最終更新日:2024-02-06
営業資料や契約書など社内の様々な文書を適切かつ効率的に管理したいと考えている方へ。文書管理システムを「管理する文書」「管理する目的」に応じて5つのタイプ別に図解し、自社に最適なシステムの選び方・比較ポイントを紹介します。
文書管理システムとは、文書を正しく整理整頓して、「必要な時に」「必要な文書に」スムーズにアクセスできるようにする管理システムのことです。近年のコンプライアンス遵守、生産性向上の流れを受けて、多くの企業で導入が進んでいます。
ファイルを一元管理して共有するという点ではファイルサーバーと似ていますが、「ドキュメント（文書）に特化している」「検索性に長けている」という特徴があり、別名「ドキュメント管理システム」とも呼ばれています。
営業資料、報告書、契約書、仕様書、業務マニュアル、社内規定など、企業内には様々な文書が存在します。従来、これらの社内文書はWord・Googleドキュメントで作成し、Excel・スプレッドシートなどで台帳管理するのが一般的でしたが、その場合「どこに何があるかわからない」「上手く活用されない」という課題が起こりがちです。
それらの課題を解決できると期待されているのが文書管理システムです。本記事で近年多くの企業で導入が進んでいる「クラウド型」の文書管理システムについて、タイプや選び方・比較ポイントなどをわかりやすくご紹介します。
文書管理システムを導入することにより、以下のようなメリットが見込めます。
無数に存在する文書管理システムですが「何の文書を管理するのか（社内文書全般or契約書）」「どのような目的で管理するか（保管or作成・共有）」によって、いくつかのタイプに分けられます。
記事後半には、タイプ別におすすめのサービスも紹介していますので、「今すぐツール選定に移りたい」という方はそちらをご覧ください。
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文書管理システムは、以下の5つのタイプに大別されます。以下、それぞれのタイプが「どのような場合に当てはまるのか」「どのような機能があると便利なのか」など詳しく紹介していきます。まずは、自社に導入するとしたらどのタイプになるのか考えてみましょう。
(1) 社内文書全般×保管・活用型
(2) 社内文書全般×作成・共有型
(3) 契約書×保管・活用型
(4) 契約書×作成・共有型
(5) 社内外保管型（クラウド型ファイルサーバータイプ）
社外メンバーを含めた利用を検討している場合は、(5)の社内外保管型が選択肢となります。
「文書の種類を問わず、全般的に適切に保管したい」という場合におすすめのタイプです。たとえば、社内規定・報告書・稟議書などの社内文書の共有、その他、社内プロジェクトでの共同作業、テレワーク時の文書の取得などが考えられます。
文書ごとに適切なアクセス権限を細かく設定できる「MyQuick」のようなシステムなら、仕様書や設計書のような重要文書の管理も安心です。また、振り分け条件に応じて仕分け作業を自動化できる「invoiceAgent」のようなシステムは、運用・管理の工数を削減して業務効率化にぴったり。更に、「PATPOST」のように、自社の文書を社内はもちろん社外のユーザーとも連携できる機能を備えたシステムも。
文書には作成・利用・保管・廃棄という一連のライフサイクルが存在します。文書を保管するだけでなく、その前段階である「作成も効率化したい」という場合におすすめなのが、こちらのタイプです。
たとえば、「埋もれている営業ナレッジを言語化して社内共有したい」「業務マニュアルを複数名で作成したい」といったシーンにぴったりです。チーム作業の効率化、コミュニケーションの活性化といった効果も期待できます。
「契約書の台帳管理や更新管理を効率化したい」という場合におすすめのタイプ。締結後の契約書をデータ化して、必要に応じてすぐに取り出せるようにデータベースを構築できるのが特徴です。たとえば、「Ofigo契約書管理Fácil」のように、契約書の更新期限が近づくと通知メールが自動送信される機能があると、更新漏れ防止に便利です。
また、普通はPDFやスキャナ画像の場合、検索に必要な契約締結日や契約当事者名等の情報を別途抜き出して、データベースに手入力する必要がありますが、「LegalForceキャビネ」や「Contract One」ならAIによる自動抽出可能。手入力の手間が省けるため、契約書の管理を大幅に効率化できます。
契約書を作成するためには、取引先と自社の間で文書を何度もやりとりする必要があります。締結済みの契約書を保管するだけでなく、「契約書作成も効率化したい」という場合には、こちらのタイプがおすすめです。
「ContractS CLM」なら、テンプレート機能を用いて契約書を作成したり、プロセス管理機能を用いて速やかに承認を得たりと、契約業務全体の効率化が見込めます。
