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不動産業務支援システムで売上アップと業務効率化。選び方と定着方法

不動産業務支援システムで売上アップと業務効率化。選び方と定着方法

2019.04.22

不動産会社の業務は、物件の広告掲載、問い合わせ対応、重要事項の説明、契約等の営業活動や、家賃管理、修理依頼対応、売上管理等の管理業務など多岐にわたります。

昔は、不動産会社のお客様の流入チャネルは、店舗に直接出向く、電話、FAXなどしかありませんでしたが、現在は20近くの大手不動産Webサイトに物件広告を掲載している不動産会社も珍しくありません。

不動産会社にとって、それらをひとつひとつ管理していくのは大きな手間ですし、入居に至るまでの手続きや入居後の対応も大きな手間になり続けています。

これらの業務効率化には不動産業務支援システムの活用が有効です。最近ではクラウドサービスの普及もあって、小規模事業者にも普及が進んでいます。現在のシステムではイマイチ効率化できていない、使いこなせていない、あるいはシステムなしではさすがに限界だからそろそろシステムを導入したいという方向けに不動産会社の業務効率化に役立つシステムの選び方やおすすめシステムをご紹介します。

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目次

不動産業務支援システムとは?

不動産業務支援システムとは、物件の広告掲載、問い合わせ対応、重要事項の説明、契約等の営業活動や、家賃管理、修理依頼対応、売上管理等の管理業務等の一連の業務を効率化するためのシステムです。

不動産業務支援システムは、業界のすそ野が広いということもあり、20年近くも前から、業界に特化したシステムが各社から提供されており、発展してきました。そのため、使い勝手の進化だけでなく、次々と誕生する不動産業界向け各種サービスやシステムとの連携も進んでいます。

一定以上の業務規模があれば、費用対効果が見合いやすいシステムと言えますので、積極的な導入や活用がおすすめです。

不動産業務支援システムの機能

不動産管理において多岐に渡る下記のような情報管理を、不動産業務支援システム内で一括して操作できます。

  • 物件や管理契約の情報、契約情報、顧客情報等
  • 賃料、更新、解約などの請求管理
  • 消込や督促状況が確認できる入金管理
  • 管理料などの収支管理
  • テナントやオーナーとの修繕やクレーム等の各種連絡の管理、費用の支払い

また、会計ソフトとの連携により会計業務をスムーズに行うこともできます。

複数のポータルサイトへの登録を一括で行える便利な機能や、ホームページやチラシの作成機能、中にはグループウェア機能までついているものもあります。

 

不動産業務支援システムの活用メリットが大きいのはどこか

大規模な不動産業者だけではなく、数店舗から10数店舗支店を持ち、複数の拠点で物件を管理しているような中規模の不動産会社は、最も不動産業務支援システムを導入するメリットが多いと言える、いわば、「ホットゾーン」です。特に部署が増え、管理対象の物件が増えていたり、未だにExcelファイル、紙等で管理を行っていたりする場合は、早急に導入を検討すべきです。

具体的な活用メリットとしては、以下の3点が挙げられます。

  1. 営業力強化

多くの不動産ポータルサイトに広告を掲載するほど、顧客の獲得につながります。ただし、何サイト分も登録や更新を手動でやり続けるのは作業負担が大きすぎるので、複数サイトを一括で掲載管理できる業務支援システムの活用が有効です。

また、不動産売買においては、賃貸と異なって高額な商品になるために、お客様は長期的に物件購入を検討されます。そのため、来店時だけでなく長期的に物件を紹介し続けることが重要で、これを自動で行えるだけでも、営業力の強化につながります。

  1. 管理作業の効率化

入居者の家賃の振り込み状況の確認や督促、物件オーナーへの報告等は定常的に手間のかかる業務ですが、業務支援システムを活用すれば、家賃振り込みの消込やオーナーへの報告書の自動作成など、管理作業の効率化が見込まれます。

