社内文書を効率よく管理したい方へ。文書管理システムのタイプ別の選び方、比較ポイントをわかりやすく解説。契約書管理システムやマニュアル作成ツール、クラウドストレージとの違いも整理し、おすすめサービスを紹介します。
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まずは、文書管理システムの候補を一覧で確認できるよう、主なサービスの機能・料金を比較表にまとめました。対応できる業務範囲や得意分野はサービスによって異なるため、重視したい機能に合うものを絞り込む際の参考にしてください。
| サービス名 | 提供タイプ | 社内文書の全般管理 | 帳票管理・電帳法対応 | 紙文書のデジタル化（OCR） | ワークフロー・電子決裁 | 社外共有・大容量データ | 料金（目安） |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| MyQuick 文書管理 | 汎用的な文書管理に強いタイプ | ◎ | ◯ | ◯ | △ | △ | 月額22,000円〜（スタータープラン）、初期費用0円 |
| 楽々Document Plus | ◎ | ◯ | ◯ | ◯ | ー | 月額90,000円/100ユーザー（クラウド版）/150万円〜（オンプレ版） | |
| eValue V | ◎ | ◯ | ◯ | ◎ | ー | 要問い合わせ | |
| OPTiM 文書管理 | 帳票・紙文書・電子帳簿保存法対応に強いタイプ | ◯ | ◯ | ◎ | △ | ー | 要問い合わせ |
| DocuWare | ◯ | ◯ | ◯ | ◎ | ー | 初期費用220万円〜/4ユーザー（テンプレート込） | |
| SVF Archiver | △ | ◎ | ◎ | △ | ー | 月額35,000円〜/10ユーザー、初期20万円（クラウド版） | |
| 活文 Contents Lifecycle Manager | 大規模組織・文書ライフサイクル管理に強いタイプ | ◯ | ◯ | △ | △ | ◎ | 要問い合わせ |
| PROCENTER | ◯ | ◯ | △ | ◯ | ◎ | 月額50,000円〜/20ユーザー（クラウド版） | |
| DocuMaker Office | 特定業務の文書管理に向くタイプ | △ | △ | ◯ | ◎ | ー | 要問い合わせ |
| ゲンバト作業手順書 | △ | ー | ◯ | ◯ | ー | 月額19,000円＋1,000円/利用者5人毎、初期費用0円 | |
| DocuWorks 10 | ◯ | ー | ◯ | △ | ー | 月額900円/ID（サブスクリプション） |
【記号の見方】
◎：非常に得意（その領域に特化、または大きな強みがある）
◯：対応している（標準機能やオプションで十分に利用可能）
△：一部対応している、または他システムとの連携が主になる
ー：主な用途ではない
【料金に関する補足】
AI OCR、タイムスタンプ、他システム連携などの高度な機能を利用する場合は、別途オプション費用が発生するツールが多くあります。また、ユーザー数やデータ容量の追加により月額費用が変動するため、最終的なコストは各社への見積もりが必要です。
文書管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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文書管理システムは、主に管理したい文書の種類や利用目的によって、適したタイプが異なります。たとえば、社内規程や申請書、議事録などを幅広く管理したい場合と、紙文書や帳票を電子化して保管したい場合とでは、重視すべき機能が変わります。
大きく分けると、「汎用的な文書管理に強いタイプ」、「帳票・紙文書・電子帳簿保存法対応に強いタイプ」、「大規模組織や文書ライフサイクル管理に強いタイプ」、「特定業務の文書管理に向くタイプ」の4つに分類できます。
社内規程、申請書、議事録、報告書、図面など、部署ごとに散在している文書をまとめて管理したい場合は、汎用的な文書管理に強いタイプが適しています。文書の登録・検索、属性管理、版管理、アクセス権限の設定、期限管理など、文書管理に必要な基本機能を幅広く備えているため、紙やファイルサーバー、Excel台帳での管理から脱却したい企業に向いています。
たとえば、「MyQuick 文書管理」は、文書の保管から記録・証跡管理、ナレッジ共有まで幅広い用途に対応。ユーザー数無制限で利用できるため、全社利用を進めたい場合にも検討しやすいサービスです。AIによる台帳の自動入力にも対応しており、登録作業の負担軽減も期待できます。
また、「楽々Document Plus」は、全文検索や属性検索、版管理、ワークフロー、期限管理などの機能が充実。文書の作成・承認・保管・活用・廃棄までを一元管理したい場合に適しています。生成AI連携やAI OCRを活用して、文書の検索・登録業務を効率化できる点も特徴です。
