営業資料や契約書など社内の様々な文書を適切かつ効率的に管理したいと考えている方へ。文書管理システムを「管理する文書」「管理する目的」に応じて5つのタイプ別に図解し、自社に最適なシステムの選び方・比較ポイントを紹介します。
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文書管理システムとは、文書を正しく整理整頓して、「必要な時に」「必要な文書へ」スムーズにアクセスできるようにする管理システムです。近年、コンプライアンスの強化や生産性向上の観点から、多くの企業で導入が進んでいます。
ファイルを一元管理して共有するという点ではファイルサーバーと似ていますが、「ドキュメント（文書）に特化している」「検索性に長けている」という特徴を持ち、別名「ドキュメント管理システム」とも呼ばれています。
無数に存在する文書管理システムですが「どのような文書を管理するのか（社内文書全般or契約書）」「どのような目的で管理するか（保管or作成・共有）」によって、いくつかのタイプに分けられます。
記事後半には、タイプ別におすすめのサービスも紹介していますので、「今すぐツール選定に移りたい」という方はそちらをご覧ください。
文書管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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企業内には、営業資料、報告書、契約書、仕様書、業務マニュアル、社内規定など、様々な文書が存在します。従来、これらの文書はWord・Googleドキュメントで作成し、Excel・スプレッドシートなどで台帳管理するのが一般的でした。しかし、その方法では、「どこに何があるかわからない」「上手く活用されない」という課題が生じがちです。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、文書管理システムです。
文書管理システムの導入により、以下のようなメリットが見込めます。
文書管理システムは、以下の5つのタイプに大別されます。以下、それぞれのタイプが「どのような場合に当てはまるのか」「どのような機能があると便利なのか」など詳しく紹介していきます。まずは、自社に導入するとしたらどのタイプになるのか考えてみましょう。
（1）社内文書全般×保管・活用型
（2）社内文書全般×作成・共有型
（3）契約書×保管・活用型
（4）契約書×作成・共有型
（5）社内外保管型（クラウド型ファイルサーバータイプ）
社外メンバーを含めた利用を検討している場合は、(5)の社内外保管型が選択肢となります。
「文書の種類を問わず、全般的に適切に保管したい」という場合におすすめのタイプです。社内規定・報告書・稟議書などの社内文書の共有をはじめ、社内プロジェクトでの共同作業や、テレワーク時の文書の取得などが考えられます。
たとえば、文書ごとに適切なアクセス権限を細かく設定できる「MyQuick」のようなシステムなら、仕様書や設計書のような重要文書の管理も安心です。
また、「invoiceAgent」は、振り分け条件に応じて仕分け作業を自動化できるため、運用・管理にかかる工数を削減できます。「OPTiM 文書管理」は、期限管理機能を備えており、文書ごとに個別、または一括で設定した時期に通知を受け取れるため、更新対応やフォローもスムーズです。
文書には作成・利用・保管・廃棄といったライフサイクルが存在します。単に文書を保管するだけでなく、その前段階である「作成も効率化したい」場合に適しているのが、このタイプです。
たとえば、「埋もれている営業ナレッジを言語化して社内共有したい」「業務マニュアルを複数名で作成したい」といったシーンに最適です。チーム作業の効率化やコミュニケーションの活性化といった効果も期待できます。
契約書の台帳管理や更新管理を効率化したい場合におすすめのタイプです。締結後の契約書をデータ化し、必要なときにすぐ取り出せるデータベースを構築できるのが特徴です。
たとえば、「BUNTANリーガル」には、契約書の期限が近づくと自動で通知メールを送信する機能があり、更新漏れを防ぐのに役立ちます。
