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入社手続きをWebで効率化する3つの方法とシステム8選

入社手続きをWebで効率化する3つの方法とシステム8選

最終更新日:2022-04-05

入社に伴う手続きが煩雑なので効率化したい、漏れや遅れをなくしたい、とお考えの人事ご担当者の方へ、入社手続きのWeb化で効率化する方法、注意点、そして効率化に役立つおすすめの労務管理システムなどをご紹介します。

目次

入社手続きが大変な理由

ようやく採用活動が終わり、無事に内定を出したら、今度は早速入社手続きに追われることになります。人の出入りが多い場合は同時に退職者の手続きも必要ですし、年末調整などに追われて人事担当者が忙しい時期であっても、入社手続きは待ってはくれません。煩雑な入社手続きを効率化したい、とお考えの方も多いでしょう。

まずは人事担当者にとってなぜどのように大変なのか、負担が大きいのか、といった点についてご紹介します。

1. 書類作成の手間が大きい

まず入社手続きに伴う書類の作成が大変であることが挙げられます。新しい従業員を抱える場合、雇用契約書を始めとした従業員との書類のやり取りに加えて、各役所への様々な届け出の書類が必要です。役所への申請は指定の用紙への記入が必要ですし、それぞれの用紙に生年月日など同じ内容を何度も記入する必要があります。記入項目数が多いのに無理やりA4サイズに収めたような用紙だと、一つ一つの記入欄が小さく、記入しづらいものもあります。

従業員本人に直接記入してもらう書類の場合は、入社前、つまり対面していない状況だと、説明を添えた上で郵送し、返送してもらう必要があり、非常に手間がかかります。書き損じた場合に再送、などといったこともあり得ます。

2. すぐにやらないといけない

手続き、特に役所への申請等は、すぐにやらなくてはいけません。例えば、社会保険手続きはすぐにやらないと、健康保険証が入社した人に届きません。入社した人から、「保険証はいつ届きますか?」はよく聞かれる質問です。

3. 書類の不備による出し直しリスク

社内で保管する書類ならミスがあってもすぐに修正できますが、役所に提出した書類の記載ミスや提出書類の不備がある場合は、再提出が必要になるなど、手間がかかります。役所独特の言い回し(「取得」や「設置」「喪失」など)など、慣れるまでは分かりづらいですし、慣れてからも作成する書類の数が多いとミスをしてしまうこともあり得ます。

4. ToDoが分からなくなりがち

入社手続きには、書類作成・提出以外にも多岐にわたる煩雑な作業があります。従業員から「受け取る」「コピーする」「保管する」、役所から「届くのを待つ」「届いた保険証を従業員に渡す」「控えをファイルする」。最低限のこれらの作業に加え、配属先の部署との「調整・連絡」、研修や他部署の説明などを「依頼」、場合によっては内線やPC、文房具等の「手配の依頼」まで人事側で担当することもあるでしょう。

これらを進めながら、入社予定者にとっては唯一の窓口として、質問等に答えていかなくてはいけません。そして煩雑な作業の中で、何かの手順を漏らしてしまうことがないよう、気を付けなくてはいけません。相手があることなので自分だけのペースで進めることができず、思うようにToDoを管理できないことも多いでしょう。

5. 各手続きがバラバラ

前項で述べたような煩雑さに加え、管轄や手続き方法がバラバラなのも、大変な理由として挙げられます。役所に関しては社会保険と労働保険はもちろん管轄が違い、書類のフォームも提出先も異なりますし、社内手続きも勤怠管理、給与計算とバラバラです。

6. 個人情報を含む紙管理

ここまで述べてきたような様々な手続きにおいて多くの書類が発生し、管理・保管が必要です。特に個人情報を扱うので施錠できるラックへの保管など、慎重な取り扱いが求められます。

7. テレワークが困難

入社手続きに関する書類は個人情報を含むものが多いうえ、そもそも紙の書類をオフィスで受け取る必要があるため、テレワークを行いたい場合でも気軽に自宅に持ち帰れず、どうしても出社しての作業となってしまいます。

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入社手続きをWeb化すると何が楽になるか?

