2028年10月には雇用保険の適用対象が拡大され、「週所定労働時間10時間以上の短時間勤務者」も対象に含まれます。入社時の確認負担や手続き漏れを防ぐためにも、早めに電子化しておく重要性が高まっています。
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入社手続きの電子化とは、これまで紙や対面で行っていた入社時の各種手続きを、Web上で完結できるようにすることを指します。
具体的には、入社予定者からの情報回収、雇用契約書や各種申請書類の作成、社会保険・雇用保険の手続き、進捗管理などをオンライン上で一元的に管理・処理できる状態を指します。
従来は紙の書類を郵送・回収し、担当者が手作業で転記・提出する運用が一般的でした。しかし、近年ではクラウドサービスの普及により、これらの業務をまとめて電子化する企業が増えています。
入社手続きの電子化は、法改正への対応という観点でも重要性が高まっています。中でも、大きなトレンドの一つとして挙げられているのが、「雇用保険の適用対象拡大」です。
これにより、2028年10月には週所定労働時間10時間以上の短時間勤務者も、雇用保険の対象に含まれる予定です。企業はこれまで対象外だったパートタイムの従業員に対しても手続きを行う必要が出てきます。こういった業務を、従来の紙やExcelを中心とした運用法で対応すしようとすると手続き漏れや対応遅延の恐れがあることから、より電子化の重要性が高まっているのです。
本記事では、入社手続きの電子化について、「どういったメリットがあるのか」「電子化の方法」「注意点」などをわかりやすく解説します。後半にはおすすめの「労務管理システム」も紹介しています。
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まずは、従来型の運用法ではどのような負担・リスクがあるのか。入社手続きにおける課題について見ていきましょう。
まず、入社手続きに必要な書類の多さが課題として挙げられます。雇用契約書をはじめとした従業員との書類のやり取りに加えて、社会保険や雇用保険などに関わる書類の各役所への届け出も必要です。また、申請用紙に「生年月日など同じ内容を何度も記入しないといけない」「記入欄が小さく記入しづらい」といったストレスも。
更に、従業員本人に直接記入してもらわないといけない書類は、説明を添えた上で郵送し、返送してもらう必要があります。万一、書き損じが発生した場合には、同じ作業を再度繰り返さなければならないなど、非常に手間と時間がかかります。
役所への申請など、即時対応が求められる手続きが多いのもネックです。たとえば、すぐに社会保険手続きをしないと、健康保険証が入社した人に届きません。健康保険が手元にないと保険医療機関にかかれないため、保険証が届くタイミングを気にする人は多いようです。
社内書類ならミスをすぐに修正できますが、役所に提出した書類に記載ミスや体裁不備があると、再提出などの手間がかかります。役所独特の言い回し（「取得」「設置」「喪失」など）はわかりづらく、作成する書類の数が多いとミスが発生しやすくなります。
書類作成・提出以外にも多岐にわたる作業があります。従業員から「受け取る」「コピーする」「保管する」、役所から「届くのを待つ」「届いた保険証を従業員に渡す」「控えをファイルする」。これらの作業に加え、配属先の部署との「調整・連絡」、研修や部署説明などを「依頼」、場合によっては内線やPC、文房具等の「手配の依頼」まで、人事担当が対応することもあるでしょう。
これらと並行して、入社予定者からの質問にも答えなくてはいけません。自分のペースで業務を進められないため、ToDo管理が煩雑になりがちです。
提出書類の管轄や手続き方法がバラバラなのも、入社手続きの大きな負荷となっています。役所に関しては、社会保険と労働保険とで管轄が違うのはもちろん、書類のフォームや提出先も異なります。また、社内手続きも勤怠管理と給与計算とでは、対応部署が異なるでしょう。
様々な手続きにおいて多くの書類が発生し、それらの適切な管理・保管が必要です。特に、個人情報などを含む機密書類は施錠できるラックに保管するなど、慎重な取り扱いが求められます。
