最終更新日:2022-05-13
電子契約だけでなく「契約書の作成」から「契約書の管理（プロセス管理・保管）」までの業務を改善したい方へ。目的ごとに効率化に役立つ具体的なサービスをご紹介します。
契約書業務をクラウドで電子化することで、契約書の作成から管理まで、一連の契約書業務を効率化することができます。
契約業務の電子化と言うと、電子文書に電子署名をして契約を締結する「電子契約サービス」に注目が集まりがちですが、実際にはそれに限りません。契約書業務は大きく分けると「作成」「締結」「管理」の３つの段階に分かれており、それぞれに電子化するメリットがあります。
中には、一気通貫して対応できるツールも存在しますが、強みとする機能はそれぞれ異なります。そのため、クラウドを用いて電子化する場合には「どこから、どこまでを電子化するか」「どこにフォーカスするか」を検討する必要があります。以下、機能と導入メリットについて説明していきます。
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まず、契約書の作成を支援してくれる作成支援機能について紹介します。たとえば「契約書のテンプレート利用」「AIによるリスク検知」「条文例の検索・表示」などの機能が存在します。
インターネット上には様々な契約書のテンプレートやひな形が存在しています。契約書を作成する時、それらをダウンロードして利用している企業も少なくありませんが、その場合、取引内容と合っていないために後日、不利益につながる恐れがあります。取引金額や会社の規模が大きくなるほど契約書の重要性が増すことを考えれば、取引ごとにオリジナルの契約書を作成すべきです。
しかし、契約書と一口に言っても、売買契約書、雇用契約書、秘密保持契約書、業務委託契約書など、契約累計によって様々です。イチから作成するのは大変な手間です。また、「取引に潜んでいる契約リスク」をチェックしたり、「関連する法律や判例」をリサーチしたりするのも膨大な工数を必要とします。限られた人員で対応するには限界がありますし、スピード感も失われてしまいます。
その点、クラウドによる契約書の作成支援機能を利用すれば、手間をかけずにオリジナルの契約書を迅速に作成することができます。サービスにもよりますが、以下のような機能が搭載されています。
たとえば、標準搭載されているテンプレートを利用すれば、必要な情報をフォームに入力するだけで、イチから作成する手間を省くことができます。また、契約書に潜む「不利な条文」「欠落条項」「抜け漏れ」などのリスクを AI が即座に洗い出し、同時に修正に必要な「過去の契約書」「条文例」など参考資料を表示してくれます。
具体的には「LegalForce（株式会社LegalOn Technologies）」のように、実際の法律事務所が作成する書式・ひな形550点以上を利用できる汎用性の高いものもあります。一方、「GVA assist（GVA TECH株式会社）」のようにクラウド上に自社ナレッジを蓄積させることで、一般基準だけでなく「自社基準」も含めた両面からリスクを検知できるものも存在します。「LAWGUE（FRAIM株式会社）」も自社文書との比較によるリスク検知や欠落条項の自動検出が可能なサービスです。独自の特許技術である、契約書類型を問わない条項単位の欠落条項のサジェスト機能を提供しています。
その他、グローバルな取引が増えるのに従い、英語での契約締結の機会も増えてきていますが、海外取引には様々なリスクが潜んでいます。その場合、英文契約書チェック機能を備えた「LeCHECK（株式会社リセ）」のようなサービスが便利です。英文契約書をアップロードすると、機械翻訳だけでなく、海外取引専門弁護士監修による、リスク箇所についての解説文と英文での修正文案を提示してくれます。
電子契約機能とは従来、紙の契約書に印鑑で押印していたものを、電子文書に電子署名することで契約を成立させられるものを言います。締結手段として何度も利用したことがある方も多いでしょう。
紙を印刷して郵送するのではなくクラウド上でやりとりとなるため、印紙代や送料などのコストが大幅に削減でき、かつ時間を短縮して、最短1日以内での契約締結が見込めます。また、電子署名・タイムスタンプを付与することで、契約内容が改ざんされるリスクを最小化することができます。詳細を知りたい方は「電子契約サービスの本格導入の方法。対象範囲や注意点は？」をご覧ください。
ここからは、契約書がスムーズかつ有効に機能するための様々な支援機能について紹介していきます。たとえば、契約締結までに行われる契約書の確認・修正業務の「プロセス管理」、契約内容の確認、将来の契約更新や締結後に取引先に不履行があった場合などに備えて行われる契約書の「保管」「文書管理」などがあります。以下、順番に説明していきます。
契約書は一度締結されると簡単に内容を変更することができません。そのため、社内外「関係部署」「上長」「法務」などの稟議を経る必要があります。しかし、確認・修正作業を慎重に進めることで、契約書の履行が遅れてしまい、ビジネスチャンスを逃してしまっては本末転倒です。
