最終更新日:2023-01-29
電子稟議の導入を検討している方向けの記事です。自社に合ったワークフローシステムを無駄なく賢く比較検討するための方法をご紹介します。
ワークフローシステムとは、組織内の様々な稟議を電子化し、申請→確認→承認という一連のワークフローを効率的に行うことのできるシステムです。「電子稟議システム」とも呼ばれています。
紙・Excelの申請の場合、「申請書を探す・作成するのが手間」「決裁を得るまでに時間がかかる」「記入ミスによる差し戻し・承認漏れなどが起こりがち」「誰の決裁を得ればいいかわからない」など様々な課題が挙げられます。
クラウド型のワークフローシステムなら、ワークフローに特化した様々な機能を搭載しているため、以下のようなメリットがあります
本記事では、「何を選んでいいかわからない」と迷っている担当者向けに、ワークフローシステムのタイプ、比較ポイントや選び方を、以下のようなおすすめのシステムを交えながら、わかりやすくご紹介します。記事後半には各サービスの詳細も取り上げていますので、サービス選びの参考にしてください。
(1)中小企業向け/承認TIME、X-point Cloud、Create!Webフロー、Gluegent Flow
(2)大企業向け/MAJOR FLOW Z FORM、SmartDB、楽々WorkflowII、AgileWorks、kickflow
(3)Excelフォーム型/コラボフロー、HUEワークフロー、ワークフローEX
(4)バックオフィス業務一体型/バクラク申請、TeamSpirit
(5)グループウェア一体型/サイボウズoffice、desknet’s NEO
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自社に合ったワークフローシステムを選ぶ際に気をつけるべきことを紹介します。以下の3点をチェックしていくとスムーズです。
承認フローは企業規模に比例して煩雑になります。特に決裁金額の多寡や納期の長短などにより、独自の申請ルール（条件）を設けているような大手企業では、長期化・複雑化する承認フローに対応できるワークフローシステムを選ぶ必要があります。また、大手の場合はコンプライアンスに沿ったセキュリティ対策や閲覧制限などの内部統制機能を備えているか、というのも一つのポイントとなります。
WordやExcelなどを用いて企業独自の申請書を運用しており、かつ「できれば変えたくない」という場合は申請データをそのまま取り込んでWeb上で展開できるワークフローシステムが必要です。
一方で、フォーマットを新規作成したい場合はWeb上でイチから簡単に作成できるシステムを選ぶといいでしょう。「これを機に色々な申請書も利用したい」という場合は、豊富なテンプレートや手軽に作成・編集できる機能があるとなお便利です。
申請によっては、休暇届けであれば勤怠管理システム、交際費申請であれば経費精算システム、営業日報の回覧であればCRMツールというように、ほかの業務システムにもワークフロー管理機能が搭載されている場合があります。そのためワークフローシステムを導入する際には、「どのシステムでどこからどこまで対応させるのか」事前に棲み分けを検討しておく必要があります。
ワークフローシステムは「企業規模」「申請書」「業務」の3つの基準に従って、5タイプに分けられます。以下、それぞれのタイプについて具体的にどんな場合が当てはまるのか、どんなシステムがおすすめなのか、紹介しています。イチから検討していくのが手間な方は、自社に合ったタイプを図解も参考に大まかに選んでみましょう。
一度に関係する人数が数人から多くても十数人。申請・承認・回覧など、それほど複雑な承認フローが存在しない場合におすすめのタイプです。
たとえば、「承認TIME」は300円/IDのお手頃価格で利用可能。AND承認（全員承認必要）やOR承認（誰か1人承認）、更に緊急時には飛び越し承認もできるため、ある程度複雑な稟議にも対応可能。その他、1,000以上の申請書サンプルを持つ「X-point Cloud」や、Google Workspace、Microsoft 365とアカウントや申請ファイルなどを連携できる「Gluegent Flow」など、業務効率化に優れたシステムがそろっています。
目安としては従業員数1,000名以上。複雑な稟議・決裁にも対応できる柔軟なワークフローや高機能フローエンジンを備えたタイプです。
たとえば、「MAJOR FLOW Z」なら、「直列」「並列」だけでなく「合議」「分岐」など大企業ならではの承認経路も再現可能。「楽々WorkflowII」なら100万円以上ならAルート・それ以下ならBルートというように「自動経路選択」「条件分岐」が可能です。
その他、従業員ログだけでなく、管理者のログ（監査ログ）も取得・閲覧できるため内部統制にも有効な「kickflow」、人事発令前に設定作業ができる先付メンテナンス機能を備えた「AgileWorks」のように、大企業ならではの事情を考慮したシステムがそろっています。
Excelで作成した申請書ファイルをそのままアップロードして利用できるなど、Excelとの連携に優れたタイプです。
