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電子契約の6つのメリットとは?デメリットや使わない理由も紹介

電子契約の6つのメリットとは?デメリットや使わない理由も紹介

最終更新日:2020-11-11

電子契約の利用を考えているものの「どういうものかよく分からない…」そんな声にお応えします。電子契約の具体的メリット(コスト・業務効率)、活用に向けた注意点・デメリットも合わせて、分かりやすくご紹介していきます。

目次

電子契約とは?

電子契約とは、電子文書に電子署名することで成立する契約行為のことを言います。書面契約から電子契約へ切り替えた場合、「コスト削減」「業務の効率化」など多くのメリットが見込まれます。中でも、契約締結ごとに負担していた200円~数十万円の収入印紙が不要になるのは大きな利点です。

これまで判子文化などの商習慣に阻まれ、なかなか浸透しませんでしたが、コロナ禍における急速なリモートワークの普及、「脱判子」など国をあげたデジタル化推進策の後押しを受け、今後、本格的に切り替えが進んでいくと考えられています。

  • 「電子契約に切り替える具体的なメリットを知りたい」
  • 「メリットだけじゃなくて、デメリット(注意点)も教えてほしい」
  • 「紙の原本のようなしっかりとした証拠力があるのか心配」
  • 「具体的に、どんなシステム・サービスがあるんだろう」

今回はそんな方々向けに、電子契約に切り替えた際のメリットだけでなく、「こういう業態・企業は向いていない」「状況によってはこういう難しい局面がある」などもデメリット(利用する上での注意点)も分かりやすく説明していきます。検討する際の参考にしてください。

まず、電子契約の証拠力に関して簡単に触れておきます。文書が証拠として認められるためには、本人の意思で文書を作成したことを証明する必要があります。従来は紙で作成した契約書に、双方の担当者が「押印」することで契約締結の証拠としていました。その他、本人が作成した証拠として「印鑑証明書」、改ざんを防止するために「契印・割印」などが存在します。

電子契約では以下のような一定の条件のもと、書面契約と同様の効力が認められています。

  • 押印の代わりに「電子署名」
  • 印鑑証明書の代わりに「電子証明書」
  • 契印・割印の代わりに「タイムスタンプ」

電子契約システム・サービスは目的・機能別に様々なものが存在しますが、ほぼすべてが上記を標準機能として搭載しています。比較検討の際にわざわざ「対応しているか」を心配する必要はありません。
(ただし、電子証明書に関しては、事業者の電子証明書はあるものの、契約を行う当事者の電子証明書には対応していないシステムも多くあります)

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電子契約の6つのメリット

書面契約から電子契約に切り替えた場合、「印紙税の削減」「事務労力・コストの削減」「契約締結までのリードタイムの短縮」「保管・管理の効率化」「リモートワーク対応が容易」「契約更新の確認漏れ防止」などが期待できます。以下、一つひとつ具体的に説明していきます。

印紙税の削減

紙の契約書は法律により、収入印紙を貼ることが義務付けられています。税額は契約の種別や契約金の大きさによって異なります。1件辺り200円~大きいものでは数十万円。1件の金額は高額でなくなくても、建設業・工事業・運送業など多くの請負契約を結ばなければならない企業にとっては大きな負担です。

電子契約に切り替えた場合、契約書は法律で言うところの「課税物件に掲げる文書」ではなくなるため、印紙税が不要になります。また、収入印紙を貼るのを忘れてしまった場合、「税の納付を怠った」として納付すべき額の3倍を徴収されてしまいますが、そのリスクを避けることもできます。

事務労力・コストの削減

紙の契約書の場合、1つの契約を締結するまで多くの事務作業が必要になります。たとえば、「契約書を印刷し、製本する」「契約書に収入印紙を貼る」「封筒に宛名を記入する」「封筒に契約書を封入する」「郵便局に投函しに行く」など。手間暇だけでなく、インク代・印刷代・郵送代などの事務コストも見逃せない部分です。

電子契約では、契約書のやりとりはインターネット上で行われます。電子ファイルをアップロードするだけで済むため「印刷・製本」「宛名書き」「封入・投函」などの事務作業は必要ありません。スタッフはその時間を他の作業に費やすことができます。インク代・印刷代・郵送代などのコストも省けます。

