最終更新日:2023-06-13
電子帳簿保存法の改正に伴い、増加する電子書類のやりとりや管理に課題を感じている経理部門のご担当者へ。ワークフロー業務を電子化するメリットやシステムの選定ポイント、おすすめのワークフローシステムについて紹介します。
電子帳簿保存法やインボイス制度など、ここ数年で経理業務に関連する法律や制度は目まぐるしく変化しています。2022年1月の電子帳簿保存法の改正・施行では、電子保存に必要な「税務署への事前承認制度」の廃止や、電子取引情報の電子データ保存が義務化されました。
電子データ保存の義務化の猶予期限は2023年12月末までとなり、各企業でも電子帳簿保存法に対応したシステムの導入が広がっています。こうした電子化促進の動きが活発になるにつれ、各ベンダーからも改正電子帳簿保存法の要件を満たすシステムが提供されるようになりました。
電子書類でのやりとりが増えてきた一方で、紙書類を併用している企業の場合、社内プロセスに関わるワークフローが煩雑になりかねません。とはいえ、リモートワークなど柔軟な働き方の選択肢も増えている中で、電子化のメリットを最大限享受し、業務の効率化につなげるためには、電子帳簿保存法の要件に即したワークフローを組み立てていくことが望ましいと言えます。
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ワークフローシステムとは、社内で発生するワークフロー業務を電子化できるツールのことです。システムによっては、電子データで請求書や領収書などの国税関係書類を管理できます。
代表的な社内ワークフローとしては、「社内稟議」「人事や総務の各種届出」「出張や経費の精算」「文書の管理」「情報共有」などです。電子データ保存の義務化における、ワークフローシステムのメリットは、主に2つあります。
電子帳簿保存法対応の書類には、契約書、見積書、発注書があります。これらは社内稟議で承認を経て発行されることが多く、一連の承認フローをペーパーレス化することで業務の効率化を期待できます。
「楽々WorkflowII」では、組織の状況に応じた様々なルートで申請・承認・決裁のフローを作成することができます。合議や多数決承認、条件による分岐といったことも設定でき、自動で適切なフローが組み立てられるので効率的です。「Shachihata Cloud」は社外のユーザーも文書を回覧できるため、社内での決裁から社外への文書送付まで一元管理が可能です。
上記のように取引先との契約・売買に関連しない、旅費精算、経費精算、勤怠申請などの社内処理にあたり、「経費精算は経費精算用のシステム、勤怠申請は別システム」のようにシステムを分けて使用している企業は少なくないはずです。
しかし、システムが分断しているために、従業員は申請内容によってバラバラの対応を余儀なくされていることが考えられます。ワークフローシステムは、様々な申請業務のフローを一つのシステムで管理することが可能なため、従業員の負担を軽減できます。
「ExchangeUSE」は、ひとつの申請が承認されると、次に続く申請書を自動で準備してくれるほか、稟議から購入依頼までのフローをワンストップで組むことができます。「ジョブカンワークフロー」は、ワークフローと経費精算がひとつにまとまっており、スマホからでも簡単に申請可能。Amazonビジネスと連携可能で、商品をカートに入れた状態で購入稟議を提出できる機能があります。
具体的なワークフローシステムの選定にあたっては、次の3つのポイントを押さえておきましょう。
ワークフローシステムのスムーズな導入を実現するために、「社内で運用しているシステムや書類フォーマットに対応できるか」「社内の承認フローをシステム上で再現できるか」など、自社のやり方に沿った運用ができるか確かめておきましょう。
「intra-mart」は、電子帳簿保存法ソリューションとして、SAP ERPとワークフロー/文書管理のリアルタイム連携など、約80通りの業務フローパターンを用意し、要件に合わせて提案してくれます。「コラボフロー」はExcelでの申請書類が多い場合に適しており、Excelで作成した申請書を申請フォームに変換することができます。「Shachihata Cloud」はExcelやWordで作成している既存のフォーマットをそのままデジタル化して利用でき、既存のワークフローやフォーマットを変更しなくても導入可能です。
