最終更新日:2021-12-10
もっと適切に文書を管理したい、とお考えの担当者は必見です。文書管理システムを「管理する文書」「管理する目的」に応じて5つのタイプに分け、自社に合ったシステムの選び方・比較検討ポイントを分かりやすく紹介しています。
企業には、営業資料、報告書、契約書、仕様書、業務マニュアル、社内規定など様々な文書が存在します。コンプライアンスを遵守しつつ、組織として効率的に運用するためにはそれらを適切に管理することが必要です。しかし、実際には「キャビネットやサーバーに格納したままで、どこに何があるか分からない」、「格納した文書が上手く活用されない」という企業も少なくありません。
文書管理システムとは、文書を正しく整理整頓して、「必要な時に」「必要な文書に」スムーズにアクセスできるようにするための管理システムのことです。ファイルを一元的に管理して共有できるようにするという点でファイルサーバーと似ていますが、文書の格納に特化しており、検索性に長けているのが特徴です。
文書管理システムを導入することにより、以下のようなメリットが見込めます。
今後、ペーパーレス化・電子化の流れに合わせて、組織が取り扱うデータ量もますます増えていくことが考えられるため、早期導入を検討する企業が増えています。今回は「種類がたくさんありすぎて何を選んでいいか分からない」という担当者の方向けに、自社に合った文書管理システムの選び方をご紹介していきます。
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文書管理システムには様々な種類が存在しますが、「何の文書を管理するのか」「どのような目的で管理するか」によって、以下の5つのタイプに大別されます。
(1) 社内文書全般×保管型
(2) 社内文書全般×作成・共有型
(3) 契約書×保管型
(4) 契約書×作成・共有型
(5) 社内外保管型（クラウド型ファイルサーバータイプ）
自社に導入するとしたら「どのような文書を」「どのような目的で管理したいのか」という以下の2つの観点で自社に合ったタイプを考えてみましょう。
なお、社内に限らず、社外メンバーの利用を考えている場合は、最初から(5)の社内外保管型を検討するのもありです。
「文書の種類を問わず、全般的に適切に保管したい」という場合にお勧めです。たとえば、社内規定・報告書・稟議書などの社内文書の共有、その他、社内プロジェクトでの共同作業、テレワーク時の文書の取り出しなどが考えられます。個々に適切なアクセス権限を細かく設定できる「MyQuick（インフォコム株式会社）」のような文書管理システムであれば、仕様書や設計書のような重要文書の管理も可能です。
文書には作成・利用・保管・廃棄という一連のライフサイクルが存在します。文書の保管だけでなく、その前段階である「作成も効率化したい」という場合にお勧めです。たとえば、「埋もれている営業ナレッジを言語化して社内共有したい」「業務マニュアルも作成したい」といった場合が当てはまります。チームでの作業の効率化、コミュニケーションの活性化なども期待できます。
「契約書の台帳管理や更新管理を効率化したい」という場合にお勧めです。契約書は更新期限を見落とすだけでも多大な損失を生み出す恐れのある、重要な文書です。そのため、他の文書より厳格な運用が求められます。たとえば、「Ofigo契約書管理Fácil（株式会社CIJ）」のように、契約書の更新期限が近づくと自動通知メールを送るように設定できるなどの機能が備わっていると便利です。
契約書を作成するためには、取引先と自社の間で文書を何度もやりとりする必要があります。締結済みの契約書を保管するだけでなく、「契約書作成も効率化したい」という場合にお勧めです。たとえば、「
ContractS CLM（ContractS株式会社）」なら、テンプレート機能を用いて契約書を作成したり、プロセス管理機能を用いて速やかに承認を得たり、契約業務全体の効率化が望めます。
「社内に限らず、社外でも文書を共有できるようにしたい」という場合にお勧めです。たとえば、社外のプロジェクトメンバー間でファイルを共有する場合、もしくは取引先とデータを共有する場合などが当てはまります。クラウド型のファイル共有サービス（オンラインストレージ）を利用するため、「文書以外にも、画像や動画、アプリケーションなども共有したい」という場合にもお勧めです。
自社に合った文書管理システムのタイプが大まかに分かったところで、次に具体的なシステムを比較検討する際のポイントをご紹介します。大きく分けて「検索のしやすさ」「法令や各種制度への対応」「セキュリティ権限・アクセス管理」「ワークフロー管理」の4つが挙げられます。
文書管理システムを比較検討する上で最も重要なのは、「いかにしてスムーズに目的の文書にアクセスできるか」、すなわち検索のしやすさです。カテゴリやタグを割り振るのが一般的ですが、突き詰めると入力・仕分けに手間がかかってしまいます。文書によって求められる検索性は異なりますので、無駄を省くためにも「どのようにカテゴライズするか」「誰がどれくらい入力・仕分けをするのか」分類と業務フローを検討しておきましょう。
システムの中には全文検索機能を備えたものもあります。「楽々Document Plus（住友電工情報システム株式会社）」の場合、OCR機能を搭載しているため、電子化した紙書類も全文検索対象可能です。誤認識した文字があっても「あいまい検索」でヒットさせることができます。その他、SNSのいいねのようなユーザー評価数を表示することで文書を読む前に有益かどうかを判別できる「@knowledge（プロパティデータバンク株式会社）」のようなユニークなシステムもあります。
