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経費精算アプリ13選!スマホで入力から申請・承認まで効率化

経費精算アプリ13選!スマホで入力から申請・承認まで効率化

最終更新日:2021-09-13

スマホを活用して、交通費・旅費精算、申請・承認などを効率化させたいという担当者向けの記事です。経費精算アプリのメリットや注意点、アプリを選ぶ際のポイントなどを、おすすめアプリを交えながらご紹介します。

目次

経費精算アプリとは?

経費精算アプリとは、スマホやタブレットなどモバイル端末を利用して、交通費・旅費、交際費などの経費の入力から申請・承認まで、一連の経費精算業務を効率化できるサービスのことです。厳密には、iPhoneのiOSやAndroid OS向けの専用アプリを指しますが、ここではそれに限らず、Webブラウザからアクセスして利用できるものも含みます。

従来の経費精算の方法では、端末によって入力できるデータが限られたり、出社しなければ経費の申請・承認ができなかったり、色々と不便がありました。その点、モバイルで利用できる経費精算アプリなら、場所を問わず、隙間時間を利用して、サクサク経費精算業務を行うことができるとあって、コロナ禍でテレワークへの切り替えが進む中、多くの企業で導入が進んでいます。

今回は、アプリに興味があるものの、「どのサービスをどう選べばいいのか」お悩みの方向けに、アプリを利用することで経費精算業務がどう変わるのか、メリットや利用上の注意点、比較ポイントなどを、おすすめサービスを交えながら、わかりやすくご紹介していきます。

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経費精算システム

 

経費精算アプリのメリット

まずは、経費精算アプリを利用することでどのように経費精算を効率化できるのかについてです。具体的なメリットとしては、以下の3点が挙げられます。

領収書・レシート精算の簡易化

1つ目は、領収書・レシートを伴う経費精算の簡易化です。従来、これらを経費として精算するには、従業員はそこに書かれた内容をもとに申請書一つひとつにデータ入力しなければなりませんでした。また、領収書・レシートの保管・送付もかなりの手間で、従業員のみならず、突き合わせや糊付け・ファイリングして保管場所の確保を強いられる経理担当者の苦労も大変なものがあります。

経費精算アプリなら、入力補助機能を備えているため多くの手間が省けます。たとえば、「楽楽精算(株式会社ラクス)」ならスマホで領収書・レシートを写真撮影するだけで、日付や金額、品目などをOCR機能で読み取り、文字データに変換。自動で申請書に入力することができます。また、電子帳簿保存法にも対応しているため、領収書やレシートの種別によっては、原本を保管せずに破棄することも可能です。

なお、真偽を確かめるため、突き合わせ確認は必須ですが、企業によってその労力を確保するのが難しい場合も考えられます。その場合は、領収書・レシートの原本回収・点検・保管まで一括して行ってくれる「レシートポスト(株式会社BEARTAIL)」のようなサービスがおすすめです。従業員はスマホで撮影して専用ポストに投函するだけで申請完了。経理担当者も糊付けやファイリング、保管の手間が省けます。

交通費精算(旅費精算)の自動化

2つ目は、交通費精算についてです。移動経路や電車代、定期区間の排除などを調べなければならず、面倒な分、従業員も月末まで溜め込みがちです。工数の多さもさることながら、記憶が曖昧になると入力申請が不正確になり、経理担当者も金額が正しいかどうかを一つひとつかチェックし、定期区間が含まれていればそれを除外するなど、多くの手間暇がかかっている状況です。

経費精算アプリならスマホで簡単に入力・申請でき、かつ乗換案内サービスと連携できるため調べる手間も省けます。中には、「eKeihi」(イージーソフト株式会社)」のように交通系ICカードをかざすだけで乗降車履歴を取り込むことができるもの、「SmartGo Staple(NTTコミュニケーションズ株式会社)」のようにモバイルSuicaと連携することで、改札を通過するだけで経費申請を完了できるサービスもあります(定期区間は自動で除外)。

その他、同じ交通費でも、出張費は従業員の負担が大きい領域です(宿泊施設・移動手段の手配、旅費の立替など)。会社として従業員出張が多い場合は、「J’sNAVI NEO(株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ)」のようにスマホから宿泊先や移動手段を一括で手配でき、法人での一括請求払いもできる、旅費精算に優れたサービスがおすすめです。

