最終更新日:2024-04-12
契約書管理を効率化するために、Excelでの管理から管理台帳作成や更新期限通知などの機能を備えた契約書管理システムへの移行を検討している法務担当の方へ。システムの導入メリットや比較ポイントとあわせて、おすすめのシステムを紹介します。
契約書管理システムとは、契約書の「管理台帳作成」「検索」「更新期限通知」など、締結後の契約書を適切に管理するための機能を備えたシステムのことを指します。
契約書は締結した後も、必要に応じて内容を見返したり、ほかの契約の参考にしたりするために適切に保管しておかなければなりません。契約書管理システムを導入すれば、Excelの管理台帳をはじめとする従来型の管理方法での懸念を払しょくし、以下のようなメリットが期待できます。
更に、顧客との信頼関係を深めたり、ビジネスチャンスを逃さずに対応したりと、企業として売上や利益の最大化にもつなげられます。
また、契約書管理システムの導入により、契約書の作成・レビューといった法務業務へ集中できるように。契約書を適切に管理するだけでなく、契約書管理に関わる無駄の削減にも役立ちます。本記事ではそんな契約書管理システムについて紹介していきます。
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システムによって差はありますが、契約書管理システムには様々な機能が備わっています。一つずつ具体的なシステムを例に挙げながら、わかりやすく解説します。
| 契約書のデータ化 | 契約書のPDFをアップロードするだけで、自動でテキスト化する |
|---|---|
| 管理台帳の作成 | 各契約情報を自動で抽出し、まとめて管理が可能。別途作成する必要がなくなる |
| 契約書の検索 | 目的の契約書を探しやすい。全文検索のほか、条文検索などにも対応 |
| 契約書の更新期限管理 | 契約の終了・更新に関する期日を自動で計算。期日前に自動で通知も行う |
| 契約書のバージョン管理 | 誤った上書き保存といったリスクに備えて、契約書データをバージョンごとに保存 |
| 権限管理 | 契約書の閲覧権限を部署・担当者などユーザーごとに設定できる |
大量の紙の契約書を保管している場合に便利な機能。契約書を撮影した画像やPDFをアップロードするだけで、自動でテキスト化できます。また、「クラウドサインSCAN」のように、書類を発送すればスキャン・データベース化を代行してくれるサービスも。社外に持ち出せない機密書類にも対応する、出張スキャンサービスを行っているものもあります。
格納した契約書からタイトル、当事者、契約締結日、自動更新の有無、契約開始日・終了日、契約期間、契約の拒絶期限日など、契約書情報を拾って自動で入力・データベース化してくれます。Excelの管理台帳のように自分で入力する手間がかかりません。たとえば、「LegalForceキャビネ」では、スキャンしたデータをアップロードするだけでAIが自動で抽出してくれます。
契約書がデータベース化されているため、目的の契約書を簡単に見つけられるように。契約書情報だけでなく、なかには「PATPOST」や「楽々Document Plus」のように全文検索エンジンを搭載したものも。これらを利用すれば、「この条文を使った契約書」といった曖昧な検索条件でも、目的の文書を効率よく探し出せます。
契約書管理システムは契約書の更新期限が近づいたら、メールでアラート通知の受取りが可能に。不要な契約の自動更新や、重要契約が意図せず終了してしまうのを防げます。たとえば「MyQuick」は、業種や業態にあわせた通知先・通知回数の設定をはじめ、電子ファイルの登録がない場合や、作成日・期限を軸とした通知条件の設定などもできます。
複数人で契約書を管理する場合、誤ってデータを上書きしてしまう恐れがあります。そんな時に便利なのがバージョンを自動保存し、任意の時点に戻したり、履歴を確認したりできる「ContractS CLM」や「Hubble」のようなシステム。契約締結前の契約書作成や修正時、関係者間で契約書案をやりとりする際に有用です。
契約書情報を部外者に漏らさないように、契約書ごとに閲覧を制限するための機能です。たとえば、営業部門と管理部門が共有する契約書、人事部門のみが閲覧できる契約書など、自在に設定することが可能。URL送付でアクセス権を付与できるものもありますが、「MyQuick」は「閲覧のみ・ダウンロードはできない」といった更に細かい制限をかけられます。
契約書管理システムは、以下の4つのタイプに分類できます。契約書の管理に特化しているものもありますが、それ以外にも契約業務や文書管理などの付随機能として契約書管理機能が搭載されているタイプも。必要な機能を備えているか、業務フローに適しているかなどを踏まえて、自社に近しいタイプを検討してみましょう。
