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入社手続きをWebで効率化する3つの方法とシステム10選

入社手続きをWebで効率化する3つの方法とシステム10選

最終更新日:2023-09-22

入社に伴う手続きが煩雑なので効率化したい、抜け漏れや遅延をなくしたい、と考えている人事担当者の方へ、入社手続きをWeb化して効率化する方法や注意点、そして効率化や入社書類の電子化に役立つおすすめの労務管理システムなどを紹介します。

目次

入社手続きにおける課題

従業員の入社にあたり、人事担当者は様々な入社手続きに追われることになります。年末調整や人事評価など、ほかの業務が忙しい時期でも、入社予定者がいる限り、入社手続きは迅速に行わなければなりません。

しかし、入社手続きは各種書類の作成や役所への提出、関連部門とのやり取りなど作業が多岐にわたり、煩雑になりがちです。そのため、入社手続きを効率化したいと考えている方は多いはずです。

まずは、入社手続きにおける課題について見ていきましょう。

1. 書類作成の手間が大きい

まず、入社手続きに必要な書類の多さが課題として挙げられます。雇用契約書をはじめとした従業員との書類のやり取りに加えて、社会保険や雇用保険などに関わる書類の各役所への届け出も必要です。また、申請用紙に「生年月日など同じ内容を何度も記入しないといけない」「記入欄が小さく記入しづらい」といったストレスも。

更に、従業員本人に直接記入してもらわないといけない書類は、説明を添えた上で郵送し、返送してもらう必要があります。万一、書き損じが発生した場合には、同じ作業を再度繰り返さなければならないなど、非常に手間と時間がかかります。

2. 即時対応が求められる

役所への申請など、即時対応が求められる手続きが多いのもネックです。たとえば、すぐに社会保険手続きをしないと、健康保険証が入社した人に届きません。健康保険が手元にないと保険医療機関にかかれないため、保険証が届くタイミングを気にする人は多いようです。

3. 書類の不備による出し直しリスク

社内書類ならミスをすぐに修正できますが、役所に提出した書類に記載ミスや体裁不備があると、再提出などの手間がかかります。役所独特の言い回し(「取得」「設置」「喪失」など)はわかりづらく、作成する書類の数が多いとミスが発生しやすくなります。

4.ToDo管理が煩雑になる

書類作成・提出以外にも多岐にわたる作業があります。従業員から「受け取る」「コピーする」「保管する」、役所から「届くのを待つ」「届いた保険証を従業員に渡す」「控えをファイルする」。これらの作業に加え、配属先の部署との「調整・連絡」、研修や部署説明などを「依頼」、場合によっては内線やPC、文房具等の「手配の依頼」まで、人事担当が対応することもあるでしょう。

これらと並行して、入社予定者からの質問にも答えなくてはいけません。自分のペースで業務を進められないため、ToDo管理が煩雑になりがちです。

5. 各手続きの方法がバラバラ

提出書類の管轄や手続き方法がバラバラなのも、入社手続きの大きな負荷となっています。役所に関しては、社会保険と労働保険とで管轄が違うのはもちろん、書類のフォームや提出先も異なります。また、社内手続きも勤怠管理と給与計算とでは、対応部署が異なるでしょう。

6. 個人情報を含む紙管理

様々な手続きにおいて多くの書類が発生し、それらの適切な管理・保管が必要です。特に、個人情報などを含む機密書類は施錠できるラックに保管するなど、慎重な取り扱いが求められます。

7. テレワークが困難

入社手続きに関する書類は個人情報を含むものが多いので、自宅に持ち帰っての作業は望ましくありません。更に、紙の書類をオフィスで受け取る必要があるため、テレワークでの対応が困難です。

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入社手続きをWeb化すると何が楽になるか?