ワークフローに該当する文書だけでなく、通常の文書も保存・管理したい場合や書類の全文検索をしたい場合には、その対応ができるかどうか確認しておきましょう。また、検索で必要な書類にすぐアクセスできることが便利である以外にも、変更履歴の管理は電子帳簿保存法の「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の適用を受ける要件のひとつにもなっていますので、適用条件に合っているのかも確認しておく必要があります。
「Shachihata Cloud」では、ファイル共有サービス「Box」を組み合わせて書類の回覧や捺印などが電子化できるサービスを提供しており、Boxにより全文検索などの高度な文書管理が可能です。「楽々WorkflowII」は文書管理システムとして利用でき、承認途中の文書の閲覧や文書の改訂履歴、改訂前の文書の確認など管理機能が充実。指定したキャビネット配下すべての文書を対象とした串刺し検索など、高度な検索機能を搭載しています。
既存の経費精算システムや電子契約システムを導入している場合、それらとの連携に対応していれば電子帳簿保存法への対応もスムーズです。
「ジョブカンワークフロー」はジョブカンシリーズの「ジョブカン経費精算」をはじめとする多くの管理システムをリリースしているので、シリーズでの連携の親和性が高くなっているほか、電子契約サービスであるクラウドサインやAmazonビジネスとも連携できます。「コラボフロー」は電子契約サービスのクラウドサインや電子印鑑GMOサインと自動連携することができ、電子帳簿保存法に準拠した契約書の自動アップロード、電⼦署名、署名済み契約書のデータ保存までをシームレスに⾏えます。
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（出所：楽々WorkflowII公式Webサイト）
本格的なワークフローも簡単・スピーディーに実現し、グローバルにも対応した電子承認・電子決裁システム。ライセンス版とクラウド版の2種類が用意されている。国税関係書類（請求書、領収書等）の「電子取引」及び「スキャナ保存」にも対応しており、電子帳簿保存法に準拠。マウス操作によるレイアウト編集でデータ項目の設計ができ、Excel読み込みによる画面作成もできる簡単さが魅力。
承認経路は複数設定可能で、状況に応じて経路選択や条件分岐、合議や多数決承認なども可能。人事異動の引継ぎや異動予約機能、部門ごとの経路管理設定など、規模の大きい企業でも対応できるよう細かな設定ができることもメリット。
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（出所：ExchangeUSE公式Webサイト）
企業内のあらゆる申請業務を電子化し、ペーパーレスや働き方改革を支援する統合ワークフロー基盤。搭載されている「電子帳簿保存法対応ソリューション」は、最新のスキャナ保存制度に対応し、請求書や領収書など証憑類を電子化してペーパーレス化、工数やコスト削減、検索性向上が期待できる。
交通費・経費精算から勤怠管理、稟議に至るまで多様な申請ワークフローに対応。結婚・出産・引っ越しなどのイベントを選ぶと、提出が必要な申請書を提示される、ユーザー視点の“ナビゲーション画面”も嬉しい機能。クラウドストレージサービス「Box」との連携で、利便性やセキュリティを強化しつつ、申請・承認に関わる文書類の一元管理ができる。
（出所：コラボフロー公式Webサイト）
申請・承認業務をデジタル化、直感的な操作性で使い手を選ばない簡単クラウドワークフローシステム。
Excelなどでフォームが作れるため、今の運用を変えずにワークフローシステムを導入できる点が特長。経路設定もパズル感覚で並べていくことができ、運用中でもフォームレイアウトの追加・修正が可能な柔軟な設計。
文書管理では、保存したスキャンデータに取引年月日、取引金額、取引先など所定の情報を入力することができ、これによって電子帳簿保存法で定められる検索要件を満たした管理が可能。kintone、サイボウズOffice、Garoon、Office365、Microsoft SQLといった外部システムとの連携も幅広く対応していることも導入しやすさのひとつとなっている。
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（出所：invox電子帳簿保存公式Webサイト）
