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不動産業務支援システム10選!選び方と定着方法

不動産業務支援システム10選!選び方と定着方法

2020-10-20

物件の広告掲載、問い合わせ対応、契約締結などから、家賃・売上管理まで多岐にわたる業務を効率化して、さらに売上アップを図るには不動産業務支援システムが有効です。ここでは、活用メリット、選び方、定着方法や主なシステムについてご紹介します。

目次

不動産業務支援システムとは?

不動産業務支援システムとは、物件の広告掲載、問い合わせ対応、重要事項の説明、契約等の営業活動や、家賃管理、修理依頼対応、売上管理等の管理業務を効率化するとともに、売上アップにも貢献するシステムです。

不動産業務支援システムは、業界のすそ野が広いということもあり、20年近くも前から、業界に特化したシステムが各社から提供されており、発展してきました。そのため、使い勝手の進化だけでなく、次々と誕生する不動産業界向け各種サービスやシステムとの連携も進んでいます。

一定以上の業務規模があれば、費用対効果が見合いやすいシステムと言えますので、積極的な導入や活用がおすすめです。

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不動産業務支援システムの機能

不動産管理において多岐に渡る下記のような情報管理を、不動産業務支援システム内で一括して操作できます。

  • 物件や管理契約の情報、契約情報、顧客情報等
  • 賃料、更新、解約などの請求管理
  • 消込や督促状況が確認できる入金管理
  • 管理料などの収支管理
  • テナントやオーナーとの修繕やクレーム等の各種連絡の管理、費用の支払い

また、会計ソフトとの連携により会計業務をスムーズに行うこともできます。

複数のポータルサイトへの登録を一括で行える便利な機能や、ホームページやチラシの作成機能、中にはグループウェア機能までついているものもあります。

 

不動産業務支援システムの活用メリットが大きいのはどこか

大規模な不動産業者だけではなく、数店舗から10数店舗支店を持ち、複数の拠点で物件を管理しているような中規模の不動産会社は、最も不動産業務支援システムを導入するメリットが多いと言える、いわば、「ホットゾーン」です。特に部署が増え、管理対象の物件が増えていたり、未だにExcelファイル、紙等で管理を行っていたりする場合は、早急に導入を検討すべきです。

具体的な活用メリットとしては、以下の3点が挙げられます。

1.営業力強化

多くの不動産ポータルサイトに広告を掲載するほど、顧客の獲得につながります。ただし、何サイト分も登録や更新を手動でやり続けるのは作業負担が大きすぎるので、複数サイトを一括で掲載管理できる業務支援システムの活用が有効です。

また、不動産売買においては、賃貸と異なって高額な商品になるために、お客様は長期的に物件購入を検討されます。そのため、来店時だけでなく長期的に物件を紹介し続けることが重要で、これを自動で行えるだけでも、営業力の強化につながります。

2.管理作業の効率化

入居者の家賃の振り込み状況の確認や督促、物件オーナーへの報告等は定常的に手間のかかる業務ですが、業務支援システムを活用すれば、家賃振り込みの消込やオーナーへの報告書の自動作成など、管理作業の効率化が見込まれます。

3.セキュリティの強化

顧客情報や契約情報をUSBメモリやオンラインストレージ等でやりとりしているようなITセキュリティの徹底しきれていない会社の場合は、セキュリティ面での導入メリットも大きいと言えます。誤送信やファイルの社外持ち出しなどが発生すると、事業になによりも重要な信用が揺らぐ事態となってしまいますので、導入効果としてセキュリティは大きいと言えます。

 

不動産業務支援システムの活用のポイント

利用者の意識作りはやはり重要

導入を考えている担当者にとっては、導入前からまだそれどころではない、というところが正直な思いであるかと思いますが、実際にシステム成功かどうかを決めるのは、いかに利用するユーザー(社員)に、システムを活用してもらえるかにかかっています。

新たにシステムを導入する場合、社員にとっては、新たな業務を覚えなければならないという手間が発生するわけですから、社員に導入の目的を理解してもらい、気持ちよく使ってもらうための意識作りがまず大切です。導入支援チームを作り、実際の使用方法のレクチャーや、記入の際のルールづくりなどを行うと良いでしょう。