また、通常、PDFやスキャン画像の契約書では、契約締結日や契約当事者名などの情報を手作業でデータベースに登録する必要がありますが、「LegalOn Cloud」や「Contract One」なら、AIによる自動抽出が可能。手入力の手間を削減し、契約書管理の効率を大幅に向上させます。
契約書を作成する際には、取引先と自社の間で文書を何度もやりとりする必要があります。締結済みの契約書を保管するだけでなく、「契約書作成も効率化したい」という場合には、こちらのタイプがおすすめです。
たとえば、「ContractS CLM」なら、テンプレート機能を活用して契約書をスムーズに作成できるほか、プロセス管理機能により承認フローを迅速化。契約業務全体の効率化が見込めます。
「社内に限らず、社外の関係者とも文書を共有したい」という場合には、このタイプが適しています。たとえば、社外のプロジェクトメンバー間でファイルを共有したり、取引先とデータを共有したりするシーンに向いています。
クラウド型のファイル共有サービス（オンラインストレージ）を利用するため、「文書だけでなく、画像や動画、アプリケーションなどのデータも共有したい」という場合にもおすすめです。
自社に必要な文書管理システムのタイプが大まかにわかったところで、具体的なシステムを比較検討するための主なポイントを4つ紹介します。
文書管理システムを比較検討する上で最も重要なのは、目的の文書にスムーズにアクセスできる検索性の高さです。文書ごとにカテゴリ分けやタグの付与を行うのが一般的ですが、入力や仕分け作業に手間がかかります。そのため、文書番号の自動カウントアップ、所属部署や作成者の自動入力など、入力支援機能が充実したシステムを選ぶことで、管理の負担を軽減できます。
また、文書によって求められる検索性が異なるため、「どのようにカテゴライズするか」「誰がどれくらい入力・仕分けをするのか」といった業務フローを事前に整理しておくことも重要です。加えて、実際の業務環境に適した検索機能が搭載されているかを確認すると良いでしょう。
たとえば、製造現場向けの「ゲンバト作業手順書」では、キーワード検索に加えて過去の書類の有効日でも検索できます。
システムの中には全文検索機能を備えたものも。「DocuWare」では、検索条件を入力するダイアログを用途に合わせて設定でき、ファイル名や日付、インデックスなど、多軸での文書検索に対応。
「活文 Contents Lifecycle Manager」では、キーワードで文書を探せる簡易検索に加え、作成日時・文書種別などの属性検索や全文検索も可能です。
「楽々Document Plus」はOCR機能を搭載し、電子化された紙書類も全文検索の対象に。誤認識した文字が含まれていても、「あいまい検索」機能でカバーできます。
企業や文書の種類によっては、法令や制度に沿った文書管理が求められる場合があります。ISO9001を取得している企業では、「適切な識別・記述」「適切な形式」「保管期間」など、ISOの指針に基づいた文書管理が必要です。また、電子文書に法的効果を持たせるためにはe文書法に則りタイムスタンプを付与し「文書の存在」や「改ざん防止」を担保する必要があります。
法令や制度によって求められる対応は異なるため、それらに対応したシステムを選ぶようにしましょう。
たとえば、「MyQuick」は、PDFファイルを保存するだけでタイムスタンプを自動付与すできるオプション機能があり、研究開発の報告書に利用すれば、先使用権の訴訟対策としても有用です。
個人情報や機密情報を含む文書を扱う場合、文書データの奪取や流出による情報漏えいやデータ破損を防ぐための対策が不可欠です。「誰が文書にアクセスできるのか」「閲覧のみか、編集も可能か」など、文書やユーザー属性ごとに設定できるものを選ぶと安全性が高まります。中には、ダウンロード・印刷を禁止するセキュリティ制御、閲覧・作業履歴を確認できるログ管理機能などを備えたシステムもあります。
たとえば「楽々Document Plus」は、「社外秘」「極秘」などの透かし文字をPDFに自動挿入し、不正な印刷やデータ流出を抑制。ダウンロードしたユーザーのIDや日時を記録することで、追跡も可能です。
