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契約書管理システムの比較13選。4つのタイプ別の選び方

契約書管理システムの比較13選。4つのタイプ別の選び方

最終更新日:2023-10-02

Excelの管理台帳をやめて、契約書の更新期限管理などを効率化したいと考えている法務担当の方へ。契約書管理システムができることや機能、各システムの比較ポイント、そしておすすめのシステムについて解説します。

目次

契約書管理システムとは?

契約書管理システムとは、契約書の「管理台帳作成」「検索」「更新期限通知」など、締結後の契約書を適切に管理するための機能を備えたシステムのことを指します。

契約書管理システムの必要性

契約書は締結した後も、必要に応じて内容を見返したり、他の契約の参考にしたりするために適切に保管しておかなければなりません。しかし、Excelの管理台帳や専用システムなどを使った従来型の管理方法だと、以下のような課題が残ってしまいます。

  • データ化・検索項目の入力に手間がかかる
  • 目的の契約書を探し出すのに時間がかかる
  • どれが最新の契約書かわからない
  • 更新期限を見逃してしまう恐れがある

これらの課題が原因で、契約書作成やレビューなどの他の契約書業務に支障が出る恐れがあります。更に、顧客からの信頼を損なう、ビジネスチャンスを喪失するといった、企業として致命的な損失にもつながりかねません。

契約書管理システムを利用すれば、契約書を適切に管理できるだけでなく、契約書管理に関わる無駄を削減可能。契約書の作成・レビューといった法務業務に集中できるというメリットも期待できます。本記事ではそんな契約書管理システムについてご紹介していきます。

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契約書管理システムの機能一覧

契約書管理システムには様々な機能が備わっています(システムによって機能差あり)。以下、一つずつ具体的なシステムを例に挙げながら、わかりやすく解説していきます。

契約書のデータ化 契約書のPDFをアップロードするだけで、自動でテキスト化できる
管理台帳の作成 各契約情報を自動で抽出してまとめて管理可能。別途作成する必要がない
契約書の検索 目的の契約書を探しやすい。全文検索のほか、条文検索なども
契約書の更新期限管理 契約の終了・更新に関する期日を自動で計算し、期日前に自動で通知
契約書のバージョン管理 誤った上書き保存などに備えて、契約書データを世代を超えて保存
権限管理 契約書の閲覧権限を部署・担当者などユーザーごとに設定できる

1. 契約書のデータ化

大量の紙の契約書を保管している場合に便利な機能です。契約書を撮影した画像やPDFをアップロードするだけで、自動でテキスト化できます。たとえば、「クラウドサインSCAN」のように、書類を箱詰めして送ればスキャン・データベース化してくれるサービスもあります。中には、社外に持ちだせない機密書類にも対応できる、出張スキャンサービスを行っているものもあります。

2.管理台帳の作成

格納した契約書からタイトル、当事者、契約締結日、自動更新の有無、契約開始日・終了日、契約期間、契約の拒絶期限日などの契約書情報を拾って自動で入力・データベース化してくれます。Excelの管理台帳のように自分で入力する手間がかかりません。たとえば、「LegalForceキャビネ」はスキャンしたデータをアップロードするだけで、AIが自動で抽出してくれます。

3. 契約書の検索

契約書がデータベース化されているため、目的の契約書も簡単に探し出すことができます。契約書情報だけでなく、中には「PATPOST」や「楽々Document Plus」のように全文検索エンジンを搭載したものもあります。これらを利用すれば、「この条文を使った契約書」など曖昧な検索条件でも、目的の文書を効率よく探し出すことができます。

4. 契約書の更新期限通知

契約書管理システムは契約書の更新期限が近づいたら、メールでアラート通知を受け取ることができます。不要な契約の自動更新や重要契約の意図せぬ終了を防げます。たとえば、「MyQuick」は、業種や業態にあわせて、通知先や通知回数、期限以外の通知条件といった設定をすることも可能です。

