ワークフローシステム比較14選。必須のチェックポイントとは？

ワークフローシステム比較14選。必須のチェックポイントとは？

最終更新日:2024-02-19

2024-02-19T16:04:47+0900

紙やExcelで申請するのをやめて、「電子稟議や電子承認の導入を検討している」方向けの記事です。ワークフローシステムにどんなタイプの製品があるのか、どんなメリットがあるのか、選び方・おすすめなどについて解説します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、組織内の様々な稟議を電子化し、申請→確認→承認という一連のワークフローを効率的に行うことのできるシステムです。「電子承認システム」「電子稟議システム」とも呼ばれています。

ワークフローシステムのシェア（導入実績）

ワークフロー専用システムとしては、エイトレッドが規模別に手掛ける2製品、中小企業向けの「X-point Cloud」と大手企業向けの「AgileWorks」がシリーズ合わせて導入実績4,500社。その他では、1,500社の「コラボフロー」、「Create!Webフロー」「楽々WorkflowⅡ」などが続きます。シリーズ製品としては「ジョブカン」や「ジンジャー」などが豊富な累計導入数を誇ります。

ワークフローシステムのおすすめ

ワークフローシステムはその特徴によって、いくつかのタイプに分けられます。記事後半には各サービスの詳細も取り上げていますので、「今すぐサービス選びに移りたい」という方はそちらをご覧ください。

「もっと選び方を教えてほしい」という方はそのまま読み進めてください。ワークフローシステムの機能・メリット、選び方、タイプ別のチェックポイントなどをわかりやすく紹介していきます。

ワークフローシステムツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

 

ワークフローシステムの機能とメリット

紙・Excelの申請の場合、「申請書を探す・作成するのが手間」「決裁を得るまでに時間がかかる」「記入ミスによる差し戻し・承認漏れなどが起こりがち」「誰の決裁を得ればいいかわからない」など様々な課題が挙げられます。

ワークフローシステムなら、ワークフローに特化した様々な機能を搭載しているため、以下のようなメリットがあります。

機能	メリット
申請テンプレート	従業員はテンプレートを検索して、項目を入力するだけで申請可能。
Web承認・決済	送られてきた申請について承認したり、差し戻したり、Web上で完結できる。
マルチデバイス対応	スマホなどで空き時間に申請・承認が行える。外出時の停滞を防げる。
ステータス管理	申請・承認を一覧で可視化することで、承認漏れや滞留を防げる。
自動振り分け	項目や金額など申請内容ごとに、正しい承認ルートに自動で振り分け可能。
エラーチェック	入力漏れ・ミスをチェックし、自動で差し戻してくれる。戻す手間が省ける。
電子稟議	捺印が必要なくなり、紙の書類の保管・ファイリングも不要に。
Excelフォームの転用	従来のExcelデータをアップロードするだけでそのまま利用可能。

 

ワークフローシステムの必須チェックポイント

まず、自社に合ったワークフローシステムを選ぶ際に気をつけるべきことを紹介します。以下の3点をチェックしていくとスムーズです。

[1]自社の企業規模に合っているか

承認・申請フローは企業規模に比例して煩雑になります。従業員数が1,000名を超える規模では、決裁金額の多寡や納期の長短などにより、独自の申請ルール（条件）を設けている場合も少なくありません。そのため、長期化・複雑化する承認フローに対応できるものを選ぶ必要が出てきます。また、大手の場合はコンプライアンスに沿ったセキュリティ対策や内部統制機能などもポイントとなります。

詳細な要件を知りたい方は、大企業向けサービスに絞った「大企業向けワークフローシステム5選！必須の4つの要件とは？」をご覧ください。

[2]利用したい申請書に対応しているか

WordやExcelなどを用いて企業独自の申請書を運用しており、かつ「できれば変えたくない」という場合は申請データをそのまま取り込んでWeb上で展開できるワークフローシステムが必要です。一方で、「これを機に色々な申請書も利用したい」という場合は、豊富なテンプレートやそれらを手軽に作成・編集できるシステムを選ぶといいでしょう。

