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人事評価システム導入の7つのメリットと3つの注意点

人事評価システム導入の7つのメリットと3つの注意点

2020-09-04

人事評価システムの導入を検討するために、導入効果をしっかり確認しておきたい方や、活用するための注意点を事前に知っておきたいという方へ、メリットと注意点についてご紹介します。

目次

人事評価システムとは?

人事評価システムとは、社員データベースとして目標や成果基準などの設定、振り返りの記入、上長からのフィードバックの記入など、人事評価のために行っているプロセスをオンラインやクラウド上で効率的に行うためのシステムです。人事評価以外にも、目標管理、面談記録、人事情報の一元管理、組織異動シミュレーションなども可能で、タレントマネージメントツールの側面も強いほか、勤務管理機能まで一括されているシステムもあります。

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人事評価システム導入の7つのメリット

人事評価は時間も手間もかかりますが、その時の人事評価を行うことだけが目的となってしまい、評価データの振り返りや有効活用がうまくできていないケースは多々あります。

従業員からの、人事評価のやり方に改善を求める声と、経営陣からの従業員の満足度向上、離職防止のためにもっと納得感のある人事評価を行いたい、という双方の要望を満たすために、人事評価システムを導入することは非常に有効です。以下、7つのメリットをみていきます。

メリット1.人事評価のためのプロセス効率化

人事評価システムを導入すれば、配布・回収にかかる時間・手間・コストの削減を実現し、人事の負担を大幅に削減できます。人事担当者が手作業で行っていた、取りまとめ報告のためのデータ類の集計が、グラフなどでわかりやすく一気に自動提示されることで、従業員の負担を大幅に軽減できるのが特徴です。

また、目標記入やフィードバックのやりとりを、わざわざエクセルを添付して共有という方法で行っている会社も多くありますが、エクセル管理だと人事側にとっては、誰が提出しているのか、どこまで評価が完了しているのかなども含めての管理が必要で、非常に大変です。システムには、提出物の進捗管理や、未提出者への自動リマインド機能もあるため、人事担当者の作業時間が従来の90%削減できたという事例も報告されています。

メリット2.本人へのフィードバックのスピード化

クラウドやオンライン上でのシステムに、直接社員がアクセスするシステムを導入することで、人事担当者は人事評価そのものに時間を割くことができます。従来の典型的なパターンだと、上長→役員→審査会を通してからのフィードバックとなるため、本人が評価を得るまでに時間がかかりますが、クラウドやオンライン上でのシステムを用いると、評価が本人の手元に戻るまでの時間が短縮されます。オンタイムで非評価者本人に直接コメントが届き、仕事と評価の間のタイムラグがなくなることで、本人のモチベーションも上がり、人事評価が効率的に機能します。

メリット3.社員満足度の向上と離職の防止

人事評価システムを導入することで、個人の主観に囚われないデータに基づいた評価が可能となり、公平性が高まります。ブラックボックス化しやすく、ともすると一方向になりがちな人事評価は、常に「評価に納得できない」といった声が起こりやすく、最悪の事態としては、離職につながる可能性も大きくあります。

評価方法には、コンピテンシー評価、目標管理制度(MBO)、360度評価などがありますが、評価内容やプロセスを透明化することで、評価への納得度が高まり、モチベーション低下を防ぐことができます。また配布回収グラフ作成などの業務が効率化し、情報が短時間で多角的に可視化されるため、役員や審査会でも全員分を丁寧に見ることが可能になり、査定会議での評価の質自体が確実に上がったという導入後の感想もあります。

加えて、日ごろの定期的な面談時の細やかなアドバイスやフィードバックもデータに蓄積できるため、「なぜこの評価なのか」、「どうしたら今後評価が上がるのか」などが本人にもわかりやすくなり、会社の理念の共有がしやすくなります。

メリット4.人材育成

人事評価システムですが、評価のためだけの利用になってしまってはもったいないです。システムを用いることで、潜在能力まで可視化でき、個々人の内面や潜在的な働きぶり(アウトプットだけでは測れない面)を把握し、データ、マーケティング思考で人材育成までを行うことができます。

また、作成した目標に対して、到達に向かっているかどうかの細やかな進捗確認や、定期的な面談を通して、当人の成長を助けることにつながります。その際の面談記録もクラウド上で都度つけておくことができるため、本人が反芻や振り返りもしやすく、行動の改善が進みます。目標から評価までの縦軸も一元管理することができ、工数を一気に減らしながらも、部門横断的なプロジェクトがあれば直属の上司以外も、面談記録をみてアドバイスすることができるのは、大きなメリットです。次代のリーダーを見つけ、育てることにもつながるのが人事評価制度を導入、運用する利点です。

