ASPIC公式サービス【アスピック】

  • TOP
  • 特集記事
  • ナレッジ共有に定評の5ツール!経験談から成功方法もご紹介

ナレッジ共有に定評の5ツール!経験談から成功方法もご紹介

ナレッジ共有に定評の5ツール!経験談から成功方法もご紹介

2019.03.30

ナレッジ共有は重要と理解されながらも課題を感じる会社が多い領域です。課題が生じる要因は何か、それをどう乗り越えるべきか、ナレッジ共有ツールの導入経験者から伺った成功のポイントと、その際どのようなツールを使うべきかをご紹介します。

目次

ナレッジ共有ツールとは? ナレッジマネジメントツールとは同義?

ナレッジ共有ツールとは、企業が業務を通じて獲得した知恵やノウハウ等のナレッジを社内外の人に効率的に共有するためのツールです。ナレッジと一口に言ってもその範囲は幅広く、機密情報の度合いが極めて高い事業方針、設計書や仕様書から、業務マニュアル、社内用語集、研修資料、議事録、日報などまでが含まれます。

なお、ナレッジマネジメントツールも同様の目的や役割を持つため、ここではナレッジ共有ツールとナレッジマネジメントツールを同義として扱います。細かくは、ナレッジマネジメントはSECIモデルに代表されるように、暗黙知を形式知へ、形式知を形式知へ等のように知識を創造、共有、活用していくためのものであり、ナレッジマネジメントツールはその活性化手段にあたりますが、ナレッジ共有ツールもその言葉の範囲を超えてほぼ同等の意味合いを持つと理解しています。

ナレッジ共有ツールの重要性の確認

ナレッジ共有ができていない組織だと、例えば次のような問題に直面します。

  • 特定のノウハウを豊富に持っていた人材が退職したことで組織からノウハウが失われてしまった。
  • 誰かが過去にやったことなのに、別の人が一からやり方を調べている。
  • ある手続きについて、何人にも同じようなことを聞かれる。
  • 会議でよい改善策が提案されたのに、実行しないうちに消えてしまった。

これらの例のように、ナレッジ共有ツールがないと業務に即座に支障が発生するというわけではないものの、業務がいつまでも非効率で、いくら経験を重ねても一向に品質が向上しない状態になってしまいます。(即座に支障がなく、ナレッジ共有の効果はじわりじわりでしか効いてこないし、その効果を定量的に測りづらいのは、仕組みを導入したいと考えている人には少しやっかいな点です)

ナレッジ共有ツールを上手く活用できれば、ノウハウ等のナレッジの蓄積や共有が促進するのでこれらの問題が解決し、中長期的に組織の足腰が強くなっていくことが期待できます。

なぜナレッジ共有ツールに悩む人は多いのか?

組織に一定以上の人数がいればナレッジ共有に力を入れるべきと考える人が多いものの、ナレッジ共有を組織課題の一つに挙げるケースは多くあります。重要会議の議事録や事業方針等であれば予め共有する役割を持つ人がいてしっかり共有されますが、それ以外では業務フローに組み込まれてもいないため(業務フローに組み込めばよいという訳でもありません)、なかなか継続的に共有されません。

さらに、ナレッジ共有の基本は、ナレッジを言語化して、他者にナレッジを見られるようにすることですが、言語化や見るための作業は多少なりとも手間を要しますので、動機が不十分だとすぐに共有が止まってしまいます。

企業がナレッジ共有に苦戦する理由は?

そのように企業がナレッジ共有に苦戦する理由には次の3つが挙げられます。

ナレッジ共有のための書く・見るのハードルが高い

ナレッジ共有の目的は理解したとしても、共有しないからといってすぐに自分が困ることは少ないですし、すぐに役立つとも限りません。意を決してナレッジを書こうとしても、書き方の構成や体裁で悩みますし、ツールが使いにくい、中途半端な状態では出せない、作成後はどうやって共有するか悩む等問題が起きがちです。

ナレッジの受け手・読み手にとっても、ほしいドキュメントがどこにあるのかわからない、検索しても出てこない、人に聞いてもわからないなどドキュメントを探すことがストレスになっています。

その解決策として、ナレッジ共有の仕方として、フォーマット、格納場所や共有方法などをルール化するアプローチがありますが、ルールに則った行動を促し続けるのは難しく、形骸化するケースが後を絶ちません。