「LegalOn Cloud」や「BUNTANリーガル」では、ユーザーをグループ単位で管理しアクセス権限を制限することで、効率的なセキュリティ対策を実現します。
契約書・稟議書・申請書など、承認や回覧が必要な社内文書を管理する際に重要な機能です。承認状況や閲覧履歴を可視化できるワークフロー機能があれば、どこで書類が滞っているのかをすぐに把握でき、業務の効率化につながります。
また、機密情報を含む重要文書の場合は、アクセス制限と組み合わせることでリスク管理の強化も可能です。
たとえば「DocuWare」では、多段階の承認や複雑な分岐処理にも対応しており、「課長承認の後、20万円以上の申請書だった場合は部長承認にする」といった制御が可能です。
「文書の種類を問わず、全般的に適切に保管したい」という場合におすすめの文書管理システムです。汎用性の高いものがそろっているので、優先的に対応したい文書に対応しているか、検索しやすいかといったポイントに着目して、検討してみてください。
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（出所：MyQuick公式Webサイト）
1993年の発売以来、約900社に導入されてきた実績を持つ文書管理システム。契約書だけでなく、貿易関係書類、研究報告、開発資料、発明報告など、様々な社内文書の管理に長けているのが特徴。セキュリティ対策を考慮しつつ、柔軟なアクセス権を設定できるので、重要書類の管理も安心。
専用データベースに登録した文書は、全社横断での技術情報の収集・検索に活用でき、目的の文書を素早く見つけられる。作業漏れを防ぐアラート通知機能も充実。
オプション機能を利用すれば、PDFを保存するだけでタイムスタンプを自動付与でき、先使用権の訴訟対策としても効果が期待できる。
更に、クラウド版のAIスタンダードプランでは、GPTと連携し、契約書から情報を自動抽出する機能を搭載。台帳作成の手間を削減できる。
（出所：invoiceAgent公式Webサイト）
請求書や契約書など電子帳票を一元管理できる帳票プラットフォーム。PDFやOfficeファイルなどの電子文書に加え、スキャンした紙文書の自動仕分けも可能。日付や数字、文字列などの条件に応じてフォルダーに自動振り分けすることで、仕分け作業の負担を軽減する。更に、保存した文書データは高精度検索機能でサーチが可能で、管理工数の削減にも貢献。
電子帳簿保存法に対応し、タイムスタンプの自動付与、証跡管理、保存期間に応じた自動削除など、記録管理機能を搭載。文書のライフサイクルに合わせたセキュアな運用を自動化できる。「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent AI OCR」をベースとして選択し、「電子取引」、「電子契約」を追加契約で拡張可能。
そのほか、Boxなどの外部システムとの連携や仮想文書の利用など、文書管理に役立つ機能も備えている。
（出所：楽々Document Plus公式Webサイト）
契約書や社内規定、営業報告書、稟議書、ISO文書など、幅広い文書を一元管理できる文書管理システム。関連する複数の書類や帳票類をフォルダ単位で整理し、階層構造で管理できるため、データの分類が容易。登録したファイルは属性検索や全文検索を活用し、スピーディーに検索・表示が可能。
セキュリティ面では、アクセス制限、ダウンロード禁止、印刷禁止に加え、「閲覧のみ可・修正不可」など、柔軟な設定に対応。また、文書登録時にワークフロー機能を使用し、電子承認を取得する設定も可能。社内文書の脱ハンコ化にも有効。
（出所：DocuWare公式Webサイト）
ドキュメント管理からワークフローの自動化、システム連携までオールインワンで提供するコンテンツ管理サービス。世界100カ国以上で展開し、19,000社以上の導入実績を誇る。
紙文書からWebデータまで多様な形式に対応し、学習機能付きOCRによるインデックス情報の入力支援、承認ワークフロー設計、全文検索など、文書の取込みから活用までを効率化できる標準機能が充実。
API連携をはじめ、スキャナ接続、フォルダ監視、Outlook連携、Smart Connect連携など、外部システムやアプリとの柔軟なデータ連携が可能。
