不動産取引を適切に電子契約へ切り替えたいと考えている方へ。不動産取引の電子契約がいつから解禁されたかに加え、電子契約の導入までの流れ、デメリットなどを解説。あわせて、おすすめの不動産向け電子契約システムを紹介します。
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不動産取引における電子契約の全面解禁は2022年5月18日。宅地建物取引業法関連の改正規定が施行され、契約時の押印義務廃止や重要事項説明書・契約締結時書面・媒介契約締結時書面等の電磁的方法による提供が可能になりました。
従来、不動産の契約では、紙の契約書への押印やサインが必須でした。それは、宅地建物取引業法に則り「重要事項の説明」「売買契約の締結」「媒介契約の締結」の3つは対面が義務付けられていたためです。
しかし、コロナ禍での電子契約の急速な普及もあり、非対面でも契約できる選択肢が増えました。なかでも、大きな変化のきっかけとなったのは、2021年5月に成立した「デジタル改革関連法案」です。押印・書面の交付などの手続の見直しにより押印義務を廃止するとともに、電子化した契約書を交付できるように法律が改正されました。
全面解禁になる前からオンラインで契約できるシステムを導入し、業務を効率化している事例も。たとえば、賃貸契約時の入居申込書の受付から契約までをWeb上で行えるサービスは多数リリースされています。
また、以前から書面での交付が義務付けられていない賃貸借契約の更新や駐車場の賃貸借契約では、申し込みから契約・決済までの流れをWeb上で完結できるサービスがすでに存在します。
ちなみに、不動産の売買取引における重要事項説明書の電子化や、賃貸取引における書面の電子化については、国土交通省が主導となって社会実験を行ってきました。不動産取引のオンライン移行は国を挙げて環境整備が進められてきた分野です。
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不動産取引では以下の書面が電子化できます。
| 媒介契約書 | 売主が不動産会社に依頼する業務・サービス内容や仲介手数料などを明確にした契約書 |
|---|---|
| 重要事項説明書 | 取引物件に関して宅地建物取引士が買主に説明する事項を記したもの |
| 賃貸借契約書 | アパートやマンションなどの賃貸物件を借りるための契約書 |
| 定期借地権設定契約書 | 期間を定めて土地を貸す際の権利について記した契約書 |
| 定期建物賃貸借契約書 | 契約期間の満了により賃貸借が終了する賃貸借契約について記した契約書 |
また、電子化した契約書に宅地建物取引士の押印は不要になり、契約書に規定の収入印紙を貼付して印紙税を納める必要もなくなりました。その代わり、次の3つ及び相手方の承諾が必要になります。
電子契約はシステムを導入するだけで、業務が円滑になるわけではありません。本格的な導入にあたっては、以下の流れに沿った準備をおすすめします。
契約をオンライン上で完結させるためには、契約までのプロセスを棚卸しして、手順を見直すことからはじめましょう。まずは、これまで紙の書類で対応してきた入居申込書などを電子化し、契約者がオンライン上で記載できるようにすることが第一歩です。
また、重要事項説明書のオンライン交付に対応できるよう、ビデオ通話ツールといった口頭で説明できるものを運用しておくとよいでしょう。
電子契約では、書面契約とは異なる業務フローが発生する可能性が高いので、社内で業務の分担をはじめとするルールを明確にしておきましょう。たとえば、契約内容を複数の部署でチェックする際の手順や、電子ファイルを保管する際にアクセス権を付与する従業員の範囲を明確にする、などが考えられます。
WordやExcelで紙の契約書を作成している場合は、PDFに変換して活用すれば問題はありません。ただし、一部の内容は電子契約書向けに修正が必要です。以下がその修正例になります。
このように、データでの保管を前提とした内容に修正しておきましょう。なお、必要に応じて電子署名をしやすいレイアウトに変更しておくとベターです。いずれにしても、使い勝手のよい体裁に整える作業が必要です。
電子契約へ切り替えることで、契約業務の効率化はもちろん、従来かかっていた用紙代、郵送代、収入印紙代、書類の保管業務などの契約に関わるコスト削減といったメリットが期待できるように。