続いて、入社手続きをWeb化すると何がどのように楽になるのか、前項の「大変な理由」に対応させてみていきます。

1.書類作成の手間が大きい → 書類作成の手間が減る

入社手続きをWeb化することで、書類作成の手間を大きく減らすことが可能になります。具体的には、一度入力した情報(企業名や住所、氏名や生年月日)を保持し、書類出力のボタンを押すだけで、各役所に提出する書類のフォームに、その情報等が入力された状態のPDF形式のデータを作成することが可能です。印刷ボタンを押し、捺印するだけで提出が可能です。

また、入社予定者自身に必要事項を直接Web上へ入力をしてもらうことができるため、人事担当者の負担を減らすことが可能となります。雇用契約書に関しても、2019年4月に電子化が解禁されたため、本人の同意があればシステム上でのやり取りが可能となりました。

2.すぐにやらないといけない → 手続きを電子申請できるため都度行く必要がなくなる

入社手続きをWeb化することで、社会保険や労働保険の様々な手続きが電子申請できるようになるため、役所へ提出しに行く必要がなくなります。

3.書類の不備による出し直しリスク → 書類の作成不備が減る

入社手続きをWeb化し、一度Web上に情報を入力してしまえば、その入力されたデータを使って書類作成ができるため、単純な書き損じや書類作成の手間を減らせます。

4.ToDoが分からなくなりがち →Web上でToDo管理が可能

Web上で入社手続きのToDo管理ができるようになるため、漏れを遅れや防ぐことができます。名前と入社日を入力するだけで、「〇〇さんの入社手続き」といったToDoリストが自動で作られ、「〇月〇日までに〇〇申請書を提出する」といった具体的な表記がされます。終わったものにチェックマークを付け、「30%完了」等のステータス管理もできます。人事担当者が複数名いる場合でも情報をシェアできるため安心です。

5.各手続きがバラバラ → 社内の人事労務業務を一元管理

入社手続きのWeb化に伴い、労務管理システムだけでなく、シリーズの他のバックオフィス業務用ソフトもそろえてしまうことで、人事労務の業務を一元管理できるようになります。例えば、勤怠管理、給与計算、経費精算、人事管理等のシステムです。

タイムカードのように、アナログ管理している場合と比べて便利になるのはもちろんのこと、それぞれ別のソフトを利用している場合はシステム同士の連携も便利ですが、同シリーズでそろえてしまうことで一つのデータベースに集約でき、管理が非常に楽になります。一緒に使うこと前提でのお得なセット料金のタイプや、一人あたり月額数百円追加することで複数サービス利用できるタイプなどあるため、この機に併せて導入やソフト乗り換えを検討するのも手です。

6.個人情報を含む紙管理 → ペーパーレス化推進

入社手続きの各情報をWeb上に保管し、電子申請することで、紙の印刷・管理が不要となります。慎重な取り扱いが必要な個人情報に関しても、セキュリティ対策の取られたシステム上に置くことで、紙での持ち運びより安心できるようになります。

7.テレワークが困難 → テレワークや多様な働き方の推進

Web上でデータ管理でき、申請も行えるのであれば、今まで出社して紙管理が必須であった入社手続きに関してテレワークで済ませることが可能となります。郵送でのやり取りも減るため、自宅の他、カフェ、コワーキングスペースなどでも対応ができます。育児や介護等を理由として多様な働き方を求める人材を活用できるため、企業としてのメリットも大いにあると言えます。

 

入社手続きをWebで効率化する3つの方法

入社手続きをWeb化するためには、従業員とのやりとりや書類作成・電子申請などをオンラインで実現する労務管理システムを利用することになります。さらに、導入するだけでなく次の3つのポイントを押さえて運用することが、大幅な効率アップにつながります。

やるべきことを一覧化しておく

労務管理システムに搭載されているToDoリストの機能をフルに活用しましょう。労務管理システムはクラウド型のため、常にアップデートされ、法改正や書類の様式変更など、様々な変更に随時対応していますし、併せて機能改善もどんどん行われています。システム本体だけでなく、システム運営会社の提供する情報サイトでは、最新の制度に関する情報やその手続きに関するシステムの操作方法まで情報を仕入れられます。前任者に古い知識を聞いたり、社内に眠った古いマニュアルを読んだりするより、システムに頼ることで一気に最新の情報にアップデートされ、効率化が図れます。

また、当然のことですが、社会保険の事務所では労働保険については教えてもらえませんが、システムなら横断的に管理してToDoリストが作られるため、社会保険、労働保険、社内(雇用契約書を作る、年金手帳を受け取る、等)といった様々な手続きを漏らさずに管理でき、不慣れな場合も安心です。