企業・文書によっては、法令や各種制度に沿った文書管理が求められる場合があります。たとえば、ISO9001を取得している企業であれば、「適切な識別及び記述」「適切な形式」「保管期間」などISOの指針に則った文書管理が必要です。その他、電子文書に法的効果を持たせるためにはe文書法に則ってタイムスタンプを付与して「文書の存在」「改ざんされていないこと」を担保しなければなりません。
どのような対応が必要かは、企業・文書によって異なります。「この法令や制度に対応させたい」という目的が明確な場合には、予めそれらに対応したシステムを選ぶようにしましょう。たとえば、「MyQuick（インフォコム株式会社）」はPDFファイルを保存するだけでタイムスタンプを自動付与することができます（オプション）。研究開発の報告書に利用すれば、先使用権の訴訟対策としても有用です。
個人情報や機密情報が含まれた文書を取り扱う場合、文書の盗難・紛失、情報漏洩を起こさないための対策が必要です。「誰が文書にアクセスできるのか」「閲覧だけなのか、編集も可能なのか」など文書やユーザーの属性ごとに設定できるものを選びましょう。システムによってはやダウンロード・印刷を禁止するセキュリティ制御、閲覧・作業履歴を確認できるログ管理機能などを備えたものも存在します。
たとえば、「楽々Document Plus（住友電工情報システム株式会社）」ではPDFファイルに「社外秘」「極秘」など透かし文字を紙面に表示させたり、ダウンロードしたユーザーIDやダウンロード日時を挿入したりすることで印刷や社外流出を抑制できます。「LegalForceキャビネ（株式会社LegalForce）」の場合、閲覧できるユーザーを個人ではなく、グループごとに制限することができるグループ管理機能が備わっています。
たとえば、契約書・稟議書・申請書・稟議書など、承認や回覧が必要な社内文書を管理する場合には重要です。承認状況、閲覧履歴が分かるワークフロー機能があれば「どこで書類が滞っているのか」「誰が未承認のままにしているのか」をすぐに把握することができ、業務の効率化につながります。機密情報などを記した重要文書の場合、アクセス制限と合わせて利用することでリスク管理にも役立ちます。
「文書の種類を問わず、全般的に適切に保管したい」という場合にお勧めの文書管理システムです。汎用性の高いものが揃っているので、優先的に対応したい文書がある場合は、「それに対応しているかどうか」「検索しやすいかどうか」などに着目して検討してみましょう。
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（出所：MyQuick公式Webサイト）
1993年の発売以降、幅広い業種・業態の企業約800社への販売実績を誇る文書管理システム。契約書だけでなく、研究報告、開発資料、発明報告、設計図、図面、事業契約書など様々な社内文書の管理にも長けているのが特徴。セキュリティ対策を踏まえた上で、柔軟なアクセス権を設定することができる。
登録後は専用データベースで目的の文書を素早く検索することもできる。「全社を横断した技術情報の収集と検索活用を行いたい」という企業には最適。オプション機能を利用すれば、PDFファイルを保存するだけでタイムスタンプを自動付与することも可能。先使用権の訴訟対策としても効果が期待できる。
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（出所：楽々Document Plus公式Webサイト）
契約書・社内規定・営業報告書・稟議書・ISO文書などあらゆる文書を一元管理できる文書管理システム。関連性のある複数の書類や帳票類を一つのまとまりのあるフォルダとして保管し、その中で階層構造状に深整理することができるため、データの分類をしやすいのが魅力。登録したファイルは属性検索と全文検索を利用してスピーディに検索・表示可能。
セキュリティに関してもアクセス制限、ダウンロード禁止、印刷禁止に加え、「閲覧のみ・修正不可」など柔軟な設定が可能。また文書登録時にワークフロー機能を使用して電子承認を得るように設定することも可能。社内文書の脱ハンコ化も期待できる。
（出所：DocuWorks公式Webサイト）
インストール型の文書管理システム。格納された文書の最初のページをサムネイル画像として表示できるので、どの内容のファイルであるのか確認しやすい。閲覧・編集ツールも提供されており、コメント、スタンプやテキストマーカーの追加が行えるなど、社内での情報共有が行いやすい。
文書へのパスワード追加、編集や印刷の禁止などのセキュリティ機能も充実。なお、同社の複合機とデータ連携できるので、スキャンした文書の取り込み、格納文書のFAX送信など、オフィスでの業務効率化にも役立つ。
（出所：ASTRUX2.0公式Webサイト）
一般的な文書からISO文書、契約書、社内規程書、図面・仕様書などまで管理できる文書管理システム。オンプレ版とクラウド版がある。4種類のアクセス権設定、持ち出し・印刷制限、バージョン管理、メールによる改定通知、ワークフローによる申請・承認（新規・改定・公開・削除という4種類の申請）、文書検索など、基本機能が充実している。
Active DirectoryによるID・グループ連携や、操作ログ管理など利用者数の多い企業で必要とされる機能にも対応している。
（出所：@knowledge公式Webサイト）
20年の実績を誇る老舗クラウドプロバイダーが開発した、社内ナレッジの蓄積・共有のためのクラウドサービス。本来有用であるにも関わらず「どこに保管されているのか分からない」「認知が足りない」などが原因で埋もれている過去のプレゼン資料・マーケティングデータなど、社内の様々なドキュメントを単一のプラットフォームに保管。