入社手続きに関する書類は個人情報を含むものが多いので、自宅に持ち帰っての作業は望ましくありません。更に、紙の書類をオフィスで受け取る必要があるため、テレワークでの対応が困難です。
続いて、入社手続きをWeb化すると何がどのように楽になるのか、そのメリットを前項の「課題」に対応させてみていきます。
入社手続きをWeb化することで、書類作成の手間を大きく減らせます。一度入力した情報（企業名や住所、氏名や生年月日）を保持できるので、書類出力のボタンを押すだけで、記入済みの提出書類がPDF形式で出力可能。印刷ボタンを押し、捺印するだけで提出できます。役所・管轄ごとに異なるフォーマットにも対応しています。
また、入社予定者自身が直接Web上で入力できるため、人事担当者の負担も軽減。2019年4月に雇用契約書の電子化が解禁されたため、本人の同意があれば、入社書類をすべて電子化し、システム上でやり取りを完結できます。
入社手続きをWeb化することで、社会保険や労働保険の様々な手続きが電子申請できるようになるため、書類提出のために役所へ足を運ぶ必要がなくなります。
入社手続きのWeb化によって、一度Web上で入力した情報を使って書類作成ができます。そのため、書き損じによる書類の作り直しや再提出にかかる手間を減らせます。
Web上で入社手続きのToDo管理ができるようになるため、抜け漏れや遅延を防げます。名前と入社日を入力すれば、「〇〇さんの入社手続き」といったToDoリストとあわせて、「〇月〇日までに〇〇申請書を提出する」といった具体的なスケジュールが自動で作成されます。完了したタスクにチェックマークを付けたり、ステータスを管理したりといった機能も。人事担当者同士で情報をシェアするのにも役立ちます。
入社手続きのWeb化に伴い、労務管理以外のバックオフィス業務用のシステムもそろえてしまうことで、人事労務業務を一元管理できるように。勤怠管理や給与計算、経費精算、人事管理など、同シリーズで統一することで、システム同士での連携が便利になる、1つのデータベースに情報が集約できて管理がしやすくなる、といった効果が見込めます。
また、利用料金がディスカウントされたり、月額数百円の追加で複数サービスが使えたりと、コスト面でのメリットも。
入社手続きの各情報をWeb上に保管し、電子申請することで、紙の印刷・管理が不要となります。個人情報に関しても、適切なセキュリティ対策が施されたシステム上で保管すれば、紙で保管するよりも安心・安全です。
Web上でデータの管理・申請が行えるので、テレワークでも入社手続きが完了できます。郵送でのやり取りも減るので、カフェ、コワーキングスペースなどからの対応も可能に。多様な働き方を実現できるという点で、企業にとってのメリットも大きいと言えるでしょう。
入社手続きを効率化するには「どの業務をどう置き換えるか」を整理することが重要です。ここでは、入社手続きを電子化する上で押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
なお、ここで紹介する3つの方法は、必ずしもシステムの導入が前提ではなく、ExcelやWebフォームなど既存のツールでも一部は実現可能です。ただし、入社手続きは複数の業務が連動するため、全体を効率化するには労務管理システムの活用が現実的です。
自社の状況に応じて、段階的に取り組んでいきましょう。
まず取り組むべきなのが、入社予定者からの情報回収をオンライン化することです。従来の紙や郵送によるやり取りでは、「記入漏れ」「書き損じ」「返送遅延」などが発生しやすく、入社手続き全体の遅れにつながります。また、同じ情報を複数の書類に何度も記入する必要があり、入社予定者にとっても負担が大きいのが実情です。
たとえば、クラウドの専用Webフォームなどでオンライン化すれば、入社予定者はPCやスマホから必要情報を一度入力するだけで済みます。また、必須項目の設定や入力チェック機能を活用すれば、記入漏れや不備の発生も防止できます。入社手続きの初動である「情報回収」を効率化することで、その後の業務全体をスムーズに進められるようになります。
これらはExcelやGoogleフォームでも代替可能ですが、項目管理や回収状況の把握が煩雑になりやすいため、人数が増えるほどシステム化のメリットが大きくなります。
