最終更新日:2024-03-14
メール対応の効率化や利便性向上のため、クラウドメールサービスの導入を検討している方へ。セキュリティ強化にも役立つ、法人向けクラウドメールサービスについて、無料版との違い、選び方とあわせておすすめも紹介します。
クラウドメールサービスとは、Webブラウザやアプリからクラウド上のサーバーにアクセスし、メールの送受信ができるシステムです。スマホやタブレット、PCなど複数のデバイスから同じメールアカウントを利用できるため、個人利用で使っているユーザーも多いです。代表的なサービスには、GmailやYahoo!メールがあります。
オフィスの外でも、手持ちのデバイスからメールの閲覧や送受信ができるため、多様な働き方の推進にも貢献。テレワークの広がりによって、クラウドメールサービスはビジネス利用においても浸透しています。また、情報漏えい対策の点からもクラウドサービスは有効です。ウイルスチェックや誤送信防止など、企業全体に均一化した対策を講じられるようになっています。
この記事では、ビジネス利用において、クラウドメールサービスを導入する際のポイントを、わかりやすく解説します。
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クラウドメールサービスには、主に次のような導入メリットがあります。
これらのメリットから、運用コストの見直しをはじめ、従業員の増加や働く環境の多様化、サーバーの老朽化などをきっかけに、クラウドメールサービスへ移行する企業が増えています。
クラウドメールサービスには、Gmailに代表されるような個人向けの無料版と法人向けの有料版とがありますが、ビジネスシーンでは法人向けクラウドメールサービスを利用することが主流です。
無料版と法人向けとで、どのような違いがあるのか見ていきましょう。
まず、無料版と法人向けの大きな違いとしてあげられるのは、ストレージの容量です。無料版のクラウドメールサービスの多くは、メールボックスの容量や送受信できるメールサイズが限られています。一方、法人向けクラウドメールサービスは大容量のものが多いのが特徴。システム管理担当者がサーバーの容量オーバーを日々チェックする手間を削減できます。
企業の場合、「@gmail.com」「@yahoo.co.jp」のような無料で取得できるアドレスを使用することは、信頼性を損ねる一因になりかねません。多くの法人向けのクラウドメールサービスでは、「@companyname.co.jp」のような自社ドメインのメールアドレスが取得できるようになっています。
セキュリティの面でも法人向けクラウドメールサービスは機能が充実しています。メールウイルスチェック機能や誤送信防止機能などが強化されているサービスも。また、メールの暗号化やセキュリティ対策ツールなどを、包括的にセットで提供するサービスも増えています。
導入後に、従業員のアカウントやメーリングリストを、管理画面から追加/削除できることも法人向けクラウドメールの利点です。メーリングリストは、社内外のプロジェクトだけでなく、顧客対応や販売促進にも活用可能。また、管理画面があれば、ID/パスワードの再発行や退職者のメールアドレス削除も手軽に。
既存システムと連携してメールを使えるようになることもメリットです。普段使っているビジネスチャットと連携してやりとりを一元化したり、CRMやSFA、MAといった営業支援ツールと連携して対応スピードを上げたり、ECサービスと連携して管理の手間を削減したり、といった使い方ができます。
ほかにも、業務への集中を遮る広告を非表示にできるなど、無料版との違いは多くあります。
次に、複数あるクラウドメールサービスについて、3つのタイプに分けて見ていきましょう。
「Google Workspace」や「Microsoft 365」は、クラウドメールだけでなく、カレンダー、Web会議ツール、スプレッドシート、オンラインストレージなどとセットで利用できます。一つひとつツールを個別に購入していくよりも、運用面・コスト面ともに有利だといえるでしょう。
複数のツールとセットになったサービスは、メールの以外の作業環境もまとめてクラウド化したい場合に向いています。メンバー間でのやり取りを集約したい場合におすすめです。
フィッシング詐欺や標的型攻撃メール、誤送信による情報漏えいなどへのセキュリティ対策は必須です。クラウドメールサービスの中には、誤送信対策やスパム判定といった機能が充実したものもあるので、個人情報など、センシティブな情報を扱う企業に適しています。
たとえば、「Cybermail Σ」では、標的型攻撃を防ぐためのアンチウイルス、アンチスパム機能、添付ファイルを自動的にURL化する誤送信対策機能など、送受信どちらにも堅牢なセキュリティ機能を装備。データセンターの冗長化など、災害や事故へのバックアップ対策もされています。
メールの送受信におけるリスク抑制に特化したものに、メールセキュリティシステムがあります。詳細は「メールセキュリティシステムの比較10選！目的や対策別の選び方」をご参照ください。
営業や採用の窓口、コンタクトセンター部門など、外部からの問い合わせを複数人で共有したい場合に有効なサービスも。
