最終更新日:2022-08-15
営業資料や契約書といった社内の様々な文書を適切かつ効率的に管理したいと考えている方へ。文書管理システムを「管理する文書」「管理する目的」に応じて5つのタイプに分け、自社に合ったシステムの選び方・比較検討ポイントを紹介します。
企業内には、営業資料、報告書、契約書、仕様書、業務マニュアル、社内規定など様々な文書が存在します。コンプライアンスを遵守しつつ、組織としてこれらを効率的に運用するには、適切な文書管理が欠かせません。
しかし、実際には「キャビネットやサーバーに格納したままで、どこに何があるか分からない」、「格納した文書が上手く活用されない」というケースも少なくありません。
文書管理システムとは、文書を正しく整理整頓して、「必要な時に」「必要な文書に」スムーズにアクセスできるようにする管理システムのこと。ファイルを一元管理して共有するという点ではファイルサーバーと似ていますが、文書の格納に特化しているのと検索性に長けているのが特徴です。
文書管理システムを導入することにより、以下のようなメリットが見込めます。
今後、ペーパーレス化・電子化の流れに合わせて、組織がデータとして取り扱う文書の量もますます増えることが考えられるため、早期導入を検討する企業が増えています。
今回は「種類がたくさんありすぎて何を選んでいいか分からない」という方向けに、自社に合った文書管理システムの選び方をご紹介します。
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文書管理システムには様々な種類が存在しますが、「何の文書を管理するのか」「どのような目的で管理するか」によって、以下の5つのタイプに大別されます。
(1) 社内文書全般×保管・活用型
(2) 社内文書全般×作成・共有型
(3) 契約書×保管・活用型
(4) 契約書×作成・共有型
(5) 社内外保管型（クラウド型ファイルサーバータイプ）
自社に導入するとしたら「どのような文書を」「どのような目的で管理したいのか」という以下の2つの観点で自社に合ったタイプを考えてみましょう。
なお、社外メンバーを含めた利用を検討している場合は、(5)の社内外保管型が選択肢となります。
「文書の種類を問わず、全般的に適切に保管したい」という場合におすすめのタイプです。たとえば、社内規定・報告書・稟議書などの社内文書の共有、その他、社内プロジェクトでの共同作業、テレワーク時の文書の取得などが考えられます。
文書ごとに適切なアクセス権限を細かく設定できる「MyQuick」のようなシステムであれば、仕様書や設計書のような重要文書の管理も可能です。
文書には作成・利用・保管・廃棄という一連のライフサイクルが存在します。文書を保管するだけでなく、その前段階である「作成も効率化したい」という場合におすすめなのが、こちらのタイプです。
たとえば、「埋もれている営業ナレッジを言語化して社内共有したい」「業務マニュアルを複数名で作成したい」といったシーンにぴったりです。チーム作業の効率化、コミュニケーションの活性化といった効果も期待できます。
「契約書の台帳管理や更新管理を効率化したい」という場合におすすめのタイプ。契約書は更新期限を見落とすだけでも多大な損失を生み出す恐れのある重要な文書。そのため、他の文書より厳格な運用が求められます。
「Ofigo契約書管理Fácil」のように、契約書の更新期限が近づくと通知メールが自動送信される機能があると、期限切れ防止に便利です。
契約書を作成するためには、取引先と自社の間で文書を何度もやりとりする必要があります。締結済みの契約書を保管するだけでなく、「契約書作成も効率化したい」という場合には、こちらのタイプがおすすめです。
「ContractS CLM」なら、テンプレート機能を用いて契約書を作成したり、プロセス管理機能を用いて速やかに承認を得たりと、契約業務全体の効率化が見込めます。
「社内に限らず、社外の関係者とも文書を共有したい」という場合には、このタイプがおすすめです。たとえば、社外のプロジェクトメンバー間でファイルを共有する、もしくは取引先とデータを共有するといったシチュエーションが当てはまります。
クラウド型のファイル共有サービス（オンラインストレージ）を利用するため、「文書以外にも、画像や動画、アプリケーションなどを共有したい」という場合にも適しています。
自社に必要な文書管理システムのタイプが大まかに分かったところで、具体的なシステムを比較検討するための主なポイントを4つご紹介します。
文書管理システムを比較検討する上で最も重要なのは、目的の文書にスムーズにアクセスできる検索性の高さです。文書ごとにカテゴリ分けやタグの付与を行うのが一般的ですが、入力や仕分け作業に手間がかかってしまいます。しかし、文書番号の自動カウントアップ、所属部署や作成者の自動入力など、入力支援機能が充実したシステムなら、これらの作業を効率化できるでしょう。
また、文書によって求められる検索性が異なるため、無駄を省くためにも「どのようにカテゴライズするか」「誰がどれくらい入力・仕分けをするのか」の分類と業務フローを検討しておくことも重要です。