次に重要なのが、書類作成と進捗管理の標準化・一元管理です。
入社手続きでは、雇用契約書や社会保険関連書類など、多くの書類を作成する必要があります。これらを手作業で作成・転記していると、時間がかかるだけでなく、入力ミスや記載漏れの原因にもなります。また、「どの書類が未提出か」「どの手続きが完了しているか」といった進捗管理が属人化しやすく、担当者によって品質にばらつきが出てしまうおそれも。
たとえば、書類作成のテンプレート化や進捗管理の仕組みを整えることで、業務の標準化が図れます。オンラインで回収した情報をもとに書類を自動生成できるようにすれば、転記作業を大幅に削減できます。
更に、タスクや進捗を一覧で管理できる仕組みを整えることで、抜け漏れや遅延を防止。人事担当者だけでなく、総務や配属先部署とも情報を共有しやすくなり、部門をまたいだ連携もスムーズになります。
これらは、テンプレートやスプレッドシートでも対応可能ですが、担当者ごとの運用差が出やすく、管理が煩雑になりがちです。一定規模以上では、システムによる一元管理が有効です。
最後に、行政手続きについても電子申請までつなげることが重要です。
社会保険や雇用保険の手続きは、書類の印刷・押印・郵送といったアナログ作業が発生しやすく、業務のボトルネックになりがちです。これらを電子申請に切り替えることで、手続きにかかる時間と手間を大幅に削減できます。
また、電子化の効果を最大化するためには、「情報回収→書類作成→申請」までを分断せず、一連の流れとしてつなげることが重要です。前工程が紙やExcelのままだと、最終的に電子申請を行う際に再入力が必要になり、かえって手間が増えてしまうケースもあります。
今後は、法改正への対応という観点でも電子化の重要性が高まります。たとえば、2028年10月には雇用保険の適用対象が拡大され、これまで対象外だった短時間勤務者も手続き対象に含まれる見込みです。対象者の増加により、手続き件数や確認項目が増えることが想定されるため、従来の紙ベースの運用では対応が難しくなる可能性があります。
あらかじめ電子申請まで一貫して行える体制を整えておくことで、制度変更にも柔軟に対応できるようになります。
※電子申請は単体でも利用可能ですが、前工程と連携できる仕組みを整えることで、運用負荷を大きく下げることができます。
労務管理システムを使った入社手続きのWeb化にはメリットが多く、これといったデメリットは見当たりません。しかし、導入にあたって注意しておきたいポイントを3つご紹介します。
Web上で申請が完結できる「電子申請」は、中規模以上の企業であれば大きな手間の削減につながります。しかし、小規模企業においては、郵送で対応できるものを電子申請にするだけであまり変化がないとも言えます。あらかじめ印字された書面が郵送で届き、内容を確認して捺印したら、返信用封筒に入れて返送するだけ、といった簡単な手続きであれば、電子申請を選ぶメリットは小さいでしょう。
なお、電子申請をはじめるにあたっては、管轄の法務局に出向いて、電子証明書の発行を受ける必要があります。手続きの手間を減らすため、なるべく長い証明期間を選ぶなら、24カ月で15,100円の手数料が必要に。また、労務管理システムの中には、電子申請をするにあたり月額利用料とは別途料金が必要、といったサービスもあります。
従業員が数十名以下で、作業工数やコスト面でメリットを感じなければ、無理に電子申請を行う必要はありません。一方で、小規模ながらも、コストや工数をかけてでもテレワークを実現したい、といった目的があるのなら、ぜひ活用してみてください。
労務管理システムはほかの業務システムと比べて比較的新しいため、「労務管理システム」と紹介されていても、実際は勤怠管理と給与計算くらいの機能しか搭載していないものもあります。「入社手続きをWeb化したい」という導入目的があるなら、「入社予定者に直接入力してもらう機能」「書類の自動作成機能」といった機能があるか、チェックしておきましょう。
同時に、各社サービスがどんどん新しい機能を追加している注目のサービスでもあるため、今ある機能のほかに、近々リリース予定の追加機能があるか、運営会社に問い合わせておくと安心です。電子申請の対応範囲も、必須の確認事項です。