5. 契約書のバージョン管理

複数人で契約書を管理する場合、誤ってデータを上書きしてしまう恐れがあります。そんな時に便利なのがバージョンを自動で保存して、任意の時点に戻したり、履歴を確認したりできる「ContractS CLM」「Hubble」のようなシステムです。契約締結前の契約書作成・修正時、関係者間で契約書案をやりとりする際にきわめて有用です。

6. 権限管理

契約書情報を部外者に漏らさないように、契約書ごとに閲覧を制限するための機能です。たとえば、営業部門と管理部門と共有する契約書、人事部門のみが閲覧できる契約書など、自在に設定することが可能です。中にはURL送付でアクセス権を付与できるものもありますが、「MyQuick」はその場合も「閲覧のみ・ダウンロードはできない」など更に細かく制限をかけられます。

 

契約書管理システムのタイプ

契約書管理システムは以下の4つのタイプに分類できます。契約書の管理に特化したものもありますが、それ以外にも契約業務や文書管理などの付随機能として契約書管理機能が搭載されているものなど、様々なタイプが存在します。自社に合ったタイプはどれか考えてみましょう。

タイプ1. 契約書管理に特化したタイプ

管理台帳への入力や契約書の検索に手間がかかっている場合は、「項目入力」や「検索」など、契約書管理業務を効率化するための機能が充実したタイプがおすすめです。特に、入力機能の充実度は要チェック。PDFやスキャンデータから自動で項目を読み取ってリスト化できると、管理業務の大幅な効率化が見込めます。

タイプ2. 契約締結から対応できるタイプ

「契約締結はこれ」「契約書の管理はこれ」という具合に別々のサービスを使い分けるのではなく、「今後契約業務はこれで一本化していきたい」という場合は、すべての契約業務をワンシステムで行えるタイプがおすすめ。契約書の作成から締結(電子契約)、その後の契約書管理まで、すべてを同一のシステム上で完結できます。

タイプ3. 紙の契約書にも対応できるタイプ

膨大な量の紙の契約書を保管している場合、もしくは紙と電子の二重管理が予想される場合は、紙の契約書を効率的にスキャンして、電子契約と一緒に電子データとして管理できるタイプのシステムです。自らスキャンするのが手間であれば、スキャン業務の代行を依頼できるサービスを検討しましょう。

タイプ4. 契約書以外の文書の管理にも対応したタイプ

契約書以外の文書も、まとめて電子化して効率的に管理したい場合は、契約書管理システムより、文書管理システムがおすすめです。法務部門以外に、総務・管理部門、営業部門など様々な部門で業務効率化・ペーパーレス化が図れるため、導入のための社内稟議を通しやすいのがポイントです。より詳細を知りたい方は「文書管理システムの比較13選。5タイプ・選び方を図解で紹介」をご覧ください。

 

契約書管理システムの比較のポイント

契約書管理システムはそれぞれ、できることや強みが異なります。自社に合ったシステムを検討する際には、まず自社の業務内容を振り返って「何を課題に感じているか」「今後どうしていきたいか」を考えてみましょう。それによって導入すべきシステムが見えてきます。

以下、各課題に合わせて比較すべきポイントを説明しています。

  • 法務部門(管理台帳)の業務改善を図りたい場合→【ポイント①】管理機能の豊富さ
  • 法務だけでなく他部署の業務改善もお考えの場合→【ポイント②】文書管理機能の有無
  • 電子契約と連携・切り替えを視野に入れている場合→【ポイント③】電子契約サービスの有無

【ポイント①】管理機能の豊富さ

法務部門は取引先の契約履行状況に応じて、膨大な契約書の中から目的の契約書や過去の類似の契約書を適宜取り出し、確認しなければなりません。Excelの管理台帳では「探しづらい」「管理しにくい」という場合は、「自動入力」「スキャン代行」「全文検索」など豊富な管理機能を持ったシステムがおすすめです。

