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電子契約システムの比較9選!目的と機能の一覧表から探す

電子契約システムの比較9選!目的と機能の一覧表から探す

2020-06-02

電子契約システムを使ってみたいが、サービスの違いがわからずどれを選んだらよいか分からない、自社に必要なことを素早く知りたい、とお考えの方へ、検討の観点と、その際に対象となる電子契約システムについて一覧表を交えてご紹介します。

目次

目的別での電子契約システムの選び方(比較一覧表)

そろそろ電子契約システムに切り替えてみたいが、どれを選んだらよいか分からないという場合、以下の一覧表に目を通しながら、まずは自社にとっての電子契約システム導入の目的をご確認ください。
(ここでは、目的と対応する電子契約サービスに「●」をつけていますが、あくまでもどの目的に強いかを示す目安であり、丸のない機能を全く有していない、という意味ではありません)

目的・機能別の電子契約システム比較一覧表

目的別の電子契約システム_比較一覧表

*1:C、DおよびASは、事業者の電子証明書による電子署名に加え、メールおよびアプリ等による2要素認証を行うことで法的効力を確保しています。(2020年9月に、総務省・法務省・経済産業省の連名で電子署名法に関する見解が示され、2要素による認証は固有性を満たすと判断されている)

※電子契約サービスの略称の説明
H :ホームズクラウド(株式会社Holmes)
B :BtoBプラットフォーム 契約書(株式会社インフォマート)
D :Docusign(ドキュサイン)(DocuSign Inc.)
C :クラウドサイン(弁護士ドットコム株式会社)
A :電子契約サービスAgree(GMOクラウド株式会社)
L :リーテックスデジタル契約(リーテックス株式会社)
W :WAN-Sign(株式会社ワンビシアーカイブズ)
AS:Adobe Sign(Adobe)
CO:CONTRACTHUB@absonne(日鉄ソリューションズ株式会社)

当たり前のことではありますが、機能が多いからよいといったわけではなく、目的にあった選び方が重要となってきます。

基本的に電子契約システム導入の目的として多いのは、印紙代の削減と郵送の手間の削減、そしてそれに伴うスピードアップと言えるでしょう。それが一番の目的であれば、クラウドサイン、Docusign、BtoBプラットフォーム 契約書、Agreeあたりでしょう。安価に実現したいなら、BtoBプラットフォーム 契約書やクラウドサインで月額10,000円から導入できます。

その際、重要な契約書などの法的効力の強さを従事するのであれば、電子証明書による認証に対応したシステムであるリーテックスデジタル契約やAgreeが候補になります。ただし、一覧表の下の注記(*1)の通り、2要素認証の方式でも契約書の証拠力は担保されていると判断されているため、クラウドサインやDocusignなども安心して利用できる候補です。

また、自社に契約書の雛形が充実しておらず、一から契約書を作らなければならない場合は、法務に詳しくなくてもテンプレートから契約書を作成できるホームズクラウドが最適でしょう。

主に中規模以上の企業において、法的効力の強さはもとより、電子契約システムを基幹システムと連携する場合や、自社独自の契約ルールを反映したい場合は、カスタマイズ可能なCONTRACTHUB@absonneも選択肢になります。

なお、こちらの「電子契約システムの選び方ガイド」では、機能要件の解説ともに、より詳細な比較一覧表(計27項目で調査)を用意しています。サービス選びにお役立てください。

電子契約システムの選び方ガイド

電子契約システム

電子契約システムの選び方ガイド

電子契約システム

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電子契約システムとは?