システムの中には全文検索機能を備えたものも。「楽々Document Plus」はOCR機能を搭載しているため、電子化した紙書類も全文検索対象可能。誤認識した文字があっても、「あいまい検索」でカバーできます。検索結果のサムネイル表示も、検索性向上に役立つ機能です。
その他、SNSにおける「いいね」のようなユーザー評価数を表示することで、その文書が有益かどうかを読む前に判別できる「@knowledge」のようなユニークなシステムも。
企業や文書の種類によっては、法令や各種制度に沿った文書管理が求められる場合があります。ISO9001を取得している企業であれば、「適切な識別及び記述」「適切な形式」「保管期間」など、ISOの指針に則った文書管理が必要です。その他、電子文書に法的効果を持たせるためにはe文書法に則ってタイムスタンプを付与して「文書の存在」「改ざんされていないこと」を担保しなければなりません。
法令や制度によって必要な対応が異なるため、それらに対応していることを第一にシステムを選ぶようにしましょう。たとえば、「MyQuick」はPDFファイルを保存するだけでタイムスタンプを自動付与することができるオプション機能が用意されており、研究開発の報告書に利用すれば、先使用権の訴訟対策としても有用です。
個人情報や機密情報が含まれた文書を取り扱う場合、文書データの奪取や流出による情報漏洩やデータの破損を起こさないための対策が必要です。「誰が文書にアクセスできるのか」「閲覧だけか編集も可能か」など、文書やユーザーの属性ごとに設定できるものを選ぶと良いでしょう。中には、ダウンロード・印刷を禁止するセキュリティ制御、閲覧・作業履歴を確認できるログ管理機能などを備えたシステムもあります。
たとえば「楽々Document Plus」は、「社外秘」「極秘」などの透かし文字をPDFファイルの紙面に表示させたり、ダウンロードしたユーザーのIDや日時を挿入したりすることで、不正な印刷やデータの社外流出を抑制できます。「LegalForceキャビネ」には、閲覧できるユーザーをグループごとに制限できるグループ管理機能が備わっており、効率的なアクセス制限が可能に。
契約書・稟議書・申請書など、承認や回覧が必要な社内文書を管理する際に重要な機能です。承認状況や閲覧履歴が分かるワークフロー機能があれば、どこで書類が滞っているのかをすぐに把握でき、業務の効率化につながります。
また、機密情報などを記した重要文書の場合は、アクセス制限と合わせて利用することでリスク管理にも役立ちます。
「文書の種類を問わず、全般的に適切に保管したい」という場合におすすめの文書管理システムです。汎用性の高いものがそろっているので、優先的に対応したい文書に対応しているか、検索しやすいかといったポイントに着目して、検討してみてください。
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（出所：MyQuick公式Webサイト）
1993年の発売以降、幅広い業種・業態の約900社への販売実績を持つ文書管理システム。契約書だけでなく、貿易関係書類、研究報告、開発資料、発明報告、など様々な社内文書の管理に長けているのが特徴。セキュリティ対策を踏まえた上で、柔軟なアクセス権を設定することができるので、重要書類の管理も安心だ。
登録後は専用データベースで目的の文書を素早く検索でき、「全社を横断した技術情報の収集と検索活用を行いたい」という企業に最適。作業漏れを防ぐアラート通知機能も充実している。オプション機能を利用すれば、PDFファイルを保存するだけでタイムスタンプの自動付与が可能。先使用権の訴訟対策としても効果が期待できる。クラウド版、オンプレミスサブスクリプション版の2種類の利用形態から自社にあった利用が可能。
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（出所：楽々Document Plus公式Webサイト）
契約書や社内規定、営業報告書、稟議書、ISO文書など、あらゆる文書を一元管理できる文書管理システム。関連性のある複数の書類や帳票類を一つのフォルダとして保管し、その中で階層構造状に整理できるため、データを分類しやすいのが魅力。登録したファイルは属性検索と全文検索を利用して、スピーディな検索・表示が可能。
セキュリティに関してもアクセス制限、ダウンロード禁止、印刷禁止に加え、「閲覧のみ可・修正不可」など柔軟な設定に対応。また、文書登録時にワークフロー機能を使用して電子承認を得るように設定することができる。社内文書の脱ハンコ化にも有効だ。
（出所：DocuWorks公式Webサイト）
インストール型の文書管理システム。格納された文書の最初のページをサムネイル画像として表示できるので、ファイルの内容を確認しやすい。加えて、閲覧・編集ツールが提供されているので、コメント、スタンプやテキストマーカーの追加ができるなど、社内での情報共有が容易になる。