続いて、入社手続きをWeb化すると何がどのように楽になるのか、前項の「課題」に対応させてみていきます。

1.書類作成の手間が大きい → 書類作成の手間が減る

入社手続きをWeb化することで、書類作成の手間を大きく減らせます。具体的には、一度入力した情報(企業名や住所、氏名や生年月日)を保持できるので、書類出力のボタンを押すだけで、記入済みの提出書類がPDF形式で出力されます。印刷ボタンを押し、捺印するだけで提出が可能に。役所・管轄ごとに異なるフォーマットにも対応しています。

また、入社予定者自身が直接Web上で入力できるため、人事担当者の負担軽減につながります。2019年4月に雇用契約書の電子化が解禁されたため、本人の同意があれば、入社書類をすべて電子化し、システム上でやり取りを完結できます。

2.即時対応が求められる → 手続きを電子申請できるため都度行く必要がなくなる

入社手続きをWeb化することで、社会保険や労働保険の様々な手続きが電子申請できるようになるため、書類提出のために役所へ足を運ぶ必要がなくなります。

3.書類の不備による出し直しリスク → 書類の作成不備が減る

入社手続きをWeb化すれば、一度Web上で入力した情報を使って書類作成ができます。そのため、書き損じによる書類の作り直しや再提出にかかる手間を減らせます。

4.ToDo管理が煩雑になる → Web上でToDo管理が可能

Web上で入社手続きのToDo管理ができるようになるため、抜け漏れや遅延を防げます。名前と入社日を入力すれば、「〇〇さんの入社手続き」といったToDoリストが自動作成され、「〇月〇日までに〇〇申請書を提出する」といった具体的なスケジュールが記載されます。完了したタスクにチェックマークを付けたり、ステータスを管理したりといった機能も。人事担当者同士で情報をシェアするのにも役立ちます。

5.各手続きの方法がバラバラ → 社内の人事労務業務を一元管理

入社手続きのWeb化に伴い、労務管理システム以外のバックオフィス業務用ソフトもそろえてしまうことで、人事労務業務を一元管理できるように。たとえば、勤怠管理や給与計算、経費精算、人事管理などのシステムが該当します。

同シリーズで統一することで、システム同士での連携が便利になる、1つのデータベースに情報が集約できて管理がしやすくなる、といった効果が見込めます。また、利用料金がディスカウントされたり、月額数百円の追加で複数サービスが使えたりと、コスト面でのメリットも。

6.個人情報を含む紙管理 → ペーパーレス化推進

入社手続きの各情報をWeb上に保管し、電子申請することで、紙の印刷・管理が不要となります。個人情報に関しても、適切なセキュリティ対策が施されたシステム上で保管すれば、紙で保管するよりも安心・安全です。

7.テレワークが困難 → テレワークや多様な働き方の推進

Web上でデータの管理・申請が行えるので、テレワークでも入社手続きが完了できます。郵送でのやり取りも減るので、カフェ、コワーキングスペースなどからの対応も可能に。多様な働き方を実現できるという点で、企業にとってのメリットも大きいと言えるでしょう。

 

入社手続きをWebで効率化する3つの方法

入社手続きをWeb化するためには、従業員とのやりとりや書類作成・電子申請などをオンラインで実現する労務管理システムを利用することになります。更に、以下の3つのポイントを押さえて運用することで、大幅な効率アップが実現できるでしょう。

最新情報の収集・共有を効率化する

労務管理システムを導入することで、情報収集・共有が効率化できます。

労務管理システムはクラウド型のため、常にアップデートされ、法改正や書類の様式変更などに随時対応して、機能アップデートもさかんに行われています。加えて、システム運営会社の提供する情報サイトでは、最新の制度に関する情報や、手続きに対応するための操作方法といった情報が提供されています。前任者に質問したり、古いマニュアルを読んだりするより、効率的に情報のアップデートが進むでしょう。

また、ToDoリスト機能を使えば、社会保険、労働保険、社内(雇用契約書を作る、年金手帳を受け取るなど)といった様々な手続きを横断的に管理できます。そのため、対応範囲が多岐にわたっても抜け漏れが発生しにくく、人事担当者同士での情報共有の効率化にも役立ちます。

入社予定者にWeb上で情報を記入してもらう

入社予定者がWeb上に直接入力する機能を使ってもらえば、書類のやり取りにかかっていた手間が大幅に省けます。

メールアドレスと入社日をもとに新規登録データを作成し、システムへの招待と入力依頼を兼ねたメールを送信できます。あとは入社予定者がPCやスマホからシステムに直接情報を入力するだけです。

入力項目は、名前、生年月日といった基本情報のほか、住所、緊急連絡先、銀行口座、雇用保険・社会保険の情報、被扶養者の情報など。本人が直接入力したデータをWeb上で確認できるので、スピーディーかつ効率的なやり取りが実現できます。入力項目をカスタマイズできるサービスなら、TOEICの点数や支給するユニフォームのサイズなども確認ができるため便利です。