  1. セキュリティの強化

顧客情報や契約情報をUSBメモリやオンラインストレージ等でやりとりしているようなITセキュリティの徹底しきれていない会社の場合は、セキュリティ面での導入メリットも大きいと言えます。誤送信やファイルの社外持ち出しなどが発生すると、事業になによりも重要な信用が揺らぐ事態となってしまいますので、導入効果としてセキュリティは大きいと言えます。

 

不動産業務支援システムの活用のポイント

  • 利用者の意識作りはやはり重要

導入を考えている担当者にとっては、導入前からまだそれどころではない、というところが正直な思いであるかと思いますが、実際にシステム成功かどうかを決めるのは、いかに利用するユーザー(社員)に、システムを活用してもらえるかにかかっています。

新たにシステムを導入する場合、社員にとっては、新たな業務を覚えなければならないという手間が発生するわけですから、社員に導入の目的を理解してもらい、気持ちよく使ってもらうための意識作りがまず大切です。導入支援チームを作り、実際の使用方法のレクチャーや、記入の際のルールづくりなどを行うと良いでしょう。

また、実際にシステムベンダーの担当者と相談し、他社がどのように導入したのか、つまずきがちなポイントはどこかなど、ヒアリングを行うのも有効です。

  • 利用シーンを想定する

具体的に、不動産業務支援システムで、実際にどういった業務をシステムによって管理しようとしているのか、まずはイメージをすることが大事です。

不動産業務支援システムには膨大な機能が備わっていますが、すべてを利用するケースはさほど多くないはずです。

それぞれのシステムによって、強みとなるポイントは異なっていますので、活用メリットを参考に、営業力を強化したいのか、管理業務を効率化したいのか、それともセキュリティを強化したいのか、目的や使い方を定めることが重要です。

  • 一気にすべてを変えるよりはスモールスタートで

システム導入を機に、これまでの業務フローを一気にリニューアルしようと考える導入責任者の方も多いと思います。しかし、業務フローの急激な変更は、慣れ親しんだ業務からの変更を好ましく思わない社員からの抵抗に遭うことが想定されます。

最新のシステムを導入したのは良いものの、業務になれず浸透が滞ってしまった、現場から不満の声が噴出した、という事例はとても多いのです。

最初は機能を限定する、物件数を数軒からのレベルで試す、店舗限定で導入する、など、テスト運用を重ねた上で、使う機能を吟味し、フィードバックを得ながら最適な方法を探していくのも有効です。

 

不動産業務支援システムの比較のポイント・選び方

  • 導入目的に適した機能の充実度

それなりに導入実績のある不動産業務支援システムであれば、業務に必要な機能を一通り備えていることが多いです。ただし、実際の使い勝手や、業務がどれほど楽になるか、という点であれば、サービスによって機能の充実度にばらつきがあります。

ここも導入目的の中でも特に重視しているポイント、例えば営業力強化に向けた物件の広告掲載の強化であれば、どの不動産ポータルサイトに対応していて、どこまで一元管理できるのか、その結果、本当に作業時間が大幅に短縮されるのか、という目的に沿った具体的な想定が重要です。

  • クラウドかオンプレミス(インストール型含む)か

以前は高価なオンプレミス型のシステムやPCに個別にインストールしていくタイプを導入するのが一般的でしたが、現在はクラウド型が急速に普及しています。

クラウド型の不動産業務支援システムの主なメリットとして、インストールなしで利用できるのでどのPCからでも利用できること、法改正対応を含めたソフトウェアのバージョンアップが行われること、初期導入コストが大幅に安価であること、自動的にバックアップできるためデータ消失の可能性が極めて低いこと等が挙げられます。

  • カスタマイズ対応の有無

自社の業務が特殊で、システムで効率化できる余地が大きい場合は、機能追加のためのカスタマイズの実施も選択肢になります。ただし、業務を多少変更するのを避けたい、自社の業務に徹底的に合わせたい、というケースでは導入効果は目立たず、費用負担だけ大きくなる可能性もありますので、よほどのことがなければカスタマイズなしで済ませてしまう判断も重要です。

