宿泊施設や交通手段の手配、経費の管理など、出張に関わる業務負担を減らしたいと考えている方へ。これらの課題が解決できる、出張管理システムの選び方や比較ポイント、おすすめのシステムをご紹介します。
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出張管理システム（BTM）とは、宿泊施設の予約や交通手段の手配、出張にかかる経費などの管理を一元管理し、業務効率化を進めるためのシステムのこと。なお、BTMとは「Business Travel Management（ビジネストラベルマネジメント）」を指します。
出張には、以下のような手間・負担がつきもので、規模を問わず、多くの企業で問題となっています。
【出張者にかかる手間・負担】
【経理/管理者にかかる手間・負担】
出張管理システムには、出張に伴う周辺業務の効率化やコスト削減を図れる機能が豊富に搭載されています。出張者（従業員）だけでなく、管理者の負担軽減にも役立ちます。
| 出張手配 | ホテル、新幹線、飛行機、レンタカーなどを、システム上で一括検索して予約。金額を比較できるので、旅費の適正化にも役立つ。 |
|---|---|
| 旅程管理 | ホテルや飛行機などの予約情報を旅程として管理。モバイルアプリから旅程を確認することも可能に。 |
| 出張の申請/承認 | システム上から出張の事前申請や承認手続きなどを完結できる。別途ツールを使う必要がない。 |
| 出張費用の経費精算 | システム上での予約データ・利用実績データをもとに経費精算ができる。更に、従業員の立替精算がなくなることで、経理業務の負荷が軽減される。 |
| 出張費用の一括請求 | システム上から宿泊施設・交通手段の予約をすることで支払いを一元化。請求処理の負荷軽減につながる。 |
| 旅費規程チェック | 旅費規程をルール設定し、規程外の精算に対してアラート表示する機能で、規程チェックを自動化できる。 |
コロナ禍で急減した日本国内の宿泊需要ですが、2023年に急激な回復を見せ、2024年は約4億9,460万人泊。これは2019年と比較してプラス3.0%の水準です。中でも、出張に利用されることの多い「ビジネスホテル」は年間3億人泊を超える利用があります（観光庁「宿泊旅行統計調査」に基づく）。
2025年は、物価高などの影響により国内宿泊需要全体は前年割れが続いていますが、その一方で、「ビジネスホテル」の稼働率は前年を上回る高水準を維持しています。ビジネス需要は底堅く推移していることから、今後出張管理システム（BTM）を求める企業は増える傾向にあると考えられます。
おすすめの出張管理システムは、タイプ別に分けると下記のとおりです。
【出張管理特化型】
「ピカパカ出張DX」「AI Travel」「出張なび」など
【手配サービス対応型】
「BTOL」「出張手配プラス」「Smart BTM」など
【経費精算システム一体型】
「ビズバンスJTB経費精算」
記事後半では各システムの詳細を説明していますので、「すぐにおすすめを知りたい」という方は、おすすめの出張管理システムからご覧ください。
「選び方なども含めてもう少し詳しく知りたい」という方は、このまま記事を読み進めてください。出張管理システムのタイプや比較ポイントなどを、わかりやすく解説していきます。
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出張管理システムの導入によるメリットとしては、以下の様な点が挙げられます。
出張管理システム導入によってまず期待できるのは、旅費や宿泊費といった「直接コスト」の節減です。
出張管理システムなら、複数の航空会社・鉄道会社やホテルを一括検索して最安値を簡単に見つけられます。加えて、多くのシステムが旅行会社やサプライヤーと提携しており、一般の予約サイトにはない法人限定の特別価格を利用可能。航空券と宿泊をセットにしたパッケージ予約などを活用することで、より安価にできるケースも。
出張の規模や内容によっても異なりますが、一般的に平均12%〜20%程度の出張コスト削減ができると言われています。データ分析により、更なるコストカットも期待できます。
出張管理システムを導入することで、これまで出張者・管理者が行わなければならなかった「出張に関わる業務」を大幅に減らすことができます。それによる「間接コスト」の削減は計り知れません。
出張管理システムなら、出張の申請から承認、手配までをシステム上のワークフローで完結可能。上長が内容を事前に確認・承認していない出張（手配）を防ぐことができます。
また、システム側で旅費規定を自動的に適用・チェック可能。たとえば、「100km未満の出張は宿泊不可」「宿泊費の上限額は1万円まで」など定めていたとしても、実際にアナログで運用・管理するのは大変です。出張管理システムなら、目的地までの距離を自動で算出したり、宿泊費1万円を超える場合にはアラートしたり予約自体をブロックしたりすることで、規定違反を未然に防げます。
