経費精算アプリによる3つの効率化とアプリ6選
2020-06-18
入力や管理の手間を大幅に削減する経費精算システムは、スマホなどのアプリに対応したシステムを利用することで、業務の効率化がさらに進みます。モバイルアプリならではの利便性や、導入する経費精算アプリを選択する上でのポイントについてご紹介します。
経費精算アプリとは、スマートフォンなどのモバイル端末のみで、交通費、接待交際費、旅費や手当などの経費の入力・申請・承認といった一連の経費精算業務が行えるアプリのことを指します。
ただし、経費精算業務をすべてモバイルアプリで行えることを前提にしているアプリは少なく、それよりも、経費の入力や申請、承認などを効率的に行うため、あるいは移動中などの隙間時間を有効活用するためにモバイルアプリを利用することの方が多いです。
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モバイルアプリを活用することでどのように経費精算を効率化できるのか、主な3点をご紹介します。
モバイルアプリで領収書やレシートを撮影すると、画像から読み取った日付や金額、品目などが、OCR機能により、文字データに変換され自動で入力されます。入力の手間が減るだけでなく、スマートフォンから、移動の合間などに時間や場所を選ばず処理できるため、パソコン入力のために会社へ出向く必要がなくなり効率的です。
また、平成27・28年に改正された電子帳簿保存法により、タイムスタンプの付与や読取情報の保存など一定の要件を満たしてスキャンすることで、領収書やレシートなどの原本を破棄することも可能になりました。紙での保管にかかるコスト削減を実現したい場合には電子帳簿保存の導入も検討してみるとよいでしょう。なお、導入にあたっては、税理士や税務署へ相談することを推奨します。
交通費精算は、移動経路や電車代、定期区間の排除などを都度調べる必要があり、業務が煩雑になりがちです。モバイルアプリを利用することで交通系ICカードの乗降履歴をまとめて簡単に取り込むことが可能になります。
例えば、「eKeihi」(イージーソフト株式会社)では、「eKeihi ICカードリーダー」アプリを使って、スマートフォンの裏にあるFeliCa読み取り部分に交通系ICカードをかざすことで、ICカードの乗降車履歴の明細を「eKeihi」に取り込むことができます。会計freeeアプリの「交通費精算」機能(freee株式会社)でも同様のサービスを利用することが可能です。申請内容は会計freeeの経費精算機能に自動で連携されるので、従業員に外回りが多くても管理者は簡単に経費精算を行うことができます。
モバイルアプリを活用することで、スマートフォンのみで申請から承認までの一連の業務が完結できるため、大幅に経費精算の処理スピードがアップします。上司などの承認者の外出時であっても滞りなく承認作業が進められるだけでなく、承認者にとっても多忙な業務のなか承認作業のために出社する必要もなくなるのでメリットが大きいです。
また、経費精算アプリの多くには、通知機能が搭載されているため、申請ミスや承認の見落としなどが軽減されスムーズな承認作業が可能となり、承認期間の短縮に繋がります。例えば、クラウド型の経費精算システム「Staple」(クラウドキャスト株式会社/NTTコミュニケーションズ株式会社)では、ビジネスチャット「Slack」との連携によって経費精算の提出期限のリマインドや、届いた承認依頼をSlackのメッセージ・プッシュ機能で通知できます。Slackのモバイルアプリからの直接承認も可能です。
モバイルアプリの利用メリットは前述の通りですが、メリットが必ずしも期待通りに発揮されない場合もありますので注意が必要です。ここでは2つの留意点をご紹介します。
最新のAI機能を搭載することによって、従来のOCRでは難しかった日本語や不特定多数の人物が記入した手書き文字、非定型の領収書においても読み取り精度が向上してきています。しかし、現状ではスマートフォンで撮影した領収書を手直しなしで正確に認識するのは困難な側面もあります。
電車やタクシーのようにある程度定型的な領収書であれば問題なく読み込めますが、手書きの領収書や複雑で数字の多いレシート、折れ曲がったりシワがあったりするなどコンディションの悪いレシートは、ほとんどの場合、手動による手直しが必要です。
また、撮影対象である領収書などがぶれたり、傾いたりしても正確に認識できないことが多いため、大量に取り込む領収書がある場合には、写真を撮る手間を考えると手入力の方が早い、というケースもあり得ます。OCR機能だけではカバーしきれない、定形外の領収書が多い場合には、オペレーターによる代行入力サービスを検討する必要もあります。
