最終更新日:2024-03-01
年末調整に関わる業務を効率化して、業務負荷を軽減したいと考えている方へ。年末調整システムの導入メリットや、システムのタイプ、自社に合ったシステムを選ぶための比較ポイントを解説します。
年末調整システムとは、従業員からの申告や年末調整の計算・源泉徴収の作成、法定調書の作成・提出といった一連の業務を効率化するためのシステムです。
年末調整の季節には、担当者の書類作成業務が急増するだけでなく、「どのように書けばよいかわからない」「書き方に不備がある」「期限を過ぎても提出していない」といった従業員への対応も発生。従業員が多いほど膨大な業務になります。
年末調整システムを導入することで、毎年のように発生する制度改正への対応や、複雑な年調年税額の計算が簡単にできるようになります。更に、従業員からの申告の確認や、差し戻しがあった場合の修正対応もスピーディーに。Webを利用してどこからでも申告できるため、テレワーク環境でも遅れることなく申告書の回収ができます。
国税庁より「年調ソフト（年末調整控除申告書作成用ソフトウェア）」が提供されており、年末調整手続きを無料で電子化することも可能です。年末調整申告書の作成機能が利用できるほか、電子化を行う上での従業員向けの説明用資料も配布されています。ただし、従業員がそれぞれインストールして作成しなければならない、担当者側で進捗状況を一括管理できないなどの問題があり、利用者や利用場面が限られているという実態があります。
そのため、ここでは民間の事業者から提供されている使い勝手のよい年末調整システムについてご紹介しています。
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年末調整システムの活用は、年末調整業務を担当する総務・経理部門だけでなく、申告を行う従業員にとっても多くのメリットがあります。更に、書類の受け渡し作業が不要となるため、テレワーク環境下でも手続きをスムーズに完了させられる点もメリットです。
ここでは、総務・経理部門、従業員の双方からのメリットをご紹介します。
年末調整システムは、従業員情報や1年間に支払った給与データを基に、過不足税額を自動計算できるため、金額計算の手間や人的ミスを大幅に削減することが可能です。システムを利用したデータチェックも容易となるため、大量の数字を扱い、複雑な計算式が必要となる年末調整の作業の効率化が図れます。
給与管理ソフトや労務管理ソフトなどとの連携を行えば、各従業員に対応したマイナンバーや住所地、扶養親族の情報など、年末調整の申請に必要な各種データを取り込むことが可能。集めた年末調整の情報を各種給与システムと共有することもできるので、申告書を見ながら手入力するなどの手間が省けます。
システム上で提出状況や申請内容を確認できるため、差し戻しの依頼や回収がスピーディーに行えるというメリットも。提出状況の把握、未提出者への催促メールの一斉送信、記載ミスや記入漏れなどの不備があった書類の差し戻し、といった書類管理業務がスムーズになるため、担当者のストレス軽減にもつながります。
申告書は耳慣れない言葉が多いうえ、どこに何を書けばよいのかわかりづらいことも多々あります。入力負荷を軽減する機能として、画面上で一問一答形式のアンケートに答えていくだけで入力内容がそのまま自動計算され、簡単に申告データを作成できるものや、提出項目にヘルプ・ガイドが付いており、迷うことなくスムーズに申告書を作成できるものがあります。
前年の年末調整データと連携できるシステムであれば、保険情報やローン情報など、昨年から変わらない項目は改めて入力する必要がなく、入力内容に不備や不足があればメッセージが表示されるので、手間を省きながら書類の完成度を高められます。
年末調整を支援するシステムは、大きく以下の3タイプに分けられます。一連の年末調整業務の流れの中で、効率化を進める範囲や、関連する既存システムの利用状況を踏まえて、適切なタイプを選択するようにしましょう。
質問に答えていくだけで申告データを作成できる機能や、従業員全員の年末調整の状況が自動で数値化されて提出書類の集計や管理が容易になる機能など、年末調整の効率化に特化した機能を備えたシステムです。既存の給与計算システムと連携させて、年末調整機能のみを低コストで導入したい際などに適しています。
該当するシステムに、「オフィスステーション 年末調整」や「マネーフォワード クラウド年末調整」、「簡単年調」など。
給与計算システムに年末調整機能が備わっているタイプ。勤怠管理システムと連携するなどして得た給与データを基に、自動的に年末調整の計算をします。所得税の計算にあたって、入社時に従業員に入力してもらった扶養情報などをそのまま活用できるため、入力の二度手間やミスを軽減することにも有効。月例の給与や賞与の計算も含めた上で、年末調整をシステム化したい場合におすすめです。