「社内に限らず、社外の関係者とも文書を共有したい」という場合には、このタイプがおすすめです。たとえば、社外のプロジェクトメンバー間でファイルを共有する、もしくは取引先とデータを共有するといったシチュエーションが当てはまります。
クラウド型のファイル共有サービス（オンラインストレージ）を利用するため、「文書以外にも、画像や動画、アプリケーションなどを共有したい」という場合にも適しています。
自社に必要な文書管理システムのタイプが大まかにわかったところで、具体的なシステムを比較検討するための主なポイントを4つご紹介します。
文書管理システムを比較検討する上で最も重要なのは、目的の文書にスムーズにアクセスできる検索性の高さです。文書ごとにカテゴリ分けやタグの付与を行うのが一般的ですが、入力や仕分け作業に手間がかかってしまいます。しかし、文書番号の自動カウントアップ、所属部署や作成者の自動入力など、入力支援機能が充実したシステムなら、これらの作業を効率化できるでしょう。
また、文書によって求められる検索性が異なるため、無駄を省くためにも「どのようにカテゴライズするか」「誰がどれくらい入力・仕分けをするのか」の分類と業務フローを検討しておくことも重要です。
システムの中には全文検索機能を備えたものも。「楽々Document Plus」はOCR機能を搭載しているため、電子化した紙書類も全文検索対象可能。誤認識した文字があっても、「あいまい検索」でカバーできます。検索結果のサムネイル表示も、検索性向上に役立つ機能です。
その他、SNSにおける「いいね」のようなユーザー評価数を表示することで、その文書が有益かどうかを読む前に判別できる「@knowledge」のようなユニークなシステムもあります。
企業や文書の種類によっては、法令や各種制度に沿った文書管理が求められる場合があります。ISO9001を取得している企業であれば、「適切な識別及び記述」「適切な形式」「保管期間」など、ISOの指針に則った文書管理が必要です。その他、電子文書に法的効果を持たせるためにはe文書法に則ってタイムスタンプを付与して「文書の存在」「改ざんされていないこと」を担保しなければなりません。
法令や制度によって必要な対応が異なるため、それらに対応していることを第一にシステムを選ぶようにしましょう。たとえば、「MyQuick」はPDFファイルを保存するだけでタイムスタンプを自動付与することができるオプション機能が用意されており、研究開発の報告書に利用すれば、先使用権の訴訟対策としても有用です。
個人情報や機密情報が含まれた文書を取り扱う場合、文書データの奪取や流出による情報漏洩やデータの破損を起こさないための対策が必要です。「誰が文書にアクセスできるのか」「閲覧だけか編集も可能か」など、文書やユーザーの属性ごとに設定できるものを選ぶと良いでしょう。中には、ダウンロード・印刷を禁止するセキュリティ制御、閲覧・作業履歴を確認できるログ管理機能などを備えたシステムもあります。
たとえば「楽々Document Plus」は、「社外秘」「極秘」などの透かし文字をPDFファイルの紙面に表示させたり、ダウンロードしたユーザーのIDや日時を挿入したりすることで、不正な印刷やデータの社外流出を抑制できます。「LegalForceキャビネ」には、閲覧できるユーザーをグループごとに制限できるグループ管理機能が備わっており、効率的なアクセス制限が可能に。
契約書・稟議書・申請書など、承認や回覧が必要な社内文書を管理する際に重要な機能です。承認状況や閲覧履歴が分かるワークフロー機能があれば、どこで書類が滞っているのかをすぐに把握でき、業務の効率化につながります。
また、機密情報などを記した重要文書の場合は、アクセス制限と合わせて利用することでリスク管理にも役立ちます。
更に、「Fleekdrive」ではファイルにルール設定を行うことで、上司の承認後に書類をPDF化し、顧客へメール送付をするといったフローを自動化することも可能に。
「文書の種類を問わず、全般的に適切に保管したい」という場合におすすめの文書管理システムです。汎用性の高いものがそろっているので、優先的に対応したい文書に対応しているか、検索しやすいかといったポイントに着目して、検討してみてください。
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（出所：MyQuick公式Webサイト）
1993年の発売以降、幅広い業種・業態の約900社への販売実績を持つ文書管理システム。契約書だけでなく、貿易関係書類、研究報告、開発資料、発明報告、など様々な社内文書の管理に長けているのが特徴。セキュリティ対策を踏まえた上で、柔軟なアクセス権を設定することができるので、重要書類の管理も安心だ。