  • 操作性

操作性・使いやすさも重要なポイントです。たとえ多機能であっても、使いこなせずに結局旧来の業務管理に落ち着いてしまっては導入の意味もなく、業務効率化も図れません。

導入者だけではなく、使用するユーザー全体のことも考慮して選ぶのが賢明です。

 

おすすめの不動産業務支援システム

比較のポイント・選び方を踏まえて、おすすめの不動産業務支援システムをご紹介します。

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ESいい物件One(株式会社いい生活)

ESいい物件One

(出所:ESいい物件One公式Webサイト)

ESいい物件Oneは、20年の信頼積み重ねにより、1,400社、3,700店舗以上の導入実績があるクラウド型の不動産業務支援システム。

SUUMO、HOME’S、アットホームなど主要ポータルサイトを含む20サイトに一括出稿できるだけでなく、お問い合わせをまとめて確認する機能もあるため、ポータルサイトごとの確認が不要。また、自動追客機能にも大きな強みがあり、お客様が希望する条件を登録すれば、条件にあった新しい物件情報を自動でメール送信可能。コールセンターは本社にあり、土・日・祝日もサポートあり。

賃貸営業の業務に特化した「ESいい物件One 賃貸」の他、入金の督促、消込、修理などを管理する「ESいい物件One 賃貸管理」、売買仲介営業向けの「ESいい物件One 売買」、クラウド型不動産会社向けホームページ作成ツール「ESいい物件One ウェブサイト」、内見予約など空室確認に特化した「ES B2B賃貸」など、目的別に各種サービスをそろえている。

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@プロパティ(プロパティデータバンク株式会社)

@プロパティ

(出所:@プロパティ公式Webサイト)

登録建物棟数50,000棟超の統合資産管理クラウドサービス。オフィス・工場・店舗などの事業用不動産や、テナントビルなどの投資用不動産など各種用途の施設に対応。総合パッケージの不動産管理エディションでは、資産基本情報・プロパティマネジメント・ビルマネジメント・ポートフォリオ総合分析・アセットマネジメント・固定資産管理の6パッケージとオプションからなる豊富なサービスメニューから選んで利用。

上記以外にも、特定業種、用途の場合目的に応じて5つのエディションを提供し、中でも「@プロパティPM(プロパティマネジメント)エディション」はオフィス/住宅、自社所有/管理受託など様々な物件に対応しており、先進のマンスリーレポートを始め、ほぼ全てのPM業務を網羅。契約管理、請求・支払管理、工事管理など、オーナーと管理会社間でリアルタイムの情報共有が可能。

 

いえらぶCLOUD(株式会社いえらぶGROUP)

いえらぶCLOUD

(出所:いえらぶCLOUD公式Webサイト)

規模・業種を問わず12,000社以上の導入実績のクラウド型不動産業務支援システム。物件情報の仕入れ・入力から、ホームページやポータルサイトからの集客・顧客管理・管理業務、チラシ作成機能も。

使いやすさにこだわり、マニュアル要らずを謳う。最大30以上のポータルサイトへ一括入稿。

「おとり物件」取り締まりへの対策として、入力不備を事前に察知する「広告チェック表示機能」が好評。

 

賃貸革命(日本情報クリエイト株式会社)

賃貸革命

(出所:賃貸革命公式Webサイト)

物件・契約管理・家賃の請求・入金処理を一元管理し、情報処理のミス・ロスを大幅に軽減する、賃貸物件管理システム。複数のポータルサイトへの一括登録可能。利用制限や操作ログの管理など、セキュリティ面にも注力。

パッケージ版の他、クラウド版もあり。

 

賃貸管理システムi-SP(株式会社ビジュアルリサーチ)

賃貸管理システムi-SP

(出所:賃貸管理システムi-SP公式Webサイト)

賃貸管理システムi-SPは、基本の台帳管理の使いやすさに注力したサービス。家主、建物、部屋、契約者データ及び取引業者データから台帳を作成、名前や住所などの基本情報のほか、設計図や契約書類なども電子ファイル保存でき、賃貸管理情報に関わるすべてをデータベース化することが可能。