該当するシステムに、「弥生給与 Next」、「ジンジャー給与」「フリーウェイ給与計算」など。
人事・労務管理システムに年末調整機能が備わっており、各種手続きに必要な最新の従業員データとの連動が可能なタイプです。年末調整だけでなく、入退社や結婚、引越しといった、社員のライフイベントに合わせて発生する労務手続き業務をWeb上で完結できます。年末調整業務の効率化とともに、労務管理システムの導入も考えている場合はこちらのタイプがおすすめです。
該当するシステムに、「SmartHR」「クラウドハウス労務」など。
ここでは、システムやソフトを選択する際に押さえておきたい比較ポイントを3つご紹介します。
Web上で申請を完結させるには、入力項目がわかりやすいかが重要。申請者の負担を軽減するだけでなく、バックヤードへの問い合わせや入力不備による差し戻しを減らせるというメリットもあります。
たとえば、「マネーフォワード クラウド年末調整」は、「はい/いいえ」の質問に答えるだけのアンケート形式で情報入力がスムーズです。「簡単年調」では、従業員に合わせて入力フォームの表示内容が切り替わるため、迷わずに必要な情報を入力できます。
従業員の提出状況や記入内容の管理機能の利便性も重要なポイントの1つです。たとえば、「簡単年調」は、未提出者リストを作成して、対象者へ催促メールを一括送信することが可能。「奉行Edge 年末調整申告書クラウド」は、従業員から書類が提出される度に、提出状況をリアルタイムに自動で更新します。
更新内容は、管理画面からすぐに確認でき、当年分と翌年分とで扶養控除等異動申告の内容に差異がある場合など、変更点が検出されると担当者へ通知されるため、チェックの負担が軽減。また、内容に不備がある場合の対応については、担当者が直接修正するのか、または、項目にコメントをつけて差し戻しするのか、選択することができます。
既存の勤怠管理や給与管理、労務システムと連携させることで、手間を抑えて導入することができます。連携の方法としては、システム同士のAPI連携、必要なデータをCSVファイルで出力するデータ連携など。
たとえば、「弥生給与 Next」では、ジョブカン勤怠管理やKING OF TIMEなどの他社勤怠管理システム連携が可能。「マネーフォワード」や「freee」など、バックヤード系を中心に様々なシリーズ展開をしているシステムを導入すれば、必要に応じて他業務の効率化にもつなげられます。
連携の可否だけでなく、どの程度の調整が必要になるか、連携にかかる手間はどのくらいなのか、といった事項を前もって確認しておくと安心です。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| オフィスステーション年末調整 | PC・スマホから最短3分で書類提出が完了。アラカルトチョイスによる拡張性の高さ | 年額500円/名 |
| マネーフォワード クラウド年末調整 | 年税額の自動計算や訂正や修正、行政機関への電子手続きなど後工程にも強み | 月額2,980円/50名以下（年払の場合） |
| 簡単年調 | 従業員がスマホで証明書を撮影してアップロードするだけでデータ化が完了 | 要問い合わせ |
| 奉行Edge 年末調整申告書クラウド | 一人当たり月額約45円で利用できるコスパ。データを保管しPDF出力可能 | 年額10,800円/20名まで |
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（出所：オフィスステーション 年末調整公式Webサイト）
35,000社以上で導入されている、労務管理業務システムシリーズ「オフィスステーション」。その中の一つである年末調整システムは、他社の給与・勤怠システムとAPI・CSVで連携も可能で、電子申請にも対応している。社会保険労務士有資格者や実務経験者が在席しているなど、サポートデスクも充実。
「オフィスステーション」シリーズには、年末調整のほか、労務、給与明細、有給管理、マイナンバー管理といったシステムがあり、必要なシステムを組み合わせたアラカルト利用もできる。必要な機能だけを無駄なく利用できる点が人気。
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(出所：マネーフォワード クラウド年末調整公式Webサイト)
会計ソフトで有名なマネーフォワード社が提供する、クラウド型の年末調整システム。他社の給与計算ソフトとも連携可能なため、現在利用している給与計算ソフトを変更する必要なく、年末調整システムのみ単体で導入できる。