「DocuWare導入サービス」により、ドキュメント業務に精通したエンジニアのサポートを受けられる。初期設定やテクニカルサポートはもちろん、事前検証の代行も可能なため、はじめての業務デジタル化もスムーズ。
（出所：活文 Contents Lifecycle Manager公式Webサイト）
25年以上の文書管理事業の実績・ノウハウを活かし、日立ソリューションズが提供する文書管理システム。契約書・手順書・設計書・会議資料など、様々な文書形式に対応し、優れた検索機能で求める文書へすぐにアクセスできるのが強み。
キーワード入力による簡易検索に加え、作成日時や文書種別、取引先などの属性検索や全文検索、フォルダの絞り込みといった細やかな条件での詳細検索が可能。検索キーとなる属性情報を文書データ内から自動抽出し、分類・登録を簡単に行えるため、手間なく保管・検索性を向上させ、文書の活用を促進する。
そのほか、DocuSignなどの既存システムとの連携や、アクセス権設定・証跡ログ取得などのセキュリティ管理にも対応。
（出所：ゲンバト作業手順書公式Webサイト）
製造業向けDXプラットフォーム「ゲンバト」の一環として提供される、品質関連書類に特化した文書管理システム。
手順書などの品質関連書類の一元管理はもちろん、履歴管理や最新版管理にも対応。承認機能も搭載し、各種品質書類や規定類の作成・改定時の情報共有がスムーズになり、担当者や拠点ごとに異なる作業を統一・標準化。製品レベルや生産性の向上に寄与する。
登録した書類はキーワードや有効日などで検索可能。更に、「ゲンバト図面管理」などのシリーズ製品と併用することで、図面や不良記録との紐づけもできる。書類の保管・活用だけでなく、写真や動画を組み込んだ作業手順書の作成にも対応し、現場の業務効率化を後押しする。
（出所：OPTiM 文書管理公式Webサイト）
文書フォーマットを問わず、多様な台帳を自動作成できるAI搭載文書管理システム。PDF、Word、Excelなどオフィスツールのデータをはじめ、モバイル端末などで撮影した画像データ、手書き文字を含む紙文書のスキャンデータ、Docuworksの文書データなど幅広く対応し、定型・非定型を問わず、アップロードするだけで台帳化できる。クラウドストレージ連携で、関連文書の紐づけや保管データの自動アップロードもでき、文書管理の一元化にも有用。
全文検索機能や権限設定機能も標準搭載し、データの利活用もスムーズ。ユーザー単位/部署・プロジェクトなどのグループ単位で閲覧範囲を設定したり、閲覧/編集/ダウンロード/削除などの権限をユーザーごとに設定したりと、適切な情報統制ができるのが強みだ。
メールやWebアプリ上で文書期限の通知を受けとることもでき、更新対応や削除など、サイクル管理も効率化できる。
（出所：DocuWorks 10公式Webサイト）
PCインストール型の文書管理システム。電子机上で文書を一元管理でき、サムネイル表示や一時拡大時のツールバー操作、厚み表示、ピン留めなど、多彩な閲覧機能を搭載。更に、「DocuWorks Viewer」を通じた付箋やスタンプ、テキストマーカーによるアノテーション機能をシームレスに扱えるのが強みだ。
256bitパスワード保護や編集・印刷禁止といった高度なセキュリティ設定に加え、差分検出や多フォーマット変換・束ね機能、複合機連携によるスキャン自動取り込みや「お仕事バー」によるFAX送信といった、業務効率化機能を多数搭載。デジタルワークフロー推進をサポートする。
（出所：ASTRUX2.0公式Webサイト）
一般文書からISO文書、契約書、社内規程書、図面・仕様書まで、幅広い種類の文書が管理できるシステム。
4種類のアクセス権設定、持ち出し・印刷制限、バージョン管理、メールによる改定通知、ワークフローによる申請・承認（新規・改定・公開・削除の4種類）、文書検索など、文書管理に必要な基本機能を網羅している。
ログ管理機能を搭載しており、「いつ」「誰が」「何を」したのかを手軽に把握可能。Active DirectoryによるID・グループ連携や操作ログ管理にも対応しており、利用者数の多い企業でも安心して運用できる。オンプレ版とクラウド版を用意。
（出所：PROCENTER公式Webサイト）
