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契約書作成や管理を効率化するクラウドサービス8選

契約書作成や管理を効率化するクラウドサービス8選

最終更新日:2020-10-27

契約書を電子化するメリットは「脱ハンコ」だけではありません。「契約書の作成」から「契約書の管理(プロセス管理・保管)」まで契約書業務全般にメリットがあります。具体的なシステム・サービスと合わせて説明していきます。

目次

契約書業務をクラウドでどこまで効率化できるか?

契約書業務をクラウドで電子化することで、契約書の作成から管理まで、一連の契約書業務を効率化することができます。

契約業務の電子化と言うと、電子文書に電子署名をして契約を締結する「電子契約サービス」に注目が集まりがちですが、実際にはそれに限りません。契約書業務は大きく分けると「作成」「締結」「管理」の3つの段階に分かれており、それぞれに電子化するメリットがあります。

  • 契約書の作成(テンプレートや条文アシストなどによる作成効率化、AIによるリスク検知)
  • 契約書の締結(印紙税・送料などのコスト削減、時間の短縮、コンプライアンス強化など)
  • 契約書の管理(プロセス管理、原本・データの保管、検索・更新期限管理など)

中には、一気通貫して対応できるシステム・サービスも存在しますが、強みとする機能はそれぞれ異なります。そのため、クラウドを用いて電子化する場合には「どこから、どこまでを電子化するか」「どこにフォーカスするか」を検討する必要があります。以下、機能と導入メリットについて説明していきます。

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クラウドによる契約書の作成支援機能とは?

まず、契約書の作成を支援してくれる作成支援機能について紹介します。たとえば「契約書のテンプレート利用」「AIによるリスク検知」「条文例の検索・表示」などの機能が存在します。

近年、インターネット上には様々な契約書のテンプレートやひな形が存在しています。契約書を作成する時、それらをダウンロードして利用している企業も少なくありませんが、その場合、取引内容と合っていないために後日、不利益につながる恐れがあります。取引金額や会社の規模が大きくなるほど契約書の重要性が増すことを考えれば、取引ごとにオリジナルの契約書を作成すべきです。

しかし、契約書と一口に言っても、売買契約書、雇用契約書、秘密保持契約書、業務委託契約書など、契約累計によって様々です。イチから作成するのは大変な手間です。また、「取引に潜んでいる契約リスク」をチェックしたり、「関連する法律や判例」をリサーチしたりするのも膨大な工数を必要とします。限られた人員で対応するには限界がありますし、スピード感も失われてしまいます。

その点、クラウドによる契約書の作成支援機能を利用すれば、手間をかけずにオリジナルの契約書を迅速に作成することができます。システム・サービスにもよりますが、以下のような機能が搭載されています。

  • 契約類型に合ったテンプレートを利用できる
  • AIが契約書に潜むリスクを洗い出してくれる
  • 修正時に必要な条文例を検索・表示できる

たとえば、標準搭載されているテンプレートを利用すれば、必要な情報をフォームに入力するだけで、イチから作成する手間を省くことができます。また、契約書に潜む「不利な条文」「欠落条項」「抜け漏れ」などのリスクを AI が即座に洗い出し、同時に修正に必要な「過去の契約書」「条文例」など参考資料を表示してくれます。

具体的には「LegalForce(株式会社LegalForce)」のように、実際の法律事務所が作成する書式・ひな形約 300類型、 400 点以上を利用できる汎用性の高いものもあります。一方、「AI-CON(GVA TECH株式会社)」のようにクラウド上に自社ナレッジを蓄積させることで、一般基準だけでなく「自社基準」も含めた両面からリスクを検知できるものも存在します。

 

クラウドによる契約書の電子契約機能とは?

電子契約機能とは従来、紙の契約書に印鑑で押印していたものを、電子文書に電子署名することで契約を成立させられるものを言います。

紙を印刷して郵送するのではなくクラウド上でやりとりとなるため、印紙代や送料などのコストが大幅に削減でき、かつ時間を短縮して、最短1日以内での契約締結が見込めます。また、電子署名・タイムスタンプを付与することで、契約内容が改ざんされるリスクを最小化することができます。詳細を知りたい方は以下をご覧ください。

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電子契約システム

 

クラウドによる契約書のプロセス管理・保管・文書管理機能とは?