中には、管理業務だけでなく、契約書の「作成」「レビュー」「締結」などができるシステムも存在します。事業部門と法務部門の間での契約書のやりとりや進捗状況の共有などに課題を感じている場合は、「Hubble」のようにビジネスチャット連携によって契約書のステータスを一目で把握できるシステムを使うのも手です。

【ポイント②】文書管理機能の有無

契約書以外の社内文書全般を電子化することで、更なるコスト削減や業務改善が期待できます。「契約書だけではなく、社内規定やマニュアルなど他文書も電子化して適切に管理したい」という社内ニーズがあれば、契約書以外の文書管理にも対応したシステム・サービスを選ぶことをおすすめします。

業務効率改善・ペーパーレス化・テレワーク推進など全社的なメリットが見込まれるため、社内稟議も通しやすいでしょう。

【ポイント③】電子契約サービスの有無

電子契約サービスの有無も重要な比較ポイントです。契約書の管理業務見直しを機に、管理機能を備えた電子契約サービスの導入を検討するのも一手。立ち上げ時のスタートアップや新規事業など、新たに契約業務をスタートさせる場合には検討してみるのもいいかもしれません。

既に社内で電子契約サービスを利用している場合には、その電子契約サービスが持つ契約書管理機能を利用するか、あるいはそれと連携できるシステム・サービスを選ぶと良いでしょう。

 

主な契約書管理システム(契約書管理に特化したタイプ)

管理台帳作成のための契約書情報の入力や更新期限通知など、法務部門の業務改善を図りたい場合におすすめのシステムをご紹介します。

サービス名 特徴 価格
LegalForceキャビネ 契約書データを「放り込む」だけで契約書管理ができるAI契約書管理システム。 要問い合わせ
OPTiM Contract 紙の契約書も、スキャンしてアップロードすればOCR処理して台帳に自動登録可能。 月額9,980円〜
(初期費用なし)
Hubble 契約書文面から項目を自動で抽出して契約書台帳を簡単に作成できる。 月額60,000円~

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LegalForceキャビネ(株式会社LegalOn Technologies)

LegalForceキャビネ_公式Webサイト

(出所:LegalForceキャビネ公式Webサイト)

締結済みの契約書のPDFデータを“放り込む”だけで、契約書管理ができるAI契約書管理システム。AI契約審査プラットフォーム「LegalForce」を展開する同社が、「全ての契約リスクを制御可能にする」というコンセプトのもと開発した。
締結済みの契約書のPDFデータをアップロードすれば、自動で契約締結日や契約当事者名等の情報を抽出し、検索可能なデータベースを作成。「クラウドサイン」「電子印鑑GMOサイン」との連携によって電子契約にも対応している。電子文書の案件情報(契約書情報)をLegalForceキャビネへシームレスに同期し、AIによる自動読み取り・整理を実現。

  • 料金:要問い合わせ

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詳細はこちら(インタビューあり)

OPTiM Contract(株式会社オプティム)

OPTiM Contract公式Webサイト

(出所:OPTiM Contract公式Webサイト)

月額9,980円〜という安価で利用できる契約書管理システム。契約書をアップロード(ドラッグ&ドロップして)するだけで、AIが契約書名・取引先企業名・契約締結日・契約終了日・自動更新の有無を抽出し、管理台帳に自動登録。アップロード後にOCR処理を行うため、フォントの埋め込みのない画像形式のPDF、スキャン時に傾いてしまった契約書データ、更に文書内に手書き文字やゴム印の箇所が混在している契約書データなどにも対応可能。
電子帳簿保存法で定められた豊富な検索要件を備えており、過去の契約書も素早く検索可能。契約期間の終了時期や更新期限が近づいたら自動通知してくれるため期限漏れの心配もいらない。

  • 料金:月額9,980円〜。初期費用なし

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Hubble(株式会社Hubble)

Hubble_公式Webサイト

(出所:Hubble公式Webサイト)