文書管理と文書共有の両方に対応する機能を標準装備した、情報共有プラットフォーム。文書のライフサイクルを一元管理し、保管期限が過ぎた不要文書の自動削除にも対応。大容量ファイルの送受信、高度な検索機能、文書の開示・操作権の管理など、様々な機能がそろう。
電子署名ツール「DocuSign」と連携し、契約書の一元管理やペーパーレス化を推進。承認機能や版数管理機能で、承認や改版の履歴を記録し、「いつ」「誰が」「何をしたか」が一目瞭然に。契約業務全体の効率化やセキュリティ強化にも役立つ。
電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度」に対応。
（出所：eValue V公式Webサイト）
企業のグループワークを支援する統合型グループウェア。ドキュメント管理、ワークフロー、スケジューラ、コミュニケーション機能を統合し、ポータル化により、社内情報を一元管理できる。
「eValueドキュメント管理」は、属性検索と全文検索を組み合わせた高度な検索機能を搭載し、直感的に階層管理が可能。また、煩雑なISO文書管理も効率化できる申請・承認プロセスの電子化や、複合機連携による紙文書の電子化にも対応する。
セキュリティ強化機能も備え、重要書類の安全な保管を実現。更に、電子帳簿保存法の「国税関係書類のスキャナ保存」「電子取引データ保存」の実施において必要な社内規定のサンプルも提供している。
営業ナレッジや業務マニュアルなど、共有を前提に作成される社内文書を扱う際には、作成機能を備えたシステムを利用するのがおすすめです。
たとえば、ドキュメントごとにチャットの機能を備えたナレッジ共有ツール「flouu」や、レイアウトに沿って入力するだけで様々なタイプのマニュアルを作成・更新できるマニュアル作成ツールの「Teachme Biz」などがあります。
ナレッジ共有ツールに関しては「ナレッジ共有ツール16選。タイプ別の選び方や4つの活用法」にて、マニュアル作成ツールに関しては「マニュアル作成ツールの比較15選。4つの目的別の選び方」にて詳しく紹介しています。
契約書の更新期限管理の負担を軽減したい場合に、おすすめの文書管理システムです。契約書に特化しているため、ほかの文書管理と併用することはできませんが、法務部門が膨大な量の契約書を抱えており、従来のExcelの管理台帳や専用システムでの管理が難しい場合の選択肢となります。
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（出所：LegalOn Cloud公式Webサイト）
契約書の管理を効率化し、データベースとして活用可能なAI法務プラットフォーム。締結済み契約書のPDFをアップロードするだけで、契約タイトル、当事者、期間、自動更新の有無などの主要情報をAIが自動抽出し、検索可能なデータベースを自動作成。手作業での煩雑な台帳作成・入力の手間を大幅に削減し、契約書管理業務の効率化を促進する。
AIによる更新期限の自動通知機能で重要な契約の管理漏れを防ぎ、全文検索やAIによる関連契約のサジェストで、目的の契約書を容易に探し出すことが可能。更に、閲覧権限設定によるセキュリティ確保、電子帳簿保存法対応、主要電子契約サービスとの連携など、締結後契約書の適切な保管・活用機能が充実している。
（出所：BUNTANリーガル公式Webサイト）
紙・電子を問わず、締結後の契約書管理を効率化できる文書管理サービス。契約書の原本や電子データを台帳で一元管理し、スムーズな検索や保管期間に応じた廃棄促進など、契約書の適切なライフサイクルを支援する。
紙契約書は1件ずつバーコードで厳密に所在を管理し、指定ファイルへの差し込みや1件ずつの分冊などにも柔軟に対応。更に、役職・役割に応じたアクセス権限や承認ワークフローといった機能も充実している。
事務作業の委託オプションでは、台帳リスト作成や紙原本の電子化など、手間のかかる業務を専任スタッフが代行。様々なフォーマットの契約書に加え、契約書以外の付属書類も含めた必要項目の入力にも対応。大量の契約書をまとめて管理したい企業におすすめ。
（出所：Ofigo契約書管理公式Webサイト）
契約書の管理・運用に特化したシステム。契約書管理に求められる3つの管理、「一元管理」「期限管理」「権限管理」を実現できる。