たとえば、「コラボフロー」や「Create!Webフロー」は、普段使っているExcelで申請書を作成・修正したら、アップロードするだけで電子化可能。中には「ワークフローEX」のように印影を作成し、承認するとExcelファイルに自動で捺印できるものもあります。
ワークフローのみを切り分けて利用するのではなく、そのもととなる勤怠管理・経費精算など他のバックオフィス業務と一体で運用するタイプです。
たとえば、勤怠管理や工数管理、経費精算、電子稟議、社内SNSなどを備えており、バックオフィス全体を効率化できる「TeamSpirit」、請求書をアップロードするとAI OCRが読み取って自動でデータ化し、内容に応じて申請承認してくれる「バクラク申請」のようなシステムがあります。
メール・社内SNS・カレンダー・掲示板機能などを有したグループウェアシステムの中の一つの機能としてワークフローが利用できるタイプです。
専用システムに比べて機能は豊富ではありませんが、申請書や承認経路が複雑でない場合はある程度汎用的に活用できます。たとえば、「サイボウズ Office」では、申請フォームの作成や複数の承認経路の設定が行えるほか、スマホでの承認にも対応しています。
主なワークフローシステムの機能比較表（主要9システムを対象に計29項目で調査）を作成しています。上記したポイントに沿って、更に細かく、サービスごとに一覧で確認できるようになっています。
比較結果のポイントは以下の通りです。
「ワークフローシステムの選び方ガイド」には機能要件の解説とともに、比較表が掲載されていますので、サービス選びにお役立てください。
ワークフローシステム
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(出所：承認TIME公式Webサイト)
300円/IDから使えるクラウド型のワークフローシステム。書式を自由に設定でき、利用中の書類の内容・項目を変更することなく簡単に入力画面を作成可能なため、稟議申請、捺印申請をはじめ社内のあらゆる申請書類を電子承認のフローに載せることができる。
シリーズの経費精算システム「経費BANK」と連携させることで、経費の事前の稟議から支払までをすべて電子化できる点も強み。
拠点ごとに、申請内容に応じて、承認者数や承認ルートを自由に設定ができ、更にAND承認（全員承認必要）やOR承認（誰か1人承認）設定も可能。承認段階に制限はなく、緊急時には飛び越し承認にも対応。最大30か国語多言語対応。
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（出所：X-point Cloud公式Webサイト）
社内業務手続きや書類手続きを電子化して、業務効率化できるワークフローシステム。フォーム作成ツールを利用すれば、ドラッグ＆ドロップの簡単操作で、従来の書式に合わせてフォームを作成可能。これまで自社で利用してきた帳票形式をWeb画面上でそのまま再現でき、紙のように直感的な入力フォームで、視認性・操作性に優れているため、ユーザーにとってもストレスが少ない。
連携グループウェアに関しても、あらかじめオプションとして用意されたものの中から選ぶことができるので費用負担や手間が比較的少なくて済む。組織変更の頻度が少なく「作り込みを必要としない」「シンプルで使いやすさ優先」という企業にお勧め。
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（出所：Create!Webフロー公式Webサイト）
「誰でも安心して使える」という簡単操作のワークフローシステム。申請フォームはシステム上で新規作成する他、これまで利用していたExcel・Word・PDFのインポートも可能。組織情報も人事情報を一度登録して組織階層を構築すれば、その後異動があってもドラッグ＆ドロップで更新可能。
世代管理もできるため管理の手間もかからない。承認ルートもアイコンをラインで結んで直感的に設計可能。細かく設定できるため複雑な承認フロー・独自ルールを持っている場合も心配なし。クラウド版とパッケージ版から選べる。
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（出所：Gluegent Flow公式Webサイト）
Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携が可能なクラウド型ワークフロー。新規のアカウント取得や各種設定が不要なので、システム管理者の負担が軽減。ユーザー側も、別途IDやパスワードの入力することなくスムーズにGluegent Flowへ遷移できるので、ストレスなく利用が可能。実際の組織に合わせた経路設定や申請時の人的入力ミスの防止など、既存データや自動処理機能の活用によって、業務効率の向上を支援する。
60種類以上のテンプレートから、類似の内容をコピーしカスタマイズして利用可能。HTMLエディターやGoogle ドキュメントで自由に作成することもできるので、紙の申請書のデザインを変えずに利用したい場合に適している。
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（出所：MAJOR FLOW Z FORM公式Webサイト）