契約締結までのリードタイムの短縮

書面契約の場合、合意した後も契約書原本を印刷して製本し、押印して送付。取引先に押印してもらい、返送してもらうなど時間がかかります。決裁者・担当者が不在の場合には数週間かかることも少なくありません。ビジネスにはスピードが重視される今の世の中、致命的な遅れになることも考えられます。

電子契約であれば、クラウド上でデータを確認し、合意したその場で契約締結することができます。システム・サービスによっては、契約合意前の契約書作成をサポートする機能を備えたものもあります。クラウド上で「承認作業が今どの段階にあり、誰のマターなのか」というステータスを管理することがでるため、作業の遅延や漏れも起きにくくなります。

保管・管理の効率化

契約書は法律により、一定期間、保存が義務付けられています。紙の契約書の場合、原本をファイリングして、キャビネットなどに鍵をかけて保管しておくのが一般的です。しかし、企業によっては「保管スペースに余裕がない」「ファイリングが面倒臭い」「どこに何があるか分からない」など上手く管理できない企業も少なくありません。

電子契約の場合、契約書はデータとしてクラウド上にまとめて保管できます。保管方法やスペースに悩むことはありませんし、情報漏洩や紛失のリスクを回避することができます。また、検索機能を利用すれば必要に応じて目的の契約書を簡単に閲覧できます。既存の書面の契約書もスキャンして電子化することで、有効活用することもできます。

リモートワーク対応が容易

2020年、コロナ禍で急速に広まったテレワーク・在宅ワークなどのリモートワーク。契約を締結したいのに「会社の判子がなくて押印できない」「プリンターがないので印刷して製本できない」そんな理由で、自宅から会社にわざわざ出勤している人も少なくありませんでした。

電子契約であれば、紙と押印を必要としないため、場所と時間を選ばずに契約を締結させることができます。現状、リモートワークを補完的にしか利用していないものの「感染拡大に合わせて、臨機応変に切り替えたい」もしくは「将来的に完全リモートワークにしたい」という場合には、今のうちに導入を進めておきましょう。

契約更新の確認漏れ防止

サービスを提供する側にとっても、受ける側にとっても、契約期間の終期は重要です。「サービスの見直し」「契約打ち切り」を検討し、何らかのアクションを起こす必要があります。しかし、膨大な量の契約を管理していると「更新期限に気づかず、期限を逃してしまった」という場合も起こりえます。

電子契約なら、契約期限の管理も容易です。たとえば「契約終了の2か月前に自動通知」と言うように、更新期限が近づいたらアラート通知をするよう設定することもできます。通知回数の設定、期限以外の通知条件の追加、通知先などの条件も柔軟に設定することが可能です。

 

電子契約の活用の注意点やデメリット

どんなメリットがあるのか理解したところで、次に電子契約に切り替える上での注意点やデメリットについて説明していきます。

すべての契約が電子契約に対応しているわけではない

契約には様々な契約類型が存在します。大多数の契約が電子契約できますが、一部利用が制限されているものもあります。たとえば、以下の契約は法令の定めにより紙の書面が必要とされています。現状では、双方の承諾・希望が合致したとしても電子契約を結ぶことはできません。

  • 定期借地契約・定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等媒介契約
  • マンション管理業務委託契約
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面
  • 労働者派遣(個別)契約 など

ただし、派遣法改正により、2021年1月より、労働者派遣(個別)契約書の電子化が解禁されました。現在のデジタル化の潮流を考えると、上に挙げた契約書も将来的には電子化が認められるようになると予想されます。

電子契約に切り替えるには取引先の協力が必要

契約書は取引先あってのものです。いくらメリットがあるからと言って、一方的に電子契約に切り替えることはできません。同意を得る必要がありますが、取引先によっては拒否反応を示すことも考えられます。その場合、単に利用を促すのではなく、電子契約のメリット・法的証拠力などを分かりやすく説明し、協力をあおぐようにしましょう。

合意が得られなかった場合、以下のように紙の契約書と併用して運用することになります。

  1. 取引先とは紙で締結。取引先は紙の原本を保管して、自社はPDF化して電子保管
  2. 取引先とは紙と電子でそれぞれ締結。取引先は紙の原本を保管して、自社は電子契約したものを保管

