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労務管理システムの効果実感が多い理由。比較と利用すべき5ツール

労務管理システムの効果実感が多い理由。比較と利用すべき5ツール

2019.03.30

長年紙に悩まされた労務業務も、ここ最近の労務管理システムの登場で業務が一変するようになりました。労務管理システムでは何をどこまでできるのか、業務がどう変わるのか、そのためにはどのようなシステムを選ぶべきかをご紹介します。

目次

労務管理システムとは?

人事の業務はただでさえ幅広いのに、その中でも労務管理業務には、労働時間の管理、社会保険や福利厚生の加入管理、労使関係管理、給与管理、安全衛生管理等の業務があります。

このうち、労働時間の管理には勤怠管理システム、給与管理には給与計算ソフトが先に広く普及していますが、最近ではそれ以外の業務でもシステム化が進んでいます。

本記事でご紹介する労務管理システムは、社会保険や福利厚生の加入管理、労使関係管理等における業務効率化を目的に利用されるシステムです。

これまでは従業員ごとに紙で作成して関係機関へ提出あるいは保管管理が必要でしたが、システム化により作成や申請の作業が軽減され、労務管理システムの導入効果を実感する声が増えています。

 

労務管理システムでできること

労務管理システムの機能は以下のように、労務管理全般に対して幅広く対応しています。

  • 入社・退社の手続き
    社会保険、雇用保険の資格取得書類や扶養控除等申告書等の作成と関係機関への提出。社会保険、雇用保険の資格喪失の作成と関係機関への提出。
  • 従業員情報の管理
    扶養家族の追加や削除、マイナンバーの収集・管理、住所変更。
  • 年末調整の手続き
    年末調整書類の作成と提出。具体的には、給与支払報告書、源泉徴収票、所得税徴収高計算書、扶養控除等申告書、保険料控除申告書等の作成と提出。
  • 雇用契約書の作成・締結

また、システムによっては電子申請に対応しており、役所や年金事務所等に提出に行く必要がなくなります。厳密にいえば、電子申請は労務管理システムを利用しなくても、政府が提供しているe-Govウェブサイトからできるのですが、操作が複雑なのもあり使い勝手がよいとはいえず、普及が進んでいません。

よって、操作性のよい、民間企業の開発したAPI対応の労務管理システムを利用することで、システム上で電子申請を簡単に行えるようにしている企業が増えています。政府は電子申請を推進したいため、2020年から社会保険の一部手続きについて、大企業に対して義務化する方針が示されており、今後対象企業や手続き内容が増えていくと考えられます。こうした電子申請の波にいち早く乗っておくためにも、労務管理システムの導入は有効です。

なお、注意しなくてはいけないのは、電子申請ができるのは役所やハローワーク、年金事務所などで、健康保険組合や労働保険事務組合の手続きに関しては利用できず(一部利用できるところもあります)、従来通りの紙での申請が必要です。

 

労務管理システムの導入メリットは?

労務管理システムを導入すると、主に管理者側である人事担当者にとってのメリットが多いですが、もちろんユーザー側である従業員にもメリットがあります。双方の立場でのメリットをご紹介いたします。

書類作成の効率化

労務管理システムを導入した際、各種書類作成の効率化が見込まれます。人事担当者の作業が大幅に減るので、人事担当者にとってのメリットと言えます。

  • 各種書類作成を紙で行う場合、人事担当者は対象の従業員に紙を配布して記入してもらい、それを回収、記載事項を確認する、あるいは提出用の書類に転記するといった流れで、手間も時間もかかります。書き損じや記入漏れの際は差し戻しが必要です。労務管理システムを使うと、システムに従業員が直接入力をするので、人事担当者は書類の受け渡し作業から解放されます。記入漏れが減り差し戻しがなくなります。さらに、進捗状況をチェックできるため、作成者に確認する作業や回収漏れも減ります。転記の手間もなくなるため、転記の際の間違いもなくなります。特に、従業員が多い場合や全国各地の拠点とやり取りが必要な場合は大幅な作業軽減が期待できるといえます。
  • 使いやすいシステムに従業員自身で入力することで、人事担当者へ寄せられる書類の記入方法などの質問も減ります。
  • 入退社や休暇中の手続きにおいては、記入依頼のメールを送信し、従業員が労務管理システム上の画面に自身で入力すれば済むため、書類の郵送の手間がなくなります。
  • PCやスマホに入力することで自動作成され、捺印が要らず、紙の配布も不要となり、システム上で書類を管理するため、検索すれば見たい書類は検索ですぐに発見できます。大量の紙ファイルの中から「あの書類はどこにいった?」と探す必要がなくなりますし、そのために書類の保管に時間を割く必要もなくなります。ファイルを保存する場所も省けます。活用することでペーパーレスに繋がることは間違いなさそうです。
  • 一覧画面上で従業員それぞれの進捗状況(未提出、入力中、差し戻し、完了など)が分かるため、書類管理のストレスが減り、催促もスムーズに行えます。