メリット5.人材マッチングの質の向上

これまでは人事や経営幹部の記憶頼りだった人事異動が、データ化されたスキルやこれまでの取り組み結果で判断できるようになり、人材をプロジェクトや組織に対してより適切に配置できるようになります。大企業は特に、グループ各社を横断して人材を探すのが通例一苦労ですが、システムを導入することで一元化されたデータにアクセスし、最適な人材を探すことも容易になります。

これまでのようなミスマッチングな配置が減ることで、個人にとってもチームにとっても成長につながる結果を得ることができます。また正規、非正規を問わず、適切な人事評価制度で社員を客観的に評価し、公平な昇給や昇進に反映することができるため、従業員の働く意欲が高まります。

メリット6.人事情報の管理の一元化

紙やExcelでの社員情報の煩雑な管理から脱却し、情報を一元化できます。個人情報、職務経歴、異動履歴、これまでの評価結果などが、履歴書、評価シート、給与システムなどに散在していることの多い過去のケースでは、個人について確認したいときに、それぞれの情報を探さねばならず非常に手間がかかるうえ、情報が揃うとも限らないという問題がありました。一つの場所に情報を集約することで、そのような問題が解決されます。またクラウドやオンライン上での情報の集約となるため、書類の保管に割いていた物理的なスペースも省けます。このような管理のあり方はテレワーク環境への馴染みもよく、人事システム自体も安心して運用できます。

メリット7.給与の査定や労務管理の自動化(広範囲な機能の活用)

評価データと社員情報が一つになっているので、査定時の給与決定にまでも応用可能です。工数の必要だった給与査定がスムーズに行えます。さらにシミュレーション機能が付いているシステムを用いると、次期の人件費の変動予測も簡単に行えます。

また、勤怠の管理や休暇や残業の申請、承認ワークフロー、シフト管理やプロジェクト工数管理までの機能を含むシステムもあり、人事評価だけに留まらないテレワークへのサポート機能としての利便性も大きいです。

 

人事評価システム導入の3つの注意点

1.現在の人事評価シートをそのまま再現するのか

現在の人事評価シートが、独自の方式で詳細な項目設定が必要な場合、それを人事評価システムでそのまま再現できるかには注意が必要です。仮に、現在の人事評価シートの形式が特殊すぎて全てをそのまま再現できないとなり、一部は紙での運用を継続する、といった中途半端な形になっては運用の負担が増し、人事評価システムの導入の意味がありません。

その際、そもそも人事評価システムをそのまま移行する必要があるのか、重要度の高い評価項目だけを残して補助的な評価項目を減らして運用した方がよいのでは、などと人事評価方法そのものを見直すことが鍵となります。

2.日頃の面談との連動可能性

従業員の成長支援や離職防止などのために1on1などの、丁寧な面談を定期的に行っている場合は、それらが人事評価システム上で記録・管理できるのかは大きなポイントとなります。細かな記録を積み重ねることで、面談効果は高まります。なるべく、面談と人事評価を分けずに運用するのがポイントです。

3.人事評価や人材活用の制度・方法を固めるのが先

現在の人事評価方法に問題意識を持ち、改善を考えている場合、変える前の人事評価制度に合わせてシステムを導入しても意味がありません。また、システム導入後に制度を変えようとすると、かえって手間がかかり大変です。よって、システム導入の前に、人事評価や人材活用の方法を先に見直し、それをより効果的に行うには何がベストか?という順で進めるべきです。

 

人事評価システムの導入検討の進め方

人事評価システムの導入に際してやはり重要になるのは、自社に合った人事評価システムの候補選びです。多々ある機能を通して、どのメリットの実現を重視するか、どの範囲までシステムで実現するのか(人事評価だけか、人事情報管理や人材抜てきなども行いたいのか)によって、選ぶべき人事評価システムは変わります。会社の規模や組織体制によっても必要な機能は大きく変わってきます。実際、システム導入担当者が、運用計画までも作成し併走してくれるケースも多いため、担当者によく相談することもひとつです。

人事評価システムの比較のポイントや候補システムはこちらの記事をご参照ください。

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まとめ

人事評価情報を一元化し、データで可視化することによってあらゆる面での効率化や人材活用の促進などにメリットがある人事評価システム。導入前に、自社の既存の評価システムを見直した上で導入することで、会社全体のシステム改善にもつながり、何倍もの効果が得られます。

元来抽象化されやすい人事評価を、データに基づき公平性を高めながら行うことが可能になるので、社員の人事評価への理解度も高まり、離職率の低下と定着率の上昇、そして人材の成長にもつなげることができる、非常にメリットの多いシステムと言えます。

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