ナレッジを共有する文化にない

2パターンあります。1つ目は、ナレッジ共有の必要性は理解しているが、わざわざ書いて読んでもらうのは大変、聞いてもらえれば解決するのでそれで良しとするパターン。もう一つは、ナレッジ共有の必要性をあまり認識していないパターン。例えば、近くの席の人にいつでも気軽に相談・雑談でき、ミーティングも多い場合は、口頭で共有した方が圧倒的に早く・楽である場合は、あえて新たに取り組む必要はないと判断されがちです。

ナレッジ共有をやり続ける人がいない

せっかく皆が納得してナレッジ共有しても、前述の書く・見るのハードルはゼロではありませんので、時間の経過とともにトーンダウンしてしまいます。ここで重要なのはやりきる力。トップダウンである必要はなく、ボトムアップでも大丈夫なので、問題意識を強く持ち、ナレッジ共有の継続を促す人が必要です。

ナレッジ共有の成功に必要な3つの方法

それではナレッジ共有の成功には何が必要なのか、前項で挙げた要因を踏まえて、以下の3つの方法を挙げます。

ツール側でできるだけ書く・見るのハードルを下げる。

書く上でのハードルは、フォーマットの自由度(あれば便利な一方で、使いこなすのは決して簡単ではない)、書くまでの操作ステップの少なさ、UI/UX面での使いやすさ等です。一般的に、フォーマットで細かく指定されたものよりも、シンプルかつ自由に書き出せるツールの方が心理面で書くハードルが下がる傾向にあります。

見る上でのハードルは、検索や通知方法です。ドキュメント数が多いほど全文検索をしても中々出てこない、書いても誰も更新に気づかずに見られないとなりがちなので、これらを避ける必要があります。

このようなハードルをできるだけ下げたツールを選ぶことが重要です。

コンテンツを魅力的にして思わず見てしまう、書いてしまう場にする

ナレッジ共有の浸透においては、書くことに慣れてもらうよりも、ナレッジを見てもらうことの方が大事です。それは、見てもらえることがわかれば、自然と書きたくなる心理があるからです。

見てもらうためには、最初の一歩目が大事です。折角働きかけてナレッジの蓄積場所を見てもらったのに、何にも参考にならなかったという印象を与えては次から見てもらえません。そうならないように、思わず見たくなる、読みたくなる、つい知りたくなるコンテンツを入れておくことが重要です。

業務に活きる重要な知見やノウハウがたくさんあるのであればその共有だけで十分ですが、そうでないケースの方が多いでしょう。その場合は、知見やノウハウ以外にも、社内での話題、個人の関心事、業界ニュース、またまた部署の今日の出来事などを入れるのがお勧めです。重要度が高くなくても、他の社員がどうしているか、何を考えているか、何かおもしろいトピックはないかは気になりますし、継続的にコンテンツ化されやすいので、見るきっかけ作りにはなります。

ナレッジ共有ツールの導入推進者を決める

読みたくなるコンテンツを最初に入れておくには、予め導入推進者側で用意するのが手っ取り早く、確実な方法です。それに、どのような目的でツールを使うのか、どう使うのか等を広めて回り、支援していく必要があります。ナレッジ共有ツールの成功企業ではほぼ例外なく、導入推進者の活躍があります。導入推進者には負荷がかかる大変な仕事ではありますが、組織課題に先陣で取り組む存在でもあるので、労力以上に得られるものがあるはずです。

タイプ別おすすめのナレッジ共有ツール

ここでおすすめのナレッジ共有ツールをご紹介する前に、ツールの前提についてお伝えします。

ナレッジ共有できるツールとしては大きく次の3つに分類できます。

  1. ファイルの保管・共有型
  2. ノート記録・共有型
  3. 用途特化型

まず、ファイルの保管・共有型とは、WordやExcel等の文書ファイルを保管して共有できるようにするツールです。文書管理システム、オンラインストレージサービス、グループウェアなどはここに分類されます。

ノート記録・共有型は、独自形式で文書を作成し、共有することができるツールです。

用途特化型は、マニュアル作成ツール、議事録作成ツールや契約書管理システムのように、利用目的の業務に特化して作られているツールです。

これら大きく3つに大別される中、ここでは文書の作成から共有までできる「ノート記録・共有型」のナレッジ共有ツールについて、これまでご紹介したナレッジ共有の成功のポイントを踏まえておすすめのツールをご紹介します。

【大企業からスタートアップまで誰でもすぐに始められるタイプ】

Googleドライブ/Googleドキュメント

Googleドライブ

(出所:Googleドライブ Webサイト)

Googleドライブだけだと「ファイルの保管・共有型」ですが、文書作成するGoogleドキュメントと一体で提供されているため、「ノート記録・共有型」のツールとしてご紹介します。