また、実際にシステムベンダーの担当者と相談し、他社がどのように導入したのか、つまずきがちなポイントはどこかなど、ヒアリングを行うのも有効です。

利用シーンを想定する

具体的に、不動産業務支援システムで、実際にどういった業務をシステムによって管理しようとしているのか、まずはイメージをすることが大事です。

不動産業務支援システムには膨大な機能が備わっていますが、すべてを利用するケースはさほど多くないはずです。

それぞれのシステムによって、強みとなるポイントは異なっていますので、活用メリットを参考に、営業力を強化したいのか、管理業務を効率化したいのか、それともセキュリティを強化したいのか、目的や使い方を定めることが重要です。

一気にすべてを変えるよりはスモールスタートで

システム導入を機に、これまでの業務フローを一気にリニューアルしようと考える導入責任者の方も多いと思います。しかし、業務フローの急激な変更は、慣れ親しんだ業務からの変更を好ましく思わない社員からの抵抗に遭うことが想定されます。

最新のシステムを導入したのは良いものの、業務になれず浸透が滞ってしまった、現場から不満の声が噴出した、という事例はとても多いのです。

最初は機能を限定する、物件数を数軒からのレベルで試す、店舗限定で導入する、など、テスト運用を重ねた上で、使う機能を吟味し、フィードバックを得ながら最適な方法を探していくのも有効です。

 

不動産業務支援システムの比較のポイント・選び方

ここまで見てきた中で、実際に不動産業務支援システムの導入を考えた場合、実際にどのようなサービスを選んだらよいのでしょうか。不動産業務支援システムの比較のポイント、選び方をご紹介します。

導入目的に適した機能の充実度

それなりに導入実績のある不動産業務支援システムであれば、業務に必要な機能を一通り備えていることが多いです。ただし、実際の使い勝手や、業務がどれほど楽になるか、という点であれば、サービスによって機能の充実度にばらつきがあります。

ここも導入目的の中でも特に重視しているポイント、例えば営業力強化に向けた物件の広告掲載の強化であれば、どの不動産ポータルサイトに対応していて、どこまで一元管理できるのか、その結果、本当に作業時間が大幅に短縮されるのか、という目的に沿った具体的な想定が重要です。

Excel管理だった情報をシステム導入しデータベース化するだけで、導入目的の大半が達成できるのか、それとも金融機関システムと連携して入金の管理まで自動化したい、ホームページ作成までシステムの力を借りたい、と考えているのかにより、最適なサービスが異なってきます。まずは自社の導入目的を明確にすることが一番大切です。

カスタマイズ対応の有無

自社の業務が特殊で、システムで効率化できる余地が大きい場合は、機能追加のためのカスタマイズの実施も選択肢になります。ただし、業務を多少変更するのを避けたい、自社の業務に徹底的に合わせたい、というケースでは導入効果は目立たず、費用負担だけ大きくなる可能性もありますので、よほどのことがなければカスタマイズなしで済ませてしまう判断も重要です。

操作性やサポート体制

操作性・使いやすさも大事なポイントです。たとえ多機能であっても、使いこなせずに結局旧来の業務管理に落ち着いてしまっては導入の意味もなく、業務効率化も図れません。不動産業務システムは、比較的歴史のあるシステムが多く、利用年数や利用ユーザーが多いだけあって、操作性の改善は進んでいます。とはいえ、システムごとに差はありますので、導入前に試用で操作を試してみることも有効です。

不動産業務支援システムは、システムに精通した担当者が利用するのではなく、顧客と対面や電話で接客しながら、営業担当者がさっと操作して使うものです。お客様をお待たせしないよう、使いやすさを重視する必要があります。また分からないことや困ったことが起こった時に早く解決できるよう安心できるサポート体制である必要もあります。

また、新しい機能が追加されるなどのバージョンアップの際にも煩雑な手続きなくアップデートして使い続けられるようなサービスであることも大事です。

クラウドかオンプレミス(インストール型含む)か

以前は高価なオンプレミス型(自社のサーバーにインストールするタイプ)のシステムやPCに個別にインストールしていくタイプを導入するのが一般的でしたが、現在はクラウド型が急速に普及しています。

クラウド型の不動産業務支援システムの主なメリットとして、インストールなしで利用できるのでどのPCからでも利用できること、法改正対応を含めたソフトウェアのバージョンアップが行われること、初期導入コストが大幅に安価であること、自動的にバックアップできるためデータ消失の可能性が極めて低いこと等が挙げられます。そのため、初期費用でライセンスを購入してしまいたい、などの特段の事情がなければ、クラウドサービスを前提に考えてよいでしょう。