早期に契約締結まで導くためには、確認・修正業務が「今、どの段階にあるのか」「誰のマターなのか」適切なプロセス管理が必要です。契約書の数が少なく、関係者も限られている場合、人的管理でも問題はないかもしれませんが、規模が拡大し、承認フローが複雑化したり関係部署が複数になったりすると混乱は避けられなくなってきます。
クラウドによる契約書のプロセス管理機能を利用すれば、契約ごとに「誰の承認を、どの順番で経れば良いか」最適なワークフローを設定可能です。リアルタイムで「誰が今どのフェーズにいて、これから何をする必要があるか」作業進捗を管理できます。
中には「ContractS CLM（ContractS株式会社）」のように、プロジェクトごとに関係者を設定し、全体フローの把握・進捗確認・履歴などを、関係者間で共有できるシステムも存在します。事前に「承認フロー」「アクセス制限」などのワークフローを複数設定しておけば、後は契約書案件ごとに選択するだけ。イチから設定する手間もかかりません。プロセス管理の負担が大幅に削減できます。
続いて、契約が締結された後、契約書の保管を支援するための機能についてお話します。
契約は締結したら終わりではありません。契約期間中、企業は契約書の取り決めにそって業務を遂行していきます。万が一、取引先が契約違反を犯した場合、契約書の記載に基づき、損害賠償請求や契約解除といった対応措置を取らなければなりません。また、どのような契約内容だったのかを確認したい、ということも日常的に発生します。そのためにも、企業は契約書を随時確認・共有できるように適切に保管しておく必要があります。
従来であれば、契約書原本をファイリングして、キャビネットなどに鍵をかけて保管しておくのが一般的でした。しかし、企業によって保管・管理方法や基準が曖昧で、情報漏洩や紛失のリスクを恐れて鍵をかけっぱなしにしていたり、管理がずさんで原本やデータの場所が分からなくなっていたり、契約書本来の役割を果たせていない場合が多く見られます。
その点、クラウドを用いた契約書の保管機能を利用すれば、無理なく契約書の管理が実現できます。アクセス制限をかけた状態でデータを共有すれば、情報漏洩や紛失のリスクを回避しつつ、適切にデータを活用することができます。既存の書面の契約書もスキャンして電子化することで、データとして活用できるので心配ありません。
中には「WAN-Sign（株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ）」のように電子契約だけでなく、書面の契約書を倉庫で保管するサービスも存在します。また、契約書の中には社外に持ちだすことのできない機密書類もありますが、それに関しても「クラウドサインSCAN（弁護士ドットコム株式会社）」のように出張スキャンなどのサービスで対応してくれるものもあります。
最後に、契約書のより良い活用を可能にする文書管理機能について説明します。
契約書は取引先の契約不履行を追及する際以外にも、「新たな契約書を作るための参考にしたい」「条例や法令が改正されたので作り直さなければならない」「期限が迫ってきたので契約更新したい」など、様々な場合に取り出される可能性があります。その場合、膨大な量の契約書の中から、いかに時間をかけずに見つけ出せるかが重要になります。
クラウドを用いた契約書の文書管理機能（検索・更新期限通知）を利用すれば、必要な時に・必要な文書を・どこにいても取り出すことができます。契約の更新日や終了日が近づいた際には、管理者にメールで自動通知してくれるアラート機能も存在します。
「MyQuick（インフォコム株式会社）」のように、文書の分類や種別、年度や日付、部門や担当者、数値など、様々な情報から素早く目的の文書を検索できる豊富な検索機能を持ったシステムも存在します。また、契約書以外にも一般のオフィス文書・ISO文書の管理、ペーパーレス化、e文書法など、幅広い用途での利用をお考えの方には「楽々Document Plus（住友電工情報システム株式会社）」もお勧めです。
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（出所：LegalForce公式Webサイト）
専任の弁護士が監修を行っているAI契約審査プラットフォーム。実際の法律事務所が作成する書式・ひな形550 点以上を搭載。キーワードを入力するだけでひな型や過去の契約書から欲しい条文を瞬時に検索。作成時に契約書に潜む「不利な条文」「欠落条項」「抜け漏れ」などのリスクを AI が即座に洗い出し。参考となる条文例や解説も瞬時に表示してくれるため修正も手間いらず。
導入後も専任担当がついて徹底フォロー。不明点があってもチャットでいつでも相談できるため心配ない。業種・組織規模を問わず、2,000を超える企業の法務部や法律事務所で導入されている。
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（出所：GVA assist公式Webサイト）
