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ワークフローシステムとは?4つのメリットや業務の変化

ワークフローシステムとは?4つのメリットや業務の変化

最終更新日:2021-12-15

ワークフローシステムに興味はあるけれど、導入に踏み切ったらよいのかお悩みの方へ、導入メリットや業務の変化などを導入時のポイントとあわせてご紹介します。

目次

ワークフローシステムとは︖

ワークフローシステムとは、社内決裁を紙の申請書に代わって電子上で完結することであり、具体的には申請フォーマットの作成や承認方法の設定、承認フローに基づく申請・承認などを実現するシステムです。

ここでは「ワークフロー」とは何かを確認したうえで、ワークフローシステムでできることを紹介します。

ワークフローとは?

ワークフローとは「⼀連の業務の流れ」を指します。会社内においては、稟議や申請の手続きを指すことが多いため、ここでは稟議・申請作業の流れを想定してご紹介します。

申請書の作成→上司の承認・決済の捺印をもらう→管理部門へ提出

基本はこの流れですが、申請内容によっては、次の例のように経路の詳細が変わってきます。

  • 〇万円未満の安価な物品購入申請の場合は、申請書と合わせて見積書を添付し、直接購買部や総務へ提出でOK。ただし〇万円以上なら上司の承認が必要。
  • 課長印だけでよいものもあるが、課長と部長の二段階の印が必要。
  • プロジェクト案件の場合は、自分の上司だけでなく、他部署のプロジェクトマネージャーの承認も必要。
  • 特定の勘定科目が計上される際は、役員と経理部長の承認が必要。
  • 大掛かりな稟議書の場合は最終的に社長の承認が必要。

細かなルールが存在し、手間や負担がかかっていることが多いでしょう。どの申請書を利用したらよいか迷って間違えてしまうことや、出張中の上司の捺印がもらえずに、提出まで時間がかかってしまうこともあります。

不在時は権限委譲として、代理が印鑑を押す、あるいは勝手に上司の印鑑を押すということが慣習化している企業もあるかもしれませんが、内部統制の面で好ましくありません。

このように、申請・承認・受領・書類保管の各作業に手間がかかってしまうため、一定規模以上の企業ではワークフローシステムを利用されることが多くなっています。

ワークフローシステムの概要

申請者は、申請書に手書きやエクセル入力する代わりに、システム上の申請フォーマットに入力することで申請作業が完了します。すると、あらかじめ設定された承認者に通知が行き、システム上で内容を確認し、承認をします。申請者も承認者も、また受理する管理側も、システム上でステータスを把握することができます。

ワークフローシステムの提供形態としては、専用のワークフローシステムのほか、勤怠管理システム、経費精算システム、CRMツールなどの業務システムにもワークフロー機能が搭載されていることが多く、システムによってはそれらを汎用的に様々な場面で利用することもできます。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムの主要な機能としては以下が挙げられます。

  • 申請フォームの作成機能(テンプレートを用いて作成、ドラッグ&ドロップでの作成、既存のエクセルファイルをそのままフォームに変換して作成など)
  • 申請時の入力項目の自動チェック機能
  • 承認フローや承認方法の設定機能(承認方法として、AND承認、OR承認、多数決承認など)
  • ルートの自動分岐(申請金額や指定条件によってルートが変更)
  • 代理での申請・承認機能
  • スマホでの申請・承認機能
  • 申請に対する承認や差し戻し、再申請機能
  • 承認状況のステータス管理機能
  • 未承認の自動リマインド機能
  • 申請書の検索機能
  • チャットツール連携機能(チャットツールで承認依頼連絡や承認の実施)

 