出張管理システムを導入すれば、個人の立て替えがなくなります。費用が自動処理されることから、カラ出張や経費の私的利用といった不正防止にも役立てられます。また、「いつ・誰が・どこへ・いくらで」出張したかというデータがリアルタイムで可視化・保存されるため、不正への抑止力が働きます。「AI Travel」のように「当時の市場価格（その時予約できる最安値など）」をログとして残せるシステムでは、後から「その予約が本当に適正だったか」を検証することも容易です。
出張管理システムは3タイプに大別できます。それぞれのタイプの特徴と選び方について解説します。
各種チケットの手配や申請・承認フロー、旅程の管理といった出張管理に特化機能を豊富に搭載したタイプです。既に経費精算システムを導入していて、別途で出張管理システムを利用したい場合に適しています。出張の手配・管理の効率化に加えて、出張費用の適正化や内部統制の強化といった効果も見込めます。
中には「AI Travel」のように、外部の主要な経費精算システムとAPI連携可能で、業務の切れ目なく運用できるツールもあります。また「Concur Travel 出張管理」は、同シリーズの「Concur Expense 経費精算」と組み合わせて利用することで、経費精算システム一体型に近い使い方が可能に。出張・経費精算業務 の負荷軽減につながります。
出張管理特化型の機能に加えて、出張手配の代行を依頼できる点に強みがあるタイプです。出張手配や管理業務を丸ごと外注したい場合におすすめ。サービス提供会社のスタッフが各種手配を代行し、依頼した内容や手配状況、旅程などは「出張管理特化型」と同じようにシステム上で管理できます。
たとえば、「BTOL」はオンライン予約ができない国内出張や海外出張について、メールリクエスト予約によってオペレーターが代わりに予約を手配します。「出張手配プラス」なら、サイトが混みあっていてオンラインで予約が取れない場合に、オフラインの別在庫から手配するといったことも可能です。
出張管理機能と経費精算機能を併せ持ったタイプです。出張の手配だけでなく、通常の経費精算業務の効率化も実現できます。全社的に出張回数が多くて経費精算業務の負荷が課題になっている」「合わせて経費精算システムの見直しを検討している」といった場合に導入システムの候補となるでしょう。
経費精算システムに、チケット手配や申請・承認フロー、法人一括請求払いといった機能を搭載した「ビズバンスJTB経費精算」がこのタイプに該当します。
前述のタイプをもとに、自社に合った出張管理システムを絞ったら、4つの比較ポイントを参考に、詳細な検討を進めましょう。
出張業務は出張の手配・申請だけでなく、その後「経費精算の申請・処理」「会計システムへの入力（仕訳）」など周辺業務も必要になります。別途システムを導入している場合は、「データ連携がしやすいか」どうか確認しておきましょう。出張に限らず、バックオフィス全体の効率化を考える場合は、外部連携の程度・しやすさが重要となります。
たとえば、「AI Travel」では外部の主要な経費精算システムや会計システムと連携可能。出張で利用したデータをそのまま経費申請や会計システムに活用できるため、重複して入力・確認する手間が省けます。また、「SmartHR」と連携して人事マスタを利用できるのもポイントです。バックオフィスを合わせて効率化したい場合はおすすめです。
旅費・宿泊費などの直接コストが課題となっている場合は、コスト削減に役立つ機能の有無がポイントとなります。「AI Travel」は、従業員の予約内容とマーケット相場を比較する機能や、従業員別に出張コストを分析する機能を搭載。出張コストを最大20%削減したという実績があります。
また、「出張なび」「ビズバンスJTB経費精算」「BT-Compass」「BTOL」のように、法人特別割引料金で利用できるサービスもコスト削減に有効です。
出張手配サービス対応型のシステムを導入する場合は、手配依頼の方法と相談可能な時間をチェックします。たとえば、「Smart BTM」はチャットや電話、メールで24時間365日対応、「トラベルjp for Business」はLINE WORKSのチャットで平日10〜18時の間、出張手配の依頼が可能です。
システムによっては、対応する宿泊予約サイトや旅行比較サイトが限られている場合があります。国内の通常航空券や宿泊施設であれば、それほど差がなかったとしても、「LCCの検索もできるか」「海外のホテルや交通手段も手配できるか」「レンタカーに対応しているか」などに関しては注意が必要です。自社の出張業務に合っているか確認しておきましょう。