申請・承認フローの短縮

3つ目は、申請から承認までのフローの効率化です。従来の経費申請の多くは、「この経費はどこに申請すればいいのか」従業員の判断に委ねられており、また、管理者も「この申請は本当に規定に合っているのか」を審査して必要に応じて差し戻さなければなりません。多くは社内にいなければできないフローになっていたため、「忙しくて申請を忘れた」「外出していて承認が遅れた」といった場合も少なくありませんでした。

経費精算アプリを使えば、スマホで申請から承認まで、一連の業務を完結できます。時間・場所を選ばず処理できるため、各自申請を溜め込むこともなくなります。アプリによっては、申請ミスや承認の見落としを防ぐための機能を備えたものもあり、たとえば「マネーフォワード クラウド経費(株式会社マネーフォワード)」なら「Slack」「Chatwork」と連携して進捗状況を通知したり、提出期限をリマインドしたりできます。

また、アプリによっては、申請内容に応じて自動で正しい承認経路に振り分けてくれたり、規定にそぐわないものをはじいたりしてくれるので、「どこに申請すればいいんだろう」「これは合っているのか」という無駄な判断も省けます。複雑な規定を持つ大手企業などの場合、「Spendia(TIS株式会社)」のように企業独自の経費精算ポリシーに合わせて承認経路を設定できるサービスがおすすめです。

 

経費精算アプリを利用する際の注意点

経費精算アプリを利用するメリットは前述の通りですが、状況によっては必ずしも期待通りにいかない場合も考えられます。ここでは2つの注意点をご紹介します。

入力補助が上手く働かない可能性がある

最新のAI機能を搭載することで、年々OCR読み取り精度は向上しています。ただし、それでも手書きの領収書や複雑で数字の多いもの、コンディションの悪いもの(折れ・シワなど)はほとんどの場合、手動による手直しが必要です。これらを大量に取り扱わなければならない場合は、あらかじめ手直しを行うことを想定した業務フローにするか、もしくは「レシートポスト(株式会社BEARTAIL)」のようにオペレーターによる代行入力サービスを検討しておきましょう。

スマホでの活用が進まない可能性もある

経費精算アプリは外出時・隙間時間などで利用されることが多い分、従業員個々のITリテラシーに左右されがちです。上手く使いこなすことができず、従来型の経費精算で申請してしまうようでは意味がありません。パソコンやスマホの操作が苦手な従業員が多い場合は、「経費BankⅡ(SBIビジネス・ソリューションズ株式会社)」のように使いやすさ・見やすさを重視した画面デザインを採用しているサービスを選ぶようにしましょう。

 

経費精算アプリの比較のポイント

最後に、自社に合った経費精算アプリを選ぶ際のポイントについて、いくつかご紹介します。

「経費」の対象範囲に合っているか

企業によって「どんな経費をどれくらい使っているか」範囲は異なります。自社の経費の対象範囲を把握した上で、その分野に強みのあるアプリを選定しましょう。たとえば、交通費精算がメインであれば、交通系ICカードやモバイルSUICA等と連携できる交通費に特化したサービスを、一方、仮払いや立替経費精算、出張精算なども必要であれば、クレジットカードやECサイト等との連携機能に強みをもつアプリが有効です。

「業務」を効率化する機能を備えているか

上記が経費から見たサービスの選び方だとすると、こちらは経費入力、申請・承認、突き合わせ、領収書の管理など、経費精算の「業務」から見たサービスの選び方です。サービスによって特徴は異なるため、自社の業務フローを把握した上で「経費申請の入力を効率化したい」「承認のスピードアップを図りたい」「領収書の管理を改めたい」など、サービスが希望に合った機能を備えているかしっかり確認するようにしましょう。

カスタマイズしやすいか

旅費を精算する際の金額上限設定・日当・自家用車精算条件など、企業によって経費精算の規定は異なります。複雑な規定を持っている場合は、それに即して柔軟にカスタマイズできるかどうかも重要なポイントになります。その際には、プログラミングなしで画面上から自社でカスタマイズできるのか、カスタマイズを依頼する場合には追加費用がかかるのかどうかも合わせて確認しておくようにしましょう。