完全ペーパーレス化の実現を目指していても、書面を保存しておかなければいけない局面は、どうしてもでてきてしまいます。ただし、導入前と比べてアナログ作業・管理は確実に削減できますので、自社の書類管理に関するルールなどを確認しながら、スリム化を進めていくとよいでしょう。
入社手続きのペーパーレス化を進める場合には、労働条件通知、雇用契約書に関してもオンラインで対応できるサービスを選ぶとよいでしょう。ただし、労働者自身が電子上での通知を希望した場合のみ電子化が可能なため、労働者が希望しない場合は、いままで通り書面での通知が必要です。
ここまで、入社手続きの電子化の方法や注意点について解説してきました。
こうした取り組みは、Excelやメール、紙の書類などでも一部は対応可能です。しかし、入社手続きは「情報回収」「書類作成」「進捗管理」「行政手続き」など複数の業務が連動するため、個別のツールで対応しようとすると、かえって管理が煩雑になりやすいという課題があります。
特に、法改正による対応範囲の拡大や、入社人数の増加に伴い、手続きの抜け漏れや対応遅延のリスクも高まりやすくなります。
こうした課題をまとめて解決する手段として、多くの企業で活用されているのが「労務管理システム」です。
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（出所：SmartHR労務管理公式Webサイト）
入社手続きに伴う個人情報の収集から届け出、書類作成/提出までをオンライン完結できるクラウド型労務管理システム。入社予定者はスマホやPCから必要な情報を入力できるため、やり取りがスムーズ。入力項目はカスタマイズでき、雇用形態や職種ごとに出し分けも可能だ。入力されたデータを使って手続き書類の自動作成にも対応し、そのまま電子申請できるため、手続きの工数や役所での待ち時間を削減できるのがうれしい。有料オプションの文書配付機能を利用すれば、労働条件通知書や雇用契約書のオンライン上での作成・送付、電子契約締結もカバーできる。
様々な外部サービスと連携できるのも強みで、「SmartHRタレントマネジメント」と連携すれば、評価やスキル管理、従業員サーベイなど、人事業務にも対応可能。入社後の従業員データの活用を考えている企業にも最適だ。
（出所：オフィスステーション公式Webサイト）
導入実績55,000社以上の人事労務クラウドソフト。労務手続き・年末調整・給与明細・勤怠・有休管理など、人事労務のあらゆる業務に対応しており、必要な機能だけを選んで導入できる。e-Gov外部連携APIで電子申請対応。入社予定者へメールで依頼し、PCやスマホで情報を入力できるほか、申請書の自動作成も可能だ。
帳票が豊富で、入社手続きなら、労働条件通知書、会社指定の従業員との契約書、当年度 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、通勤経路、給与振り込み口座の5種が利用できる。給与システムや勤怠管理システムとのAPI連携も対応。
（出所：マネーフォワード クラウド人事管理公式Webサイト）
「マネーフォワードクラウド」シリーズの一つで、従業員情報・組織情報の一元管理が可能なクラウドサービス。入社手続きに必要な書類をWeb上で作成可能。従業員ごとの対応状況や書類の申請状況を一覧画面で確認できるため、書類管理・進捗確認の手間も大幅に削減できる。収集フォームを自由に作成できる機能や柔軟な承認フロー設定機能、従業員情報の履歴管理機能なども搭載しているため自社に合った使い方ができるのも心強い。
収集した従業員情報はデータベースで一元管理。給与計算、勤怠管理、社会保険申請、経費精算など他の外部システムと連携すれば転記作業も不要。異動や組織変更が生じた際もマスタデータを変更するだけで済むため、バックオフィス業務を大幅に効率化できる。
（出所：クラウドハウス労務公式Webサイト）
手厚いサポートが強みの労務管理システム。専属の担当がついてヒアリングシートを使っての業務設計・初期設定から、導入後までの継続的なフォローがあるため、システムに明るい担当者がいない場合や、自分で理解して進めるタイプの労務管理システムでは不安に思う企業におすすめ。直感的な操作画面にも定評がある。