管理台帳への入力や契約書の検索に手間がかかっている場合は、「項目入力」や「検索」など、契約書管理業務を効率化するための機能が充実したタイプがおすすめです。特に、入力機能の充実度は要チェック。PDFやスキャンデータから自動で項目を読み取ってリスト化できると、管理業務の大幅な効率化が見込めます。
「契約締結はこれ」「契約書の管理はこれ」という具合に別々のサービスを使い分けるのではなく、「今後契約業務はこれで一本化していきたい」という場合は、すべての契約業務をワンシステムで行えるタイプがおすすめ。契約書の作成から締結（電子契約）、その後の契約書管理までカバーし、同一のシステム上で完結できます。
膨大な量の紙の契約書を保管している場合や、紙と電子の二重管理が予想される場合に適しているタイプ。紙の契約書を効率的にスキャンして、電子契約と一緒に電子データとして管理ができるように。自らスキャンするのが手間であれば、スキャン業務の代行を依頼できるサービスを検討しましょう。
契約書以外の文書もまとめて電子化して効率的に管理したい場合は、契約書管理システムより、文書管理システムがおすすめ。法務部門以外に、総務・管理部門、営業部門など様々な部門で業務効率化・ペーパーレス化が図れるため、導入のための社内稟議を通しやすいのがポイントです。より詳細を知りたい方は「文書管理システムの比較13選。5タイプ・選び方を図解で紹介」をご覧ください。
契約書管理システムはそれぞれ、できることや強みが異なります。自社にあったシステムを検討する際には、まず自社の業務内容を振り返り、「何を課題に感じているか」「今後どうしていきたいか」を考えてみましょう。それによって導入すべきシステムが見えてきます。
以下、各課題にあわせて比較すべきポイントを説明しています。
法務部門は取引先の契約履行状況に応じて、膨大な契約書のなかから目的の契約書や過去の類似の契約書を適宜取り出し、確認しなければなりません。Excelの管理台帳では「探しづらい」「管理しにくい」という場合は、「自動入力」「スキャン代行」「全文検索」など豊富な管理機能を持ったシステムがおすすめです。
管理業務だけでなく、契約書の「作成」「レビュー」「締結」などができるシステムも存在します。事業部門と法務部門との契約書のやりとりや、進捗状況の共有などに課題を感じている場合は、「Hubble」のようなビジネスチャット連携によって契約書のステータスを一目で把握できるシステムが有用です。
契約書以外の社内文書全般を電子化することで、更なるコスト削減や業務改善が期待できます。「契約書だけではなく、社内規定やマニュアルなどほかの文書も電子化して適切に管理したい」という社内ニーズがあれば、契約書以外の文書管理にも対応したシステム・サービスがおすすめです。
業務効率の改善はもちろん、ペーパーレス化やテレワーク推進など全社的なメリットが見込まれるため、社内稟議も通しやすいでしょう。
電子契約サービスの有無も重要な比較ポイントに。契約書の管理業務見直しを機に、管理機能を備えた電子契約サービスの導入を検討するのも一つの手です。企業や新規事業の立ち上げなど、新たに契約業務をスタートさせる場合にも適しています。
既に社内で電子契約サービスを利用している際は、その電子契約サービスが備えている契約書管理機能を利用するか、あるいはそのサービスと連携できるシステムを選ぶとよいでしょう。
管理台帳作成のための契約書情報の入力や更新期限通知など、法務部門の業務改善を図りたい場合におすすめのシステムを紹介します。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| LegalForceキャビネ | 契約書データのアップロードだけで契約書管理ができる、AI契約書管理システム | 要問い合わせ |
| OPTiM Contract | 紙の契約書もスキャンしてアップロードすれば、OCR処理して台帳へ自動登録が可能 | 月額9,980円〜 （初期費用なし） |
| Hubble | AIが契約書から主な項目を抽出し、契約書台帳に自動で反映する | 月額60,000円～ |
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（出所：LegalForceキャビネ公式Webサイト）
締結済みの契約書のPDFデータをアップロードするだけで、契約書管理が行えるAI契約書管理システム。AI契約審査プラットフォーム「LegalForce」を展開する同社が、「すべての契約リスクを制御可能にする」というコンセプトのもと開発。
