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労務管理システムの比較8選!メリット実感が多い理由

労務管理システムの比較8選!メリット実感が多い理由

2020-07-28

長年紙に悩まされた労務業務も、ここ最近の労務管理システムの登場で業務が一変するようになりました。労務管理システムでは何をどこまでできるのか、業務がどう変わるのか、そのためにはどのようなシステムを選ぶべきかをご紹介します。

目次

労務管理システムとは?

人事の業務はただでさえ幅広いのに、その中でも労務管理業務には、労働時間の管理、社会保険や福利厚生の加入管理、労使関係管理、給与管理、安全衛生管理等の業務があります。

このうち、労働時間の管理には勤怠管理システム、給与管理には給与計算ソフトが先に広く普及していますが、最近ではそれ以外の業務でもシステム化が進んでいます。

本記事でご紹介する労務管理システムは、社会保険や福利厚生の加入管理、労使関係管理等における業務効率化を目的に利用されるシステムです。

これまでは従業員ごとに紙で作成して関係機関へ提出あるいは保管管理が必要でしたが、システム化により作成や申請の作業が軽減され、労務管理システムの導入効果を実感する声が増えています。

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労務管理システムでできること

労務管理システムの機能は以下のように、労務管理全般に対して幅広く対応しています。

  • 入社・退社の手続き
    社会保険、雇用保険の資格取得書類や扶養控除等申告書等の作成と関係機関への提出。社会保険、雇用保険の資格喪失の作成と関係機関への提出。
  • 従業員情報の管理
    扶養家族の追加や削除、マイナンバーの収集・管理、住所変更。
  • 年末調整の手続き
    年末調整書類の作成と提出。具体的には、給与支払報告書、源泉徴収票、所得税徴収高計算書、扶養控除等申告書、保険料控除申告書等の作成と提出。
  • 雇用契約書の作成・締結

また、システムによっては電子申請に対応しており、役所や年金事務所等に提出に行く必要がなくなります。厳密にいえば、電子申請は労務管理システムを利用しなくても、政府が提供しているe-Govウェブサイトからできるのですが、操作が複雑なのもあり使い勝手がよいとはいえず、普及が進んでいません。

よって、操作性のよい、民間企業の開発したAPI対応の労務管理システムを利用することで、システム上で電子申請を簡単に行えるようにしている企業が増えています。政府は電子申請を推進したいため、2020年から社会保険の一部手続きについて、大企業などに対して電子申請を義務化しています。今後も対象企業や手続き内容が増えていくと考えられるため、こうした電子申請の波にいち早く乗っておくためにも、労務管理システムの導入は有効です。

なお、注意しなくてはいけないのは、電子申請ができるのは役所やハローワーク、年金事務所などで、健康保険組合や労働保険事務組合の手続きに関しては利用できず(一部利用できるところもあります)、従来通りの紙での申請が必要です。

 

労務管理システムの導入メリットは?

労務管理システムを導入すると、主に管理者側である人事担当者にとってのメリットが多いですが、もちろんユーザー側である従業員にもメリットがあります。双方の立場でのメリットをご紹介いたします。

書類作成の効率化

労務管理システムを導入した際、各種書類作成の効率化が見込まれます。人事担当者の作業が大幅に減るので、人事担当者にとってのメリットと言えます。

  • 各種書類作成を紙で行う場合、人事担当者は対象の従業員に紙を配布して記入してもらい、それを回収、記載事項を確認する、あるいは提出用の書類に転記するといった流れで、手間も時間もかかります。書き損じや記入漏れの際は差し戻しが必要です。労務管理システムを使うと、システムに従業員が直接入力をするので、人事担当者は書類の受け渡し作業から解放されます。記入漏れが減り差し戻しがなくなります。さらに、進捗状況をチェックできるため、作成者に確認する作業や回収漏れも減ります。転記の手間もなくなるため、転記の際の間違いもなくなります。特に、従業員が多い場合や全国各地の拠点とやり取りが必要な場合は大幅な作業軽減が期待できるといえます。
  • 使いやすいシステムに従業員自身で入力することで、人事担当者へ寄せられる書類の記入方法などの質問も減ります。
  • 入退社や休暇中の手続きにおいては、記入依頼のメールを送信し、従業員が労務管理システム上の画面に自身で入力すれば済むため、書類の郵送の手間がなくなります。
  • PCやスマホに入力することで自動作成され、捺印が要らず、紙の配布も不要となり、システム上で書類を管理するため、検索すれば見たい書類は検索ですぐに発見できます。大量の紙ファイルの中から「あの書類はどこにいった?」と探す必要がなくなりますし、そのために書類の保管に時間を割く必要もなくなります。ファイルを保存する場所も省けます。活用することでペーパーレスに繋がることは間違いなさそうです。
  • 一覧画面上で従業員それぞれの進捗状況(未提出、入力中、差し戻し、完了など)が分かるため、書類管理のストレスが減り、催促もスムーズに行えます。