登録後は専用データベースで目的の文書を素早く検索でき、「全社を横断した技術情報の収集と検索活用を行いたい」という企業に最適。作業漏れを防ぐアラート通知機能も充実している。オプション機能を利用すれば、PDFファイルを保存するだけでタイムスタンプの自動付与が可能。先使用権の訴訟対策としても効果が期待できる。クラウド版、オンプレミスサブスクリプション版の2種類の利用形態から自社にあった利用が可能。
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（出所：invoiceAgent公式Webサイト）
請求書や契約書など電子帳票を一元管理できる帳票プラットフォーム。帳票の発行・配信・受領・保管まで1つで完結。ツールを使い分ける手間や工数を削減し、業務効率化をサポートする。
PDFやOfficeファイルなどの電子文書やスキャンした紙文書の自動仕分けが可能。日付や数字、文字列などの条件に応じてフォルダーに自動振り分けすることで、時間がかかる仕分け時間を短縮する。更に、保存した文書データは高精度検索機能でサーチが可能で、管理工数の削減にもつながる。
電子帳簿保存法に対応しており、タイムスタンプの自動付与、証跡管理、保存期間に応じた自動削除など、記録管理機能も搭載。文書のライフサイクルに合わせたセキュアな運用を自動化できる。
他にも、Boxなどの他システム連携や仮想文書の利用など、文書管理に役立つ機能も取り揃えている。
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(出所：PATPOST公式Webサイト)
見積書、発注書、請求書、領収書などのあらゆるビジネス書類を一元管理する、オリックスのオンライン文書管理ストレージ。月額980円/IDの低コストで使用可能。高い精度を誇るAI-OCRがアップロードされた書類全文を自動で仕分けし、改正電子帳簿保存法の対応に必要な「取引先」「取引年月日」「取引金額」などの項目を抽出。キーワードで全文検索が可能なため、システムが苦手な従業員でも簡単に目的の帳票・書類を探し出せる。
1IDあたり年間12,000ファイルまでアップロードが可能で、ストレージ容量に制限がないのも強み。容量を気にせず社内外のユーザーとリアルタイムで共有することで、大幅な業務効率化を実現する。
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（出所：楽々Document Plus公式Webサイト）
契約書や社内規定、営業報告書、稟議書、ISO文書など、あらゆる文書を一元管理できる文書管理システム。関連性のある複数の書類や帳票類を一つのフォルダとして保管し、その中で階層構造状に整理できるため、データを分類しやすいのが魅力。登録したファイルは属性検索と全文検索を利用して、スピーディーな検索・表示が可能。
セキュリティに関してもアクセス制限、ダウンロード禁止、印刷禁止に加え、「閲覧のみ可・修正不可」など柔軟な設定に対応。また、文書登録時にワークフロー機能を使用して電子承認を得るように設定することができる。社内文書の脱ハンコ化にも有効だ。
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（出所：Fleekdrive公式Webサイト）
文書管理に強みを持つ、企業利用に特化したオンラインストレージサービス。社内はもちろん、社外へはアカウントなしで様々なファイルの共有が可能。アップロードしたファイルはリアルタイムで共同編集でき、全文検索にも対応している。また、一定期間使用されていないファイルを自動削除したり、バージョンを自動更新したりと、文書管理にかかる工数の削減につなげられる。ファイルやフォルダごとのアクセス権限の設定や自動ウイルスチェック、IPアドレスによる制限など、セキュリティ対策も充実。重要な書類も安心して保管できる。
ファイルに設定を加えることで、ワークフローやリマインド通知といった機能を自動化。Salesforceをはじめとした外部サービスとも連携でき、大幅な業務効率化を実現する。
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（出所：DocuWorks公式Webサイト）
インストール型の文書管理システム。格納された文書の最初のページをサムネイル画像として表示できるので、ファイルの内容を確認しやすい。加えて、閲覧・編集ツールが提供されているので、コメント、スタンプやテキストマーカーの追加ができるなど、社内での情報共有が容易になる。
文書へのパスワード追加、編集や印刷の禁止などのセキュリティ機能も充実。なお、同社の複合機とデータ連携できるので、スキャンした文書の取り込み、格納文書のFAX送信など、オフィスでの業務効率化にも役立つ。