入社予定者と面識がなく、いきなり自動送信メールで依頼するのは気が引ける場合は、紹介者から入力依頼メールが届くことを伝えておいてもらえると、お互い気持ちよくコミュニケーションがとれるでしょう。

届け出の電子申請を活用する

役所への電子申請機能も、ぜひ活用すべきです(ただし、システムによって申請できる範囲が異なります)。いちいち役所へ出向く必要がなくなるため、業務スピードアップや効率化、テレワーク推進の大きな助けとなります。

 

入社手続きをWeb化する際の注意点

労務管理システムを使った入社手続きのWeb化にはメリットが多く、これといったデメリットは見当たりません。しかし、導入にあたって注意しておきたいポイントを3つご紹介します。

企業規模によっては電子申請が役立つとは限らない

Web上で申請が完結できる「電子申請」は、中規模以上の企業であれば大きな手間の削減につながります。しかし、小規模企業においては、郵送で対応できるものを電子申請にするだけであまり変化がないとも言えます。あらかじめ印字された書面が郵送で届き、内容を確認して捺印したら、返信用封筒に入れて返送するだけ、といった簡単な手続きであれば、電子申請を選ぶメリットは小さいでしょう。

なお、電子申請をはじめるにあたっては、管轄の法務局に出向いて、電子証明書の発行を受ける必要があります。手続きの手間を減らすため、なるべく長い証明期間を選ぶなら、24カ月で15,100円の手数料が必要に。また、労務管理システムの中には、電子申請をするにあたり月額利用料とは別途料金が必要、といったサービスもあります。

従業員が数十名以下で、作業工数やコスト面でメリットを感じなければ、無理に電子申請を行う必要はありません。一方で、小規模ながらも、コストや工数をかけてでもテレワークを実現したい、といった目的があるのなら、ぜひ活用してみてください。

必要な機能がそろっているか

労務管理システムはほかの業務システムと比べて比較的新しいため、「労務管理システム」と紹介されていても、実際は勤怠管理と給与計算くらいの機能しか搭載していないものもあります。「入社手続きをWeb化したい」という導入目的があるなら、「入社予定者に直接入力してもらう機能」「書類の自動作成機能」といった機能があるか、チェックしておきましょう。

同時に、各社サービスがどんどん新しい機能を追加している注目のサービスでもあるため、今ある機能のほかに、近々リリース予定の追加機能があるか、運営会社に問い合わせておくと安心です。電子申請の対応範囲も、必須の確認事項です。

すべてをペーパーレスにできるとは限らない

完全ペーパーレス化の実現を目指していても、書面を保存しておかなければいけない局面は、どうしてもでてきてしまいます。ただし、導入前と比べてアナログ作業・管理は確実に削減できますので、自社の書類管理に関するルールなどを確認しながら、スリム化を進めていくとよいでしょう。

入社手続きのペーパーレス化を進める場合には、労働条件通知、雇用契約書に関してもオンラインで対応できるサービスを選ぶとよいでしょう。ただし、労働者自身が電子上での通知を希望した場合のみ電子化が可能なため、労働者が希望しない場合は、いままで通り書面での通知が必要です。

 

入社手続きをWeb化する主なクラウド型労務管理システム

クラウド型労務管理システムとしては、入社手続きだけでなく、年末調整、Web給与明細やマイナンバー管理なども一緒に実現できるタイプの「SmartHR」や、年末調整やWeb給与明細などを必要な機能分だけ追加購入していくタイプの「オフィスステーション労務」などがありますので、必要な機能の範囲を踏まえて選ぶのがおすすめです。

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SmartHR(株式会社SmartHR)

SmartHR公式Webサイト

(出所:SmartHR公式Webサイト)

入社手続きの効率化に役立つ、クラウド型労務管理システム。マイナンバーをはじめとした必要な情報を入力依頼でき、入社予定者は直接スマホやPCで入力できる。入力項目のカスタマイズも可能。雇用契約・労働条件通知をオンラインで締結(オプション機能)。API連携による電子申請対応。自動書類作成やToDoリスト機能も。年末調整にも対応。
機能の豊富さや連携サービスの広さに加え、ヘルプセンターサイトが充実しているため、手続きの方法とシステムの操作方法を詳しく知ることができ、人事労務業務に不慣れな人でも安心。
給与計算や勤怠管理機能はないが、様々な外部サービスと連携できる。タレントマネジメントシステムや評価管理システム等との連携も豊富なため、入社後の従業員データの活用を考えている企業にも最適。
大規模企業での導入も多いが、小規模企業向けのプランもあり、30名までなら無料で使えるプランも。

