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電子契約サービスの本格導入の方法。対象範囲や注意点は?

電子契約サービスの本格導入の方法。対象範囲や注意点は?

2020-05-13

長期化する緊急事態宣言に伴い、テレワークが浸透してきています。この流れを受けて電子契約の活用範囲を本格的に広げていくことを検討している企業も少なくありません。電子契約はどのような範囲で利用できるのか、また、導入ステップや注意点も併せてご紹介します。

目次

電子契約サービスの本格導入に取り組むべき理由

電子契約サービスの導入メリットは大きく分けると「コスト削減」と「業務効率化」です。

  • コスト削減

紙の契約書の契約に比べて電子契約では以下のコストが大幅に削減されます。

1. 印紙税
電子ファイル化された契約書は課税文書に当たらないため、従来の紙媒体での契約書でかかっていた、1通あたり数百~数万円の印紙税が削減されます。

2.契約書の印刷・郵送・保管にかかる費用、それに伴う人件費
電子契約では、インターネット上でデータの受け渡しをするため、印刷用紙、インク、封筒、切手など様々な備品が不要になります。また、紙の契約書のように保管するためのスペースも必要ありません。そして、作成や管理にかかる手間も時間も大幅に簡略化されるため人件費も削減することができます。

  • 業務効率化

電子契約では、製本・送付や押印、返送などの手間がなくなるため、早ければ数分で契約締結することも可能です。変更があった場合も速やかに対応でき、過去の契約内容の確認が必要なときも、該当書類をデータから簡単に検索することもできます。

これまでは、商慣習や取引先の契約書取り扱いルールなどがあり、書類による契約締結が多く残っていましたが、上記のようなメリットに加えて、最近のテレワークの流れで契約書を郵送で受け取れないケースや、そもそも製本できないケースなども出てきているため、電子契約サービスの活用の流れが加速してきています。

さらに、最近ではLINE株式会社やGMOインターネット株式会社のように押印業務の廃止を宣言する企業も注目を集めています。働き方の多様化や緊急事態宣言の延長も追い風となり、電子契約は、企業の契約締結のスタンダードとなっていくことが予想されます。

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電子契約サービスの本格導入に向けたステップ

まずは一部の業務や部署で試してみて、徐々に活用範囲を拡大していくとよいでしょう。主なステップは以下の通りです。

  1. 電子契約を活用する範囲の決定

電子契約サービスの導入メリットである「印紙税の削減」を考えると、契約額の大きいサービス利用契約書や、請負契約書などに利用した方が効果は大きいです。

ただ、実際にフローを体感してみないことには、活用できる範囲のイメージがつきにくいので、取引先との調整や、社内で慣れて、合意形成ができるまではやりにくい、ということであれば、無理にはじめから高額な契約書を優先させる必要はありません。

手始めに、契約書のボリュームゾーンとなるNDA締結や雇用契約書からはじめてみることをおすすめします。利用頻度の高い契約書類が効率的に作成できるフローを体感してもらうことで、電子契約に対する社内コンセンサスも得やすくなるでしょう。

  1. 電子契約サービスの選定

こちらの記事の「導入におすすめ電子契約サービス」でご紹介していますので、詳しくはご参照ください。

電子契約システムの比較9選!目的と機能の一覧表から探す

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  1. ルール作りと活用の支援

はじめから広範囲に導入するとなると、管理できずに、社内での混乱や反発が生じる恐れがあります。先にもお伝えした通り、一部の業務や部署からのスモールスタートでの活用がおすすめです。その際、電子契約サービスは、どの文書において必須なのか、推奨なのか、活用ルールを明確にしておけば、その後の運用がスムーズになります。

また、電子契約を受けとる側にとっても、社内が電子契約の対応に慣れていない、あるいは承認フローが複雑だと、担当者には社内調整などがやや負担となります。電子契約へと移行する過渡期には、取引先との調整に負担を感じる社員から、書面の契約書で締結を進められるケースも多いでしょう。

電子証明書を受けとる取引先にコストや手間が発生しないサービスを選択することや、先方に電子契約を依頼する文章をテンプレートで作成して担当者に渡すなど、社外への配慮はもちろん、社内へのサポートも不可欠です。

電子契約の利便性が認知されフローが浸透するまでは、総務部や法務部にケースバイケースで個別にたくさんの相談が寄せられることが予想されます。事前に電子契約のデメリットや懸念事項をリストアップし対応策を備えて、社内へ向けた説明会を開催するなど、抵抗感を払拭する根回しをしておくことも有効です。電子契約サービスによっては、導入の際に社内外への説明会や説明用資料の作成のサポートをしてくれるところもあるので、相談してみるもの一案です。

