最終更新日:2024-03-01
「不動産事業者として賃貸管理業務を効率化したい」、「企業の資産管理部門としてCRE戦略を強化したい」など、不動産管理の課題は、立場や状況によって大幅に異なります。ここでは、目的別に主な不動産管理ソフトの機能や選び方について解説します。
不動産管理ソフトとは、賃貸物件や不動産資産など、不動産に関する情報を一元管理して管理業務を効率化させるためのシステムです。
なかでも、クラウド型のシステムは、「初期導入費用を抑えられる」、「場所を選ばず情報共有できる」、「システムに沿って物件情報や入居者情報を入力するだけで手軽に利用開始できる」といったメリットがあります。常に最新版にアップデートされ自動的に新機能が追加されるところも魅力です。
また、不動産管理ソフトは、主に以下の2つに分類することができます。
次項では、それぞれのソフトのタイプ別に利用目的を詳しくみていきましょう。
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不動産管理ソフトは大きく2つの利用目的別に分けられます。それぞれのタイプ別に得られるメリットや導入効果を確認しておきましょう。
不動産事業を主軸としている企業や経営者
データの一元管理や各業務のオンライン化によって効率化できるのが、賃貸管理ソフトの主なメリット。募集・契約・請求・更新・解約まで賃貸契約/管理を網羅的にカバーできるのが特長です。
システムに登録したデータをもとに、物件情報や入居者情報といった契約情報の検索・閲覧や、自動で台帳や契約書類、請求書の自動作成などが可能で、ミスの防止や省人化を実現します。不動産ポータルサイトや自社ホームページと連携して、広告出稿や情報更新にも対応するソフトも。プロセス業務を効率化することで、新規獲得や顧客満足度向上のための施策立案など、生産性の高い業務に注力できます。
保有する不動産の有効活用に向けて、戦略的な計画を必要とする企業の管理部門や経営者
不動産情報をデータ化して一元管理できるため、すべての不動産の状況をリアルタイムで把握できます。データによる客観的な評価のもと課題に対処して戦略を立てられるので、拠点の統廃合のスピーディーな判断や、業態・規模・立地の異なる複雑な店舗管理を俯瞰して判断するといったことも容易に。
続いて、それぞれのソフトのタイプ別に主要な機能やできることを見ていきましょう。
| 契約管理 | 顧客情報（契約者や連帯保証人）や賃貸借契約条件を物件情報と紐付けて一元管理できる。 |
|---|---|
| 請求管理 | 毎月の賃料や更新/解約時の請求を管理。条件を登録しておくことでシステムが自動的に通知できるサービスも。 |
| 入金管理 | 家賃の入金確認や消込作業の確認や対応状況などを管理できる。ネットバンキングと連動しているサービスを利用すれば自動化も可能。 |
| 収支管理 | 敷金や礼金、保証会社への保証料、管理料などの収支を正確に管理できる。全体/個別の終始管理や、登録データをもとに収支の項目を自動集計してグラフや表に落とし込んでレポート化できるサービスも。 |
| 連絡管理 | テナントやオーナーとの修繕やクレームなどの連絡全般を管理できる。オーナーへの送金採算明細やマンスリーレポートを簡単に作成できるサービスも。 |
| 資産情報管理 | 建物や土地の所在地・面積・リスクなどの情報、物件取得価格・評価額、修繕工事履歴といった詳細なデータを一元管理できる。集約した資産情報をもとに、賃料設定の見直しや、長期的なコストバランスを踏まえた修繕工事の実施判断などが可能に。保有する不動産による収益の改善が見込める。 |
|---|---|
| プロパティマネジメント | 契約情報、予算実績管理、請求額管理、契約の申請承認ワークフローなどを一元管理できる。テナント名・賃料・契約期間などの賃貸借契約情報を不動産ごとにまとめて登録し、管理できるため、プロパティマネジメントの内製化も可能。マネジメント会社を挟まず、保有不動産に入居するテナントのニーズを直接把握することで、施設の稼働率向上につながる的確な施策立案にも役立つ。 |
| 保有ビル管理 | 作業報告書、点検記録、メンテナンス履歴、クレーム対応状況、機器部材台帳など、営業所や担当者ごとに異なるビル管理業務の事務処理プロセスを標準化して一元管理。 顧客ごとにメンテナンス、保安警備、清掃など提供業務が異なる場合でも、業務の複雑化の解消が期待できる。 |
ここでは、それぞれのタイプ別に、自社に適したサービスを選択する上でのポイントをご紹介します。