たとえば、「support@ companyname.co.jp」のように一つのメールアドレスを複数のスタッフが共有し、問い合わせがあった場合に各自ログインして対応する、といった機能が挙げられます。誰がどのように対応したかを、対応履歴などで管理することができるので、対応漏れや二重対応、対応遅延などを防止し、顧客満足度の向上にも役立ちます。
メールアドレスを共有し効率的に運用したい場合は、「メールアドレスを複数人で共有する3つの方法と専用サービス」をご参照ください。
法人向けクラウドメールサービスを比較する際に抑えておきたい、4つのポイントについて解説します。
前項の1のタイプを検討する場合、シェアの高い「Microsoft 365」か「Google Workspace」で迷うこともあるでしょう。
たとえば、共同作業が多く、クラウド環境ですべて完結させたい場合には、「Google Workspace」に一本化してしまうのもおすすめです。一方、Officeアプリが業務に欠かせないという従業員や取引先が多い場合には、「Microsoft 365」のメーラーに切り替えることで、利便性を高めながらコスト管理もしやすくなるでしょう。
とはいえ、どちらかに一本化することで業務が滞るようであれば、併用することも選択肢です。
メールの送受信だけでなく、誤送信やスパムメールへのセキュリティ対策も重要です。「メール送信の一時保留」や「上長承認」などメール誤送信対策のための機能、ウイルス対策機能や迷惑メール・スパムメール対策機能などを、比較ポイントとしてチェックしてみてください。
たとえば、「WebARENA メールホスティング」では、メールウイルスチェックや検知率99%以上の迷惑メールフィルタをはじめ、ホワイトリスト/ブラックリスト、送信ドメイン認証など、豊富なセキュリティ機能を備えています。
また、既存のメール環境を変えたくない場合には、「＠Securemail Plus Webmail」のように、セキュリティ機能を追加できるサービスがおすすめです。
メールだけでなく、電話、チャット、LINE、SNSなど、多くのチャネルから問い合わせが届く場合は、メールの共有だけでは不十分で、それらのチャネルとの連携機能が必要となるでしょう。
たとえば、チャットやLINEなどとの連携に強い「メールディーラー」や「Re:lation」、サイボウズの顧客管理アプリと連携できる「メールワイズ」など、サービスによって連携可能なチャネルが異なるので、検討材料にしてください。
外出先でのメール利用頻度が多い場合は、使い勝手の良さも重要なチェックポイントになります。ブラウザから利用できるサービスでも、スマホやタブレット画面への最適化が不十分だと使いづらいため、マルチデバイス対応か、専用アプリが用意されているかを確認しておきましょう。また、UIが使用しているメールシステムと近いものを選ぶこともおすすめです。
たとえば、「xgate4h」はPCだけでなく、iPhone、iPad、Androidなどのスマホ・タブレットのほか、ガラケーにも対応。PCメーラーをベースにWebアプリの使い勝手をプラスしたUIになっており、直感的に操作できます。
メール以外のツールも統合的に利用できるグループウェア型のクラウドメールサービスをご紹介します。
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（出所：Google Workspace公式Webサイト）
Googleが提供する、グループウェア「Google Workspace」に含まれるクラウドメールサービス。カレンダー、Meet、Chat、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイトなど、「Google Workspace」の多岐にわたるツールを使用でき、各ツールを通してメンバー同士で情報を連携・共有できることが利点。
クラウドメールは、個人向けと同じユーザー画面で、Googleならではの検索技術を活用したメール管理機能が魅力。機械学習により 99.9%の精度でスパムを検出する高度なセキュリティ対策が施されており、ユーザーをフィッシング攻撃から保護。また、添付ファイルは複数のエンジンで自動的にウイルススキャンが施されるので、社外とのファイルのやり取りも安心だ。
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（出所：Microsoft 365公式Webサイト）
Microsoft 365 Business Standardで契約することで、Microsoftが提供するクラウドメールサービス・Exchange Onlineに加えて、フル機能のOfficeアプリ、OneDrive、SharePoint、Teamsなどのツールを利用できる。
メール機能として、マルウェア対策とスパム対策のフィルタリング機能、誤送信を防止するデータ損失防止機能などの高度なセキュリティを搭載。紛失したスマホから会社の機密データを削除するなど、マルチデバイス利用の対策も充実している。IT 担当者対象の電話サポートを 24 時間年中無休で利用できるのも魅力。
メールセキュリティに強みを持つクラウドメールサービスをご紹介します。
（出所：WebARENA メールホスティング公式Webサイト）