社内だからと蔑ろにせず、軌道に乗るまでは根気よく相談にのり、手厚い対応を心がけていきましょう。

  1. 導入効果の社内共有

導入の結果、どれだけ業務が効率化されたのか、そして印紙税がどれほど削減されたのか、具体的な効果を社内で共有するようにしましょう。

一時的に生産性が低下したとしても、具体的な成功例を数値で可視化し、部署間を越えて全社員に共有することで電子契約へのモチベーションが高まります。

コストや作業工数の削減目標を明確に設定し、達成した際には数値で提示することで、電子契約サービスの効果が実感でき、活用する部署や書類の対象範囲の拡大に繋がります。

また、うまくいかなかった際には、どのように解決したのかも都度開示し、法務・総務部のノウハウを各事業部に共有していくことも、電子契約のナレッジを蓄積して活用していく上で大切な作業です。

 

電子契約サービスが使える代表的な契約書の書類

2001年に電子署名法が施行されて以降、電子文書も紙書面で契約されたものと同等に通用する規定が順次整備され、近年では、一部の法的規制を除いてほとんどの契約類型において電子化が認められています。

このことから、電子契約を採用している企業では、基本契約、覚書、各種請負契約、NDA、申込書、請求書、雇用契約など、ほとんどの契約書が電子契約によって管理され、業務の効率化が図られています。

電子契約サービスでは、利用頻度の高い契約書のテンプレートがあらかじめ用意されているところもあります。

例えば、クラウドサイン(弁護士ドットコム株式会社)では、公式テンプレートとして下記のテンプレートが提供されています。

  • 雇用契約書
  • 検収書
  • 売買契約書
  • 秘密保持契約書
  • 業務委託基本契約書
  • 業務委託個別契約書
  • 委任契約書
  • 消費貸借契約書
  • 解約合意書
  • 発注書 兼 発注請書

電子契約ならではの文言もあるので、はじめはテンプレートをもとに、カスタマイズしながら作成していくとスムーズに進められるでしょう。

また、API公開している電子契約サービスを利用することで、さらに効率的に契約書を作成することが可能です。例えば、CRMシステムと連携して、取引データから契約書を作成したり、社内稟議のワークフローと連携したりして、稟議の完了した書類をそのまま契約締結プロセスへ移行するといったこともできるようになります。

 

電子契約サービスが使えない代表的な契約書の書類

ほとんどの契約書において電子化が認められていますが、一部の契約類型では書面が必須になっているものもあります。

代表的な書面が必須の契約書は以下のものが挙げられます。

  • 定期借地・定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等媒介契約
  • 投資信託契約の約款(投資信託及び投資法人に関する法律)
  • マンション管理業務委託契約
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面
  • 労働者派遣個別契約

2019年4月、労働条件通知書の電子化が解禁され、企業が労働者に書面で交付することが定められていた労働条件通知書も電子メールで通知可能になりました。

このような流れから、上記に挙げたような契約書においても、今後電子化が認められるようになることが予想されます。

 

電子契約サービスのその他の注意点やデメリット

電子契約サービス導入にあたって、デメリットを挙げるとするならば、前述の通り、社内へ向けた業務フロー変更への丁寧な説明と浸透するまでの手間、取引先からの同意を得ること、そして、一部契約書では書面が必須のものがあることでしょうか。

ただ、このような導入に当たってのボトルネックを解消する取り組みは、電子契約サービスのメリットを享受できるだけでなく、社内の生産性向上のために業務フローを根本的に見直すための絶好の機会になるとも言えます。また、一部残る書面での契約書も今後電子化が認められていくことが予想されます。

一方、注意点、および不安要素として挙げられるのは、法的効力についてです。

社内における稟議書や見積書など認印で対応できる書類や、社外でも契約印で対応できる内容の書類においてはメール認証による電子サインでも十分対応できますが、実印が必要となるような重要書類の場合には法的効力の強い「電子署名」に対応したサービスを利用する必要があります。

電子署名は、電子署名法により、紙文書における押印や署名と同等の法的効力を持つものとされており、本人証明と非改ざん証明の役割を果たしています。

例えば、Agree(GMOクラウド株式会社)では、第三機関である電子認証局により厳格に本人確認・発行された電子証明書によって本人性を担保する電子署名を利用できるプランが用意されています。また、リーテックスデジタル契約(リーテックス株式会社)では電子記録債権法の制度を併用することで電子署名法ではカバーしきれない法人の意思確認についても配慮したスキームを開発してサービスを展開しています。同社のサービスでは、電子契約を金融機関の担保として資金調達に活用することも可能です。

契約書の電子化における法令が順次整備されていることから、電子契約の法的効力は今後、より強固なものになっていくことは間違いありません。また、法廷で争うようなことがあっても、十分、訴訟上の証拠になりえるものと言えます。