入社予定者にはWeb上で情報を記入してもらう

労務管理システムを導入する際は、入社予定者がWeb上に直接入力できる機能を使ってもらいましょう。メールアドレスと入社日さえ分かれば、名前すら入力せずとも「新しい従業員」といった登録データが作られ、システムへの招待と入力依頼の旨のメールを送信することができます。あとは入社予定者がPCやスマホからシステムに直接情報を入力します。

入力する項目は、名前、生年月日などの基本情報の他、住所、緊急連絡先、銀行口座、雇用保険・社会保険の情報、被扶養者の情報等です。書面やメールでもらったものを人事担当者が転記する場合に比べ、手早く、そして手間が大きく省けます。入力項目をカスタマイズできるサービスを選べば、例えばTOEICの点数や支給するユニフォームのサイズなどもそこで確認ができるためとても便利です。

紹介をきっかけにした入社等で、人事担当者がほとんど面識のない相手の場合、いきなり自動送信メールで依頼するのは気が引けるかもしれませんが、その場合は紹介者から事前に「あとで人事担当者からこういう入力依頼メールが届きます」と一言伝えておいてもらえると、お互い気持ちよく始めることができそうです。

届け出の電子申請を活用する

役所への電子申請に関しても、労務管理システムを導入したならぜひ活用すべき機能です(ただし、システムによって申請できる範囲が異なります)。いちいち役所へ出向く必要がなくなるため、業務スピードアップや効率化、テレワーク推進の実現に大きな助けとなります。

 

入社手続きをWeb化する際の注意点

労務管理システムを利用し、入社手続きをWeb化することで手続きを効率化できることが分かりましたが、デメリットはあるのでしょうか。人事担当者にとっても、入社予定者にとっても、企業にとってもメリットが多く、これといったデメリットは見当たりませんが、あらかじめ導入にあたっての注意点を念頭に置いておいた方がよいでしょう。大きく3点ご紹介します。

企業規模によっては電子申請が役立つとは限らない

役所に行かずWeb上で完結、と聞くと夢のような便利なことに思えますし、中規模以上の企業であれば大きな手間削減になるのは間違いありません。しかし、小規模企業で、郵送で対応できるものを電子申請にするだけ、と考えるとそれほど変化がないとも言えます。役所への手続きの中には、入社手続き以外だと、例えば更新手続きなど、あらかじめ印字された書面が郵送で届き、内容を確認して、捺印して、返信用封筒に入れて返送するだけ、といったものもありますから、それと比べると手間はさほど変わりません。

なお、電子申請を始めるにあたり、管轄の法務局に出向き、電子証明書の発行が必要となりますが、証明期間によって手数料も変わってきます。手続きの手間を減らすためになるべく長い証明期間を選ぶなら、24か月で15,100円の手数料が必要です。また、労務管理システムの中には、電子申請をするにあたり月額利用料とは別料金が必要、といったサービスもあります。

従業員が数十名以上で、労務管理システムからAPI連携で電子申請を行うのであれば便利ですが、規模がそれ以下で、作業工数やコスト面でメリットを感じなければ、無理に電子申請を行う必要はありません。また、小規模だが、コストや工数がかかっても、必ずテレワークを実現したい、といった目的があるのなら、ぜひ活用してみてください。

必要な機能がそろっているか

当たり前のように思えますが、労務管理システムを選ぶ際には特にこの点に注意が必要です。というのも、労務管理システムは会計ソフト等を始めとした様々な業務システムと比べて比較的新しいシステムのため、「労務管理システム」と紹介されていても、実際は勤怠管理と給与計算くらいの機能しか搭載していないサービスもあるからです。あくまでも「入社手続きをWeb化したい」との目的があるのなら、「入社予定者に直接入力してもらう機能」「書類の自動作成機能」等を持ち合わせたサービスを選ぶべきです。

歴史が浅い分、各社サービスがどんどん新しい機能を追加しており、注目のサービスでもあるため、運営会社に問い合わせる際には今ある機能の他、近々リリース予定の追加機能も確認しておくと安心です。電子申請の対応範囲も要確認事項です。