文書へのパスワード追加、編集や印刷の禁止などのセキュリティ機能も充実。なお、同社の複合機とデータ連携できるので、スキャンした文書の取り込み、格納文書のFAX送信など、オフィスでの業務効率化にも役立つ。
（出所：ASTRUX2.0公式Webサイト）
一般的な文書からISO文書、契約書、社内規程書、図面・仕様書まで、幅広い種類の文書が管理できるシステム。4種類のアクセス権設定、持ち出し・印刷制限、バージョン管理、メールによる改定通知、ワークフローによる申請・承認（新規・改定・公開・削除という4種類の申請）、文書検索など、文書管理に必要な基本機能が充実している。ログ管理機能も搭載されているので、「いつ」「誰が」「何を」したのか、手軽に把握することも可能だ。
Active DirectoryによるID・グループ連携や、操作ログ管理など利用者数の多い企業で必要とされる機能にも対応。オンプレ版とクラウド版あり。
（出所：@knowledge公式Webサイト）
20年の実績を誇る老舗クラウドプロバイダーが開発した、社内ナレッジの蓄積・共有のためのクラウドサービス。本来有用であるにも関わらず「どこに保管されているのか分からない」「認知が足りない」などが原因で埋もれている過去のプレゼン資料・マーケティングデータなど、社内の様々なドキュメントを単一のプラットフォームに保管する。
カテゴリ検索、タグ検索、全文検索といった機能で、目的のファイルへのスムーズなアクセスを実現。更に概要情報やSNSのようなユーザー評価（同意・共感・コメント）を表示できるため、数ある文書の中から良質な文書を見つけやすいという強みも。コンテンツの共有・活用の促進に役立つ。
（出所：PROCENTER/C公式Webサイト）
文書管理と文書共有両方の要件を満たす機能を標準装備した、情報共有プラットフォーム。文書のライフサイクルを一元管理したり、保管期限をすぎた不要文書を自動削除したりといった機能に加え、大容量ファイルの送受信、高度な検索機能、文書の開示・操作権の管理など、様々な機能がそろう。
電子署名ツール「DocuSign」との連携で、契約書の一元管理やペーパーレス化の推進にも貢献。承認機能や版数管理機能で、承認や改版に関する情報を履歴として残せるので、「いつ」「誰が」「何を」したのかが一目瞭然に。契約業務全体の効率化やセキュリティ強化にも役立てられる。
電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」と「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度」に対応。
（出所：eValue V公式Webサイト）
「属性検索」と「全文検索」を組み合わせた高度な検索や、エクスプローラー感覚で簡単にドキュメントを階層管理できる文書管理システム（ドキュメント管理）をはじめ、ワークフロー、スケジューラ、コミュニケーションの機能を搭載した統合型グループウェア。ISO文書管理や全文検索、複合機連携といったドキュメント管理機能に加えて、承認/申請ワークフローや社内メッセージなど、文書管理業務を効率化する機能が多数そろう。セキュリティ強化機能も搭載されているので、重要書類の保管にも対応できる。
電子帳簿保存法の「国税関係書類のスキャナ保存」と「電子取引データ保存」を実施するためのサンプルも提供している。
（出所：Fleekdrive公式Webサイト）
企業の情報資産を社内外問わず有効活用できる、文書管理に強みを持つ企業向けオンラインストレージサービス。各種文書をはじめ、様々なファイルを共有できる。アップロードしたファイルはリアルタイムで共同編集ができ、全文検索にも対応。更に、一定期間使用していないファイルを自動削除したり、バージョンを自動更新したりと、文書管理を効率化する機能も搭載している。ユーザーのグループ設定やきめ細いアクセス権限にも対応。自動ウイルスチェックやファイルの暗号化、IPアドレスによるアクセス制限など、セキュリティ対策も充実しているので、重要書類も安心して保管できる。
Saleforceなどの外部サービスとの連携や、スキャナや複合機といった外部デバイスとの連携にも対応。大幅な業務効率化が期待できる。
営業ナレッジや業務マニュアルなど、共有されることを目的として作成される社内文書を扱う際には、作成機能が備わったシステムを利用するのがおすすめです。
たとえば、ドキュメントごとにチャットの機能を備えたナレッジ共有ツール「flouu」や、レイアウトに沿って入力するだけで様々なタイプのマニュアルを作成・更新できるマニュアル作成ツールの「Teachme Biz」などがあります。
ナレッジ共有ツールに関しては「ナレッジ共有に定評のツール。経験談から成功方法もご紹介」にて、マニュアル作成ツールに関しては「マニュアル作成ツールの比較。目的別の選び方」にて詳しくご紹介しています。
