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ナレッジ共有ツール10選。タイプ別の選び方や4つの活用策

ナレッジ共有ツール10選。タイプ別の選び方や4つの活用策

最終更新日:2022-10-07

組織内のナレッジを1カ所に集約して効率的に共有を進めたい、暗黙知を見える化したいとお考えの方へ。ナレッジ共有ツールの導入メリットや成功方法、おすすめのツールをご紹介します。

目次

ナレッジ共有ツールとは?

ナレッジ共有ツールとは、企業が業務を通じて獲得した知識や経験を、社内外の人に効率的に共有するためのツールです。

機密情報の度合い高い事業方針や設計書・仕様書、業務マニュアル、社内用語集、研修資料、議事録、日報など、広範なナレッジを共有することで、業務の属人化の防止、人材教育のコスト削減、業務効率化の促進といったメリットが期待できます。

しかし、社員一人ひとりが得た知識や経験を集約して情報を管理するのも、自分が得た知識をアウトプットするのも手間がかかるもの。そのため、ナレッジが更新されなくなったり、共有制度が形骸化したりといった失敗ケースも多く見られます。

ツールをうまく活用することで、これらの課題の解決につながります。

本記事では、ナレッジ共有を効率化するためのツールと、ツール導入を成功させるための方法を紹介していきます。

ナレッジ共有ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

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ナレッジ共有ツールの導入メリット

ナレッジ共有ツールを導入することで得られる、4つメリットを紹介します。

業務ノウハウの蓄積

優秀社員やベテラン社員の退職に伴い、組織からノウハウが失われてしまうことがあります。また、仕事上の成功体験も「ナレッジ」として共有されるべきです。こうした社員一人ひとりが持つ知識や経験を「会社の財産」として蓄積することで、業務品質の向上や属人化の防止が期待できるでしょう。

誰かが過去にやったことを別の人が一からやり方を調べる、といった無駄な業務の削減にもつながります。

業務改善・効率化の促進

せっかく良い業務改善策が提案されても、社内で広く周知されなければ改善につながっていきません。ツールの中に改善策に関するページやトピックスを立てて、社員全員が定期的にチェックするようにルールづければ、業務改善や効率化もスムーズに進んでいくはずです。

業務スキルの平準化

業務の基本ルールや基礎知識などがきちんと共有されていれば、知識不足が原因のミスや業務品質のばらつきを防ぐことができます。加えて、スタッフ教育の手間の削減、業務内容の引き継ぎの簡略化といったメリットも。

問い合わせ対応業務の削減

「申請書のフォーマットはどこ?」「前回の見積もりってどうなっていましたか?」といった問い合わせ対応業務の削減にも、ナレッジ共有ツールが役立ちます。ナレッジ共有ツールを社内WikiやFAQとして運用すれば、疑問に思ったことを検索して自己解決できるように。リモートワークへの対応も容易になります。

 

企業がナレッジ共有に苦戦する理由は?

企業がナレッジ共有に苦戦する理由として、主に次の4つが挙げられます。

ナレッジ共有のためのアウトプットのハードルが高い

ナレッジ共有を進めるにあたって一番の課題となるのが、アウトプットが活性化しないということ。理由として、「今すぐ必要でないから後回しにしてしまう」「どんな体裁で書けばいいかわからない」「作成したナレッジをどう共有すればわからない」といったものが挙げられます。

本来の業務の延長上で、無理なくアウトプットできる仕組みを構築する必要があります。

ナレッジの検索性が低い

ナレッジが共有されている場があっても、「ほしいドキュメントがどこにあるのかわからない」「検索しても出てこない」「誰に聞いてもわからない」といった環境では、ドキュメントを探すことがストレスになってしまいます。

その解決策として、ナレッジのフォーマット、格納場所や共有方法などをルール化するというアプローチがありますが、ルールが形骸化するケースは少なくありません。

ナレッジを共有する文化にない

ナレッジ共有の必要性は理解しているが、わざわざテキスト化しなくても聞いてもらえれば解決すると考えられているパターン、もしくはナレッジ共有の必要性をあまり認識していないパターンがあります。

たとえば、近くの席の人にいつでも気軽に質問できる、ミーティングが多いので口頭での共有のほうが早く・楽であるといった場合は、あえて新たに取り組む必要はないと判断されがちです。

