電子契約へ移行したいけれど、「PDF契約を送付するのと何が違うの？」「実施方法がわからない」などお悩みの方へ。法的に有効な電子契約の実施方法、PDF契約との違い、メリット・デメリットなどをわかりやすくご紹介します。
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電子契約とは、契約書を紙でやり取りする代わりに、PDFなどの電子データ上で合意を交わす仕組みです。双方がオンライン上で「契約内容を確認し、同意（署名）する」ことで契約が成立します。
PDFの契約書をメールでやり取りして合意に至るケースもあります。この場合、取引先が内容を確認し「同意します」と回答していれば、契約自体は有効 です。「電子的な方法で契約している」という意味では、広い意味での「電子契約」 に含まれます。
しかし、法的に「電子契約」として認められるのは別の話 です。いわゆる「電子契約法」における「電子契約」とは、契約書に電子署名が付与されていることを指します。
電子署名とは、署名者本人の情報と契約内容を暗号化して結びつける仕組みで、「本当にその人が署名したのか（本人性）」と「内容が改ざんされていないか（非改ざん性）」を技術的に証明します。これにより、裁判などでも紙の契約書と同等の証拠力（推定効） が与えられます。
つまり、紙に押印した契約書と同じレベルの法的効力を持つということです。
PDFの契約書送付と法的に認められる狭義の「電子契約」について証拠力・法的効力以外にも、どのような違いがあるのか整理しておきました。もし自社がPDFの契約書送付で契約を済ましている場合はご注意ください。
| 項目 | PDF送付 | 電子契約 |
|---|---|---|
| 契約方法 | Wordなど作成→PDF化→メール添付（場合により手書きサイン画像貼付など） | 電子署名＋タイムスタンプ付き電子文書 |
| 証拠力 | 合意の痕跡は残るが、本人性・非改ざん性の立証負担が重い。第3条の推定効は通常なし | 本人作成の文書と推定される（反証がない限り）。ログ/時刻証跡で後追い検証が容易 |
| 法的効力 | 合意は成立し得るが、後になっての否認・紛争に弱い | 合意＋推定効で紛争耐性が高い |
| 保存・検索性 | メール/共有フォルダ散在しがち。「電子帳簿保存法」の要件充足も難しくなることも | 電子帳簿保存法における検索/改ざん防止要件を満たす設計がしやすい |
| セキュリティ | 誤送信・なりすまし・改ざん検知の困難が残る | アクセス権限・二要素認証・完全性検証・監査ログで統制しやすい |
本記事では、法的に有効な電子契約について、実施方法やメリット・デメリットなどをわかりやすく紹介しています。書面での契約やPDFでの契約送付などから切り替えをお考えの方は参考にしてください。
なお、早急に法的に有効な電子契約を導入・実施したいという方は電子契約システムの導入をおすすめします。「電子契約システム比較15選！図解で選び方をわかりやすく紹介」をご覧ください。
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「電子契約を導入したいけれど、コストを抑えるために自前でできないだろうか？」と考える企業は少なくありません。結論から言うと、自前で電子契約を行うことは"技術的には可能"ですが、実務的には現実的ではありません。その理由を順を追ってわかりやすく説明します。
法的に有効な電子契約を成り立たせるには、次の3つの要素が必要です。
| 要件 | 内容 | 技術的な仕組み |
|---|---|---|
| 当事者の合意 | 契約内容に双方が同意していること | メールやクラウド上での同意手続き |
| 本人性の確保 | 「誰が署名したか」を証明できること | 電子署名＋電子証明書 |
| 非改ざん性の確保 | 契約内容が途中で書き換えられていないこと | タイムスタンプや操作ログ |
PDFの契約書をメールで送るやり方だけでは、「当事者の合意」は確認できても、「本人性」「非改ざん性」の確保までは見込めません。後日、契約内容で揉めて紛争などになった場合に法的なリスクがあります