パナソニックグループが提供する大手企業向けの便利な機能を多数備えたワークフローシステム。たとえば、複数の企業で利用できたり、社名変更などの組織変更に対応できたり、英語や中国語など最大５言語に対応できたり、グループ会社や外国人労働者が多い大手企業のニーズにマッチした機能が揃っている。入力サポート機能がついているため、マニュアルを読まなくてもどこに何を入力すればいいか理解可能。スマートフォン・タブレットからも操作できる。
特徴的なところでは、引越・結婚などのイベントの際には、システムが出す簡単な質問に答えるだけで「どの申請書が必要か」を自動判定してくれる「イベントナビ」機能が便利。
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（出所：SmartDB公式Webサイト）
高性能のワークフローとWebデータベース機能を兼ね備えた業務デジタル化クラウド。難しいプログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで業務アプリケーションを簡単に作成可能。IT部門に頼らずとも、現場自らが業務デジタル化を実現できるのが魅力。
従業員数1,000名以上の大企業を中心に50万名以上の利用実績あり。複数部門による並列承認や条件分岐から別のワークフローへの連携まで複雑な稟議・決裁にも柔軟に対応可能。全社横断の業務デジタル化はもちろん、部門ごとに作成したアプリを連動させるなど、外部システムとのマスタ連携やデータ連携にも長けているのもポイント。
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（出所：楽々WorkflowII 公式Webサイト）
稟議・文書管理などの個別の業務フローから、人事・総務、経費精算などの全社利用の業務フローまで、他の既存システムを連携して、様々なワークフロー業務の統一基盤として利用することができるシステム統合型ワークフロー基盤。
特徴はグローバル展開にも対応しているところ。英語・中国語に標準対応している他、言語追加機能を利用して他言語（ドイツ語、フランス語、ポルトガル語、ベトナム語、タイ語など）にも対応可能。出力メッセージ、タイトル・ボタンの表示、使用したい言語も柔軟に切り替え可能。たとえば、「中国語で申請、英語で承認、日本語で決裁」というワークフローも実現できる。海外に事業を展開しており、多言語で業務を行っている企業には便利。
（出所：AgileWorks公式Webサイト）
前述した「X-point」を手掛ける株式会社エイトレッドが、大手やグローバル企業など大規模企業向けに開発したワークフローシステム。パッケージ版での提供。紙の申請書のように直感的に操作できるWebフォームは「X-point」と同様。
加えて、組織の新設や統廃合、所属組織の異動など、組織改編に無理なく対応できる便利な機能が多数備わっている。たとえば、人事発令前にデータを受け取って組織改編の実行前から設定作業ができる「先付メンテナンス機能」、高額稟議・他部門に回覧する書類や内部監査に報告する書類など「長い決裁フローに必要な回付ルール設定機能」など。日本語の他に、英語、中国語（簡体字／繁体字）に対応しているのもポイント。
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（出所：kickflow公式Webサイト）
従業員数百名の中堅企業から数万名の大企業まで対応するワークフローシステム。「部・室・課の混合」「複数階層」「兼務」などの複雑な組織、役職を指定しての承認や金額・条件に応じた多重分岐など、大企業特有の要件にも柔軟に対応可能。法務・営業・人事・経理・ITなど、幅広い用途で活用できる。
スマホ・タブレットからも利用でき、SlackやMicrosoft Teams 、Chatwork、LINE WORKSなどと連携すれば、稟議の申請から承認まで即日対応も可能。IPアドレス・ドメイン制限などの多様な認証方式にも対応しており、監査ログも取得・閲覧可能なため、内部統制にも有効。大企業ならではのセキュリティ基準にも絶えうる。
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（出所：コラボフロー公式Webサイト）
Excelで作成した帳票・申請書をそのままWebフォーム化できるワークフローシステム。導入実績は1,300社以上。新たに作成する場合も、これまで通りExcelでデザインし、ボタンを押すだけで申請フォームが完成。難しいプログラミングや専用ソフトは不要。申請書を承認していく申請経路も、あらかじめ用意されたパーツをパズル感覚で並べていくだけで完成。運用開始後もフォームレイアウトの追加・修正が可能なため、とりあえず運用を開始し、その後、修正点を見つけながらベストに近づけるというやり方もできる。
クラウド版は1名単位で利用可能なため、まずは数名のチーム単位で運用し、徐々に利用数とノウハウを増やし、いずれは全社導入を目指すということもできる。