契約書管理の負担を大幅に軽減してくれる契約書管理クラウド。契約書ごとに契約書名・取引先・契約期間など、任意の項目をフォーム入力するだけで契約台帳を簡単に作成可能(文面から自動抽出も可能)。要約・入力する手間が省ける。その他、強力な検索機能・定期の更新期限アラートなどあり。
外部サービスとの連携に強みを持ち、SlackやTeamsなどのコミュニケーションツールや、クラウドサイン・DocuSignなどの電子契約サービスと連携し、契約に関わる一連の業務を最適化できる。法務部門だけでなく、取引先との実際のやりとりを行う現場への負担を減らしたい場合にもおすすめ。

  • 料金:月額60,000円〜

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主な契約書管理システム(契約締結から対応できるタイプ)

サービス名 特徴 価格
ContractS CLM 契約書作成・レビュー・承認・締結・更新・管理をワンプラットフォームで対応可能。 要問い合わせ
電子印鑑GMOサイン 契約印タイプ(立会人型)・実印タイプ(当事者型)を使い分け可能。 月額8,800円+100〜300円/送信件数
ConPass 紙・電子契約の一元管理の他、Adobe Signを利用した電子契約も可能。 要問い合わせ

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ContractS CLM(ContractS株式会社)

ContractS CLM公式Webサイト

(出所:ContractS CLM公式Webサイト)

契約書そのものの管理だけではなく、契約プロセス全体の一元管理に強みを持ち、契約DX推進に貢献する。テンプレート利用による契約書作成の効率化、承認フローの複数設定による承認業務の効率化などが可能だ。
締結に際しては、メール・URL・紙など、取引先の要望に合わせて柔軟に締結方法を選択できる。締結した後も、「検索機能」「通知機能(更新期限・契約の失効など)」を利用すれば契約書管理を適切に行うことができ、コンプライアンスリスクの回避に役立つ。契約書管理に限らず、法務部門全体の業務改善を図りたいという場合におすすめだ。

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電子印鑑GMOサイン(GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社)

電子印鑑GMOサイン公式Webサイト

(出所:電子印鑑GMOサイン公式Webサイト)

250万社以上で導入されている、GMOグループ提供の電子契約サービス。個人が契約形態に応じて契約印と実印を使い分けるように、契約印タイプ(立会人型)と実印タイプ(当事者型)の2つの署名タイプを備えているため、法的効力に強みを持つ。
契約書管理機能も充実しており、紙の契約書もPDF化して電子契約と同じように管理できる。キーワード検索はもちろん、基本的な契約情報(契約書名、相手方、締結日、有効期限等)や契約金額の範囲指定といった多彩な検索条件を備えており、高い検索性を実現している。電子帳簿保存法にも対応。

  • 料金:月額8,800円 ※別途、送信件数1件につき100〜300円

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ConPass(株式会社日本パープル)

ConPass公式Webサイト

(出所:ConPass公式Webサイト)

官公庁等における情報文書の保管・処理に携わってきた同社が、50年以上にわたり培ったノウハウをもとに開発した契約書管理システム。テンプレートを用いた契約書の効率的なドラフト作成から、社内での契約書に関わるワークフロー・タスク管理、更に電子契約(Adobe Signを利用)の締結、締結後の更新期限管理まで一環して対応可能。
契約書データをアップロードするだけで、AIが相手先・契約日など全10項目を自動で抽出してくれるため管理台帳を作成する手間も省ける。別途、紙のスキャン代行・原本の倉庫での原本保管にも対応しているため、紙の契約書を抱えている場合にもおすすめ。

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主な契約書管理システム(紙の契約書にも対応できるタイプ)

これまで締結した紙の契約書が大量にあり、電子化も含めて契約書をより適切に管理したい場合に最適なサービスを紹介します。

サービス名 特徴 価格
WAN-Sign 電子契約・書面契約を一元管理。実印版と認印版もハイブリッドで利用可能。 月額10,000円〜+100円〜300円/契約件数
Contract One 紙の契約書への押印、印刷・製本・発送・受け取り・データ化などすべて代行可能。 要問い合わせ
クラウドサインSCAN 「クラウドサイン」のオプションプラン。電子化・書類情報の入力・インポートも代行。 要問い合わせ

