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賃貸管理システムの比較10選!業務効率化と契約獲得増に貢献

賃貸管理システムの比較10選!業務効率化と契約獲得増に貢献

2020-10-20

賃貸物件の管理において、煩雑な作業にお悩みの仲介会社や不動産管理会社の方へ、賃貸管理システムのメリットや比較のポイント、おすすめのクラウドやソフトについてご紹介します。

目次

賃貸管理システムとは?

賃貸管理システムとは、PCを利用して自社の管理している賃貸物件のあらゆる情報を一括管理できるシステムで、複数台のPCや、各店舗とも情報を共有することが可能です。最近はクラウド型のサービスが増えており、大規模な投資・開発を必要とせずに、数万円の月額料金のみで、常に最新のサービス・機能を利用することができます。従来からのインストール型の賃貸管理ソフトも使い勝手や金額面で引き続き選択肢となっています。

主な機能は、物件情報を一度登録すれば複数のポータルサイトや自社ホームページへ掲載できる機能、チラシを作成・出力できる機能、自動マッチングでメールを送信するなどの追客・顧客管理機能の他、各種書類作成や入出金管理など、賃貸物件の管理業務において幅広く対応しています。

また、物件情報の入力一つとっても、補助機能を使って簡単に入力できる、間取り図が簡単に作成できる、といった使いやすい仕組みがなされており、また顧客管理においては分析機能を持ち、Excel管理とは比べ物にならない使い勝手を実現しています。

さらに、ただ楽になるだけでなく、検索で上位表示されるように工夫がなされたホームページ作成機能や、システムを使っての対面営業など、“攻め”の営業にも役立つ機能も豊富なサービスを選ぶことで、大きな売り上げアップの効果が見込まれます。

なお、クラウドサービスはインターネット上で管理され、サービス提供会社が常に最新の状態に保守しているため、古くなった場合の買い替えや社内での複雑な設定・メンテナンスが全て不要な点も嬉しいポイントです。不明点があればサポートデスクに頼ることができますし、システムに詳しいスタッフがいない職場、店舗でも安心して利用することができます。万が一、過失や災害によりPCが故障してしまっても、データはデータセンター上に保存されているため失われることはありません。

これらの理由から、今まで大規模なシステム導入ができなかった中小規模の不動産会社でも、クラウド型の賃貸管理システムを取り入れる企業が増えて広がりを見せています。

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賃貸管理システムの導入メリット

賃貸管理システムを利用すると便利そうなことが分かりましたが、実際にどのような業務がどのように変わるのでしょうか。賃貸管理システムを導入した際のメリットを具体的に4点ご紹介します。

賃貸管理業務の効率化

どの賃貸管理システムを選んでも一番に挙げられるメリットは、煩雑な業務の効率化でしょう。

  • 入居時の書類作成
  • 振込など入出金管理
  • 賃貸の更新手続き
  • 物件オーナーへの収支報告書の作成

以上のような、物件ごとに必ず行わなければいけない業務を、賃貸管理システムを利用することで効率的に行うことができます。今まで追われていたこれらの業務に割く時間が短縮されることで、本来行うべき見込み顧客のフォローや新規営業などに注力する時間が生み出されます。

契約獲得率の向上(掲載機会の増加)

賃貸管理システムを活用することで「露出の機会を増やす」ことができ、結果として契約数の伸びが期待できます。どちらの不動産会社でも、契約者を獲得するために、主要なポータルサイトへの掲載に取り組んでいることでしょう。しかし、そのためのデータ出稿などの手続きは負担となっており、手作業だと多くのサイトに掲載できない、新しい情報をすぐに載せられない、古い情報がいつまでも残り続けるなど、手が回らないといった問題で頭を抱えている企業も多いはずです。それらの煩雑な作業を、賃貸管理システムを利用することで、簡単な登録手続きだけで、より早く、より多くのサイトに最新情報を掲載できるようになります。

契約獲得率の向上(広告訴求力の向上)

前項と似ていますが、賃貸管理システムを活用することで「広告の訴求効果を上げる」ことができ、結果として契約数の伸びが期待できます。どういうことかというと、賃貸管理システムの持つノウハウを容易に取り入れることができる、ということです。