入社時に各種情報やマイナンバーを従業員に依頼して収集でき、収集した情報をもとに雇用契約書を作成、オンライン署名の上、契約を確認・管理可能。機密情報は暗号化されたデータベースで管理。入退社手続きの他、雇用契約、身上変更、年末調整手続きなど対応。
（出所：freee人事労務公式Webサイト）
会計ソフトfreeeで有名なフリー株式会社が手掛ける中小企業向け労務管理システム（目安20名までは同システム、20名からは同社のクラウドERPがおすすめ）。メールで依頼し、入社予定者が直接情報を入力できる。書類の自動作成機能、API連携による電子申請対応。入社手続き機能を利用することで、入社フローの管理・手続き書類出力・従業員マスタへの登録が一気通貫で行える。
労務管理の機能のほか、勤怠管理や給与計算、年末調整まで幅広く対応しており、もちろん会計freeeとの連携も可能なため、会計ソフトでfreeeを利用している場合に選択肢に。
（出所：ジョブカン労務HR公式Webサイト）
バックオフィス業務を効率化するクラウドサービス「ジョブカン」シリーズの労務管理システム。シリーズの累計導入実績は20万社以上を誇る。従業員情報はクラウドで一元管理し、入退社や氏名変更手続きなどを含むあらゆる手続きを自動化。帳票の作成から提出までサポートしてくれる。
入社時は、社会保険や雇用保険の資格取得届、扶養控除等申告書などを自動作成。必要な項目のみ記入するよう従業員へ依頼することができ、従業員はスマホやPCから簡単に入力・申請が可能。「TODOリスト機能」を使えば、いつ、どこに、何の書類を提出したらいいのか確認でき、各手続きの進捗状況も一目で把握できるので、一連の業務を滞りなく、かつ抜け漏れなく進めることができる。
（出所：Shalom公式Webサイト）
大企業向けに社会保険などの手続き管理や電子申請の効率化に強みを持つシステム。2,500以上の社労士事務所向けに業務支援システムとして提供してきた「社労夢」のノウハウをもとに開発されている。
人事管理システムなどと連携しての手続きの進捗一括管理（期限管理に適したアラート機能付き）や届出の自動作成、「e-Gov電子申請」や「マイナポータル」への一括電子申請など人事労務担当者が効率的にミスなく業務を進めていくための機能が強み（そのため従業員とのやりとりをWeb上で行うタイプではない）。
各種帳票への対応も強みで、たとえば雇用保険関係届出は22種、社会保険関係届出は21種、労働保険関係届出は17種も対応している。
（出所：HybRid公式Webサイト）
月額150円/名の低価格で利用できる労務管理システム。入社書類・労働条件通知書・年末調整など、労務関係の書類をクラウド上で収集、一括管理できる。メール以外にもQRコードの配布・提示で個人情報の収集ができ、「メールを使わない学生アルバイトにはQRコード」など、シーンに応じて使い分け可能。仮に登録情報に変更があったとしても、従業員自らがスマホで申請できるため手間がかからない。
入社時に制服・靴のサイズや在留カードの番号・期限など、企業独自に回収したい情報がある場合は、項目を自由に設定できるフリーフォーム機能がおすすめ。
（出所：HRBrain 労務管理公式Webサイト）
人事労務業務をペーパーレス化・効率化する労務管理システム。主な機能は、「入社手続き」「社員名簿」「年末調整」「電子申請」「退社手続き」「マイナンバー管理」の6つ。
入社手続きでは、提出が必要な書類は従業員画面でスマホから写真をアップロード可能。入力項目の必須・任意の設定ができるので、漏れなく従業員データを収集できる。また、回収した従業員データから、年金事務所やハローワークへの提出書類が自動作成される。管理者・従業員に対してToDoが見える化され、対応漏れを防げるのもありがたい。
（出所：ジンジャー人事労務公式Webサイト）
社内のあらゆる人事情報を1つのデータベースに集約することで、人事管理から組織の生産性向上までを実現する人事労務管理システム。勤怠や給与計算システムなど、他のジンジャーシリーズと組み合わせることで人事情報を一元管理可能。バックオフィス業務全般を効率化する。
書類配布オプションを利用すれば、雇用契約書の作成・押印、回収・保管までオンライン上で実施可能。書類作成時には人事データベースから必要情報が自動反映されるため、わざわざ入力・転記する手間が省ける。作成後は未送信・送信済み・差し戻し・合意済みなどステータスを管理でき、更に合意済みの書類も一式セットで保管できるのもポイント。