 

おすすめの不動産業務支援システム

比較のポイント・選び方を踏まえて、おすすめの不動産業務支援システムをご紹介します。

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ESいい物件One(株式会社いい生活)

ESいい物件One

(出所:ESいい物件One公式Webサイト)

ESいい物件Oneは、20年の信頼積み重ねにより、1,400社、3,700店舗以上の導入実績があるクラウド型の不動産業務支援システム。

SUUMO、HOME’S、アットホームなど主要ポータルサイトを含む20サイトに一括出稿できるだけでなく、お問い合わせをまとめて確認する機能もあるため、ポータルサイトごとの確認が不要。また、自動追客機能にも大きな強みがあり、お客様が希望する条件を登録すれば、条件にあった新しい物件情報を自動でメール送信可能。

賃貸営業の業務に特化した「ESいい物件One 賃貸」の他、入金の督促、消込、修理などを管理する「ESいい物件One 賃貸管理」、売買仲介営業向けの「ESいい物件One 売買」、クラウド型不動産会社向けホームページ作成ツール「ESいい物件One ウェブサイト」、内見予約など空室確認に特化した「ES B2B賃貸」など、目的別に各種サービスをそろえている。

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いえらぶCLOUD(株式会社いえらぶGROUP)

いえらぶCLOUD

(出所:いえらぶCLOUD公式Webサイト)

規模・業種を問わず12,000社以上の導入実績のクラウド型不動産業務支援システム。不動産の業務に必要なツールが詰まったオールインワンパッケージ。物件情報の仕入れ・入力から、ホームページやポータルサイトへの簡単登録や顧客管理、ワンクリックでの収支報告書作成などの入出金管理、更新の自動通知、チラシ作成機能などの基本的な管理機能も充実。

使いやすさにこだわり、マニュアル要らずを謳う。最大30以上のポータルサイトへ一括入稿。物件紹介のコメントは登録した内容を基に、何兆通りもの組み合わせで訴求力のある文章を自動作成できる機能などに定評あり。「おとり物件」取り締まりへの対策として、入力不備を事前に察知する「広告チェック表示機能」も特長。

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賃貸名人(株式会社ダンゴネット)

賃貸名人

(出所:賃貸名人公式Webサイト)

導入企業5,000社突破の不動産業務支援システム。賃貸管理業務に必要な機能を50種類以上搭載しており、物件情報管理、更新手続き、修繕・クレーム・問い合わせ履歴、入金管理等の管理業務全般の機能が一通り揃っている。帳票類も種類豊富。ファームバンキング機能で金融機関システムとの連動により、入金管理や家主への送金などを自動化。

熟練の担当者が対応するお客様専用コールセンター、検討者への無料訪問デモ、新規導入時の訪問操作説明、利用者専用のカスタマーサービスページなど、使いこなすための手厚いサポートも強み。保守サポートに加入されていればバージョンアップ費用も無償対応。

料金 198,000円/1台用~。

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賃貸革命(日本情報クリエイト株式会社)

賃貸革命

(出所:賃貸革命公式Webサイト)

物件・契約管理・家賃の請求・入金処理を一元管理し、情報処理のミス・ロスを大幅に軽減する、賃貸物件管理システム。複数のポータルサイトへの一括登録可能。利用制限や操作ログの管理など、セキュリティ面にも注力。

パッケージ版の他、クラウド版もあり。

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賃貸管理システムi-SP(株式会社ビジュアルリサーチ)

賃貸管理システムi-SP

(出所:賃貸管理システムi-SP公式Webサイト)

賃貸管理システムi-SPは、基本の台帳管理の使いやすさに注力したサービス。家主、建物、部屋、契約者データ及び取引業者データから台帳を作成、名前や住所などの基本情報のほか、設計図や契約書類なども電子ファイル保存でき、賃貸管理情報に関わるすべてをデータベース化することが可能。

20年以上に及ぶ開発で培ったノウハウ・機能があり、導入した全国1,000社以上の不動産会社の声を集約・反映したシステム。市販の財務管理ソフトとの連動により、会計処理もスムーズに行える。グループウェア機能もあり。

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Cloud ChintAI(イタンジ株式会社)

Cloud ChintAI公式Webサイト

(出所:Cloud ChintAI公式Webサイト)