電子契約システムとは、紙の契約書に印鑑を押す代わりに、インターネット上で電子ファイル(PDF形式の契約書)に押印・署名(電子署名やタイムスタンプを付与)して契約を締結できるシステムのことです。契約の締結だけでなく、締結した契約書を保管し、検索でき、また他システムとの連携などを行えます。

サービスによっては、様々な契約書のテンプレートを提供し、契約書の文書作成から助けになるものもありますし、システム上で承認・稟議ができるようにワークフロー機能を備えたものもあります。

取引先がそのサービスのアカウントを持っていなくても、クラウドサービス上で契約締結が可能なため、紙の契約書であれば郵送で契約書を送付、押印、返送で数日かかるところを、電子契約システムを利用することで、数時間で完了させることができます。

 

電子契約システムのニーズ・目的の確認

今まで通りの紙の契約書でなく、あえて電子契約システムに切り替えるニーズ・目的は下記の5点が挙げられます。

1.印紙税をなくしたい

紙の契約書を交付する際は契約金額に応じて印紙税がかかります。コスト面だけでなく、郵便局やコンビニで収入印紙を買っておく手間もあります。しかし電子契約の場合は課税の対象とならないため、印紙税がかかりません。

印紙税は、契約金額が数百万円程度までであれば少額で済みますが、契約金額は1,000万円を超えると、何万円も必要となりますので、契約金額が大きくなるほどコストメリットが大きくなります。

なお、「コスト削減」という観点で付け加えるならば、電子契約システムを利用した場合は印紙税の他にも、郵送代、封筒代、紙代、インク代はもちろん、契約書を安全にしまっておくための保管コストもかかりません。広く言えば、次項のように契約書に関する様々な手間が削減されるため、人件費の削減につながります。

2.契約締結の手間を減らしたい、スピードアップを図りたい

紙の契約書は、製本→捺印→取引先に郵送→返送してもらう、という流れが必要で手間と時間がかかりますが、電子契約システムを利用するとシステム上で全て完結させることができるため、手間を減らすことができ、同時にスピードアップにもつながります。煩雑な手続きで月をまたいだりすることなく、契約や売上をほぼリアルタイムに近い形で管理できるのは、どの企業にとっても嬉しいはずです。

3.契約承認フロー、社内承認稟議をシステム上で済ませたい

既に社内でグループウェア等のワークフロー機能が活用されているならよいですが、紙で稟議書を回覧している企業の場合は、ワークフロー機能を持った電子契約システムを導入することで社内承認のスピードアップが図れます。

4.コンプライアンスを強化したい

締結時も、締結後の保管時もセキュリティ対策のされた電子契約システム上で管理することで、コンプライアンス強化に繋がります。

5.契約書の文書作成を効率化したい、助けが欲しい

様々な種類の契約書を今後作成していく必要があるならば、数多くのテンプレートを保有している電子契約システムを選び、その文書を利用することで効率化されます。

毎度同じWord文書を使い、取引先名と日付のみ書き換えるだけ、という企業ならばここは重視しなくてよいでしょう。

 

電子契約システムのニーズや目的別機能

前述した導入の5つのニーズ・目的に沿って、電子契約システムの機能をご紹介します。2.以降の各種機能はサービスによって違いがあるため、自社によって必要な機能があるか確認が必要です。

1.印紙税をなくしたい

  • 押印・署名、送付機能
    特定の機能に限らず、電子契約において印紙税はかかりません。基本的に電子契約システムを利用することで、印紙税をなくすことができます。

2.契約締結の手間を減らしたい、スピードアップを図りたい

  • 電子押印と相手先への送付機能
  • 取引先がそのサービスのアカウントを持っていなくてもすぐに利用できる機能
    URLを伝えるのみ、メールで送信するのみ、等、各社違いがあります。

3.契約承認フロー、社内承認稟議をシステム上で済ませたい

  • ワークフロー機能
    社内稟議の起案~承認までシステム上で行えます。事前に設定した承認ルートに基づき、申請・承認がされます。
  • タスク管理機能
    チームメンバーにタスクを依頼することができ、各メンバーのタスクを一元管理することができます。