（出所：タレントパレット公式Webサイト）
人事業務や人事戦略に必要な様々な機能を、ワンプラットフォームで提供するタレントマネジメントシステム。労務管理機能では、入社手続きから年末調整まで、定期的に発生する煩雑な業務を効率化。人材に関わるデータを収集・管理・蓄積し、必要な手続きをすべてオンラインで完結する。
入退社手続きは手順に従って必要項⽬を⼊⼒すれば、迷わず完了でき、必須項⽬の自動入力チェックで抜け漏れも防止。データは⾃動的に対象社員に紐づけられるため、人事担当者の負担軽減に役立つ。雇⽤契約書も作成から締結依頼、その後の管理まで⼀貫して行える上、一括作成や独自項目の追加といった柔軟な変更にも対応可能。契約更新漏れ防⽌機能も搭載している。
（出所：mfloow公式Webサイト）
従業員の入社手続きから退社まで、ライフサイクルイベントにおける煩雑な業務を効率化するタスク管理ツール。人事・労務・総務・情シスなど、部署を横断する業務を一元管理。タスクの抜け漏れや連絡ミス、遅延を防ぎ、バックオフィス業務の効率と品質を大幅に向上させる。
入社・退職といった定型業務はテンプレート「レシピ」として標準搭載され、誰でも簡単にカスタマイズ可能。業務フローを構築、標準化することで、属人化解消や業務マニュアルとしても活用できる。更に、ガントチャートやボードビューで進捗はリアルタイムに可視化。AIによる業務フローの自動生成や、SaaS連携による入社時のアカウント自動作成など、タスク自体の自動化も可能だ。
（出所：XOLOGY労務公式Webサイト）
入社手続きに必要な本人情報の収集や各種書類の配付・回収を、クラウド上で完結できる労務管理サービス。入社予定者に専用URLを送付するだけで、氏名・住所・口座情報に加え、マイナンバーや本人確認書類の提出までオンラインで対応できるため、郵送や手入力の手間を大幅に削減できる。労働条件通知書や誓約書などの文書もテンプレート化して一括配信でき、電子署名にも対応。進捗状況は管理画面で可視化され、未提出者へのリマインド送信も可能なため、手続きの抜け漏れ防止に役立つ。
また、既存の人事給与システムとCSV連携で利用できるため、現行環境を活かしたままスムーズに導入できるのも便利だ。
（出所：カオナビ労務公式Webサイト）
入社手続きに必要な個人情報の提供～事務処理までオンライン化できる労務管理機能が備わったクラウドシステム。担当者はPC・スマホからオンラインで入力依頼を送るだけ、入社予定者は手持ちのデバイスから必要情報を入力するだけで、郵送・返送のやり取りなしで手続きを完結。マイナンバー提供や雇用契約はもちろん、データ収集後の身上変更届申請までオンラインで実施して業務を効率化する。
分かりやすい画面構成で、入力漏れ・ミスを根本から解消し、チェックにかかる手間も大幅に削減できる。社労士へのアカウント付与にも対応しているため、社労士との情報共有もスムーズだ。
また、入社時に収集した人材情報は、人事評価やスキル管理・配置検討にも継続的に活かせるので、労務と合わせて人事のDXを進めたい場合にも向いている。
入社に伴う手続きを効率化し、スピードアップをはかるために、入社手続きのWeb化で効率化する方法、注意点、そして効率化に役立つおすすめの労務管理システムをご紹介しました。効率化だけでなく、昨今のテレワーク需要から、入社書類の電子化によるペーパーレスやセキュリティ保持の上でのリモートによる対応、といった点も求められています。
また、入社後の従業員データの活用といった点も今後期待される分野です。まずは入社手続きをスマートに完結できるよう推し進め、勤怠管理や人事評価等、働き方改革にもつながるデータ活用を見据えていくことが求められています。
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＜労務管理クラウド7年連続シェアNo.1（※）＞従業員の入社から退社まであらゆる労務業務をミスなく、カンタンに。 ...
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