ワークフローの対象業務は︖

どこまでを対象とするかはその会社によりますが、例えば以下のような稟議・申請に使われることが多いです。

なお、経費精算系、労務管理系、営業活動系は、経費精算システムのような当該業務システムがワークフローを備えていることも多くあります。

  • 購⼊・⽀払い稟議
    例)物品購⼊や発注の稟議、⽀払い稟議など
  • 利⽤許可申請
    例)ソフトウェア利⽤申請、USBメモリの利⽤申請、ノートPCの社外持ち出し申請
  • 経費精算の申請(経費精算システムで⾏えるものも多い)
    例)出張申請・精算、交通費精算申請、交際費申請
  • 労務の申請(勤怠管理システムで⾏えるものも多い)
    例)休暇取得申請、休⽇出勤申請、残業申請
  • 営業活動における申請(CRMやSFAで⾏えるものも多い)
    例)⾒積書や提案書の提出申請、契約書締結申請
  • その他
    例)研修・セミナー参加申請、秘密保持契約書締結申請

 

ワークフローシステムの4つのメリット

それでは実際にワークフローシステムを導入した場合、紙管理での申請と比べてどのようなメリットがあるのでしょうか。気になるデメリットも合わせて、順番に見ていきましょう。

内部統制の構築

ワークフローシステムを利用することで申請、承認の流れが可視化し明確になるため、不確定なものや曖昧さが原因のトラブルを未然に防ぐことができます。具体的には下記のような例が挙げられます。

  • 物品購入時、許可されてないものを勝手に購入してしまうことがなくなる。
  • 発注や契約時、口頭確認のみで、曖昧な認識のまま発注、契約してしまうことがなくなる。

ワークフローシステムは申請も承認も本人しか利用できないため、紙管理の時のように、承認者が出張中に代理の人が捺印したり、また上司の印鑑を申請者が勝手に押して提出したり、といった馴れ合いの慣習から脱却するきっかけにもなります。

実際に、申請書の承認履歴は監査法人への内部統制用の資料として活用できて便利といった声も聞かれ、ワークフローシステムは内部統制において大きな力を発揮してくれるといえるでしょう。

申請・確認作業の⼿間削減

申請・確認作業では、申請者、承認者、管理部門の手間がそれぞれ削減されます。

まず、申請者にとっては、申請内容の作成作業自体は従来と変わらないものの、申請書を印刷すること、上司に提出しに行くこと、また承認を受けた書類を管理部門へ提出しに行くこと、これらの手間がシステムを利用することで省けます。

承認者にとっては、出張中や外出中でもワークフローシステムで承認ができるため、出張から戻ったらデスクに承認待ちの書類が山積みになっていた、ということがなくなります。

管理部門としては、申請の確認をしたい時に申請書の束から探す必要がなく、システム上で検索してすぐに参照できることが挙げられます。ペーパーレスへつながるとも言えます。

申請完了までの遅延防⽌

手間削減と関連し、結果としてスピードアップが見込まれます。申請、承認、受理、どの作業においても紙を回すよりもスピーディなのは明らかであり、特に支社で申請、本社へ郵送などといったケースと比較すると、日単位で早まると言えます。

ステータスが見えるため、提出した稟議や申請がどこで⽌まっているか一目でわかり、急ぎの承認が必要であれば、承認者のところへ督促することもできます。申請を受領する管理側としても、どこで⽌まっているか探しにいかなくても済みます。

リモートワークや多様な働き⽅の推進

紙管理だとどうしても社内でやらなくてはならず、そのために出社、帰社する必要がありますが、ワークフローシステムだと出先からPCやスマホで申請、承認が可能です。出社せずとも申請、承認できる仕組みは、在宅やカフェなどで仕事をする人も増えている現代の働き方の多様化に合っており、取り入れることで効率化が図れるでしょう。

 

以上のように、ワークフローシステムを導入することで、申請者、承認者、管理部門の三者にとって、メリットがあることが分かりました。紙管理からシステム管理に変更することで、これといったデメリットもなさそうです。

 