20年以上に及ぶ開発で培ったノウハウ・機能があり、導入した全国1,000社以上の不動産会社の声を集約・反映したシステム。市販の財務管理ソフトとの連動により、会計処理もスムーズに行える。グループウェア機能もあり。

 

OBIC7不動産関連業向けソリューション(株式会社 オービック)

OBIC7 不動産関連業向けソリューション

(出所:OBIC7 不動産関連業向けソリューション公式Webサイト)

テナント管理・ビルマネジメント・メンテナンス、賃貸管理、管理組合会計など不動産管理業をトータルサポート。

中でも「賃貸住宅管理システム」は、物件検索・入居予約から契約書、重要事項説明書、請求・督促、入金、オーナーへの送金・収支報告、契約更新、退去精算までの、賃貸住宅管理のすべてのプロセスを行える。支払予定・科目別残高・元帳など、経理資料も充実、OBIC7や勘定奉行とのシームレスな連携により会計連携を実現。物件別収支、店舗別収支など、数値データ算出に強み。

ログイン時のID・パスワードによる管理、担当者ごとのメニュー制御、実行ログ履歴チェックなどのセキュリティ対策も。

 

PMVOLANTE(株式会社ソフト・ボランチ)

PMVOLANTE

 (出所:PMVOLANTE公式Webサイト)

ホームページ製作・SEO、賃貸仲介から賃貸管理、アセットマネジメントからプロパティマネジメントまで、不動産賃貸業務全般をITで幅広くサポート。マンスリーレポート作成機能での最大27種類の帳票出力が特長で、全帳票エクセルでの出力の他、雛形登録機能により不動産会社オリジナルフォーマットにも対応。

オーナーや物件情報の管理はもちろん、募集や契約、更新、解約、家賃請求入金管理、物件収支集計まで、業務全般を一通り備えている。「請求・入金管理」については、変動コストまで含めて一括して管理が可能。明細ごとに請求時期を決めることが可能で、フリーレントにも対応。請求・入金の照会はリアルタイムで行える。

 

ミオキューブ(株式会社ミオソフト)

ミオキューブ

(出所:ミオキューブ公式Webサイト)

ミオキューブは、物件管理・間取り図作成・ポータル連動・パノラマレビューなどさまざまな機能を搭載した賃貸仲介業者向けの不動産業務支援システムです。2台のモニターによるデジタル台帳を想定し、スタッフ側の画面には、営業所内の全物件台帳から検索条件に該当する物件が瞬時に表示され、選んでクリックするだけでお客様側画面にはきれいな物件カードが、スタッフ側画面には必要な情報を網羅した台帳が表示。マニュアルがないほどの簡単でシンプルな操作性が売り。オプションでパノラマ映像の提供が可能。

 

まとめ

不動産業務支援システムの導入成功の可否は、システム側の機能もありますが、導入の目的の明確さや、実際に使う人の意識等によって左右されることが非常に多く見られます。機能だけで選ぶのではなく、実際に自社にあった不動産業務支援システムとはどういうものなのか、自社の要素(目的、使い方、使う人、業務形態など)も考慮し、導入に向けて準備を進めていくとよいでしょう。

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作り手の生の声が聞けるインタビューはこちら。

ESいい物件One|インタビュー掲載|クラウド型不動産業務支援システム

ESいい物件One|インタビュー掲載|クラウド型不動産業務支援システム

1,400社、3,700店舗以上の導入実績を持つクラウド型の不動産会社向け業務支援システム。売上向上や業務効率化への機能やサポートが充実。

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pocketpost|入居者への連絡アプリ|インタビュー掲載

pocketpost|入居者への連絡アプリ|インタビュー掲載

不動産管理会社から入居者への連絡は電話ではなくアプリで実施。入居者と連絡がつかずに業務が進まないという問題が軽減されます。1,400社以上の導入実績を持つ不動産業務システムESいい物件Oneの知見を活用。

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