出張管理に特化したシステムをご紹介します。
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(出所：ピカパカ出張DX公式Webサイト)
東証プライム上場企業「株式会社エアトリ」の法人部門が分社化してできた、株式会社ピカパカが手掛ける出張管理システム。国内外の出張予約・出張情報を一元化し、請求書で出張費の一括精算が可能。立替が不要なため、出張者・管理部門双方の負担を軽減。事前申請・承認や経費精算システムとの連携などにも対応し、業務の効率化を実現。
航空券は国内外132社、ホテルは64万軒から横断検索でき、移動手段と宿泊をまとめて手配可能。LCCやMCCを含めて航空券の最安値を比較できるため、コスト削減に役立つ。オペレーターによる手配代行もあり、オンライン予約ができない場合も安心。新幹線のチケット受取方法は、きっぷ配送・QRコード・チケットレスから柔軟に選べる。レンタカー、ポケットWi-Fi、会議室、旅行傷害保険など、便利な出張関連サービスも。
（出所：出張なび公式Webサイト）
導入実績1,100社、20年以上のサービス提供実績を持つクラウド型出張管理システム。出張にかかわる申請・予約・精算まで1つのシステム上で完結。PCやスマホから出張者自身が予約・変更・取り消しなどの操作を行えるため、急な予定変更にもスムーズに対応できる。手配可能な範囲は、新幹線・在来線特急、飛行機、宿泊施設をはじめ、航空券・ホテルがセットになった出張パックやレンタカー、コワーキングスペースと幅広い。法人向け割引を適用しながら利用日基準で精算されるため、コスト最適化にも貢献する。
予約情報はシステム上に自動反映され、可視化・分析が可能。予約情報を集約することで請求内容と旅費精算の紐づけも明確になり、経理部門の突合作業も軽減できる。経費精算システム「Concur Expense」との連携にも対応。金額情報をはじめ、利用したサービスや発着地情報なども連携されるため、不正利用防止やガバナンス強化にも役立つ。
（出所：AI Travel公式Webサイト）
出張の一括手配から周辺業務の効率化までまとめて実現するビジネストラベルマネジメント。出張の目的地（住所や店舗・会社名でOK）と日付を設定するだけで、宿泊・移動手段を一括検索。「新幹線＋ホテル」などのパッケージプランと「個別予約」の合計金額を1画面で同時に比較可能。「購入価格が適正かどうか」を判断するためのマーケットログ（市場価格の記録）も保存できるため、コンプライアンスや内部統制強化目的にもおすすめ。
人事・労務システム（SmartHR等）や会計ソフト（freee等）とのAPI連携が充実しており、組織図の変更に合わせた承認ルートの自動更新や、仕訳データの自動連携が可能。周辺業務とシームレスにデータ連携することで、よりスムーズな業務フローを構築できる。
（出所：Concur Travel 出張管理公式Webサイト）
出張・経費管理に強みを持つクラウドサービス「SAP Concur」シリーズの出張管理システム。モバイルアプリから出張の手配と予約、旅程変更の確認、出張プランの共有ができ、出張経費はレシートの写真を撮って経費精算レポートの行項目に割り当てるだけで完了する。
経費精算システムの「Concur Expense」と組み合わせて精算業務を効率化したり、「SAP Concur モバイル アプリ」をインストールして出張中の空き時間に経費精算を終わらせたりすることも可能。同社のプロダクト併用による拡張性の高さが魅力だ。出張の申請・承認を効率化する「Concur Request」も便利。
（出所：東京マスターズ オンライン予約ツール公式Webサイト）
検索・予約～精算情報の出力まで、旅マエ・旅ナカ・旅アトの管理工程を効率化できる出張管理サービス。国際的なOTAと連携し、出張旅行のみに適用される企業割引やビジネスプランを利用できるのが強みで、社内規定に合ったプランをカスタマイズできる。
ホテル・航空券は、金額や時刻、立地などで絞り込み検索・比較が可能。過去の予約履歴にもとづいて、ユーザーの行動や思考に合った検索結果の表示もできるため、出張手配における検索の手間を削減する。
出張管理をスマート化する出張レポート作成機能や出張者の情報抽出機能を搭載。出張者が予約後に行った内容変更やキャンセルといった更新情報の自動反映や、精算に必要な情報の出力も可能で、バックオフィス業務のミスや負荷の軽減をサポートする。
（出所：TsugiTsugi公式Webサイト）
東急が提供する定額制回遊型宿泊サービス。リゾートホテルや温泉旅館といった全国140カ所以上の施設に加え、全国1,000カ所以上のシェアオフィスやコワーキングスペースを予約なしで利用できる「OFFICE PASS」を組み合わせることも可能だ。