ナレッジ共有を継続する人がいない

せっかくナレッジ共有をはじめても、時間の経過とともにトーンダウンしてしまうことが多々あります。そのため、ナレッジ共有を推進する担当者やチームを決めるなど、ナレッジ共有の継続を促すための仕組みが必要です。

 

ナレッジ共有を促す4つの方法

それではナレッジ共有を成功させるには何をしなければいけないのか、前項で挙げた要因を踏まえて、以下の3つの方法を紹介します。

アウトプットのハードルを下げる

メモや雑談感覚でナレッジを共有できる仕組みを作る、使い勝手の良いフォーマットを用意するなど、アウトプットのハードルを下げるための工夫は欠かせません。一般的に、細かいルールが決められたフォーマットよりもシンプルなものの方が、心理的なハードルが下がる傾向にあります。

「Scrapbox」のように、メモ感覚でナレッジを書き出し、ドラッグ&ドロップやコピーペーストで画像やYouTube動画を添付できるツールなら、業務の進行過程に無理なくアウトプットを組み込めるでしょう。

検索性や利便性を高める

ドキュメント数が多かったり、効率的な検索方法がなかったりすると、「必要なナレッジにたどり着くまでの負荷が高い」というストレスから、利用頻度が下がる恐れがあります。

全文検索機能、ディレクトリやラベルを使った管理機能が搭載された「flouu(フロー)」のようなツールだと、ナレッジ活用の効率化が進むでしょう。

ナレッジ共有に対する称賛・感謝を見える化する

ナレッジ共有の有用性が認識されていても、アウトプットに対してリアクションがないとモチベーションが保たれにくいもの。「NotePM」のように、1クリックで「いいね!」「ありがとう」といった称賛や感謝を表せる機能があると、ナレッジ共有の継続を促せるでしょう。

ナレッジ共有ツールの導入推進者を決める

どのような目的でナレッジ共有ツールを使うのか、どのように運用するのか等を社内で周知・支援していかなければいけません。そのためには導入推進者を決めるか、プロジェクトチームを結成する必要があるでしょう。実際に、ナレッジ共有ツールの成功企業ではほぼ例外なく、導入推進者の活躍があります。

導入推進は負荷がかかる大変な仕事なので、「善意に頼りすぎない」「業務としてきちんとカウントする」といったルールを決めておく必要もあります。

 

おすすめのナレッジ共有ツール(機能が豊富なタイプ)

ナレッジ共有以外にも、様々な機能が搭載された4つのツールをご紹介します。

サービス名 特徴 価格
Notion 豊富なテンプレートで、個人〜ビジネスまで幅広い用途に対応。タスクやプロジェクト管理にも強み 月額$8/ID(チーム)
個人向けは無料〜
NotePM 高機能エディタとテンプレートで簡単・効率的にアウトプット。コメント・いいね!で活性化も支援 月額4,800円/8ID〜
Confluence 構造化されたページツリーやJira統合により、ソフトウェア開発での活用にも強み 月額660円/ID〜
無料プランあり
Docbase シンプルで無駄のないエディタ機能。同時編集やメンション機能など共同作業に役立つ機能が充実 月額900円/3ID〜

 

Notion(Notion)

Notion公式Webサイト

(出所:Notion公式Webサイト)

文書作成・管理機能に加えて、プロジェクト/タスク管理やデータベース機能を備えた、多機能なナレッジ共有ツール。
メモ感覚でシンプルに情報をアウトプットすることもできれば、写真やURLを追加してリッチなドキュメントを作成することもできる。数百ページに及ぶ情報を目次付きでまとめられるので、業務手引きなどの作成にも役立つ。
ロードマップの可視化など、プロジェクトマネジメントに役立つ機能も充実しており、ナレッジを含めたプロジェクトに関するすべての情報を一元管理することも可能だ。

  • 料金:月額$8/ID(チームプランの場合)
    ※無料プランあり(個人向け)

詳細はこちら

NotePM(株式会社プロジェクト・モード)

NotePM公式Webサイト

(出所:NotePM公式Webサイト)

