最終更新日:2023-07-07
大切な情報をしっかりまとめておきたい。イチから調べる手間をなくしたい。暗黙知を見える化したい、とお考えの方へ。ナレッジ共有ツールの導入メリットや成功方法、おすすめのツールをご紹介します。
ナレッジ共有ツールとは、業務を通じて獲得した知識や経験を、ほかの人に効率的に共有するためのツールです。
企業の中には、機密情報の度合いが高い事業方針や設計書・仕様書、業務マニュアル、社内用語集、研修資料、議事録、日報など、様々なナレッジが蓄積されています。従来、こういったナレッジを共有するには紙にまとめてファイリングするのが一般的でしたが、当然ながらアナログ管理の手間がつきまといます。
企業によっては、ドキュメントにしたものをファイルサーバーにまとめたり、スプレッドシートにしたものをメールやチャットなどで共有したり、汎用的なシステムを用いて何とかナレッジ共有している場合もあるでしょう。しかし、その場合も、取り扱い量が多くなるのに従い、以下のような課題が発生するのは避けられません。
こういった課題をクリアにして、企業のナレッジ共有をスムーズにしてくれるのがナレッジ共有ツールです。本記事では、ナレッジ共有を効率化するためのツールや導入メリット、更にツール導入を成功させるための方法などをわかりやすくご紹介していきます。
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まずは、ナレッジ共有ツールを導入することで得られる、4つメリットを紹介します。
優秀な社員やベテラン社員に限らず、誰しもが持っている仕事上の成功体験。こうした一人ひとりの知識や経験を「会社の財産」として蓄積することで、業務品質の向上や「あの人にしかできない」「わからない」などの属人化を防止します。また、誰かが過去にやったことを別の人がイチから調べるといった無駄も削減できます。
せっかく良い業務改善策が提案されても、社内で広く周知されなければ改善につながっていきません。ツールの中に改善策に関するページやトピックスを立てて、社員全員が定期的にチェックするようにルールづければ、業務改善や効率化もスムーズに進んでいくはずです。
業務の基本ルールや基礎知識などが、ナレッジとしてきちんとアウトプット・共有されていれば、知識不足が原因のミスや業務品質のばらつきを防ぐことができます。加えて、スタッフ教育の手間の削減、業務内容の引き継ぎの簡略化といったメリットも期待できます。
「申請書のフォーマットはどこ？」「前回の見積もりってどうなっていましたか？」といった問い合わせ対応業務の削減にも、ナレッジ共有ツールが役立ちます。ナレッジ共有ツールを社内WikiやFAQとして運用すれば、疑問に思ったことを検索して自己解決できるように。リモートワークへの対応も容易になります。
続いては、ナレッジ共有を成功させるには何をしなければいけないのか、以下の4つの方法を紹介します。
メモや雑談感覚でナレッジを共有できる仕組みを作る、使い勝手の良いフォーマットを用意するなどの工夫が必要です。たとえば、「Scrapbox」のように、メモ感覚でナレッジを書き出し、ドラッグ＆ドロップやコピー＆ペーストで画像やYouTube動画を添付できるツールなら、業務の進行過程に無理なくアウトプットを組み込めるでしょう。
ドキュメント数が多かったり、効率的な検索方法がなかったりすると、「必要なナレッジにたどり着くまでの負荷が高い」というストレスから、利用頻度が下がる恐れがあります。その場合は、全文検索機能、ディレクトリやラベルを使った管理機能が搭載された「flouu」のようなツールがおすすめです。膨大な資料から必要な情報だけを絞り込む機能があれば、それだけでナレッジ活用の効率化が進むでしょう。
ナレッジ共有の有用性が認識されていても、アウトプットに対してリアクションなどが見えないとモチベーションが保たれにくいもの。「Qast」のように他の社員からの反応数やベストアンサー数などをスコア化する機能や、「NotePM」のようにワンクリックで「いいね！」「ありがとう」といった称賛や感謝を表せる機能があると、ナレッジ共有の継続を促せるでしょう。
また「shouin+」のように、コンテンツに対してコメントを付けるなど、社員同士のコミュニケーションを促進する機能が搭載されたツールも。
ナレッジのフォーマット・格納場所などの運用手順を社内で周知させるためには、導入推進担当者を決めたり、プロジェクトチームを結成するとスムーズです。実際に、成功企業ではほぼ例外なく、導入推進者の活躍があります。ただし、導入推進は負荷がかかるため、「善意に頼りすぎない」「業務としてきちんとカウントする」といったルールを決めておく必要もあります。