1カ月単位で契約更新できるため、出張費の固定化を実現。宿泊数は期間内で自由に増減でき、「月内で使い切らなかった宿泊数を翌月に繰り越し」「5泊単位で追加購入」など、柔軟にカスタマイズできる。予算計画や決算分析が容易になるだけでなく、会社や部門で会計伝票が一本化されるため、事務作業が削減できるのもうれしい。
一泊数の割り当て/付与や役職・業務内容に応じた権限設定など、管理アカウントで管理も簡単。社員はサブアカウントから利用実績を確認でき、出張精算に必要な情報の取得も手軽だ。
（出所：ビズバンスJTB出張予約公式Webサイト）
旅行会社のJTBが提供する法人向け出張手配・管理ソリューション。交通手段やホテル、パッケージツアーを一元手配・管理でき、出張経費の削減にも実績を持つことから約1,900社で導入されている。
チケット手配は国内・海外に対応しており、「JAL ONLINE」「JTB国内宿泊」「エクスプレス予約」といったチケット手配サービスと連携。法人向け専用の回数券や割引運賃の優先利用を促進することで、経費削減効果も見込める。チケットの一括予約・一括支払いに対応しており、経理業務の効率化にもつながる。
チケット手配に特化したシンプルプランを選べるほか、オプションで出張登録や申請・承認ワークフロー機能も揃う。
（出所：BT-CompassWebサイト）
出張費のコストカットに強みを持つ国内出張管理システム。法人特別割引料金により、交通費や宿泊費を削減。JALの法人オンライン専用「ビジネスフレックス」では平均21％の割引が適用され、新幹線も「エクスプレス予約」や「ビジネスえきねっと」などの法人向けサービスで安価に予約できる。更に、イオンコンパス独自の宿泊予約サービス「泊まるくん」では、全国約2,200施設を特別価格で利用できるため、宿泊費も大幅に削減可能だ。
また、出張者による立替精算が不要で、会社が一括精算を行うことができるほか、利用明細を毎月提供することで、経費の透明性を確保し、不正使用の防止にも役立つ。
各種チケットの手配代行サービスに対応している出張管理システムをご紹介します。
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（出所：BTOL公式Webサイト）
交通機関や宿泊先の手配などを、一つのシステムで一括管理する出張手配管理システム。国内航空券、全国の新幹線、国内宿泊、ダイナミックパック、国内レンタカーのオンライン予約に24時間対応。スマホで簡単に予約の変更や取消もでき、出張先での急な旅程変更にも対応可能。オンライン予約ができない国内出張や海外出張の手配項目については、メールリクエスト予約によりオペレーターが予約を手配。企業一括請求となるため、出張者の立替払いの負担が軽減される。海外出張の手配では、経験豊富な同社の海外専門コンサルタントが対応。航空券やホテル以外にも、海外旅行保険やPCR検査、陰性証明書発行の医療機関紹介など、ポストコロナでの海外渡航をサポートする。
（出所：出張手配プラス公式Webサイト）
初期費用・月額費用無料で利用できる出張手配・管理システム。最低利用料金の設定もないため、ローリスクで導入できる点に強み。出張内容の見える化・一括請求によって出張者の立て替え払いの負担や経費精算の手間を軽減。コストの抑制や不正防止にも貢献する。
出張手配の窓口を1つにまとめることで、国内・海外の出張手配も最速2分で完了。法人専用プランでのホテル利用や、独自の割引運賃を適用した航空券の利用も可能。サイトが混雑している場合や空きがない場合には、大手旅行会社などの在庫を活用したオペレーター手配にも対応している。
（出所：Smart BTM公式Webサイト）
オンライン予約でスマートに飛行機・JR・宿の手配ができるクラウド出張予約システム。システムを介して自分でオンライン予約をすることも、チャットや電話、メールを使って専任オペレーターに手配代行を依頼することも可能。航空券、ホテル、JRだけでなく、会食やゴルフ、現地通訳といったサービスの手配にも対応している。
24時間365日のサポート体制で、出張中に急な予定変更が発生しても、電話やチャット1本で予約変更ができる。社員の出張先で有事が発生した場合も、オペレーターによる対応が受けられる。
また、蓄積したデータをもとに購買の改善や規定の変更をコンサルティングするサービスもあり、平均約20％のコスト削減に成功した実績を持つ。
（出所：BORDER公式Webサイト）
700以上の法人・組織で導入されているクラウドBTMサービス。手配手数料のみで、出張管理業務の改善ができることや、柔軟かつスピーディーな対応が評価を得ている。細かな前提条件を指定しなくても、社内規程や出張者の好みに合わせて、「最安」や「最短」など柔軟な提案を受けられるのが特徴。