現状では、電子契約における証拠力が争われた判例はありませんが、訴訟時に備えて、自社の採用している電子契約サービスの仕組みについて裁判官へ明確に説明できるよう、しっかりと理解しておく必要があります。

また、電子署名した電子契約のPDFや、PDF署名パネルをプリントアウトしたもの、契約当事者のメールアドレス確認経緯がわかる資料、社内規程などを整備しておくことでよりスムーズな立証が可能となります。

 

導入におすすめの電子契約サービス

ここまでご紹介したポイントを踏まえ、おすすめのサービスをご紹介します。

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クラウドサイン(弁護士ドットコム株式会社)

クラウドサイン

(出所:クラウドサイン公式Webサイト)

【特徴】

  1. 導入企業数100,000社以上を誇る電子契約サービストップシェア
  2. Web完結型クラウド契約サービス
  3. 弁護士が監修のもと日本の契約に特化

取引先には、メールで届いた書類をクリックし、オンラインで内容を確認して合意締結してもらうのみ。書類の受信者はクラウドサインに登録する必要がなく、費用も発生しないので取引先に負担をかけずに利用できる。知名度の高さや弁護士ドットコムが運営していることも安心感があり、操作性の高い管理画面にも定評がある。

月間5件の契約までは無料で契約できるので、その範囲であれば実質コストをかけずに利用することが可能。

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BtoBプラットフォーム契約書(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム契約書

(出所:BtoBプラットフォーム契約書公式Webサイト)

【特徴】

  1. BtoBシステム専門で20年以上の実績
  2. ワークフローシステムで社内稟議も電子化可能
  3. 見積・契約・受発注・請求が1つのインターフェースで可能

テレワークやスムーズビズにも対応。「契約書のアップロード」・「取引先に締結を依頼」・「取引先の締結」の3ステップで簡潔かつスピーディーに契約業務を完了できる。国内最高レベルのデータセンターによる24時間365日体制のサーバ保安監視システムも強み。業種や規模を問わず多数の企業からの導入実績を誇る。

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Agree(GMOクラウド株式会社)

Agree

(出所:Agree公式Webサイト)

【特徴】

  1. 「電子サイン」と「電子署名」の2つの署名タイプを採用しており、用途に合わせて選択できる
  2. 電子認証局と連携した安心感のある電子契約
  3. セイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプを標準付与

法的効力がある確実なクラウド電子契約サービス。紙と印鑑で取り交わされていた安心感のある従来の契約文化を踏襲し、電子化移行への不安の解消に力を入れている。全世界で25,000万枚の電子署名を発行した実績を誇り、政府機関や大手企業でも利用されている電子認証局と直接連携した安全性の高いサービスを提供している。

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リーテックスデジタル契約(リーテックス株式会社)

リーテックスデジタル契約

(出所:リーテックスデジタル契約公式Webサイト)

【特徴】

  1. 電子契約を金融機関の担保として資金調達できる世界初のサービス
  2. 契約金額・支払期日も管理できる
  3. 中小企業向けの業務効率化に注力

柔軟な制度設計となっている電子記録債権法を併用して電子署名法の欠点を補填し、法人間の契約のデジタル化を安全確実に行えるサービス。契約書をペーパーレス化するだけでなく、契約金額や支払期日も管理できるので、業務効率化の推進が図れるのも強み。

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WAN-Sign(株式会社ワンビシアーカイブズ)

WAN-Sign

(出所:WAN-Sign公式Webサイト)

【特徴】

  1. 電子契約と書面契約を一元管理できる
  2. 電子証明書とメール認証のハイブリット署名で締結可能
  3. 50年間培った内部統制機能で契約管理をサポート

日本通運グループの同社が提供する、GMOインターネットグループ「Agree」を基盤とした電子契約サービス。API公開されており、現在利用中のワークフロー、CRM、基幹システムと連携することが可能。4,000社の機密書類の管理実績を誇り、電子契約と原本の一元管理ができ、過去の原本も含めた一括管理を実現できる。

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まとめ

電子契約サービスの本格的な導入は、全社を挙げて業務フローを根本的に見直すことや、取引先の理解を得るために丁寧な説得が必要になります。このような運用するまでのプロセスのハードルの高さに導入を躊躇してしまっていた企業も少なくありません。

一方、すでに、運用している企業では従来の書面での契約管理とは比較にならないほど、コスト削減や社員の負担軽減を実現し生産性を向上させていることも事実です。

緊急事態宣言の最中、企業の在り方が問われている今だからこそ、電子契約サービスの導入に向けて本格的に取り組むべきタイミングとも言えます。

電子契約サービスをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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