ここからは、契約書がスムーズかつ有効に機能するための様々な支援機能について紹介していきます。たとえば、契約締結までに行われる契約書の確認・修正業務の「プロセス管理」、契約内容の確認、将来の契約更新や締結後に取引先に不履行があった場合などに備えて行われる契約書の「保管」「文書管理」などがあります。以下、順番に説明していきます。

契約までのプロセス管理

契約書は一度締結されると簡単に内容を変更することができません。そのため、社内外「関係部署」「上長」「法務」などの稟議を経る必要があります。しかし、確認・修正作業を慎重に進めることで、契約書の履行が遅れてしまい、ビジネスチャンスを逃してしまっては本末転倒です。

早期に契約締結まで導くためには、確認・修正業務が「今、どの段階にあるのか」「誰のマターなのか」適切なプロセス管理が必要です。契約書の数が少なく、関係者も限られている場合、人的管理でも問題はないかもしれませんが、規模が拡大し、承認フローが複雑化したり関係部署が複数になったりすると混乱は避けられなくなってきます。

クラウドによる契約書のプロセス管理機能を利用すれば、契約ごとに「誰の承認を、どの順番で経れば良いか」最適なワークフローを設定可能です。リアルタイムで「誰が今どのフェーズにいて、これから何をする必要があるか」作業進捗を管理できます。

中には「ホームズクラウド(株式会社Holmes)」のように、プロジェクトごとに関係者を設定し、全体フローの把握・進捗確認・履歴などを、関係者間で共有できるシステムも存在します。事前に「承認フロー」「アクセス制限」などのワークフローを複数設定しておけば、後は契約書案件ごとに選択するだけ。イチから設定する手間もかかりません。プロセス管理の負担が大幅に削減できます。

契約書の保管(書面も含む)

続いて、契約が締結された後、契約書の保管を支援するための機能についてお話します。

契約は締結したら終わりではありません。契約期間中、企業は契約書の取り決めにそって業務を遂行していきます。万が一、取引先が契約違反を犯した場合、契約書の記載に基づき、損害賠償請求や契約解除といった対応措置を取らなければなりません。また、どのような契約内容だったのかを確認したい、ということも日常的に発生します。そのためにも、企業は契約書を随時確認・共有できるように適切に保管しておく必要があります。

従来であれば、契約書原本をファイリングして、キャビネットなどに鍵をかけて保管しておくのが一般的でした。しかし、企業によって保管・管理方法や基準が曖昧で、情報漏洩や紛失のリスクを恐れて鍵をかけっぱなしにしていたり、管理がずさんで原本やデータの場所が分からなくなっていたり、契約書本来の役割を果たせていない場合が多く見られます。

その点、クラウドを用いた契約書の保管機能を利用すれば、無理なく契約書の管理が実現できます。アクセス制限をかけた状態でデータを共有すれば、情報漏洩や紛失のリスクを回避しつつ、適切にデータを活用することができます。既存の書面の契約書もスキャンして電子化することで、データとして活用できるので心配ありません。

中には「WAN-Sign(株式会社ワンビシアーカイブズ)」のように電子契約だけでなく、書面の契約書を倉庫で保管するサービスも存在します。また、契約書の中には社外に持ちだすことのできない機密書類もありますが、それに関しても「クラウドサインSCAN(弁護士ドットコム株式会社)」のように出張スキャンなどのサービスで対応してくれるものもあります。

文書管理(検索・更新期限通知)

最後に、契約書のより良い活用を可能にする文書管理機能について説明します。

契約書は取引先の契約不履行を追及する際以外にも、「新たな契約書を作るための参考にしたい」「条例や法令が改正されたので作り直さなければならない」「期限が迫ってきたので契約更新したい」など、様々な場合に取り出される可能性があります。その場合、膨大な量の契約書の中から、いかに時間をかけずに見つけ出せるかが重要になります。

クラウドを用いた契約書の文書管理機能(検索・更新期限通知)を利用すれば、必要な時に・必要な文書を・どこにいても取り出すことができます。契約の更新日や終了日が近づいた際には、管理者にメールで自動通知してくれるアラート機能も存在します。

「MyQuick(インフォコム株式会社)」のように、文書の分類や種別、年度や日付、部門や担当者、数値など、様々な情報から素早く目的の文書を検索できる豊富な検索機能を持ったシステムも存在します。また、契約書以外にも一般のオフィス文書・ISO文書の管理、ペーパーレス化、e文書法など、幅広い用途での利用をお考えの方には「楽々Document Plus(住友電工情報システム株式会社)」もお勧めです。