空室物件確認、自動内見予約、自動申込受付などの機能に強みを持つクラウド型不動産業務支援システム。仲介会社からの物件確認電話を自動で応答する「ぶっかくん」、内見予約や鍵情報の紹介を紹介を自動で受付する「内見予約くん」、入居申込書をWEBで受け付ける「申込受付くん」、賃貸契約をWeb上で締結する「電子契約くん」の4サービスが提供されている。

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OBIC7不動産関連業向けソリューション(株式会社 オービック)

OBIC7 不動産関連業向けソリューション

(出所:OBIC7 不動産関連業向けソリューション公式Webサイト)

テナント管理・ビルマネジメント・メンテナンス、賃貸管理、管理組合会計など不動産管理業をトータルサポート。

中でも「賃貸住宅管理システム」は、物件検索・入居予約から契約書、重要事項説明書、請求・督促、入金、オーナーへの送金・収支報告、契約更新、退去精算までの、賃貸住宅管理のすべてのプロセスを行える。支払予定・科目別残高・元帳など、経理資料も充実、OBIC7や勘定奉行とのシームレスな連携により会計連携を実現。物件別収支、店舗別収支など、数値データ算出に強み。

ログイン時のID・パスワードによる管理、担当者ごとのメニュー制御、実行ログ履歴チェックなどのセキュリティ対策も。

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FutureVision Plus(株式会社ギガ・プライズ)

FutureVision Plus

 (出所:FutureVision Plus公式Webサイト)

賃貸仲介業務から本格的なプロパティマネジメントまで行える不動産業務支援システム。

顧客情報、物件情報、債権債務(請求/入金/支払/出金)情報の全てを管理でき、特に家賃だけでなく客付業務で発生する業者間の入出金にも対応できる。営業支援機能も用意されており、オプションの「物件検索エンジンAPI」と連動すると、ホームページからのお問い合わせ情報ともシームレスに連動することができる。

契約管理においても、居住用や事業用、定期借家など様々な契約管理ができ、複数の部屋・区画の賃貸契約に対応。

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ミオキューブ(株式会社ミオソフト)

ミオキューブ

(出所:ミオキューブ公式Webサイト)

ミオキューブは、物件管理・間取り図作成・ポータル連動・パノラマレビューなどさまざまな機能を搭載した賃貸仲介業者向けの不動産業務支援システムです。2台のモニターによるデジタル台帳を想定し、スタッフ側の画面には、営業所内の全物件台帳から検索条件に該当する物件が瞬時に表示され、選んでクリックするだけでお客様側画面にはきれいな物件カードが、スタッフ側画面には必要な情報を網羅した台帳が表示。マニュアルがないほどの簡単でシンプルな操作性が売り。オプションでパノラマ映像の提供が可能。

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らくらく賃貸管理(らくちん)(株式会社いえらぶGROUP)

らくらく賃貸管理(らくちん)

(出所:らくらく賃貸管理公式Webサイト)

物件管理から、入出金管理、契約管理、入居者やオーナーとのやりとり管理などを効率化するクラウド型不動産業務支援システム。必要な機能を厳選して低価格を実現したサービスで、仲介、募集の機能は持たないため、賃貸管理業務に特化したシステムをお探しの企業におすすめ。導入実績は5,000社以上。家主・物件の管理の他、ワンクリックでの契約書作成機能、対応漏れ・トラブルを減らす契約更新・解約の管理機能、自動照合で簡単に入金確認ができる家賃・管理料の管理機能、収支報告書の作成機能、TODO管理や対応履歴の登録等、幅広く対応。

  • 料金 月額8,000円~。

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まとめ

不動産業務支援システムの導入成功の可否は、システム側の機能もありますが、導入の目的の明確さや、実際に使う人の意識等によって左右されることが非常に多く見られます。機能だけで選ぶのではなく、実際に自社にあった不動産業務支援システムとはどういうものなのか、自社の要素(目的、使い方、使う人、業務形態など)も考慮し、導入に向けて準備を進めていくとよいでしょう。

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インタビューはこちら。

ESいい物件One|インタビュー掲載

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1,400社、3,700店舗以上の導入実績を持つクラウド型の不動産会社向け業務支援システム。売上向上や業務効率化への機能やサポートが充実。...

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不動産会社様の業務をトータルでサポートする不動産業務支援サービスです。物件管理・ポータルサイト連動・管理業務支援はもちろん、集客・追客・反響獲得支援に至るまで、...

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