自社のスマホで利用できるか

近年、AndroidとiphoneのiOSの両方に対応するアプリも増えていますが、交通系ICカードの乗降車履歴を取り込む機能など、NFCに非対応のAndroidや古いバージョンのiOSでは利用できないものもあります。使いたい機能を備えたアプリが、会社貸与のスマホ、あるいは社員が保有しているスマホにインストールできるか事前確認しておきましょう。無料体験期間を利用して、実際の操作性を試してみることもおすすめです。

 

おすすめの経費精算アプリ

アプリには無料で利用できるものから多種多様なものが存在します。経費精算アプリの比較のポイントを踏まえて、主な経費精算アプリをご紹介します。

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楽楽精算(株式会社ラクス)

楽楽精算
クラウド型の経費精算システムのため、スマホからでも利用可能。iOS・AndroidのどちらのOSにも対応している。申請データの作成・申請・承認といった基本的な使い方の他、専用アプリのカメラで領収書を読み取れば、金額や取引先といった情報をデータ化し、そのまま経費精算可能。また、「ICカードリーダー」アプリを利用すれば、専用のカードリーダーを用意しなくても、アプリを起動した端末に交通系ICカードをかざすだけで、利用履歴を「楽楽精算」に取り込むことができ、交通費精算を効率化できるのも魅力。

  • 料金:月額30,000円~、初期費用100,000円

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Concur Expense(株式会社コンカー)

Concur Expense

(出所:Concur Expense公式Webサイト)

国内では1,000社以上、世界では6,600万社以上に利用されている経費精算システム。申請から承認までスマホアプリで行える。
経費精算の範囲は、交通費・一般経費のほか、出張の予約・申請はConcur Travelで対応。
タクシーアプリ、宿泊予約サイト、名刺情報管理サービスなどの外部サービスとの連携による、支払い情報の自動取り込み、コーポレートカード、スマホ決済アプリ、交通系ICカード、路線検索連動による支払い情報の自動取り込み、スマホアプリを用いた領収書撮影によるOCR読み取りにも対応している。

  • 料金:中小企業向けは月額 29,000円(50ユーザー。初期費用なし)~

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SmartGo Staple(NTTコミュニケーションズ株式会社)

SmartGo Staple

(出所:SmartGo Staple公式Webサイト)

従業員による立替や、経費精算作業そのものを限りなくゼロに近づけることを目的とした経費精算サービス。スマートフォンアプリでの操作感において定評があり、サービス利用継続率は99%以上を誇る。機能追加の度に課せられるオプション料金がなく、申請数に依存しないコストパフォーマンスの高い料金体系も強み。Suica、PASMOなど交通系ICカードの利用履歴を読み取るためのリーダーアプリ「Staple リーダー」を無料で利用することができ、経費精算サービス「Staple」と併用することで、交通費精算の面倒な入力作業が不要。iOS、Android、どちらのプラットフォームでも利用できる。Slackなどのビジネスチャットとも連携でき、承認者はStapleの画面や、アプリへ遷移することなく、Slack内で申請内容を確認し、承認・却下の処理ができるのも魅力。

  • 料金:月額1,000円/ID

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Spendia(TIS株式会社)

Spendia

(出所:Spendia公式Webサイト)

SIerならではの複雑な要件でも対応できる充実した標準機能やカスタマイズ性の高さが強み。自社特有の要件が多く、クラウド化に難儀していた場合でも検討の価値あり。
スマートフォンを標準とした高いUX、領収書OCR自動読み取りやチャット型出張申請等の様々な入力サポート機能による精算者の利便性だけでなく、経費精算規定の変更やQRコード承認、分析レポート等の管理者の利便性も提供する次世代経費精算モバイルアプリケーション。
SaaS型でありながらも各社独自の規定や画面・項目の設定、ワークフロー設定などが自分自身で簡単に変更できる「柔軟性」や、会計・人事等SIerの強みを活かした「システム連携性」、スマホ完結を前提としたUIを追及した「利便性・操作性」が特徴。

  • 料金:月額600円~ ※最低月額利用料180,000円

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WiMS/SaaS経費精算システム(株式会社 ソリューション・アンド・テクノロジー)

WiMS/SaaS経費精算システム

(出所:WiMS/SaaS経費精算システム公式Webサイト)