＜賃貸管理向けソフトの選び方＞
賃貸管理向けの不動産管理ソフトには、一般的に、物件情報管理、部屋情報管理、契約者管理、賃料・更新・解約などの請求管理といった豊富な機能が標準搭載されています。その中で、特にどの業務を改善したいかによって注目すべき機能が変わってきます。
たとえば、家賃請求や入金管理などを効率化して、経理担当者の負担を軽減したいのであれば、銀行データと連動して入出金管理を行うファームバンキング機能や、入金・送金情報を会計ソフトに取り込める機能を備えたサービスが適しています。
営業活動を強化したい場合には、顧客の閲覧した物件の類似表示を自動化するAI追客や、顧客の行動履歴をビッグデータ化し成約につなげるためのノウハウとして蓄積するなど、営業活動のサポート機能が充実しているサービスを選ぶのがおすすめです。
HPやチラシの作成、主要な不動産ポータルサイトに広告出稿する業務を効率化したいのであれば、HPやポータルサイトと連動できるサービスを利用すれば、スムーズに作成や情報の更新ができるようになります。
定期的なアップデートのもと、法令や税率に改正や変動があった場合でも迅速に対応できるサービスであることを確認しておきましょう。操作方法でわからないことや、トラブルがあった場合にどのような対応をしてくれるのかもポイントです。
コールセンターが設置してあるサービスや電話やチャットによってリアルタイムに対応してくれるなどのサポートが整っているサービスであれば安心です。
いくら機能が充実していても、管理画面が複雑で使いにくいようでは意味がありません。社内メンバーが負担なく使いこなせるユーザーインターフェースであるかどうか、導入前にトライアルなどで必ず試すようにしましょう。
また、自社の運用に合わせて柔軟に項目やレイアウトをカスタマイズできるかどうかも確認しておくとよいでしょう。
＜CRE（企業不動産）戦略向けソフトのタイプ＞
CRE戦略を強化するためには、システムを利用して一元化したデータをどのように活用していくかがポイントとなります。企業戦略に基づいて、保有資産の最適な活用方法を知識のある専門スタッフにコンサルティングしてもらえる体制であるかが重要です。
しっかりとヒアリングをして課題を明確化し、導入の事前準備からサポートしてくれるサービスを選ぶとスムーズにシステムの利用を開始できます。
標準機能にはない専門性の高い機能を備えたサービスであれば、自社の業務に合わせて必要な機能を拡張し、システム利用による業務の効率化や精度を更に向上させることができます。
たとえば、「@プロパティ」では、戦略管理・物件や契約の情報管理・日常の営繕管理など、CRE特化の機能の他、1クリックでLCC計画・固定収益シミュレーションが作成できる機能、受託物件契約管理機能といった機能を網羅的に搭載。事業会社向け、デベロッパー向け、プロパティマネジメント業向け、不動産管理業向けなど幅広い業種に対応しています。
また、会計システムなど他のシステムと柔軟に連携できるかどうかも確認しておきましょう。
不動産管理における情報は、契約情報、資産情報など、重要事項ばかりのため、セキュリティ対策は万全にしなくてはなりません。
たとえば、部門やユーザーごとにアクセスできる情報への範囲を限定できる権限設定機能や、不正アクセス防止のためにデータへのアクセスを特定IPアドレスに限定する機能、ログイン情報や実行ログの履歴が取れる機能などがあれば、効率的にセキュリティを強化できます。
クラウド型のサービスであれば、導入費用はほとんどかかりませんが、その分、月額のコストがかかります。長期的にみて、負担にならない適正価格であるか検討するようにしましょう。業務の拡大や縮小に合わせて、柔軟に対応できるサービスであれば利便性が高いです。
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（出所：いえらぶCLOUD公式Webサイト）
物件情報や広告の管理をはじめ、チラシや書類の作成から業務分析までできる、不動産業務の総合支援システム。導入実績15,000社以上を誇る。40社以上の不動産ポータルサイトと連動し、ワンクリックでまとめて出稿できる。細部までこだわって開発された機能や、わかりやすく操作性の高いデザインも強み。「現場に即したサービス」として定評がある。動画マニュアル、オンラインでのサポート対応、訪問してのコンサルティングなど複数の支援策があり、導入後の手厚いサポートが整っているのも魅力。
