最終更新日:2023-07-12
マイナンバー管理システムを導入して、従業員のマイナンバーを安全かつ効率的に収集・運用したいと考えている総務や人事担当者の方へ。導入メリットやシステムのタイプ、比較のポイントなどをご紹介します。
マイナンバー管理システムとは、企業が従業員のマイナンバーを収集・保管・利用・破棄するまでのプロセスを、クラウド上で完結できるシステムです。保管の負担や紛失のリスクを低減するのはもちろん、安全管理措置への対応にも役立ちます。
2016年から運用がスタートした「マイナンバー制度」により、官公庁や自治体に提出する書面にマイナンバーを記載することが、すべての企業に義務付けられました。更に、企業は従業員のマイナンバーを適切に管理するための安全管理措置を講じなければならないとされています。
そのため、企業は個人情報保護委員会が公表している「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に則り、従業員から収集したマイナンバーの漏えい・滅失・毀損などの事故を防止し、マイナンバーが不適切に使用されないよう、安全対策に万全を期すことが求められます。その際に役立つのが、マイナンバー管理システムです。
マイナンバー管理システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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マイナンバー管理システムの導入メリットとしては以下の３点が挙げられます。
マイナンバーは重要な個人情報のため、すべての企業に厳格な安全管理措置対策が求められます。万が一、マイナンバーの漏えいや不正利用が発生すると、企業イメージを損なうだけでなく、担当者やその管理者が損害賠償請求をされたり、重い罰則（例：「4年以下の懲役」または「200万円以下の罰金」またはその両方）が科せられたりする可能性があります。とはいえ、法律やガイドラインを遵守した安全な運用は、企業や担当者にとって負担が大きいというのが実情です。
マイナンバー管理システムを活用すれば、これらの負担を軽減することが可能です。ペーパーレス化によって、物理的な保管コストや紛失リスクをなくしたうえで、暗号化などによるセキュリティを担保したデータ管理ができるため、安全性の向上が見込めます。更に、ユーザーアカウント制御やログ・利用実績の正確な取得、外部からの不正アクセス防止などもスムーズに行えるため、各対策の効率化も期待できます。
企業が従業員のマイナンバーを収集する際には、法律で定められた利用範囲のうち、何に利用するのかを通知・公表しなければいけません。また、マイナンバーを正しく収集するためには、身元確認を含めた本人確認が必要となるため、収集の際に電話や書類の郵送など手間のかかる案内が必要となるケースも多々あります。
マイナンバー管理システムを利用することで、一連の収集プロセスにおいても、企業・取引先・従業員、それぞれに効率化のメリットがあります。たとえば、取引先や従業員にリクエストメールを送信して、利用目的の通知とシステムへの情報入力依頼を同時に行えるサービスを利用すれば、マイナンバー提出の依頼から収集までにかかる企業側の負担を軽減できます。
この際、「マネーフォワード クラウドマイナンバー」では、ワンタイムURL方式の収集方式も選択できるため、1度きりの取引先に対しても、オンライン上で安全かつ効率的に収集することが可能です。
また、提出側の利便性を高める機能として、スマホで撮影してアップロードするだけで、マイナンバーカードやマイナンバー入り住民票などの本人確認書類、運転免許証やパスポートといった身元確認書類が提出できるサービスもあります。複数拠点のマイナンバーを一括管理する必要がある場合には、「オフィスステーション マイナンバー」のように、店舗責任者や従業員が直接システムにマイナンバーを登録できるタイプがおすすめです。
源泉徴収票を発行する際には、マイナンバーを転記・入力する必要があります。そのために労務管理システムや給与計算ソフトなどと連携しているマイナンバー管理システムを活用すれば、源泉徴収票に自動反映されるため、転記・入力の負担がなくなり、人的ミスの防止にもつながります。
CSVファイルなどでマイナンバーのデータを受け渡しする給与計算ソフトもありますが、マイナンバーが記載されたCSVファイルが、元端末にセーフティでない状態で放置されたり、誤った宛先に送信されたりといったリスクが。その点、クラウド間で連携できるシステムであれば、データのやり取りはクラウド上で完結するため安心です。
マイナンバー管理システムのメリットを理解したところで、具体的なシステムを選ぶ際に知っておきたい、比較のポイントをご紹介します。
マイナンバー管理システムは大別すると、「マイナンバー管理に特化した単独システム」と「労務管理システムのひとつの機能として組み込まれているタイプ」の2つのタイプがあります。
すでに利用している給与システムなどはそのままに必要な機能だけを追加したい、大掛かりな準備やコストを必要とせずに導入したい場合におすすめです。単独サービスを検討する場合には、自社で使っている給与計算システムとの連携性を確認しておきましょう。