普段から不動産ポータルサイトに賃貸物件を掲載する際に、どのような文言を書けばユーザーに訴求でき、契約につながるのか頭を使っているでしょう。自社における今までの成功案件や、近隣の他社のものを真似してみるなど、試行錯誤を続けているケースも多いかもしれません。賃貸管理システムの中には、物件掲載情報とその反響をデータとして蓄積しており、どのようなコメントを掲載すると反響が高まるのかAI分析を通じて把握しているサービスもあります。それらの膨大な実績データをもとに、どのような文言にすれば契約率が高まるのか、コメントを自動で生成・提案してくれる機能を持っています。その機能を上手く使うことで、データに基づいた成功例を簡単に活用できるため、業務効率化だけでなく、広告訴求力が自然と上がり、契約獲得率の向上という効果が期待できるのです。

なお、広告効果とは、費用をかけた有料の広告だけを指すのではありません。検索エンジンで「駅名×条件」などで検索した際に、自社ホームページが少しでも上位に表示されれば検索流入からのアクセスが見込めます。賃貸管理システムの運営会社によってはシステムの提供だけでなく、自社ホームページの検索順位を少しでも上げられるようなSEO対策やLPO対策、ホームページ作成といったサービスも合わせて提供しているものもあるので、検討してみるのもよいでしょう。

賃貸管理に関連するトラブルの防止

賃貸管理システムを導入することで、今までExcel管理と手作業で行っていた業務をシステム化できるため、ヒューマンエラーの防止につながります。具体的には、更新手続きのし忘れや、契約関連書類の紛失、入出金の確認漏れ・金額の間違いといったミスの心配がなくなります。システム内のデータベースで進捗管理し、例えば更新日が近づくと自動でアラートが出るなどの通知機能を利用することで、忘れたり遅れたりすることがなくなります。日々外出して営業に追われる忙しい担当者でもミスなく管理できるようになり安心です。また、担当者が不在の場合でもシステム上で他のメンバーが確認できるため、担当者がいないから分からない、といったことが減り、サービス向上に加えて業務のスピードアップが図れます。

また、属人的な方法を続けていると担当者が異動や退職してしまった場合に引継ぎがネックとなってしまいますが、賃貸管理システムで管理されていれば記憶に頼る必要なく、誰でも安心して対応を続けることが可能です。入れ替わりや異動が多い職場においては嬉しいポイントではないでしょうか。

 

賃貸管理システムの比較のポイント

賃貸管理システムのメリット4点を見てきて、業務の効率化だけでなく契約数の伸びやトラブル防止にも期待が持てることが分かりましたが、実際に賃貸管理システムを導入する場合、どのようなポイントで選んだらよいのでしょうか。賃貸管理システムの比較のポイントを3点ご紹介します。

  • 自社の業務に応じた必要な機能範囲

賃貸管理システムには幅広く機能があり、様々なことができます。その中でもどの機能を優先的に必要とするのかは、仲介中心なのか、賃貸管理業務中心なのかで異なります。例えば、入居手続き、更新管理や入出金管理などの管理業務を効率化するのであればそれらに強みがあるシステムを、物件紹介のポータルサイトへの広告出稿や来店への誘導をより強化したい場合は契約者の獲得に強いシステムを選ぶ必要があります。

また、同じような機能でも機能差がある可能性がありますのでその点でも確認が必要です。例えば、ポータルサイトへの広告出稿支援機能の場合、いくつのポータルサイトに対応しているのか、物件の更新情報は自動的に反映されるのか、物件情報の入力はすべて手入力が必要なのか、それとも入力補助機能がついているのか、といった点が確認点となります。

  • 機能改善の方針

法令により新たに対応しなければならないことや変更点などがあり、そのためには機能面でアップデートされる必要があります。クラウド型でそれなりの頻度でアップデートされるものを利用すれば買い替えや面倒な修正が不要で安心して利用できます。
(ソフトウェア型でも、短いサイクルでアップデートできるタイプの場合は問題ありません)

  • サポート体制

賃貸管理システムはバックオフィス業務専門の担当者向けというより、対面や電話で顧客とやり取りする営業担当者もさっと使えるように想定して作られています。誰にでも操作しやすいように工夫されていますが、とはいえ、使い方に困ってしまう場合もあります。お客様を待たせるわけにいかないので、すぐにその場で解決できるようサポート体制で安心して使えるサービスが良いでしょう。

 

主な賃貸管理システム

賃貸物件管理に役立つ、おすすめの賃貸管理システムをご紹介します。

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ESいい物件One 賃貸/賃貸管理(株式会社いい生活)

ESいい物件One 賃貸/賃貸管理

(出所:ESいい物件One 賃貸/賃貸管理公式Webサイト)

不動産業に関するクラウド型システムを展開するESいい物件Oneシリーズの賃貸管理システム。募集から成約までを管理する「賃貸」と契約から解約までを管理できる「賃貸管理」の2サービスあり。