Web上で書類配布から、入力・回収・提出、回収状況の確認、訂正・修正といったやり取りが完了でき、更に年税額の自動計算まで対応可能。Web上で「はい/いいえ」の質問で答えるだけのアンケート形式で入力を進められるので、申請者側の負担軽減にも役立つ。e-Tax、eLTAX連携による行政機関への電子申告にも対応。
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(出所：簡単年調公式Webサイト)
申告に必要な証明書類をスマホで撮影・送信・確認するだけで申告入力ができる年末調整システム。
入力された値をもとに従業員一人ひとりに合わせて、表示内容が切り替わる入力フォームで、必要最低限の設問が表示されるため、従業員は迷わず正確に入力することができる。簡単な質問に答えるだけで、自動的に正しい申告内容を選択できるヘルパー機能も備える。
従業員から送信された申告内容の確認や従業員への訂正依頼をすべて代行してくれるアウトソーシングサービスとの併用により、品質を下げることなく、業務プロセスを改善できる。
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（出所：奉行Edge 年末調整申請クラウド公式Webサイト）
「勘定奉行」のOBCが提供する従業員向けシリーズ「奉行Edge」による、クラウド型の年末調整システム。PCやスマホのWebブラウザから申告書の作成、控除証明書等の電子データでの提出などができる。最新の法改正に完全対応しているので、国税庁が推奨する環境での年末調整業務を実現。マイナポータル連携との可能だ。
CSVデータの読み込みによる、他社の給与システムとの連携も簡単。更に、他の奉行製品と一緒に利用することで、給与業務や法定調書作成、マイナンバー対応業務なども可能に。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| 弥生給与 Next | 初心者でもリストに沿って作業するだけで、年末調整の計算や法定調書作成が可能 | 年額54,200円/月10名まで（ベーシックプランの場合） |
| ジンジャー給与 | 従業員ごとに、過不足税額を給与もしくは賞与にて精算するかを選択できる | 月額500円〜/名 |
| フリーウェイ給与計算 | 従業員5名までは無料で利用可能。給与明細を作成しない年末調整に対応 | 月額1,980円/6名〜無制限 |
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（出所：弥生給与 Next公式Webサイト）
老舗ソフトウェアベンダーが提供するクラウド型給与サービス。毎月の給与計算や賞与計算、年末調整まで給与業務全般を管理できる。特に年末調整業務は、はじめて・慣れていない場合でもタスク一覧に沿って対応するだけでスムーズに完了できるのが強み。従業員から提出される各控除申告書はスマホやPC上で回収・修正でき、作成した源泉徴収票は従業員にオンラインでの配布が可能。税務署・各自治体に提出する給与支払報告書・総括表といった法定調書の自動作成にも対応し、煩雑な作業にかかる負荷を軽減できる。
その他、KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理などの他社勤怠管理システムと連携できたり、スマホから従業員が自身の従業員情報を登録・更新できたりと、情報管理の効率化にも役立つ機能も充実している。
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（出所：ジンジャー給与公式Webサイト）
労務管理や給与管理、勤怠管理などクラウド型人事労務システムを提供する「ジンジャー」シリーズのクラウド型給与計算システム。従業員データベースは無料で利用することができ、必要なサービスを選択していく仕組み。
「ジンジャー人事労務」の従業員情報と連携することで、1年間に支払った給与データをもとに、自動で年末調整の計算をする機能で、保険料や控除額の計算の手間を大幅に削減できる。過不足税額を給与精算するか賞与精算するか、従業員ごとに自由に選択できるのは、給与計算システムならではの機能。
「ジンジャー」シリーズ以外にも、他社のシステムともCSV形式で連携可能。
（出所：フリーウェイ給与計算公式Webサイト）
年末調整の自動計算や、電子申告ファイルe-Tax、eLTaxの出力にも対応した給与計算ソフト。各種保険の管理や、給与・賞与のWeb明細を作成し、従業員にメール配信することもできる。クラウド型なので、保険料率の変更や税率の改正にも随時対応。常に最新の機能が利用できる。