カテゴリ検索・タグ検索・全文検索などを利用することですぐに目的のファイルにアクセスでき、更に概要情報やSNSのようなユーザー評価（同意・共感・コメント）を表示してあるため、数ある中から良質な文書を見つけやすいのもポイント。
営業ナレッジや業務マニュアルなど、共有されることを目的として作成される社内文書に関しては、作成機能が備わったシステムを利用すると便利です。
たとえば、ナレッジ共有ツールであればドキュメントごとにチャットの機能を備えた「flouu（プライズ株式会社）」、マニュアル作成ツールならレイアウトに沿って入力するだけで様々なタイプのマニュアルを作成・更新できる「Teachme Biz（株式会社スタディスト）」などがあります。
ナレッジ共有ツールに関しては「ナレッジ共有に定評のツール。経験談から成功方法もご紹介」にて、マニュアル作成ツールに関しては「マニュアル作成ツールの比較。目的別の選び方」にて詳しくご紹介しています。
「契約書の更新期限管理の負担を減らしたい」という場合にお勧めの文書管理システムです。契約書に特化しているため他の文書管理と併用することはできませんが、法務部門が膨大な量の契約書を抱えており、「従来のExcelの管理台帳や専用システムで管理するのは難しい」という際は検討してみてもいいでしょう。
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（出所：LegalForceキャビネ公式Webサイト）
導入実績800社を超えるAI契約審査プラットフォーム「LegalForce」を運営する同社が開発した、AI契約書管理システム。締結済みの契約書のPDFデータを「放り込む」だけで契約書管理が可能な点が特長。締結した契約書のPDFをアップロードするだけで、AIが契約締結日や契約当事者名等の情報を自動抽出し、検索可能なデータベースを作成。画像プレビューではなく、テキストデータとして管理できるため、データベースに登録していない情報も含め、契約書本文に至るまで全文検索可能。
また契約書の種類や契約書を管理する部門に応じて、閲覧できるユーザーをグループごとに制限できる「契約書グループ機能」もポイント。
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（出所：Ofigo契約書管理Fácil公式Webサイト）
契約書の管理・運用に特化したシステム。契約書管理に求められる「一元管理」「期限管理」「権限管理」3つの管理を実現できる。「全文検索」「自動通知メール」などの機能はもちろん、閲覧・登録・編集・検索など、すべての操作を一つの画面内で完了することのできる操作性の高さも特徴。
ビジュアルがExcelに非常に近いため、Excelでの管理に慣れている担当者もなじみやすい。導入・運用に向けたサポート体制も充実しており、紙書類の電子化から設定・移行準備、システム導入、その後の保守、運用に至るまで、豊富な経験とノウハウを有する専門スタッフがフルサポートしてくれる。
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「法務部門全体を業務効率化したい」という場合は、作成～管理まで一気通貫して対応できる契約書管理システムを検討するのも手です。中には、「ContractS CLM（ContractS株式会社）」のようにテンプレートや条文アシスト機能など契約書を簡単に作成できる機能だけでなく、プロセス管理・更新期限管理など充実した管理機能を備えているものもあります。
詳しくは「契約書作成や管理を効率化するクラウドサービス12選」をご覧ください。
文書を社内に限らず、社外のプロジェクトメンバーや取引先に共有することが多い場合は、たとえば、「Box（Box社）」のようなクラウドファイル共有サービス（オンラインストレージ）を利用することが考えられます。文書管理システムほど細かい検索設定やセキュリティ設定・アクセス制限はかけられないこともありますが、文書以外にも画像や動画など大容量のデータを受け渡すことができるのが魅力です。
「ファイルサーバーのクラウド比較。実用性や移行の注意点は？」にてクラウド型のファイル共有サービスを紹介しています。
文書管理システムを利用すれば、様々な社内文書を整理整頓して「必要な時に」「必要な文書に」アクセスすることができるようになります。検索性やセキュリティ設定に優れており、企業が取り扱うデータが増えつつある近年、注目が集まっています。「部署ごとにファイルサーバーやグループウェアで運用しているが、もっと効率的にしたい」という場合は、一度検討してみることをお勧めします。
文書管理システムは「管理する文書」「管理する目的」によって5つタイプに分けられます。自社に合ったシステムを選ぶには、まず「社内文書全般なのか、契約書メインなのか」「保管・活用だけでいいのか、それとも作成段階から効率化したいのか」で大まかなタイプを選びます。その後「検索のしやすさ」「法令や各種制度への対応」「セキュリティ権限・アクセス管理」「ワークフロー管理」4つのポイントに沿って、具体的なシステムを比較検討していくといいでしょう。
文書管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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MyQuick
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