（出所：ASTRUX2.0公式Webサイト）
一般的な文書からISO文書、契約書、社内規程書、図面・仕様書まで、幅広い種類の文書が管理できるシステム。4種類のアクセス権設定、持ち出し・印刷制限、バージョン管理、メールによる改定通知、ワークフローによる申請・承認（新規・改定・公開・削除という4種類の申請）、文書検索など、文書管理に必要な基本機能が充実している。ログ管理機能も搭載されているので、「いつ」「誰が」「何を」したのか、手軽に把握することも可能だ。
Active DirectoryによるID・グループ連携や、操作ログ管理など利用者数の多い企業で必要とされる機能にも対応。オンプレ版とクラウド版あり。
（出所：@knowledge公式Webサイト）
20年の実績を誇る老舗クラウドプロバイダーが開発した、社内ナレッジの蓄積・共有のためのクラウドサービス。本来有用であるにも関わらず「どこに保管されているのか分からない」「認知が足りない」などが原因で埋もれている過去のプレゼン資料・マーケティングデータなど、社内の様々なドキュメントを単一のプラットフォームに保管する。
カテゴリ検索、タグ検索、全文検索といった機能で、目的のファイルへのスムーズなアクセスを実現。更に概要情報やSNSのようなユーザー評価（同意・共感・コメント）を表示できるため、数ある文書の中から良質な文書を見つけやすいという強みも。コンテンツの共有・活用の促進に役立つ。
（出所：PROCENTER/C公式Webサイト）
文書管理と文書共有両方の要件を満たす機能を標準装備した、情報共有プラットフォーム。文書のライフサイクルを一元管理したり、保管期限をすぎた不要文書を自動削除したりといった機能に加え、大容量ファイルの送受信、高度な検索機能、文書の開示・操作権の管理など、様々な機能がそろう。
電子署名ツール「DocuSign」との連携で、契約書の一元管理やペーパーレス化の推進にも貢献。承認機能や版数管理機能で、承認や改版に関する情報を履歴として残せるので、「いつ」「誰が」「何を」したのかが一目瞭然に。契約業務全体の効率化やセキュリティ強化にも役立てられる。
電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」と「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存制度」に対応。
（出所：eValue V公式Webサイト）
「属性検索」と「全文検索」を組み合わせた高度な検索や、エクスプローラー感覚で簡単にドキュメントを階層管理できる文書管理システム（ドキュメント管理）をはじめ、ワークフロー、スケジューラ、コミュニケーションの機能を搭載した統合型グループウェア。ISO文書管理や全文検索、複合機連携といったドキュメント管理機能に加えて、承認/申請ワークフローや社内メッセージなど、文書管理業務を効率化する機能が多数そろう。セキュリティ強化機能も搭載されているので、重要書類の保管にも対応できる。
電子帳簿保存法の「国税関係書類のスキャナ保存」と「電子取引データ保存」を実施するためのサンプルも提供している。
営業ナレッジや業務マニュアルなど、共有されることを目的として作成される社内文書を扱う際には、作成機能が備わったシステムを利用するのがおすすめです。
たとえば、ドキュメントごとにチャットの機能を備えたナレッジ共有ツール「flouu」や、レイアウトに沿って入力するだけで様々なタイプのマニュアルを作成・更新できるマニュアル作成ツールの「Teachme Biz」などがあります。
ナレッジ共有ツールに関しては「ナレッジ共有ツール13選。タイプ別の選び方や4つの活用策」にて、マニュアル作成ツールに関しては「マニュアル作成ツールの比較15選。4つの目的別の選び方」にて詳しくご紹介しています。
契約書の更新期限管理の負担を減らしたい場合に、おすすめの文書管理システムです。契約書に特化しているため、ほかの文書管理と併用することはできませんが、法務部門が膨大な量の契約書を抱えており、従来のExcelの管理台帳や専用システムで管理するのが難しい場合の選択肢となります。
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（出所：LegalForceキャビネ公式Webサイト）
導入実績1,000社を超えるAI契約審査プラットフォーム「LegalForce」の運営会社が開発した、AI契約書管理システム。締結済みの契約書のPDFデータを「放り込む」だけで、AIが契約締結日や契約当事者名等の情報を自動抽出し、検索可能なデータベースを作成するので、契約書の管理を大幅に効率化できる。画像プレビューではなくテキストデータとして管理できるため、データベースに登録していない情報も含め、契約書本文に至るまで全文検索が可能だ。