提案段階で社内規定に対応しているため、管理者が詳細をチェックする手間が省ける。出張データはシステム上に自動で集約されるので、必要に応じていつでも参照することができる。出張先の安全情報の配信、出張にかかる費用の一括請求書払いなど、管理部門の負担を軽減するための機能も充実している。
（出所：トラベルjp for Business公式Webサイト）
LINE WORKSのチャットでホテルや航空券などの予約ができる出張予約サービス。出張の日程や要望をコンシェルジュに伝えれば、航空券や宿泊施設の提案と見積もり結果が届き、予約を確定すればその内容で手配が完了する。
国内外の鉄道チケット、レンタカー、レストラン、モバイルWi-Fi、ビザなどの予約にも対応。初期費用や月額固定費用が不要なので、手軽に導入でき、出張の少ない月に無駄なコストが発生することもない。飛行機やホテルなら、利用日前営業日15:00まで予約依頼ができるスピード感にも定評がある。
出張者本人の病気・ケガ、打ち合わせや参加イベントの中止・取消といった理由で、出張が中止になった場合には、「トラベルjp for Business 出張キャンセルサポート」でキャンセル料金の補償が受けられる。
（出所：ビジネストラベルマネジメント公式Webサイト）
アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行（GBT NTA）が提供する、ビジネストラベルマネジメントサービス。手配実績や出張者の行動傾向の分析を通じて、企業と出張者によりよい出張プログラムを策定・提案する。
出張手配は経験豊かなスタッフによる代行に加え、24時間365日オンラインからの予約が可能。出張規程や購買方針をふまえた手配代行や、出張実績データの分析結果をもとにした規程の改善提案も受けられる。
また、様々な航空会社やホテルと世界規模での優遇契約を結ぶGBTならではの、特別運賃・料金の提供も。出張者自身でホテル、レンタカー等を24時間365日いつでも予約できる、海外オンライン予約ツール「GetThere」や、国内オンライン予約機能「出張なび」など、出張者の利便性向上に役立つ機能も充実。
経費精算システム一体型の出張管理システムをご紹介します。
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（出所：ビズバンスJTB経費精算公式Webサイト）
出張時のチケット手配を行う「チケット手配システム」を搭載した経費精算システム。新幹線、航空機、ホテルといった国内外のオンラインチケットを手配したり、出張申請・承諾をワークフロー化したりといった機能に加えて、予約情報と申請書の連携、利用実績データの取り込みなども可能。出張に伴う各種手配の効率化、出張費立て替えの負担軽減、手続きミスの防止といった効果が期待できる。法人向け専用の割引運賃やプランの優先利用を促進することで、出張経費の削減にも有効。
更に、経費精算システムと連携しているので、経費業務の負担を大幅に軽減。また、電子帳簿保存法に対応しているので、経費精算のペーパーレス化にも役立つ。
出張を1回するだけでも、宿泊施設や交通手段の手配や申請書の作成など、準備は多岐に渡ります。立地や金額を比較して最適な旅程を作成しようとすると、複数サイトを行き来する手間がかかるのがネック。出張内容の承認や規定チェックといった管理者の負担も小さくないでしょう。
出張の機会が多い部署や企業ほど、出張管理システムの導入がおすすめ。出張管理や経理管理といった諸業務のコストを削減し、従業員がより生産性の高い業務に注力できる環境をサポートします。
出張管理システムを導入するには、まずは煩雑化している工程を抽出するのが重要。ニーズに合わせて、「出張管理特化型」「手配サービス対応型」「経費精算システム一体型」の3つのタイプから、自社に最適な出張管理システムを検討してみてください。
出張管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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株式会社南海国際旅行
全国の新幹線・航空など交通機関や宿泊先の手配などを、一つのシステムで一括管理する出張手配管理システム。24時間どこでもスマホで簡単に予約の変更や取消もでき、業務...
株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ
【800社100万人が利用中】従業員数250名以上の企業様におすすめ！社内規定に合わせて柔軟に対応できる経費精算システム。あらゆる経費精算に加え、出張コストと立...
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