締結済みの契約書のPDFデータを取り込むことで、自動で契約締結日や契約当事者名などの情報を抽出し、検索可能なデータベースを作成。クラウドサインや電子印鑑GMOサインとの連携によって電子契約にも対応している。電子文書の案件情報（契約書情報）をLegalForceキャビネへシームレスに同期し、AIによる自動読み取り・整理を実現する。
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（出所：OPTiM Contract公式Webサイト）
月額9,980円～という安価で利用できる契約書管理システム。契約書をアップロード（ドラッグ&ドロップして）するだけで、AIが契約書名・取引先企業名・契約締結日・契約終了日・自動更新の有無を抽出し、管理台帳に自動登録。アップロード後にOCR処理を行うため、フォントの埋め込みのない画像形式のPDFや、スキャン時に傾いてしまった契約書データ、文書内に手書き文字やゴム印の箇所が混在している契約書データなどにも対応する。
電子帳簿保存法で定められた豊富な検索要件を備えており、過去の契約書もスムーズに見つけられる。契約期間の終了時期や更新期限が近づいたら自動通知してくれるため、期限漏れの心配も不要だ。
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（出所：Hubble公式Webサイト）
契約書管理の負担を大幅に軽減してくれる契約書管理クラウド。締結した契約書のPDFをHubbleにアップロードするだけで、AIが契約内容を読み取り、情報を抽出。契約書名や自動更新の有無などの主な項目が台帳に自動で反映されるため、要約・入力の手間もかからない。そのほか、様々な条件で検索ができる検索機能や、定期的な更新期限のアラートなども備えている。
外部サービスとの連携に強みを持ち、SlackやTeamsなどのコミュニケーションツールをはじめ、クラウドサイン、DocuSignといった電子契約サービスとも連携し、契約に関わる一連の業務を最適化。法務部門だけでなく、取引先との実際のやりとりを行う現場への負担を減らしたい場合にもおすすめ。
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契約書の締結から保管まで、契約業務を一つのシステムでカバーしたい場合に有用なサービスを紹介します。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| ContractS CLM | 契約書作成・レビュー・承認・締結・更新・管理をワンストップで実現 | 要問い合わせ |
| 電子印鑑GMOサイン | 契約印タイプ（立会人型）と実印タイプ（当事者型）の使い分けが可能 | 月額8,800円＋100〜300円/送信件数 |
| ConPass | 紙・電子契約の一元管理のほか、Adobe Signを利用した電子契約にも対応 | 要問い合わせ |
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（出所：ContractS CLM公式Webサイト）
契約書そのものの管理だけでなく、契約プロセス全体の一元管理に強みを持ち、DX推進に貢献するプラットフォーム。テンプレート利用による契約書作成の効率化や、承認フロー設定によるガバナンス強化とリスクトラブル防止など、契約前のフローに役立つ機能がそろっている。
メール・URL・紙など、取引先の要望にあわせて柔軟に契約の締結方法を選択可能。締結した後も、全文検索や更新期限・契約失効などのリマインダー機能を活用し、契約書管理を適切に行う。契約書管理に限らず、法務部門全体の業務改善を図りたい場合に最適。
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（出所：電子印鑑GMOサイン公式Webサイト）
350万社以上で導入されている、GMOグループ提供の電子契約サービス。個人が契約形態に応じて契約印と実印を使い分けるように、契約印タイプ（立会人型）と実印タイプ（当事者型）の2つの署名タイプを備えているため、法的効力に強みを持つ。
契約書管理機能も充実しており、契約書名、相手方、締結日、有効期限といった契約情報での文書検索や、文書の閲覧・操作制限などが可能に。他電子契約サービスの契約書も、まとめて署名・保管できる。そのほか、オプションで紙の契約書をPDF化し、電子契約と同じような管理方法も実現。業務の効率化はもちろん、内部統制の強化にも役立つ。
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（出所：ConPass公式Webサイト）