「eValue V」は、ドキュメント管理に加えて、ワークフローやスケジューラ、社内コミュニケーション機能も統合。文書管理だけでなく、社内情報共有や申請・承認業務までまとめて整備したい企業に向いています。生成AIを活用したスマート検索により、必要な情報を探しやすくする機能も備えています。
請求書、領収書、注文書、見積書などの帳票類や、紙で受領・保管している文書が多い場合は、帳票・紙文書管理に強いタイプが適しています。OCRによるデータ化、自動仕分け、検索項目の付与、タイムスタンプ、証跡管理などに対応しており、電子帳簿保存法への対応やペーパーレス化を進めたい企業に向いています。
たとえば、「SVF Archiver」（旧 invoiceAgent 文書管理/invoiceAgent AI OCR）は、紙・PDF・電子取引データなどの帳票を収集し、AI OCRでデータ化した上で、保管・検索・他システム連携まで行える帳票保管サービスです。大量の帳票の自動仕分けや、検索要件に対応する多彩な検索機能、タイムスタンプ機能などを備えており、電子帳簿保存法への対応や帳票業務のガバナンス強化を進めたい企業に適しています。
「DocuWare」は、文書や帳票などのコンテンツを一元管理し、ワークフロー自動化やシステム連携まで対応できるサービスです。全文OCRによるインデックス化や電子帳簿保存法対応にも対応しているため、請求書処理や受注処理など、紙文書を起点とした業務プロセスをまとめてデジタル化したい企業に向いています。
「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」は、AI OCRやLLMを活用して、紙文書や非定型文書から必要な情報を抽出し、管理台帳の作成や全文検索に活用できるサービスです。手書きの注文書、納品書、稟議書、申請書など、入力作業に手間がかかる文書を多く扱う企業に適しています。
複数拠点・部門にまたがって大量の文書を扱う場合や、文書の作成・共有・保管・廃棄までを統制したい場合は、大規模組織向けの文書ライフサイクル管理に強いタイプが適しています。アクセス権限、版管理、操作履歴、保管期限、自動削除、社外共有などに対応しており、情報漏えいや旧版利用の防止、監査対応を重視する企業に向いています。
たとえば、「活文 Contents Lifecycle Manager」は、文書の作成・閲覧・検索・保管・廃棄までを一元管理できる文書管理システムです。大規模文書管理への対応実績が豊富で、アクセス制御や版管理、ライフサイクル管理に対応。社内外に散在する文書を安全に共有しながら、ペーパーレス化や情報資産の活用を進めたい大企業などに適しています。
また、「PROCENTER」は、文書管理と情報共有の両方に対応する企業間・部門間情報共有プラットフォームです。大容量ファイルの共有、配布・受領確認、アクセス権設定、履歴管理、保管期限管理などを備えており、製造業や官公庁など、図面・技術文書・機密情報を社外関係者と安全に共有したい場合に向いています。
自治体・公的機関の公文書管理、製造現場の作業手順書・品質関連書類の管理、日々のデスクワークで発生する紙・電子文書の編集・回覧など、特定の業務に合わせて文書管理を行いたい場合は、専用性の高いタイプが適しています。
たとえば、「DocuMaker Office」は、自治体・公的企業向けの電子決裁・文書管理システムです。公文書管理法に基づき、収受、起案、決裁、施行、保存、廃棄までの一連の公文書管理業務に対応。既存の書類様式を活かした申請書作成やスキャン文書の管理にも対応しており、庁内の文書管理や電子決裁をまとめて効率化したい自治体・公的機関に向いています。
「ゲンバト作業手順書」は、製造業に特化した品質関連書類の管理・共有サービスです。作業手順書の作成、登録・検索、最新版管理、履歴管理、承認フローに対応しており、改版した資料を再配布せずに共有できます。工場間で作業手順や品質書類を標準化したい企業に適しています。
「DocuWorks 10」は、PC上に電子の机を再現し、紙文書のような感覚で電子文書を扱えるドキュメントハンドリングソフトです。Office文書やPDF、スキャン文書などをまとめて管理・編集できるほか、トレイを使った文書の受け渡しや電子印鑑にも対応。大規模な文書管理基盤というより、紙中心の業務を残しながら、日々の文書処理や回覧を効率化したい場合に適しています。
社内規程や申請書、議事録、報告書、図面など、幅広い社内文書を一元管理したい企業向けのシステムを紹介します。
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（出所：MyQuick 文書管理公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 社内文書、規程、申請書、研究報告書、開発資料などを幅広く管理したい企業。ユーザー数を気にせず全社展開したい企業 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 月額22,000円〜（スタータープラン）、初期費用0円 |