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オフィスステーション労務(株式会社エフアンドエム)

オフィスステーション労務公式Webサイト

(出所:オフィスステーション労務公式Webサイト)

導入実績35,000社以上の労務管理システム。シリーズ展開(労務・年末調整・Web給与明細・有休管理・マイナンバー)しており、必要なものだけ利用できる。e-Gov外部連携APIで電子申請対応。入社予定者へメールで依頼し、PCやスマホで情報入力できる。申請書の自動作成も。
帳票が豊富で、入社手続きなら、労働条件通知書、会社指定の従業員との契約書、当年度 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、通勤経路、給与振り込み口座の5種が利用できる。
給与システムや勤怠管理システムとのAPI連携も対応。

  • 料金:月額400円/名、登録料10万円

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マネーフォワード クラウド人事管理(株式会社マネーフォワード)

マネーフォワード クラウド人事管理公式Webサイト

(出所:マネーフォワード クラウド人事管理公式Webサイト)

「マネーフォワードクラウド」シリーズの一つで、従業員情報・組織情報の一元管理が可能なクラウドサービス。入社手続きに必要な書類をWeb上で作成可能。従業員ごとの対応状況や書類の申請状況を一覧画面で確認できるため、書類管理・進捗確認の手間も大幅に削減できる。収集フォームを自由に作成できる機能や柔軟な承認フロー設定機能、従業員情報の履歴管理機能なども搭載しているため自社に合った使い方ができるのも心強い。
収集した従業員情報はデータベースで一元管理。給与計算、勤怠管理、社会保険申請、経費精算など他の外部システムと連携すれば転記作業も不要。異動や組織変更が生じた際もマスタデータを変更するだけで済むため、バックオフィス業務を大幅に効率化できる。

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クラウドハウス労務(株式会社Techouse)

クラウドハウス労務公式Webサイト

(出所:クラウドハウス労務公式Webサイト)

手厚いサポートが強みの労務管理システム。専属の担当がついてヒアリングシートを使っての業務設計・初期設定から、導入後までの継続的なフォローがあるため、システムに明るい担当者がいない場合や、自分で理解して進めるタイプの労務管理システムでは不安に思う企業におすすめ。直感的な操作画面にも定評がある。
入社時に各種情報やマイナンバーを従業員に依頼して収集でき、収集した情報をもとに雇用契約書を作成、オンライン署名の上、契約を確認・管理可能。機密情報は暗号化されたデータベースで管理。入退社手続きの他、雇用契約、身上変更、年末調整手続きなど対応。

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freee人事労務(freee株式会社)

freee人事労務公式Webサイト

(出所:freee人事労務公式Webサイト)

会計ソフトfreeeで有名なfreee株式会社が手掛ける中小企業向け労務管理システム(目安20名までは同システム、20名からは同社のクラウドERPがおすすめ)。メールで依頼し、入社予定者が直接情報を入力できる。書類の自動作成機能、API連携による電子申請対応。入社手続き機能を利用することで、入社フローの管理・手続き書類出力・従業員マスタへの登録が一気通貫で行える。
労務管理の機能の他、勤怠管理や給与計算、年末調整まで幅広く対応しており、もちろん会計freeeとの連携も可能なため、会計ソフトでfreeeを利用している場合に選択肢に。

  • 料金:月額3,980円~(ベーシックプラン。従業員3名分含む)+500円/名(追加分)

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ジョブカン労務HR(株式会社DONUTS)

ジョブカン労務HR公式Webサイト

(出所:ジョブカン労務HR公式Webサイト)

バックオフィス業務を効率化するクラウドサービス「ジョブカン」シリーズの労務管理システム。シリーズの累計導入実績は20万社以上を誇る。従業員情報はクラウドで一元管理し、入退社や氏名変更手続きなどを含むあらゆる手続きを自動化。帳票の作成から提出までサポートしてくれる。
入社時は、社会保険や雇用保険の資格取得届、扶養控除等申告書などを自動作成。必要な項目のみ記入するよう従業員へ依頼することができ、従業員はスマホやPCから簡単に入力・申請が可能。「TODOリスト機能」を使えば、いつ、どこに、何の書類を提出したらいいのか確認でき、各手続きの進捗状況も一目で把握できるので、一連の業務を滞りなく、かつ抜け漏れなく進めることができる。