ただし、実際には2は手間になるため利用機会は限られそうです。1の方が現実的です。

取引先の状況によってはサポートが不可欠

取引先から「電子契約を受け入れる」という合意を得る上で重要なのが、電子契約を利用するための「コスト・労力」などの準備負担の部分です。いくら電子契約に切り替えるメリットがあるとはいえ、取引先としても余計な初期投資や手間暇は避けたいところでしょう。

双方が同一のシステム・サービスを利用するのが一番ですが、中にはアカウントを持たなくても、リンク先のURLを送るだけで、クラウド上で契約締結が可能なものもあります。ただし取引先担当者がインターネットやITに抵抗がある場合、設定・操作に手間取る可能性があるため、フォローをお忘れなく。

それ以外にも「電子契約書は法的な証拠力があるのか」など問い合わせが寄せられることも考えられます。事前に説明しておくのはもちろん、利用開始後も同様の質問が寄せられることが考えられるため、トークスクリプトを用意しておくことをお勧めします。

 

それでも電子契約を利用しない理由とは?

「脱判子宣言」「デジタル庁の設置」などの国策の後押しを受けて、今後、社会全体で電子契約への切り替えが進んでいくことが予測されます。しかし、業態・事務フローによっては、今すぐに切り替える必要のない場合もあります。具体的には、以下のようなケースが考えられます。

明らかな導入効果が見込めない場合

電子契約に切り替える最も大きなメリットと期待されているのが「印紙代の削減」「事務労力・コストの削減」です。導入を検討する際には「月間、どれくらいの契約締結数があるのか」「どれくらい印紙代を支払っているのか」「契約締結のために事務工数がどれくらいかかっているのか」を試算してみましょう。

明らかなメリットがあれば電子契約を利用すべきですが、中には判断に迷う企業もあるはずです。たとえば、印紙代は契約類型・契約金額の大小により異なります。契約締結数がそれほど多くない場合は、コストメリットを実感しにくいかもしれません。また電子契約への切り替えは事務フローの見直しを必要とします。今のフローが上手くいっており「余計な手を加えたくない」という場合は、導入を見送るのも一つの見識です。

ただし、長い目で見ればデジタル化の潮流は避けて通れません。自社で切り替えなかったとしても、取引先から持ちかけられることを頭の隅に留めておきましょう。きたるべき時に備えて“契約締結数がここまで増えたら・これぐらいの事務コストがかかったら電子契約に切り替える”など、ある程度の導入ラインを考えておくことをお勧めします。

紙との並行利用が負担になる場合

仮に電子化に踏み切ったとしても、一度にすべての契約が電子契約に切り替わるわけではありません。取引先に切り替えを働きかけつつ、しばらくは紙の契約書と併用して運用していかなければならない「過渡期」が続くでしょう。その場合、以前に締結した紙の契約書も含めて「電子契約書と紙の契約書、両方をどのようにして運用していくか」業務フローを考えなければなりません。

まず、現状の取引先のうち、電子化できそうなところを洗い出してみましょう。割合にもよりますが「紙の方が多くて、かえって管理部門に運用の負担がかかる」ということであれば電子化を見送ることも考えられます。“紙とデジタルの運用比率が変わるまで導入を待つ”ということも一つの手です。

 

電子契約システムの選び方や主なシステム

主な電子契約システムを目的・機能別に紹介しています。一覧表に目を通しながら自社に合ったものを確認できるので、「色々あって何を選んだらいいか分からない」という方も安心です。

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まとめ

電子契約とは、電子文書に電子署名することで成立する契約のことを言います。「電子署名」「タイムスタンプ」など一定の条件のもと書面と同様の法的効力が認められています。クラウド上で契約締結することができるため「印紙税の削減」「事務労力・コストの削減」「契約締結までのリードタイムの短縮」「保管・管理の効率化」「リモートワーク対応が容易」「契約更新の確認漏れ防止」などの利点があります。

その一方、「契約締結数が少なく、明らかなメリットが望めない」「紙の契約書にこだわる取引先が多いため、紙とデジタルの両方を管理しなければならず、余計に手間がかかる」など、企業によっては不向きな場合もあります。「導入したら余計にお金と手間がかかるようになった」という事態を避けるためにも、事前にコスト面の試算・業務フローの確認はもちろん、紙とデジタルの割合などしっかり探っておきましょう。

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