一般基準だけでなく「自社基準」も含めた両面からリスクを検知できる契約書レビュー支援クラウド。「過去に締結した契約書・条文例」「契約審査マニュアル」などのノウハウをクラウドに蓄積し、社内で共有可能。契約書の作成・修正段階で不備や抜け漏れ・見落としなどがあれば、AIが瞬時に検出。修正する場合でも、必要な過去の契約書や契約審査マニュアルなどをWord上でアシストしてくれる。
他のファイルを開いたり、紙の資料をめくったりすることなく、Word上の1画面内で参考情報を条文単位で比較・参照できるため、作業効率も高い。標準提供されるレビュー可能契約類型は200種以上で、自社の契約書ひな型は上限なく登録可能。
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（出所：LeCHECK公式Webサイト）
契約書の作成・チェック・翻訳・管理までオールインワンで提供する契約書レビューAIクラウド。契約書ファイルをアップロードするだけで、AIが不利な条項や抜け漏れなど、取引リスクとなる箇所を立場別に、自動的かつ機械的に指摘して代替案を提示。英文契約書に関しても、海外取引特有のリスクを含めたチェックを実施可能。
その他、締結済み契約書をクラウド上で安全に保管・管理でき、更新期限が近づいたらアラートまでしてくれる「キャビネット機能」、専門弁護士が作成した、自社の立場に有利な契約書ひな型を利用できる「作成支援機能」など、契約業務の効率化をサポートする機能が充実。
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（出所：LAWGUE公式Webサイト）
契約書・規程・開示文書など構造文書作成業務を効率化する、クラウド型のAI契約書レビューサービス。独自の特許技術となる、契約書類型を問わない条項単位の欠落条項のサジェスト機能を提供。独自のオンラインエディタによるインデントやナンバリングの自動追従など、従来のオフィスソフトで発生しがちな無駄な作業を削減できる機能も特長。
条項や文字単位でのコメントができるため、Wordを添付したメールでのやり取りも不要となる。ドラフト・レビュー・文書編集の一連の流れをワンシステムで管理できることにより、自社ナレッジのデータベースを構築可能。
契約書だけでなく、規程類や仕様書、特許文書やIR文書、議事録、プレスリリースの文案作成にも活用できるため、幅広い業務で活用できる。
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＜文書管理系＞
（出所：LegalForceキャビネ公式Webサイト）
締結済みの契約書のPDFデータを「放り込む」だけで契約書管理が可能な点が特長の、契約書管理に特化したクラウド契約書管理システム。作成支援の項でご紹介した AI契約審査プラットフォーム 「LegalForce」を運営する株式会社LegalOn Technologiesが、 「全ての契約リスクを制御可能にする」というコンセプトのもと、次なる一手として開発した。
締結済みの契約書のPDFデータをアップロードすることで、契約締結日、契約当事者名等の情報を自動で抽出、検索可能なデータベースを作成できる。電子契約に関しても電子契約システムの「クラウドサイン」や「電子印鑑GMOサイン」と連携済。電子文書の案件情報（契約書情報）をLegalForceキャビネ上へシームレスに同期し、AIによる自動読み取り・整理ができる。
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(出所：MyQuick公式Webサイト)
ユーザー数無制限で利用できる契約書管理システム。販売実績約30年、業界・業種を問わず国内900以上の団体で利用されている。
電子文書の保存から記録・証跡の管理、ノウハウやナレッジの共有まで、幅広い用途に対応。WordやPDFファイルからタイトル、相手先、契約開始日、契約終了日をAIが自動で抽出し、システムへ入力。初期値の設定もできるので、管理台帳作成時の入力の手間を大きく削減できる。
契約期限の30日前になった場合、作成から1年経過した場合、電子ファイルが保管されていない場合など、様々な条件でアラート通知の設定が可能。作業漏れを防止する。クラウドサイン、GMOサイン、ドキュサインなどの電子契約サービスとの連携により、ペーパーレスな契約管理の実現も可能。
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（出所：楽々Document Plus公式Webサイト）
契約書以外にも、一般のオフィス文書・ISO文書の管理、ペーパーレス化、e文書法への対応など、幅広い用途で利用できる文書管理システム。作成日や契約先などの属性情報を付与したり、関連性のある複数のファイルを束ねて管理したり、承認フローを変更したり、自社で自由に設計・構築することができるため使い勝手もいい。
ファイルアクセス管理や印刷・ダウンロードなどの持ち出し制御など、情報漏洩対策も万全。出張先やテレワーク（在宅勤務）でも場所・端末を選ばず利用できるため「働き方改革」にもつながりやすい。導入実績550社以上。様々な業種・用途で利用されている。
（出所：鈴与の契約書管理システム公式Webサイト）
