行支払など、グループ会社の管理ができ、英語や外貨まで対応できる。
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（出所：TOKIUM経費精算公式Webサイト）
社内のペーパーレス化に強みを持つ、電子帳簿保存法対応の完全ペーパーレスクラウド経費精算システム。経費精算の紙類の承認・管理の工程を大きく減らすことができ、テレワークやペーパーレスに注力したい企業に適している。経理に一枚も領収書が回ることなく、入力後の領収書管理まで任せられる点と、連携による自動化が特長。領収書・レシートをスマホで撮影するだけで、データベースと目視チェックで、99％以上の精度でデータ化する。領収書の撮影後、ポストに投函して領収書を回収、経費申請に対応する領収書原本がちゃんと投函されているかの全数点検、保管までの工程をすべて代⾏してくれるなど、サービスも手厚い。利用ID数に上限がないため、全従業員にIDを付与することができる点も魅力。
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(出所：チムスピ経費公式Webサイト)
経費精算以外の機能との連携による自動化に強みを持つ経費精算システム。勤怠管理・工数管理・経費精算などバックオフィス機能を一元化でき、業務全体の効率化が期待できる。
既存のERP・給与計算・管理会計・原価管理など基幹システムと柔軟に連携可能で、各業務アプリケーションをクラウド上で統合。これによりデータの抽出も一元化することができる。経費精算では申請から承認までのワークフローの一体化や、勤怠打刻と兼用することでの精算処理の効率化、エラー判定の設計による検知・修正のアラート表示など、様々な自動化を実現。
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(出所：ジンジャー経費公式Webサイト)
シリーズの導入実績18,000社、中小企業から大企業まで幅広く導入されているジンジャーシリーズの経費精算システム。経費精算、交通費、交際費、支払いに対応し、利用している会計システムに合わせた仕訳データの出力や、FBデータの自動作成が可能。乗換案内連携、定期区間の控除、スマホからのレシート添付など、精算に便利な機能は備わっている。勤怠管理や給与計算、人事管理など、シリーズの他のシステムと組み合わせて導入することで、データ連携して利用できるため、経費精算に限らず、人事労務の効率化を一気に推し進めたいと考える企業におすすめ。
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(出所：MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼公式Webサイト)
申請から支払い処理までを一元管理でき、ワークフローで経費精算を効率化するWeb経費精算システム。乗換案内、交通系ICカード、各種クレジットカードといった多様な連携に加え、複雑な承認フローでも手間を省いて自動化できる経費精算システム。条件分岐や代理申請、引き上げ承認といった、他システムでは対応しきれず手作業となってしまう複雑な承認フローにも対応しているため、申請から支払い処理までを一元管理できる。スマホ対応、自動仕訳、各種会計システム連携、各種帳票のExcel出力など、経費精算業務の自動化に役立つ機能がそろっており、電子帳簿保存法対応。英語や中国語を含む最大5言語まで設定可能なので、グローバル企業はじめ、複数の企業での導入にも対応できる。
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(出所：経費BANK公式Webサイト)
経費申請・承認はもちろん、経理処理から支払依頼・請求書の管理まで、ワンストップで行うことができる交通費・経費精算システム。自動化できる機能がそろっており、クレジットカード明細をシステムに自動連携できるコーポレートカード連携、交際費の単価計算、役職や地域などの条件を選び、手当額を自動計算する手当計算や、ルールに違反した伝票は申請を禁止することや注意アラートを出す規定チェックといった、会社のルールをシステムに組み込んだ機能等が効率化に有効。定期区間の控除もできる「駅すぱあと」を標準搭載。スマホ・タブレットを使って外出先からでも各種申請および承認ができるマルチデバイス対応。アイコンによる伝票項目表示やドラッグ＆ドロップによるフォーマット作成など、使いやすいインターフェースとなっている。
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従業員や事業の規模によって、経費精算にかかる手間や時間も膨大になります。ルーティン作業が多いこともあり、経理担当者の負担になるだけではなく、経営的な観点からもそうした作業に人件費を割くのは、出来ることなら避けたいものです。
経費精算における入力や申請・承認などの負担を軽減させる自動化機能は常に進化していますので、活用しない手はありません。経費精算にかける作業の削減やこれまでの管理方法を改善していくことで生産性を上げ、企業の成長の加速につなげていきましょう。
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