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(出所：賃貸名人公式Webサイト)
空き物件検索、物件情報管理・検索、部屋情報管理、入金情報管理、収支情報管理といった基本機能からインターネット検索サイト出力機能、ちらし作成専用ソフトとの連動まで、賃貸管理業務を効率化する機能を50以上備え、追加費用なしに利用することができる。オプションでファームバンキング機能の利用も可能。登録管理戸数無制限で利用できるのも魅力。
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(出所：ITANDI BB公式Webサイト)
不動産賃貸に特化したワンストップサービス。不動産業者間サイト「ITANDI BB」をはじめとした専用の不動産情報サイトへの物件掲載から、物確、内見予約、入居申し込み、更新・退去手続きまでをオンライン上でワンストップで行える。ポイントは物件掲載と仲介機能のみであれば無料で利用でき、それ以外の物確、内見予約、入居申し込み、更新・退去手続きなどは、それぞれオプションになっているところ。自社が課題に感じている部分のみ無駄なく利用できる。
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（出所：いい生活のクラウドSaaS 賃貸/賃貸管理公式Webサイト）
不動産業に特化したクラウドで提供するデータベースシステム。1,500社、4,500店舗以上の導入実績を誇る。業務・業態に合わせて、賃貸の営業活動を支援する「いい生活 賃貸クラウド One」、賃貸管理業務を支援する「いい生活 賃貸管理クラウド」、売買仲介営業を支援する「いい生活 売買クラウド One」を含めた6つのサービスの中から選択することができる。物件の広告掲載、問い合わせ対応、重要事項の説明、契約等の営業活動や、家賃管理、修理依頼対応、売上管理といった、不動産取引のプロセスを網羅的にカバーし、業務効率化だけでなく「売上が上がる手段」も提供している。
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（出所：賃貸革命クラウド版公式Webサイト）
賃貸業務から管理業務までひとつのソフトウェアで一元管理できる、賃貸管理ソフト「賃貸革命10」のクラウド版。賃貸管理業務 の『テレワーク化』を促進できる。1案件に20件までの対応履歴を登録可能とする問合せ管理機能や、清掃や点検結果を記録して業務効率を向上させる巡回管理オプション機能など、管理業務のミス・ロスを削減できる機能が充実。200種類以上の帳票を収録し、さらにオリジナルの帳票も作成することができる帳票デザイナー機能も魅力。
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(出所：らくらく賃貸管理公式Webサイト)
導入実績は10,000社以上、仲介、募集の機能は持たず、管理機能に特化した不動産管理クラウド。「いえらぶCLOUD」を提供する株式会社いえらぶGROUPが、必要な機能を厳選して低価格を実現したサービス。物件管理、入出金管理、契約管理、入居者やオーナーとのやりとり管理など、管理業務の効率化をはかる機能が充実しており、仲介ではなく管理業務のみのシステム化を検討している企業に最適。家主・物件管理、ワンクリックでの契約書作成、自動照合で簡単に入金確認ができる家賃・管理料の管理、対応漏れ・トラブルを減らす契約更新・解約の管理、TODO管理、等の管理機能の他、収支報告書の作成、対応履歴の登録等も対応している。
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（出所：SP-Ⅱ公式Webサイト）
導入実績6,000社以上のクラウド型賃貸管理システム。物件情報や入居者情報など基本的な契約情報はもちろん、設計図や契約書類などの電子ファイルも保存できるため、1つのシステム上でまとめて管理できる。対応履歴の閲覧・検索も可能。複数のシステムを横断せずに必要な情報をすぐに引き出せる設計だ。登録データは各種帳票として出力可能。契約書類や物件広告、請求データの作成に活用できる。
標準機能に加えて、各種オプションも充実。入居申込者がPCやスマホで入力した申込書情報をシステム上でデータ化・活用するWEB申込サービスや、契約締結や請求書の電子化など、対面で行っていた事務作業のオンライン化に最適だ。
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(出所：リドックス公式Webサイト)