「マネーフォワード クラウドマイナンバー」や「オフィスステーション マイナンバー」、「奉行Edge マイナンバークラウド」のように、バックオフィスに関するシステムをシリーズ展開しているサービスの場合は、同じシリーズで揃えると、社員データの同期などがスムーズです。
その他、「スパイラル®マイナンバー管理サービス」「皆伝！マイナンバー」「MJSマイナンバー」などが該当します。
このタイプは従業員の個人情報を一元管理して労務管理や手続き全般を効率化するのに適しています。労務管理システムを使う場合には安全管理のため、一般の従業員やマイナンバーの管理担当以外の人事労務担当者にはマイナンバーに関する情報が表示されないようになっていることが多いです。そのため、マイナンバーの収集、管理、情報照会について誰ができる権限を持つのか、権限範囲やワークフローを明確にしておく必要があります。
「SmartHR」「人事労務freee」「HRBrain労務管理」などが挙げられます。
それぞれのマイナンバー管理システムによって、収集方法が異なるため、自社に適しているかを踏まえて選択する必要があります。具体的な収集方法は、次の3タイプです。
従業員や取引先にリクエストメールを送信し、情報を入力してもらうことで、マイナンバーを収集するタイプです。システムの管理画面から、担当者が提供依頼をするかたちになります。本社で支店（店舗）全体のマイナンバー収集・照合対応するのが難しい場合は、「オフィスステーション マイナンバー」のように、拠点別にマイナンバーを管理できるタイプが便利です。
従業員や取引先に対してID/パスワードを発行し、各自がマイナンバー管理システムにログイン。マイナンバーと本人確認書類を直接システムにアップロードしてもらって収集するタイプです。
ワンタイムURLを送信し、オンライン上でマイナンバーと本人確認書類を収集するタイプ。アカウントを作成してもらう必要がないので、単発の取引先などとやり取りをする際に有効です。
労務管理システムとマイナンバー管理システムを連携させると、社会保険・雇用保険・確定申告・給与計算関連書類など、マイナンバーが必要な書類に、自動でマイナンバーが反映されます。連携の方法は主に2タイプに分かれます。
システム同士をAPI連携させることで、自動的にデータが反映されます。注意点として、すでに利用している労務管理システムがある場合は、API連携に対応できるマイナンバー管理システムかどうかを確認する必要があります。
CSVファイルを書き出して、主導でデータをアップロードする場合、CSVファイルの加工作業が生じることもあります。「オフィスステーション マイナンバー」のように、同じシリーズのシステム間で活用できる、連携ツールがあると便利です。
こちらでは、マイナンバー管理システムだけを単独で使えるサービスをご紹介します。
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（出所：マネーフォワード クラウドマイナンバー公式Webサイト）
堅牢なセキュリティを担保しているサービス。氏名やマイナンバーの情報は暗号化して厳重に管理、システムへのログインは、メールアドレスとパスワードに加え、認証コードを利用した二段階認証の設定もできる。
スマホで撮影した書類をアップロードするだけで本人確認ができるため、業務のペーパーレス化にも役立つ。ワンタイムパスワード形式も選べるため、取引先や株主のマイナンバー収集もスムーズに。
また、収集相手のステータスごとに内容を分けて、一括で収集依頼ができる機能で、マイナンバー収集の手間を削減。さらにシステムの一覧画面で収集状況を確認できるため、収集漏れを防止できる。「マネーフォワード クラウド給与」とのAPI連携により、源泉徴収票などの法定調書への印字も自動で反映可能。
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（出所：スパイラル®マイナンバー管理サービス公式Webサイト）
マイナンバーの収集・保管・破棄に加え、収集代行にも対応するクラウド型システム。PCもしくはスマホから簡単に登録申請が可能。収集したマイナンバーは、本人情報と切り分けて暗号化して保管され、添付画像や退職者のデータも自動で破棄されるため、セキュリティの面でも安心。閲覧・利用権限も細かく設定でき、ガイドラインで求められる定期的なアクセスログの出力にも対応している。
企業に合わせた柔軟な運用に強みがあり、豊富な収集代行の経験によって、従業員・個人支払先等の管理や、申請書類・支払調書の作成まで正確に代行。マイナンバー関連業務全体を効率化できる。
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（出所：オフィスステーション マイナンバー公式Webサイト）