  • 料金:月額400円/名

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社労夢Company Edition(株式会社エムケイシステム)

社労夢Company Edition公式Webサイト

(出所:社労夢Company Edition公式Webサイト)

大企業向けに社会保険などの手続き管理や電子申請の効率化に強みを持つシステム。2,500以上の社労士事務所向けに業務支援システムとして提供してきた「社労夢」のノウハウをもとに開発されている。
人事管理システムなどと連携しての手続きの進捗一括管理(期限管理に適したアラート機能付き)や届出の自動作成、「e-Gov電子申請」や「マイナポータル」への一括電子申請など人事労務担当者が効率的にミスなく業務を進めていくための機能が強み(そのため従業員とのやりとりをWeb上で行うタイプではない)。
各種帳票への対応も強みで、たとえば雇用保険関係届出は22種、社会保険関係届出は21種、労働保険関係届出は17種も対応している。

  • 料金:月額45,000円~

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HybRid(ハイブリッド)(株式会社CSS-consulting)

HybRid公式Webサイト

(出所:HybRid公式Webサイト)

月額150円/名の低価格で利用できる労務管理システム。入社書類・労働条件通知書・年末調整など、労務関係の書類をクラウド上で収集、一括管理できる。メール以外にもQRコードの配布・提示で個人情報の収集ができ、「メールを使わない学生アルバイトにはQRコード」など、シーンに応じて使い分け可能。仮に登録情報に変更があったとしても、従業員自らがスマホで申請できるため手間がかからない。
入社時に制服・靴のサイズや在留カードの番号・期限など、企業独自に回収したい情報がある場合は、項目を自由に設定できるフリーフォーム機能がおすすめ。

  • 料金:月額150円/名

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HRBrain 労務管理(株式会社HRBrain)

HRBrain 労務管理公式Webサイト

(出所:HRBrain 労務管理公式Webサイト)

人事労務業務をペーパーレス化・効率化する労務管理システム。主な機能は、「入社手続き」「社員名簿」「年末調整」「電子申請」「退社手続き」「マイナンバー管理」の6つ。
入社手続きでは、提出が必要な書類は従業員画面でスマホから写真をアップロード可能。入力項目の必須・任意の設定ができるので、漏れなく従業員データを収集できる。また、回収した従業員データから、年金事務所やハローワークへの提出書類が自動作成される。管理者・従業員に対してToDoが見える化され、対応漏れを防げるのもありがたい。

  • 料金:要問い合わせ

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ジンジャー人事労務(雇用契約)(jinjer株式会社)

ジンジャー人事労務公式Webサイト

(出所:ジンジャー人事労務公式Webサイト)

社内のあらゆる人事情報を1つのデータベースに集約することで、人事管理から組織の生産性向上までを実現する人事労務管理システム。勤怠や給与計算システムなど、他のジンジャーシリーズと組み合わせることで人事情報を一元管理可能。バックオフィス業務全般を効率化する。
雇用契約プランを利用すれば、雇用契約書の作成・押印、回収・保管までオンライン上で実施可能。書類作成時には人事データベースから必要情報が自動反映されるため、わざわざ入力・転記する手間が省ける。作成後は未送信・送信済み・差し戻し・合意済みなどステータスを管理でき、更に合意済みの書類も一式セットで保管できるのもポイント。

  • 料金:月額700円/名~(人事労務500円+雇用契約200円)

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まとめ

入社に伴う手続きを効率化し、スピードアップをはかるために、入社手続きのWeb化で効率化する方法、注意点、そして効率化に役立つおすすめの労務管理システムをご紹介しました。効率化だけでなく、昨今のテレワーク需要から、入社書類の電子化によるペーパーレスやセキュリティ保持の上でのリモートによる対応、といった点も求められています。

また、入社後の従業員データの活用といった点も今後期待される分野です。まずは入社手続きをスマートに完結できるよう推し進め、勤怠管理や人事評価等、働き方改革にもつながるデータ活用を見据えていくことが求められています。

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