「賃貸」・・・一度の物件登録で、ポータルサイト掲載・自社ホームページ反映・チラシ出力などの機能や、追客・顧客管理機能(CRM)といった基本機能の他、物件チラシや賃貸借契約書も豊富なテンプレートですぐに作成でき、スマホで見やすい写真入りの物件紹介メールを自動配信など、簡単に使える仕組み多数。FCシステム、自社システムとの連携可能。

「賃貸管理」・・・管理戸数10,000戸クラスの大手管理会社から創業したての不動産会社までカバー。帳票186種類あり、オリジナル帳票をエクセルテンプレートで自由に登録可能。使うほど学習する入出金自動消込機能で賃貸・入出金を管理できる。

  • 料金 「賃貸」初期料金200,000円 + 月額20,000円~
  • 料金 「賃貸管理」初期料金100,000円 + 月額20,000円~
  • 登録する物件の上限数および上限ファイル容量により月額利用料が変わる。

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いえらぶCLOUD(株式会社いえらぶGROUP)

いえらぶCLOUD

(出所:いえらぶCLOUD公式Webサイト)

導入実績12,000社以上の不動産業務支援システムで、不動産の業務に必要なツールが詰まったオールインワンパッケージで、管理物件委託から解約までの管理はオプションとしての賃貸管理システムを利用できる。物件紹介のコメントは登録した内容を基に、何兆通りもの組み合わせで文章を自動作成できる機能など、広告訴求力に強み。もちろんポータルサイトへの簡単登録や顧客管理、ワンクリックでの収支報告書作成などの入出金管理、更新の自動通知機能などの基本的な管理機能も豊富。SEOに強いホームページ制作もプランに含まれているため、業務全般任せたい場合に特におすすめ。

  • 料金 月額50,000円~。
  • 初期費用はお問合せ。

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賃貸革命クラウド版(日本情報クリエイト株式会社)

賃貸革命クラウド 公式Webサイト

(出所:賃貸革命クラウド版公式Webサイト)

賃貸管理ソフト「賃貸革命10」のクラウド版が「賃貸革命 クラウド」。賃貸物件・契約・入居者などの情報をシステムで集約し、物件管理、契約管理、家賃管理を全てシステム上で一括管理できる。家賃の他各種費用の管理の他、1案件につき20件までの対応履歴を登録できる問合せ管理や、修繕情報の記録の管理などの機能も。

もちろん仲介業務についての機能も豊富。物件データのポータルサイトへの連動はオプション。

  • 料金はお問合せ。

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賃貸名人(株式会社ダンゴネット)

賃貸名人

(出所:賃貸名人公式Webサイト)

導入企業5,000社突破の賃貸管理システム。物件情報管理、更新手続き、修繕・クレーム・問い合わせ履歴、入金管理等の管理業務全般の機能が一通り揃っている他、種類豊富な帳票類が用意されている。電気や水道の検針値からの料金計算や、金融機関や保証会社とのデータ連動も可能で、特に金融機関システムとの連動させるファームバンキング機能は一番人気のオプション。専用コールセンターや導入支援・訪問操作説明等のサポートも充実しており、システムに不慣れな環境でも安心。インストールするソフト型。

  • 料金 198,000円/1台用~。

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Cloud ChintAI(イタンジ株式会社)

Cloud ChintAI

(出所:Cloud ChintAI公式Webサイト)

空室物件確認、自動内見予約、自動申込受付などの機能に強みを持つクラウド型不動産業務システム。物件確認自動応答システム「ぶっかくん」、内見予約自動受付システム「内見予約くん」、WEB申込受付システム「申込受付くん」、電子契約システム「電子契約くん」の4サービスが提供されている。WEBで、自動で受け付けて手間を省くだけでなく、電子契約では賃貸契約をWEBで締結でき、店舗への来店不要でスマートフォンやPCで完結できるため、業務のスピードアップが期待できる。

  • 料金はお問合せ。

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SP-Cloud(株式会社ビジュアルリサーチ)

SP-Cloud

(出所:SP-Cloud公式Webサイト)

導入実績2,500社以上のクラウド型賃貸管理システム。パッケージ版もあり。税理士監修のもと開発された主要な財務会計ソフトへの連動機能で仕訳の効率化が可能。標準帳票100種類以上(パッケージ版は150種類以上)。ポータルサイトへの連動はオプション。管理業務に特化した作りで、仲介業務やホームページ作成などは別システムが必要。

  • 料金 初期費用150,000円 + 月額15,000円~。

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リドックス(ReDocS)(Bambooboy株式会社)