 

主なクラウド契約書サービス(作成支援)

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LegalForce(株式会社LegalForce)

LegalForce公式Webサイト

(出所:LegalForce公式Webサイト)

専任の弁護士が監修を行っているAI契約書レビュー支援ソフトウェア。実際の法律事務所が作成する書式・ひな形約 300類型、 400 点以上を搭載。キーワードを入力するだけでひな型や過去の契約書から欲しい条文を瞬時に検索。作成時に契約書に潜む「不利な条文」「欠落条項」「抜け漏れ」などのリスクを AI が即座に洗い出し。参考となる条文例や解説も瞬時に表示してくれるため修正も手間いらず。
導入後も専任担当がついて徹底フォロー。不明点があってもチャットでいつでも相談できるため心配ない。業種・組織規模を問わず、500を超える企業の法務部や法律事務所で導入されている。

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AI-CON(GVA TECH株式会社)

AI-CON公式Webサイト

(出所:AI-CON公式Webサイト)

一般基準だけでなく「自社基準」も含めた両面からリスクを検知できる契約書レビュー支援クラウド。「過去に締結した契約書・条文例」「契約審査マニュアル」などのノウハウをクラウドに蓄積し、社内で共有可能。契約書の作成・修正段階で不備や抜け漏れ・見落としなどがあれば、AIが瞬時に検出。修正する場合でも、必要な過去の契約書や契約審査マニュアルなどをWord上でアシストしてくれる。
他のファイルを開いたり、紙の資料をめくったりすることなく、Word上の1画面内で参考情報を条文単位で比較・参照できるため、作業効率も高い。標準提供されるレビュー可能契約類型は11類型40種類超だが(立場別、2020年9月現在)、自社の契約書ひな型を類型として登録する際は上限がない。

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主なクラウド契約書サービス(文書管理・保管・プロセス管理)

<文書管理系>

契約書管理に特化した「Marshall」と契約書以外の管理にも汎用的に使える2サービスをご紹介します。

Marshall(株式会社LegalFoece)

Marshall

(出所:Marshall公式Webサイト)

契約書管理に特化したクラウド契約書管理システム。作成支援の項でご紹介したAI契約書レビュー支援ソフトウェア「LegalForce」を運営する株式会社LegalForceが、「全ての契約リスクを制御可能にする」というコンセプトのもと、次なる一手として開発した。締結済みの契約書のPDFデータをアップロードすることで、契約締結日、契約当事者名等の情報を自動で抽出、検索可能なデータベースを作成できる。電子契約に関しても電子契約システムの「クラウドサイン」や「GMO電子印鑑Agree」と連携済。電子文書の案件情報(契約書情報)をMarshall上へシームレスに同期し、AIによる自動読み取り・整理ができる。オープンβ版の無償提供あり(2020年12月時点)。

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楽々Document Plus(住友電工情報システム株式会社)

楽々Document Plus公式Webサイト

(出所:楽々Document Plus公式Webサイト)

契約書以外にも、一般のオフィス文書・ISO文書の管理、ペーパーレス化、e文書法への対応など、幅広い用途で利用できる文書管理システム。作成日や契約先などの属性情報を付与したり、関連性のある複数のファイルを束ねて管理したり、承認フローを変更したり、自社で自由に設計・構築することができるため使い勝手もいい。ファイルアクセス管理や印刷・ダウンロードなどの持ち出し制御など、情報漏洩対策も万全。出張先やテレワーク(在宅勤務)でも場所・端末を選ばず利用できるため「働き方改革」にもつながりやすい。導入実績550社以上。様々な業種・用途で利用されている。

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MyQuick(インフォコム株式会社)

MyQuick公式Webサイト

(出所:MyQuick公式Webサイト)

WordやExcel、PDFなど企業内の契約書を含む「文書の管理・検索・共有」に特化したシステム。電子契約サービスで契約した「契約情報」「タイムスタンプ付の契約書」を自動的に取り込むことができるため、管理情報を再度入力する必要がない(電子契約サービスの契約は別途必要)。また、利用に関してもAzureAD(クラウド認証サービス)と連携するため、単独での面倒なID・パスワード管理は不要。共有に関しても、閲覧権限・登録権限・削除権限など操作権限を細かく設定できるため、自社・クライアントの組織構造に合わせたグループ管理や文書のアクセス制御ができる。導入実績800社以上。