導入実績3,000社以上、2017年度から稼働率実績100%を誇る、データセンターとバックボーンネットワーク活用したメールホスティングサービス。複数台のサーバー群で処理し、1台に障害が発生した場合でも別サーバーが処理を継続するため安定性が高い。
メールウイルスチェック、迷惑メールフィルタをはじめ、ホワイトリスト/ブラックリスト、迷惑メール隔離、送信ドメイン認証、メール接続元IPアドレス制限など、多彩なセキュリティ機能を提供する。24時間365日の故障対応や、平日日勤帯のチャット/メールでの技術サポートが受けられるのも心強い。
（出所：Active! Mail公式Webサイト）
累計2,250法人、1,300万アカウントの導入実績を持つビジネスWebメール。ビジネスユースの観点から、機能性・操作性やセキュリティを大幅に強化している。
SSL暗号化により悪意のあるHTMLメールやなりすましメールを防止。誤送信防止機能も搭載し、ケアレスミスによる情報漏えいへの対策が可能。エンドユーザーの操作制限を管理者側で設定することができるため、企業や官公庁、教育機関それぞれのポリシーに合わせたセキュリティ対策ができる。また、オプションとして、日本語迷惑メールに対してより強固な威力を発揮する、アンチスパムActive!hunterとの連携機能を提供。
スマホやタブレット端末などからメールの送受信ができるモバイル機能も。
（出所：＠Securemail Plus Webmail公式Webサイト）
多彩な機能と堅牢なセキュリティを備えたメールサービス。ゲートウェイサービスのため、メールボックスが Microsoft 365、Google Workspaceやレンタルサーバーなど他社のクラウドメールでも利用可能。既存のメール環境にプラスするだけで手軽にセキュリティを強化できる。
複数プランが用意される@Securemail Plusサービスを組み合わせることで、企業の個別ニーズやリスクに応じたセキュリティ環境を構築できることが特徴。誤送信防止、ウイルスメール、迷惑メール対策など、多彩なサービスが用意されている。
（出所：xgate4公式Webサイト）
2000年の販売開始からこれまで多くの企業で導入されてきた、IMAP/POP対応Webメール。IMAPだけでなくPOPにも対応していることから、GmailやMicrosoft 365をはじめ、様々なメールシステムとの接続が可能だ。
従来のメーラーのUIを踏襲しているため、導入初期の使いやすさが特徴。セキュリティ対策として添付ファイルの無害化、ユーザーごとの操作権限設定、htmlメールの表示の禁止、マイナンバー漏洩検出などの機能も備え、メールの誤送信を防止する。スマホやフィーチャーフォン（ガラケー）にも対応し、社内外のどこでもメールの送受信ができる。
（出所：Cybermail Σ公式Webサイト）
日本企業に必要とされる、コミュニケーション、セキュリティ、リスクマネジメント機能を搭載したクラウドメールサービス。利用実績20,000社以上、利用継続率99.99%の高い顧客満足度を誇る。CybozuやMicrosoft Teams、Google Workspaceなどのビジネスツールとの連携も可能。ビジネスチャットツール「CYBERCHAT」も利用できる。
アンチウイルス、アンチスパム、URLフィルタリングによるフィッシング対策、SPF DKIM DMARK設定によるなりすまし対策など、脅威防御・標的型攻撃対策が充実。添付ファイル全文チェックによるメール誤送信対策や、BCC強制変換、添付ファイル自動暗号化による情報漏洩対策なども搭載する。
東西2カ所のデータセンターでの冗長稼働によるBCP対策を標準で提供。
（出所：ALL in Oneメール公式Webサイト）
日本国内のデータセンター利用とサーバーの二重化により、毎月のシステム稼働率99.9%以上を誇るクラウドメールサービス。「送信（SMTP）」「受信（POP/IMAP）」「Webメール」 のそれぞれについて、接続元のIPアドレスをもとに接続可否を判定する設定をユーザーごとに行うことが可能。本社や支店などの IPアドレス を登録し、ユーザーに対して 「IPアドレス制限」 を設定することで「メールの送受信は社内からに限定」など、社内のセキュリティポリシーに則った運用を実現できる。
オプションとして添付ファイルを送信する時に送信を一旦保留にし、画面上で送信者に確認を促す機能も搭載。直近 3カ月間の送受信メールデータを管理者がダウンロードできるなど、管理機能も充実している。
問い合わせ管理に強みを持つクラウドメールサービスをご紹介します。
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（出所：メールディーラー公式Webサイト）
導入企業8,000社以上のメール共有に強みを持つクラウドメールサービス。情報共有だけでなく問い合わせメールやチャット、LINEを一元管理することで、業務の効率化と顧客満足度向上に貢献。導入企業の声をもとに、年数回のバージョンアップを実施している。
カスタマーサポート部門などの課題に寄り添った機能が特徴。受信メールが「新着→返信処理中→対応完了」と自動で移動することで、どのメールを誰が対応しているのかリアルタイムで共有され、返信遅れや重複対応、過去の対応履歴が見つからない、といった課題解決に効果を発揮する。これまでの導入実績をもとにした、最適な運用の提案や永年無料のサポートが受けられるので、導入〜活用までの流れもスムーズ。