中規模・大規模企業向けの経費精算システム。NFC機能を実装しているAndroid端末に対応しているスマートフォンアプリでは、交通系ICカードの利用履歴から経路と運賃のデータを読み込み、交通費精算の申請に反映することが可能で、 交通費精算の手入力負担を大幅に軽減することができる。
操作性の高い入力画面や科目に紐づいた入力支援機能で業務効率化できる上、会計システム連携、FBデータ作成、ワークフロー承認など、経理業務をワンストップで行うことができる機能がそろっている。グループ会社をまたいだ承認や会社間取引・親会社代行支払など、グループ会社の管理も対応している。

  • 料金:お問い合わせ

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レシートポスト(株式会社BEARTAIL)

レシートポスト

(出所:レシートポスト公式Webサイト)

モバイルSuica等にも対応し、自動連携による業務効率化に定評のある経費精算システム。導入実績は500社以上。経理に一枚も領収書が回ることなく、入力後の紙類全ての管理まで任せられるため、経費精算の紙類の承認・管理の工程を大きく減らすことができ、テレワークやペーパーレスに注力したい企業に選択肢。領収書・レシートをスマホで撮影するだけで、データベースと目視チェックで、99.9%の精度でデータ化できる、高精度な自動入力機能に強みをもつ。領収書を撮影した後、専用ポストに入れることだけで、領収書を回収して、経費申請に対応する領収書原本がちゃんと投函されているかの全数点検、保管といった全ての工程を代⾏してくれる。利用ID数に上限がなく、全従業員にIDを付与することができる点も嬉しい。

  • 料金:月額60,000円~、初期費用300,000円~

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TeamSpirit 経費精算(株式会社チームスピリット)

TeamSpirit 経費精算

(出所:TeamSpirit 経費精算公式Webサイト)

勤怠管理など、経費精算以外の機能も併せ持つ点が強みの経費精算アプリ。バックオフィス業務のシステム化を検討している際に特におすすめ。工数管理、電子稟議などの機能も併せ持っており、これ一つで利用可能。既存のERPシステムの上にアドオンし、勤怠打刻と兼用することでの精算処理の効率化や経費精算の申請から承認までのワークフローの一体化など、様々な効率化が期待できる。
導入実績は1,300社で大企業からベンチャーまで幅広い。経費精算アプリとしての機能も揃っており、領収書のOCR読み取り、乗り換え案内連携、クレジットカード利用明細取り込み、ワークフローによる承認、外部データ出力など。モバイルアプリも対応。

  • 料金:月額:600円/ID~(最低30,000円~)、初期費用150,000円

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jinjer経費(jinjer株式会社)

jinjer経費

(出所:jinjer経費公式Webサイト)

中小企業から大企業まで幅広く導入されているjinjerシリーズの経費精算アプリ。シリーズの導入実績は11,000社超。従業員画面だけでなく、管理者画面もスマホアプリに対応しているため、上司の承認もスムーズ。シリーズの他のシステムと組み合わせて導入することで、勤怠管理や給与計算、人事管理などを一つのプラットフォームでデータ連携して利用できる点が特長。経費精算だけでなくバックオフィス業務のシステム化を検討する企業におすすめ。経費精算、交通費、交際費、支払いの申請に対応。自社の会計ソフトに合わせた仕訳データ出力や、FBデータの自動作成等で、経理担当者の手間を大幅に削減。「駅すぱあと」乗換案内との連携、定期区間の控除、スマホからのレシート添付など、経費精算に役立つ一通りの機能が充実。

  • 料金:月額500円/ID

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MAJOR FLOW Z KEIHI(パナソニック ネットソリューションズ株式会社)

MAJOR FLOW Z KEIHI

(出所:MAJOR FLOW Z KEIHI公式Webサイト)

複雑な承認フローの対応が特長の経費精算アプリ。スマホ・タブレット対応。ワークフローシステムMAJOR FLOWシリーズのアプリのため、複雑な条件分岐や代理申請、引き上げ承認などに対応している点が強み。
経路検索ソフト連携、交通系ICカード連携、クレジットカード連携といった入力の効率化に役立つ機能はもちろん、自動仕訳、各種会計システム連携、各種帳票のExcel出力、電子帳簿保存法対応、最大5言語までの多言語設定など、豊富な機能が揃っている。同一テナント内のグループ会社など、複数の企業での運用、企業を跨いだフローも実現できる。

  • 料金:お問い合わせ

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経費BankⅡ(SBIビジネス・ソリューションズ株式会社)