契約書の更新期限管理の負担を減らしたい場合に、おすすめの文書管理システムです。契約書に特化しているため、他の文書管理と併用することはできませんが、法務部門が膨大な量の契約書を抱えており、従来のExcelの管理台帳や専用システムで管理するのが難しい場合の選択肢となります。
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（出所：LegalForceキャビネ公式Webサイト）
導入実績800社を超えるAI契約審査プラットフォーム「LegalForce」の運営会社が開発した、AI契約書管理システム。締結済みの契約書のPDFデータを「放り込む」だけで、AIが契約締結日や契約当事者名等の情報を自動抽出し、検索可能なデータベースを作成するので、契約書の管理を大幅に効率化できる。画像プレビューではなくテキストデータとして管理できるため、データベースに登録していない情報も含め、契約書本文に至るまで全文検索が可能だ。
また契約書の種類や契約書を管理する部門に応じて、閲覧できるユーザーをグループごとに制限できる「契約書グループ機能」も便利。
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（出所：Ofigo契約書管理Fácil公式Webサイト）
契約書の管理・運用に特化したシステム。契約書管理に求められる3つの管理、「一元管理」「期限管理」「権限管理」を実現できる。「全文検索」「自動通知メール」などの機能はもちろん、閲覧・登録・編集・検索など、すべての操作を一つの画面内で完了できる操作性の高さも強みだ。
ビジュアルがExcelに似ているため、Excelでの管理に慣れている担当者になじみやすい。導入・運用に向けたサポート体制も充実しており、紙書類の電子化から設定・移行準備、システム導入、その後の保守、運用に至るまで、豊富な経験とノウハウを有する専門スタッフがフルサポートしてくれる。英語と中国語（簡体字）にも対応。
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「法務部門全体を業務効率化したい」という場合は、作成～管理まで一気通貫して対応できる契約書管理システムを検討するのも手です。中には、「ContractS CLM」のようにテンプレートや条文アシスト機能など契約書を簡単に作成できる機能だけでなく、プロセス管理・更新期限管理など充実した管理機能を備えているものもあります。
詳しくは「契約書作成や管理を効率化するクラウドサービス12選」をご覧ください。
社外のプロジェクトメンバーや取引先と文書を共有することが多い場合には、「Box」のようなクラウドファイル共有サービス（オンラインストレージ）の利用が考えられます。文書管理システムほど細かい検索設定やセキュリティ設定・アクセス制限はかけられないこともありますが、画像や動画など大容量のデータを受け渡すことができるのが魅力。
「ファイルサーバーのクラウド比較。実用性や移行の注意点は？」にてクラウド型のファイル共有サービスを紹介しています。
文書管理システムを上手に利用すれば、様々な社内文書を整理整頓して「必要な時に」「必要な文書に」アクセスすることができるようになります。企業が取り扱うデータが増えつつある近年、検索性やセキュリティ設定に優れた文書管理システムへの注目が集まっています。部署ごとにファイルサーバーやグループウェアを運用しているが、もっと効率的にしたいという場合は、一度検討してみてください。
文書管理システムは「管理する文書」と「管理する目的」によって5つのタイプに分けられます。自社に合ったシステムを選ぶには、まず「社内文書全般なのか、契約書メインなのか」「保管・活用だけでいいのか、それとも作成段階から効率化したいのか」で大まかなタイプを選びます。そして、「検索のしやすさ」「法令や各種制度への対応」「セキュリティ権限・アクセス管理」「ワークフロー管理」4つのポイントに沿って、具体的なシステムを比較検討していくと、自社にぴったりのシステムが見つかるはずです。
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MyQuick 文書管理
販売実績29年、業界・業種を問わず国内900の団体で利用されている文書管理システム。幅広い用途に使用でき、スピーディな検索が可能。ユーザー数無制限で利用できます...
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LegalForce キャビネ｜インタビュー掲載
LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」 です。...
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契約書の管理・運用に特化したシステム。契約書管理に求められる「一元管理」「期限管理」「権限管理」を実現。紙の原本の電子化・倉庫保管にもワンストップで対応可能。...
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