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（出所：HUEワークフロー公式Webサイト）
今使っているExcelファイルの申請書をアップロードするだけで、すぐに使えるワークフローシステム。「誰の承認を得ればいいか」「どういう経路の振り分けにするか」などのワークフローもドラッグ＆ドロップで直感的に設計可能。マニュアルいらずで誰でも迷わず操作できる。早ければExcelファイルをアップロードしてから最短10分で運用可能。
1ユーザー月額300円の基本料金で、IPアドレス制御・外部システム連携なども利用可能。文書管理や電子契約、ファイル共有など外部システムと連携すれば申請・承認後の関連作業までを自動化。申請データの自動集計・レポート作成機能を使えば、集計作業・報告の工数も減らせる。
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（出所：ワークフローEX公式Webサイト）
Excelの申請書をそのまま利用できるワークフローシステム。対象となる稟議の中身について深いコミュニケーションをとることができるのが魅力。たとえば、申請に合わせてExcelやWordなどのOfficeファイルを容量制限なく添付可能。画像をPDFに変えたり、カラーをモノクロにしたり、容量を小さくするための手間が不要になる。承認ルートは事前に設定したパターンの中から自動的に選ばれるため、申請者はわざわざ「誰の承認を得ればいいのか」迷うことがない。
また、承認者も申請を差し戻す場合でも、差し戻し先を自由に選んだり、条件をコメントで書き加えたりすることができるのもポイント。文書ファイルがExcelファイルの場合、印影を作成し、指定された位置へ自動で捺印することもできる。
（出所：バクラク申請公式Webサイト）
クラウド型経理DX支援システム「バクラク請求書」から派生した、請求書業務の効率化に強みを持つワークフローシステム。申請者がシステムに請求書をアップロードすると、AI OCRが読み取って10秒以内に自動でデータ化。手入力することなく支払申請が完了。承認もSlackから行うことができ、わざわざシステムにアクセスする必要なし。予算・期日が超過している場合は自動でアラート表示も可能。
請求書と稟議データは自動で連携するため確認作業が不要。申請時に入力した部門・セグメント情報を活かして自動で仕訳もしてくれるため、経理部門の負担軽減も期待できる。
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（出所：TeamSpirit公式Webサイト）
バックオフィスに必要な機能が一まとめになったクラウドプラットフォーム。勤怠管理や工数管理、経費精算、電子稟議、社内SNSなどバラバラだった業務アプリをクラウドで統合することができ、申請から承認までのワークフローを一体化可能。それにより、従業員一人ひとりの活動データをリアルタイムに収集することができる。
また、データを分析することで「従業員の生産性」「内部統制」のマネジメントにも役立てられる。「プロセス管理に限らず、他の業務も効率化したい」「バックオフィス業務を一元管理したい」「データを活用して、生産性の向上に取り組みたい」という場合には有用。大手企業からベンチャー企業まで1,400社、27万人以上の利用実績あり。
メールや社内SNS、カレンダー、掲示板機能など、様々な機能を有したグループウェアシステムの中の一つの機能としてワークフローを利用できるものを指します。たとえば、「サイボウズoffice」や「desknet’s NEO」などが挙げられます。
様々な業務を一度に効率化できるため有用ですが、反面、ワークフローに特化したシステムではないため、複雑な申請フォーマットや承認経路などには対応できないことがあります。ワークフロー機能単体としては導入する要因とはなりにくいので、他の社内業務の必要性に応じて、導入するかどうかを検討していきましょう。グループウェア一体型のワークフローシステムを検討されている方は「グループウェアの比較！目的別の選び方」をご覧ください。
ワークフローシステムとは、組織内の様々な申請を電子化して、効率的に承認・回覧するための電子稟議システムのことです。従来のExcelや紙で申請するのに比べて、「ミス防止」「早期決裁」「ペーパーレス化」などが期待され、近年ではテレワークの推進に伴い、多くの企業で導入が進んでいます。
多くのワークフローシステムが存在しますが、大きく分けると(1)中小企業向け、(2)大企業向け、(3)Excelフォーム型、(4)バックオフィス業務一体型、(5)グループウェア一体型の5つのタイプに分類できます。
自社に合ったシステムを選ぶ際には、自社の「企業規模」「利用したい申請書」「対応させる業務」などに照らし合わせて、その中からできるだけ近しいタイプを考えてみましょう。
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ワークフローシステムのさらに詳しい選び方はこちらの選び方ガイドをご覧ください。
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