その一方で、デメリットもあります。注意点として、具体的に以下の3点を押さえておきましょう。
電子契約は、双方が同意していることが大前提です。たとえば、物件の所有者がインターネットやPCの操作に慣れていないと了承が得られない可能性もありますし、個人のみならず仲介業者も電子契約に対応していないこともありえます。
こうした想定を踏まえて、場合によっては紙での契約にも対応できるようにしておくことや、電子契約システムを導入する際は誰もが使いやすく操作性の高いツールを優先的に検討することをおすすめします。
不動産は高額な取引が多く、個人情報も扱います。電子契約のデータは紙の書面同様に厳重に取り扱い、セキュリティ面・コンプライアンス面では十分注意しなければなりません。
オンライン上でのやり取りは、データの管理や共有がしやすくなる一方で、情報流出やデータ破損のリスクが伴います。特に、サーバーへのアクセスについては細心の注意を払いましょう。
たとえば、サーバーにアクセスできる階層を管理者と従業員で区別するなどの工夫で、データの機密性を保持するのも一つの方法に。また、宅地建物取引士の電子署名をほかの人が勝手に行う「なりすまし」防止のために、データのアクセスに関する社内規定も整えたいところです。
電子契約システム導入にあたっては、様々なコストがかかります。システム導入にかかる費用はもちろん、PCやスマホなどのデバイスやインターネット環境を整える必要も。 また、電子契約による契約書はデータで保存するため、バックアップや改ざん・漏えい防止のためのセキュリティ対策の見直しも定期的に行わなければなりません。
電子契約による効率化のメリットを十分に享受するためにも、導入前の準備やランニングコストの試算などをぬかりなく実施することをおすすめします。
民法第522条では、契約の成立は「両当事者の申込とその承諾において成り立つ」とされています。形式は問わないということなので、突き詰めればWordやPDFを用いた書類でも電子契約を行うことは可能です。
しかし、改ざんのリスクを避け、法的効力を強固なものとするためには「電子署名」「電子証明書の付与」「タイムスタンプの付与」の3要素を備えることが重要です。中でも電子署名法第3条では、本人だけが行うことができる固有性の要件を満たした電子署名が行われた電磁的記録は、真正に成立したものと推定すると規定されています。加えて、電子証明書で署名者の本人性を担保し、タイムスタンプで契約締結時点の非改ざん性を証明することで、契約トラブルから訴訟に発展した際などにも、より有効な証拠として提出できます。
こうしたことから、上記3要素を漏れなく盛り込める電子契約システムの導入が安心です。具体的な電子契約システムについては、「電子契約システム比較15選！料金・タイプ別の選び方を図解」をご参照ください。
なお、電子契約システムは、「定期借地・定期建物賃貸借契約」など、不動産取引に必要な書類が発行できないサービスもあるので確認しておくと安心です。
ここからは、不動産業務を効率化する電子契約システムを紹介していきます。
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（出所：ITANDI 賃貸管理 電子契約オプション公式Webサイト）
不動産賃貸取引に特化した電子契約システム。入居希望者が申込時に入力した情報とシームレスに連携。契約時にそのまま署名者情報として利用できるため、データ入力業務を大幅に削減する。また、保証委託契約をはじめ、重要事項説明書、賃貸借契約、定期借家契約など付帯する契約も幅広くカバー。電子と紙での契約を併用するような手間が発生しない。更に、入居時の注意事項など契約書以外の書類を入居希望者に確認してもらうフローの追加が可能。オンライン上でも契約前に必要な情報を過不足なく伝えられる。一般財団法人日本データ通信協会が発行する「認定タイムスタンプ利用登録マーク」を取得していることもポイント。
（出所：いえらぶサイン公式Webサイト）