自前で電子契約を運用するには、たとえば「Adobe Acrobat」などでPDFに電子署名を付ける方法もあります。しかし、その場合、以下のような専門的かつ継続的な管理 が必要になります。
これらをすべて自社で整備・運用するのは、大企業でも相当の負担です。
クラウド型の電子契約サービスなら、これらの要件を自動で満たせます。以下のような機能が標準で備わっており、法的に有効な契約を安全・簡単に実現可能。管理・監査の負担が減るだけでなく、内部統制やコンプライアンス面でも安心です。
自前で電子契約を行うことは不可能ではありませんが、法的要件をすべて満たすには専門知識・コスト・管理体制が必要です。中長期的には、セキュリティや監査にも対応した電子契約システムを利用する方が現実的で安全と言えるでしょう。
| 観点 | 自前運用（Acrobatなど） | 電子契約システム利用 |
|---|---|---|
| 署名の付与 | 可能だが証明書管理が必要 | クリック操作で自動署名 |
| 本人性・推定効 | 厳格な証明書運用が前提 | 標準で法的推定効を担保 |
| 改ざん防止 | 別途TSA契約が必要 | 自動でタイムスタンプ付与 |
| 監査ログ | 自社構築・保管が必要 | 自動で記録・保全 |
| 電子帳簿保存法対応 | システム設計が必要 | 標準機能で要件を満たす |
| コスト・リスク | 導入費は安いが運用負担が大 | 月額課金だが安全性・効率性が高い |
続いては、電子契約を導入した場合のメリットについてです。まず書面契約から電子契約に切り替えた場合、大きく以下のようなメリットが期待できます。
紙の契約書は印紙税の課税対象となりますが、電子契約は「課税文書」に該当しないため印紙が不要です。また、印刷・封入・郵送といった事務処理が不要になるため、事務経費・人件費をまとめて削減できます。数百件単位の契約を扱う企業では、年間で数十万円単位のコスト削減につながるケースもあります。
書面契約では印刷・押印・郵送・返送のプロセスが必要なため、数日～数週間かかることも珍しくありません。電子契約システムなら、クラウド上で内容確認から承認・署名まで即日完結。ステータス管理機能により、「どの段階で止まっているか」も可視化され、承認の抜け漏れや遅延を防げます。
紙の契約書は保管スペースを取り、検索も手作業。電子契約では、クラウド上で安全に一元保管・検索・共有でき、過去の契約書もすぐに参照できます。スキャンして既存の契約書を電子化することで、紙と電子をまとめて管理することも可能です。
電子契約なら印鑑やプリンターがなくても署名が可能。外出先・自宅・海外拠点など、場所や時間を問わず契約を締結できます。テレワーク環境でも決裁や契約業務を滞らせず、出社のための"印鑑待ち"を解消します。
電子契約ならデジタルで契約書台帳を作成・管理できるため、更新期限や契約満了日を自動通知することも可能です。また、類似契約書を検索して再利用することで、契約書作成の手間も削減できます。「更新漏れ」「重複契約」「古い雛形の流用」など、属人的なミスを防止します。
書面契約では改ざんや偽造を防ぐ手段が限られますが、電子契約では電子署名・タイムスタンプ・アクセス制御により、不正行為を技術的に抑止。誰が・いつ・どの端末から操作したかのログが自動で残るため、監査対応や社内統制の強化にもつながります。また、特定のユーザーやIPのみが閲覧可能といった細かな制御も可能です。
続いて、PDF契約書送付から電子契約システムに切り替えた際のメリットです。PDFの契約書送付でも合意自体は成立しますが、法的な証拠力や管理・運用のしやすさという点では、電子契約システムに大きな優位があります。
電子契約は、電子署名とタイムスタンプにより「本人が署名し、改ざんされていない」ことを技術的に証明します。PDF送付は合意の痕跡しか残らず、裁判などで立証するには多くの追加証拠が必要になります。電子署名法に基づく「推定効」が働くため、否認や改ざんへの強さが段違いです。