人事担当者にとってのメリットが大きいことが分かりましたが、もちろん申請する従業員にとっても、書類を探しやすくなったり、オフィス以外の場所でもスマホやPCで入力できるようになったりするので、便利になるのは間違いありません。

役所等への書類提出の手間削減

これも人事担当者にとって大きなメリットとなります。労務管理システムを導入すると、書類の申請は電子申請で完結するため、役所や年金事務所へ都度提出しに行く必要がなくなります。外出の予定を大幅に減らすことができ、役所での待ち時間もなく、その分を別の業務に充てられるため、圧倒的な業務効率化と言えます。万が一申請内容にミスがあっても再度出直す必要なく、労務管理システムで修正することができるのもポイントです。

書類発行等、手続きのスピードアップ

書類を早期に発行する必要があっても、提出に行くためには時間に制約があり、手続きが遅れがちになってしますこともありますが、労務管理システムを導入し電子申請を利用することで、急ぎのものはすぐに申請でき手続きがスピードアップします。人事担当者にも従業員にもメリットと言えます。

 

労務管理システムの比較のポイントは?

労務管理システムを導入すると人事担当者の業務を圧倒的に効率化し、従業員にも恩恵があることが分かりましたが、では実際にどのようなシステムを選んだらよいのでしょうか。

まず、労務管理システムにはクラウド型とインストール型があり、充実した機能をもつクラウド型のシェアが圧倒的に多く、今から導入を検討するならクラウド型がお勧めです。データを自社で管理する必要がない、自動バックアップといったメリットだけでなく、役所への申請書類の書式変更や法改正など、自動で最新情報にアップデートされるため、間違いが起きにくいからです。インストール型の場合は、自身でバージョンアップや再購入が必要となってしまいます。

クラウド型は1人当たり月額数百円と安価のため、中小規模の企業ならコスト面でもインストール型と比べて断然有利な上、スマホに対応しているクラウド型も多く、インターネット環境さえあれば外出時や出張中はもちろん、自宅やコワーキングスペースでも利用できるため、働き方改革を推し進めたいと考えている企業にとっては必須のシステムになります。

そのようなクラウド型の労務管理システムの中でも、押さえておきたいポイントや必須機能は下記の5点です。

①対応可能な業務・帳票の範囲

比較的新しいサービスが多く、各社ともに対応可能な業務を拡大させていますが、その分使えるサービス、出力できる帳票にばらつきがあるのは事実です。作業を効率化させたい所がカバーできているかの確認は必須で、特に役所等への提出の手間軽減を期待するなら、電子申請に対応している書類数は重要です。

健康保険組合への書類についても、全国健康保険協会(協会けんぽ)、関東ITソフトウェア健保、TJK 東京都情報サービス産業健康保険組合、等、自社の加入の健保のフォームに対応しているかの確認は必須です。

また、どこまでの業務を労務管理システムで必要とするかで選び方が変わってきます。例えば、Smart HRは年末調整、給与明細などの機能はすべて込みの料金体系となっています。一方、オフィスステーション労務は、「労務」「年末調整」「給与明細」「マイナンバー」などと機能ごとに提供されているので、仮に年末調整とマイナンバー管理のシステムを既に保有していれば、労務管理とWeb給与明細に絞って購入する、といったことが行えます。どちらのタイプが自社に導入しやすいかは、実現したい業務の範囲や、システムの保有状況や計画によって変わってきます。