マイナンバーの収集から廃棄まで、企業が対応すべき項目を網羅した機能を搭載したサービス。金融機関並みのセキュリティシステムを導入しており、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格「ISO/IEC27001・ISO/IEC27018」の認証を取得済み。システムに登録された機密情報はすべて暗号化され、不正アクセス、サイトの改ざん、情報の詐取を防止している。
従業員が直接システムにマイナンバーを登録できるため、担当者の負荷を軽減した運用が便利。このシステムを１つ導入するだけで、複数拠点のマイナンバーを一括管理できる。
また、法令改正や様式変更などにあわせて、機能改善・強化・追加などの無料バージョンアップを実施。最新の機能を追加料金なく利用できるのも魅力だ。
（出所：奉行Edge マイナンバークラウド公式Webサイト）
マイナンバーに関わる全ての業務を手間なく安全に行うことができるシステム。提出や出力、利用、削除などすべての取扱履歴を自動で記録できる。CSV出力、API連携（一部）にも対応しているため、基幹システムとの連携もスムーズ。奉行シリーズを利用していれば自動連携が可能。年末調整の際に給与システムと連携すれば、源泉徴収票も手間なく作成できる。
国際認証SOC1、SOC2報告書を取得済み。マイナンバーへアクセスするには、電子証明書認証、利用者ID＋パスワード認証、ワンタイムパスワード認証の3段階認証が必要。さらにマイナンバーや本人確認書類のデータは分割・暗号化され、Microsoft Azure上に自動で保管、24時間365日運用監視されるなど、セキュリティ面も万全。
（出所：皆伝！マイナンバー公式Webサイト）
金融系情報子会社として培った、個人情報保護にまつわるノウハウを集約したサービス。潜在的なリスクを予見する予防的統制、顕在化したリスクをいち早く是正する発見的統制に必要な機能を搭載しているため、法令を遵守することができる。人事給与業務で対象となる従業員だけでなく、会計業務で対象となる個人支払先のマイナンバーの管理も可能。経理部門で行う法定調書などの作成もスムーズに。
また、マイナンバーの記載を要する法定帳票は、提出先の事情で帳票様式が異なったり、独自帳票が必要になったりする場合があるが、多様な帳票に対応するための仕組みを提供している。
会計・人事の基幹システムとデータ連携ができるので、既存のシステムをそのまま使用可能。人事給与、会計システムとの連携により、収集、利用に係わる業務量の増加を抑制する。
（出所：MJSマイナンバー公式Webサイト）
特定個人情報の取り扱いガイドラインに準拠。マイナンバーを取り扱う業務の効率化が図れるサービス。自社内のサーバーで運用する「オンプレミス型」、クラウドのサーバーで運用する「クラウド型」、登録・管理を代行する「BPO」の3種類から、自社に適したものを選べる。業務アプリケーションの個人マスタと連携し、源泉徴収票等に必要な扶養親族のマイナンバーを含めた、従業員のマイナンバー情報の一括登録が可能。
また、従業員自身がマイナンバーの仮登録をし、担当者は内容を確認したうえで本登録する、というプロセスを踏める。さらに、削除予定日の設定で、削除すべきマイナンバー情報の件数をアラート表示できるので、退職者などのマイナンバー削除漏れ防止にもつながる。加えて、MJSの業務システムからマイナンバーへのアクセス権限をユーザーIDごとに設定でき、アクセスの際にはID とパスワードによる本人認証も行うため、不正利用のリスクを最小化できる。
（出所：マイナクラウド公式Webサイト）
ネットセキュリティに精通するサーバー管理のプロフェッショナルが提供するサービス。マイナンバーはデータを暗号化したうえで、通信経路も暗号化したクラウド上に保管するため、漏えい等のリスクを低減できる。さらに、堅牢な日本のデータセンターへの保管、2段階のアクセス認証とSSL暗号化によるデータ通信などの高度なセキュリティ環境を用意。物理的安全管理措置、技術的安全管理措置にも対応しているため、罰則のリスクを軽減。
また、誰でも簡単に導入できる手間いらずの仕組みと、月額1,000円からという低コストも魅力。従業員がスマホからマイナンバー情報の入力や本人確認のための書類画像をアップロードできるので、担当者の負担や管理コストを減らすこともできる。
こちらでは、労務管理システムの機能に組み込まれているマイナンバー管理システムをご紹介します。
（出所：SmartHR公式Webサイト）
雇用契約や入社手続きをペーパーレスで完結できるサービス。年末調整やWeb給与明細など、労務手続きにも対応しており、さまざまな書類を自動作成できるので、人事労務業務の大幅な効率化が期待できる。勤怠管理や給与計算ソフトなど外部サービスとの連携も豊富で、API連携やCSV連携にも対応。
マイナンバー管理機能では、従業員にマイナンバーの提供依頼をして入力してもらう方法、 管理者が直接入力する方法、招待と合わせて従業員にマイナンバーの入力をしてもらう方法の３つを用意。
マイナンバーは暗号化した状態で保存されており、万が一データが流出しても、マイナンバー自体が把握されることはない。また、人為的な流出抑止のため、マイナンバーの閲覧履歴は監査ログとして自動的に保存される。
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（出所：クラウドハウス労務公式Webサイト）