5,000社以上で導入されている社内Wikiツール。画像編集機能も備えた高機能エディタとテンプレートでドキュメントの形式を標準化。誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できる。スマホ等で撮影した動画マニュアルを貼り付けて共有することもできるので、テキストや画像だけでは共有が難しいナレッジの蓄積にも役立つ。
ページ作成・更新時に、特定ユーザーへの通知ができるほか、ページを見た人・参照時間の閲覧履歴が表示されるので、未見の人にリマインドをするなど、情報の共有漏れを防止することも可能だ。
「人気ページのランキング」「ナレッジ共有の貢献度が高い社員を集計」などが把握できるレポート機能も搭載。

  • 料金:月額4,800円/8IDまで~(ID数の3倍まで閲覧のみは無料)

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Confluence(アトラシアン)

Confluence公式Webサイト

(出所:Confluence公式Webサイト)

ソフトウェア開発ツールJiraの開発元として有名なアトラシアンが提供するサービス。Wiki形式に対応しているほか、バージョン管理、変更通知、共有機能、高度な検索機能など、ナレッジ共有ツールに求められる機能が一通りそろう。また、戦略や計画文書からレポートまで、 75 種類以上のカスタマイズ可能なテンプレートが用意されているので、完成度の高いドキュメント作成が可能に。
プロジェクト管理ツールのJiraとの連携によって、ソフトウェア開発計画と社内ナレッジを紐付けることもできる。

  • 料金:月額660円/ID〜
    ※無料プランあり(10IDまで)

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Docbase(株式会社クレイ)

Docbase公式Webサイト

(出所:Docbase公式Webサイト)

継続率99%を誇る情報共有ツール。複数人による同時編集、テンプレート機能、編集履歴の保存、タグ付による分類、大事なメモのピン留めといったドキュメント作成・管理機能が充実。更に、コメントやメンション、「グッジョブボタン」など、メンバー同士のコラボレーションを促進する機能も搭載されている。
スマホアプリからちょっとした情報を共有したり、SlackやChatworkを通して通知を受け取ったりと、場所を選ばずに利用できる点も魅力だ。

  • 料金:月額900円/3ID〜

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おすすめのナレッジ共有ツール(手軽で使いやすいタイプ)

シンプルなUIや使いやすさが特徴のツールを3つご紹介します。

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サービス名 特徴 価格
flouu ゲスト共有機能で組織外にも簡単に情報共有可能。AIが関連するドキュメントを自動的に提案 月額500円/ID
esa 「書き途中」として共有できるWIP機能により、「早めの情報共有」の仕組み化を支援 月額500円/ID(税込)
Scrapbox 分類・整理をしない、アウトプットに特化したシンプルな構造。ページ間リンク機能による関連付け可能 月額1,000円/ID
個人向けは無料
Zendesk ヘルプセンター・FAQ構築ソフトウェア。コンテンツ作成機能、検索機能に強み 月額6,000円/ID〜(Suite Teamプラン)

 

flouu(プライズ株式会社)

flouu公式Webサイト

(出所:flouu公式Webサイト)

社内に散在した文書や情報を集約して、チームでの作業の効率化、ナレッジの活用を促進するリアルタイム情報共有ツール。リアルタイムでのドキュメント共有に加えて、ドキュメントごとにチャットの機能があり、リモートで同じドキュメントを見ながら議論、コメントをすることができるため、テレワークでのオンライン会議にも役立つ。ラベルによる管理やフォルダ形式での管理、また全文検索機能など、管理・検索機能も充実しており、必要な文書を素早く見つけることが可能。

  • 料金:月額500円/ID

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詳細はこちら(インタビューあり)

esa(合同会社esa)

esa公式Webサイト

(出所:esa公式Webサイト)

「最初から完璧なものはないので、とりあえず不完全でも公開してそこから育てていこう」をコンセプトに掲げるナレッジ共有ツール。WIP(書き途中)の状態から記事を公開できるのが特徴だ。書き途中の状態で公開し、そこから更新を重ねることで情報を育て、育った情報を整理するというフローによって、書き始めのハードルが低く設定されている。
複数名による同時編集機能や更新履歴の保存、カテゴライズ機能など、記事の作成・検索をサポートする機能もそろう。SlackやChatworkといったアプリとの連携も可能。