年末調整機能としては、給与・賞与明細から総支給額等を自動計算できるほか、年末調整結果の一覧表の作成、中途入社した社員の前職情報の入力にも対応している。
5名までは永久無料、6名以上は何人でも月額1,980円の固定料金というリーズナブルさも魅力。まず無料で導入してみて、会社の規模拡大とともに有料プランに移行することも可能だ。
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|---|---|---|
| SmartHR | 依頼確認・ステータスを一目で把握。アンケート形式で直感的に回答ができる操作性 | 要問い合わせ |
| クラウドハウス労務 | 雇用契約書・文書配布電子化も標準機能で可能。必要機能を選択して導入できる | 要問い合わせ |
| freee人事労務 | 初期設定を早く行えるセットアップガイドを用意。最短工数で年末調整を開始できる | 月額400円/名～ |
| ジョブカン労務HR | 5名まで無料。従業員のマイページを発行。入力依頼機能により工数削減 | 月額400円/名 |
| HybRid | 保険料控除証明書の画像添付に対応。承認ルート設定、更新漏れ防止アラート機能 | 月額150円/名 |
| HRBrain労務管理 | 従業員が入力した情報を自動で蓄積し、人材データの一元管理をシームレスに実現 | 要問い合わせ |
| ジンジャー人事労務 | 年末調整はアンケート形式の質問に回答するだけ。人事データは1つの画面に集約可能 | 月額500円/名～ |
| カオナビ労務 | 年末調整の記入・提出・回収がスマホで完結。社会保険労務士へのアカウント共有も可能 | 要問い合わせ |
（出所：SmartHR公式Webサイト）
導入企業50,000社以上を誇る労務管理クラウドサービス。スマホからの各種手続きが可能で、直感的に操作できる使いやすさ重視のUIや、抜け漏れなく手続きを可視化できるToDoリストなども魅力。健康保険のカバー率も高く、マイナンバーにも対応。
年末調整に関しては、従業員に対して年末調整を依頼し、アンケートによる書類の回収ができる機能を持つ。一斉依頼だけでなく、依頼グループの設定もできるため、部署や雇用形態ごとの依頼が可能。集まった情報はCSVで出力し、既存の給与計算システムに取り込める。
利用者30名までなら、人事・労務手続きに必要な機能だけを使える無料プランがあるため、まず無料で導入して会社の規模拡大とともに有料プランに移行するという使い方も。
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(出所：クラウドハウス労務公式Webサイト)
専属の担当者による手厚いサポートと直感的な操作画面が強みの労務管理システム。ヒアリングシートを使ってタスクなどを整理しながらの業務設計・初期設定から、導入後までの継続的なフォローがある。年末調整に関してもシステム上で情報を集約できるため、労務担当者も従業員も大きく手間を減らしペーパーレスで行うことができる。
入社手続きは、各種情報やマイナンバーを従業員に依頼し情報収集、収集した情報をもとに雇用契約書を作成可能。オンラインで署名の上、契約を確認・管理できる。機密情報は暗号化されたデータベースで管理。年末調整や入退社手続きのほか、雇用契約、身上変更など対応。給与計算や勤怠管理の機能は持たずに他システムと連携で、労務管理に特化したシンプルな作りに定評あり。
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(出所：freee人事労務公式Webサイト)
クラウド会計ソフトで有名なfreee社が提供する、給与計算・年末調整も行える中堅・中小企業向けの労務管理システム。入社手続きから勤怠管理、給与明細作成など幅広い業務をカバーしているため、人事マスタの管理が効率化。Excelと紙での年末調整業務と比べて、かかる時間が1/5にまで減ったという事例も。電子申告義務化の要件に対応しているので、書類提出もペーパーレス化できる。
勤怠APIを公開しているので、他社との連携もスムーズ。「SmartHR」とのAPI連携で従業員情報の同期も可能で、二重登録の手間なく機能拡大も可能。
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（出所：ジョブカン労務HR公式Webサイト）
ワークフローや勤怠管理など累計20万社の導入実績を誇る、「ジョブカン」シリーズの労務管理システム。年末調整の手続きはもちろん、マイナンバーの収集・管理や人材情報の管理、ストレスチェックなどにも対応しているため、年末調整だけでなく、労務管理全体をシステム化したい場合におすすめ。
