メールアドレスの共有により、問い合わせ対応の漏れ防止や効率化を図りたいカスタマーサポートや営業部門の方へ。無料の方法から専用のサービスまで、メールアドレスを共有する方法を紹介します。
“問い合わせ管理システム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
メールアドレスの共有とは、1つのメールアドレスを複数名で使用し、メールを送受信することを指します。
企業では、代表窓口や問い合わせ窓口、カスタマーサポートの連絡先を、「info@～」「contact@～」など、1つのメールアドレスにまとめるケースが一般的です。
問い合わせ数が少ない場合は、1〜2名程度で対応できますが、件数が多くなると複数名で対応する必要が出てきます。そのため、メールアドレスの共有が重要になります。
以下に、メールアドレスを共有する主な3つの方法についてわかりやすく解説していきます。
メーリングリストは、複数名に同じメールを同時送信できる仕組みです。特定のメールアドレス宛に送るだけで、登録されているメンバー全員にメールが自動転送され、送信者の手間を省けます。
また、受信についても自動的に転送されるため、管理も比較的簡単です。ただし、メーリングリスト経由で届いたメールに返信する際は、各自のメールアドレスから返信する必要があるため、対応状況を把握できるのが返信者のみになりがちです。
「メールの送信者にとっては一斉送信できて便利だが、返信の際、対応の抜け漏れにつながるリスクがある」という点も考慮した方が良いでしょう。
Webメールは、Webブラウザ上でメールの送受信ができるサービスです。多くの場合、利用にはアカウントが必要で、同一の受信・送信トレイを複数名で共有する場合、IDやパスワードの共有が前提となります。
サービスによっては、「特定のメールのみ複数名で確認できる機能」を備えているケースも。たとえば、GmailならGoogleグループの「共同トレイ」、OutlookならMicrosoft 365の「共有メールボックス」がそれに該当します。
ただし、運用には手間がかかることがあり、たとえば「共同トレイ」では、メールごとに対応者を振り分ける作業が必要です。なお、Webメールでは1つのアカウントに対して、複数人が同時にログインして共同利用することが考えられますが、サービスによっては制限がある可能性があります。
たとえばGmailのように個人利用を想定したアカウントでは、複数人で頻繁にアクセスすると、不正利用とみなされてアカウントがロックされる恐れがあります。
メール共有に特化したサービス（問い合わせ管理システム）は、問い合わせ対応の効率化や、業務プロセスの分担に役立ちます。カスタマーサポートやヘルプデスクなどの窓口対応、ECサイトでの注文受付や取引先からの発注管理、顧客からの予約メールなどのように、業務プロセスを複数名で分担し、チームで業務を進める場面に適しています。
たとえば、「メールディーラー」は、メールだけでなく、チャットやLINEとの連携にも優れています。「メールワイズ」はkintoneやGaroonなどの顧客管理アプリと連携し、メールの履歴をアプリ経由で確認できるので便利です。
なお、メール共有や問い合わせ対応の効率化に強みを持つサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
“問い合わせ管理システム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
改めて整理すると、メールアドレスの共有には、次のようなメリットとデメリットを挙げられます。
こちらでは、Webメールでメールアドレスを共有する方法として、多くの企業で利用されている「Gmail」および「Microsoft 365」の概要とポイントについて説明します。
Gmail では、「共同トレイ」と「メールの委任」という2つの方法でメール共有が可能です。
代表メールアドレスを複数名で使い、受信するメールの対応を個別の担当者に任せたい場合や、複数のメンバーでメールを共有したい場合は、共同トレイの使用が便利です。
チーム内の情報共有や双方向のコミュニケーションに役立つツール「Googleグループ」に共同トレイ用のグループを作成する、もしくは既存のグループで共同トレイの機能を「有効」にすると、共同トレイを使用できるようになります。