全てをペーパーレスにできるとは限らない

完全ペーパーレスの実現を目指していても、どうしても書面を保存しておくべき局面はあるので、全てがオンラインというわけにはいきません。ただし、導入前と比べるとアナログでの作業・管理が大幅に減ることは間違いありませんので、自社の書類管理に関するルールなどを確認しながら、スリム化を推進していくとよいでしょう。

入社手続きのペーパーレス化を少しでも進めたいなら、労働条件通知、雇用契約書に関してもオンラインでできるサービスを選ぶとよいでしょう。(労働者自身が電子上での通知を希望した場合のみ電子化が可能なため、労働者が希望しない場合は、いままで通り書面での通知が必要です。)

 

入社手続きをWeb化する主なクラウド型労務管理システム

クラウド型労務管理システムとしては、入社手続きだけでなく、年末調整、Web給与明細やマイナンバー管理なども一緒に実現できるタイプの「SmartHR」や、年末調整やWeb給与明細などを必要な機能分だけ追加購入していくタイプの「オフィスステーション労務」などがありますので、必要な機能の範囲を踏まえて選ぶのがおすすめです。

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SmartHR(株式会社SmartHR)

SmartHR

(出所:SmartHR公式Webサイト)

入社手続きの効率化に役立つ、クラウド型労務管理システム。マイナンバーをはじめとした必要な情報を入力依頼でき、入社予定者は直接スマホやPCで入力できる。入力項目のカスタマイズも可能。雇用契約・労働条件通知をオンラインで締結(オプション機能)。API連携による電子申請対応。自動書類作成やTO DOリスト機能も。年末調整にも対応。
機能の豊富さや連携サービスの広さに加え、ヘルプセンターサイトが充実しているため、手続きの方法とシステムの操作方法を詳しく知ることができ、人事労務業務に不慣れな人でも安心。
給与計算や勤怠管理機能はないが、様々な外部サービスと連携できる。タレントマネジメントシステムや評価管理システム等との連携も豊富なため、入社後の従業員データの活用を考えている企業にも最適。
大規模企業での導入も多いが、小規模企業向けのプランもあり、30名までなら無料で使えるプランも。

  • 料金:要問い合わせ(30名以下の無料プランあり)

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オフィスステーション労務(株式会社エフアンドエム)

オフィスステーション労務

(出所:オフィスステーション労務公式Webサイト)

導入実績20,000社以上の労務管理システム。シリーズ展開(労務・年末調整・Web給与明細・有休管理・マイナンバー)しており、必要なものだけ利用できる。e-Gov外部連携APIで電子申請対応。入社予定者へメールで依頼し、PCやスマホで情報入力できる。申請書の自動作成も。
帳票が豊富で、入社手続きなら、労働条件通知書、会社指定の従業員との契約書、当年度 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、通勤経路、給与振り込み口座の5種が利用できる。
給与システムや勤怠管理システムとのAPI連携も対応。

  • 料金:月額400円/名、登録料100,000円

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マネーフォワード クラウド人事管理(株式会社マネーフォワード)

マネーフォワード クラウド人事管理公式Webサイト

(出所:マネーフォワード クラウド人事管理公式Webサイト)

「マネーフォワードクラウド」シリーズの一つで、従業員情報・組織情報の一元管理が可能なクラウドサービス。入社手続きに必要な書類をWeb上で作成可能。従業員ごとの対応状況や書類の申請状況を一覧画面で確認できるため、書類管理・進捗確認の手間も大幅に削減できる。収集フォームを自由に作成できる機能や柔軟な承認フロー設定機能、従業員情報の履歴管理機能なども搭載しているため自社に合った使い方ができるのも心強い。
収集した従業員情報はデータベースで一元管理。給与計算、勤怠管理、社会保険申請、経費精算など他の外部システムと連携すれば転記作業も不要。異動や組織変更が生じた際もマスタデータを変更するだけで済むため、バックオフィス業務を大幅に効率化できる。

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クラウドハウス労務(株式会社Techouse)

クラウドハウス労務

(出所:クラウドハウス労務公式Webサイト)

手厚いサポートが強みの労務管理システム。専属の担当がついてヒアリングシートを使っての業務設計・初期設定から、導入後までの継続的なフォローがあるため、システムに明るい担当者がいない場合や、自分で理解して進めるタイプの労務管理システムでは不安に思う企業におすすめ。直感的な操作画面にも定評がある。
入社時に各種情報やマイナンバーを従業員に依頼して収集でき、収集した情報をもとに雇用契約書を作成、オンライン署名の上、契約を確認・管理可能。機密情報は暗号化されたデータベースで管理。入退社手続きの他、雇用契約、身上変更、年末調整手続きなど対応。