あらゆる国税関係書類をデータ化し、電子帳簿保存法に準拠した形で保存できる文書管理システム。請求書・契約書・領収書などの取引年月日・金額・取引先をAI OCRとオペレータが自動でデータ化し、訂正削除の履歴や申請・承認の記録を残しながら電子保存。99.9%以上のデータ化精度を保証している点が強み。
ワークフローでは書類データの二重チェックや決裁権限に応じた承認が可能で、条件に応じて複数段階を設定可能。優先順位の並べ替えなど細かな設定も決めることができる。電子帳簿保存コンサルタントへの相談まで含んだ「電子取引情報保存 導入サポートパック」も提供している。
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（出所：X-point Cloud公式Webサイト）
紙帳票のように直感的に使える入力フォームが特徴のクラウド型のワークフローシステム。これまで利用してきた申請書をWeb画面で、ドラッグ＆ドロップなどの操作だけで再現可能。稟議書以外にも残業申請や日報など様々な用途の社内申請を電子化できる。
電子帳簿保存法に関してはオプション機能（月額5,000円）になるが対応可能。請求書・見積書・納品書・注文書・領収書などを電子データで取引先から受領した場合、もしくは自社での承認を経て発行した場合に、電帳法の保存要件を満たした形式で保存・管理できる。保管された帳票は専用の保存領域（1TB）に保管され、「権限を付与されたユーザーしか検索できない」など、きめ細かなアクセス制御機能が備わっているのもポイント。
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（出所：Shachihata Cloud Webサイト）
電子決裁とグループウェアが強みのバックオフィス業務支援DXツール。電子印鑑、電子契約、ワークフロー、文書保存の4つが主な機能となっており、強みである電子印鑑をはじめ、電子署名やタイムスタンプ、文書保存とインデックス付与が電子帳簿保存法等の法令に対応できている。
ワークフローでは柔軟な承認ルート設定、社内/社外の回覧や社内決裁から社外への送付などの社外対応を搭載。承認フローを含めた情報共有ができるグループウェアとなっているので情報が一元管理できる。文書管理では回覧書類のクラウド保存や、書類のPDFが簡単にできるようになっており、リモートワークでの業務で使いやすい設計。
（出所：Add-Value for DX/電子帳簿保存法公式Webサイト）
SAP社の次世代ERP製品「SAP S/4HANA」の効率的な導入を支援する「Add-Value」シリーズの電子帳簿保存法対応サービス。SAP ERPとワークフロー「intra-mart」、文書管理ソリューション「invoiceAgent 文書管理」をリアルタイムにAPI連携できる機能を標準装備している。
複数のサービスの組み合わせとなるため、企業の要件に合わせて約80通りの業務フローパターンを用意、各ツールの効果的な運用を提案して導入できる点がメリット。
（出所：ジョブカンワークフロー公式Webサイト）
シリーズ累計15万社以上の導入実績を持つ、ジョブカンシリーズのワークフローシステム。使いやすさを重視し、直感的な画面設定が特長。ジョブカン他シリーズとの連携ができ、同じ画面で他シリーズの機能を併用できるため、ワークフローと経費精算などを組み合わせて一元管理ができる。ワークフローの承認経路はクリック操作で作成でき、経路の分岐も細かく設定可能。
申請書は50以上のテンプレートが用意されており、入力内容の自動制御機能などミスが削減できる工夫がされているほか、スマホでどこでも申請・承認でき、承認放置アラートといったリマインド機能も充実している。クラウドサイン連携やAmazonビジネス連携により、契約や購入に関するフローもワンストップで完結。
電子帳簿保存法の改正は、紙の管理というアナログな手法からデジタルの管理への移行を促進するきっかけであり、電子書類がスタンダードになれば、経理の業務負担は間違いなく減るはずです。しかし、そのためにはワークフローの見直しや改善が必要不可欠です。
ワークフローシステムは、業務のフローと書類をセットでやり取りできるため、経理だけではなく書類申請にかかわるあらゆる職種の従業員にメリットをもたらします。既存のフローに合うシステムを探すも良し、システムの導入を機にフローを見直すも良し、いずれにしても、機能の充実度だけにとらわれずに、経理部門の業務効率化に資するシステムを選定することをおすすめします。
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