リドックス

(出所:リドックス公式Webサイト)

導入900社超の、低価格が人気のクラウド賃貸管理システム。物件情報・契約情報管理といった基本機能を始め、家賃管理・入金消し込み、契約書類・各種帳票出力、精算明細作成・オーナー送金、空室テナント募集ページ作成など、幅広い業務に対応した機能が充実。

PC・タブレット・スマホ対応、Windows・Mac対応。利用は6ヶ月契約か1年契約。30日間無料トライアルあり。

  • 料金 月額2,980円/100区画、月額6,980円/500区画~。
  • 初期費用 49,800円。

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賃貸管理システム(アットホーム株式会社)

賃貸管理システム

(出所:賃貸管理システム公式Webサイト)

不動産総合サイトで有名なアットホームが運営するクラウド賃貸管理システム。基本の「台帳プラン」の他、契約・更新・解約に関する契約情報をシステム化できる「契約管理プラン」、入出金まで金銭のやりとりに関する情報まで管理できるフルパッケージの「家賃管理プラン」まで業務に合わせての3つのプランを用意。賃貸管理システムに登録した空室情報をATBBに簡単に連携でき、募集条件の変更なども賃貸管理システム上で行える。

  • 料金 お問合せ。

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RentUP(有限会社サイプラス)

RentUP

(出所:RentUP公式Webサイト)

契約、入出金管理、滞納者管理等、一通りの機能がそろったクラウド賃貸管理システム。複数台、複数拠点でも初期費用および月額費用は変わらず、アカウント発行数も無制限。会社のイメージカラーに合わせたい、業務を行う上でボタン位置を使いやすい場所に変更したい、などのご要望に合わせて、会社ごとにカスタマイズを初期費用内で行う。

  • 料金 月額 回収金額の0.3%または最低25,000円(税別)のどちらか高い方。
  • 初期費用75万円~。

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らくらく賃貸管理(らくちん)(株式会社いえらぶGROUP)

らくらく賃貸管理(らくちん)

(出所:らくらく賃貸管理公式Webサイト)

管理機能に特化した賃貸管理システム。仲介、募集の機能は持たず、「いえらぶCLOUD」を提供する株式会社いえらぶGROUPが、必要な機能を厳選し、低価格が実現したサービス。導入実績は5,000社以上。その分、管理業務に特化しており、業務効率化が期待できる機能がそろっている。家主・物件管理、対応漏れ・トラブルを減らす契約更新・解約の管理、ワンクリックでの契約書作成、自動照合で簡単に入金確認ができる家賃・管理料の管理、TODO管理、等の管理機能の他、収支報告書の作成、対応履歴の登録等も対応している。

  • 料金 月額8,000円~。

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これも注目?入居者管理ソフトの選び方

ここまで見てきて、賃貸物件の管理業務においては賃貸管理システムを導入することで効率化されることが分かりました。では実際に入居者とのやり取りはどのくらい負担が軽減されるのでしょうか。ご紹介したおすすめサービスの中で、修繕などの記録の管理機能や電子契約の機能を持つシステムもありましたが、入居者と管理会社とのやり取りに特化した別システムを利用することで、入居者管理業務についても効率化が図れます。

具体的には入居者管理ソフト(入居者管理アプリとも呼ばれる)を導入し、入居者にもインストールしてもらうことで、アプリを通して更新・退去手続き、点検や清掃のお知らせ、サポートチャット、ライフラインの連絡先やエアコンの取扱説明書等の閲覧、といったやり取り、手続きを行うことが可能です。ちょっとしたことでも電話連絡だとなかなかつながらないことが多く、管理会社の手間の増幅、手続きの遅れにつながっていましたが、入居者管理アプリを通して管理会社も入居者もお互いに自身の都合のよいタイミングで手続きでき、利便性向上とスピードアップにつながります。

入居者管理ソフトの導入効果や選び方などは、「入居者管理アプリの比較!不動産管理を効率化する方法」の記事をご参照ください。

 

まとめ

賃貸物件の管理業務の効率化について、賃貸管理システムのメリットや比較のポイント、おすすめの賃貸管理ソフト、そして入居者管理ソフトについてご紹介しました。いつまでも手作業とExcelに頼っているわけにいかない、いつかはシステム化、と思いながらも日々の業務に追われ、重い腰が上がらない方も多いかもしれませんが、クラウド型の賃貸管理システムには忙しい現場でもすぐに使える工夫が詰まっています。無料トライアルを設けているサービスも多いため、次の繁忙期の前にぜひ使い勝手を試してみることから始めてみるのがおすすめです。

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