人事担当者にとってのメリットが大きいことが分かりましたが、もちろん申請する従業員にとっても、書類を探しやすくなったり、オフィス以外の場所でもスマホやPCで入力できるようになったりするので、便利になるのは間違いありません。

役所等への書類提出の手間削減

これも人事担当者にとって大きなメリットとなります。労務管理システムを導入すると、書類の申請は電子申請で完結するため、役所や年金事務所へ都度提出しに行く必要がなくなります。外出の予定を大幅に減らすことができ、役所での待ち時間もなく、その分を別の業務に充てられるため、圧倒的な業務効率化と言えます。万が一申請内容にミスがあっても再度出直す必要なく、労務管理システムで修正することができるのもポイントです。

書類発行等、手続きのスピードアップ

書類を早期に発行する必要があっても、提出に行くためには時間に制約があり、手続きが遅れがちになってしますこともありますが、労務管理システムを導入し電子申請を利用することで、急ぎのものはすぐに申請でき手続きがスピードアップします。人事担当者にも従業員にもメリットと言えます。

 

比較のポイントは?

労務管理システムを導入すると人事担当者の業務を圧倒的に効率化し、従業員にも恩恵があることが分かりましたが、では実際にどのようなシステムを選んだらよいのでしょうか。

まず、労務管理システムにはクラウド型とインストール型があり、充実した機能をもつクラウド型のシェアが圧倒的に多く、今から導入を検討するならクラウド型がお勧めです。データを自社で管理する必要がない、自動バックアップといったメリットだけでなく、役所への申請書類の書式変更や法改正など、自動で最新情報にアップデートされるため、間違いが起きにくいからです。インストール型の場合は、自身でバージョンアップや再購入が必要となってしまいます。

クラウド型は1人当たり月額数百円と安価のため、中小規模の企業ならコスト面でもインストール型と比べて断然有利な上、スマホに対応しているクラウド型も多く、インターネット環境さえあれば外出時や出張中はもちろん、自宅やコワーキングスペースでも利用できるため、働き方改革を推し進めたいと考えている企業にとっては必須のシステムになります。

そのようなクラウド型の労務管理システムの中でも、押さえておきたいポイントや必須機能は下記の5点です。

①対応可能な業務・帳票の範囲

比較的新しいサービスが多く、各社ともに対応可能な業務を拡大させていますが、その分使えるサービス、出力できる帳票にばらつきがあるのは事実です。作業を効率化させたい所がカバーできているかの確認は必須で、特に役所等への提出の手間軽減を期待するなら、電子申請に対応している書類数は重要です。

健康保険組合への書類についても、全国健康保険協会(協会けんぽ)、関東ITソフトウェア健保、TJK 東京都情報サービス産業健康保険組合、等、自社の加入の健保のフォームに対応しているかの確認は必須です。

②従業員に入力させる仕組みかどうか

従業員情報を従業員自身に入力させる仕組みかどうかもポイントです。特に人事専任者のいない小規模の企業や、急成長中でどんどん採用を増やしている企業では、人事担当者の業務量を大きく左右します。

③他システムとの連携

労務管理だけシステム化し、勤怠管理や給与計算は手作業で、という企業は少ないでしょう。労務管理システムを導入する際には、既に使っている、あるいは近い将来導入予定の勤怠管理や給与計算のソフトとの連携を考慮した上でシステムを選ぶこともポイントです。