②従業員に入力させる仕組みかどうか

従業員情報を従業員自身に入力させる仕組みかどうかもポイントです。例えば、入社前に入力用のURLをメールで渡して入力してもらえば、封書などで紙のフォーマットを渡す手間も、人事担当者側でシステムに入力する手間もなくなります。

③他システムとの連携

労務管理だけシステム化し、勤怠管理や給与計算は手作業で、という企業は少ないでしょう。労務管理システムを導入する際には、既に使っている、あるいは近い将来導入予定の勤怠管理や給与計算のソフトとの連携を考慮した上でシステムを選ぶこともポイントです。

また、労務管理、勤怠管理、給与計算まで全て一つになったシステムもあるので、一気に導入したい際には選択肢になるでしょう。

④サポート体制の充実度

機能が多く、業務上、提出期限に追われることも多いため、使い方を気軽に素早く聞けるかどうかは重要です。メールだけでなく、すぐに聞ける電話やチャットに対応しているかも仕事の手を止めずに使えるかのポイントとなります。

⑤その他の注目機能

通常のプリンタでは印刷できない複写用紙への印刷を代行してくれるサービスは、手書きの負担を減らしてくれるため便利です。

給与明細をデータで発行する機能は、毎月の配布の手間を減らしてくれるため地味に便利です。(この機能は給与計算ソフトについている場合もあります。)

外出するメンバーや、若いアルバイトの多い企業では、スマホに対応しているか、操作しやすいかも重要なポイントとなりますが、スマホでできることが数少ない場合もあるため、注意が必要です。

また、当然のことながら、マイナンバー管理に対応しているかも必須事項です。

 

おすすめの労務管理システム

労務、年末調整やWeb給与明細など包括的に利用できるSmartHRや、必要な機能ごとに購入できるオフィスステーション労務などを含めておすすめのクラウド型労務管理システムをご紹介します。

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SmartHR(株式会社SmartHR)

SmartHR

(出所:SmartHR公式Webサイト)

導入企業20,000社。労務管理に特化し、使いやすさにこだわった作り。マニュアルがなくても直感的に使えるとの声あり。電子申請対応。スマホから入社など各種手続き可能。マイナンバー対応。ほとんどの健保に対応。書類の印刷代行サービスあり。ToDoリストで抜け漏れなく手続きの手順を可視化するため、人事に専任の人をおけないような小規模の企業でも導入しやすい。一方で、10,000名規模の実績もあり。15日間の無料お試しあり。

30名まで無料のプランがあるため、まず無料で導入して会社の規模拡大と共に有料プランに移行も可。

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楽楽労務(株式会社ラクス)

楽楽労務

(出所:楽楽労務公式Webサイト)

導入実績6,000社以上のバックオフィス業務の効率化を実現してきたラクスの「楽楽シリーズ」のノウハウを活かした労務管理システム。入社時の情報収集は、入社予定者へ通知メールを送るだけで、入社予定者自身がPCやスマホなどで必要情報を入力。社会保険に関わる届出書などは提出された情報をもとに自動で作成。また、作成された届出書はそのまま電子申請できるので、郵送や窓口への持ち込みなどが不要。

10年以上にわたりクラウドサービスを提供してきた独自ノウハウをもとに、機能の追加や使いやすさの向上のために年に数回のバージョンアップを実施。

  • 料金 初期費用 + 月額利用料30,000円~
  • 月額利用料は利用ユーザー数に応じて変動 (例:従業員300人の場合、従業員1人あたりの月単価267円。)

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オフィスステーション(株式会社エフアンドエム)

オフィスステーション

(出所:オフィスステーション公式Webサイト)

導入10,000社以上の労務管理システム。労務の他、シリーズに年末調整、給与明細、有休管理、マイナンバーなどあり。もちろん他社システムの給与システムや勤怠管理システムとのAPI連携も可能。対応している帳票は119種超。電子申請対応。電話やメールでのサポートデスクには社会保険労務士有資格者が在籍。30日間無料お試し有。

  • 料金 労務だけの場合は年間220,000円(従業員100名)だが、シリーズ全てのオールインワン料金だと、年間472,000円。一人あたりの月額は394円。
  • 初期費用なし。

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人事労務freee(freee株式会社)

人事労務freee

(出所:人事労務freee公式Webサイト)