外出中の隙間時間でも経費精算ができるというのは、モバイルアプリならではのメリットですが、写真取込できず、入力が必要となる領収書やレシートにおいては、スマートフォンよりもパソコンの方がストレスなくスピーディーに入力できるでしょう。
また、隙間時間は、次の商談の進め方や業務のことなどを考える時間としても有効なため、必ずしも経費精算に充てられるわけではありません。アプリがあるからいつでもできるという利点が、外出中に経費精算をすべて終わらせなくてはならない、という必要以上のプレッシャーにならないよう配慮も必要です。
まずは、経費精算アプリを使ってどのような課題を解決したいのかを明確しましょう。
自社の経費精算の対象範囲を正確に把握した上で、その分野に強みのあるアプリを選定する必要があります。例えば、交通費精算がメインで他の機能は不要ということであれば、交通費に特化したサービスを選択することでシンプルな機能を、コストを抑えて利用することができます。一方、仮払いや立替経費精算、出張精算なども必要であれば、クレジットカードやECサイト等との連携機能に強みをもつ高機能なシステムが有効です。
また、旅費規定のように金額上限設定、日当、自家用車精算条件など規定が複雑になる場合は、アプリの内容を柔軟にカスタマイズできるシステムかどうかも重要なポイントです。その際、プログラミングなしで画面上から自社でカスタマイズできるのか、カスタマイズを依頼する場合には追加費用がかかるのかどうかも確認しておくと安心です。
一口に経費精算アプリといっても無料で使えるものからクレジットカードや会計システムと連携できる高機能なものまで幅広い種類があります。「経費申請の入力を効率化したい」「承認のスピードアップを図りたい」など、具体的に目標を設定して、実現したい機能の対応状況を確認するとよいでしょう。
モバイルアプリの開発が進み、現在では、AndroidとiOSの両方に対応しているシステムも増えてきました。しかし、交通系ICカードをかざして、ICカードの乗降車履歴の明細を取り込む機能など、NFCに非対応のAndroidや古いバージョンのiOSでは利用できない機能もあります。
使いたい機能を備えたアプリが、会社貸与のスマホ、あるいは社員が保有しているスマホにインストールできるか確認しておきましょう。どちらか一方のOSにしか対応していない場合や一部に非対応の機種を使用している社員がいる場合には、全社で統一したモバイルアプリを利用できずに、かえって業務が煩雑になってしまうこともあるので注意が必要です。また、無料体験期間を利用して、実際の操作性を試してみることも欠かせません。
経費精算アプリの比較のポイントを踏まえて、主な経費精算アプリをご紹介します。
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（出所：楽楽精算公式Webサイト）
クラウド型の経費精算システムのため、スマホやタブレットからでも利用可能。iOS・AndroidのどちらのOSにも対応している。アプリを利用することで申請データの作成・申請・承認といった基本的な使い方に加えて、領収書の読み取りもできる。また、「ICカードリーダー」アプリもあるため、専用のカードリーダーを用意しなくても、アプリを起動した端末に交通系ICカードをかざすことで、利用履歴を「楽楽精算」に取り込むことができ、交通費精算を効率化できるのも魅力。
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（出所：Concur Expense公式Webサイト）
国内では1,000社以上、世界では6,600万社以上に利用されている経費精算システム。申請から承認までスマホアプリで行える。
経費精算の範囲は、交通費・一般経費のほか、出張の予約・申請はConcur Travelで対応。
タクシーアプリ、宿泊予約サイト、名刺情報管理サービスなどの外部サービスとの連携による、支払い情報の自動取り込み、コーポレートカード、スマホ決済アプリ、交通系ICカード、路線検索連動による支払い情報の自動取り込み、スマホアプリを用いた領収書撮影によるOCR読み取りにも対応している。
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（出所：Staple公式Webサイト）