入退社手続きや雇用契約、身上変更、年末調整手続きなどを自動化・ペーパーレス化することで、平均で70％の業務圧縮を可能にする労務管理システム。入社時に、他の情報と共にマイナンバーも収集でき、暗号技術を用いた高セキュリティなデータベースで管理するため、データが悪意のある第三者の手に渡った場合でも解読が不可能となっており、個人情報の悪用を防止できる。収集した情報をもとに雇用契約書を自動で作成でき、オンラインで署名の上、契約の進捗が確認・管理も可能。
専属の担当による、ヒアリングシートを使った業務設計や初期設定、導入後までのフォローなど、手厚いサポートが強み。労務管理に特化した作りや、直感的な操作画面にも定評があり、給与計算や勤怠管理の機能は持たせずに他システムと連携することで、業務効率化が期待できる。
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（出所：freee人事労務公式Webサイト）
勤怠管理・給与計算・年末調整・入退社手続きなどが実施できるクラウド人事労務ソフト。ミニマムプランでマイナンバーの収集・保管・利用・破棄までを管理できる。従業員や取引先にリクエストメールを送信し、情報入力してもらうだけでスムーズにマイナンバーを収集。PC/スマホからの通知カード等のアップロードにも対応している。
万全のセキュリティ体制のほか、破棄する際は、データベース上から完全に削除でき、安全管理措置に則った運用を支援している。柔軟な権限管理により、マイナンバーを閲覧できる管理者を制限することも可能。
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（出所：HybRid公式Webサイト）
労務コンサルタントが長年の実務経験に基づいて設計した労務管理システム。マイナンバー登録の他に、入社申請・各種登録情報の変更・年末調整・退社手続きなど、「入社から退社までの一連の手続き」をオンラインで完結可能。
マイナンバーに関しては、従業員が自分のスマホから登録するだけでOK。管理者がログインする際は二段階認証となっているほか、管理者別に表示権限を設定できたり、確認済み画像が自動で削除されたり、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策も万全だ。個人情報収集の方法はメールのほかに、QRコードの配布・提示でも可能。「メールを使わない学生アルバイトにはQRコード配布」など、シーンに応じて使い分けできる。1ユーザー月額150円という低価格も魅力だ。
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（出所：HRBrain 労務管理公式Webサイト）
入退社手続きや年末調整、電子申請、マイナンバー管理などができる労務管理システム。スマホやタブレットに対応しており、社用端末を持たない社員も利用可能。
マイナンバーに関しては、一括or個別に提出依頼ができ、更に「どの確認書類・どの利用目的でマイナンバーを収集するのか」チェックボックス方式で簡単設定可能。入力に関しても、従業員に入力してもらう（初回登録時or提供依頼時）以外にも、管理者が直接入力することも可能なため手間がかからない。マイナンバーが人為的に流出することがないよう、閲覧履歴は操作ログとして自動保存される。ログの詳細を個別で確認することができるので安心。
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（出所：ジョブカン労務HR公式Webサイト）
バックオフィス業務全般を効率化するクラウドサービス「ジョブカン」シリーズの労務管理システム。シリーズでの累計導入実績20万社以上。入社から退職まで、あらゆる労務周りの手続きをスムーズ化。マイナンバーの収集・管理はもちろん、人材情報の管理やストレスチェック、年末調整の手続きなどにも幅広く対応している。
各従業員にマイページを発行しておくことで、必要な情報を従業員自身に入力してもらうことが可能。申請から承認、差し戻しのやり取りも含め、すべてシステム上で完結するため、管理者の負担を軽減できる。また、ジョブカン給与計算と合わせて利用することで更に利便性が向上。従業員情報の相互連携により、給与明細の発行や年末調整時の還付・徴収・役所提出用書類の出力まで一気通貫で対応できる。
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情報漏えい防止の観点からも、マイナンバーの管理に特化した、セキュアなシステムでの管理は安全な方法です。また、労務や人事など他のシステムと連携することで、バックオフィス業務全般の効率化も期待できます。
ガバナンスの強化が一層求められる昨今、マイナンバーに関わる業務プロセスを見直し、マイナンバー管理システムを導入することは、人事・労務業務の効率化を実現するうえでも有効な手段となるはずです。
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