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WAN-Sign(株式会社NXワンビシアーカイブズ)

WAN-Sign公式Webサイト

(出所:WAN-Sign公式Webサイト)

日本最大の総合物流企業であるNXグループの強みを活かして、書面契約から管理まで一元管理できる電子契約サービス。官公庁・金融機関・医療機関・製薬業など4,000社以上の機密書類管理を通じて蓄積した文書管理ノウハウが活かされている。
電子契約書はもちろん、既に締結・保管済の紙の契約書に関しても、スキャン・電子化することでシステム上での検索、更新、一括管理・運用が可能に。紙の契約書が多すぎて契約書の電子化が進まない、既存の契約書も有効活用したいという場合におすすめだ。金融機関・医療機関が求めるセキュリティを備えた内部統制機能を標準搭載している。

  • 料金:月額10,000円〜 + 電子契約料100〜300円/契約件数 ※その他、オプションや従量課金あり

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Contract One(Sansan株式会社)

Contract One公式Webサイト

(出所:Contract One公式Webサイト)

名刺管理ツールで有名なSansanが開発した契約書管理クラウド。契約の締結から管理・活用まで、契約業務をワンストップで行える。最大の特長は、紙の契約に必要なアナログな作業をオンラインで完結できるところ。たとえば、紙の契約書への押印、印刷・製本から契約書の発送や受け取りまで、Contract Oneが代行してくれる。
契約書情報は正確にデータ化され、クラウド上で一元管理。データベースとして横断的な検索や契約書間の関連付けも可能。様々な業務での活用が期待できる。また、契約書のステータスを確認することも可能で、「どの部署で」「誰が」「どのように契約しようとしているか」をすぐに把握し、対応漏れやビジネス機会の損失を防ぐこともできる。

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クラウドサインSCAN(弁護士ドットコム株式会社)

クラウドサインSCAN公式Webサイト

(出所:クラウドサインSCAN公式Webサイト)

導入者数130万社超を誇る電子契約サービス「クラウドサイン」に含まれる、スキャンに特化したオプションサービス。スキャンだけでなく、契約日などの書類情報の入力やデータのインポートまで代行可能。契約書は倉庫に保管しておける有料サービスも。
社外に持ち出すことのできない機密書類も「出張スキャン」「定期的スキャン」といったサービスで対応。その後、契約書の更新日や終了日が近づいたら管理者に自動でメールが送られる「アラート機能」もついているので、管理面も安心だ。契約書だけでなく、発注書・請求書・納品書・検収書・請求書・領収書などにも対応している。

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主な契約書管理システム(契約書以外の書類にも対応できるタイプ)

契約書以外の社内文書もまとめて電子化し、管理できるようにしたい企業におすすめのサービスをご紹介します。

サービス名 特徴 価格
MyQuick 閲覧権限・登録権限・削除権限などの操作権限を自社に合わせて細かく設定可能。 月額70,000円
(初期費用30万円)
PATPOST 低コストながら請求書~契約書、発注書などのあらゆる帳票に対応、全文検索も可能。 月額980円/ID
(3IDから契約可能)
楽々Document Plus 複数ファイルを束ねての管理や承認フローなども自社で自由に設計・構築可能。 月額90,000円(100ユーザー)※クラウド版
契約書管理サービス
クラウド版
原本を移送するだけで、スキャニング・属性項目入力・登録まで行ってもらえる。 要問い合わせ

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MyQuick(インフォコム株式会社)

MyQuick公式Webサイト

(出所:MyQuick公式Webサイト)