4.コンプライアンスを強化したい

  • 各種セキュリティ機能
    暗号化、データバックアップ、ID/パスワードによる認証、アカウント保護、IPアドレス制限、第三者なりすまし防止、全サーバー二重化、データセンターのサーバー保安監視システム、ファイアウォール、本人確認、など。
  • 電子署名とタイムスタンプ
    書面における印鑑の代わりに、電子契約においては電子署名とタイムスタンプの付与によって「誰が・何を・いつ」といった完全性と真正性を証明します。基本的にはシステムによって自動的に付与されますが、サービスやプランによって有効期限に違いがあることもあります。
  • 原本保管機能
    紙の書類と違い、電子契約システム上で保管することで紛失のリスクがありません。
  • 検索機能
    紙の書類と違い、電子契約システム上で保管することで、契約書名、当事者名、金額など様々な条件で契約書を検索することができます。
  • 進捗状況・案件一括管理・期限アラート機能
    案件ごとの進捗状況の確認や、設定した日に通知することによる、契約満了や更新期限の管理ができます。

5.契約書の文書作成を効率化したい、助けが欲しい

  • テンプレートを用いた作成機能
    分野別に様々な契約書のテンプレートが用意されており、必要に応じて利用できます。弁護士が作成しているテンプレートをそのまま利用することで、法務の知識に不安があっても簡単に契約書の作成ができます。

その他、契約と同時にクレジットカード決済ができる機能や、他システムとのAPI連携機能などもあります。

 

電子契約システムの比較のポイント

5つの比較のポイント

契約書の作成、送付、締結から締結後の管理までの一連のプロセスごとに比較のポイントを確認します。

①契約書の作成
・テンプレートを用いた作成ができるか。
・複数の契約書をCSVデータなどから一括作成できるか。

②契約書締結の承認を得るための社内稟議
・ワークフローによる申請・承認ができるか。
・関係者に依頼した状況を確認できるか(タスク管理)。

③電子契約書への押印、相手先への送付
・電子データでの押印・署名ができるか。
・手間なく相手先へ送付することができるか。

④コンプライアンスを考慮した運用
・「誰がいつ何をしたのか」を後から追うことができるか。
・不正アクセスの心配がなく保管できるか。
・契約期限を迎える契約書の対応忘れが発生しないか。

⑤高度な業務効率化
・基幹システムと連携することで売上や費用計上等が自動で算定できるか。
・自社独自の契約方式や契約状況をシステムで管理できるか。

 

ポイントの補足

「①」のテンプレートによる作成

様々な契約書を作成予定なら、契約書文面作成をアシストしてくれるテンプレート機能は重要です。

「②」のワークフローによる申請・承認

社内の稟議から契約締結までをワンストップで行いたい、という目的であればワークフロー機能を有しているサービスが適しています。ワークフロー機能が標準装備のものもあれば、オプションで提供しているものもあります。

「③」の相手先への送付

取引先の利用方法についても違いがあるので、確認しておくとよいでしょう。取引先がそのサービスのアカウントを持っていなくてもすぐに利用できるかどうか、という点です。取引先にもアカウントを取得(無料あるいは有料で要申込)してもらい、ログインして利用してもらうのか、それとも先方はアカウント取得の必要がなくURLをメールで送るだけでよいのかの違いです。取引先が契約相手ごとにアカウントや電子証明書を取得する必要があるのか、それとも一つのアカウントと電子証明書で、誰とでも電子契約を締結できるのかという違いもあります。中には先方がメールアドレスを持っていなくても対応可能、といったものもあります。自社の都合で契約締結を電子化する場合、取引先の負担はなるべく少ない方がよいので、例えばあまりITに強くない個人経営の取引先が多い場合などは特に、その点も考慮した方がよさそうです。

また、入社時の契約など、社内書類も対象か、それとも社外との契約のみなのかといった点も、必要に応じて確認が必要です。

 

法的効力の担保

電子契約では、「誰が・いつ・何をしたのか」を証明するために電子署名とタイムスタンプが広く活用されています。ただし、それだけでは「なりすまし」で契約される可能性を排除できないために、本人確認を強化する手段として、二要素認証による本人確認や、当事者が取得した電子証明書で確認する方法などがとられています。本人確認をどこまで厳重に行うのかはサービスによって異なり、各サービスの特徴にもつながっています。