[3]社内のどの業務まで対応させるのか

休暇届けなら勤怠管理システム、交際費申請なら経費精算システム、営業日報の回覧ならCRMツールというように、他の業務システムにもワークフロー管理機能が搭載されている場合は珍しくありません。新たにワークフロー専用システムを導入する際には、「どこからどこまでをワークフローシステムで巻き取るのか」事前に棲み分けを検討しておく必要があります。

経費精算に限定した利用をお考えの場合は「経費精算向けワークフローシステム10選。必要な機能や選び方」をご覧ください。

 

ワークフローシステムのタイプと選び方

ワークフローシステムは「企業規模」「申請書」「業務」の3つの基準に従って、5タイプに分けられます。以下、それぞれのタイプについて具体的にどんな場合が当てはまるのか、どんなシステムがおすすめなのか、紹介しています。イチから検討していくのが手間な方は、自社に合ったタイプを図解も参考に大まかに選んでみましょう。

• 企業規模で判断する場合
  ⇒(1)中小企業向けワークフローシステム
  ⇒(2)大企業向けワークフローシステム
• 現行のExcelの申請書を活用したい場合
  ⇒(3)Excelフォーム型ワークフローシステム
• これを機にバックオフィス業務も効率化したい場合
  ⇒(4)バックオフィス業務一体型ワークフローシステム
• これを機に社内業務をシステム化したい場合
  ⇒(5)グループウェア一体型ワークフローシステム

(1)中小企業向けワークフローシステム

承認フローに関わる人数が数人〜多くても十数人規模で、かつ合議や多数決承認などの複雑な承認形態を必要としない場合です。この場合は、いかに手軽に利用できるかが重要になってきます。以下、主なサービスについて、申請書を簡単に作成するためのテンプレート数や導入実績、料金などをまとめておいたので参考にしてください。

サービス名称	特徴	実績	申請書 テンプレート	料金
X-point Cloud	稟議書だけでなく様々な用途の社内申請をこれ一つでカバー可能	シリーズ4,000社	400種類以上	月額500円/ID
Create!Webフロー	Excel・Word・PDFもインポート可能。見た目そのままに電子化できる	1,000社	30種類以上	月額500円/ID
Gluegent Flow	Google WorkspaceやMicrosoft 365のアカウントをそのまま利用可能	非公表	60種類以上	月額300円/ID
ジンジャー ワークフロー	他シリーズと連携すれば、人事労務全般を効率化できる	シリーズ15,000社	ー	月額300円/ID
ジョブカン ワークフロー	ジョブカン経費精算と併用すれば、月額600円でバックオフィスも効率化	8,000社	50種以上	月額300円/ID

（2）大企業向けワークフローシステム

目安としては従業員数1,000名以上。様々な部署で申請・承認が必要とされ、それに合わせて複雑な稟議・決裁が行われている場合です。

この場合は、柔軟なワークフローや高機能フローエンジンだけでなく、内部統制・人事発令への対応などが求められます。以下、主なサービスについて特徴を列挙しておきました。多言語対応やクラウド・オンプレミスなどサービス形態の差異も合わせて確認しておきましょう。

サービス名称	特徴	サービス形態	多言語対応	料金
MAJOR FLOW ワークフロー	「合議」「分岐」など大企業ならではの承認経路も再現可能	クラウド・オンプレミス	英語・中国語	要問合せ
SmartDB	Webデータベース機能でワークフロー内のデータを蓄積可能	クラウド・オンプレミス	英語・中国語	要問合せ
楽々WorkflowII	事前通知（根回し）、多数決承認など日本の商習慣にも柔軟に対応	クラウド・オンプレミス	英語・中国語	要問合せ
AgileWorks	人事発令前に設定作業ができる先付メンテナンス機能あり	オンプレミス	英語・中国語	240万円
kickflow	管理者のログ（監査ログ）も取得・閲覧可能	クラウド	英語	要問合せ

（3）Excelフォーム型ワークフローシステム

Excelで作成した申請書ファイルをそのままアップロードして利用できるなど、Excelとの連携に優れたタイプです。

たとえば、「コラボフロー」や「Create!Webフロー」は、普段使っているExcelで申請書を作成・修正したら、アップロードするだけで電子化可能。中には「ワークフローEX」のように印影を作成し、承認するとExcelファイルに自動で捺印できるものもあります。