契約書をはじめとした様々な社内文書の管理ができる文書管理システム。電子契約の「契約情報」「タイムスタンプ付の契約書」を自動で取り込めるので、管理情報を再度入力する必要がないのが強み(電子契約サービスの契約は別途必要)。
Azure AD(クラウド認証サービス)と連携できるため、面倒なID・パスワード管理も不要。閲覧権限・登録権限・削除権限など操作権限も細かく設定できるため、自社・取引先に合わせたグループ管理・アクセス制御ができる。外部の電子契約サービスと連携して、ペーパーレスな契約管理を実現する。
Excelの台帳項目を取り込んで、検索することも可能だ。

  • 料金:月額70,000円、初期費用30万円(スタンダードプランの場合)

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PATPOST(オリックス株式会社)

PATPOST公式Webサイト

(出所:PATPOST公式Webサイト)

月額980円/IDの低コストで導入できる、オリックスの文書管理ストレージシステム。システムが苦手な担当者でも、マニュアルなしで直感的な操作が可能。請求書・領収書・見積書などのファイルをアップロードするだけで独自の高精度AI-OCRが全文テキスト化し、改正電子帳簿保存法の対応に必要な「取引先」「取引日」「取引金額」の項目抽出を補助。文書内にあるキーワードで全文検索できるので、目的の帳票を簡単に探すことができる。更に、キャビネット共有機能を使用すれば、社内の帳票を他部署の従業員や税理士、社外のユーザーともリアルタイムでやりとりすることが可能。紛失リスクの心配もなく、スピーディーな情報共有を実現する。

  • 料金:月額980円/ID(3IDから契約可能)

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楽々Document Plus(住友電工情報システム株式会社)

楽々Document Plus公式Webサイト

(出所:楽々Document Plus公式Webサイト)

住友電工が提供する、導入実績800社超を誇る文書管理システム。契約書以外にも、一般のオフィス文書・ISO文書の管理、ペーパーレス化、電子帳簿保存法への対応など、幅広い用途で利用されている。
作成日や契約先などの属性情報を付与するだけでなく、関連性のある複数のファイルを束ねて管理したり、承認フローを設定したりと、自社の業務内容に合わせて柔軟に設計・構築することができるのが強み。
セキュリティに関しても、ファイルアクセス管理や印刷・持ち出し制御などの機能が充実している。場所や端末を選ばず利用できるため、テレワーク対応などの働き方改革の推進にも効果的だ。PDFファイルのOCR処理にも対応。

  • 料金:<クラウド版>月額90,000円(100ユーザー)※100ユーザー~の提供 <オンプレ版>150万円

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契約書管理サービス クラウド版(株式会社リコー)

契約書管理サービス クラウド版公式Webサイト

(出所:契約書管理サービス クラウド版公式Webサイト)

リコーグループが提供する契約書管理サービス。契約書だけでなく、議事録、伝票、通達文書、社内規定、稟議書、マニュアルなど、他の組織文書、重要文書にも対応している。原本を移送するだけで、スキャニング・属性項目入力・登録まで代行。
また、その後の人事異動や組織変更などで発生するIDの追加・変更、フォルダの修正、権限設定など、手間のかかるメンテナンス作業にもすべて対応している。
原本管理、システム運用などの手間も省けるため、契約書以外にも膨大な量の文書を管理しなければならない大手企業などに向いている。

  • 料金:要問い合わせ

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まとめ

「手入力が大変」「目的の書類を探し出すのに時間がかかる」「気づいたら更新期限を逃してしまった」など、従来型のExcelの管理台帳に感じている企業の法務担当の方は少なくないでしょう。定型業務にばかり時間や手間を取られて、もどかしい思いを抱えているはずです。

こうした課題を抱えている場合は、ぜひ契約書管理システムの導入を検討してみてください。

多種多様なシステム・サービスが存在しますが、契約書管理を専門に行うもの以外にも「紙の契約書と電子契約書の併用に対応できるもの」「契約書以外の文書管理にも対応できるもの」「電子契約への切り替えを可能にするもの」など計4つのタイプがあります。自社の業務フローや・ニーズに合ったものを選べば、大幅な業務効率化が期待できるでしょう。

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