主張によっては、当事者の電子証明書による確認は法的効力が高いと言われていますが、一方で二要素認証などでも法的効力が十分という見解も省庁から出されている状況です。そのため、法的効力を特に重視する場合は、自社の方針や対象とする契約書の種類などとセットに、どの手段でよしとするのか検討する必要があります。

 

ここでは代表的な比較のポイントを列挙してきましたが、検討ポイントやそれに対応する機能が多ければよいというわけではなく、必ず・頻繁に必要になり、業務への影響が大きいポイントに絞って導入することがおすすめです。そのため、当然のことになりますが、手間をかけずに契約書を締結できて、ついでに印紙代を節約したい、というだけなら多くの機能を持たず、シンプルで契約締結に特化したサービスを選ぶのがよいでしょう。

逆に、既存の他システムとの複雑な連携や自社ルールへの対応等を前提に考えているのであれば、月額1万円程度の安価なクラウド型の連携でなく、最初からカスタマイズ性に強みのあるシステムを導入するのが成功への近道です。

 

おすすめの電子契約システム

比較のポイントを踏まえて、おすすめの電子契約システムをご紹介します。

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BtoBプラットフォーム 契約書(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム契約書_公式Webサイト

(出所:BtoBプラットフォーム 契約書 公式Webサイト)

BtoBプラットフォーム 契約書は導入実績20万社以上のBtoBプラットフォームシリーズのひとつの電子契約システム。企業間の契約締結・文書管理・ワークフロー(社内稟議)をまとめて一元管理。秘密保持契約書、賃貸借契約書、工事請負契約書、注文書(注文請書)等も対応。見積・契約・受発注・請求を1つのID/画面で管理可能。オプションでワークフロー機能もあり、社内稟議の起案~承認までクラウド上で簡単に行える。3社間以上での契約にも対応。件数や機能に制限のあるフリープランもあり。

  • 料金:月額10,000円(シルバープラン)~+50円/件
  • 月5件まで使える無料プランあり。

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クラウドサイン(弁護士ドットコム株式会社)

クラウドサイン

(出所:クラウドサイン 公式Webサイト)

導入実績100,000社以上。無料で契約締結ができるウェブ完結型の電子契約システム。テンプレート管理機能、一括作成機能、更新などのアラート通知機能、ワークフロー申請機能など必要な機能が一通り揃っている。本人確認を強化する二要素認証にも対応。紙の契約書をスキャンして電子データとして保存するオプションも提供されている。

  • 料金:月額10,000円~(スタンダード版)+200円/件
  • 月5件まで使える無料プランあり。

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WAN-Sign(株式会社ワンビシアーカイブズ)

WAN-Sign

(出所:WAN-Sign公式Webサイト)

約4,000社の文書・デジタル資産を管理している同社が提供する電子契約システム。一番の特長は書面契約(紙の契約書)も電子契約同様に一元管理できる点で、以前のものや先方の都合による新規の書面契約も、箱に入れて預けることで電子化してもらえる。締結の認証レベルを変えることができるため、自社は電子証明書、相手方はメール認証といったハイブリッド締結も可能。フォルダごとのアクセス制限、IPアドレス制限、承認者の事前設定、ユーザー毎の機能制限など、セキュリティ対策も充実。

  • 料金:月額10,000円~(5,000件ごと)+300円/件(実印版の場合。認印版は200円)
  • 累計10件まで無料で使えるプランもあり。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

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リーテックスデジタル契約(リーテックス株式会社)

リーテックスデジタル契約_公式Webサイト

(出所:リーテックスデジタル契約公式Webサイト)

業界最高峰の法的安全性で、従来起こりえた契約名義の偽装リスクなどを排除。電子債権記録機関と連携した契約書の証明書発行が強み(特許申請技術)。利用の際には金融機関と同レベルの厳重な本人確認を実施。印紙税の削減効果の表示や契約期間終了間近の契約書検索など契約書を管理するための機能も充実。重要な契約書はもちろん、無料プランや月額1万円プランも用意されているので幅広く利用できる。インタビューや利用イメージは「詳細はこちら」から。

  • 料金:月額10,000円(スタンダードプラン。認印版は無制限、実印版は月5件まで)
  • 月5件までの無料プランあり。

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DocuSign(ドキュサイン)(DocuSign Inc.)