「全文検索」「自動通知メール」などの基本機能に加え、閲覧・登録・編集・検索といった操作をすべて一画面で完結できる優れた操作性が強み。
Excelに似たビジュアルを採用しており、従来Excelで管理していた担当者にもなじみやすい設計。導入・運用に向けたサポート体制も充実しており、紙書類の電子化から設定・移行準備、システム導入、その後の保守、運用に至るまで、豊富な経験とノウハウを有する専門スタッフがフルサポート。英語と中国語（簡体字）にも対応。
（出所：Contract One公式Webサイト）
Sansanが手掛ける契約書管理クラウド。同社が培ってきたAIと独自のテクノロジーを活用し、これから結ぶ契約書と過去の契約書、双方を自動でデータ化して契約情報データベースを構築。契約書を関連情報で紐づけたり、項目・全文検索を活用したりすることで、スムーズにアクセスできるように。全社員が契約情報を共有・活用できるため、法務部門の負担を大幅に軽減可能。
料金は1カ月あたりの契約書取り込み数などに応じた月額制で、アカウント数や契約書の保存可能件数に制限はない。オプションで紙の契約書のスキャナ代行を依頼できるのもポイント。
「法務部門全体を業務効率化したい」という場合は、作成～管理まで一気通貫して対応できる契約書管理システムを検討するのも手です。中には、「ContractS CLM」のようにテンプレートや条文アシスト機能など契約書を簡単に作成できる機能だけでなく、プロセス管理・更新期限管理といった管理機能が充実しているものもあります。
詳しくは「クラウド契約書作成ツール12選！タイプ別におすすめサービスを紹介」をご覧ください。
社外のプロジェクトメンバーや取引先と頻繁に文書を共有する場合は、「Box」のようなクラウドファイル共有サービス（オンラインストレージ）の利用が考えられます。文書管理システムほど細かい検索設定やセキュリティ設定・アクセス制限はかけられない場合もありますが、画像や動画など大容量データの受け渡しに対応するのが魅力です。
「クラウド型ファイルサーバー比較15選。クラウド化する2つの方法とは」にてクラウド型のファイル共有サービスを紹介しています。
文書管理システムは、社内文書を整理・整頓し、「必要な時に」「必要な文書に」スムーズにアクセスできるようにするツールです。
文書管理システムは「管理する文書」と「管理する目的」によって5つのタイプに分けられます。各タイプのおすすめのシステムは以下の通りです。
（1）社内文書全般×保管・活用型
→MyQuick、invoiceAgent、楽々Document Plus、DocuWare、OPTiM 文書管理など
（2）社内文書全般×作成・共有型
→Notion、flouu、Teachme Bizなど
（3）契約書×保管・活用型
→LegalOn Cloud、BUNTANリーガル、Ofigo契約書管理、Contract Oneなど
（4）契約書×作成・共有型
→ContractS CLM、freeeサインなど
（5）社内外保管型（クラウド型ファイルサーバータイプ）
→Box、DirectCloud、使えるファイル箱、Fileforceなど
タイプを絞り込めたら、以下のポイントに沿って比較検討していくとスムーズです。
（1）検索のしやすさ
（2）法令や各種制度への対応
（3）セキュリティ権限・アクセス管理
（4）ワークフロー管理
企業が取り扱うデータ量が増加する中、検索性やセキュリティに優れた文書管理システムの需要が高まっています。ファイルサーバーやグループウェアの運用を効率化したい場合は、導入を検討してみてください。
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案件管理や契約審査、契約管理など多様な業務をAIでサポートする法務支援プラットフォーム。ナレッジを蓄積し対応をレコメンドする機能で、効率的な運用を支援します。...
株式会社SRI
契約書の電子化や保管、廃棄まで一元管理するサービス。バーコード管理による厳密な原本保管、台帳作成・PDF化の代行により、効率的なライフサイクル管理を実現します。...
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