煩雑な契約業務や大量の書類保管を軽減する、不動産業界に特化した電子契約サービス。管理会社ごとに異なる、様々な契約フローに対応。契約者との直接契約だけでなく、家主と契約者間や仲介会社を挟んだ契約にも対応するなど、実務に寄り添った設計が強み。リーシング・管理機能とデータ連携しているため、途切れなくリアルタイムな情報の受け渡しが可能。一度の入力で物件確認から契約・更新までの業務を一気通貫で効率化する。法的セキュリティ面の強さにもこだわり、電子契約サービス｢クラウドサイン｣｢GMOサイン｣と連携。両社が誇る最新技術により、重要なデータを守る。
（出所：マネーフォワード クラウド契約公式Webサイト）
契約書の作成・申請・締結・保存・管理までカバーする電子契約・契約管理サービス。「媒介契約書」「賃貸借契約書」「駐車場使用契約」など、不動産取引に必要なあらゆる契約書の作成・管理に対応。契約書の一元管理に優れており、紙の契約書や他社電子契約サービスから受領した電子契約データなど、あらゆる契約書をまとめられる。電子契約データは締結完了時に自動取込みができるため、手動での保管作業の手間を削減可能だ。送信料・保管料0円で送信件数が増えても料金は変わらないため、各種契約書だけでなく申込書や重要事項説明書などもペーパーレスで取り扱える。
ワークフロー機能を標準搭載しているため、契約締結時の証跡保管も可能。承認者や申請履歴といった契約経緯の記録や契約書のバージョン管理ができるため、文面の改ざん・不正を防止し、契約相手に安心感を与えられる。
（出所：Docusign eSignature公式Webサイト）
不動産売買契約、重要事項説明書、賃貸借契約、定期借家契約・定期借地契約などの電子化に活用できる電子署名サービス。署名依頼、署名順の指定、テンプレート、通知・リマインダー、リアルタイムの監査証跡などを備え、書類の送付から署名・捺印、進捗確認までをオンラインで進められる。
PCだけでなくスマホなどのデバイスから署名できるため、遠方の入居者・オーナー・取引先を含む契約手続きにも対応可能。Salesforce、Microsoft、Google、Zoomなどの外部ツールやクラウドストレージ連携、APIも用意されており、既存の業務環境に署名ワークフローを接続したい場合にも検討しやすい。
（出所：スマート契約公式Webサイト）
クラウドサイン・GMOサイン・Adobe Acrobat Signの3社の電子サインを使い分けられる、不動産取引に特化した電子契約サービス。普段使用している契約書をそのまま電子化することで、様々な契約業務を効率化。スマホからの電子サインにも対応し、時間や場所を問わず契約を完了できる。署名を知らせる通知メールや署名を促すリマインダーメールにより、進捗状況を把握でき、スケジュール遅れも回避。更に、契約書面の事前確認、電磁的交付の同意取得、電子サイン、契約書面の保管までをシステム内で完結。完了書類の自動保管や履歴ログによる改ざん防止にも対応し、宅建業法・電子署名法、電子帳簿保存法に沿った運用をサポートする。
（出所：IMAoS公式Webサイト）
重要事項説明書などの電子交付や賃貸管理業に関わる様々な契約書にオールラウンドに活用できる、不動産賃貸業向け電子署名サービス。開封率の高いSMS通知のうえ、スマホで署名する機能を標準装備。スマホさえあればどこでも署名が可能なため、締結率の向上にも貢献する。また、仲介事業者との連携機能も標準搭載。管理会社は契約書、重説をアップロードするだけで仲介事業者にスムーズに賃貸借契約業務を依頼できる。オプションのAPIを活用すれば、基幹システムとシームレスな連携も可能。利用者専用のサポートサイトでは、入居者やオーナーへの送付用文面のサンプルファイルがダウンロードできるなど、きめ細やかなフォロー体制も強み。
デジタル改革関連法の施行をきっかけに活用が広がっている、不動産業界での電子契約。従来のアナログな契約方法を、電子契約に切り替える際には注意点もありますが、業務効率化や顧客満足度の向上にもつながるため、メリットも大きいと言えるでしょう。
社会全体の電子化への流れに機敏に対応し、合理的な経営を実践するためにも、本記事を参考にして、電子化の準備や電子契約システムの導入を検討してみてください。
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電子契約システムの選び方ガイド(比較表付き)
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