ご存知の方も多いGoogleが提供するグループウェア型の代表格です。メール等が含まれたG Suiteを利用している企業も多いでしょう。

G Suiteを導入している企業はそのまま使えますし、そうでない企業でもGmailのアカウント利用がOKであれば無料で利用できます。

操作方法は多くの人が慣れているワードやエクセル形式ですし、検索機能は言わずもがな強力なので書く・見るハードルは低くなります。ただし、社内にどのようなドキュメントがあるかの把握のしづらさや、文書が多すぎる場合の検索での探しにくさはあります。

Googleドライブの紹介ページ

 

【書く・見るのハードルを徹底的に下げる思想を持ったタイプ】

Scrapbox

Scrapbox

(出所:Scrapbox Webサイト)

Nota Inc.が提供するサービスです。wiki形式であり、ページ上で議論や共同編集することにも向いています。フォーマットがなく、編集画面がそのまま表示画面になるので、書き始めがしやすくなっています。Wikipediaのように関連するページ間をリンクでつなげることも特長で、関連する情報が探せないという問題が減らせます。文書を書く・見ることのハードルが低いサービスと言えます。

Scrapboxの紹介ページ

esa

esa

(出所:esa Webサイト)

合同会社esaが提供するサービスです。「最初から完璧なものはないので、とりあえず不完全でも公開してそこから育てていこう」というコンセプトはまさに、書くハードルを下げる仕組みです。Wiki形式なので社員間の共同作成にも向いています。

esaの紹介ページ

 

【機能不足で後悔したくない場合に向くタイプ】

Confluence

Confluence

(出所:Confluence Webサイト)

ソフトウェア開発ツールJIRA等で有名なアトラシアンが提供するサービスです。wiki形式に対応しているほか、バージョン管理、変更通知、共有機能などドキュメントツールとして必要そうな機能は一通りあるというのが特長です。ただし、機能面が豊富なだけに、いろいろ使うとすると操作が複雑になりがちなので、どこまで必要なのかの精査は必要です。

Confluenceの紹介ページ

 

【ある程度ルール付けで使いやすさを担保したい場合に向くタイプ】

Docbase

Docbase

(出所:Docbase Webサイト)

株式会社クレイが提供するサービスです。テンプレートを利用しての作成、定めたグループやタグからの検索、個別やグループごとの権限設定など、書き方や使い方を用意した状況で使い勝手を発揮します。

Docbaseの紹介ページ

ナレッジ共有は無料で始める?

ナレッジ共有は組織でどのように行えばよいかイメージが湧きにくいし、ツールの使い勝手は読み書きしてみないと把握しれないので、まずは試用してみたいという方も多いでしょう。

その点、ナレッジ共有ツールは無料ですぐに使えるツールが多いので、試してみない手はありません。

今回ご紹介した中ではこの2つが期間に制限なく無料で利用できます。

  • Googleドライブ/Googleドキュメント
    機能無制限で無料。
  • Scrapboxビジネス版
    機能無制限で100ページまで無料。

こちらの3つについては期間限定で無料利用できます。

  • Confulence (無料期間:7日間)
  • esa (無料期間:2カ月間)
  • docbase (無料期間:30日間)

無料で利用期間に制限がないサービスは、導入推進者が使ってみてよさそうだったら、チームで試用してみて使い勝手を判断ということになるでしょう。無料の利用期間が限定されている場合は、導入推進者が利用してみて良さそうだったら、小人数分ライセンスを購入してみて何カ月間かトライするのもライセンスが安価なツールに対してはおすすめです。

まとめ

ナレッジ共有の成功には導入推進への熱意や文化面を含めた社内浸透も大事ですが、ナレッジを書くこと・見ることの課題も大きく、ツール側の出来がその要因にもなっています。最近のツールはこれら課題をそれぞれのアプローチで解消を図ろうとしています。それぞれに目指す使い方・思想に特徴がありますので、自社の考えに合うツールを選ぶことも重要です。

このページの内容をシェアする

  • Facebook
  • Twitter
  • LINE
TOPへ戻る

ログイン

新規会員登録

会員登録をお願いします(無料)

新規会員登録はこちら

パスワード再発行

アスピックご利用のメールアドレスを入力ください。
パスワード再発行手続きのメールをお送りします。

アンケートにご回答ください。

サービスの導入検討状況を教えてください。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、ダウンロードいただきます。

ご回答ありがとうとございます。

ご登録いただいているメールアドレスにダウンロードURLをお送りしています。ご確認ください。

CLOSE