（4）バックオフィス業務一体型ワークフローシステム

ワークフローのみを切り分けて利用するのではなく、そのもととなる勤怠管理・経費精算など他のバックオフィス業務と一体で運用するタイプです。

たとえば、勤怠管理や工数管理、経費精算、電子稟議、社内SNSなどを備えており、バックオフィス全体を効率化できる「チームスピリット」、請求書をアップロードするとAI OCRが読み取って自動でデータ化し、内容に応じて申請承認してくれる「バクラク申請」のようなシステムがあります。

（5）グループウェア一体型ワークフローシステム

メール・社内SNS・カレンダー・掲示板機能などを有したグループウェアシステムの中の一つの機能としてワークフローが利用できるタイプです。

専用システムに比べて機能は豊富ではありませんが、申請書や承認経路が複雑でない場合はある程度汎用的に活用できます。たとえば、「サイボウズ Office」では、申請フォームの作成や複数の承認経路の設定が行えるほか、スマホでの承認にも対応しています。

これを機にグループウェア一導入をお考えの方は「グループウェアの比較13選。機能一覧・比較表付き｜無料も」をご覧ください。

 

ワークフローシステムの比較表

主なワークフローシステムの機能比較表（主要9システムを対象に計29項目で調査）を作成しています。上記したポイントに沿って、更に細かく、サービスごとに一覧で確認できるようになっています。

比較結果のポイントは以下の通りです。

• Web上での申請書フォーマットの作成や申請・承認、差し戻し、再申請などの基本機能はどのワークフローシステムも対応。
• 入力ミスを防ぐ「入力項目の自動チェック機能」にはどれもが対応している。
• 「Excelファイルから自動変換で申請書フォームを作成する機能」や「用意されたテンプレートから申請書を作成できる機能」は対応システムが限られている。
• 承認フローや承認方法の柔軟な設定については、どのシステムも力を入れている。ただし、「多数決承認」のように利用シーンが限られる機能は大企業向けのシステムが強い。
• スマホ対応はどのシステムも力を入れており、申請内容の確認や承認が行える。なかには、SlackやMicrosoft Teamsなどとのチャットツールで申請の通知を受け取れるシステムもある。
• 勤怠管理や経費精算にも使える汎用性の高いシステムや、別ラインアップとしてそれらを展開しているシステムも複数あり。バックオフィス業務に幅広い課題がある場合はそれらと同時に導入するのも効果的。

「ワークフローシステムの選び方ガイド」には機能要件の解説とともに、比較表が掲載されていますので、サービス選びにお役立てください。

 

ワークフローシステムの料金相場

クラウド・オンプレなどの導入形態にもよりますが、従業員1名につき月額300〜500円というのがワークフロー専用システムの相場です。ワークフローは全従業員が利用する領域のため、それに従業員数を掛けた金額が、月額のランニングコストになります。あくまで目安ですが、導入の際の参考にしてください。

なお、初期費用はサービスによって様々です。クラウド型であれば無料も珍しくありません。また、Googleなどのアカウントを共通利用できるシングルサインオン機能や他サービスとのAPI連携に関しては、サービスによって標準対応orオプション対応が分かれます。気になるものがあればチェックしておきましょう。

各サービスの詳細を知りたい方は、こちらのガイドをご覧ください。主要システムについて、条件別に従業員100名の場合の料金を比較しています。

 

おすすめのワークフローシステム(1)中小企業向け

X-point Cloud（株式会社エイトレッド）

（出所：X-point Cloud公式Webサイト）

社内業務手続きや書類手続きを電子化して、業務効率化できるワークフローシステム。フォーム作成ツールを利用すれば、ドラッグ＆ドロップの簡単操作で、従来の書式に合わせてフォームを作成可能。これまで自社で利用してきた帳票形式をWeb画面上でそのまま再現でき、紙のように直感的な入力フォームで、視認性・操作性に優れているため、ユーザーにとってもストレスが少ない。
連携グループウェアに関しても、あらかじめオプションとして用意されたものの中から選ぶことができるので費用負担や手間が比較的少なくて済む。組織変更の頻度が少なく「作り込みを必要としない」「シンプルで使いやすさ優先」という企業にお勧め。