（出所：楽々Document Plus公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 契約書、ISO文書、図面、研究報告書、国税関係書類など、幅広い文書を一元管理したい企業 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 月額90,000円〜/100ユーザ（クラウド版）、150万円〜（オンプレ版） |
（出所：eValue V公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 文書管理だけでなく、申請・承認、スケジュール、社内情報共有までまとめて整備したい企業 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 要問い合わせ |
請求書や領収書、注文書などの帳票類や、紙文書の電子化・電子帳簿保存法対応を進めたい企業向けのシステムを紹介します。
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（出所：OPTiM 文書管理公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 手書き書類や非定型文書の読み取り、台帳作成、検索業務を効率化したい企業 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 要問い合わせ |
（出所：DocuWare公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 紙文書や帳票を起点に、文書管理・承認・業務プロセスの自動化まで進めたい企業 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 初年度導入費用220万円〜（クラウド版・4ユーザー・テンプレート込み） |
（出所：SVF Archiver公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 請求書、注文書、領収書などの帳票や、紙・PDF・電子取引データをまとめて管理したい企業 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 月額35,000円〜/10ユーザー（クラウド版）、初期費用20万円 |
複数拠点・部門にまたがる大量の文書管理や、社外関係者とのセキュアな情報共有を重視する企業向けのシステムを紹介します。
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（出所：活文 Contents Lifecycle Manager公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 大量の文書を部門・拠点横断で管理し、アクセス制御や証跡管理を強化したい大企業 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 要問い合わせ |
（出所：PROCENTER公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 図面、CADデータ、技術文書、機密情報などを社内外の関係者と安全に共有したい企業 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 月額50,000円〜/20ユーザー（クラウド版） |
自治体・公的機関の公文書管理、製造現場の作業手順書・品質関連書類の管理、日々のデスクワーク上の文書処理など、特定の業務に適したシステムを紹介します。
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（出所：DocuMaker Office公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 自治体・公的機関で、公文書管理や電子決裁をまとめて効率化したい場合 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 要問い合わせ |
（出所：ゲンバト作業手順書公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 製造現場で作業手順書や品質関連書類を作成・管理し、工場間で標準化したい企業 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 月額19,000円（基本料金）、月額1,000円/利用者5人毎（利用料金）、初期費用0円 |
（出所：DocuWorks 10公式Webサイト）
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| こんな企業におすすめ | 紙文書に近い操作感で、日々の文書整理、編集、回覧、受け渡しを効率化したい企業 |
| 特徴的な機能 |
|
| 注目ポイント |
|
| 料金 | 月額900円/ID（サブスクリプション） |
自社に合う文書管理システムのタイプが大まかにわかったら、次は具体的な機能や運用面を比較していきましょう。ここでは、比較検討時に確認しておきたい主なポイントを4つ紹介します。