従業員による立替や、経費精算作業そのものを限りなくゼロに近づけることを目的とした経費精算サービス。スマートフォンアプリでの操作感において定評があり、サービス利用継続率は99%以上を誇る。機能追加の度に課せられるオプション料金がなく、申請数に依存しないコストパフォーマンスの高い料金体系も強み。Suica、PASMOなど交通系ICカードの利用履歴を読み取るためのリーダーアプリ「Staple リーダー」を無料で利用することができ、経費精算サービス「Staple」と併用することで、交通費精算の面倒な入力作業が不要。iOS、Android、どちらのプラットフォームでも利用できる。Slackなどのビジネスチャットとも連携でき、承認者はStapleの画面や、アプリへ遷移することなく、Slack内で申請内容を確認し、承認・却下の処理ができるのも魅力。
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（出所：Spendia公式Webサイト）
スマートフォンを標準とした高いUX、領収書OCR自動読み取りやチャット型出張申請等の様々な入力サポート機能による精算者の利便性だけでなく、経費精算規定の変更やQRコード承認、分析レポート等の管理者の利便性も提供する次世代経費精算モバイルアプリケーション。SaaS型でありながらも各社独自の規定や画面・項目の設定、ワークフロー設定などが自分自身で簡単に変更できる「柔軟性」や、会計・人事等SIerの強みを活かした「システム連携性」、スマホ完結を前提としたUIを追及した「利便性・操作性」が特徴。
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（出所：WiMS/SaaS経費精算システム公式Webサイト）
中規模・大規模企業向けの経費精算システム。NFC機能を実装しているAndroid端末に対応しているスマートフォンアプリでは、交通系ICカードの利用履歴から経路と運賃のデータを読み込み、交通費精算の申請に反映することが可能で、 交通費精算の手入力負担を大幅に軽減することができる。
操作性の高い入力画面や科目に紐づいた入力支援機能で業務効率化できる上、会計システム連携、FBデータ作成、ワークフロー承認など、経理業務をワンストップで行うことができる機能がそろっている。グループ会社をまたいだ承認や会社間取引・親会社代行支払など、グループ会社の管理も対応している。
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（出所：eKeihi公式Webサイト）
交通費・出張費・会議費・交際費などの申請や承認、支払処理の電子化まで、一元管理を実現する旅費・経費精算システム。スマートフォンやタブレットで利用できる専用アプリはiOS・Androidの双方に対応可能。外出先からの交通費精算や出張精算、経費精算、承認などを、スマートフォンを使って移動などの空いた時間を利用して効率的に経費精算が行える。
また、eKeihiのOCRは最新のAI機能を搭載しており、従来のOCRが苦手としていた日本語読み取りをAIでカバーし、使えば使うほど継続的に精度が向上していくため、自動取り込みが難しいといわれている手書き文字にも対応している。OCR機能は標準利用でき、別途費用がかからないのも魅力。電子帳簿保存オプションと連動させることで、領収書の管理がしやすくなり、保管コストの軽減、ペーパーレス化の促進に繋げることができる。
（出所：freee公式Webサイト）
隙間時間や出先でもスマートフォンを使って直感的な操作で入力でき、Web版と併用することで会計業務をより一層効率化できる。Android、iOSのどちらにも対応。
クラウド型システムのため、自動的にWeb版と情報が同期される。アプリの「交通費精算」機能を使用すると、SuicaなどのICカードをタッチするだけで利用履歴を読み込み、そのまま経費精算を申請できるため、手間を大幅に削減できる。また、「freeeアプリストア」では簡単な操作で、クラウド型販売管理システムのsoarizeやコミュニケーションツールのSlackなどの外部サービスと連携することができるため、必要な機能を拡張しやすく幅広い業務の効率化が実現できる。
経費精算システムは日々進化を遂げており、現在では企業の規模を問わずに必要不可欠なものとなりつつあります。なかでも、スマートフォンを使って経費精算を可能としたモバイルアプリは、入力や申請・承認にかける手間や時間を大幅に削減し、従来の経費精算で抱えていた様々な問題を大きく改善してくれるツールといっても過言ではないでしょう。
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