• 料金：月額500円/ID～

Create!Webフロー（インフォテック株式会社）

（出所：Create!Webフロー公式Webサイト）

「誰でも安心して使える」という簡単操作のワークフローシステム。申請フォームはシステム上で新規作成するほか、これまで利用していたExcel・Word・PDFのインポートも可能。組織情報も人事情報を一度登録して組織階層を構築すれば、その後異動があってもドラッグ＆ドロップで更新可能。
世代管理もできるため管理の手間もかからない。承認ルートもアイコンをラインで結んで直感的に設計可能。細かく設定できるため複雑な承認フロー・独自ルールを持っている場合も心配なし。クラウド版とパッケージ版から選べる。

• 料金：月額500円/ID（クラウド版の場合。10IDから購入可能）

Gluegent Flow（サイオステクノロジー株式会社）

（出所：Gluegent Flow公式Webサイト）

Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携が可能なクラウド型ワークフロー。新規のアカウント取得や各種設定が不要なので、システム管理者の負担が軽減。ユーザー側も、別途IDやパスワードの入力することなくスムーズにGluegent Flowへ遷移できるので、ストレスなく利用が可能。実際の組織に合わせた経路設定や申請時の人的入力ミスの防止など、既存データや自動処理機能の活用によって、業務効率の向上を支援する。
60種類以上のテンプレートから、類似の内容をコピーしカスタマイズして利用可能。HTMLエディターやGoogle ドキュメントで自由に作成することもできるので、紙の申請書のデザインを変えずに利用したい場合に適している。

• 料金：月額300円/ID～

ジンジャーワークフロー（jinjer株式会社）

（出所：ジンジャーワークフロー公式Webサイト）

経費精算・稟議決裁などの申請・承認業務にかかる手間を全社的に削減するワークフローシステム。シンプルな画面設計で、システムが苦手な人でも簡単に操作できる点に強み。申請の種別は企業ごとに申請の種別やフォームを自由に作成でき、チェックボックスやカレンダー、数字記入欄などの項目を設定可能。様々な申請内容に対応できる。誰でも滞りなく簡単に入力できるよう、必須項目や入力欄のレイアウトを調整することで、書類の抜け漏れや差し戻しを削減する。
ジンジャーシリーズと連携することで、人事労務に関わるデータを一元管理。入退社や人事異動に伴う情報の更新作業は一回で完了し、ペーパーレス化、承認・申請漏れの防止、無駄なコストの削減まで、トータルで支援する。

• 料金：月額300円/ID、初期費用は要問い合わせ

ジョブカンワークフロー（株式会社 DONUTS）

（出所：ジョブカンワークフロー公式Webサイト）

導入実績15万社、有料利用ユーザー数250万を超える「ジョブカンシリーズ」の1つ。使いやすさに定評があり、50種以上の豊富な申請書テンプレートを用意。チェックボックスや見出しや説明文など簡単操作でカスタマイズ可能。承認経路もクリックのみで簡単に作成でき、たとえ複雑な経路の場合でも入力内容で自動分岐もできるため安心。ミスや申請者の負担も軽減できる。
ジョブカンはワークフローのほかにも様々な機能を備えており、課題に応じて無駄なく利用可能。ジョブカン経費精算と合わせて利用すれば、経費の申請から精算まで月額600円/ユーザーで電子化できる。

• 料金：月額300円/ID〜

 

おすすめのワークフローシステム(2)大企業向け

MAJOR FLOW ワークフロー（パナソニック ネットソリューションズ株式会社）

（出所：MAJOR FLOW ワークフロー公式Webサイト）

パナソニックグループが提供する大手企業向けの便利な機能を多数備えたワークフローシステム。たとえば、複数の企業で利用できたり、社名変更などの組織変更に対応できたり、英語や中国語など最大5言語に対応できたり、グループ会社や外国人労働者が多い大手企業のニーズにマッチした機能が揃っている。入力サポート機能がついているため、マニュアルを読まなくてもどこに何を入力すればいいか理解することが可能。スマホ・タブレットからも操作できる。
特徴的なところでは、引越し・結婚などのイベントの際には、システムが出す簡単な質問に答えるだけで「どの申請書が必要か」を自動判定してくれる「イベントナビ」機能が便利。