ワークフローシステム導⼊による業務の変化は︖

続いて、日々の業務における3つの変化について見ていきます。

稟議・申請のスピードアップ

  •  稟議や申請作業において、申請者の⼿間はあまり⼤きく変わらなくとも、承認に滞りがなくなることによるスピードアップ効果は期待できます。
  •  急ぎの申請において、上司が出張で捕まらないという事態を回避できるようになります。上司が忙しい場合や、特定の⼈物に申請が集中している場合であれば、どこでも承認できるようにすることで承認までの時間短縮が期待できます。
  • 稟議や申請のフォーマットが規定されるため、ワードやエクセルで項目を書き漏らすことがなくなり、ミスによる差し戻し等が減ります。

内部統制上の疑問は即解決

  •  「この購⼊物品は稟議済みだったのだろうか︖」と疑問に思ったら、申請ワークフローの履歴を検索するだけで即確認ができます。
  • 「この申請は部⻑の了解が得られているか︖」という際も、承認履歴を確認すれば分かります。
  • 「時間がないので、不在時に課⻑の印鑑を勝⼿に押して提出しました」という事態も避けられます。

リモートワークなどの働き⽅⽀援制度の利⽤者増加

  •  会社に出社しないとできないことや、わざわざ郵送しないとできないことが減るため、安⼼してリモートワーク制度などを活⽤できるようになります。制度にシステムが追い付いていない、という事態から脱却できるきっかけとなり、制度普及の後押しとなるでしょう。

 

ワークフローシステムの導⼊で気を付けるべきポイント

ワークフローシステムの導入は多くのメリットがあることが分かりましたが、すぐに導入できるものなのでしょうか。導入において、気を付けたいポイントを頭に入れておくと安心です。

ワークフローの設計は容易ではない

まず、申請経路について、紙管理からシステムへ変更する際は、冒頭でご紹介したような、一定金額以上の申請の扱い、部門をまたぐプロジェクト案件等、あらゆるケースを想定してシステムを作りこんでおかなくてはなりません。たとえば、⼤規模な⼈事異動や組織改正が発⽣すると、ワークフローの⼤幅刷新が必要になり、ワークフローの設定変更が煩雑になることも想定されます。大幅な人事異動や改変が頻繁にあるようなら大変でしょうが、そうでないなら一度作れば大丈夫でしょう。

また、申請フォーマット一つとっても、各項目を自由記述できるのがよいのか、全てプルダウンで選べるようにするのか、プルダウンにない場合はどうしたらよいのか等、決めることが山ほどあると考えられます。

いずれにせよ、⼤企業で特定の⼈が集中的にフロー修正を⾏う場合は、その⼈に負荷が集中してしまうことを理解し、対策をとった上で導入を決めることが大切です。

せっかくやるなら業務フローの整理と⼀緒に

ワークフローシステムは業務効率化やスピードアップがメリットの一つになるので、折角利用するのであれば、単に現在の業務フローをワークフローシステムに置き換えるだけでなく、現在の業務フローがそもそも効率的であるのか、見直すことも大切です。

たとえば、会社の規模が小さかった時の流れを引きずっていて何でも社長印が必要な場合、職務規程上は関係がないのに知っておいた方がよいという理由だけで承認欄がある場合、承認者はほとんど見ていない不要な記入項目がある場合などがあり得ます。

ワークフローシステム導入時は、まさに業務フロー見直しの絶好の機会となるため、現行の業務フローの問題点を洗い出してみることをお勧めします。その際、申請内容や承認者を必要最低限に絞るだけでなく、必要であれば、職務規程権限の見直しや、提出を求める添付資料の内容なども視野に入れるとより改善が進むでしょう。

 

まとめ

ワークフローシステムには、「内部統制の構築」「申請・確認作業の手間削減」「申請完了までの遅延防止」「リモートワークや多様な働き方の推進」というメリットがあるため、申請承認の回数が多いほど利用価値が高まります。

導入に際しては、既に利用している勤怠管理システムや経費精算システムの標準機能を利用することもでき、申請書の対象を絞ってスモールスタートという手もあるため、ハードルは高くないはずです。この記事が導入検討の一助になれば幸いです。

 

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