2024年以降、メールとPDFで合意した契約書に関しては印刷して保存ではなく、電子のまま保存することが義務付けられました。PDF運用では検索性や改ざん防止の要件を満たす仕組みづくりが難しく、対応漏れのリスクもありますが、電子契約システムなら、検索項目（日付・金額・相手先）や訂正削除履歴の保持など、電子帳簿保存法の要件を自動で満たせるため、法務・経理の運用負担を軽減します。
PDFのメール送付では、承認の滞留や差戻しが見えにくく、進行管理が属人化しがちです。電子契約なら、承認フロー設定・差戻し・自動リマインドまでシステム上で完結。「誰がどこで止まっているか」が一目で分かります。また、契約満了・更新期限の自動通知や、契約台帳の自動更新機能により、更新漏れ・二重契約といった人的ミスも防げます。
メールでのPDF送付は、誤送信・なりすまし・転送による漏えいリスクが残ります。電子契約システムでは、アクセス制御・二要素認証・監査ログを標準装備。契約のやり取りを安全かつ可視化された状態で運用できます。また、「誰が・いつ・どの端末から署名したか」を改ざんできない形で保存できるため、内部統制や監査対応にも有効です。
PDF契約では、締結後の契約情報を会計・SFA・ERPなどへ手動で転記する手間が発生します。電子契約システムはAPI連携に対応しており、他の業務システムと自動連携が可能です。大量契約や複数部門運用でも、同じルールで統制できる点が大きな利点です。
以上のようにPDFのやり取りは手軽に見えて、実際には法的リスク・管理コスト・ガバナンスの面で限界があります。課題を感じている場合は早期に電子契約システムを導入して、「契約を守る仕組み」と「効率的に運用できる体制」を整備していきましょう。
メリットを説明したところで、次に電子契約に切り替えるうえでの注意点やデメリットについても触れていきます。
契約には様々な契約類型が存在します。大多数の契約が電子契約できますが、一部利用が制限されているものもあります。たとえば、以下の契約は法令の定めにより紙の書面が必要とされています。今後電子化が進むものもありますが、現状では双方の承諾・希望が合致したとしても電子契約を結ぶことはできません。
2022年6月に施行した特定商取引法改正により、クーリングオフ書面が電子化できるようになりました。ただし、条件として企業が電子契約を結ぶ場合は、事前に消費者から承諾を得なければいけません。よりスムーズな契約の取り交わしに向けて、現在は電子化に対応していない契約書が認められていく可能性も十分あります。
契約書は取引先あってのものです。いくらメリットがあるからといって、一方的に電子契約に切り替えることはできません。同意を得る必要がありますが、取引先によっては拒否反応を示すことも考えられます。その場合、単に利用を促すのではなく、電子契約のメリット・法的証拠力などをわかりやすく説明し、協力を仰ぐようにしましょう。
合意が得られなかった場合、紙の契約書と併用して運用するのが現実的です。取引先とは紙で契約書を締結し、取引先は紙の原本を保管。自社ではPDF化して電子保管するという形態です。
取引先から「電子契約を受け入れる」という合意を得るうえで重要なのが、電子契約を利用するための「コスト・労力」などの準備負担の部分です。いくら電子契約に切り替えるメリットがあるとはいえ、取引先としても余計な初期投資や手間暇は避けたいところでしょう。
双方が同一のシステム・サービスを利用するのが一番ですが、中にはアカウントを持たなくても、リンク先のURLを送るだけで、クラウド上で契約締結が可能なものもあります。ただし取引先担当者がインターネットやITに抵抗がある場合、設定・操作に手間取る可能性があるため、丁寧にフォローすることも忘れないようにしましょう。
それ以外にも「電子契約書は法的な証拠力があるのか」といった問い合わせも考えられます。事前に説明するのはもちろん、利用開始後も同様の質問を寄せられることが考えられるため、説明のためのトークスクリプトや想定Q&Aを用意しておくのがおすすめです。
リモートワークが社会に浸透し、今後、電子契約への切り替えも更に進んでいくことが予測されます。しかし、業態・事務フローによっては、急いで切り替えなくてもよい場合もあります。具体的には、以下のようなケースが考えられます。