  • 料金:月額500円/ID(税込)

詳細はこちら

Scrapbox(株式会社Helpfeel)

Scrapbox公式Webサイト

(出所:Scrapbox公式Webサイト)

フォーマットがないシンプルなページ構成で、気軽にドキュメントが作成できる共有ノートツール。ハッシュタグを付与したり、単語をリンク化したりすることで、関連するページが自動でつながり合い、必要な情報にすぐたどり着けるほか、新たなシナジーを生み出すという効果も。また、手作業でのドキュメント整理も必要なくなる。
リアルタイムでの同時編集ができるので、リモートワーク環境でのディスカッションにも活用できる。社員同士をつなぐ「コミュニケーションハブ」として利用することも可能だ。

  • 料金:月額1,000円/ID

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Zendesk(Zendesk Inc.)

Zendesk公式Webサイト

(出所:Zendesk公式Webサイト)

カスタマーサポートなどでZendeskを導入している場合は、ナレッジ共有手段として活用するのもあり。ZendeskのFAQ機能はコンテンツ作成のしやすさと、ナレッジを取り出すための検索性の高さが強み。
社内で共有すべきコンテンツをいくら作成しても「なかなか閲覧されない」、「必要な時に取り出せない」などの悩みを抱えている場合は特に有効な手段になる。コンテンツ作成面でもエディタで簡単に編集できる。

  • 料金:月額約6,000円/ID~(Suite Teamプランの場合)

公式サイトへ

 

おすすめのナレッジ共有ツール(多様なファイルを共有できるタイプ)

最後に、ナレッジ共有にあたって、多様な文書の作成や共有ができる2つのツールをご紹介します。

サービス名 特徴 価格
Google Workspace 大容量ストレージ、ビデオ会議など動画や画像を使ったナレッジ共有にも利便性が高い 月額680円/ID〜
Microsoft 365 Word、Excel、PowerPointなど使い慣れたツールを使ってスムーズにナレッジ共有できる 月額650円/ID〜

 

Google Workspace(Google/NTTコミュニケーションズ株式会社)

Google Workspace公式Webサイト

(出所:Google Workspace公式Webサイト)

Googleドライブでファイルの保管・共有、Googleドキュメントやスプレッドシートでノート記録・共有ができる。
WordやExcel形式でドキュメントを編集できるので、操作方法を覚えなくてもすぐに運用可能。Google の高度な検索機能が埋め込まれているので、必要な情報にすぐアクセスできる。また、1つのドキュメントを複数人で共同編集できるのも強み。
フォルダ分けのルールを設定すれば、ドキュメントの管理も安心。ストレージの容量が大きいので、画像や動画を使ったナレッジ共有にも役立つ。

  • 料金:月額680円/ID〜

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Microsoft 365(日本マイクロソフト株式会社)

Microsoft 365公式Webサイト

(出所:Microsoft 365公式Webサイト)

Word、Excel、PowerPoint、ファイル共有サービスのOneDriveなどが統合的に使えるプラン。
WordやExcelなどのファイルをOneDrive上に保存すると、オンラインでの文章の共同編集が行える。新たなナレッジ共有ツールを導入するのではなく、使い慣れたWordなどを使い続けたいという場合には選択肢になる。
また、Microsoft 365に含まれるグループウェアのSharePointでも、コンテンツの作成・共有、ファイルの管理などが行える。

  • 料金:月額650円/ID〜

詳細はこちら

 

まとめ

ナレッジ共有を成功させるには、導入推進への熱意や文化面を含めた社内浸透に加えて、ナレッジを書くこと・見ることに対するハードルも大きく関係しています。

そして、これらのハードルを解消するのに役立つのがナレッジ共有ツールです。どんなナレッジの共有をしたいのか、ナレッジ共有を通して何を実現したいのかなど、自社組織の目的を明確にしたうえで、目的に合致したツールの導入を検討してみてください。

ナレッジ共有ツールの導入によって得られるメリットは、即効性のないものが多いかもしれません。しかし、社内の散在している知識や経験を集約することは、会社の未来に必ずポジティブな影響を与えます。リモートワークの導入も進み、気軽な質問が難しくなりつつある今、ナレッジ共有ツールで組織の基盤固めを試みるのもおすすめです。

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