また、労務管理、勤怠管理、給与計算まで全て一つになったシステムもあるので、一気に導入したい際には選択肢になるでしょう。

④サポート体制の充実度

機能が多く、業務上、提出期限に追われることも多いため、使い方を気軽に素早く聞けるかどうかは重要です。メールだけでなく、すぐに聞ける電話やチャットに対応しているかも仕事の手を止めずに使えるかのポイントとなります。

⑤その他の注目機能

通常のプリンタでは印刷できない複写用紙への印刷を代行してくれるサービスは、手書きの負担を減らしてくれるため便利です。

給与明細をデータで発行する機能は、毎月の配布の手間を減らしてくれるため地味に便利です。(この機能は給与計算ソフトについている場合もあります。)

外出するメンバーや、若いアルバイトの多い企業では、スマホに対応しているか、操作しやすいかも重要なポイントとなりますが、スマホでできることが数少ない場合もあるため、注意が必要です。

また、当然のことながら、マイナンバー管理に対応しているかも必須事項です。

 

おすすめの労務管理システム

急速にシェアが広がっているSmartHRを筆頭に、おすすめのクラウド型労務管理システムをご紹介します。

  • SmartHR(株式会社SmartHR)

労務管理に特化し、使いやすさにこだわった作り。マニュアルがなくても直感的に使えるとの声あり。電子申請対応。スマホから入社など各種手続き可能。マイナンバー対応。ほとんどの健保に対応。書類の印刷代行サービスあり。ToDoリストで抜け漏れなく手続きの手順を可視化するため、人事に専任の人をおけないような小規模の企業でも導入しやすい。一方で、10,000名規模の実績もあり。

導入企業18,000社。10名まで無料のプランがあるため、まず無料で導入して会社の規模拡大と共に有料プランに移行も可。

  • 人事労務freee(freee株式会社)

労務管理だけでなく、給与明細作成や年末調整、入社手続きから勤怠管理まで人事の業務に幅広く対応。クラウド会計ソフトfreeeのシリーズ。誰でも連携可能な勤怠APIを公開し、各社との連携を進める。チャットとメールでサポート。電子申請、マイナンバー対応。モバイルアプリでは給与明細の閲覧に加え、勤怠の打刻ができる。100,000事業者が利用。

※注目ポイント
2019年1月より「SmartHR」と「人事労務freee」が連携開始。いずれかに情報が登録されている場合、API連携によって従業員情報の同期可能となり、両システムを使っている場合、二重に登録する必要がない。入社手続きや年末調整、雇用契約など労務手続きに特化した強みの「SmartHR」と、給与計算機能に強みを持ち勤怠管理と労務管理機能をもった「人事労務freee」の連携により、「SmartHR」を複雑化せずにシンプルな使いやすさのまま、機能拡大の狙い。

  • ジョブカン労務管理(株式会社Donuts)

電子申請、マイナンバー対応。給与計算ソフトとの連携もできるが、ジョブカンシリーズの「ジョブカン給与計算」ならデータ取り込み自動(シリーズはワークフローや勤怠管理など全7種)。スマホやタブレットでも手続きできるが、アプリはないのでWEBブラウザ利用。無料プランはあるが電子申請やチャットサポートがないため有料プランを推奨。

  • オフィスステーション(株式会社エフアンドエム)

帳票は97種。電子申請対応。マイナンバー対応。電話やメールでのサポートデスクには社会保険労務士有資格者が在籍。給与システムや勤怠管理システムと連携。導入3000社以上。

  • jinjer労務(株式会社ネオキャリア)

スケジュールやTO DOを可視化。電子申請は可能だが別料金。シリーズは給与管理や勤怠管理など全8種で、一つのデータベースに集約できるのが売り。スマホ対応。

まとめ

比較的新しいサービスの労務管理システムについてご紹介してきましたが、導入することで圧倒的な業務効率化とペーパーレスに繋がることは間違いありません。また、業務の対応領域の拡大が加速しているので、今後もますます便利になり続ける分野です。無料トライアルできるサービスが多いので、業務を絞ってサンプルデータを使って業務の変化を体験されるのもお勧めです。

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