50年以上にわたり、官公庁や各種団体、企業における情報文書の保管・処理に携わってきた同社が、これまでのノウハウをもとに開発した契約書管理システム。テンプレートを用いた効率的な契約書のドラフト作成から、社内での契約書に関わるワークフロー・タスク管理、Adobe Signとの連携による電子契約の締結、締結後の更新期限管理まで、一貫した対応を実現する。
契約書データをアップロードするだけで、AIが相手先や契約日など全10項目を自動で抽出してくれるため、管理台帳を作成する手間も省ける。紙のスキャン代行や、倉庫での原本保管も提供しているため、紙の契約書を抱えている場合にも適している。
これまで締結した紙の契約書が大量にあり、電子化も含めて契約書をより適切に管理したい場合に最適なサービスを紹介します。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| WAN-Sign | 電子契約・書面契約を一元管理。実印版と認印版もハイブリッドで対応 | 月額10,000円〜＋100〜300円/件 |
| Contract One | 紙の契約書の正確なデータ化、原本の保管などを代行 | 要問い合わせ |
| クラウドサインSCAN | 「クラウドサイン」のオプションプラン。電子化・書類情報の入力・インポートも代行 | 要問い合わせ |
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（出所：WAN-Sign公式Webサイト）
総合物流企業であるNXグループの強みを活かして、契約の締結から管理まで一元化する電子契約サービス。官公庁、金融機関、医療機関、製薬業など4,000社以上の機密書類管理を通じて蓄積した文書管理のノウハウが、各機能に反映されている。
電子契約書はもちろん、既に締結・保管済みの紙の契約書に関しても、スキャン・電子化することでシステム上での検索、更新、一括管理・運用が可能に。「紙の契約書が多すぎて契約書の電子化が進まない」「既存の契約書も有効活用したい」というケースに最適だ。金融機関や医療機関が求めるセキュリティを備えた内部統制機能も標準搭載している。
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（出所：Contract One公式Webサイト）
名刺管理ツールで有名なSansanが開発した契約書管理クラウド。契約の締結から管理・活用まで、契約業務をワンストップで行える。紙の契約書のスキャンや、契約書原本の保管といったサービスも提供しており、電子契約書・紙の契約書を問わずに一元管理。過去に取り交わした書類にも対応する。
契約書情報は正確にデータ化され、クラウド上に蓄積。データベースとして全社員がアクセスでき、横断的な検索や契約書間の関連付けもカバーするため、様々な業務での活用が見込める。また、拠点や部門を制限せずに契約情報の共有が可能に。全社のあらゆる取引が見える化されるとともに、対応漏れやビジネス機会の損失を防ぐことにも役立つ。
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（出所：クラウドサインSCAN公式Webサイト）
導入社数250万社超を誇る電子契約サービス「クラウドサイン」に含まれる、スキャンに特化したオプションサービス。スキャンだけでなく、契約日をはじめとする書類情報の入力やデータのインポートまで代行。社外に持ち出すことのできない機密書類も、出張作業でスキャンに対応する。スキャン後の契約書は、倉庫に保管しておける有料サービスも提供している。
取り込んだ契約書は、契約締結日や自動更新の有無、部署名といった多様な情報から検索が可能に。契約書の更新日や終了日が近づいたら、管理者に自動でメールが送られるアラート機能も備えているため、管理面も安心。
契約書以外の社内文書もまとめて電子化し、管理できるようにしたい企業におすすめのサービスを紹介します。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| MyQuick | 閲覧権限・登録権限・削除権限などの操作権限を自社にあわせて細かく設定が可能 | 月額70,000円 （初期費用30万円） |
| PATPOST | 低コストながら契約書や請求書、発注書などのあらゆる帳票に対応。全文検索も可能 | 月額980円/ID （3IDから契約可能） |
| 楽々Document Plus | 複数ファイルを束ねての管理や承認フローなども自社で自由に設計・構築 | 月額90,000円（100ユーザー～）※クラウド版 |
| 契約書管理サービス クラウド版 |