経費BankⅡ

(出所:経費BankⅡ公式Webサイト)

1ID300円から使える交通費・経費精算システム。経費の申請から決裁・振込・仕訳の作成までの全てに対応している。マルチデバイス、マルチOS対応のため、スマホ・タブレットを利用し、専用アプリでなくブラウザで、外出先からでも各種申請および承認が可能。定期区間の控除もできる「駅すぱあと」を標準搭載。
役職や地域などの条件を選び、手当額を自動計算する手当計算や、ルールに違反した伝票は申請を禁止することや注意アラートを出す規定チェックといった、会社のルールをシステムに組み込んだ機能の他、交際費の単価計算、コーポレートカード連携により、カード明細をシステムに自動連携できる機能など業務効率化を強力サポートする機能が揃っている。ユーザー個別に日本語・英語の表示言語が選択可能。アイコンによる伝票項目表示、ドラッグ&ドロップによるフォーマット作成など使いやすさを重視したインターフェースも人気。

  • 料金:月額:300円/ID(10ID単位で申込可能)、初期費用:なし

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eKeihi(イージーソフト株式会社)

eKeihi

(出所:eKeihi公式Webサイト)

交通費・出張費・会議費・交際費などの申請や承認、支払処理の電子化まで、一元管理を実現する旅費・経費精算システム。スマートフォンやタブレットで利用できる専用アプリはiOS・Androidの双方に対応可能。外出先からの交通費精算や出張精算、経費精算、承認などを、スマートフォンを使って移動などの空いた時間を利用して効率的に経費精算が行える。
また、eKeihiのOCRは最新のAI機能を搭載しており、従来のOCRが苦手としていた日本語読み取りをAIでカバーし、使えば使うほど継続的に精度が向上していくため、自動取り込みが難しいといわれている手書き文字にも対応している。OCR機能は標準利用でき、別途費用がかからないのも魅力。電子帳簿保存オプションと連動させることで、領収書の管理がしやすくなり、保管コストの軽減、ペーパーレス化の促進に繋げることができる。

  • 料金:月額29,000円(クラウド版の場合。オンプレ版もあり)~

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freee会計(freee株式会社)

freee

(出所:freee会計公式Webサイト)

隙間時間や出先でもスマートフォンを使って直感的な操作で入力でき、Web版と併用することで会計業務をより一層効率化できる。Android、iOSのどちらにも対応。
クラウド型システムのため、自動的にWeb版と情報が同期される。アプリの「交通費精算」機能を使用すると、SuicaなどのICカードをタッチするだけで利用履歴を読み込み、そのまま経費精算を申請できるため、手間を大幅に削減できる。また、「freeeアプリストア」では簡単な操作で、クラウド型販売管理システムのsoarizeやコミュニケーションツールのSlackなどの外部サービスと連携することができるため、必要な機能を拡張しやすく幅広い業務の効率化が実現できる。

  • 料金:お問い合わせ

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J’sNAVI NEO(株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ)

J's NAVI NEO公式Webサイト

(出所:J’sNAVI NEO公式Webサイト)

JTBが開発した出張・経費管理ソリューション。経費・交通費・交際費などの日常経費の精算業務の他、特に出張に関する経費精算業務の効率化に強みを持つ。法人一括請求による立替の削減、データ連携による入力ミス・空出張などの防止、一括手配による出張費のコスト削減などが可能。
スマホアプリでもWebと同一データに直接アクセス可能。申請されたすべての伝票をアプリ上で確認・承認できるため、遅滞なく業務を進めることができる。また、高精細な領収書画像撮影機能を搭載。紙の領収書もAI-OCR機能で自動読み込んで「いつ・どこで受け取ったのか」データ化して管理可能。A4サイズの領収書にも対応できるのも心強い。

  • 料金:月額30,000円(50ユーザーまで)~、初期費用0円〜

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まとめ

経費精算システムは日々進化を遂げており、現在では企業の規模を問わずに必要不可欠なものとなりつつあります。なかでも、スマートフォンを使って経費精算を可能としたモバイルアプリは、入力や申請・承認にかける手間や時間を大幅に削減し、従来の経費精算で抱えていた様々な問題を大きく改善してくれるツールといっても過言ではないでしょう。

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経費精算システム 機能比較表(15システム)

経費精算システム

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