• 料金：要問い合わせ

SmartDB（株式会社ドリーム・アーツ）

（出所：SmartDB公式Webサイト）

高性能のワークフローとWebデータベース機能を兼ね備えた業務デジタル化クラウド。難しいプログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで業務アプリケーションを簡単に作成可能。IT部門に頼らずとも、現場自らが業務デジタル化を実現できるのが魅力。
従業員数1,000名以上の大企業を中心に50万名以上の利用実績あり。複数部門による並列承認や条件分岐から別のワークフローへの連携まで複雑な稟議・決裁にも柔軟に対応可能。全社横断の業務デジタル化はもちろん、部門ごとに作成したアプリを連動させるなど、外部システムとのマスタ連携やデータ連携に長けているのもポイント。

• 料金：要問い合わせ

楽々WorkflowII（住友電工情報システム株式会社）

（出所：楽々WorkflowII公式Webサイト）

大規模組織での運用に耐える機能が豊富に搭載されたワークフローシステム。申請フローに関しても条件分岐はもちろん、事前通知（根回し）、並列の合議、多数決承認など日本の商習慣に柔軟に対応可能。組織改編に関しても、あらかじめ登録・予約しておいて、指定した日付でデータ変更を行うなどの機能も搭載しているため、人事異動のメンテナンス負担が少ないのもポイント。
グローバル展開にも対応しており、英語・中国語に標準対応。その他、スペイン語・ベトナム語・韓国語など複数言語にも対応でき、かつ「中国語で申請、英語で承認、日本語で決裁」など柔軟に切り替えできる。海外に事業を展開しており、多言語で業務を行っている企業にはおすすめ。

• 料金：要問い合わせ

AgileWorks（株式会社エイトレッド）

（出所：AgileWorks公式Webサイト）

前述した「X-point」を手掛ける株式会社エイトレッドが、大手やグローバル企業など大規模企業向けに開発したワークフローシステム。パッケージ版での提供。紙の申請書のように直感的に操作できるWebフォームは「X-point」と同様。
加えて、組織の新設や統廃合、所属組織の異動など、組織改編に無理なく対応できる便利な機能が多数備わっている。たとえば、人事発令前にデータを受け取って組織改編の実行前から設定作業ができる「先付メンテナンス機能」、高額稟議・他部門に回覧する書類や内部監査に報告する書類など「長い決裁フローに必要な回付ルール設定機能」など。日本語のほかに、英語、中国語（簡体字／繁体字）に対応しているのもポイント。

• 料金：240万円（基本パック。同時接続数5。パッケージ版）

kickflow（株式会社kickflow）

（出所：kickflow公式Webサイト）

従業員数百名の中堅企業から数万名の大企業まで対応するワークフローシステム。「部・室・課の混合」「複数階層」「兼務」などの複雑な組織、役職を指定しての承認や金額・条件に応じた多重分岐など、大企業特有の要件にも柔軟に対応可能。法務・営業・人事・経理・ITなど、幅広い用途で活用できる。
スマホ・タブレットからも利用でき、SlackやMicrosoft Teams、Chatwork、LINE WORKSなどと連携すれば、稟議の申請から承認まで即日対応も可能。IPアドレス・ドメイン制限などの多様な認証方式にも対応しており、監査ログも取得・閲覧可能なため、内部統制にも有効。大企業ならではのセキュリティ基準にも耐えうる。

• 料金：要問い合わせ

 

おすすめのワークフローシステム(3)Excelフォーム型

コラボフロー（株式会社コラボスタイル）

（出所：コラボフロー公式Webサイト）

Excelで作成した帳票・申請書をそのままWebフォーム化できるワークフローシステム。導入実績は1,300社以上。新たに作成する場合も、これまで通りExcelでデザインし、ボタンを押すだけで申請フォームが完成。難しいプログラミングや専用ソフトは不要。申請書を承認していく申請経路も、あらかじめ用意されたパーツをパズル感覚で並べていくだけで完成。運用開始後もフォームレイアウトの追加・修正が可能なため、とりあえず運用を開始し、その後、修正点を見つけながらベストに近づけるというやり方もできる。
クラウド版は1名単位で利用可能なため、まずは数名のチーム単位で運用し、徐々に利用数とノウハウを増やし、いずれは全社導入を目指すということもできる。