文書管理システムを選ぶうえでまず確認したいのが、目的の文書をすぐに探し出せるかどうかです。文書名や作成日、部署、文書番号などの属性検索に加えて、ファイル内の文字まで対象にできる全文検索、OCRによる紙文書の検索対応などがあると、必要な文書に素早くアクセスできます。
あわせて、登録作業のしやすさも重要です。文書番号の自動発番、部署・作成者などの自動入力、AI OCRによる項目抽出などに対応していれば、登録時の入力負担や分類ミスを減らせます。
たとえば、「楽々Document Plus」は、属性検索や全文検索、スキャン文書のOCR処理に対応。誤認識をカバーするあいまい検索や、検索結果のサムネイル表示なども備えています。「DocuWare」も、ファイル名や日付、インデックスなどを使った多軸での検索に対応しており、用途に応じて検索画面を設定できます。
「活文 Contents Lifecycle Manager」は、キーワード検索に加えて、作成日時や文書種別などの属性検索、全文検索にも対応。大量の文書を扱う場合でも、目的の文書を探しやすい仕組みを整えられます。
請求書や領収書などの国税関係書類、研究開発資料、ISO文書などを扱う場合は、対象文書に応じた法令・制度要件を満たせるかを確認しましょう。電子帳簿保存法、e-文書法、ISO9001など、文書の種類や業種によって必要な保管方法、検索要件、証跡管理、保管期限は異なります。
そのため、単に「法令対応」と記載されているかどうかだけで判断せず、自社で管理したい文書に対して、どの要件を満たす必要があるのかを整理しておくことが重要です。たとえば、電子帳簿保存法への対応であれば、検索要件、訂正・削除履歴、タイムスタンプ、スキャン保存への対応などを確認します。ISO文書であれば、改訂履歴や承認フロー、最新版管理、保管期限の管理などを確認するとよいでしょう。
「SVF Archiver」は、紙・PDF・電子取引データなどの帳票を保管・検索でき、電子帳簿保存法対応を進めたい企業に向いています。「MyQuick 文書管理」は、PDFファイルを保存するだけでタイムスタンプを自動付与できるオプション機能を備えており、研究報告書や開発資料などの証跡管理にも活用できます。
個人情報や機密情報を含む文書を扱う場合は、アクセス権限や操作履歴の管理も重要です。文書やフォルダごとに「閲覧のみ」「編集可能」「ダウンロード不可」などの権限を設定できるか、部署や役職に応じた制御ができるかを確認しましょう。
誰がいつ文書を閲覧・編集・ダウンロードしたのかを記録できるログ管理機能があれば、不正利用の抑止や監査対応にも役立ちます。
たとえば、「楽々Document Plus」は、文書の種類や組織・役職に応じた閲覧・編集権限の設定に対応。作業履歴やアクセスログも記録できるほか、PDFへの「社外秘」などの透かし文字挿入にも対応しているため、機密文書と一般文書が混在する環境でも管理しやすい仕組みを整えられます。
「活文 Contents Lifecycle Manager」は、文書ごとのアクセス権限や操作履歴の管理に対応しており、文書の作成から廃棄までを統制しながら管理できます。「PROCENTER」は、社外関係者との大容量ファイル共有を想定したアクセス制御や履歴管理に対応しているため、図面や技術文書などを安全に共有したい場合に適しています。
申請書、稟議書、規程、ISO文書など、承認や改訂を伴う文書を扱う場合は、ワークフロー機能も比較ポイントになります。承認ルートの設定、差し戻し、承認状況の確認、改訂履歴の管理などに対応していれば、文書の停滞や最新版の取り違えを防ぎやすくなります。
また、文書は作成して終わりではなく、保管・改訂・廃棄まで含めて管理する必要があります。保管期限の設定や期限通知、廃棄管理、版管理に対応しているかも確認しておきましょう。
たとえば、「DocuWare」は、文書管理に加えてワークフロー自動化に強みがあり、請求書処理や承認業務をデジタル化したい場合に適しています。「楽々Document Plus」は、文書の登録や改訂時にワークフローを使って電子承認を得られるほか、版管理や期限管理にも対応しています。
また、「ゲンバト作業手順書」は、製造業向けに作業手順書などの品質関連書類を作成・管理できるサービスです。最新版管理や履歴管理、承認フローに対応しており、改訂が発生する手順書を工場間で共有・標準化したい場合に適しています。「DocuMaker Office」は、自治体・公的機関向けに、収受、起案、決裁、施行、保存、廃棄までの一連の文書ライフサイクルを管理できます。
ここまで、社内文書の保管・検索・権限管理・版管理・ワークフロー管理などを行う文書管理システムを紹介してきました。
ただし、「文書を扱うツール」は範囲が広く、目的によっては文書管理システムではなく、契約書管理システムやマニュアル作成ツール、ナレッジ共有ツール、クラウドストレージの方が適している場合もあります。
以下、それぞれのケースについて具体的なサービスを紹介しながら解説します。
契約書を中心に管理したい場合は、契約書管理システムや電子契約システムを検討するのがおすすめです。契約書管理システムは、契約書のAI読み取り、契約台帳の自動作成、更新期限のアラート、関連契約書の紐付けなど、契約業務に特化した機能を備えています。