勤怠管理、給与計算を加えた計3サービスがセットになった「人事労務バリューセット」もお得。「ジョブカン」シリーズを連携させることで、過不足額を給与にワンクリックで反映したり、帳票にマイナンバーを出力したりといった操作も可能。スマホやタブレットからWebブラウザを通じて、いつでもどこからでも申請できる点もメリット。
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（出所：HybRid公式Webサイト）
1ユーザー月額150円という低価格とシンプルで使いやすい操作画面が特徴の労務管理システム。年末調整の他にも、入社申請・マイナンバー登録・各種登録情報の変更・退社手続きなど、「入社から退社までの一連の手続き」をオンラインで完結できる。
年末調整に関しては、従業員はスマホから必要な項目を入力して申請するだけ。入力項目も簡素化されており、控除額などは自動計算可能。保険料控除証明書は画像添付もできる。
管理者側も回収状況を一覧画面で簡単に把握でき、未提出者・誤登録者への再依頼もクリックするだけ。個人情報収集の方法はメールの他、QRコードの配布も可能。「メールアドレスを持たない学生バイトにはQRコードを配布」などシーンに応じて使い分けできるため便利。
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(出所：HRBrain 労務管理公式Webサイト)
タレントマネジメントをはじめ、人事労務関連のサービスを提供する「HRBrain」シリーズの労務管理システム。年末調整のほか、入社手続き・社員名簿・電子申請・退社手続き・マイナンバー管理など、入社から退社までの一連の人事労務手続きをペーパーレス化・効率化する。
ポイントは、年末調整に必要な書類作成をシステム上で完結できるところ。従業員は、フォームに表示される設問に回答するだけで手続きを進められる。入力内容は一時保存ができるので、確認が必要な項目も後で入力が可能。
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（出所：ジンジャー人事労務公式Webサイト）
年末調整や入社手続きなどの労務手続きをオンライン上で完結する人事管理システム。従業員が必要な情報を入力すれば、自動で人事データベースに反映。年末調整もアンケート形式の質問に回答するだけ。人事情報の入力フォーマットはメールで送付でき、従業員はスマホから簡単に入力可能。送信先アドレスのCSV取り込みや一斉送信にも対応しているため、手続きの手間を大幅に削減できる。
人事データベースは、従業員の経歴のタイムライン表示や顔写真付きの組織図など、わかりやすい形式で可視化。必要なデータにアクセスしやすく、データ更新も手間なく行うことができる。
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（出所：カオナビ労務公式Webサイト）
タレントマネジメントシステム「カオナビ」の運営会社が提供する労務管理システム。PCやスマホ、タブレットといった各端末から利用でき、労務に関わる申告・手続きや書類回収・管理をWeb上で一元管理できる。年末調整の申請書の配布や提出、回収もオンラインで完結。
「どこに」「何を」入力するかがわかりやすいシンプルなインターフェースで、手作業で生じるミスや差し戻しなどの工数を削減するだけでなく、税制改正などの変更も随時システム反映されるため、チェック作業の負担も軽減できる。社会保険労務士にもアカウント提供できるため、情報共有が簡単なのもうれしい。
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年末調整システムには「年末調整に特化したタイプ」「給与計算システムで年末調整するタイプ」「労務管理システムで年末調整ができるタイプ」という3つのタイプがあります。
そのタイプを選んだ上で、「入力方法が申請者にとってわかりやすいか」「提出状況の管理機能が使いやすいか」「外部システムとの連携性に優れているか」という点で自社にあったシステムを絞っていくとよいでしょう。
年末調整システムは、導入することで担当者および従業員の業務効率化が見込めることは間違いありません。人数が少ないうちは、無料で使い続けられるものや、無料トライアルできるサービスも多いので、まずは使い勝手や業務の変化を体験してから導入を決めるのもおすすめです。
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