ナレッジ共有以外にも、様々な機能が搭載されたツールをご紹介します。
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| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| Qast | 投稿や検索はもちろん、情報共有の貢献度をスコアで見える化する「賞賛」機能も搭載 | 要問い合わせ |
| NotePM | 高機能エディタと画像編集機能で、ナレッジを簡単・わかりやすくアウトプット。コメント・いいね！で活性化も支援 | 月額4,800円/8ID〜 |
| Notion | 豊富なテンプレートで、個人〜ビジネスまで幅広い用途に対応。タスクやプロジェクト管理にも強み | 月額$8/ID（チーム） 個人向けは無料〜 |
| Confluence | 構造化されたページツリーやJira統合により、ソフトウェア開発での活用にも強み | 月額660円/ID〜 無料プランあり |
（出所：Qast公式Webサイト）
Q&Aとwikiで個人のノウハウを引き出し、組織全体の生産性を最大化するナレッジ共有ツール。誰でも簡単に使えるシンプルで直感的なUIで、ITリテラシーが高くない社員でもナレッジの投稿ハードルが上がる心配はなし。検索性も高く、わからないことがあった場合には高精度な検索エンジンでフォルダから検索できるほか、タグをクリックするだけですぐに解決策に到達できる。更に、質問数や回答数、他の社員からの反応数などを独自のアルゴリズムによってスコア化する「賞賛」機能も搭載。誰が・どれだけ貢献したのかを見える化することで、社員にとってはスコアを上げることがモチベーションにつながり、ナレッジ共有をより活性化できる。
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（出所：NotePM公式Webサイト）
7,000社以上で導入されている社内Wikiツール。画像編集機能を利用すれば、画像に矢印や吹き出しなどをつけるのも簡単。マニュアル・業務手順書・社内FAQなど誰でもわかりやすいドキュメントを作成できる。その他、スマホ等で撮影した動画マニュアルを貼り付けて共有することもできるので、テキストや画像だけでは共有が難しいナレッジ共有にも最適。
ナレッジ活用のための機能にも優れており、いいね！やコメント機能以外にも、「人気ページ」「ナレッジ共有の貢献度が高い社員」などの特定機能あり。ページ作成・更新時に特定ユーザーへの自動通知ができるほか、ページを見た人も調べられるため、情報の共有漏れを防止にも役立つ。
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（出所：Notion公式Webサイト）
文書作成・管理機能に加えて、プロジェクト/タスク管理やデータベース機能を備えた、多機能なナレッジ共有ツール。
メモ感覚でシンプルに情報をアウトプットすることもできれば、写真やURLを追加してリッチなドキュメントを作成することもできる。数百ページに及ぶ情報を目次付きでまとめられるので、業務手引きなどの作成にも役立つ。
ロードマップの可視化など、プロジェクトマネジメントに役立つ機能も充実しており、ナレッジを含めたプロジェクトに関するすべての情報を一元管理することも可能だ。
（出所：Confluence公式Webサイト）
ソフトウェア開発ツールJiraの開発元として有名なアトラシアンが提供するサービス。Wiki形式に対応しているほか、バージョン管理、変更通知、共有機能、高度な検索機能など、ナレッジ共有ツールに求められる機能が一通りそろう。また、戦略や計画文書からレポートまで、 75 種類以上のカスタマイズ可能なテンプレートが用意されているので、完成度の高いドキュメント作成が可能に。
プロジェクト管理ツールのJiraとの連携によって、ソフトウェア開発計画と社内ナレッジを紐付けることもできる。
シンプルなUIや使いやすさが特徴のツールをご紹介します。
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| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| flouu | ゲスト共有機能で組織外にも簡単に情報共有可能。AIが関連するドキュメントを自動的に提案 | 月額500円/ID |