中小企業向けで、給与計算まで行える労務管理システム。クラウド会計ソフトfreeeのシリーズ。労務管理だけでなく、給与明細作成や年末調整、入社手続きから勤怠管理まで人事の業務に幅広い業務をfreee1つで行えるため、人事マスタの管理が効率化。保険料率・税率を自動で反映し、手続きを自動化。誰でも連携可能な勤怠APIを公開し、各社との連携を進める。チャットとメールでサポート。電子申請、マイナンバー対応。モバイルアプリでは給与明細の閲覧に加え、勤怠の打刻ができる。100,000事業者が利用。「SmartHR」とのAPI連携によって従業員情報の同期可能となり、両システムを使っている場合、二重に登録する必要がなく機能拡大できる。無料お試しあり。

  • 料金 ベーシックプラン(年払いの場合)1ヶ月あたり3,980円~。(従業員3名分の料金を含む。)

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ジョブカン労務管理(株式会社Donuts)

ジョブカン労務管理

(出所:ジョブカン労務管理公式Webサイト)

電子申請、マイナンバー対応の、ジョブカンシリーズ(シリーズはワークフローや勤怠管理など全6種で累計80,000社以上の導入実績)の労務管理システム。勤怠管理、給与計算と合わせて3サービスでお得になる人事労務バリューセットあり。

給与計算ソフトとの連携もできるが、「ジョブカン給与計算」ならデータ取り込み自動。スマホやタブレットでも手続きできるが、アプリはないのでWEBブラウザ利用。無料プラン(従業員数5名まで)はあるが電子申請やチャットサポートがないため有料プランを推奨。30日間無料トライアルあり。

  • 料金 月額400円/ユーザー。
  • 初期費用なし。

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jinjer労務(株式会社ネオキャリア)

jinjer労務

(出所:jinjer労務公式Webサイト)

jinjerシリーズの労務管理システムで、シリーズには他には給与管理や勤怠管理など全8種。一つのデータベースに集約できる点が人気で、各人事業務のデータベースを1つにすることによって、情報入力の回数削減や、廃棄の手間をなくすことができる。スケジュールやTO DOを可視化し、手続き漏れや締め切りの管理ができる。電子申請は可能だが別料金。スマホ対応。無料トライアルあり。

  • 料金 月額300円/人だが、労務管理だけでの単体販売はないため、人事管理や給与計算(どちらも月額500円)、勤怠管理(月額300円)などと組み合わせて利用。

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e-AMANO人事届出サービス(アマノ株式会社)

e-AMANO人事届出サービス

(出所:e-AMANO人事届出サービス公式Webサイト)

タイムレコーダーで有名な同社が提供する労務管理システム。入退社手続き、年末調整、マイナンバー管理、雇用契約、給与明細など、様々な手続き・帳票を網羅。収集したデータは同社の給与計算ソフトに連携でき、年末調整の控除計算はもちろん、マイナンバーデータや生保団体ネットから提供されたデータのAPI連携、あるいはCSV連携が可能。e-Gov電子申請対応。スマホ対応。

  • 料金 月額300円/1~50名まで。(人数が増えるごとに安くなる。)
  • 初期費用なし。

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DirectHR(株式会社エムケイシステム)

DirectHR

(出所:DirectHR公式Webサイト)

社労士業務支援システムで20年の実績がある「社労夢シリーズ」を運営する同社が提供する、一般企業と社会保険労務士事務所向けの労務管理システム。入社から出産・退職を含む会社への申請処理をクラウドで管理でき、従業員が申請したデータから、担当者は電子申請まで行える。離職票や労災通知書などの公文書は従業員が見たい時にmyboxでいつでも確認、ダウンロード可能。電子申請対応。マイナンバー管理、Web給与明細、年末調整の機能もあり。

  • 料金 月額400円/人。(11~500名の場合)
  • 10名までは無料。
  • 初期費用なし。

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まとめ

比較的新しいサービスの労務管理システムについてご紹介してきましたが、導入することで圧倒的な業務効率化とペーパーレスに繋がることは間違いありません。また、業務の対応領域の拡大が加速しているので、今後もますます便利になり続ける分野です。無料トライアルできるサービスが多いので、業務を絞ってサンプルデータを使って業務の変化を体験されるのもお勧めです。

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