電子契約に切り替えるうえで大きなメリットになり得るのが、「印紙代の削減」「事務労力・事務経費の削減」です。導入を検討する際には「月間の契約締結数」「印紙代」「契約締結に関する事務工数」に着目しながら、導入効果を試算してみましょう。
明らかな経費削減効果が見込める場合は電子契約を利用すべきですが、中には判断に迷う企業もあるはずです。たとえば、印紙代は契約類型・契約金額の大小により異なります。契約締結数がそれほど多くない場合は、コストメリットを実感しにくいかもしれません。また、電子契約への切り替えは事務フローの見直しを必要とします。今のフローがうまくいっており「余計な手を加えたくない」場合は、導入を見送るのも選択肢の一つです。
ただし、長い目で見ればデジタル化の潮流は避けては通れません。自社で切り替えなかったとしても、取引先から電子契約への切り替えを持ちかけられる可能性もあります。その時に備えるためにも、「契約締結数がここまで増えたら」「これぐらいの事務コストがかかったら」など、ある程度の導入ラインを考えておくことをおすすめします。
仮に電子化に踏み切ったとしても、すべての契約を電子契約に切り替えることができるとは限りません。取引先に切り替えを働きかけつつ、しばらくは紙の契約書と併用して運用していかなければならない「過渡期」が続くでしょう。その場合、以前に締結した紙の契約書も含めて「電子契約書と紙の契約書、両方をどのように運用・保管していくか」業務フローを考えなければなりません。
まず、現状の取引先のうち、電子化できそうなところを洗い出してみましょう。割合にもよりますが「紙の方が多くて、かえって管理部門に運用の負担がかかる」ということであれば電子化を見送ることも考えられます。「紙とデジタルの運用比率が変わるまで導入を待つ」というのも一つの手です。
主な電子契約システムを目的・機能別に紹介しています。一覧表に目を通しながら自社に合ったものを確認できるので、「色々あって何を選んだらよいかわからない」という方も安心です。
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電子契約は、一定の条件をクリアしていれば書面契約と同様の法的効力が認められています。対面での契約書の取り交わしが難しい場合でも、クラウド上で契約締結に必要な様々な業務に対応できるため、業務効率化を図りたい方には魅力的な方法です。
紙の書面契約から電子契約に切り替える前に、取り扱う契約の電子化対応の有無や取引先の状況などを考慮しておきましょう。業務フローの確認やコスト面の試算、紙とデジタルの割合を把握しておくことも大切です。
電子契約とは、インターネットを介して電子文書に電子署名することで成立する契約行為のことです。書面契約と同様の法的効力を持たせるためには、押印の代わりに電子署名、印鑑証明書の代わりに電子証明書、契印・割印の代わりにタイムスタンプなど一定の条件を満たさなければいけません。
電子契約を導入するメリットとして、紙の契約と比較すると、「印紙税の削減」「事務労力・事務経費の削減」「契約締結までのリードタイムの短縮」「保管・管理の効率化」「リモートワーク対応が容易」「契約更新の確認漏れ防止」「類似契約書の作成業務の効率向上」「コンプライアンスの強化」などが挙げられます。
また、PDF契約書送付と比較しても、システム利用料として月額のサブスク費用はかかるものの、多くの企業にとっては運用・監査・証拠化のコスト面において、電子契約システムを導入した方がトータルコストは少なくなります。
電子契約のデメリットや注意点として、「すべての契約書が電子契約に対応しているわけではない」「電子契約に切り替えるには取引先の協力が必要」「取引先の状況によってはサポートが不可欠」などがあります。電子契約の導入を検討する際は、自社に適しているかどうかしっかりと確認しておくとよいでしょう。
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
350万社以上の導入実績を持つクラウド型電子契約サービス。契約印タイプ（立会人型）と実印タイプ（当事者型）の両方に対応。使い分けが可能です。...
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