• 料金：月額500円/ID（5ID以上で利用）

ワークフローEX（株式会社Knowlbo）

（出所：ワークフローEX公式Webサイト）

Excelの申請書をそのまま利用できるワークフローシステム。対象となる稟議の中身について深いコミュニケーションをとることができるのが魅力。たとえば、申請に合わせてExcelやWordなどのOfficeファイルを容量制限なく添付可能。画像をPDFに変えたり、カラーをモノクロにしたり、容量を小さくするための手間が不要になる。承認ルートは事前に設定したパターンの中から自動的に選ばれるため、申請者はわざわざ「誰の承認を得ればいいのか」迷うことがない。
また、承認者も申請を差し戻す場合でも、差し戻し先を自由に選んだり、条件をコメントで書き加えたりすることができるのもポイント。文書ファイルがExcelファイルの場合、印影を作成し、指定された位置へ自動で捺印することもできる。

• 料金：要問い合わせ

 

おすすめのワークフローシステム(4)バックオフィス業務一体型

バクラク申請（株式会社LayerX）

（出所：バクラク申請公式Webサイト）

クラウド型経理DX支援システム「バクラク請求書受取」から派生した、請求書業務の効率化に強みを持つワークフローシステム。申請者がシステムに請求書をアップロードすると、AI OCRが読み取ってわずか数秒で、自動でデータ化。手入力することなく支払申請が完了。承認もSlackから行うことができ、わざわざシステムにアクセスする必要なし。予算・期日が超過している場合は自動でアラート表示も可能。
請求書と稟議データは自動で連携するため確認作業が不要。申請時に入力した部門・セグメント情報を活かして自動で仕訳もしてくれるため、経理部門の負担軽減も期待できる。

• 料金：月額10,000円～（50IDまで）※以降は50IDごとに月額+10,000円

チームスピリット（株式会社チームスピリット）

（出所：チームスピリット公式Webサイト）

バックオフィスに必要な機能が一まとめになったクラウドプラットフォーム。勤怠管理や工数管理、経費精算、電子稟議、社内SNSなどバラバラだった業務アプリをクラウドで統合することができ、申請から承認までのワークフローを一体化可能。それにより、従業員一人ひとりの活動データをリアルタイムに収集することができる。
また、データを分析することで「従業員の生産性」「内部統制」のマネジメントにも役立てられる。「プロセス管理に限らず、他の業務も効率化したい」「バックオフィス業務を一元管理したい」「データを活用して、生産性の向上に取り組みたい」という場合には有用。大手企業からベンチャー企業まで1,400社、27万人以上の利用実績あり。

• 料金：600円/ID（50IDから購入可能）～

 

おすすめのワークフローシステム(5)グループウェア一体型

メールや社内SNS、カレンダー、掲示板機能など、様々な機能を有したグループウェアシステムの中の一つの機能としてワークフローを利用できるものを指します。たとえば、「サイボウズ Office」や「desknet’s NEO」などが挙げられます。

様々な業務を一度に効率化できるため有用ですが、反面、ワークフローに特化したシステムではないため、複雑な申請フォーマットや承認経路などには対応できないことがあります。ワークフロー機能単体としては導入する要因とはなりにくいので、他の社内業務の必要性に応じて、導入するかどうかを検討していきましょう。グループウェア一体型のワークフローシステムを検討されている方は「グループウェアの比較13選。機能一覧・比較表付き｜無料も」をご覧ください。

 

まとめ

ワークフローシステムは、「企業規模が合っているか」「利用したい申請書に対応しているか」「社内のどの業務まで対応させるのか」3つの基準で、いくつかのタイプに分けられます。自社に合ったシステムをイチから検討していくのが手間な場合は、まず大まかにタイプを選んで、その後、個々のシステムを比較検討していくといいでしょう。

ワークフローシステムツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

ワークフローシステムのさらに詳しい選び方についてはこちらのガイドをご覧ください。

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