Docusign サービス紹介サイト

(出所:DocuSign 公式Webサイト)

文書をクラウド上にアップロードし、契約書や申請書への承認や合意をスムーズに行えるアメリカ発のサービス。世界66万社以上で利用されている。ワークフローや一括送信などの機能を一通り揃えるほか、印影の捺印のように日本語独自の機能も持つ。13の言語で文書を送信する機能と43のローカライズ言語で文書に署名する機能。暗号化、改ざん防止機能対応。モバイルアプリでスマホやタブレットでも対応可。

  • 料金:月額40ドル(スタンダードプラン)~

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ホームズクラウド(株式会社Holmes)

Holmesサービス紹介サイト

(出所:Holmes 公式Webサイト)

分野によって異なった専門の弁護士が作成した300種類以上のテンプレートを自由に使えるのが特長。URLを送るだけで簡単にやりとりができるので、メール等使い慣れたツールでやりとりが可能。タスク管理、ステータス把握、アクティビティ履歴、修正履歴のバージョン管理など、契約書業務を効率化する機能が多数。「ドキュサイン」や「クラウドサイン」との連携がスタートし、それらを使った契約書の締結が可能。従業員数10名以下か11名以上かでプランが分かれる。

  • 料金:月額30,000円(ミニマム)~

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GMO電子印鑑Agree(GMOクラウド株式会社)

電子契約サービスAgree

(出所:Agree 公式Webサイト)

「メール+手書きサイン」による認証の「事業者署名型」の電子契約プランと、より法的効力を高めた電子証明書による認証の「当事者署名型」の認証プランが用意されている。テンプレート管理機能、一括作成機能、ワークフロー申請機能、押印機能などにも対応。

  • 料金:月額10,000円(事業者署名型の契約印プラン)+100円/件
  • 当事者証明型の実印&契約印プランは、月額20,000円+300円/件(電子署名)

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Adobe Sign(Adobe)

Adobe Sign 公式Webサイト

(出所:Adobe Sign 公式Webサイト)

基本的な電子署名機能に加え、テンプレート管理機能、ワークフロー機能、複数者への一斉送信機能など、契約締結を効率化する機能が充実している。Microsoft 365やTeams、Salesforceなどから直接連携して送信することが可能。スマホやタブレットで送信操作が行えるモバイル版アプリも提供されている。34言語に対応。

  • 料金:月額約4,000円/ライセンス(小規模企業版(9ユーザー以下))

詳細はこちら

CONTRACTHUB@absonne(日鉄ソリューションズ株式会社)

CONTRACTHUB@absonneサービス紹介サイト

(出所:CONTRACTHUB@absonne 公式Webサイト)

各種法令に準拠したコンプライアンス強化を謳い、監査対応やBCP対策にも注力。既存のシステムと連携できるよう、カスタマイズも可能。受発注、契約締結、文書の保管、検索、閲覧、出力等の他、監査対応業務まで対応。全ての契約関連文書の進捗管理も可能。利用実績をふまえ、様々な電子契約導入手続きに対する支援、雛形の提供などをコンサルティングサービスも実施。英語にも対応。
「ASPIC IoT・クラウドアワード2017 ASP・SaaS部門 支援業務系分野グランプリ」受賞サービス。

  • 料金:お問い合わせ

詳細はこちら

 

まとめ

電子契約システムの様々な機能をご紹介しました。どの電子契約システムを使っても、印紙税と手間の削減、管理面でのコンプライアンス強化につながることは間違いなさそうです。

電子契約システムの導入は自社内で完結して満足するのが目的ではなく、あくまでも相手があっての重要な変化です。相手となる取引先にとっても使いやすく、お互いに納得できるといった視点を持ってシステムを選ぶことが、電子契約システム導入の成功への鍵となります。

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