契約書管理を中心に検討したい場合は、以下のようなサービスが候補になります。
| サービス名 | 主な特徴 |
|---|---|
| LegalOn | 契約審査から契約書管理まで対応。AIによる契約書レビューやリスクチェックに強み |
| BUNTANリーガル | 契約書原本の保管、PDF化、契約台帳の作成代行まで依頼可能 |
| LeFILING | Google Drive上の契約書管理を効率化。契約書の検索や台帳管理に対応 |
| Contract One | AI契約データベース。契約書をデータ化し、検索・管理しやすくする |
| ContractS CLM | 契約書の作成、締結、管理まで対応する契約ライフサイクル管理システム |
| freeeサイン | 電子契約を中心に、契約書の締結・保管・管理まで効率化 |
| MyQuick 契約書管理 | 契約書管理に特化。契約台帳、期限管理、アラート通知などに対応 |
詳しくは「契約書管理システム比較16選｜最新人気ランキングも」をご覧ください。
業務手順書、操作マニュアル、教育用マニュアルなどを作成・共有したい場合は、マニュアル作成ツールが適しています。
マニュアル作成ツールは、写真や動画を使った手順書作成、ステップ形式での編集、QRコード共有、閲覧状況の確認、教育・トレーニング管理などに強みがあります。
たとえば、「Teachme Biz」は、スマホやタブレットで撮影した動画・画像をもとに、誰でもわかりやすい手順書を作成・共有できるサービスです。「Dojo」は、PC操作マニュアルやシステム操作手順書の作成に向いており、画面操作をもとにしたマニュアル作成を効率化できます。
文書を保管するだけでなく、現場に手順を浸透させたい場合は、「マニュアル作成ツールの比較15選｜タイプ別選び方」を確認してください。
議事録、FAQ、業務ノウハウ、プロジェクト情報などを柔軟に蓄積・共有したい場合は、ナレッジ共有ツールが向いています。文書管理システムが「正式文書の管理」に強いのに対し、ナレッジ共有ツールは、日々更新される情報をチームで作成・編集・共有しやすいのが特徴です。
たとえば、「Notion」は、ドキュメント、データベース、タスク管理などを組み合わせて、チームの情報を柔軟に整理できます。「flouu」は、ドキュメント作成や情報共有、全文検索、アクセス管理などに対応したオンラインワークスペースです。「Google Workspace」は、Google ドキュメントやGoogle ドライブなどを使って、共同編集や情報共有を進めたい場合に候補になります。
社内WikiやFAQ、業務ナレッジの共有を重視する場合は、「ナレッジ共有ツール16選。タイプ別の選び方や4つの活用法」をご確認ください。
社内外でファイルを共有したい、ファイルサーバーをクラウド化したい、大容量データを安全に受け渡したいといった場合は、クラウドストレージやファイル共有サービスが適しています。文書の版管理や承認フローよりも、ストレージ容量、共有リンク、アクセス権限、ファイル転送、既存ファイルサーバーからの移行しやすさなどを重視する場合に向いています。
ファイルの保管・共有・転送を中心に検討したい場合は、オンラインストレージやファイル共有サービスの記事で詳しく解説しています。
文書管理システムは、社内文書を安全に保管・検索し、権限管理や版管理、ワークフロー、期限管理などを効率化するためのシステムです。
選定時は、まず自社で管理したい文書の種類や目的を整理し、「汎用的な文書管理に強いタイプ」「帳票・紙文書・電子帳簿保存法対応に強いタイプ」「大規模組織・文書ライフサイクル管理に強いタイプ」「特定業務の文書管理に向くタイプ」のどれに近いかを確認しましょう。
そのうえで、検索・登録のしやすさ、法令や各種制度への対応、セキュリティ設定・アクセス制限、ワークフロー・ライフサイクル管理などを比較すると、自社に合うシステムを絞り込みやすくなります。
文書管理以外の用途が中心になる場合は、契約書管理システムやマニュアル作成ツール、ナレッジ共有ツール、クラウドストレージなどの関連カテゴリもあわせて検討するとよいでしょう。
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インフォコム株式会社
販売実績30年、業界・業種を問わず国内950の団体で利用されている文書管理システム。GPT連携による文書の情報自動入力を搭載。幅広い用途に使用でき、スピーディな...
住友電工情報システム株式会社
契約書やISO文書管理、電帳法対応など、様々な用途で活用できる文書管理システム。作成～保管・活用～廃棄までを一元化します。生成AIとの連携により、社内文書の活用...
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25年を超える経験と2,100社以上の稼働実績。既存システムとの連携実績が多く、多種多様な文書の活用を促進し、ペーパーレス化を加速できます。...
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