| esa | 「書き途中」として共有できるWIP機能により、「早めの情報共有」の仕組み化を支援 | 月額500円/ID（税込） |
| Scrapbox | 分類・整理をしない、アウトプットに特化したシンプルな構造。ページ間リンク機能による関連付け可能 | 月額1,000円/ID 個人向けは無料 |
| Zendesk | ヘルプセンター・FAQ構築ソフトウェア。コンテンツ作成機能、検索機能に強み | 月額8,000円/ID〜 （Suite Teamプラン） |
| Freshdesk | 画像・動画などのリッチコンテンツも共有可能。SEO対応した検索機能でスムーズにアクセスできる | 月額2,200円/ID〜 |
（出所：flouu公式Webサイト）
社内に散在した文書や情報を集約して、チームでの作業の効率化、ナレッジの活用を促進するリアルタイム情報共有ツール。リアルタイムでのドキュメント共有に加えて、ドキュメントごとにチャットの機能があり、リモートで同じドキュメントを見ながら議論、コメントをすることができるため、テレワークでのオンライン会議にも役立つ。ラベルによる管理やフォルダ形式での管理、また全文検索機能など、管理・検索機能も充実しており、必要な文書を素早く見つけることが可能。
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（出所：esa公式Webサイト）
「最初から完璧なものはないので、とりあえず不完全でも公開してそこから育てていこう」をコンセプトに掲げるナレッジ共有ツール。WIP（書き途中）の状態から記事を公開できるのが特徴だ。書き途中の状態で公開し、そこから更新を重ねることで情報を育て、育った情報を整理するというフローによって、書き始めのハードルが低く設定されている。
複数名による同時編集機能や更新履歴の保存、カテゴライズ機能など、記事の作成・検索をサポートする機能もそろう。SlackやChatworkといったアプリとの連携も可能。
（出所：Scrapbox公式Webサイト）
フォーマットがないシンプルなページ構成で、気軽にドキュメントが作成できる共有ノートツール。ハッシュタグを付与したり、単語をリンク化したりすることで、関連するページが自動でつながり合い、必要な情報にすぐたどり着けるほか、新たなシナジーを生み出すという効果も。また、手作業でのドキュメント整理も必要なくなる。
リアルタイムでの同時編集ができるので、リモートワーク環境でのディスカッションにも活用できる。社員同士をつなぐ「コミュニケーションハブ」として利用することも可能だ。
（出所：Zendesk公式Webサイト）
海外の大手レビューサイトでベストソフトウェアに選ばれているカスタマーサポートツール。ナレッジ共有手段として活用することも可能。ZendeskのFAQ機能はコンテンツ作成のしやすさと、ナレッジを取り出すための検索性の高さが強み。
社内で共有すべきコンテンツをいくら作成しても「なかなか閲覧されない」、「必要な時に取り出せない」などの悩みを抱えている場合は特に有効な手段になる。コンテンツ作成面でもエディタで簡単に編集できる。
（出所：Freshdesk公式Webサイト）
ナレッジベース機能を内包したクラウド型の総合ヘルプデスクツール。カスタマーサポートやヘルプデスクに寄せられる問い合わせに適切に回答するためのナレッジをクラウド上で共有可能。テキストだけでなく画像や動画も共有することができ、SEO機能を備えた検索機能を使ってそれらにスムーズにアクセス可能。経験の浅い従業員でも簡単にナレッジを活用・追加できる。
その他、電話やメール、問い合わせフォームやSNSなど複数のチャネルからの問い合わせを一元管理可能。FAQ機能も備えているため、自己解決の促進にも貢献できる。
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最後に、ナレッジ共有にあたって、多様な文書の作成や共有ができるツールをご紹介します。
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| サービス名 | 特徴 | 価格 |
|---|---|---|
| Google Workspace | 大容量ストレージ、ビデオ会議など動画や画像を使ったナレッジ共有にも利便性が高い | 月額680円/ID〜 |