また契約書の種類や契約書を管理する部門に応じて、閲覧できるユーザーをグループごとに制限できる「契約書グループ機能」も便利。
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（出所：Ofigo契約書管理Fácil公式Webサイト）
契約書の管理・運用に特化したシステム。契約書管理に求められる3つの管理、「一元管理」「期限管理」「権限管理」を実現できる。「全文検索」「自動通知メール」などの機能はもちろん、閲覧・登録・編集・検索など、すべての操作を一つの画面内で完了できる操作性の高さも強みだ。
ビジュアルがExcelに似ているため、Excelでの管理に慣れている担当者になじみやすい。導入・運用に向けたサポート体制も充実しており、紙書類の電子化から設定・移行準備、システム導入、その後の保守、運用に至るまで、豊富な経験とノウハウを有する専門スタッフがフルサポートしてくれる。英語と中国語（簡体字）にも対応。
（出所：Contract One公式Webサイト）
Sansanが手掛ける契約書管理クラウド。同社が培ってきたAIと独自のテクノロジーにより、これから結ぶ契約書と過去に締結した契約書、双方を自動でデータ化して契約情報データベースを構築。契約書は関連情報で紐づけたり、項目や全文検索したりすることで簡単にアクセス可能。全社員が契約情報を活用できるため、法務部門の負担を大幅に軽減できる。
料金は1カ月当たりの契約書の取り込み数などに応じた月額利用料金制。アカウント数や契約書の保存可能件数に制限なし。オプションで紙の契約書のスキャナ代行を依頼できるのもポイント。
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「法務部門全体を業務効率化したい」という場合は、作成～管理まで一気通貫して対応できる契約書管理システムを検討するのも手です。中には、「ContractS CLM」のようにテンプレートや条文アシスト機能など契約書を簡単に作成できる機能だけでなく、プロセス管理・更新期限管理など充実した管理機能を備えているものもあります。
詳しくは「クラウド契約書サービス13選。作成や管理向けをタイプ別に紹介」をご覧ください。
社外のプロジェクトメンバーや取引先と文書を共有することが多い場合には、「Box」のようなクラウドファイル共有サービス（オンラインストレージ）の利用が考えられます。文書管理システムほど細かい検索設定やセキュリティ設定・アクセス制限はかけられないこともありますが、画像や動画など大容量のデータを受け渡すことができるのが魅力。
「クラウド型ファイルサーバー比較13選。クラウド化する2つの方法とは」にてクラウド型のファイル共有サービスを紹介しています。
文書管理システムを上手に利用すれば、様々な社内文書を整理整頓して「必要な時に」「必要な文書に」アクセスすることができるようになります。企業が取り扱うデータが増えつつある近年、検索性やセキュリティ設定に優れた文書管理システムへの注目が集まっています。部署ごとにファイルサーバーやグループウェアを運用しているが、もっと効率的にしたいという場合は、一度検討してみてください。
以下、よくある質問をまとめましたのでご参考にしてください。
文書管理システムの中には、完全無料とまではいかないものの、一定期間無料で利用できるものもあります。たとえば、「PATPOST」は、契約から2カ月間は無料で利用可能。「まずはどんなものか使ってみたい」という場合におすすめです。有料に移行しても月額980円/IDで利用できます。
文書管理システムは「管理する文書」と「管理する目的」によって5つのタイプに分けられます。それぞれのタイプのおすすめのシステムには以下のものがあります。
(1) 社内文書全般×保管・活用型
→MyQuick、invoiceAgent、PATPOST、楽々Document Plusなど
(2) 社内文書全般×作成・共有型
→Notion、flouu、Teachme Bizなど
(3) 契約書×保管・活用型
→LegalForceキャビネ、Ofigo契約書管理Fácil、Contract Oneなど
(4) 契約書×作成・共有型
→LegalForce、ContractS CLM、freeeサインなど
(5) 社内外保管型（クラウド型ファイルサーバータイプ）
→Box、DirectCloud、使えるファイル箱、Fileforceなど
5つのタイプから大まかに選んだら、「検索のしやすさ」「法令や各種制度への対応」「セキュリティ権限・アクセス管理」「ワークフロー管理」の4つのポイントに沿って、比較検討していくと、スームズです。
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