グループの管理者は、共同トレイに送られてきたメールに担当を割り当てたり、更に、「完了」「対応不要」「重複」などのステータスを表示させたりすることで、効率的に管理できます。
代表メールアドレスの管理者が特定の代理人を設定し、そのメンバーにメールの送受信権限を与える機能です。
具体的には、メールの委任は、AさんのGmailのアカウント（委任元）から、Bさんのアカウント（委任先）に、AさんのGmailへのアクセスを許可します。Googleグループを作成せずにメールを共有できるため、複数のメンバーの連携よりも、少人数での運用に向いています。
設定後、Bさんには「委任元アドレス（代理）」としてアカウントが表示され、メールの閲覧、送信、削除が可能になります。また、代理人が送信するメールには、Bさんのアドレスではなく委任元のメールアドレスが表示されるため、統一感が保てます。
また、代理人が送信するメールには、Bさんのアドレスではなく代理人のメールアドレスが表示されるため、統一感が保てます。
Microsoft 365では、「共有メールボックス」と「配布グループ」という2つの共有方法があります。
いずれも、メールや予定表、連絡先を組織内で一元管理できるサービス「Exchange Online」の機能として提供されており、企業内でのメール対応を効率化するのに適しています。
共通のメールアドレスを複数名で共有し、メンバーがそのアドレスを使ってメールを受信したり、返信したりできる機能。相手には、個別ユーザーではなく、共有メールボックスから送信されたように見えるため、チームとして一貫したやり取りが可能です。
共有メールボックスは、管理者アカウントから個別ユーザーを追加するだけで使えるようになります。追加されたユーザーに新たに共有メールボックスが表示されるようになり、共有を許可されたメールの確認やメールの送受信ができます。
メーリングリストのように、グループメンバー全員にメールを自動転送する機能。ただし、転送されたメールは受信専用で、返信などのやり取りはできません。情報共有を目的とする場合に便利です。
こちらでは、メール共有や問い合わせ対応の効率化に強みを持つサービスのうち、主なサービスをご紹介します。
“問い合わせ管理システム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
（出所：メールディーラー公式Webサイト）
8,000社以上の導入実績を持つ、メール共有管理システム。コールセンターから営業部門まで幅広く利用されている。メールや電話、メッセージ、LINE公式アカウントを一元管理し、複数の問い合わせ窓口を効率的に運用可能。
誰がどの問い合わせに対応しているかが一目でわかり、「未対応」「対応中」「対応完了」のステータスが自動で割り振られるため、進捗状況の把握が容易。二重対応防止機能により、重複対応の削減にも効果的。返信テンプレートや社内FAQを活用すれば、応対品質の均一化も期待できる。
専任スタッフによる初期設定サポートのほか、導入後も電話やメールによるアフターサポートを提供。業務効率化に向け、適切な運用方法の提案も受けられる。
（出所：Zendesk公式Webサイト）
導入実績10万社以上を誇る、米国企業のカスタマーサポート向けツール。海外の大手レビューサイトなどで高い評価を得ており、日本での導入実績も豊富。メール共有に加え、電話、チャット、SNS、LINEなど、様々なチャネルでの顧客対応を一元管理できる。メールソフトと同じ要領で直感的に操作できる点も魅力。
問い合わせは「チケット」として管理され、テンプレートを使った迅速な回答や、事前にトレーニングされた独自AIによる自動返信にも対応。また、チケットごとに目的や言語、印象をラベリングできるため、担当者の割り当てや対応の優先順位付けも効率的に行える。
更に、OpenAIとの連携により、生成AIがチケットの要約や回答文面の詳細化、トーン変更などをワンタッチでサポート。スピーディーな顧客対応が実現する。
（出所：Re:lation公式Webサイト）
導入実績5,000社以上のメール共有ツール。チーム全体で問い合わせを一元管理し、二重返信や対応漏れを防止。メールや電話、LINEなど複数チャネルの問い合わせを一画面に集約し、複数人で共有・管理ができる。
AIを搭載し、複数の返信テンプレートから最適なものを自動選択するため、返信業務をスピーディーに進められるように。メールごとにコメントを残せる機能により、やり取りの経緯の把握や注意点をチーム内で共有でき、マネジメントや新人教育にも役立つ。