| shouin+ | 動画やPDFによるナレッジ共有に対応。「用語集」を活用すれば、検索性の高い環境を整えられる | 要問い合わせ |
| Microsoft 365 | Word、Excel、PowerPointなど使い慣れたツールを使ってスムーズにナレッジ共有できる | 月額650円/ID〜 |
| Lark | 社内Wikiのほかにも、チャット、カレンダー、メール、ワークフロー、ビデオ会議、オンラインドキュメントなどを備える | 月額1,420円/ID～ ※無料プランあり |
（出所：Google Workspace公式Webサイト）
Googleドライブでファイルの保管・共有、Googleドキュメントやスプレッドシートでノート記録・共有ができる。
WordやExcel形式でドキュメントを編集できるので、操作方法を覚えなくてもすぐに運用可能。Google の高度な検索機能が埋め込まれているので、必要な情報にすぐアクセスできる。また、1つのドキュメントを複数人で共同編集できるのも強み。
フォルダ分けのルールを設定すれば、ドキュメントの管理も安心。ストレージの容量が大きいので、画像や動画を使ったナレッジ共有にも役立つ。
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(出所：shouin+公式Webサイト)
動画やPDFのマニュアルを学習コンテンツとして社内で共有できるクラウド型eラーニングサービス。研修・OJTの効率化に加えて、ノウハウ・ナレッジの共有に活用できる。
商品知識や店舗運営マニュアルなどをPDFにまとめたり、端末の操作方法や調理方法などを動画マニュアルに落とし込んだりと、社内のナレッジをシステム上に集約。スマホやタブレットからコンテンツにアクセスできるので、いつでもどこでも必要なナレッジを参照できる。また、検索性に優れた「用語集」機能をうまく活用すれば、質問内容やキーワードをもとに必要なナレッジにたどり着けるため、「マニュアルの保管場所がわからない」「どれが最新資料かわからない」といった課題の解決に役立つ。
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（出所：Microsoft 365公式Webサイト）
Word、Excel、PowerPoint、ファイル共有サービスのOneDriveなどが統合的に使えるプラン。
WordやExcelなどのファイルをOneDrive上に保存すると、オンラインでの文章の共同編集が行える。新たなナレッジ共有ツールを導入するのではなく、使い慣れたWordなどを使い続けたいという場合には選択肢になる。
また、Microsoft 365に含まれるグループウェアのSharePointでも、コンテンツの作成・共有、ファイルの管理などが行える。
（出所：Lark公式Webサイト）
チャット、カレンダー、メール、ワークフロー、ビデオ会議、オンラインドキュメントなど、多様な機能を備えたコミュニケーションツール。
情報共有や共同作業に強みを持ち、会社紹介、新入社員研修、社内規定、業務マニュアルなど、社内のナレッジをドキュメント、シート、マインドマップ、データベースなどあらゆる形式で作成可能。閲覧のみ、編集・コピー可、印刷、エクスポートなど権限レベルを細かく設定できるため、外部パートナーへの共有などにも利用可能。
50ユーザーまで無料で使えるプランも備えているため、「まずは試してみたい」という方にもおすすめ。
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ナレッジ共有を成功させるには、導入推進への熱意や文化面を含めた社内浸透に加えて、ナレッジを書くこと・見ることに対するハードルも大きく関係しています。
そして、これらのハードルを解消するのに役立つのがナレッジ共有ツールです。どんなナレッジの共有をしたいのか、ナレッジ共有を通して何を実現したいのかなど、自社組織の目的を明確にしたうえで、目的に合致したツールの導入を検討してみてください。
ナレッジ共有ツールの導入によって得られるメリットは、即効性のないものが多いかもしれません。しかし、社内の散在している知識や経験を集約することは、会社の未来に必ずポジティブな影響を与えます。リモートワークの導入も進み、気軽な質問が難しくなりつつある今、ナレッジ共有ツールで組織の基盤固めを試みるのもおすすめです。
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