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（出所：Zendesk公式Webサイト）
導入実績10万社以上。海外の大手レビューサイトでは、ベストソフトウェアに選ばれているカスタマーサポートソフトウェア。メールやメッセージング、SNS、ヘルプセンター・FAQ、電話、ボット、コミュニティフォーラムなど、様々なチャネルに対応可能。問い合わせは自動でチケット化、未解決チケットとして管理されるため、返信遅れや重複対応を防止できる。
問い合わせメールに対し、独自AIが自然な流れで自動返信。目的や言語、印象のラベルを付けることで、優先順位付けやルーティングも効率化する。OpenAIと連携して生成AIを利用すれば、AIを使ってワンタッチで短い返信内容を長文化・詳細化したり、親しみやすい文面・フォーマルな文面にトーン変更したりすることも可能。応対業務の負担軽減に役立つ。
（出所：Re:lation公式Webサイト）
導入社数5,000社以上、様々な問い合わせを一元管理できるメール共有管理ツール。メール、LINE、チャット、電話など、多くのチャネルに対応。システムへのログイン不要で、同じ画面上で返信・対応履歴の確認ができるため、メール対応時間を最大で75%削減することも可能。グッドデザイン賞を受賞するなど、使いやすさにも定評あり。
外部システム連携にも優れており、LINE公式アカウントの管理画面にもログインなしで返信可能。SNSやチャットツールのほかに、ECツールやCRM/SFA、フォーム作成ツールなど、60以上のサービスと連携・情報の紐付けができる。
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（出所：メールワイズ公式Webサイト）
チームでのメール対応を一元管理して効率化できるメール共有システム。もともとはサイボウズ社内のメール業務効率化のために開発されたシステムで、現在はその利便性から12,000社以上で導入されている。すでにサイボウズ社のkintoneやGaroonを導入している場合、連携によってメールワイズの履歴をkintoneの顧客管理アプリに表示させるなど、相乗効果が期待できる。
二重返信、対応漏れ、業務の属人化、顧客管理など基本的な機能を網羅。チームでのメール対応はメールワイズ、個人宛のメールは一般のメールソフトと使い分けることが可能。1カ月単位、1ユーザー単位で契約できるため、余分なコストを抑えられることも魅力。
（出所：Freshdesk公式Webサイト）
導入実績60,000社以上の米国企業のカスタマーサポート向けシステム。1つのメールアドレスを複数人で共有してメールを送受信できる。メール対応を効率化する機能として、リマインドメールの自動送信機能や、テンプレートを活用したメール作成機能などを備える。メール以外の多チャンネル対応も強みで、電話、問い合わせフォーム、LINEやX（Twitter）などからのメッセージも一元的に管理できる。
問い合わせメールに対して、対応者の割り振りや優先順位付け、対応状況のステータス管理などの問い合わせ管理機能も充実。
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リモートワークの推進やCS業務の効率化といった効果が期待できる、法人向けメールサービスについてご紹介しました。以下、要点（よくある質問）をまとめておきましたので参考にしてください。
「Google Workspace」「Microsoft 365」の2サービスは、様々なツールを使える点から多くの企業で利用されています。
メールセキュリティーに強みを持つタイプでは20,000社以上で導入されている「Cybermail Σ」、問い合わせ管理に強いタイプでは世界10万社以上で導入されている「Zendesk」や、60,000社以上で導入されている「Freshdesk」が代表的です。そのほか、官公庁や学習機関など幅広く導入されている「Active! Mail」、複数チャネルに対応している「メールディーラー」も高いシェアを持っています。
法人向けメールサービスの主なメリットは、デバイスや場所を問わずにメールアカウントを利用できる点です。加えて、「自社メールサーバーの構築が不要」「ソフトウェアの更新や機能拡張などにかかるコストの削減」「セキュリティ対策の強化」「複数人で共有できる」など、多くのメリットがあります。
| 1. | 多数のツールが利用可能なタイプ | Gmail（Google Workspace）、Microsoft 365 |
|---|---|---|
| 2. | メールセキュリティに強いタイプ | WebARENA メールホスティング、Active! Mail、＠Securemail Plus Webmailなど |
| 3. | 問い合わせ管理に強いタイプ | メールディーラー、Zendesk、Re:lationなど |
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