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<保管系>

WAN-Sign(株式会社ワンビシアーカイブズ)

WAN-Sign

(出所:WAN-Sign公式Webサイト)

金融・医療・製薬業など4,000社の機密書類の管理実績を誇る電子契約サービス。特徴は日本通運グループという物流(倉庫)サービスの強みを活かして「書面契約」まで一元管理できるところ。システム上で締結した電子書面に限らず、既に締結・保管してある書面契約書に関しても一括管理が可能。スキャナして電子化することで、電子契約システム上で検索をかけたり、更新したり、管理・運用することができる。「どうしても書面で残しておきたい」という顧客がいる場合、もしくは「これまでに締結・保管した膨大な量の契約書も有効活用していきたい」と考えている場合は有用。

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クラウドサインSCAN(弁護士ドットコム株式会社)

クラウドサインSCAN公式Webサイト

(出所:クラウドサインSCAN公式Webサイト)

利用実績10万社を誇る電子契約サービスのうち、スキャンに特化したオプションサービス。紙の書類を電子化するために必要なスキャンに始まり、契約日などの書類情報の入力、データのインポートまですべて代行してくれる。契約書は倉庫に預けることもできる。持ち出しのできない書類であっても「出張スキャン」「定期的スキャン」にも対応してくれるので心配いらない。その後、更新日や終了日が近づいたら管理者に自動でメールが送られる「アラート機能」がついているので管理の手間も省ける。契約書だけでなく、発注書・請求書・納品書・検収書・請求書・領収書などにも対応可能。

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<プロセス管理系>

ホームズクラウド(株式会社Holmes)

Holmesサービス紹介サイト

(出所:Holmes 公式Webサイト)

契約書の作成から承認、締結、管理まで契約業務を一元管理できるクラウド型契約管理システム。契約ごとに自社に最適なワークフローを設定可能すれば、業務全体の生産性向上が見込める。まず、契約書作成段階でも事前にテンプレートを登録しておけば、フォームを埋めるだけで誰でもミスなく契約書を作成可能。「誰に承認を経れば良いか」承認フローを複数設定して選ぶだけなので手間もかからない。
締結段階でも「メール、URL、紙」など相手の要望に合わせて、柔軟に締結方法を選択可能。「検索機能」「通知機能(更新期限・契約の失効など)」がついているため、管理も適切に行うことができる。

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主なクラウド契約書サービス(電子契約)

電子契約機能以外にも上記した契約書の作成支援、プロセス管理・保管・文書管理まで、様々な機能に対応するシステム・サービスも存在します。詳しくはこちらをご覧ください。

電子契約システムの比較10選!目的と機能の一覧表から探す

電子契約システムを使ってみたいが、サービスの違いがわからずどれを選んだらよいか分からない、自社に必要なことを素早く知りたい、とお考えの方へ、検討の観点と、その際...

電子契約システム

 

まとめ

契約書業務は「作成」「締結」「管理」の3つの段階に分かれます。契約書業務をクラウドで電子化することで、契約書の作成から管理まで、一連の契約書業務を効率化することができます。たとえば「作成」では、契約書をミスなくスムーズに作成するためのアシストを受けられます。「締結」では、押印や郵送の手間・コストを省いて契約を締結することができます。契約期間中の契約書の「管理」に関しても、検索・更新期限通知などの機能を利用して適切に行うことができます。その他、「締結までのプロセス管理」「書面契約書の保管」など様々な機能が存在します。

システム・サービスは色々ありますが、強みとなる機能が異なります。電子化する場合には自社の契約書業務に合わせて「どこから、どこまでを電子化するか」「どこにフォーカスするか」しっかり検討するようにしましょう。

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LegalForce(リーガルフォース)|インタビュー掲載

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契約書に潜むリスクの洗い出しやレビュー品質のばらつきを解消するAIを用いた契約書レビュー支援ソフトウェアです。条文例検索やひな形活用などで業務効率化も実現します...

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4,000社の機密書類の管理実績を誇る日本通運グループのワンビシアーカイブズが提供する、電子契約と書類契約を一元管理するサービスです。電子証明書(実印)とメール...

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