メール管理以外にも、顧客管理、情報共有、オペレーター教育、分析・改善までワンストップで対応できるため、業務効率の最大化が期待できる。
（出所：Freshdesk公式Webサイト）
メール共有や問い合わせ管理が行える、米国企業開発のカスタマーサポート向けツール。メールだけでなく、電話やチャット、LINEなど、複数チャネルからの問い合わせも1つのチーム受信箱で確認し、効率的に対応可能。
そのほか、効率化を支える主な機能として、対応状況のステータス管理、同じ問い合わせを閲覧したユーザーを確認する重複検知、定型文による返信、返信内容のFAQ化、一定時間経過後のリマインドメール自動送信などを備える。
問い合わせ管理機能やFAQ機能なども豊富で、様々なチャネルからの問い合わせを効率化したい企業に最適。また、業務の自動化を積極的に取り入れたい場合にも有効。
（出所：メールワイズ公式Webサイト）
チームでのメール対応を一元管理、効率化できるサイボウズのメール共有システム。最大の特徴は、サイボウズ社の他製品とスムーズに連携し、相乗効果が期待できる点。たとえば、「kintone」の顧客情報を活用してメールの送受信ができたり、「サイボウズOffice」や「Garoon」との連携で通知が1つにまとまり、アプリの切り替えが不要になったりといったメリットがある。
基本機能として、メール履歴の管理、複数名での作業分担、ステータス管理、テンプレートによる返信の効率化などがあり、問い合わせへの迅速な対応が可能。案件ごとの処理状況が可視化され、誤送信や二重送信のリスクも防止できる。
（出所：mi-Mail公式Webサイト）
1,000万件という業界トップクラスの保存容量に強みを持つ、メール共有・管理システム。大規模な問い合わせにも対応できるため、膨大な量のメールを扱うコールセンターでも安心して利用可能。サーバーは冗長化されており、障害発生時には予備系に自動切り替えられ、安定した運用を支援する。
更に、メール送信時には添付ファイルを自動で暗号化し、パスワードを別送信するなど、セキュリティも万全。
高度な処理能力により、操作は快適。一般的なメールソフトをベースに設計されているため、新人スタッフでも簡単に使いこなせ、教育コストを抑えられる。利用中のメール共有ソフトからもスムーズに乗り換えられるので、導入時の負担が少ない点も魅力。
本記事では、メールアドレスを複数人で共有する方法と専用サービスについて紹介しました。
メールアドレスを複数人で共有する主な方法は、以下の3通りあります。
GmailやMicrosoft 365などのWebメールや各種問い合わせ管理システムは、メール対応をする担当者の負担軽減、仕事の割り振りの明確化、ミスの削減など、多くのメリットがあります。
導入の際には、使い勝手の良さはもちろん、すでに活用しているツールとの連携なども考慮しましょう。
メール共有や問い合わせ対応の効率化に強みを持つサービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
“問い合わせ管理システム”の 一括資料ダウンロードする（無料）
株式会社ラクス
業界シェアNo.1の問い合わせ管理システムです。導入実績8,000社以上。メールや電話、チャット、LINEなど様々なチャネルに対応し、すべての問い合わせを一元管...
株式会社インゲージ
2019年度グッドデザイン賞受賞、導入実績5,000社以上のメール共有システムです。チームで共有する受信箱で、メール、チャット、電話などのビジネスコミュニケーシ...
記事をシェア
＜重要なお知らせ＞ サイトリニューアルに伴い、初回ログインにはパスワードの再設定が必要です。
アスピックご利用のメールアドレスを入力ください。
パスワード再発行手続きのメールをお送りします。
パスワード再設定依頼の自動メールを送信しました。
メール文のURLより、パスワード再登録のお手続きをお願いします。
ご入力いただいたメールアドレスに誤りがあった場合がございます。
お手数おかけしますが、再度ご入力をお試しください。
ご登録いただいているメールアドレスにダウンロードURLをお送りしています。ご確認ください。
サービスの導入検討状況を教えて下さい。
本資料に含まれる企業（社）よりご案内を差し上げる場合があります。