契約書や家賃管理表などの書類作成をはじめ、賃貸管理業務全体を効率化できるクラウド賃貸管理ソフト。シンプルで、誰でも使いこなせるデザインと操作性に定評があり、初めて不動産管理ソフトを導入する場合でも安心して利用することができる。必要な機能を備えながらも、低価格でコストパフォーマンスに優れている点も強み。
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(出所：@プロパティ公式Webサイト)
資産ポートフォリオの分析・評価などのCRE戦略支援や、資産情報の把握や不動産・施設の運営管理など、企業不動産に関するマネジメントを経営面、実務面から支援する不動産管理クラウドサービス。保険・製造・運輸など幅広い業種の企業や官公庁・自治体にて利用されている。
アセットマネジメント、プロパティマネジメント、ファシリティマネジメント、ビルメンテナンス等の主要な不動産関連業務に加え、固定資産管理等の会計機能や会計システム・ERPとの連携機能、BCP対応等、幅広い不動産業務領域をカバー。業務が煩雑な場合や、整理されていない場合でも、導入後にスムーズな利用ができるよう、初期コンサルティングサービスやデータ登録代行のサービスなどサポート体制が整っているのも強み。
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（出所：不動産クラウド公式Webサイト）
事業用/商用不動産に特化した不動産業務支援プラットフォーム。物件管理、CRM、契約管理、賃貸/売買管理、集客/追客などあらゆる機能を搭載し、自由に組み合わせてカスタマイズできる。
特に情報一元化に強みがあり、自社システムデータベースやCSVファイルと連携して、⾃社の保有する物件情報の最新情報の取得・自動アップデートが可能。新規掲載物件、テナント/所有者の変更情報、賃料、販売価格の推移物件の住所、築年数、⼟地/建築⾯積、構造といった物件情報をはじめ、契約内容やレントロール、顧客対応履歴といった契約情報、修繕履歴や投資家/所有者へのレポートといった収支情報まで集約。複数システムをまたぐことなく情報を取得できるため、管理や操作の手間を削減できる。
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(出所：CRE@M公式Webサイト)
CRE戦略を効率的に実行するために、すべての不動産情報をデータ化して一元管理するクラウド型の不動産一元管理システム。担当者や物件ごとに点在していた不動産関連情報を「CRE@M」のデータベースに登録することで、体系的に整理することが可能。項目ごとにデータを抽出し、ポートフォリオ分析やレポート作成にも対応。Googleマップと連動した地図機能を備えており、不動産の位置情報を視覚的に把握することもできる。
また、「CRE@M」専門のスタッフが常駐するコールセンターの設置など、導入の準備から導入後まで、きめ細やかなフォローがあることや、個別の担当者がオーダーメイドのCRE戦略のサポートをしてくれるもの魅力。
(出所：OBIC7ビルマネジメントシステム公式Webサイト)
オフィスビル・商業施設・物流施設・住宅など、様々な不動産物件の管理運営から資産管理まで、不動産経営のトータルマネジメントをサポートする不動産管理システム。月々の賃料請求から入金管理、業務手配や債務支払管理、オーナー精算など、管理・PM（プロパティマネジメント）業務の効率的な運営を支援。会計連携機能や、自社の用語をあらかじめ設定できる項目辞書機能、OBIC7の共通機能である承認機能やワークフローが標準装備されているのも利便性が高い。
賃貸管理にせよ、CRE（企業不動産）戦略にせよ、いずれの場合にも不動産管理には、状況把握や書類作成、定期的な物件の見直しなど、煩雑で手間のかかる業務が多く発生します。不動産管理ソフトを導入することで、情報を一元化し、労力をかけずにミスや手間を削減できるようになります。
また、システムを使って収集したデータは、生産的な業務に活かしていくことも可能です。導入初期には慣れるまで一時的にストレスを感じることもあるかもしれませんが、システムが浸透する頃には、現状とは比較にならないほどの効率化が期待できるはずです。
まずは、手軽に始められるクラウドサービスや無料で試せるサービスから始めて、前向きに導入を検討していくことをおすすめします。
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