契約書の作成から締結後まで一気通貫で行うことのできる契約書管理システム。紙の契約書の原本、PDFデータだけでなく、電子契約により締結された契約書、更に契約検討時に必要なナレッジを含め、契約業務に関するすべての情報を一元管理可能。社外からでも情報にアクセスできるためテレワーク推進につながる。
他のシステムとの連携に優れており、電子署名も「クラウドサイン」「かんたん電子契約」と連携して当事者署名・立会人方式の両方に対応可能。また「LAWGUE」と連携することで契約書作成・リーガルチェックにも対応可能。台帳データ作成・スキャニング・原本の保管・書類差込・原本の廃棄など面倒な作業は一括でアウトソーシングすることもできる。
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＜保管系＞
（出所：WAN-Sign公式Webサイト）
金融・医療・製薬業など4,000社の機密書類の管理実績を誇る電子契約サービス。特徴はＮＸグループという物流（倉庫）サービスの強みを活かして「書面契約」まで一元管理できるところ。システム上で締結した電子書面に限らず、既に締結・保管してある書面契約書に関しても一括管理が可能。スキャナして電子化することで、電子契約システム上で検索をかけたり、更新したり、管理・運用することができる。「どうしても書面で残しておきたい」という顧客がいる場合、もしくは「これまでに締結・保管した膨大な量の契約書も有効活用していきたい」と考えている場合は有用。
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（出所：クラウドサインSCAN公式Webサイト）
利用実績10万社を誇る電子契約サービスのうち、スキャンに特化したオプションサービス。紙の書類を電子化するために必要なスキャンに始まり、契約日などの書類情報の入力、データのインポートまですべて代行してくれる。契約書は倉庫に預けることもできる。持ち出しのできない書類であっても「出張スキャン」「定期的スキャン」にも対応してくれるので心配いらない。その後、更新日や終了日が近づいたら管理者に自動でメールが送られる「アラート機能」がついているので管理の手間も省ける。契約書だけでなく、発注書・請求書・納品書・検収書・請求書・領収書などにも対応可能。
＜プロセス管理系＞
（出所：ContractS CLM公式Webサイト）
契約書の作成から承認、締結、管理まで契約業務を一元管理できるクラウド型契約管理システム。契約ごとに自社に最適なワークフローを設定可能すれば、業務全体の生産性向上が見込める。まず、契約書作成段階でも事前にテンプレートを登録しておけば、フォームを埋めるだけで誰でもミスなく契約書を作成可能。「誰に承認を経れば良いか」承認フローを複数設定して選ぶだけなので手間もかからない。
締結段階でも「メール、URL、紙」など相手の要望に合わせて、柔軟に締結方法を選択可能。「検索機能」「通知機能（更新期限・契約の失効など）」がついているため、管理も適切に行うことができる。
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（出所：freeeサイン公式Webサイト）
契約書の作成・承認・締結から管理まで、あらゆる契約業務にワンストップで対応できるクラウドサービス。よく使う契約書はテンプレート登録して、必要項目を入力するだけですばやく新規作成可能。契約書ごとにより効率のいいワークフローを設定でき、作成依頼からレビュー・承認までクラウド上で完結できるためテレワークにも最適。締結した契約書はクラウド上に保管。必要な契約書はすぐに検索でき、更新期限が近づいたらアラートで通知。過去の契約書もPDF化して一元管理可能。見やすいUIで導入後のサポートも充実しているため、専任の法務・システム担当がいない場合も安心して利用可能。
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電子契約機能以外にも上記した契約書の作成支援、プロセス管理・保管・文書管理まで、様々な機能に対応するシステム・サービスも存在します。詳しくは「電子契約システムの比較！目的と機能の一覧表から探す」をご覧ください。
契約書業務は「作成」「締結」「管理」の3つの段階に分かれます。契約書業務をクラウドで電子化することで、契約書の作成から管理まで、一連の契約書業務を効率化することができます。
たとえば「作成」では、契約書をミスなくスムーズに作成するためのアシストを受けられます。「締結」では、押印や郵送の手間・コストを省いて契約を締結することができます。契約期間中の契約書の「管理」に関しても、検索・更新期限通知などの機能を利用して適切に行うことができます。その他、「締結までのプロセス管理」「書面契約書の保管」など様々な機能が存在します。
システム・サービスは色々ありますが、強みとなる機能が異なります。電子化する場合には自社の契約書業務に合わせて「どこから、どこまでを電子化するか」「どこにフォーカスするか」しっかり検討するようにしましょう。
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