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freee人事労務(freee株式会社)

freee人事労務公式Webサイト

(出所:freee人事労務公式Webサイト)

会計ソフトfreeeで有名なfreee株式会社が手掛ける中小企業向け労務管理システム(目安20名までは同システム、20名からは同社のクラウドERPがおすすめ)。メールで依頼し、入社予定者が直接情報を入力できる。書類の自動作成機能、API連携による電子申請対応。入社手続き機能を利用することで、入社フローの管理・手続き書類出力・従業員マスタへの登録が一気通貫で行える。
労務管理の機能の他、勤怠管理や給与計算、年末調整まで幅広く対応しており、もちろん会計freeeとの連携も可能なため、会計ソフトでfreeeを利用している場合に選択肢に。

  • 料金:月額3,980円~(ベーシックプラン。従業員3名分含む)+500円/名(追加分)

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ジョブカン労務HR(株式会社Donuts)

ジョブカン公式WEBサイト

(出所:ジョブカン労務HR公式Webサイト)

バックオフィス業務を効率化するクラウドサービス「ジョブカン」シリーズの労務管理システム。シリーズの累計導入実績は15万社以上を誇る。従業員情報はクラウドで一元管理し、入退社や氏名変更手続きなどを含むあらゆる手続きを自動化。帳票の作成から提出までサポートしてくれる。
入社時は、社会保険や雇用保険の資格取得届、扶養控除等申告書などを自動作成。必要な項目のみ記入するよう従業員へ依頼することができ、従業員はスマホやPCから簡単に入力・申請が可能。「TODOリスト機能」を使えば、いつ、どこに、何の書類を提出したらいいのか確認でき、各手続きの進捗状況も一目で把握できるので、一連の業務を滞りなく、かつ抜け漏れなく進めることができる。

  • 料金:月額400円/名~

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社労夢Company Edition(株式会社エムケイシステム)

社労夢Company Edition公式Webサイト

(出所:社労夢Company Edition公式Webサイト)

大企業向けに社会保険などの手続き管理や電子申請の効率化に強みを持つシステム。2,500以上の社労士事務所向けに業務支援システムとして提供してきた「社労夢」のノウハウをもとに開発されている。
人事管理システムなどと連携しての手続きの進捗一括管理(期限管理に適したアラート機能付き)や届出の自動作成、「e-Gov電子申請」や「マイナポータル」への一括電子申請など人事労務担当者が効率的にミスなく業務を進めていくための機能が強み(そのため従業員とのやりとりをWeb上で行うタイプではない)。
各種帳票への対応も強みで、たとえば雇用保険関係届出は22種、社会保険関係届出は21種、労働保険関係届出は17種も対応している。

  • 料金:月額45,000円~

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HybRid(ハイブリッド)(株式会社CSS-consulting)

HybRid公式Webサイト

(出所:HybRid公式Webサイト)

月額150円/名の低価格で利用できる労務管理システム。入社書類・労働条件通知書・年末調整など、労務関係の書類をクラウド上で収集、一括管理できる。メール以外にもQRコードの配布・提示で個人情報の収集ができ、「メールを使わない学生アルバイトにはQRコード」など、シーンに応じて使い分け可能。仮に登録情報に変更があったとしても、従業員自らがスマホで申請できるため手間がかからない。
入社時に制服・靴のサイズや在留カードの番号・期限など、企業独自に回収したい情報がある場合は、項目を自由に設定できるフリーフォーム機能がおすすめ。

  • 料金:月額150円/名

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まとめ

入社に伴う手続きを効率化し、スピードアップをはかるために、入社手続きのWeb化で効率化する方法、注意点、そして効率化に役立つおすすめの労務管理システムをご紹介しました。効率化だけでなく、昨今のテレワーク需要から、ペーパーレスやセキュリティ保持の上でのリモートによる対応、といった点も求められています。

また、入社後の従業員データの活用といった点も今後期待される分野です。まずは入社手続きをスマートに完結できるよう推し進め、勤怠管理や人事評価等、働き方改革にもつながるデータ活用を見据えていくことが求められています。

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