原本を移送するだけで、スキャニング・属性項目入力・登録まで行う | 要問い合わせ |
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（出所：MyQuick公式Webサイト）
契約書をはじめ、様々な社内文書の管理に対応する文書管理システム。電子契約サービスと連携し、ペーパーレスな契約管理を実現。契約情報やタイムスタンプ付の契約書を自動で取り込めるため、管理情報を再度入力する手間がなくなる（電子契約サービスの契約は別途必要）。
Azure AD（クラウド認証サービス）とも連携し、面倒なID・パスワード管理も不要に。閲覧権限・登録権限・削除権限など操作権限の細かな設定ができるため、自社・取引先にあわせたグループ管理やアクセス制御に役立つ。自社で既に導入している稟議決裁システムや、社内共有ポータルサイトなどとの接続も可能だ。
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(出所：PATPOST公式Webサイト)
月額980円/IDの低コストで導入できる、オリックスの文書管理ストレージシステム。マニュアルなしで直感的な操作を実現。請求書・領収書・見積書などのファイルをアップロードするだけで、独自の高精度AI OCRが全文をテキスト化し、電子帳簿保存法の対応に必要な項目抽出を補助する。
全文検索機能を備え、文書内に記載されたキーワードで目的の帳票まで簡単にたどり着ける。更に、電子保存された帳票は他部署の従業員はもちろん、税理士やクライアントなど社外のユーザーともリアルタイムでのやりとりが可能に。操作履歴が残るため、安全な書類管理も容易になる。
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（出所：楽々Document Plus公式Webサイト）
住友電工グループが提供する、導入実績900社超を誇る文書管理システム。契約書をはじめ、ISO文書や紙文書など様々なフォーマットのドキュメント管理に役立つ。ペーパーレス化の推進や、テレワークでの文書活用、電子帳簿保存法への対応といった幅広い用途で利用されている。
作成日や契約先などの属性情報を付与するだけでなく、関連性のある複数のファイルを束ねて管理したり、承認フローを設定したりと、自社の業務内容にあわせて柔軟に設計・構築できるのが強み。セキュリティ面でも、アクセス管理や印刷・ダウンロードの禁止といった機能が充実している。
クラウド・オンプレミスから選択でき、自社の規模や環境、運用方法などを加味した導入を実現する。
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（出所：契約書管理サービス クラウド版公式Webサイト）
リコーグループが手掛ける契約書管理サービス。契約書だけでなく、議事録、伝票、通達文書、社内規定、稟議書、マニュアルなど、会社全体の組織文書・重要文書にも対応する。原本を送付するだけで、スキャニング・属性項目入力・登録まで代行。原本の保管を希望する場合は、別途文書保管サービスとも連携が可能だ。
人事異動や組織変更などで発生するIDの追加・変更、フォルダの修正、権限設定といった工数のかかるメンテナンス作業も提供。原本管理やシステム運用などの手間も省けるため、契約書以外にも膨大な量の文書を管理しなければならない大企業に向いている。
「手入力が大きな負担になっている」「目的の書類を探し出すのに時間がかかる」「気づいたら更新期限を逃してしまった」など、従来型のExcelの管理台帳に限界を感じている企業の法務担当の方は少なくないでしょう。定型業務に時間や手間を取られて、本来進めたい業務が後回しになってしまうことも。
このような場合、契約書の台帳作成や検索、更新期限の通知といった機能を備えた契約書管理システムを導入すれば、適切な契約書の管理はもちろん、業務の効率化にもつなげられます。
多種多様なシステム・サービスが存在しますが、まずは自社で抱えている課題や実業務にあわせて、以下4つのタイプから選ぶとスムーズです。
自社に近しいタイプを把握したら、「管理機能の豊富さ」「文書管理機能の有無」「電子契約サービスの有無」から押さえておきたいポイントを洗い出し、システムを比較してみてください。
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契約書管理システムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」 です。...
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